近年では、紙よりも簡単にメモを蓄積・共有できる「メモ共有ツール」を使うのが一般的です。ツールを活用して、各社員がメモした内容を社内で共有すれば、都度、誰かに確認する手間を省けるだけでなく、ナレッジとして活用できるようになります。
しかし、メモ共有ツールを導入したいが「どれが自社に合っているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのメモ共有ツール7選を中心にご紹介します。
- メモをオンラインで編集・共有したい
- メモアプリ・ツールの機能や特徴を比較し、導入を検討したい
- 誰でも簡単に使いこなせるメモアプリ・ツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なメモ共有ツールが分かり、業務をスムーズに進められるようになります。
目次
社内でメモ共有ツールを導入すべき3つの理由
ここでは、社内でメモ共有ツールを導入すべき3つの理由を解説します。以下の内容を社内で周知すれば、メモの共有やツール導入に対する社員の理解を促せます。
（1）情報の抜け漏れを防げる
まずは、メモを共有すべき理由として、情報の抜け漏れを防げることが挙げられます。
メモをこまめに共有する仕組みをつくれば、重要な連絡の抜け漏れや情報伝達の遅延を防ぐことができます。また、ひとつのメモ内に重要な情報を集約できるので、社員間の情報格差を埋められるメリットもあるのです。
さらに、時間や場所を問わずにメモを共有できるツールであれば、移動中や出張先でも連絡が後回しになりません。
（2）ノウハウを蓄積できる
次に、ノウハウを蓄積できることも、メモを共有すべき理由の一つです。
たとえば、ベテラン社員のノウハウや知識をメモで管理すれば、業務に不明点があったときでもすぐに解決できます。さらに、口頭での連絡にありがちな「言った・言わないのトラブル」も防げるのです。
このように、メモを共有するとノウハウを確実に残せるメリットがあります。紙のメモでは紛失のリスクが高いため、メモの蓄積・管理にはITツールを活用しましょう。
（3）リアルタイムで情報を共有できる
最後に、リアルタイムで情報を共有できることも大きな利点です。
作成したメモがリアルタイムで共有されると、関係者全員の進捗を即座に把握可能です。シフトなどで「時間的」に離れていても、外出が多く「物理的」に離れていても、リアルタイム共有によって、重要な連絡のタイムラグを防ぎやすくなります。
さらに、メモ共有機能に加えて、メッセージ機能もある「Stock」のようなツールを使えば、業務に関する意見のやり取りに他ツールを併用する必要がないため便利です。
共同編集できる！おすすめのメモ共有ツール7選
以下では、すぐに使えるおすすめのメモ共有ツール7選をご紹介します。
メモ共有ツールを選定するときは「操作がシンプルか」「共有が簡単か」がポイントになります。とくに、チームで利用する場合は、ITツールに不慣れなメンバーも使いこなせるツールでなければなりません。
したがって、多機能なものではなく「メモ共有に必要な機能が過不足なく備わっており、誰でも簡単にメモを作成・共有できるツール」を選びましょう。
結論、自社に最適なメモ共有ツールは、非IT企業の65歳以上の社員でも、導入したその日から使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にテキストを書き込むだけで簡単にメモを残しつつ、任意のメンバーとリアルタイムで共有・共同編集できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」で関連するやり取りや、「タスク」でメモの内容に関するタスクの管理・振り分けも可能です。
【Stock】誰でも簡単にメモを共有できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜メモ共有に役立つStockの機能＞
ここではメモ共有に役立つStockの機能を3つご紹介します。
Stockは、メモを取るノートに加え、タスク管理やスケジュール管理に活用できる機能を備えています。さらに、SlackやGmailなどのツールとも連携可能なので、メンバーとのコミュニケーションにも便利です。
- 「ノート」機能
- 「メッセージ」機能
- 「タスク」機能
共有するフォルダを選択し、ノートを作成します。ノートに情報を書きこむと、フォルダに参加しているメンバー全員に、リアルタイムで情報が反映されます。
より分かりやすく共有するなら、メッセージを活用しましょう。ノートの右下にある「メッセージ」をクリックします。
「To」をクリックし、連絡したいメンバーを選択します。メッセージを送信したら、Toで選択した相手に通知が飛びます。
Stockでは、メモの情報と関連づけてタスクを管理する使い方も可能です。ノートの右上にある「＋タスク設定」をクリックします。
タスク名や期限などを設定してタスクを作成しましょう。期限に関する通知も備わっているので、タスク漏れの防止に役立ちます。
このように、Stockの「ノート」と、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」を活用すれば、誰でも簡単にメモを管理・共有できるのです。
【Google Keep】付箋形式でメモを共有・共同編集できるツール
＜Google Keepの特徴＞
- 付箋形式でメモを残せる
- Googleアカウントと連動
作成したメモはタイトルと内容が表示される「付箋形式」で表示されるため、一目で見やすいのが特徴です。
Googleアカウントがあれば、場所やデバイスを問わずメモにアクセスできます。
＜Google Keepの機能・使用感＞
- リマインダー機能
- ラベル機能
- 手書き機能
位置情報や時間に基づいてリマインダーを設定でき、メモに書いたタスクを忘れずにこなせます。
メモはラベルごとに分類して管理できるので、メモの整理に便利です。
Google Keepでは、手書きでメモを残せます。そのため、言葉にしづらいアイデアもメモにして残せるので、商品企画の案などを残すときに便利です。
＜Google Keepの注意点＞
- メモを一括共有できない
- メモを検索しづらい
書き留めたメモは、共有先の相手をメモごとに選択しなくてはならず、一括共有ができません。
実際に使用するユーザーからは「フォルダ機能や階層管理がないため、メモが増えると探すのに時間がかかります」という意見があります。（参考：ITreview）
＜Google Keepの料金体系＞
Googleアカウントを持っていれば、すべての機能を無料で利用できます。
【Evernote】手書きメモも残せる多機能メモツール
＜Evernoteの特徴＞
- 他ツールと連携可能
- あらゆる情報をメモできる
SlackやGmailなどのツールとも連携可能なので、メンバーとのコミュニケーションにも便利です。
テキストでメモを取ることはもちろん、画像やPDFファイルなども貼りつけられるため、より詳細なメモを作成できます。
＜Evernoteの機能・使用感＞
- ドキュメントスキャナ機能
- 手書きメモ機能
書類をスキャンしてデジタル化できるので、紙のメモでもEvernote上で管理可能です。また、スキャンした書類は文字検索にも対応しているので、紙と電子データを併用したい場合に便利です。
Evernoteは、手書きにも対応しています。そのため、言語化しづらいアイデアも絵図にして残せるので、商品の企画アイデアなどのメモを残したい場合に役立ちます。
＜Evernoteの注意点＞
- 無料プランでは制限が大きい
- 使いこなすのが難しい
無料プランでは、利用できるノート数が50個・ノートブック数が1個に制限されているほか、同期できる端末も1台までとなっているため、ビジネス利用には不向きです。
利用しているユーザーからは「サッと見た時に、UIが見づらいと感じる場合があるが、これは慣れるまでしょうがないかも。機能が多いため、まだまだ使いこなせていない」という声が見られます。（参考：ITreview）
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：0円
- PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【OneNote】テキストを自由に配置できるツール
＜OneNoteの特徴＞
- テキストや画像を自在に配置できる
- Office製品と連携できる
ノート内の任意の場所にテキストや画像を配置できるほか、手書き入力にも対応しており、自由度が高いメモを残せます。
Officeソフトとの連携でさらに便利に使えます。たとえば、ExcelやWordのファイルを貼りつければ、ダウンロードせずにプレビューできます。
＜OneNoteの機能・使用感＞
- 共同編集機能
- セクション（フォルダ）機能
複数人でノートブックを共同編集でき、メンバーと協力しながらメモを作れます。そのため、プロジェクト管理などのチームで進める業務に適しています。
ノートブックの内容をセクションやページごとに管理するので、メモを見やすく整理できます。
＜OneNoteの注意点＞
- 作成・編集に慣れが必要
- 同期されないことがある
自由度が高いため、イメージ通りのノートを作ることができる一方で、慣れるまでに時間がかかる可能性があります。たとえば、1文字目の位置や文字のフォントを毎回設定する必要があるため、統一されたノートを取るには不便です。
ユーザーからは「デスクトップバージョンだとノートの同期がうまくいかないことが多々あり、ブラウザバージョンだと安定している」という声があります。（参考：ITreview）
＜OneNoteの料金体系＞
- 無料版：0円
- Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月（月払い）
【Dropbox Paper】あらゆる規模のチームで使えるツール
＜Dropbox Paperの特徴＞
- リアルタイムで共同編集できる
- Dropboxのファイルと連携できる
複数人とリアルタイムで共同編集可能で、チームの作業を効率化します。
Dropbox Paper内にDropboxで管理されているファイルを貼りつけられ、ワンクリックで開くことができます。
＜Dropbox Paperの機能・使用感＞
- テンプレート機能
- プレゼンテーション機能
- セクション管理
議事録やブレインストーミングなど場面ごとの豊富なテンプレートが用意されているほか、オリジナルのテンプレートを自作でき、見やすいメモを効率よく作れます。
ドキュメントから本格的なプレゼンテーションを自動で作成できるので、メモをもとに効率よくスライドをつくれます。
セクション内にドキュメントを作成していく構造のため、ドキュメントが増えるに連れて管理が煩雑になりやすいと言えます。
＜Dropbox Paperの注意点＞
- 共有リンクに注意
- バランス調整しづらい
メンバー以外にメモを簡単に共有できる「共有リンク」がありますが、第三者にアクセスされる可能性もあるので、管理には十分注意しましょう。
挿入した画像は、サイズ調整ができません。そのため、ユーザーからは「フォントサイズ、行間などのバランス調整できるようにして欲しい」という意見が見られます。（参考：ITreview）
＜Dropbox Paperの料金体系＞
以下「Dropbox」のプランのいずれかに登録すると、Dropbox Paperも使えます。
- Basic：0円
- Plus：1,500円/月（月払い）
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Professional：2,400円/月（月払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Cosense（旧Scrapbox）】メモを共同編集できるツール
＜Cosense（旧Scrapbox）の特徴＞
- メモをリアルタイムで同時編集できる
- あらゆる情報を簡単に残せる
メモをリアルタイムで同時編集できるので、オンラインミーティングで画面を共有するシーンなどに使えます。
ドラッグアンドドロップやコピーペーストの直感的な操作で画像ファイルやYouTube動画、Google Mapsの添付が可能です。
＜Cosense（旧Scrapbox）の機能・使用感＞
- ページ間リンク機能
- Cosense（旧Scrapbox）独自の記述
単語を[]で囲むとリンク化してページ間のネットワークが構築され、自動でメモを整理できます。
Cosense（旧Scrapbox）独自の記述方法でページを作成していくので、使い慣れるまでに時間がかかる恐れがあります。とくに、ITが苦手な方にとっては使いづらいと言えます。
＜Cosense（旧Scrapbox）の注意点＞
- フォルダで階層管理できない
- 権限を設定できない
フォルダによる階層管理ができないので、メモを整理しきれなくなったり、必要な情報にすぐにアクセスできなかったりする可能性があります。
ページの閲覧・編集権限をメンバーごとに設定できないので、情報漏えいや改ざんのリスクに注意しましょう。
＜Cosense（旧Scrapbox）の料金体系＞
- PERSONAL/EDUCATION：0円
- BUSINESS：1,100円/ユーザー/月
- BUSINESS ENTERPRISE：要問い合わせ
【Milanote】デザイン性の高いメモ共有ツール
＜Milanoteの特徴＞
- 視覚的に分かりやすいメモを残せる
- 手書きで自由に書き込める
付箋を貼りつける感覚で画像やファイルを自由にボード上で配置できるので、視覚的に分かりやすいメモを残せます。
ボード上のあらゆる部分に手書きで書き込めるほか、スケッチ専用のカードも用意されており、クリエイティブ職におすすめのツールです。
＜Milanoteの機能・使用感＞
- 共同編集機能
- Webクリッパー機能
複数人とリアルタイムで共同編集可能で、オンラインホワイトボードとしてチームで活用できます。
Web上の画像やテキストをワンクリックで直接ボードに保存できるので、Webサイトを参考にしながらスムーズにメモを作れます。
＜Milanoteの注意点＞
- クリエイティブ職以外には不向き
- 無料版の制限が大きい
手書きやテキストを駆使して、デザイン性の高いメモを残せる一方、テキストやファイルをシンプルに管理したいチームには不向きな可能性もあります。
無料版ではカード数が100個まで、ファイルアップロード数が10個までに制限されているので、多くの情報を残したい方は有料化が必須です。
＜Milanoteの料金体系＞
- 無料プラン：$0
- 個人プラン：$12.50/月（月払い）
- チームプラン(最大10名）：$49/月（年払い）
- チームプラン(最大50名）：$99/月（年払い）
＜比較表＞オンラインのメモ共有ツール一覧
「忙しくて、ツールを選定するのに時間をかけられない」という方は、以下の比較表を参考に、導入を検討しましょう。
| Stock【一番おすすめ】 | Google Keep | Evernote | OneNote | Dropbox Paper | Cosense（旧Scrapbox） | Milanote | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
誰でも簡単にメモを共有できるツール |
付箋形式でメモを残せるツール |
手書きメモも残せる多機能メモツール |
テキストを自由に配置できるツール |
あらゆる規模のチームで使えるツール |
メモを共同編集できるツール |
デザイン性の高いメモ共有ツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【×】※2023年10月で「ワークチャット機能」は廃止 |
【×】 |
【〇】※同社製品のTeamsとの連携が必須 |
【×】 |
【×】 |
【〇】※コメント機能でやりとりできる |
| 情報のリアルタイム共有 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
メモを一括共有できない |
使いこなすのが難しい |
作成・編集に慣れが必要 |
共有リンクには注意が必要 |
フォルダで階層管理できない |
クリエイティブ職以外には不向き |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料
※Googleアカウントが必要 |
・無料プランあり
・有料プラン：1,100円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プラン：1,079円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プラン：1,500円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プラン：1,100円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プラン：$12.50/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「OneNote」の詳細はこちら |
「Dropbox Paper」の詳細はこちら |
「Cosense（旧Scrapbox）」の詳細はこちら |
「Milanote」の詳細はこちら |
単純にメモの作成・共有ができるだけでは、業務の効率化にはつながりません。そのため、メモした情報を元にほかのメンバーとやりとりしたり、タスクを振り分けたりできるツールを使うべきなのです。
共同編集できるメモ共有ツールのメリット・選定ポイント
メモを共同編集できれば、情報を更新する役割を分散できるうえ、書き直したメモを都度共有する手間を軽減できます。そのため、メンバーが常に最新の情報を把握できるようになるのです。
ただし、共同編集できるツールを導入する場合は、以下の点を考慮して選びましょう。
- 「誰が編集しているのか」を把握できるか
- 編集履歴を確認できるか
情報を更新するタイミングが高頻度でバッティングすると、メンバーはストレスを感じてしまいます。そこで「〇〇編集中」というような表示がされれば、他のメンバーはタイミングをずらして書けるようになります。
複数人でひとつのメモを更新する場合、自分以外のメンバーがどこを更新したのか分かりづらいです。一方、「誰が、どこを更新したのか」がピンポイントで確認できれば、上から下まですべてを読み直す手間を軽減できます。
なかでも、誰でも簡単に使いこなせるメモツール「Stock」は、上記の条件に当てはまるだけでなく、編集履歴から復元も可能なので多くの企業に重宝されています。
LINE「ノート」は共同編集できない？代替ツールを紹介
LINEのオープンチャットである「ノート」は、現在、共同編集できません。
LINEのノートには、共同編集できるリレー機能がありましたが、2022年11月に廃止となりました。LINEは、代替方法として“ハッシュタグの利用”を推奨していますが、認識の齟齬を解消したい場合に、情報をリアルタイムで修正できない点が使いづらいと言えます。
そこで、代替ツールとして、複数人とリアルタイムで編集できる「Stock」のようなメモ共有ツールを導入しましょう。Stockはノート型のツールなので、LINEのノートのような感覚で、誰でも簡単に情報を残せます。
おすすめのメモ共有ツールまとめ
ここまで、おすすめのメモ共有ツール7選や、メモを共有すべき理由を解説しました。
メモ共有ツールを使えば、重要な連絡にタイムラグがなくなり、ほかのメンバーの進捗もすぐに把握できます。また、メモの共有機能だけでなく「メッセージ機能」「タスク管理機能」もあるツールであれば、共有したメモをもとに作業を進められるのです。
しかし、多機能なメモ共有ツールを導入しても、ITが苦手な社員は使いこなせない可能性が高いです。したがって「必要な機能に過不足のない、シンプルなメモ共有ツール」を導入しましょう。
結論、自社で使うべきツールは、「ノート」「メッセージ」「タスク」の機能を兼ね備えたツール『Stock』一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、メモの円滑な共有を実現しましょう。
