ビジネスにおいて、頭のなかの記憶だけですべての情報を管理することは不可能なので、情報を残すために「備忘録」を使う人も多くいます。一方、備忘録はチームで管理するケースは少なく、フォーマットがバラバラに管理されがちです。
一方、テンプレートを活用すると体裁が整えられ、備忘録であることがすぐにわかるので管理もしやすくなります。しかし、「どのようなテンプレートを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、備忘録に使えるおすすめのテンプレート7選を中心に解説します。
- 無料テンプレートを使って備忘録を簡単に作成したい
- おすすめの備忘録の作成・管理方法を知りたい
- 備忘録の管理が煩雑化してしまう事態を解消したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社やチームにマッチするテンプレートがわかり、効率的に備忘録を共有・管理できるようになります。
目次
備忘録とは
備忘録とは、収集した重要な情報やアイデアを、忘れずに記録しておくためのメモを指します。
備忘録は、日常生活からビジネスまで幅広い場面で使われます。ビジネスでは、主に会議の内容やプロジェクトの進捗状況を備忘録に記録しておくことで、後に会議の内容をスムーズに思い出せるようになります。
また、備忘録の内容は情報資産として残しつつ、チームに共有しておけば、新たなアイデアを生み出すときのヒントにもなります。そのため、今日では、IT化や情報共有の促進を目的にメモツールを導入して、社内の備忘録を管理する企業が増えているのです。
備忘録と日記の違いとは
備忘録と似た意味で、より身近な言葉として「日記」が挙げられます。
しかし、「備忘録」が、後から参照できるように重要な情報やアイデアを記録しておくためのメモを指すのに対し、「メモ」は個人が日々の出来事や感情を記録するための文書になります。また、備忘録には”忘れたときのためのメモ”という目的がありますが、日記にはその目的は含みません。
以上のことから、備忘録は日常生活からビジネスまで幅広い場面で使われるのに対して、日記は個人的なものだと言えます。したがって、ビジネスにはあまり活かされない点が違いとして挙げられるのです。
備忘録を作成するメリットとは
備忘録を作成することで、以下のメリットが得られます。
- ほかの業務に支障をきたさない
- 記憶の補助になる
備忘録は、メモ感覚で要点やアイデアを忘れないようにメモすることが目的なので、議事録のように会議の内容を事細かに記載する必要はありません。そのため、時間を割くことなく作成できるので、スムーズに次の作業に移行できます。
備忘録は、見返すことで重要な情報やアイデアを思い出すことができます。記録している情報量も少ないため、議事録などと比べてすぐに目的の情報にたどりつける点もメリットです。
以上のように、備忘録の作成は短時間で重要な情報を抽出して整理したり、見返したりすることで、作業をスムーズに進められるようになるのです。
【PDF/Word/Excel】無料あり！備忘録におすすめのテンプレート7選
以下では、備忘録に使えるテンプレートを種類別にご紹介します。各テンプレートごとに特徴が異なるので、チームで記録する情報に合わせて選びましょう。
(1)【PDF】5W1Hの備忘録テンプレート
こちらは5W1Hで情報を記録できる備忘録テンプレートです。
各項目を埋めていけば、一目で何についての情報を記録しているのかがわかる点がポイントです。「内容」や「打ち合わせのポイント」なども任意で入力できるので、議事録として使うこともできます。（利用には無料会員登録が必要です。）
(2)【Word】[文書]テンプレートのダウンロード
こちらは内容の欄が大きく、自由に情報を記録できるテンプレートです。
日付や記録者の項目がついていることはもちろん、記入できるスペースが広いので、イラストや画像も残せます。また、「コメント」欄もあるので、提出物のフォーマットとしての利用も可能です。
(3)【Excel】人事考課にも使える備忘録テンプレート
こちらは人事考課にも使える評価項目つきのテンプレートです。
A〜Dの各項目でメンバー一人ひとりの業務・達成度に関する質問があります。とくに、人事部や管理職の備忘録としてマネジメントにも役立ちます。
(4)【Excel】シンプルな備忘録テンプレート
こちらは曜日、項目、期限のみを管理できるシンプルなテンプレートです。
各項目の記入欄が狭いので多くの記述はできないものの、箇条書きで記載することでチェックリストのように管理できます。期限と完了の記入欄があるので、備忘録に記入した「完了していないタスク」も一目でわかる点がポイントです。
(5)【Excel】優先度も決められる備忘録テンプレート
こちらは記入した備忘録に対して優先度もつけられるテンプレートです。
備忘録として記入した業務に優先度をつけて進めることで、期限超過によるトラブルを防止できます。また、備忘録に関連して「とくに押さえておくべき内容」をポイントとして記載できる点も特徴です。
(6)【Excel】色つきの備忘録テンプレート
こちらは各備忘録の件名と項目に色がついたテンプレートです。
色やサイズで分けられており「同じカテゴリに属する業務は同じ色の備忘録とする」などのルールを設けると、各備忘録の種類が散乱しません。ただし、カラー印刷が前提となるので、大量に印刷をするとコストがかかる点に注意しましょう。
(7)【Excel】簡単なタスク管理もできる備忘録テンプレート
こちらはタスク管理にも使える備忘録のテンプレートです。
内容欄にタスクを記入して期日が記載できるほかにも、チェックボックスがあるので、未完了のタスクがすぐにわかります。
備忘録の作成・管理方法3選！
以下では、備忘録の作成・管理方法を3つご紹介します。以下のポイントをふまえて、自社にあった方法で備忘録を作成・管理しましょう。
(1) 紙
1つ目は、紙に手書きで作成・管理する方法です。
紙に手書きするやり方は、文字の大きさや色・矢印などが制限されないため、最も自由度の高い方法だと言えます。また、紙とペンがあれば備忘録を作成できるので導入コストを低く抑えられるのです。
しかし、紙では保管スペースの確保や共有時のコピーが面倒です。備忘録は、会議の要点やアイデアが記された貴重な情報資産であるため、簡単に共有・管理ができる必要があります。
(2) Word・Excel
2つ目は、Word・Excelで作成・管理する方法です。
Word・Excelでは、上記でご紹介したテンプレートをダウンロードすれば、社内で体裁を整えつつすぐに備忘録を作成できます。また、WordやExcelは、使用しているPCにあらかじめ搭載されているケースが多いので、導入コストを低く抑えられる点も特徴です。
一方、Word・Excelでは共有するときに、別途チャットやメールを使う必要があり、手間がかかる点が不便です。また、ファイルが増えると管理が煩雑化しやすいという点にも注意しなければなりません。
(3) メモツール
3つ目は、メモツールで作成・管理する方法です。
メモツールを活用すれば、簡単に重要な情報を残せるうえ、備忘録の作成・共有・管理まで1つのツールで完結します。また、検索機能が備わっているツールであれば、目的の備忘録に即アクセスできるのです。
しかし、多機能で複雑なメモツールでは使いこなせず、社内に浸透しません。そのため、必要な機能が過不足なく備わっていて、直感的に使える「Stock」のようなツールを導入しましょう。
最も簡単に備忘録を作成・管理できるメモツール
以下では、誰でも簡単に備忘録の作成から管理までを効率化できるメモツールをご紹介します。
WordやExcelで使えるテンプレートを用いれば、体裁から作成せずにすぐに備忘録を作成できます。しかし、WordやExcelのファイル管理は煩雑になりやすく共有しづらい点に注意が必要です。
そこで、情報管理ツールを用いて、時間や場所を問わずに備忘録の作成・管理をしましょう。ただし、多機能で複雑なツールでは使いこなせず社内に浸透しないため、直感的なツールを選びましょう。
したがって、使うべきは非ITに勤める65歳以上のメンバーでも、簡単に使えるほどシンプルなメモツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残したあらゆる情報は「フォルダ」で簡単に管理できるうえ「高度な検索機能」で目的の情報がすぐに振り返れます。また、ノートには「メッセージ」「タスク」が紐づくので、備忘録を起点にやりとりしたりタスクを設定したりも可能です。
非IT企業も簡単に備忘録の管理が効率化できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
備忘録におすすめのテンプレートまとめ
ここまで、備忘録におすすめの無料テンプレート7選をご紹介しました。
備忘録は、会社にとって重要な情報資産なので、確実に共有・管理しましょう。また、自社の必要な項目にマッチしたテンプレートをダウンロードすれば、すぐに備忘録を作成できます。
しかし、紙やWord・Excelでの作成・管理は、ファイル管理が煩雑になりやすく共有しづらい点に注意が必要です。そのため、備忘録の作成・管理にはあらゆる情報を簡単に残せるうえ、管理・共有も完結するメモツールを選びましょう。
結論、備忘録の作成・管理には、導入即日で使えるほどシンプルで、ファイル管理の面倒さも解消する情報管理ツール「Stock」が必須です。<、また、Stockには「テンプレート機能」も備わっており、自作のテンプレートをすぐに呼び起せるようになります。
ぜひ「Stock」を活用し、備忘録を基点とした情報共有がスムーズにできる環境を構築しましょう。
