備忘録や電子メモに最適なアプリ・サービス11選！メモを取るコツも紹介

ビジネスのあらゆるシーンで活躍する「メモ」ですが、最近では業務のデジタル化やテレワークの促進により、メモを電子化してスマホやPCでとることも多くなりました。

しかし、メモのたびにWordなどのドキュメントファイルを作成するのは手間がかかります。そのため、気軽にメモできるアプリやサービスがリリースされていますが「種類が多すぎて何を選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、備忘録や電子メモに最適なアプリ11選やメモを取るコツを中心にご紹介します。

開いてすぐにメモが取れる簡単なアプリを探している
紙のメモは失くしてしまうので電子化したいが、やり方が分からない
メモだけではなく、カテゴリごとに整理して保管できるアプリを使いたい

という方はこの記事を参考にすると、自社に合ったメモアプリやサービスを見つけるのに役立ちます。

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1 メモを取る4つのコツ
2 業務上で使うメモの種類
3 手書きとデジタルのメリット・デメリット
- 3.1 手書き
- 3.2 デジタル
4 【iPhone・Android】シンプルなメモアプリ・サービス11選
5 おすすめのメモアプリ・Webサービス11選まとめ

メモを取る4つのコツ

ここでは、分かりやすいメモを取るための書き方、まとめ方のコツをご紹介します。個人で振り返るためだけではなく、チームで共有したときにすぐ伝わるメモにするためにも、以下の4つのコツを押えましょう。

(1)5W1Hを意識する

効果的なメモを作成するには5W1Hを意識しましょう。

5W1Hとは「When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）」の頭文字をとったもので、具体的で伝わりやすい文章に必須のフレームワークです。

5W1Hの要素を満たすメモを心がけることで情報の抜け漏れを防げます。また、あとから見返した際に、どこに何が書いてあるのかすぐに分かることもメリットです。

関連記事： 【メモ帳の代替】スマホがメモ代わりになるアプリ5選！

(2)記号や矢印を活用する

一つ目のコツは、記号や矢印を活用することです。

会議や打ち合わせで会話内容をメモする場合、一言一句記入しようとすると時間がかかりますが、あらかじめ記号や略語を設定すると入力速度が向上します。また、文字だけでなく矢印を活用して図式化すると、内容が一目で分かりやすくなります。

以上のように、分かりやすいメモを素早く取るコツとして記号や矢印を使いましょう。

(3)余白を残す

メモを取る際は、余白を残すこともポイントです。

余白を残しておくことで、あとから追加の情報を記載できるのです。たとえば、会議のメモに余白を残しておけば「決定事項に対する個人的なタスク」や「保留事項に関するアイデア」などをあとから書き足せます。

以上のように、関連する情報を近くに記載できるように、メモには余白を残しましょう。また、スペースいっぱいに書き込んだ場合に比べて読みやすくなるメリットもあります。

(4)一か所にまとめる

メモはひとつのノートやアプリにまとめることを心がけましょう。

分かりやすくメモを取っても、記載場所が分散していると時系列にそって読み返せないので不便です。とくに、紙のメモは紛失のリスクが高く、情報がうまく蓄積されない恐れがあります。

したがって、メモは一か所にまとめて記入しなければなりません。

業務上で使うメモの種類

以下では、業務上で利用するメモの種類をご紹介します。状況に応じて適切な種類のメモを作成し、業務に役立てましょう。

備忘録

個人的な記録だけでなく、チームでの会議の議事録も備忘録に含まれます。

とくに、議事録を取った際はチーム内にメモを共有することが前提になるので「誰が読んでも分かりやすい形で記入する」「共有しやすい方法でメモをとる」といった工夫をしましょう。

具体的には「箇条書きを使って要点を簡潔にまとめる」「オンライン上でメモを取り、内容をコピー&ペーストして素早く共有する」などの対策が効果的です。

書類

アプリやサービスのメモ機能を使って書類を保存すれば、管理が簡単になります。

紙媒体での書類管理は、棚やスペースなどの物理的な保管場所が必要になるだけでなく、紛失のリスクを伴います。一方、メモアプリで管理すれば、保管場所が不要なうえに情報の分散を予防できるのです。

例として、議事録のデータと会議のPDF資料を一緒に保存すれば、必要な情報をまとめて管理でき、結果として情報へのアクセス性も高まります。

日報

一日の業務内容を報告する日報では、業務中にとっていたメモを活用すると粒度が細かくなります。

日報はメンバーの業務状況を把握できる重要な記録であり、内容の具体性が求められます。とくに、リモートワーク化では社員同士が離れていて様子が分かりにくいなか、一日の業務詳細が不明であれば、さらなるコミュニケーションコストがかかってしまいます。

そのため、就業中から業務メモの書き方に注意して、日報の粒度を高めましょう。たとえば、作業の要点や対応件数などの数値を具体的にメモしておくことで、ほかの人が初見で見ても正確に情報が伝わる日報が作成できます。

ToDoリスト

ToDoリストとは、やるべきことをまとめたリストを指します。

紙に手書きする方法もありますが、アプリを活用すると内容の修正が簡単になります。また、各社員のToDoリストをチームで共有すれば進捗状況が可視化されるため、状況の把握が容易になるのです。

たとえば、「Stock」のようなToDoを簡単にメモ・共有できるツールを活用すると、情報共有の負担が解消されます。

関連記事： iPhone「メモ」のフォルダ機能の使い方をご紹介！

手書きとデジタルのメリット・デメリット

以下では、メモを手書きとデジタルでとる場合のメリット・デメリットを解説します。メリットとデメリットを踏まえて、自社に最適な記録形態を選びましょう。

手書き

手書きでメモをするメリットは、目的に応じて柔軟に書ける点にあります。

ペンで自由に情報を書き込めるのは手書きならではの利点です。たとえば、余白に簡易的な予定表を追加してスケジュールを整理したり、チェックボックスを入れてリストを作成したり、手軽に情報を整理できる点がメリットです。

一方、手書きは「メモが増えすぎると紛失しやすい」「保管場所が必要」といった点がデメリットです。また、一度書いた情報は修正できないため、記載を誤ると結果として情報が見づらくなる恐れがあります。

デジタル

デジタルでメモを取る方法は「ブラウザ」と「アプリ」の2種類で、それぞれにメリットとデメリットがあります。

ブラウザ

ブラウザでメモを取るメリットは、開くだけですぐに書き込める点です。また、無料で提供されているサイトも多いので、気軽に利用できます。

一方で、メモを自動保存できないサイトが多く、情報を残す場合はコピーして、別のドキュメントファイルに貼り付ける必要があります。

アプリ

アプリを使えば、アプリ内にメモが保存されるため、ブラウザのようにメモを別の保存場所に貼り付ける手間はかかりません。

ただし、アプリによっては「メモを整理、分類する機能がない」という場合や、逆に「メモ以外の機能が多すぎて使いづらい」というケースもあります。

以上のように、デジタルでメモを取る場合は手書きよりも簡単に記入できる一方で、情報の保存や整理でデメリットが生じる場合があります。そのため、情報を適切に残すには「記載したメモが自動保存される」「フォルダなどで整理ができる」アプリを選びましょう。

関連記事： 【必見】メモを安全に管理できるおすすめアプリ5選！

【iPhone・Android】シンプルなメモアプリ・サービス11選

以下では、iPhoneやAndroidで活用できるシンプルなメモアプリ11選をご紹介します。

メモアプリを選ぶときの重要なポイントは「保存したメモをすぐに探し出し、共有する機能があるか」という点です。記録機能しかないアプリでは「どこに何のメモを書いたか分からなくなった」「メモがアプリ内で共有できず、別の媒体へ書き写さなければならない」ケースに陥る可能性があります。

このように、必要なメモを探したり、チームメンバーへ共有したりする手間がかかると業務の進行も滞ってしまうのです。そのため、書き込んだメモに素早くアクセスでき、かつほかのメンバーへすぐに共有可能なアプリを選びましょう。

結論、メモに最適なアプリは作成したメモへのアクセス性が高く、さらに簡単に共有もできる情報共有ツールの「Stock」一択です。

Stockの「ノート」に残したメモは任意のメンバーが閲覧可能になるので、素早い情報共有が実現します。また、業務内容ごとなどに命名した「フォルダ」でメモを整理できるので、あとから振り返るときに必要な情報が手に入らないストレスが発生しません。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。

Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」
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従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。