iPhoneやiPad、Macに標準搭載されている「メモ」アプリには、箇条書きの項目をリストアップできる”チェックリスト”の機能があります。チェックリスト機能は、仕事の抜け漏れ防止に役立ちます。
一方、iPhoneの「メモ」を使っているが『上手く使いこなせていない』と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メモアプリのチェックリストを活用する方法を中心に解説します。
- iPhone「メモ」のチェックリストの使い方を理解したい
- iPhone「メモ」のチェックリストの応用的な使い方も知りたい
- やるべき業務の抜け漏れが起こらないようにチェックリストを共有したい
という方はこの記事を参考にすると、iPhone「メモ」のチェックリストの効果的な活用方法が分かり、タスク漏れを防げるようになります。
目次
チェックリストが出てこない原因と対処法
以下では、チェックリストが出てこない原因と対処法を解説します。メモの設定によってはチェックリストが利用できない可能性がありますが、簡単な手順で解決できます。
iPhone「メモ」のチェックリストが利用できない原因とは
iPhone「メモ」のチェックリストが利用できない原因は、メモの保存先にあります。
チェックリストを作れる「メニュー」や「＋マーク」が表示されるのは、メモの保存先が「iPhone」か「iCloud」の場合のみです。たとえば、Gmailでは表示されません。
一方、iPhoneやiCloudに保存されているメモであれば、下図のように表示されます。
結論、上図のようにiPhoneやiCloud以外のアプリを保存先にしてメモを作成すると、チェックボックスを含むほかの機能も利用できなくなってしまうのです。そのため、メモの保存先にiPhoneやiCloudが設定されていない方は、新規で追加するようにしましょう。
対処法1｜保存先にiPhoneを追加する
はじめに、メモの保存先にiPhoneを追加する方法を紹介します。
まずは、［設定アプリ］を開き、一番下の［アプリ］から［メモ］をタップします。
次に、［”iPhone”アカウント］の項目をタップして［オン（緑）］にしましょう。
以上の操作で保存先にiPhoneが設定され、チェックリストなどのさまざまな機能が利用できるようになります。
対処法2｜保存先にiCloudを追加する
次に、メモの保存先にiCloudを追加する方法です。
はじめに、［設定アプリ］を開いて［アカウント情報］をタップします。
次に、表示される項目から［iCloud］をタップします。
最後に、［メモ］の項目をタップして［オン（緑）］にしましょう。
以上の操作で保存先にiCloudが設定され、チェックリストなどのさまざまな機能が利用できるようになります。
仕事でiPhoneのメモアプリを使うときの3つの注意点
iPhoneの「メモ」を仕事で利用するときは、以下の3つの注意点を考慮したうえで利用しましょう。
- チェックリストには通知機能がない
- スムーズな連携がとりづらい
- メモが入り乱れてしまう
チェックリストはタスク管理に便利ですが、通知機能がないので作業を忘れてしまうリスクがあります。とくに、ビジネスでは複数の作業を同時並行で進めていくので、対応漏れが生じてしまう恐れがあります。
iPhoneのメモアプリ自体には、メッセージ機能がないので、ほかのメンバーと連携がとりづらいことが懸念されます。仮に、ほかのメッセージアプリでやりとりする場合、チェックリストのコピーを送信する手間がかかります。
iPhoneの「メモ」はフォルダを階層管理できないので、どのメモにどのチェックリストを作成したのかがわかりにくいです。そのため、チェックリストを作成しても、結局は使われないケースが起きてしまいます。
結論、iPhoneの「メモ」アプリは、仕事の情報を管理・共有するには不便です。一方、情報共有ツールの「Stock」は、通知設定できる「タスク」機能に加え「メッセージ」「フォルダ」機能を兼ね備えており、上記3つの懸念点を解消できます。
＜基本編＞チェックリストの使い方
以下では、チェックリストの基本的な使い方を4つご紹介します。画像つきで解説するので、チェックリストを利用したことがない方でもすぐに実践できます。
使い方1｜チェックリストを作成する
はじめに、iPhone「メモ」でチェックリストを作成する方法をご紹介します。
まずは、黄色の「メモ」アプリを開き、画面右下の［ペンマーク］を選択しましょう。次に、メモ画面が表示されるので、画面左下の［チェックリストマーク］をタップします。
メモ画面にチェックボックス（◯）が表示されたら、任意の情報を入力しましょう。
最後に、上図のようにチェックボックスを並べれば作成完了です。なお、チェックボックスをタップすれば黄色のチェックマークがつくので、完了・未完了のステータスも明確になります。
使い方2｜チェックリストを自動で並び替える
チェックリストを並び替えれば、”完了済みの仕事”と”未完了の仕事”が一目で分かります。具体的な使い方は以下の通りです。
まずは、iPhoneの［設定アプリ］を開いて[メモ]をタップします。
次に、［チェックした項目を並び替え］をタップします。
最後に、手動と自動を選択できる画面に切り替わるので、[自動]をタップしてチェックを入れれば完了です。
使い方3｜チェックリストを一括で操作する
チェックリストの項目は一括で操作できるので、管理する項目が増えても問題ありません。なお、一括でできる操作は以下の3つです。
- すべてのチェックを付ける
- すべてのチェックを外す
- チェックした項目を削除する
＜すべての項目にチェックを付ける＞
（1-1）すべての項目にチェックを付けるためには、チェックリストの項目を2回タップします。次に、メニューに表示される［▷］をタップしましょう。
（1-2）次に、表示される選択肢から［チェックリスト］をタップします。
（1-3）最後に、［すべてにチェックを付ける］をタップすれば完了です。
＜チェックした項目を外す/削除する＞
チェック済みの項目があるメモで同じ作業をすれば、下図のように（2）チェックを一括で外す（3）チェックした項目をすべて消す操作も可能です。
このように、チェックリストの項目が増加した場合は「一括操作を活用して項目を円滑に管理すること」が重要となるのです。
使い方4｜チェックリストを共有する
作成したチェックリストは、ほかのメンバーへ共有できます。
はじめに、共有したいメモを開いて［共有ボタン］をタップしましょう。
次に、上図のように共有手段の選択画面が表示されるため、メールやチャットアプリなど任意の方法を選びましょう。
このように、iPhone「メモ」でチェックリストを共有する場合、逐一共有手段を設定しなければならず面倒です。そのため、「Stock」のように、チェックリストの作成・共有を一か所で完結できるツールがあると便利です。
使い方5｜チェックマーク・チェックリストを消す
チェックマーク・チェックリストの消し方は簡単です。
カーソルを削除したい行に合わせ、画像の丸で囲われた〔箇条書きボタン〕を押すと、一行ごとにチェックマークを外すことができます。その際、文言は消えずにチェックマークのみ消えます。
また、カーソルを削除したい行に合わせ、文字盤の[×]をタップすれば、チェックリストの列ごと削除が可能です。
使い方6｜消えたチェックリストを復元する
チェックリスト（iPhoneのメモ）を間違えて消してしまった場合、以下の手順にそって復元できます。
まずは、iCloudの設定でメモがオンになっているか確認しましょう。確認の方法が分からない場合は、上記の「対処法2」を参照ししましょう。
iCloudの設定でメモがオンになった状態で、ホーム画面から〔メモ〕をタップし、〔最近削除した項目〕を選択します。
右上の〔編集〕をタップしてください。
復元したいメモを選択し、〔移動〕をタップします。
移動したいフォルダをタップすれば、復元完了です。このとき、「新規フォルダ」を選択すれば、新たにフォルダを作成することもできます。
＜応用編＞チェックリストの使い方
次に、iPhone「メモ」で利用できるチェックリストの応用的な使い方を2つご紹介します。以下を使いこなせれば、見やすいチェックリストがつくれたり、作業の手間を減らしたりできます。
使い方1｜チェックリストを字下げする
大きな項目に小さな項目が複数属しているときは、チェックリストを字下げ（インデント）しましょう。チェックリストを字下げすれば「親タスク」「子タスク」というように、各作業のつながりが視覚的に分かりやすくなります。
はじめに、小さな項目にあたるチェックリストを右へスワイプします。(スワイプ：タップしたまま画面を滑らせる操作)
上図のように「資料作成」という大きな項目の要素をまとめたいときに便利です。
また、字下げをしたチェックリストは左へスワイプすれば元に戻るうえ、右へスワイプし続ければ、リストの位置を変更できます。
使い方2｜コピー＆ペーストでチェックリストを作成する
再度テキストを入力するのが面倒なときは、「コピー＆ペースト」を使ってチェックリストを一括で作成しましょう。
はじめに、チェックリストにしたい項目を選択してコピーします。
次に、画面左下の［チェックリストマーク］をタップして、チェックボックスをひとつ作成します。そして、コピーした項目を下図のようにペーストしましょう。
すると、複数のチェックリストを簡単に作れます。ただし、「コピー＆ペースト」でチェックリストを作成するときは、ひとつの改行で1リスト作成される点に注意です。
使い方3｜箇条書きで情報をまとめる
メモアプリでは、書いたことを箇条書きにすることもできます。
まず、箇条書きにしたい箇所を選択します。次に、［「ああ」と書いてあるところ］をタップし、最後に左下の［箇条書きマーク］をタップすると、選択した部分が箇条書きになります。
また、チェックリスト同様、右へスワイプ(タップしたまま画面を滑らせる操作)することで字下げすることができます。そのまま左にスワイプすれば元に戻すことができ、右にスワイプし続けるとさらに位置を変更することが可能です。
使い方4｜表をつくる
メモアプリでは、チェックリストだけでなく表も作成できます。
表を作成する場合は、［表マーク］をタップしましょう。下図のように、2×2の表が挿入されます。
＜表の列を増やす＞
表に行や列を削除・追加したい場合は、［⋯］を2回タップすると、以下の画面から操作できます。
行や列を追加したら、下図のようにテキストを入力して表を完成させましょう。
このように、メモに表を作成できるので「データを管理する」「商品や担当者に関する情報を整理する」場面で便利です。
【必見】iPhone「メモ」よりも簡単にチェックリストを活用できるアプリ
以下では、iPhoneの「メモ」よりも簡単にチェックリストを活用できるアプリをご紹介します。
iPhone「メモ」のチェックリストでは期限を設定できず、タスクの振り返りがしづらいです。また、通知機能やリマインド機能もないため、メモをリスト化しても消化し忘れたり、作業が抜け漏れが発生したりする可能性があります。
このように、メモアプリのチェックリストでは、タスクの”期限”や”詳細”を別の方法で管理しなければなりません。したがって、ビジネスシーン、かつチームでは「チェックリストの作成だけでなく、タスクの設定・通知も一貫してできるアプリ」を使うべきです。
結論、iPhone「メモ」のデメリットをカバーするには、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、メモを残せる「ノート」に「タスク」を紐づけられるアプリ「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストはもちろん、チェックリストや表が簡単に作成できるほか、ノートに紐づけて「タスク」を設定すれば対応漏れを防げます。また、「タスク」はメンバーへの割り振りや細かい期日の設定ができるため、社内で重宝されるのです。
メモに紐づけてタスク管理ができるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ビジネスでチェックリストを運用するコツ
ここでは、ビジネスでチェックリストを運用するコツをご紹介します。チェックリストの運用が社内に根付かないという場合は必見です。
（1）重要ポイントを目立たせる
1つ目のコツは、色やフォントサイズを使い分けて重要ポイントを目立たせることです。
実際に現場でチェックリストを使用して、効率良く仕事を進めていくためにも、短時間で注意点や重要ポイントを抑えなければなりません。また、たとえ作業者の集中力が低下していても、要点を逃さず確認できる仕組みが求められます。
とくに、ミスが出やすい部分に関しては、マーカーを引く、文字を太くするなどの工夫をして目立たせるようにしましょう。
また、下図のように、参照ファイルや動画も添付すると、必要な情報を探し出す工数を削減できます。
（2）定期的に見直しをする
2つ目のコツは、定期的に見直しと改善を行うことです。
初期にチェックリスト化した手順のまま仕事を進めていくと、実際の作業手順と乖離が生じてきます。その結果、チェックリストは不要だと認知され、形骸化してしまうのです。
このような事態を防ぎ、生産性を高めるためにも、定期的な見直しと改善を行い、実施の業務との乖離を防ぎましょう。
（3）メンバー間で共有する
3つ目のコツは、チェックリストをメンバー間で共有する点です。
チェックリストに各々が感じたポイントや注意点を書き込んでいき、それを共有すれば簡単にノウハウを分け合うことができ、作業効率を上げられます。しかし、iPhoneのメモでは、共有にメールやほかのメッセージツールを使用する必要があり面倒です。
そこで、作成したチェックリストだけでなく、業務にまつわる情報をすべて、任意のメンバーにリアルタイムで共有できる「Stock」のようなツールを導入しましょう。
メモ帳アプリのチェックリスト活用方法まとめ
ここまで、メモアプリのチェックリストの活用方法を中心にご紹介しました。
iPhoneのメモアプリに搭載されたチェックリストを用いると、予定やタスクをテキストで入力することが可能です。しかし、期限や通知の設定ができなかったり、メンバーへの共有に手間がかかったりするデメリットもあります。
その結果、場合によってはリスト化した予定をやり忘れたり、メンバーへ伝え忘れたりしかねません。したがって、仕事でメモアプリを使うのであれば「チェックリストを残せるだけでなく、タスクの期日や通知の設定機能があるか」を確かめましょう。
結論、「ノート」でメモを作成しつつ、直感的な「タスク」から期限や通知を設定できる『Stock』が必須になります。Stockのノートではチェックリストも作れるうえ無料から始められるため、導入ハードルが低く、iPhone「メモ」の代替アプリとしても最適です。
ぜひ「Stock」でメモのチェックリストを作成し、仕事の抜け漏れを防ぎましょう。
