優先順位が分からないまま目先の業務に集中していると、やるべきことの抜け漏れから、自身やチームの負担を圧迫する事態になりかねません。このような状況を避けるには、仕事を細かく分けた「ToDo」を一つひとつこなしていく方法が有効です。
しかし、ToDoを適切に管理したいが「ToDoリストの作り方や、アプリの選び方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ToDoリストの作り方や、おすすめのアプリ3選を中心にご紹介します。
- ToDoリストの作り方を把握したい
- ToDoリストを作成・管理できるアプリを比較検討したい
- 誰でも簡単にToDoリストを作れる方法を探している
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、効率的なToDo管理でミスを防ぐ方法が分かります。
目次
ToDoリストとは
以下では、ToDoリストの概要やタスクとの違いについて解説します。「そもそもToDoとは何か」を理解し、効率化する重要性を社内メンバーへ伝えましょう。
ToDoリストの概要
ToDoの読み方は”トゥードゥー”で、仕事で発生する作業のうち「いずれ処理しなければならないが、明確な期限が定まっていないもの」を指します。つまり、「ToDoリスト」とは、ToDoを一か所にまとめて一覧にした「やることリスト」です。
ToDoリストは、作業の抜け漏れ防止に加え、完了まで適切に業務進捗を管理する目的で作ります。やるべきこと（ToDo）をリスト化すれば「何をすれば良いのか」と同時に「何をしなくても良いのか」も分かり、ムダな作業も減らせます。
また、ToDoは期限が明確でないことから、優先順位が曖昧になりやすいと言えます。そこで、ToDoをリスト化すると優先順位を立てられるようになり、緊急性の高い業務にリソースを割けるなど、業務の効率化が期待できるのです。
ToDoとタスクとの違い
ToDoと似た用語に「タスク」があります。タスクは「期限までにやるべきこと、しなければならないこと」を意味します。
たとえば、「営業先へのプレゼン資料」は、営業先とのやりとりがスムーズに進むように、タスクとして期限を設定しなければなりません。また、「作業Aが完了しなければ、取りかかれない作業B」など、後続業務に影響する場合も「タスク管理」すべきです。
以上のように、ToDoとタスクはいずれも「仕事で発生したやるべき作業」です。しかし、明確な期限が設定されているかの点で意味が異なるのです。
＜4ステップ＞効果的なToDoリストの作り方
以下では、ToDoリストの作り方を4ステップでご紹介します。「ToDoリストの作り方が分からない」「作ったことはあるが続かなかった」方は、以下のステップをもとに原因を突き止め改善しましょう。
ステップ1｜思いつくToDoをリストアップする
はじめに、思いつくToDoを洗い出しましょう。
抜け漏れなく洗い出すには、文字に書き出す方法が効果的です。また、業務の大小問わずリストアップしておけば、余すことなくルーチンワークとして日々の業務に組み込めるのでおすすめです。
また、「営業のアポイントメントをとること」が着地点となる場合は「商談リストを振り返る」「営業メールを見込み客に送信する」というように、やるべき行動が一目で分かる形にすると、スケジュールを立てやすくなります。
ステップ2｜ToDoをカテゴリごとに分ける
次に、ToDoをジャンルごとに分けて整理します。
ToDoのジャンルが整理されていない環境では、複数の業務が入り混じって優先順位が不明瞭になります。そのため、「アポイント前」「アポイント後」のようにToDoをカテゴライズしましょう。
このように、ToDoをカテゴリごとに振り分けることで、複数の仕事に携わっていても効率的に仕事を進められます。
ステップ3｜優先順位をつける
最後に、ToDoに優先順位を設定しましょう。ToDoに優先順位をつければ、限られた時間と労力を効率的に使えるようになります。
ToDoの優先順位付けには、緊急度と重要度の2つの軸を活用する「時間管理マトリクス」を用います。具体的には、以下の4つの分類にToDoを振り分けます。
1：緊急度が高い＆重要度が高い
2：緊急度が高い＆重要度が低い
3：緊急度が低い＆重要度が高い
4：緊急度が低い＆重要度が低い
1のToDoは最優先でとりかかるべき業務であり、4のToDoの優先順位は最も低いです。以上のように、緊急度と重要度の2つの軸でToDoを分類して、適切な優先順位を割り当てましょう。
ステップ4｜ToDoごとに締め切りを設ける
最後に、ToDoごとに締め切りを設けましょう。
予測した工数や時間をもとにToDoの締め切りを設定すれば、期限に合わせてスケジュールを調整できます。期限が明確でないとほかのメンバーが進捗を把握しづらいため、締め切りのない「ToDo」から締め切りのある「タスク」へと変更すべきなのです。
そして、「期限内に仕事が終わらない」事態を防ぐには、無理のない範囲で現実的な期限を設定するのがコツです。実際、タスクとタスクの間には「休憩」や「移動」などの計測しない時間もあるので、余裕を持った期限設定がポイントです。
ToDoリストを運用する3つのポイント
ToDoリストを作成しただけでは、リストがうまく活用されません。そのため、以下で紹介する「ToDoリストを運用する3つのポイント」を参考に、従業員が確実にToDoを完了できる環境をつくりましょう。
（1）ToDoを細分化する
ToDoは可能な限り分かりやすく細分化しましょう。
たとえば、「資料を作成する」という業務のなかには「データを分析する」「グラフにまとめる」など、複数の作業が含まれます。しかし、タスクが粗い状態で上司に報告すると、部下が業務にかけた時間と上司が予測した時間に乖離が生まれてしまうのです。
そのため、ToDoリストに記載する情報は、誰が見ても「何をどのくらいの時間をかけてするか」がわかる程度に細分化しましょう。
（2）定期的に見直す
定期的なToDoリストの見直しが必要です。
たとえば、1週間に1回は「ToDoの緊急度や重要度は正確か」「期限の設定は適切か」を見直しするルールを定めて運用しましょう。見直しの頻度は各企業や業務内容によって異なるものの、定期的に見直し、常に最適なリストを維持することが大切です。
また、メンバー全員でToDoリストを共有して上司がチェックする体制があれば、部下の仕事量が適切か判断できます。そのため、ToDoリストの見直しを、定期的な業務としてとり入れるべきなのです。
（3）いつでも確認できるようにしておく
時間や場所を問わず、すぐにToDoリストを確かめられると運用しやすくなります。
例えば、手書きノートで該当箇所を探すのでは時間がかかり、ExcelやGoogleスプレッドシートではファイルを開く手間が生じます。業務効率化のためのTodoリストにも関わらず、すぐに確認できない状態では意味がありません。
一方、「検索性に優れたToDo管理アプリ」を活用すれば、いつでも素早くやるべきことを確かめられるのです。たとえば、「Stock」のノートにTodoリストを作成すれば、高度な検索機能で目的の情報にすぐにアクセスできます。
＜無料で使える＞ToDoリストの作成・管理に役立つアプリ3選
以下では、ToDoリストの作成・管理に役立つアプリ3選をご紹介します。
ToDoリストで重要なのは、時間や場所を問わず使える「ToDo管理アプリ」を使うことです。とくに、ToDoを共有する機能があるアプリならば、個人だけでなくメンバー全員のやるべき業務を正しく管理できます。
ただし、企業単位でアプリを導入する際は「誰でも簡単に利用できるシンプルなアプリ」が前提条件となります。なぜなら、操作が難しいアプリや必要以上に多機能なアプリでは、ITツールに詳しくないメンバーが使いこなせず効率化が難しくなるためです。
結論、ToDo管理に最適なのは、スマホとPCの双方で使えて、非IT企業に勤める65歳以上の従業員でも簡単に使えるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはチェックリストを作成できるうえ、ToDoを「タスク」として紐づければ、複数の業務を抱えていても「テーマごとに」やるべきことが明確化されます。また、自身の担当タスクのほか、メンバー全員のタスクも一覧で確認できる点も便利です。
【Stock】誰でも簡単にToDoリストを作成・管理できるアプリ
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
https://www.stock-app.info/shiryou.html
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの料金＞
- フリープラン：無料
- ビジネスプラン：500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン：1,000円/ユーザー/月
各プランの詳細や金額は、下記「Stock資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Google ToDo リスト】Googleサービスと連携できるアプリ
＜Google ToDo リストの特徴＞
- Googleサービスと連携できる
- あらゆるデバイスから使える
Gmailの受信メールからToDoリストを作成したり、Google カレンダーにToDoを表示したりするなど、ほかのGoogleサービスと連携してToDo管理できる点が特徴です。
スマホ・タブレット・PCのいずれの端末にも対応しており、Googleアカウントがあれば、無料ですぐに使い始められます。
＜Google ToDo リストの機能・使用感＞
- GmailでToDo管理できる
- カレンダー上でToDoを作成・確認できる
Gmailで受信したメールを、そのままタスクとしてToDoリストに追加できるので、返信漏れを防止したい場合に役立ちます。
ToDoリストを作成するときに、日時を設定しておくと、ToDoをGoogleカレンダーへ反映させられます。そのため、スケジュールから漏れることなく、確実にToDo管理したい場合に便利です。
＜Google ToDo リストの注意点＞
- ToDoの共有機能がない
- 視覚的に分かりづらい
ToDoを共有するには「Google Chat」または「Gmail」で作成したスペース内で、ToDoを追加しなければなりません。
利用しているユーザーからは「視覚的に『ぱっと見、一目でわかる』それが、Google todoには無い」という声があります。（引用：App Store）
＜Google ToDo リストの料金体系＞
- Googleアカウントを持っていれば、すべての機能を無料で利用できます。
【Excel】表形式でToDo管理できるMicrosoft 365のアプリ
＜Excelの特徴＞
- 表形式でToDo管理できる
- カスタマイズの幅が広い
「ToDo内容」「期限」「担当者」「メモ」といった項目を設定すれば、表形式でToDo管理できます。
「文字のフォント・サイズ」「項目」などを自由に変更して、自社に合ったToDoリストを作成できます。
＜Excelの機能・使用感＞
- 豊富なテンプレート
- 関数機能
ToDoリストに使えるテンプレートが豊富に用意されているので、手間をかけずに体裁を整えたい場合に適しています。
データを入力するだけで計算される仕様を作れるため、本日から期限までの残りの日数を自動計算したい場合に役立ちます。
＜Excelの注意点＞
- ファイル管理が面倒
- 複雑人による同時編集ができない
Excelでは、ファイル形式でToDoリストを管理します。そのため、ファイルの数が増えると、管理しきれず保存場所が分からなくなり、目的の情報を見つけるのに時間がかかってしまう恐れもあるのです。
利用しているユーザーからは「Googleスプレッドシートのように、他ユーザーと一緒にオンタイム操作することができないのは残念なポイントです」という声があります。（引用：ITreview）
＜Excelの料金体系＞
以下は、一般法人向けの料金プランです。
- 無料プラン：0円
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Apps for business：1,236円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Standard/1,874円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月（年払い）
＜比較表＞ToDoリストの作成・管理におすすめのアプリ3選
以下では、ToDoリストの作成・管理におすすめのアプリ3選の比較表を紹介します。
| Stock【一番おすすめ】 | Google ToDo リスト | Excel | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
誰でも簡単にToDoリストを作成・管理できるアプリ |
Googleサービスと連携できるアプリ |
表形式でToDo管理できるMicrosoft 365のアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプル（中小規模の企業向けor数十人の組織向け） |
多機能 |
多機能 |
| 更新のしやすさ |
【〇】マルチデバイス対応 |
【〇】マルチデバイス対応 |
【×】逐一ファイルを開く必要がある |
| 共有のしやすさ |
【〇】メンバーのタスクも把握できる |
【×】Google ChatやGmailによる共有は可能 |
【×】複数人による同時編集ができない |
| アラート機能 |
【〇】時間を設定できる |
【〇】時間を設定できる |
【×】アラート機能は備わっていない |
| 注意点 |
シンプルさに特化しているので関数機能はない |
視覚的に分かりづらい |
ファイル管理が面倒 |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料 |
・無料プランあり
・有料プランは899円/ユーザー/月～
※Microsoftに搭載されているソフトなので、基本無料から使い始められる |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Google ToDo リスト」の詳細はこちら |
「Excel」の詳細はこちら |
無料で始められるものは「導入するハードルが低い」というメリットがある反面、機能に過不足が生じやすいなどのデメリットが伴います。そのため、導入のしやすさだけでなく、導入後に上手く活用できるかまで検討することが大切です。
チームのToDoリストの管理にアプリを使うべき3つの理由
以下では、チームのToDoリストの管理にアプリを使うべき3つの理由をご紹介します。Todoリストの効果を最大化したい担当者の方は必見です。
（1）情報とToDoを結びつけられる
1つ目に、情報とToDoを結びつけられる点です。
ToDoリストアプリには、タスクに関する情報を細かく記載できるものがあります。たとえば、設定したタスクとタスクの背景情報を、紐づけられるアプリであれば、情報をあちこち探すことなく業務を遂行できるのです。
したがって、アプリやタブを切り替えることなく、タスクを進められるTodoリストアプリを導入するのがおすすめです。
（2）ToDoをメンバーに割り振りできる
2つ目に、ToDoをメンバーに割り振りできる点です。
ToDoをメンバーに割り振りできる機能が備わったアプリを使えば、チームでプロジェクトなどを進めるのにも便利です。たとえば、「Stock」では、担当者がメンバーにタスクを依頼することができ、さらに、メンバーがタスクを完了すると担当者に通知されます。
その結果、逐一進捗を確認する手間を省けるだけでなく、他の人に割り振ったタスクも簡単に管理できるのです。
（3）メンバーのToDoを一覧表で確認できる
3つ目に、メンバーのToDoを一覧表で確認できる点です。
チーム向けのタスク管理アプリを使えば、個人のタスクだけでなく、他のメンバーのタスクも確認できます。また、検索機能が充実したアプリであれば、タスクを日付や担当者ごとに絞り込めるので「誰が・どの業務を抱えているのか」を把握できるのです。
以上のように、チームのTodo管理にアプリを導入すると、チームのタスクを全員で把握できるので、メンバー間で連携しやすい点がメリットです。
ToDoリストを使って得られる4つのメリット
以下では、ToDoリストを活用する4つのメリットをご紹介します。ToDoリストを使って得られるメリットを正しく把握すれば、メンバーも自発的にToDo管理に取り組めるようになります。
（1）ToDoの抜け漏れがなくなる
ToDoリストを作成すれば、やるべきことの抜け漏れを防げます。
複数の業務に携わり多くのメンバーと並行してやりとりをしていると、自身の抱える業務を忘れかねません。そこで、ToDoリストを作成し「後から業務を見返せる」状態にすることで抜け漏れを防ぐ必要があります。
このように、ToDoリストはタスク管理の負担を分散できるので、マルチタスクをこなすビジネスマンにとって必須の作業だと言えます。
（2）ToDoの優先順位が明確になる
ToDoリストがあれば、仕事に優先順位をつけて効率的に処理できます。
ToDoリストがなければ、思いついた作業から順にこなさなければなりません。一方、ToDoリストを手元に用意すれば、ToDoを文章化できるようになり、効率的に消化するための優先順位を付けられます。
結果として、各ToDoの優先度が可視化され、効率的に業務を進められます。このように、ToDoリストを使えばやるべきことに優先順位を設ける習慣がつけられるのです。
（3）スケジュールを立てられる
ToDoリストはスケジュール管理にも適しています。
具体的には、ToDoリストにある仕事とそれぞれの作業工数・予定時間を見積もれば、おおよそのスケジュールを把握できるのです。さらに、ToDoリストを作るために業務を細分化することで、より正確にスケジュールを立てられます。
ToDoリストを活用してスケジュールが事前に分かるようになれば、余裕を持ったスケジュール設定も可能になり、想定外のトラブルが起こっても柔軟な対応が取れます。
（4）ToDoを可視化できる
ToDoリストを活用すれば「これから何をすれば良いのか」が可視化できます。
ToDoリストは、溜まった仕事を整理するのに役立ち、リストを活用すればスムーズに仕事を進められるようになります。逆に、ToDoリストを活用しないとメールやチャットなどのさまざまな媒体に情報が分散するため、何から手を付ければ良いか分かりません。
また、ToDoを頭のなかで管理すると、業務が増えたときに重要なToDoを忘れる可能性があります。したがって、ToDoは目に見える形で一か所にまとめ、いつでも見直せるようにしておくべきなのです。
ToDoリストは紙のノートや付箋でも作れますが、管理が大変なうえに必要な情報を探し出す手間がかかります。そこで、「Stock」のような「時間や場所を問わず使えるToDo管理アプリ」がおすすめです。
ToDoの概要や作り方・おすすめアプリまとめ
これまで、ToDoリストのメリットや作り方、おすすめアプリを中心にご紹介しました。
ToDoリストを作るとToDoの抜け漏れがなくなるのはもちろん、優先順位をつけられたり、スケジュールを立てやすくなったりするメリットがあります。
ただし、ToDoリストを作るだけで、適切な管理と共有ができなければ意味がありません。そのため、ノートや付箋のように目的のToDoを探しづらい媒体ではなく、「必要な情報へすぐにアクセスできるビジネスチーム向けのToDo管理アプリ」を使いましょう。
一方、現場のリテラシーに合わない多機能なアプリではすぐに使われなくなるので、誰でも説明不要で使いこなせるほどシンプルな、ToDo管理アプリの「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、ToDo管理以外の業務に集中してリソースを割ける環境を作りましょう。
