仕事のあらゆるシーンで活躍するメモですが、今日では多くの企業が「クラウドメモ」を活用して社内の情報管理を効率化させています。
クラウドメモは複数の端末に同期したり、複数人で共同編集したりできるため便利です。一方、クラウドメモの検討をしてはいるものの「種類が多く、どれが自社にマッチしているのか判断できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのクラウドメモと運用のメリットを中心にご紹介します。
- これまで紙でメモをしていたので、デジタル化に不安がある
- ITに詳しくないため、簡単に使えるクラウドメモを導入したい
- 無料かつ便利なクラウドメモであれば、すぐにでも運用を開始したい
という方はこの記事を参考にすると、クラウドメモを利用する明確なメリットが理解できるうえ、自社に最適なクラウドメモを導入するのに役立てられます。
目次
- 1 クラウドメモとは
- 2 オンラインでメモを共有できるクラウドメモ10選
- 2.1 【Stock】チームのメモを最も簡単に共有・管理できるアプリ
- 2.2 【Evernote】豊富な機能が特徴のメモアプリ
- 2.3 【Dropbox Paper】Dropboxのファイルとも連携できるアプリ
- 2.4 【Google Keep】メモ帳のように利用できるアプリ
- 2.5 【Qiita:Team】エンジニアチーム向けのメモアプリ
- 2.6 【Joplin】オープンソースの無料アプリ
- 2.7 【NotePM】社内wikiの作成に特化したアプリ
- 2.8 【esa】未完成の情報を育てるアプリ
- 2.9 【Simplenote】マルチデバイス対応のメモアプリ
- 2.10 【Scrapbox】一覧で情報をまとめられるアプリ
- 3 クラウドメモを使うメリット4選
- 4 おすすめのクラウドメモのまとめ
クラウドメモとは
クラウドメモとは、メモを端末本体ではなく、クラウド（インターネット上の保存場所）に保存するアプリです。
クラウドにメモを保存するので「スマホから作成したメモを、パソコンで確認する」ことができます。対して、メモを端末本体に保存するアプリの場合、ほかの端末からはメモにアクセス不可なうえ、端末が故障すればデータはすべて消失してしまうのです。
また、ビジネス利用を想定すると、端末を問わずに「メモ」を介して情報共有・管理するアプリとも言えます。クラウドメモはリアルタイムで変更内容が反映されるので、メンバー間でメモを共有しておけば、常に最新のメモを確認可能です。
このように、クラウドメモはインターネット上でメモをやりとりできるため、利便性が非常に高いと言えます。
オンラインでメモを共有できるクラウドメモ10選
以下では、おすすめのクラウドメモ10選をご紹介します。
一部のクラウドメモには、メモを作成した瞬間から任意のメンバーに共有される機能があります。そのため、あらゆる業務にクラウドメモを横展開すれば、従来の面倒なファイル管理から脱却して、社内で簡単に情報共有ができるようになるのです。
ただし、多機能なクラウドメモは使いこなすのが難しく、ITに詳しくない社員が多い環境では定着するまでに使われなくなってしまいます。したがって、誰でも簡単に操作できるツールを選びましょう。
結論、自社が導入すべきクラウドメモツールは、非IT企業の65歳でも説明なしで使いこなせて、メモをはじめとしたあらゆる情報をストレスなく共有可能な「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残したメモは瞬時に任意のメンバーへ共有され、直感的な「フォルダ」で分類しながら管理できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」で、話題が錯綜することなくコミュニケーションがとれる点が、ほかのツールにはない大きな特徴です。
【Stock】チームのメモを最も簡単に共有・管理できるアプリ
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
【Evernote】豊富な機能が特徴のメモアプリ
Evernoteはクラウドメモの中では知名度が高いアプリです。メモ以外の情報管理もできる機能が豊富に備わっています。
＜Evernoteの特徴＞
- あらゆるデータを残せる
- メモアプリとしては多機能
Evernoteのノートには、テキストだけではなく、ファイル・画像・音声などもまとめられます。
メモを残すだけではなく、パスワード機能・名刺のスキャン・タスク管理など、多様な機能が搭載されています。
＜Evernoteの注意点＞
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- FREEプランでは2台までしか同期できない
メモ以外の機能も多く、シンプルに使いたいケースには向いていない可能性があります。
FREEプランで同期できる端末が2台までなので、3台以上の端末で運用したい場合には、有料プランに加入する必要があります。
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：￥0
- PERSONAL：￥900/月（月間払い）
- PROFESSIONAL：￥1,100/月（月間払い）
- EVERNOTE TEAMS：￥1,100/ユーザ/月（月間払い）
【Dropbox Paper】Dropboxのファイルとも連携できるアプリ
Dropbox PaperはDropboxが提供する、メモの作成・保存ができるアプリです。
＜Dropbox Paperの特徴＞
- Dropboxとの連携が可能
- 汎用性が高い
Dropboxのアカウントがあれば無料で利用でき、ブラウザでメモの作成が可能です。また、Dropbox Paperのサイズは、通常のドキュメントファイルの30分の1しかないので、容量を圧迫する心配がありません。
あらゆるファイルの添付やToDoリストの作成、ドキュメントへのコメントなど、多様な用途に対応できます。
＜Dropbox Paperの注意点＞
- 共有リンクに管理に注意する
- インターネットの回線速度に影響される
メモは共有リンクを通して、外部のメンバーにも共有できます。一方、共有リンクさえ知っていれば誰でもアクセスできるので、徹底した管理が必要です。
ファイルのデータ量が多いと、インターネットの速度によってはアップロードに時間がかかります。
＜Dropbox Paperの料金体系＞
Dropboxユーザーは、Dropbox Paperを無料で利用できます。Dropboxのプランは以下の通りです。
- Professional：2,400円/月（月間払い）
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月間払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月間払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Google Keep】メモ帳のように利用できるアプリ
Google Keepは、Google社が提供するメモアプリです。
＜Google Keepの特徴＞
- Googleアカウントで利用可能
- 便利な機能が豊富
作成したすべてのメモは、Googleアカウント上に保存されます。そのため、Googleアカウントにアクセスできる端末であれば、PCとスマホの両方で利用可能です。
音声をテキストに変換する音声入力や、指先でメモができる手書き入力、設定した日時に通知させるリマインダーなど、便利な機能が豊富に搭載されています。
＜Google Keepの注意点＞
- メモの整理が難しい
- 共有には向いていない
Google Keepにはメモを整理するフォルダがありません。そのため、メモが増えるとその分、目的のメモを探し出すのに苦労する可能性があります。
複数のメモを一括で共有できる仕様ではなく、メモの共有は一つひとつ設定する必要があります。
＜Google Keepの料金体系＞
- すべての機能を無料で利用できます。
【Qiita:Team】エンジニアチーム向けのメモアプリ
Qiita:Teamは、Markdown記法に対応しており、文書を作成・共有する機能が搭載されたメモアプリです。
＜Qiita:Teamの特徴＞
- Markdown記法に対応している
- 情報へすぐにアクセスできる
Markdown記法に対応しており、読みやすい文書を作成できます。慣れていなくても補助ボタンを使えば、比較的簡単に編集が可能です。
検索や絞り込みをすれば、簡単に目的のメモにアクセスできます。
＜Qiita:Teamの注意点＞
- エンジニア向けである
高度な機能が豊富に搭載されていますが、エンジニア向けの機能が多いので、非エンジニアが使いこなすためには時間が必要です。
＜Qiita:Teamの料金体系＞
- Personal：500円/月（上限1ユーザー）
- Micro：1,520円/月（上限：3ユーザー）
- Small：4,900円/月（上限：7ユーザー）
- Medium：7,050円/月（上限：10ユーザー）
- Large：15,300円/月（上限：17ユーザー）
- Extra：15,300円/月〜（17ユーザー以上）
【Joplin】オープンソースの無料アプリ
Joplinはオープンソースの無料ノートアプリで、Markdown記法にも対応しています。複数のプラットフォームのアプリがあるので、どのようなデバイスでも動作します。
＜Joplinの特徴＞
- マルチプラットフォームに対応
- Evernoteのインポートが可能
WindowsやmacOSなどのデスクトップOS以外にもAndroid、iOSなどのモバイルデバイスでのアプリがあるので、あらゆる環境でも同じノートを使いたいという方に最適です。
Evernoteの代替アプリとして開発されたこともあり、Evernoteから乗り換えを検討している方には使いやすい機能が豊富です。
＜Joplinの注意点＞
- Markdown記法に慣れていないと難しい
メモはMarkdown記法で記入するので、慣れていない方はシンプルなメモツールがおすすめです。
＜Joplinの料金体系＞
- すべての機能を無料で利用できます。
【NotePM】社内wikiの作成に特化したアプリ
NotePMは、ドキュメント専用の情報共有サービスです。会議の議事録や、マニュアルなどの情報を社内で共有可能であり、社内情報を効率的に管理できます。
＜NotePMの特徴＞
- 既読確認ができる
- 目的の情報が見つけやすい
既読機能により記事を読まれたかが分かります。また、コメント機能も搭載されているため、コミュニケーションを気軽にとれます。
メモをフォルダで分類できるうえに、WordやPDFファイルの全文検索も可能です。
＜NotePMの注意点＞
- フリープランがない
30日間無料で試用できますが、試用期間以降は4,800円/月〜のプランを申し込む必要があります。
＜NotePMの料金体系＞
- プラン8：4,800円/月（上限：8ユーザー）
- プラン15：9,000円/月（上限：15ユーザー）
- プラン25：15,000円/月（上限：25ユーザー）
- プラン50：30,000円/月（上限：50ユーザー）
- プラン100：60,000円/月（上限：100ユーザー）
- プラン200：120,000円/月〜（上限：200ユーザー以上）
【esa】未完成の情報を育てるアプリ
esaは「情報を育てる」というコンセプトで設計された、編集途中でも気軽に情報を投稿できるメモアプリです。
＜esaの特徴＞
- WIP機能
- 社内の情報を一括管理
WIP（Work in Progress）とは、「書き途中」と明示したうえで情報を公開する機能です。
社内の情報をまとめて管理ができます。チームメンバーであれば誰でも編集でき、カテゴリの設定も可能です。
＜esaの注意点＞
- フリープランがない
- 使いこなすのが難しい
2ヶ月まで無料でトライアルができますが、トライアル期間以降は500円/ユーザー/月の有料プランを契約する必要があります。
Markdownやwebhookによるサービス連携など機能は豊富ですが、エンジニア向けの機能ばかりなので、非エンジニアには使いこなすのが難しいと言えます。
＜esaの料金体系＞
- ¥500/ユーザー/月
【Simplenote】マルチデバイス対応のメモアプリ
Simplenoteはシンプルなメモを残せるメモアプリです。
＜Simplenoteの特徴＞
- テキスト管理に特化
- 完全無料で使える
Simplenoteにはテキストのみが保存できます。
すべての機能を無料で利用できます。
＜Simplenoteの注意点＞
- 写真やファイルは保存できない
- 階層管理はできない
Simplenoteはテキストのみに対応するメモアプリであり、写真やファイルは一切保存できません。
メモを分類するフォルダ機能がないので、メモは増えるとその分だけ整理が難しくなります。
＜Simplenoteの料金体系＞
- すべての機能を無料で利用できます。
【Scrapbox】一覧で情報をまとめられるアプリ
Scrapboxは、チームでメモを共有できるアプリです。
＜Scrapboxの特徴＞
- メモは一覧形式で管理される
- 複数ユーザーで同時編集可能
Scrapboxのメモは、フォルダで分類されずに一覧形式でまとめられます。
チームメンバーと同時にメモを編集できます。
＜Scrapboxの注意点＞
- スマホのアプリがない
- 使いこなすのが難しい
Android・iOSに対応したアプリがないため、スマホではWebブラウザから利用する必要があります。
Scrapboxはエンジニア向けの機能が豊富に搭載されているので、非エンジニアには使いこなすのが難しい可能性があります。
＜Scrapboxの料金体系＞
- PERSONAL / EDUCATION：無料
- BUSINESS：1,100円/ユーザー/月
- ENTERPRISE：要問い合わせ（30ユーザー以上）
クラウドメモを使うメリット4選
ここからは、クラウドメモを利用すると得られる4つのメリットをご紹介します。
以下の内容をあらかじめ社内に周知しておけば、クラウドメモに対する社員の理解が進み、スムーズにツールを導入できます。
端末を問わずメモを確認できる
クラウドメモであれば、端末を問わずメモを確認できます。
クラウドメモは複数の端末から同じメモにアクセスできる仕組みになっており、リアルタイムで更新内容が反映されるのです。そのため、「移動中にスマホからメモをして、自宅や職場のパソコンでメモを確認する」使い方ができます。
このように、クラウドメモはアナログなメモ管理と比較すると、利便性が高い管理方法と言えます。
各メンバーへ情報共有しやすい
クラウドメモを活用すれば、仕事上で必要なメモを社内メンバーへ簡単に共有できます。
紙のメモでは内容をパソコンに打ち込む、写真を撮って画像をメールに添付するなど、共有までに工数がかかります。しかし、一部のクラウドメモでは、メモを記載した瞬間から任意のメンバーに共有される仕様なので、手間をかけずに共有できるのです。
また、メモにメッセージが紐づけられた「Stock」のようなクラウドメモであれば、仕事の情報管理と連絡業務が一か所で完結するため、より効果的に社内の情報共有を活性化できます。
紛失の心配がない
クラウドでメモを管理する場合は、メモの紛失リスクを解消できます。
紙のメモは常に紛失するリスクが伴い、仮にメモを紛失してしまうと情報漏洩の可能性もあるのです。とくに、仕事上ではメモ一枚であっても被害は大きなものになります。
一方、大切なメモがデータ管理されるクラウドメモでは、メモを紛失するリスクがありません。また、メモの編集中にも自動保存がされているので「保存をせずにメモを閉じてしまい、内容がすべて消えてしまった」という事態を防止できます。
このように、メモの紛失・消失による損失を考えれば、仕事のメモは紙ではなくクラウドメモに残すのが最善です。
操作性が良いアプリが多い
クラウドメモには、操作性が良いものが多いです。
クラウドメモは機能や仕様のアップデートが頻繁にあり、ユーザーが使いやすいように改良され続けています。一方、多機能なクラウドメモのように、ITに詳しい専門職向けにカスタマイズされていて使いこなすのが難しいものもあります。
そのため、チームで利用する場合には、メンバーのITリテラシーを見極めたうえで選定しましょう。とくに、ITリテラシーにばらつきがある非IT企業では、誰でも簡単に操作できるクラウドメモを選ぶ必要があります。
おすすめのクラウドメモのまとめ
ここまで、クラウドメモを利用すると得られるメリットや、おすすめのクラウドメモをご紹介しました。
クラウドメモには、メモを紛失する心配がなかったり社内でメモを共有しやすくなったりなど、多くのメリットがあります。しかし、多くの業務を効率化しようと機能の取捨選択を行わず、多機能なクラウドメモを選んでしまうと、操作が難しく次第に使われなくなってしまうのです。
そのため、選定時には「誰でもストレスなく使いこなせるか」を確認しましょう。操作しやすいクラウドメモツールであれば、社内のあらゆる業務に横展開もできます。
そこで、クラウドメモに必須の「情報共有機能」を過不足なく備え、メモの作成・管理を簡単に効率化できるツールのStockであれば、メモを起点とした情報共有にストレスが発生しません。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」にメモだけでなく、チームのあらゆる情報をストックしましょう。
