メモ共有ツール7選！失敗しない選び方も紹介

「どのメモ共有ツールが自社に合うのか分からない」「ITが苦手な社員でも使いこなせるか不安」と、メモ共有ツール選びに悩んでいませんか？

メモ共有ツールを選ぶ基準は、機能の多さではなく、ITが苦手な社員でも迷わず使える操作性です。

本記事では、メモ共有ツール7選を紹介します。無料プランや料金、注意点と合わせて比較しているので必見です。

この記事でわかること

• Stock、Google Keep、Evernote、OneNote、Dropbox Paper、Cosense、Milanoteの7ツールについて、特徴・注意点・料金を整理しています。
• 複数デバイスへの対応、クラウド対応、検索のしやすさ、タスク管理、セキュリティの5点を確認すれば、ツール選びで迷いません。
• メモ共有ツールは、機能が多いものよりも、操作がシンプルで社員全員が使えるものを選ぶのが失敗しないコツです。

メモ共有ツールおすすめ7選（無料あり）

以下では、メモ共有の課題を根本から解決できるツールをご紹介します。

メモの伝達漏れを放置すると、取引先への連絡ミスが繰り返され、信頼を損なうおそれがあります。ベテラン社員のノウハウが個人のメモや頭の中にとどまったままだと、退職とともに失われ、担当者が変わるたびに業務が止まってしまいます。

LINEでは情報が時系列で埋もれてあとから振り返りにくく、紙のメモは紛失のリスクがあり、共有にも時間がかかります。Google Keepのようにメモを一括共有できないツールや、OneNote・Cosenseのように慣れが必要なツールでは、ITが苦手な社員に定着しません。

そのため、現状の運用を工夫して続けるのか、「シンプルに使える」「フォルダ単位で共有できる」「業務連絡とタスクを同じ場所で扱える」「権限管理・セキュリティが整っている」の4つの条件を兼ね備えたツールに移行するか判断する必要があります。

これらの条件に最も当てはまるのが、ノート・メッセージ・タスクがひとつで使える情報共有ツール「Stock」です。メッセージはノートに紐づくため、情報が分散せず、あとから経緯を確認できます。タスクには期限の通知がつくため、対応の抜け漏れを防げます。

【Stock】誰でも簡単にメモを共有できるツール

https://www.stock-app.info/

＜Stockをおすすめするポイント＞

1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
   「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
   作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
   直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

＜メモ共有に役立つStockの機能＞

ここではメモ共有に役立つStockの機能を3つご紹介します。

Stockは、メモを取るノートに加え、タスク管理やスケジュール管理に活用できる機能を備えています。さらに、SlackやGmailなどのツールとも連携可能なので、メンバーとのコミュニケーションにも便利です。

• 「ノート」機能
  共有するフォルダを選択し、ノートを作成します。ノートに情報を書きこむと、フォルダに参加しているメンバー全員に、リアルタイムで情報が反映されます。

• 「メッセージ」機能
  より分かりやすく共有するなら、メッセージを活用しましょう。ノートの右下にある「メッセージ」をクリックします。
  
  「To」をクリックし、連絡したいメンバーを選択します。メッセージを送信したら、Toで選択した相手に通知が飛びます。

• 「タスク」機能
  Stockでは、メモの情報と関連づけてタスクを管理する使い方も可能です。ノートの右上にある「＋タスク設定」をクリックします。
  
  タスク名や期限などを設定してタスクを作成しましょう。期限に関する通知も備わっているので、タスク漏れの防止に役立ちます。

このように、Stockの「ノート」と、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」を活用すれば、誰でも簡単にメモを管理・共有できるのです。

【Google Keep】付箋形式でメモを共有・共同編集できるツール

＜Google Keepの特徴・使い方＞

• 付箋形式でメモを残せる
  作成したメモはタイトルと内容が表示される「付箋形式」で表示されるため、一目で見やすいのが特徴です。ただし、階層管理はできないため、メモの量が多くなった場合には管理がしづらいです。
  
• Googleアカウントと連動
  Googleアカウントがあれば、場所やデバイスを問わずメモにアクセスできます。

＜Google Keepがおすすめな企業＞

• 重要なメモは常に表示させておきたい企業
  すぐに見たい、または重要なメモに関しては固定機能を使うことで、常に画面の上部に表示させておくことができます。
  
• 手書きでメモを残したい企業
  Google Keepでは、手書きでメモを残せます。そのため、言葉にしづらいアイデアもメモにして残せるので、商品企画の案などを残すときに便利です。

＜Google Keepの注意点＞

• メモを一括共有できない
  書き留めたメモは、共有先の相手をメモごとに選択しなくてはならず、一括共有ができません。
  
• 大量のメモの管理には向いていない
  実際に使用するユーザーからは「ノート管理機能はシンプルで、大量のメモを整理するにはやや物足りません。」という意見があります。（参考：ITreview）

＜Google Keepの料金体系＞

Googleアカウントを持っていれば、すべての機能を無料で利用できます。

【Evernote】手書きメモも残せる多機能メモツール

＜Evernoteの特徴・使い方＞

• 検索機能
  作成したメモ・タスクに関するキーワードを検索欄に入力すると、ヒットしたノートを瞬時に表示してくれます。
  
• あらゆる情報をメモできる
  テキストでメモを取ることはもちろん、画像やPDFファイルなども貼りつけられるため、より詳細なメモを作成できます。

＜Evernoteがおすすめな企業＞

• 既存の紙のメモをデジタル化して管理したい企業
  書類をスキャンしてデジタル化できるので、紙のメモでもEvernote上で管理可能です。また、スキャンした書類は文字検索にも対応しているので、紙と電子データを併用したい場合に便利です。
  
• タスクを可視化したい企業
  Evernoteは、作成したタスクに、上記画像の右上のような優先度マークを表示させることができ、緊急性の高いタスクを視覚的に把握できます。

＜Evernoteの注意点＞

• 無料プランでは制限が大きい
  無料プランでは、利用できるノート数が50個・ノートブック数が1個に制限されているほか、同期できる端末も1台までとなっているため、ビジネス利用には不向きです。
  
• AI機能がない
  利用しているユーザーからは「AIで編集・自動整理やリコメンドなどの機能をさらに充実して欲しい。」という声が見られます。（参考：ITreview）

＜Evernoteの料金体系＞

• Free：0円
• Starter：1,100円/月（月払い）
• Advanced：1,799円/月（月払い）
• Enterprise：要問い合わせ

【OneNote】テキストを自由に配置できるツール

＜OneNoteの特徴・使い方＞

• 共同作業ができる
  OneNoteでは、作成したノートに対して複数人で共同作業ができるため、チームでの運用に適しています。
  
• Office製品と連携できる
  Officeソフトとの連携でさらに便利に使えます。たとえば、ExcelやWordのファイルを貼りつければ、ダウンロードせずにプレビューできます。

＜OneNoteがおすすめな企業＞

• 階層構造で管理したい企業
  OneNoteでは、作成したセクションに対して複数のページを追加できるため、階層構造でのノート管理がしやすいです。
  
• 音声をそのままメモしたい企業
  ノートブック内にオーディオも添付できるため、会議で重要な発言などを音声として記録しておくことができます。

＜OneNoteの注意点＞

• 作成・編集に慣れが必要
  自由度が高いため、イメージ通りのノートを作ることができる一方で、慣れるまでに時間がかかる可能性があります。たとえば、1文字目の位置や文字のフォントを毎回設定する必要があるため、統一されたノートを取るには不便です。
  
• 検索機能が充実していない
  ユーザーからは「ノートが増えてくると検索結果が分かりにくく感じることがあります。」という声があります。（参考：ITreview）

＜OneNoteの料金体系＞

• 無料版：0円
• Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月（月払い）
• Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月（月払い）
• Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月（月払い）

【Dropbox Paper】あらゆる規模のチームで使えるツール

＜Dropbox Paperの特徴・使い方＞

• リアルタイムで共同編集できる
  複数人とリアルタイムで共同編集可能で、チームの作業を効率化します。
  
• Dropboxのファイルと連携できる
  Dropbox Paper内にDropboxで管理されているファイルを貼りつけられ、ワンクリックで開くことができます。

＜Dropbox Paperがおすすめな企業＞

• 様々なファイルを添付したい企業
  「アップロード」をすることで、パソコン内にダウンロードしてあるYouTube動画、GIF、Pinterest ボード、Google マップ、SoundCloud クリップ、Figma、Invisionなどをノート内に添付できます。
  
• メモからプレゼンテーションを自動で作成したい企業
  ドキュメントから本格的なプレゼンテーションを自動で作成できるので、メモをもとに効率よくスライドをつくれます。

＜Dropbox Paperの注意点＞

• 共有リンクに注意
  メンバー以外にメモを簡単に共有できる「共有リンク」がありますが、第三者にアクセスされる可能性もあるので、管理には十分注意しましょう。
  
• バランス調整しづらい
  挿入した画像は、サイズ調整ができません。そのため、ユーザーからは「フォントサイズ、行間などのバランス調整できるようにして欲しい」という意見が見られます。（参考：ITreview）

＜Dropbox Paperの料金体系＞

以下「Dropbox」のプランのいずれかに登録すると、Dropbox Paperも使えます。

• Basic：0円
• Plus：1,500円/月（月払い）
• Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
• Professional：2,400円/月（月払い）
• Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）
• Enterprise：要問い合わせ

【Cosense（旧Scrapbox）】メモを共同編集できるツール

＜Cosense（旧Scrapbox）の特徴・使い方＞

• 外部との連携
  CosenseではSlackとの連携が可能です。しかしそれ以外の外部連携はできないため、限定的と言えます。
  
• あらゆる情報を簡単に残せる
  ドラッグアンドドロップやコピーペーストの直感的な操作で画像ファイルやYouTube動画、Google Mapsの添付が可能です。

＜Cosense（旧Scrapbox）がおすすめな企業＞

• 簡単にメモを整理したい企業
  単語を[]で囲むとリンク化してページ間のネットワークが構築され、自動でメモを整理できます。
  
• Cosense（旧Scrapbox）独自の記述に慣れている企業
  Cosense（旧Scrapbox）独自の記述方法でページを作成していくので、使い慣れるまでに時間がかかる恐れがあります。とくに、ITが苦手な方にとっては使いづらいと言えます。

＜Cosense（旧Scrapbox）の注意点＞

• フォルダで階層管理できない
  フォルダによる階層管理ができないので、メモを整理しきれなくなったり、必要な情報にすぐにアクセスできなかったりする可能性があります。
  
• 権限を設定できない
  ページの閲覧・編集権限をメンバーごとに設定できないので、情報漏えいや改ざんのリスクに注意しましょう。

＜Cosense（旧Scrapbox）の料金体系＞

• PERSONAL/EDUCATION：0円
• BUSINESS：1,100円/ユーザー/月
• BUSINESS ENTERPRISE：要問い合わせ

【Milanote】デザイン性の高いメモ共有ツール

＜Milanoteの特徴・使い方＞

• 視覚的に分かりやすいメモを残せる
  付箋を貼りつける感覚で画像やファイルを自由にボード上で配置できるので、視覚的に分かりやすいメモを残せます。
  
• 手書きで自由に書き込める
  ボード上のあらゆる部分に手書きで書き込めるほか、スケッチ専用のカードも用意されており、クリエイティブ職におすすめのツールです。

＜Milanoteがおすすめな企業＞

• 自由に操作したい企業
  Noteをドラッグ＆ドロップで動かせるため自由な配置が可能です。また、矢印を活用することで関連するNoteを視覚的に把握できます。
  
• リンクを添付したい企業
  Noteを作成するときに使った参考資料などのリンクを貼り付けることができるため、ワンクリックで瞬時に移動ができます。

＜Milanoteの注意点＞

• ボードに限りがある
  Noteやリンクをボード上に貼り付けていくことができますが、その幅には限界があるため膨大な量を1つのボード上にまとめあげるのは難しいです。
  
• 無料版の制限が大きい
  無料版ではカード数が100個まで、ファイルアップロード数が10個までに制限されているので、多くの情報を残したい方は有料化が必須です。

＜Milanoteの料金体系＞

• 無料プラン：$0
• 個人プラン：$12.50/月（月払い）
• チームプラン(最大10名）：$49/月（年払い）
• チームプラン(最大50名）：$99/月（年払い）

＜比較表＞オンラインのメモ共有ツール一覧

「忙しくて、ツールを選定するのに時間をかけられない」という方のために、7つのツールを共通の項目で並べました。とくに確認したいのは、ITが苦手な社員でも使えるシンプルさと、メッセージ機能の有無です。

単純にメモの作成・共有ができるだけでは、伝達漏れは解消しません。メモをもとに業務連絡を送ったり、タスクを振り分けたりできるツールを選びましょう。

メモ共有ツールの失敗しない選び方

メモ共有ツールで失敗しないためには、「ITが苦手な社員でも運用できるか」を軸に、デバイス対応・クラウド対応・使いやすさ・タスク管理・セキュリティの5点を確認することが大切です。

• PC・スマホなど複数のデバイスに対応しているか
  メモ共有ツールはスマートフォンで使用するイメージがありますが、パソコンやタブレットなどで使用できると利便性が高まります。たとえば、外出先でスマートフォンからメモを編集して、帰社してからパソコンでメモを確認できます。
  
• クラウドに対応しているか
  クラウドに対応していれば、オフィスだけでなく外出先や自宅からでもメモを利用できます。特に昨今ではリモートワークが一般的なため、オフィス以外の場所でメモにアクセスできるようにしておく必要があります。
  
• メモの作成、編集、検索がスムーズか
  メモの作成・編集・検索がスムーズにできるかも重要です。メモが作成しにくく、編集に手間がかかる場合、使用を避ける人も出てきます。そのため、導入前に1度メモを使い、使い勝手を確認しましょう。
  
• ToDoリスト、タスク管理ができるか
  ToDoリストを作成し、タスク管理ができるとより便利です。タスクを追加・管理できれば業務の抜け漏れ防止になります。
  
• セキュリティ対策が整っているか
  セキュリティ対策が不十分なツールでは、社内情報を書き込んだメモが外部に漏えいしたり、不正アクセスで機密データが盗まれたりするおそれがあります。二段階認証、通信・情報の暗号化、バックアップ体制、権限設定の有無を確認しましょう。

おすすめのメモ共有ツールまとめ

これまで、メモ共有ツール7選や、比較表、失敗しない選び方を中心にご紹介しました。

紙・口頭・LINEにメモが散らばっていると、伝達ミスが起こりやすいです。とくに、ITが苦手な社員がいる会社では、操作が難しいツールを導入しても使われなくなり、結局は紙や電話に戻ってしまいます。

なかでも、ITが苦手な社員も含めて全員でメモを共有したい場合には、ノート・メッセージ・タスクがひとつにそろったシンプルな情報共有ツール「Stock」が最適です。

無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、メモの円滑な共有を実現しましょう。