昨今では、共有機能を備えたメモアプリが多数リリースされています。従来は個人で仕事のメモを管理するのが一般的でしたが、現在はビジネスでアプリを活用し、メモを記録・共有するのがトレンドです。
しかし、「メモ共有アプリを導入したいが、どれが自社に適しているかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事で役立つシンプルなメモ共有アプリ7選を中心にご紹介します。
- メモ共有アプリの選定ポイントを知りたい
- 複数のアプリを比較し、シンプルなツールを導入したい
- メンバーが安心してメモを共有できる仕組みをつくりたい
という方はこの記事を参考にすると、アプリの選定ポイントを押えたうえで、自社にマッチしたメモ共有アプリが見つけられます。
目次
メモ共有アプリにおける4つの選定ポイント
メモアプリの種類は豊富なので選定も難しくなっています。そこで以下では、自社に最も合うメモ共有アプリを選ぶためのポイントを4つご紹介します。
（1）PCやスマホなど複数デバイスで使えるか
メモ共有アプリの最初の選定ポイントは「パソコンだけでなく、iPhone・androidやタブレットなどあらゆるデバイスで使えること」です。
仮に、PCにしか対応していないアプリでは、現場作業中や外出先で「マニュアルや資料のメモ」を確認しづらいです。そのため、時間や場所を問わずにメモへアクセスできるように、PC・スマホ・タブレットのすべてで使えるアプリが求められます。
ただし、なかにはスマホだと操作しづらかったり、動作が重くなったりするアプリもあるので、デバイスを問わずサクサク使えるか見極めましょう。
（2）必要な機能に過不足がないか
次に、アプリを選定するときは「必要な機能に過不足がないこと」も大切です。
メモ共有アプリに必要な機能には、目的のメモを瞬時に見つけられる「検索機能」や、同じアプリ上でやりとりできる「メッセージ機能」が挙げられます。ただし、多機能すぎるアプリは、ITに不慣れな社員が操作に苦労してしまうので避けましょう。
そのため、とくに非IT企業では「必要な機能を過不足なく備えた、シンプルなアプリ」が求められるのです。たとえば、デジタルに詳しくない65歳の方でもすぐに使いこなせる「Stock」のようなアプリであれば、誰でもストレスなくメモを共有できます。
（3）無料トライアルを利用できるか
次に、無料トライアルを利用できることも、重要な選定ポイントです。
アプリを導入したあとに「想定よりも使い勝手が悪かった」となるケースもゼロではありません。そこで、無料トライアルを利用できれば、コストをかけずにアプリの使用感が分かるため、費用対効果が高く得られます。
とくに、メモアプリはあらゆる業務で使用する頻度が高いので、必ず導入前に操作感を試しましょう。また、メモ共有アプリは料金プランによって容量や使える機能が異なる場合が多いため、自社に必要な機能を事前に把握しておくことが大切です。
（4）セキュリティ対策が万全か
最後に、「セキュリティ対策が万全なアプリか」という点も大切です。
仕事で作成したメモの中には、業務に関する重要な情報が含まれていることもあります。メモに記載してある内容が社外に漏えいした場合、顧客からの信頼が低下したり情報が悪用されたり、トラブルに発展する恐れがあるのです。
したがって、メモアプリは「アクセス権限設定」「2段階認証」などの情報保護機能を搭載した高セキュアなものを選びましょう。
＜無料あり＞シンプルなメモ共有アプリ7選
以下では、無料で利用できるシンプルなメモ共有アプリを7つご紹介します。
メモ共有アプリを使えば、大量のメモを分かりやすく残せたり、メモした内容を社内でスムーズに共有できたりするメリットがあります。また、メモをメールやチャットで共有する必要もなくなるので、情報の分散や伝達ミスも防げるのです。
ただし、多機能なアプリを選んでしまうと、ITツールに不慣れな人は使いづらく、メモの共有が社内に浸透しません。したがって、社内全員がストレスなくアプリを利用するには「必要な機能に過不足がなくシンプルな操作性か」で判断しましょう。
結論、自社に最適なアプリは、非IT企業に勤める65歳の方でも、すぐに使いこなせるほどシンプルなメモ共有アプリ「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で作成したメモは、任意のメンバーにのみ瞬時に共有されるうえ、スマホでの操作も簡単です。また、ノートごとに紐付けられた「メッセージ」「タスク」で情報を一元管理できるなど、情報保護の観点からも安心して情報を管理・共有できます。
【Stock】最もシンプルにメモを作成・共有できるアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【ナレカン】「よくある質問」に関するメモを共有しやすいアプリ
ナレカンはStockと同様に、ノート形式でメモを共有するのに便利なツールです。
「ナレカン」には”質問機能”が備わっています。たとえば、部署や個人名をメンションして「製品Aの検品のコツを教えてください」と投稿すると、回答が任意のメンバー間で共有されて、社内で同じ質問が繰り返されることがありません。
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Evernote】手書きメモも共同編集できるアプリ
＜Evernoteの特徴＞
- 手書きでメモを書き残せる
- 少人数でのメモ共有にも使える
指やスタイラスペン（タッチペン）を使って、手書きのメモを残せます。そのため、文字だけでなくイラストなどで、視覚的に見やすいメモを作成できるのです。
個人プランが充実しているため、ビジネスだけでなく、カップルや夫婦、家族といった少人数でのメモ共有にも使えます。
＜Evernoteの機能・使用感＞
- テンプレートが豊富
- AI機能
カレンダーや議事録、プロジェクト予算など、様々な場面で使えるテンプレートが備わっています。そのため、テンプレートを活用すれば、一からメモを作成する手間を省けるのです。
Evernoteには、AI機能が備わっています。メモの要約や翻訳をしたり、見出しを自動で生成したりできるため、メモ整理に役立ちます。
＜Evernoteの注意点＞
- 無償版で作れるノート数が減った
- 広告が煩わしい
2023年12月4日以降、無償版で作成できるノート数が100,000個から50個へ大幅に削減されました。また、ノートを分類するための「ノートブック」の作成可能数も250個から1個へ減り、実質フォルダ分類ができなくなったのです。
利用しているユーザーからは、「ここ最近は特に、有料版の使用を促す広告が煩わしく感じます。」といった声があります。（引用：ITreview）
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：0円/月
- PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
- EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月（月払い）
【Helpfeel Cosense】リンクを活用してメモを残せるアプリ
＜Helpfeel Cosenseの特徴＞
- 自動でメモが保存される
- リンクでページ管理をする
作成したノートはすぐに自動保存されるので「保存し忘れてメモが消えてしまった」となるのを防げます。
ページ内の任意のテキストを[ ]で囲うと、別ページに飛べるリンクになります。
＜Helpfeel Cosenseの機能・使用感＞
- 整理・分類をする必要がない
- 複数人による同時編集が可能
画像のように、[ ]で囲った単語は自動的に赤字になり、リンクで繋がった別ページが下に表示されます。そのため、情報が膨大になっても自分自身でフォルダを構成する必要がありません。
複数人で編集できるため、リアルタイムで変更内容を閲覧でき、メンバー間で同じ情報をすぐに共有できます。
＜Helpfeel Cosenseの注意点＞
- メモを階層管理できない
- サービス名の変更
Cosenseにはフォルダ機能がなく、メモを階層管理できないため、情報が入り乱れないように対策が必要です。
2024年5月21日より、サービス名が「Scrapbox」から「Helpfeel Cosense」に変更されました。（参考：株式会社Helpfeel｜サービス名変更のお知らせ）
＜Helpfeel Cosenseの料金体系＞
Helpfeel Cosenseは、誰でも閲覧できる「公開プロジェクト」ならば、法人でも無料で使えます。ただし、社内情報を全体公開するのは現実的ではないので、以下の有料プランを検討しましょう。
- PERSONAL/EDUCATION：無料
- BUSINESS：1,100円/ユーザー/月
- BUSINESS ENTERPRISE：要問い合わせ
【Google Keep】付箋のようなメモを残せる無料アプリ
＜Google Keepの特徴＞
- 付箋形式でメモを保存できる
- Googleアカウントにメモが保存される
保存したメモは付箋形式で表示されるので、何をメモしたのかが分かりやすいです。色も複数から選択できるため、内容ごとに見やすく分類できます。
Googleアカウントでログインすれば、PCやスマホ、iPadなど、あらゆる端末からメモにアクセスできます。
＜Google Keepの機能・使用感＞
- 描画もメモとして残すことができる
- 共同編集機能がついている
「図形描画付き新規メモ機能」を使えば、手書きのメモを残すことができます。言葉では表現しづらい内容や、手書きで素早くメモを残しておきたい時に便利です。
共同編集機能がついているので「メモにタスクを記入して、複数人で共有する」などの使い方もできます。
＜Google Keepの注意点＞
- ファイルは添付できない
- アーカイブとラベル分けが使いづらい
WordやExcel、PDFなどのファイル添付はできないため、メモから議事録などの資料を作成するには不向きだといえます。また、作成したメモをPDFなどに変換して保存することはできないため、共有しづらい点にも注意が必要です。
利用しているユーザーからは、「Google系のサービスで多い、アーカイブとラベル分けの文化がいまいちなれずに使いづらい。単純にステータスなどを立てて管理をしたい。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Google Keepの料金体系＞
無料ですべての機能を利用できます。
【Zoho Notebook】Windowsで音声や写真を残せるアプリ
＜Zoho Notebookの特徴＞
- 音声や写真を残せる
- ノートに色を付けて分類できる
Zoho Notebookでは、テキスト情報だけでなく、音声や写真のメモも取ることが可能です。
メモの色を数十種類以上から選べるため、業務ごとに色分けすることで、分かりやすくメモを管理できます。
＜Zoho Notebookの機能・使用感＞
- デザイン性に優れている
- 手書きメモを残せる
文字のサイズや色を変更したり、太字や下線で強調したりできるので、見やすいメモを作成できます。また、画像の添付やリンクの貼り付けも可能なため、後から振り返ったときにメモの内容を把握しやすいです。
専用のスケッチカードを使えば手書きメモを作成したり、アイデアをスケッチしたりできるため、紙のノートのようにメモをとりたい場合に適しています。
＜Zoho Notebookの注意点＞
- マニュアルが不十分
- 変換機能の精度が良くない
Zoho Notebookには豊富な機能が搭載されていますが、ネット上の情報が少なく、利用しているユーザーからは「マニュアルが無い、せっかくの豊富な機能が分からない」といった声が寄せられています。（引用：ITreview）
利用しているユーザーからは、「普段使いならば良いですが、漢字が一部中国語表記になるので、そのままは使えません。あくまでもメモレベルでしか使えません」という声があります。（引用：ITreview）
＜Zoho Notebookの料金体系＞
- エッセンシャル：無料
- プロ：299円/月（月払い）
【Time Tree】スケジュールやメモを共有できるアプリ
＜Time Treeの特徴＞
- スケジュールを共有できる
- スケジュールに紐づいたメモを残せる
カレンダーを共有することで、メンバーのスケジュールを把握するのに便利です。
Time Treeのカレンダーでは、予定に紐づけてメモを残すことが可能です。
＜Time Treeの機能・使用感＞
- カレンダー機能
- 予定に紐づいたメモ共有
Time Treeは、スケジュール共有が主な機能です。予定を設定しないとメモを残せないので、すぐにメモを取りたい方はメモ機能に特化したツールを使いましょう。
予定に紐づいたメモを残せます。予定の設定をして「メモ」や「コメント」を活用することで、メモの共有も可能です。
＜Time Treeの注意点＞
- 他のカレンダーとの互換性が低い
- 通知のカスタマイズ設定が少ない
利用しているユーザーからは「有料機能でもよいので他のカレンダーからの予定表をインポートできるようにしてほしいです」といった声が寄せられています。（引用：ITreview）
利用しているユーザーからは、「すでに登録してある予定を更新した場合都度通知が飛んでしまうので、人によると思いますが一緒に予定を管理している相手に気を遣ってしまうシーンがある」という声があります。（引用：ITreview）
＜Time Treeの料金体系＞
- 無料プラン：無料
- プレミアム：300円/月（月払い）
＜比較表＞共有できるメモ帳アプリ一覧
以下は、共有できるメモ帳アプリの一覧表です。アプリごとの特徴や料金プランを押さえたうえで、自社に最適なものを選びましょう。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | ナレカン【おすすめ】 | Evernote | Helpfeel Cosense | Google Keep | Zoho Notebook | Time Tree | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最もシンプルにメモを作成・共有できるアプリ |
「よくある質問」に関するメモを共有しやすいアプリ |
手書きメモも共同編集できるアプリ |
リンクを活用してメモを残せるアプリ |
付箋のようなメモを残せる無料アプリ |
Windowsで音声や写真を残せるアプリ |
スケジュールやメモを共有できるアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
| タスク機能 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】※チェックリストの作成は可能 |
【×】 |
| スマホ対応（iPhone/Android） |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
無償版の利用範囲が狭い |
メモを階層管理できない |
ファイルは添付できない |
変換機能が良くない |
通知のカスタマイズ設定が少ない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/ユーザー/月～ |
無料 |
・無料プランあり
・有料プランは299円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは300円/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Helpfeel Cosense」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
「Zoho Notebook」の詳細はこちら |
「Time Tree」の詳細はこちら |
上記から分かるように、利用できる最低料金はアプリによって異なるので、自社の予算と綿密に照らし合わせることが大切です。
【必見！】メモ共有アプリを利用する3つのメリット
紙などのアナログなメモを共有していると、情報の見落としや紛失などのリスクがあります。一方、メモ共有アプリを利用すれば、以下3つのメリットが得られるのです。
- 認識のズレが起こりにくい
- 目的のメモをすぐに見つけられる
- 別ツールを併用する必要がない
紙のメモは修正が重なると見づらくなるので、共有するときに認識がズレるケースもあります。一方、アプリを使えば、修正があっても視認性が損なわれず、テキストでメモを残しながらコミュニケーションもとれるため、認識齟齬が起こりにくいです。
アプリであれば、メモを業務ごとに分けて管理できます。また、多くのアプリには「検索機能」も備わっており、キーワードを入力するだけで、目的のメモを素早く見つけられるのです。
メモアプリに共有機能があれば、メモの記録と共有がひとつのアプリ内で完結します。そのため、メールやチャットツールが不要になり、情報も分散しません。
以上のことから、メモ共有アプリはビジネス利用に不可欠だと言えます。
メモ共有アプリの活用例3選
ここでは、ビジネスでのメモ共有アプリの活用例を3つ紹介します。メモ共有アプリは、ビジネスの以下のような場面で、アナログ式のメモよりも業務効率化に役立ちます。
- 会議のメモ
- 共同作業
- メンバーのタスク共有
1点目は、会議のメモを取る場面です。メモ共有アプリでメモを残すことで、リアルタイムでメンバーに共有できるため、1人ひとりが別々にメモする手間を省けるのです。
2点目は、共同作業を行う場面です。編集履歴が残るメモアプリであれば「誰が、いつ、どこを書き加えたのか/書き直したのか」まで把握できるので、誤って情報が削除されてしまっても対処しやすいと言えます。
3点目に、メモ共有アプリに各々の作業予定を記入しておけば、タスクの可視化に役立ちます。そして、「誰がどれくらい仕事を受け持っているのか」を把握することで、仕事量の偏りを事前に防げるのです。
このようにメモ共有アプリを活用することで「無駄な業務の削減」や「複数人でおこなう業務の効率化」につながります。
仕事で使えるおすすめメモ共有アプリまとめ
これまで、仕事で使えるおすすめメモ共有アプリ7選を中心にご紹介しました。
アプリでメモをとると、認識のズレを防げたり、目的のメモを見つけやすくなったりするメリットがあります。また、アプリを選定するときは「あらゆるデバイスで使えるか」や「無料トライアルがあるか」で判断しましょう。
加えて、ITに馴染みがない企業では、「必要な機能に過不足がなくシンプルな操作性であること」が大前提です。仮に、多機能で複雑なメモ共有アプリを導入すれば、メンバーが上手く使いこなせず定着しません。
したがって、メモ共有の負担を取り除くには、非IT企業の65歳以上の方でもすぐに使いこなせるほど、シンプルなメモ共有アプリ「Stock」が最適なのです。
ぜひ「Stock」を導入して、社員が簡単にメモを共有・活用できる仕組みを整えましょう。
