昨今では、共有機能を備えたメモアプリが多数リリースされています。従来は個人で仕事のメモを管理するのが一般的でしたが、現在はビジネスでアプリを活用し、メモを記録・共有するのがトレンドです。
しかし、「メモ共有アプリの数が多く、どれを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事で役立つシンプルなメモ共有アプリ5選を中心にご紹介します。
- アプリを使って、業務メモを円滑に共有したい
- まずは無料で使えるアプリで、使用感を試してみたい
- デジタルが苦手な社員でも使いこなせるシンプルなメモアプリを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、自社にマッチしたメモ共有アプリが見つかるほか、アプリの選定ポイントも分かります。
目次
メモ共有アプリにおける3つの選定ポイント
メモアプリの種類は豊富なので選定も難しくなっています。そこで以下では、自社にもっとも合うメモアプリを選ぶための3つのポイントをご紹介します。
（1）あらゆるデバイスで使えるか
まずは、アプリの選定ポイントとして、パソコンだけでなく、iPhone・androidやタブレットなどあらゆるデバイスで使えることが挙げられます。
仮に、PCにしか対応していないアプリでは、現場作業中や外出先ではメモを確認しづらいです。そのため、時間や場所を問わずにメモへアクセスできるように、PC・スマホ・タブレットのすべてで使えるアプリが求められます。
ただし、なかにはスマホだと操作しづらかったり、動作が重くなったりするアプリもあるので、デバイスを問わずサクサク使えるかも見極めましょう。
（2）必要な機能に過不足がないか
次に、アプリを選定するときは、必要な機能に過不足がないことも大切です。
メモ共有アプリに必要な機能には、目的のメモを瞬時に見つけられる「検索機能」や、同じアプリ上でやりとりできる「メッセージ機能」が挙げられます。ただし、多機能すぎるアプリでは、ITが苦手な社員は操作に苦労してしまうので避けましょう。
そのため、とくに非IT企業では「必要な機能を過不足なく備えたシンプルなアプリ」が求められるのです。たとえば、デジタルに詳しくない65歳の方でも、即日で使いはじめられる「Stock」のようなアプリであれば、メモの共有に一切ストレスがかかりません。
（3）無料トライアルを利用できるか
最後に、無料トライアルを利用できることも、重要な選定ポイントです。
アプリを導入したあとに「想定よりも使い勝手が悪かった」となるケースもゼロではありません。そこで、無料トライアルを利用できれば、コストをかけずにアプリの使用感が分かるため、費用対効果が高いです。
そのため、導入前には必ず操作感を試しましょう。ただし、アプリごとに無料トライアルの期間は異なるため、チームの規模に合ったものを利用するのが大切です。
無料で使える！シンプルなメモ共有アプリ5選
以下では、すべて無料で利用できるシンプルなメモ共有アプリを5つご紹介します。
メモ共有アプリを使えば、大量のメモを分かりやすく残せたり、メモした内容をチームでスムーズに共有できたりするメリットがあります。また、メモを別のアプリで共有する必要もなくなるので、情報の分散や伝達ミスも防げるのです。
ただし、多機能なメモ共有アプリを選んでしまうと、ITが苦手な人は使いづらく、メモの共有がかえって手間になる恐れがあります。したがって、チーム全員がストレスなくアプリを利用するには「必要な機能に過不足がないか」で判断しなければなりません。
結論、自社に最適なアプリは、非IT企業に勤める65歳の方でも、すぐに使えるほどシンプルなメモ共有アプリの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で作成したメモは、瞬時に任意のメンバーへ共有されるため、面倒な共有設定は不要です。また、ノートには「メッセージ」と「タスク」が紐づけられるので、メモに関連するやりとりも一切入り乱れません。
【Stock】最もシンプルにメモを作成・共有できるアプリ
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
【Evernote】手書きのメモ帳のように使えるアプリ
Evernoteの特徴
- 少人数でのメモ共有にも使える
- 手書きでメモを書き残せる
個人プランが充実しているため、カップルや夫婦、家族といった少人数でのメモ共有にも使えます。
指やスタイラスペンを使って、手書きのメモを残せます。
Evernoteの機能・使用感
- Googleカレンダーと連携できる
- 検索性が高い
スケジュールとノートを一括管理できるため、情報管理にかかる時間を短縮したい場合に適しています。
題名やキーワード、日付でノートを検索できるため、必要な情報を瞬時に探し出すことができる点が便利です。
Evernoteの注意点
- ビジネス向けのチーム利用プランはひとつのみ
- 無償版の利用範囲は狭い
基本的に個人利用が前提のため、チームで共同編集をするときは「EVERNOTE TEAMS（1,100円/月/ユーザー）」を契約する必要があります。
利用しているユーザーからは「仕方ないことだけど、無償版で利用できる範囲がもう少し広がるとよい。特に複数デバイスでの利用が２つまでというのが何とも不便。」という声があります。（参考：ITreview）
Evernoteの料金体系
- FREE：0円/月
- PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
- EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月
【Scrapbox】リンクを活用してメモを残せるアプリ
Scrapboxの特徴
- 自動でメモが保存される
- リンクでページ管理をする
作成したノートはすぐに自動保存されるので「保存し忘れてメモが消えてしまった」となるのを防げます。
任意のテキストを[ ]で囲うと、別ページに飛べるリンクになります。
Scrapboxの機能・使用感
- 整理・分類をする必要がない
- 複数人による同時編集が可能
単語のリンクを通じてページが自動的につながりあうため、情報が膨大になっても自分自身でフォルダを構成する必要がないため便利です。
複数人で編集できるため、リアルタイムで変更内容を閲覧でき、メンバー間で同じ情報をすぐに共有できます。
Scrapboxの注意点
- メモを階層管理できない
- iPadでは使用できない
Scrapboxにはフォルダ機能がなく、メモを階層管理できないため、情報が入り乱れないように対策が必要です。
利用しているユーザーからは「アイデア出しからテキスト作成に至るまですべてで重用しているので、iPadアプリ版がリリースされることを切に望んでいます。」という声があります。（参考：ITreview）
Scrapboxの料金体系
- PERSONAL/EDUCATION：無料
- BUSINESS：1,100円/ユーザー/月
- BUSINESS ENTERPRISE：要問い合わせ
【Google Keep】付箋のようなメモを残せるアプリ
Google Keepの特徴
- 付箋形式でメモを保存できる
- Googleアカウントにメモが保存される
保存したメモは付箋形式で表示されるので、何をメモしたのかが分かりやすいです。
Googleアカウントでログインすれば、あらゆる端末からメモにアクセスできます。
Google Keepの機能・使用感
- 描画もメモとして残すことができる
- 共同編集機能がついている
言葉では表しづらい内容も「図形描画付き新規メモ機能」を使えば、メモとして残すことができます。
共同編集機能がついているので、仕事の現場で利用したい場合にも適しています。
Google Keepの注意点
- ファイルは添付できない
- 大量の情報は残せない
- レイアウトが見にくい
WordやExcel、PDFなどのファイル添付はできません。
簡単なメモを残すアプリのため、情報量が多すぎる場合は不向きだと言えます。
利用しているユーザーからは「メモが溜まってくると、一覧が見にくくなるので、もう少しレイアウトが良くなるといいなと思います。」という声があります。（参考：ITreview）
Google Keepの料金体系
無料ですべての機能を利用できます。
【Zoho Notebook】メモを色分けできるアプリ
Zoho Notebookの特徴
- ノートに色を付けて分類できる
- メモにタグを付けられる
メモしたノートを色分けすれば、業務ごとに分かりやすく管理できます。
タグ機能によって、目的のメモをスムーズに探し出せます。
Zoho Notebookの機能・使用感
- 手書きメモを残せる
専用のスケッチカードを使えば手書きメモを作成したり、アイデアをスケッチしたりできるため、紙のノートのようにメモをとりたい場合に適しています。
Zoho Notebookの注意点
- 動作が重い場合もある
- 変換機能が良くない
「動作が重く不安定になったり、同期が遅かったりする場合もある」という声が寄せられています。
利用しているユーザーからは「普段使いならば良いですが、漢字が一部中国語表記になるので、そのままは使えません。あくまでもメモレベルでしか使えません。」という声があります。（参考：ITreview）
Zoho Notebookの料金体系
- NOTEBOOK ESSENTIAL：無料
- NOTEBOOK PRO：299円/月（月払い）
＜比較表＞無料から使えるメモ共有アプリ一覧
以下は、無料から使えるメモ共有アプリの一覧表です。アプリごとの特徴や料金プランを押さえたうえで、自社に最適なものを選びましょう。（左右にスクロール可）
|
Stock
【一番おすすめ】 |
Evernote | Scrapbox | Google Keep | Zoho Notebook | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単にメモを作成・共有できるアプリ |
手書きのメモ帳のように使えるアプリ |
リンクを活用してメモを残せるアプリ |
付箋のようなメモを残せるアプリ |
メモを色分けできるアプリ |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり324円/月〜 |
・無料
・有料プランは1,100円/月～ |
・無料
・有料プランは1,100円/ユーザー/月～ |
・無料 |
・無料
・有料プランは299円/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Scrapbox」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
「Zoho Notebook」の詳細はこちら |
上記から分かるように、利用できる最低料金はアプリによって異なるので、自社のコストと綿密に照らし合わせることが大切です。
メモ共有アプリの3つのメリット
紙などのアナログなメモを共有していると、情報の見落としや紛失などのリスクがあります。一方、メモ共有アプリを利用すれば、以下3つのメリットが得られるのです。
- 認識のズレが起こりにくい
- 目的のメモをすぐに見つけられる
- 別ツールを併用する必要がない
紙のメモは修正が重なると見づらくなるので、共有するときに認識がズレるケースもあります。一方、アプリを使えば、修正があっても視認性が損なわれず、テキストでメモを残しながらコミュニケーションもとれるため、認識齟齬が起こりにくいです。
アプリであれば、メモを業務ごとに分けて管理できます。また、多くのアプリには「検索機能」も備わっており、キーワードを入力するだけで、目的のメモを素早く見つけられるのです。
メモアプリに共有機能があれば、メモの記録と共有がひとつのアプリ内で完結します。そのため、メールやチャットツールが不要になり、情報も分散しません。
以上のことから、メモを共有アプリはビジネス利用に不可欠だと言えます。
仕事で使えるシンプルなメモ共有アプリまとめ
これまで、無料で使えるシンプルなメモ共有アプリ5選を中心にご紹介しました。
アプリでメモをとると、認識のズレを防げたり、目的のメモを見つけやすくなったりするメリットがあります。また、アプリを選定するときは「あらゆるデバイスで使えるか」や「無料トライアルがあるか」で判断しましょう。
加えて、ITに馴染みがないチームでは「必要な機能に過不足がないこと」が大前提です。仮に、多機能で複雑なメモ共有アプリを導入すれば、メンバーが上手く使いこなせず定着しません。
したがって、メモ共有の負担を取り除くには、非IT企業の65歳以上の方がすぐに扱えるほど、シンプルなメモ共有アプリである「Stock」が最適なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社員が簡単にメモを共有・活用できる仕組みを整えましょう。
