昨今では、共有機能を備えたメモアプリが多数リリースされています。従来は個人で仕事のメモを管理するのが一般的でしたが、現在はビジネスでアプリを活用し、メモを記録・共有するのがトレンドです。
しかし、「メモ共有アプリを導入したいが、どのメモアプリが合うのか分からないわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事のメモ共有におすすめのアプリ7選と、タイプ別に重視すべきポイントを中心にご紹介します。
- 仕事のメモをシームレスに共有したい
- どのメモ共有アプリを選べばいいのか分からず、困っている
- 選定ポイントをもとに、最適のメモ共有アプリを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、アプリの選定ポイントを押えたうえで、自社にマッチしたメモ共有アプリが見つけられます。
目次
タイプ別で重視すべき｜メモ共有アプリの選定ポイント
メモアプリの種類は豊富なので選定も難しくなっています。そこで以下では、アプリ選びに失敗しないために、タイプ別に重視すべきポイントを紹介します。
時間や場所を問わず使いたい
まず、時間や場所を気にせずにメモを共有したい場合は、「PCやスマホなどのマルチデバイスに対応していること」が必須です。
PCにしか対応していないアプリでは、現場作業中や外出先で得た情報をすぐに共有できないため、情報の鮮度が落ちてしまいます。その結果、結局は電話やメールで情報を共有しなければならず、メモアプリとしての機能を果たせません。
ただし、なかにはスマホで操作しづらかったり、iPhone・androidの一方にしか対応していなかったりするアプリもあるので、デバイス問わずサクサク使えるか見極めましょう。
ITに不慣れでも使いたい
ITに不慣れな方が多い現場には「必要な機能に過不足がないか」が重要です。
なかには「メモ共有機能」以外にも便利な機能が備わっているメモアプリがありますが、多機能なアプリは操作が複雑になので、ITに不慣れな方が使いこなせません。一方、機能性に乏しければ、業務を円滑に進められないため、そのうち放置されてしまいます。
そのため、必要な機能に過不足のないメモ共有アプリを導入することが大切です。たとえば、「ノート」「タスク」「メッセージ」機能が備わったメモアプリの「Stock」は、ITに不慣れな65歳の方でも使いこなせるので、シンプルさを求めている方に最適です。
ストレスなく使い続けたい
次に、メモアプリはあらゆる業務で使用する頻度が高いため、ストレスなく使い続けたい場合は「無料トライアル」で操作性を確かめましょう。
アプリを導入したあとに「想定よりも使い勝手が悪かった」となるケースもゼロではありません。そこで、無料トライアルを利用できれば、コストをかけずにアプリの使用感が分かるため、費用対効果が高く得られます。
また、メモ共有アプリは料金プランによって容量や使える機能が異なる場合が多いため、自社に必要な機能を事前に把握しておくことが大切です。
情報の安全性を確保したい
また、メモの安全性を確保したいという場合は「セキュリティ対策が万全なアプリであるか」を確認すべきです。
具体的には、「2段階認証」などの外部向けの情報保護機能だけでなく「アクセス権限設定」など社内の不正アクセスも防げるかがポイントです。また、国際セキュリティ資格の「ISO27001」を取得するメモアプリは、とくに安全性が高いので安心して使えます。
上記を参考にアプリを選定すれば、メモの内容が漏えいし、顧客からの信頼を失ったり情報が悪用されたりするリスクをなくせます。
必要な情報を最短で見つけたいしたい
必要な情報を最短で見つけ出したい方は「情報へのアクセス性」に着目しましょう。
情報へのアクセス性を最短化するには「検索機能」の精度はもちろん、適切な情報構造でメモを管理できているかが影響します。仮に、カテゴリごとに整理できないメモアプリでは、メモを1枚ずつ開いて確認していかなければならず、負担となってしまうのです。
したがって、「キーワード検索」などの検索機能に加えて、「フォルダ機能」が備わったメモ共有アプリを選びましょう。
＜無料あり＞シンプルなメモ共有アプリ7選
以下では、無料で利用できるシンプルなメモ共有アプリを7つご紹介します。
メモ共有アプリを使えば、大量のメモを分かりやすく残せたり、メモした内容を社内でスムーズに共有できたりするメリットがあります。また、メモをメールやチャットで共有する必要もなくなるので、情報の分散や伝達ミスも防げるのです。
ただし、『機能性・操作性・安全性』のどれかひとつでも欠けていれば、社員がストレスを感じてしまい、社内に浸透せずに放置されていしまいます。したがって、メモ共有アプリを社内に浸透させるには「必要な条件に過不足がないか」で判断しましょう。
結論、自社に最適なアプリは、「ノート」「メッセージ」「タスク」のシンプルで過不足のない機能性に加え「ISO27001」を取得しているメモ共有アプリ「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で作成したメモは、任意のメンバーにのみ瞬時に共有されるうえ、スマホでの操作も簡単です。また、ノートごとに紐付けられた「メッセージ」「タスク」で情報を一元管理できるなど、情報保護の観点からも安心して情報を管理・共有できます。
【Stock】どのタイプにも当てはまる万能のメモ共有アプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【ナレカン】必要な情報に即アクセスできるメモ共有アプリ
ナレカンはStockと同様に、ノート形式でメモを共有するのに便利なツールです。
「ナレカン」には、直接情報を書き残せるのはもちろん、チャットやメール上のやりとりも自動転送して任意のメンバーと共有することが可能です。また、ナレカン上のメモは、表記揺れにも対応したAI検索によって”質問形式”で探し出せるので、大人数（大企業）の情報共有に最適です。
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンのAI検索機能＞
ナレカンは、下図のように”人に質問するような感覚”で検索できるのが特徴です。
また、ナレカンでは企業ごとに抱えるお悩みをヒヤリング後、デモ環境をご用意できるので、ナレカンの検索機能の精度をぜひ試してみましょう。
【Evernote】手書きメモも共同編集できるアプリ
＜Evernoteの特徴＞
- 手書きでメモを書き残せる
- 少人数でのメモ共有にも使える
指やスタイラスペン（タッチペン）を使って、手書きのメモを残せます。そのため、文字だけでなくイラストなどで、視覚的に見やすいメモを作成できるのです。
個人プランが充実しているため、ビジネスだけでなく、カップルや夫婦、家族といった少人数でのメモ共有にも使えます。
＜Evernoteの機能・使用感＞
- テンプレートが豊富
- AI機能
カレンダーや議事録、プロジェクト予算など、様々な場面で使えるテンプレートが備わっています。そのため、テンプレートを活用すれば、一からメモを作成する手間を省けるのです。
Evernoteには、AI機能が備わっています。現在は、無料版でも使用することができ、メモの要約や翻訳をしたり、見出しを自動で生成したりできるため、メモ整理に役立ちます。
＜Evernoteの注意点＞
- 無償版の使用制限が強化された
- 広告が煩わしい
2023年12月4日以降、無償版で作成できるノート数が100,000個から50個へ大幅に削減されました。また、2024年には無償版で同期できる台数が「2台→1台」に制限され、一部のユーザーにとって痛手となりました。
利用しているユーザーからは、「Evernoteの画面を開くたびにキャンペーン情報が表示され使いにくくなりました。」といった声があります。（引用：ITreview）
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：0円/月
- PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
- EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月（月払い）
【Helpfeel Cosense】リンクを活用してメモを残せるアプリ
＜Helpfeel Cosenseの特徴＞
- 自動でメモが保存される
- リンクでページ管理をする
作成したノートはすぐに自動保存されるので「保存し忘れてメモが消えてしまった」となるのを防げます。
ページ内の任意のテキストを[ ]で囲うと、別ページに飛べるリンクになります。
＜Helpfeel Cosenseの機能・使用感＞
- 整理・分類をする必要がない
- 複数人による同時編集が可能
画像のように、[ ]で囲った単語は自動的に赤字になり、リンクで繋がった別ページが下に表示されます。そのため、情報が膨大になっても自分自身でフォルダを構成する必要がありません。
複数人で編集できるため、リアルタイムで変更内容を閲覧でき、メンバー間で同じ情報をすぐに共有できます。
＜Helpfeel Cosenseの注意点＞
- メモを階層管理できない
- プロダクト単位での利用が推奨されているe
Cosenseにはフォルダ機能がなく、メモを階層管理できないため、情報が入り乱れないように対策が必要です。
Cosenseでは、原則として「一つのプロダクトごとに、一つのCosense」が推奨されています。もちろん、複数のCosenseを利用することも可能ですが、料金が変わるので決済時に困惑しないよう注意しましょう。
＜Helpfeel Cosenseの料金体系＞
Helpfeel Cosenseは、誰でも閲覧できる「公開プロジェクト」ならば、法人でも無料で使えます。ただし、社内情報を全体公開するのは現実的ではないので、以下の有料プランを検討しましょう。
- PERSONAL/EDUCATION：無料
- BUSINESS：1,100円/ユーザー/月
- BUSINESS ENTERPRISE：要問い合わせ
【Google Keep】プライベートのメモ共有におすすめのアプリ
＜Google Keepの特徴＞
- 付箋形式でメモを保存できる
- Googleアカウントにメモが保存される
保存したメモは付箋形式で表示されるので、何をメモしたのかが分かりやすいです。色も複数から選択できるため、内容ごとに見やすく分類できます。
Googleアカウントでログインすれば、PCやスマホ、iPadなど、あらゆる端末からメモにアクセスできます。
＜Google Keepの機能・使用感＞
- 描画もメモとして残すことができる
- 共同編集機能がついている
「図形描画付き新規メモ機能」を使えば、手書きのメモを残すことができます。言葉では表現しづらい内容や、手書きで素早くメモを残しておきたい時に便利です。
共同編集機能がついているので「メモにタスクを記入して、複数人で共有する」などの使い方もできます。
＜Google Keepの注意点＞
- ファイルは添付できない
- アーカイブとラベル分けが使いづらい
WordやExcel、PDFなどのファイル添付はできないため、メモから議事録などの資料を作成するには不向きだといえます。また、作成したメモをPDFなどに変換して保存することはできないため、共有しづらい点にも注意が必要です。
利用しているユーザーからは、「Google系のサービスで多い、アーカイブとラベル分けの文化がいまいちなれずに使いづらい。単純にステータスなどを立てて管理をしたい。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Google Keepの料金体系＞
無料ですべての機能を利用できます。
【Zoho Notebook】Windowsで音声や写真を残せるアプリ
＜Zoho Notebookの特徴＞
- ノートに色を付けて分類できる
- オールインワンのメモアプリ
メモの色を数十種類以上から選べるため、業務ごとに色分けすることで、分かりやすくメモを管理できます。
プロプランにアップグレードすれば、メモの作成だけでなく、メールや電話でのやりとりも可能になります。そのため、共有したメモに関するやりとりも一つのツール上で完結できるのです。
＜Zoho Notebookの機能・使用感＞
- デザイン性に優れている
- 手書きメモを残せる
文字のサイズや色を変更したり、太字や下線で強調したりできるので、見やすいメモを作成できます。また、画像の添付やリンクの貼り付けも可能なため、後から振り返ったときにメモの内容を把握しやすいです。
専用のスケッチカードを使えば手書きメモを作成したり、アイデアをスケッチしたりできるため、紙のノートのようにメモをとりたい場合に適しています。
＜Zoho Notebookの注意点＞
- テンプレート機能がない
- 変換機能の精度が良くない
Zoho Notebookには、テンプレート機能がありません。そのため、議事録や作業予定などのフォーマットを一から記載していかなければならず不便だと言えます。
利用しているユーザーからは、「普段使いならば良いですが、漢字が一部中国語表記になるので、そのままは使えません。あくまでもメモレベルでしか使えません」という声があります。（引用：ITreview）
＜Zoho Notebookの料金体系＞
- エッセンシャル：無料
- プロ：299円/月（月払い）
【Time Tree】プライベートのメモ・スケジュール共有にも使えるアプリ
＜Time Treeの特徴＞
- スケジュールを複数作成できる
- スケジュールに紐づいたメモを残せる
Time Treeでは、複数のカレンダーを作成することが可能です。そのため、家族や友人などプライベートのスケジュール管理にも使えます。
Time Treeのカレンダーでは、予定に紐づけてメモを残せます。
＜Time Treeの機能・使用感＞
- カレンダー機能
- 予定に紐づいたメモ共有
Time Treeは、スケジュール共有が主な機能です。予定を設定しないとメモを残せないので、すぐにメモを取りたい方はメモ機能に特化したツールを使いましょう。
予定に紐づいたメモを残せます。予定の設定をして「メモ」や「コメント」を活用することで、メモの共有も可能です。
＜Time Treeの注意点＞
- 装飾機能を増やしてほしい
- 通知のカスタマイズ設定が少ない
利用しているユーザーからは「デフォルトの文字をもう少し大きくして欲しい。色分けの種類も増やして欲しい。」といった要望が寄せられています。（引用：ITreview）
利用しているユーザーからは、「すでに登録してある予定を更新した場合都度通知が飛んでしまうので、人によると思いますが一緒に予定を管理している相手に気を遣ってしまうシーンがある」という声があります。（引用：ITreview）
＜Time Treeの料金体系＞
- 無料プラン：無料
- プレミアム：300円/月（月払い）
＜比較表＞共有できるメモ帳アプリ一覧
以下は、共有できるメモ帳アプリの一覧表です。アプリごとの特徴や料金プランを押さえたうえで、自社に最適なものを選びましょう。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | ナレカン【おすすめ】 | Evernote | Helpfeel Cosense | Google Keep | Zoho Notebook | Time Tree | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
どのタイプにも当てはまる万能のメモ共有アプリ |
必要な情報に即アクセスできるメモ共有アプリ |
手書きメモも共同編集できるアプリ |
リンクを活用してメモを残せるアプリ |
付箋のようなメモを残せる無料アプリ |
Windowsで音声や写真を残せるアプリ |
ライベートのメモ・スケジュール共有にも使えるアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
| タスク機能 |
【〇】 |
【×】※チェックリストの作成は可能 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】※チェックリストの作成は可能 |
【×】 |
| スマホ対応（iPhone/Android） |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
無償版の利用範囲が狭い |
メモを階層管理できない |
ファイルは添付できない |
テンプレート機能がない |
装飾機能が乏しい |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/ユーザー/月～ |
無料 |
・無料プランあり
・有料プランは299円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは300円/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Helpfeel Cosense」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
「Zoho Notebook」の詳細はこちら |
「Time Tree」の詳細はこちら |
上記から分かるように、利用できる最低料金はアプリによって異なるので、自社の予算と綿密に照らし合わせることが大切です。
【必見！】メモ共有アプリを利用する3つのメリット
紙などのアナログなメモを共有していると、情報の見落としや紛失などのリスクがあります。一方、メモ共有アプリを利用すれば、以下3つのメリットが得られるのです。
- 認識のズレが起こりにくい
- 目的のメモをすぐに見つけられる
- 別ツールを併用する必要がない
紙のメモは修正が重なると見づらくなるので、共有するときに認識がズレるケースもあります。一方、アプリを使えば、修正があっても視認性が損なわれず、テキストでメモを残しながらコミュニケーションもとれるため、認識齟齬が起こりにくいです。
アプリであれば、メモを業務ごとに分けて管理できます。また、多くのアプリには「検索機能」も備わっており、キーワードを入力するだけで、目的のメモを素早く見つけられるのです。
メモアプリに共有機能があれば、メモの記録と共有がひとつのアプリ内で完結します。そのため、メールやチャットツールが不要になり、情報も分散しません。
以上のことから、メモ共有アプリはビジネス利用に不可欠だと言えます。
メモ共有アプリの活用例3選
ここでは、ビジネスでのメモ共有アプリの活用例を3つ紹介します。メモ共有アプリは、ビジネスの以下のような場面で、アナログ式のメモよりも業務効率化に役立ちます。
- 会議のメモ
- 共同作業
- メンバーのタスク共有
1点目は、会議のメモを取る場面です。メモ共有アプリでメモを残すことで、リアルタイムでメンバーに共有できるため、1人ひとりが別々にメモする手間を省けるのです。
2点目は、共同作業を行う場面です。編集履歴が残るメモアプリであれば「誰が、いつ、どこを書き加えたのか/書き直したのか」まで把握できるので、誤って情報が削除されてしまっても対処しやすいと言えます。
3点目に、メモ共有アプリに各々の作業予定を記入しておけば、タスクの可視化に役立ちます。そして、「誰がどれくらい仕事を受け持っているのか」を把握することで、仕事量の偏りを事前に防げるのです。
このようにメモ共有アプリを活用することで「無駄な業務の削減」や「複数人でおこなう業務の効率化」につながります。実際に、メモアプリのStockでは、メモだけでなくタスク共有にも使われており、業務の効率化に大きく貢献しています。
仕事で使えるおすすめメモ共有アプリまとめ
これまで、仕事で使えるおすすめメモ共有アプリ7選を中心にご紹介しました。
アプリでメモをとると、認識のズレを防げたり、目的のメモを見つけやすくなったりするメリットがあります。ただし、仕事で作成したメモのなかには、会社の機密情報や個人情報が含まれていることもあるため、情報漏えいの心配がいらないアプリを導入しましょう
加えて、ITに馴染みがない企業では、「必要な機能に過不足がなくシンプルな操作性であること」が大前提です。仮に、多機能で複雑なメモ共有アプリを導入すれば、メンバーが上手く使いこなせず定着しません。
したがって、メモ共有の負担を取り除くには、アプリの機能性・安全性に不足がなく、非IT企業の65歳以上の方でもすぐに使いこなせるメモ共有アプリ「Stock」が必須です。
ぜひ「Stock」を導入して、社員が簡単にメモを共有・活用できる仕組みを整えましょう。
