ビジネスにおいては、業務の情報を残すために「備忘録」を使う人が多くいます。しかし、備忘録は個人で作成することが多く、フォーマットが統一されないまま管理されがちです。
そこで、テンプレートを活用すると体裁が整えられ、社内でフォーマットが統一されるので管理もしやすくなります。しかし、「自社に適したテンプレートが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、備忘録に使えるおすすめのテンプレート7選を中心に解説します。
- 備忘録を取るのに便利なテンプレートを知りたい
- 備忘録の書き方が分からない
- 気軽に情報を残せるツールを導入して、メモを業務に活かしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社やチームにマッチするテンプレートがわかり、効率的に備忘録を共有・管理できるようになります。
目次
備忘録とは
備忘録とは、収集した情報やアイデアを、忘れずに記録しておくためのメモを指します。
備忘録は、日常生活からビジネスまで幅広い場面で使われます。ビジネスでは、主に会議の内容やプロジェクトの進捗状況を備忘録に記録しておくことで、その後の業務をスムーズに進められるようになるのです。
また、備忘録の内容は情報資産として残しつつ、チームに共有しておけば、新たなアイデアを生み出すときのヒントにもなります。そのため、今日では、IT化や情報共有の促進を目的にメモツールを導入して、社内の備忘録を管理する企業が増えているのです。
備忘録と日記の違いとは
備忘録と似た意味で、より身近な言葉として「日記」が挙げられます。しかし、「備忘録」と「日記」はその目的が異なります。
「備忘録」は、重要な情報やアイデアを記録しておくために、後から参照できるよう、個人が日々の出来事や感情を記録するための文書である一方で、「日記」は、”忘れたときのためのメモ”という目的を含まず、個人で記録しておくためのものをさします。
以上のことから、備忘録は日常生活からビジネスまで幅広い場面で使われるのに対して、日記は個人的なものだと言えます。備忘録の方がビジネス向けで他の人に伝えるべき内容もあるので、共有のしやすさも考慮して作成しましょう。
備忘録を作成するメリットとは
備忘録を作成することで、以下のメリットが得られます。
- ほかの業務に支障をきたさない
- 記憶の補助になる
備忘録は、要点やアイデアを忘れないようにメモすることが目的なので、議事録のように会議の内容を事細かに記載する必要はありません。そのため、無駄な時間をかけず、スムーズに次の作業に移行できます。
備忘録は、見返すことで業務情報やアイデアを思い出すことができます。重要な情報や見返したい情報だけを記録するため、議事録などと比べて目的の情報にたどりつきやすい点もメリットです。
以上のように、備忘録の作成は短時間で重要な情報を抽出して整理したり、見返したりすることで、作業をスムーズに進められるようになるのです。
備忘録には何を書くべき？必要な項目とは
備忘録には以下の項目を記載しましょう。
| 概要 | |
|---|---|
| 日付 | 備忘録を作成した日時を記載します |
| タイトル | 記載内容や備忘録のタイトルをわかりやすく記載します。 |
| 場所 | 記載内容が話し合われた場所を書きます。 |
| 内容 | 備忘録として残しておくべき内容を書き留めておきましょう。 |
| 進捗 | 会議や記載内容の進捗状況、今後の動きについても書いておきましょう。 |
以上を参考に、必要な項目に抜け漏れがないよう作成する必要があります。
【Word/Excel】無料あり！備忘録におすすめのテンプレート7選
以下では、備忘録に使えるテンプレートを種類別にご紹介します。各テンプレートごとに特徴が異なるので、チームで記録する情報に合わせて選びましょう。
(1)【Word】自由に情報をメモできるテンプレート
こちらは内容の欄が大きく、自由に情報を記録できるテンプレートです。
日付や記録者の項目がついていることはもちろん、記入できるスペースが広いので、イラストや画像も残せます。また、「コメント」欄もあるので、提出物のフォーマットとしての利用も可能です。
(2)【Word】備忘録にも使えるノート型テンプレート
こちらは備忘録としても使えるノート型のテンプレートです。
内容だけでなく、コメントも記載可能です。1枚で3件まで備忘録を作成できるので、管理も簡単です。
(3)【Excel】重要度・内容の区分も書けるテンプレート
こちらは内容の重要度や区分を記入できるテンプレートです。
件名と文を書く欄が別になっているため、情報を分かりやすくまとめることができます。
(4)【Excel】完了チェック付きのコンパクトなテンプレート
こちらは完了チェックのついたテンプレートです。
完了チェックが付いていることで、メモをすると同時に生じたタスクを確認する際に有効です。例えば電話のメモに使う場合は、伝言を伝えたらチェックをする、といったように使えます。
(5)【Excel】優先度も決められる備忘録の雛形
こちらは記入した備忘録に対して優先度もつけられるテンプレートです。
備忘録として記入した業務に優先度をつけて進めることで、期限超過によるトラブルを防止できます。また、備忘録に関連して「とくに押さえておくべき内容」をポイントとして記載できる点も特徴です。
(6)【Excel】色つきの備忘録テンプレート
こちらは各備忘録の件名と項目に色がついたテンプレートです。
色やサイズで分けられており「同じカテゴリに属する業務は同じ色の備忘録とする」などのルールを設けると、各備忘録の種類が散乱しません。ただし、カラー印刷が前提となるので、大量に印刷をするときには費用面に注意しましょう。
(7)【Excel】簡単なタスク管理もできる備忘録テンプレート
こちらはタスク管理にも使える備忘録のテンプレートです。
内容欄にタスクを記入して期日が記載できるほかにも、チェックボックスがあるので、未完了のタスクがすぐにわかります。
備忘録の作成・管理方法3選！
備忘録の作成・管理方法として、以下の3つが挙げられます。
- 紙
- Word・Excel
- メモツール
手書きは、文字の大きさや色、図や矢印など表現に制限がないため、最も自由度が高い一方で、共有のしにくさや紛失の恐れがあることがデメリットとしてあげられます。
テンプレートを使ってメモを作れるうえ、既に業務で利用していることが多く、導入コストを削減できます。しかし、共有には別ツールを使う必要があったり、ファイルが増えると管理が煩雑化しやすかったりするデメリットがあります。
ツールに慣れる必要はありますが、使い方を覚えれば簡単に情報を残せるうえ、備忘録の作成・共有・管理まで1つのツールで完結します。また、検索機能が備わっているツールであれば、目的の備忘録に即アクセスできます。
以上のように、それぞれの特徴を把握して、自社に合った備忘録の管理方法を検討しましょう。また、メモツールを導入する場合は、「Stock」のように操作がシンプルなツールであれば、導入後すぐに使いこなせます。
最も簡単に備忘録を作成・管理できるメモツール
以下では、最も簡単に備忘録を作成・管理できるメモツールをご紹介します。
WordやExcelで使えるテンプレートを用いれば、体裁から作成せずにすぐに備忘録を作成できます。しかし、WordやExcelのファイル管理は煩雑になりやすく共有しづらい点に注意が必要です。
そこで、時間や場所を問わずに備忘録の作成・管理・共有までができる情報共有ツールを導入しましょう。ただし、多機能で複雑なツールでは使いこなせず社内に浸透しないため、誰でも簡単に操作できるシンプルなツールを選びましょう。
したがって、使うべきは非IT企業に勤める65歳以上のメンバーでも、簡単に使えるほどシンプルなメモツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストや画像、ファイル添付であらゆる情報をのこし、「フォルダ」で簡単に管理できます。また、ノートには「メッセージ」「タスク」が紐づくので、備忘録を起点にしたやり取りやタスク管理も可能です。
非IT企業も簡単かつ効率的に備忘録を管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
備忘録の活用シーンと書き方例
以下では、備忘録の活用シーンと書き方の具体例を紹介します。シチュエーション別に画像付きで書き方を解説するので必見です。
(1)会議中のメモ
1つ目は、会議中の備忘録の例です。
会議中は、話を聞きながら備忘録を取る必要があります。そのため、箇条書きを活用し階層的に情報を紐づけて書くと見やすくまとまります。
また、あくまで議事録とは違い自分に必要な情報を残すメモなので、決定事項だけでなく、その場で出た意見や自分のやるべきことをまとめると見返した時に便利です。
(2)電話対応のメモ
2つ目は、電話対応のメモとして備忘録を活用する例です。
電話対応の際は、電話中に必要な情報をすべて聞き出さなければいけません。そのため、把握する必要のある項目をあらかじめ書いておき、穴埋めをするような形で備忘録をとるべきです。
たとえば「Stock」のように任意のテンプレートにすぐに書き込めるメモツールであれば、急な電話にも情報の抜け漏れなく対応することができます。
(3)ToDoリスト
3つ目は、ToDoリストとして備忘録を活用する例です。
前日のうちに次の日のToDoメモを残しておくことで、出社してすぐにその日の業務に取り掛かれるうえ、一日の業務内容を可視化すれば、業務を効率的に進めることができるのです。また、チームで共有してプロジェクトのタスク管理にも使えます。
タスクが生じた際にすぐに蓄積させる場所を設けておくことで、小さな業務であっても忘れてしまうことはありません。
備忘録におすすめのテンプレートまとめ
ここまで、備忘録におすすめの無料テンプレート7選をご紹介しました。
備忘録は、会社にとって重要な情報資産なので、確実に共有・管理しましょう。また、自社の必要な項目にマッチしたテンプレートをダウンロードすれば、すぐに備忘録を作成できます。
しかし、紙やWord・Excelでの作成・管理は、ファイル管理が煩雑になりやすく共有しづらい点に注意が必要です。そのため、備忘録の作成・管理にはあらゆる情報を簡単に残せるうえ、管理・共有も完結するメモツールを選びましょう。
結論、備忘録の作成・管理には、導入即日で使えるほどシンプルで、ファイル管理の面倒さも解消する情報管理ツール「Stock」が必須です。また、Stockには「テンプレート機能」も備わっており、自作のテンプレートをすぐに呼び起せるようになります。
ぜひ「Stock」を活用し、備忘録を基点とした情報共有がスムーズにできる環境を構築しましょう。
