優先順位がわからないまま目先の業務に集中していると、やるべきことが抜け漏れプロジェクト全体の遅れを招いてしまいます。このような状況を避けるには、仕事を細かく分けた「ToDo」を一つひとつこなしていく方法が有効です。
一方で、「ToDoを紙に書き出しても、チームのやるべきことまで把握できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ToDoの概要や作り方、おすすめのアプリを中心にご紹介します。
- ToDo管理ができず、業務の優先順位がわからない状況を解決したい
- 誰が何の仕事をしているのかが分からず、プロジェクトが円滑に進まない
- ToDoリストを紙で作るのは面倒なので、ITツールを使って効率的に管理したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、個人やチームのタスクを効率的に管理してミスを防ぐ方法が分かります。
目次
ToDoについて
以下では、ToDoの意味やToDoリストについて解説します。「そもそもToDoとは何か」を理解し、効率化する重要性をチームで認識を統一する必要があります。
ToDo（トゥードゥー）の意味とは？
ToDoの読み方は”トゥードゥー”で、意味はいつかするべきこと、しなければならないことです。具体的には、仕事で発生した作業のなかで「いずれ処理しなければならないが明確な期限が定まっていないもの」を指します。
ToDoとタスクとの違い
ToDoと似た用語に「タスク」があります。タスクは「期限までにやるべきこと、しなければならないこと」を意味します。
たとえば、「営業先へのプレゼン資料」は、営業先とのやりとりがスムーズに進むように、タスクとして期限を設定しなければなりません。
以上のように、ToDoとタスクはいずれも「仕事で発生したやるべき作業」です。しかし、明確な期限が設定されているかの点で意味が異なるのです。
ToDoリストとは？
「ToDoリスト」とは、ToDoを一か所にまとめて一覧にした「やることリスト」です。
ToDoリストは、作業の抜け漏れ防止に加え、完了まで適切に業務進捗を管理する目的で作ります。やるべきこと（ToDo）をリスト化すれば「何をすれば良いのか」と同時に「何をしなくても良いのか」も分かり、ムダな作業も減らせます。
また、ToDoをリスト化すると優先順位をつけやすくなるメリットもあります。したがって、優先順位をもとに期日を設定すれば、タスクとしても管理できるようになるほか、緊急性の高い業務にリソースを割けるため効率よく業務を進められるのです。
ToDoリストを使って得られる4つのメリット
以下では、ToDoリストを活用する4つのメリットをご紹介します。ToDoリストを使って得られるメリットを正しく把握すれば、メンバーも自発的にToDo管理に取り組めるようになります。
（1）ToDoの抜け漏れがなくなる
ToDoリストを作成すれば、やるべきことの抜け漏れを防げます。
複数の業務に携わり多くのメンバーと並行してやりとりをしていると、自身の抱える業務を忘れかねません。そこで、ToDoリストを作成し「後から業務を見返せる」状態にすることで抜け漏れを防ぐ必要があります。
このように、ToDoリストはタスク管理の負担を分散できるので、マルチタスクをこなすビジネスマンにとって必須の作業だと言えます。
（2）ToDoの優先順位が明確になる
ToDoリストがあれば、仕事に優先順位をつけて効率的に処理できます。
ToDoリストがなければ、思いついた作業から順にこなさなければなりません。一方、ToDoリストを手元に用意すれば、ToDoを文章化できるようになり、効率的に消化するための優先順位を付けられます。
結果として、各ToDoの優先度が可視化され、効率的に業務を進められますす。このように、ToDoリストを使えばやるべきことに優先順位を設ける習慣がつけられるのです。
（3）スケジュールを立てられる
ToDoリストはスケジュール管理にも適しています。
具体的には、ToDoリストにある仕事とそれぞれの作業工数・予定時間を見積もれば、おおよそのスケジュールを把握できるのです。さらに、ToDoリストを作るために業務を細分化することで、より正確にスケジュールを立てられます。
ToDoリストを活用してスケジュールが事前に分かるようになれば、余裕を持ったスケジュール設定も可能になり、想定外のトラブルが起こっても柔軟な対応が取れます。
（4）ToDoを可視化できる
ToDoリストを活用すれば「これから何をすれば良いのか」が可視化できます。
ToDoリストは溜まった仕事を整理整頓するのに役立ち、リストを活用すればスムーズに仕事を進められるようになります。逆に、ToDoリストを活用しないとメールやチャットなどのさまざまな媒体に情報が分散するため、何から手を付ければ良いか分かりません。
また、ToDoを頭のなかで管理すると、業務が増えたときに重要なToDoを忘れる可能性があります。したがって、ToDoは目に見える形で一か所にまとめ、いつでも見直せるようにしておくべきなのです。
ToDoリストは紙のノートや付箋でも作れますが、管理が大変なうえに必要な情報を探し出す手間がかかります。そこで、「Stock」のような、「時間や場所を問わず使えるToDo管理アプリ」がおすすめです。
ToDoリストを活用するときの注意点
ToDoリストにありがちな問題は「ToDoリストの作成・管理が面倒な点」です。
リストの作成は「ToDoの書き出し」「完了したタスクの削除」「タスクの並べ替え」などの、複数の作業が必要です。そのため、作業工程に手間がかかり、ToDoリストを用意したにも関わらず定着しない事態が起こるのです。
また、ToDoリストが紙やExcelであると、メンバー各自でToDoを管理するので、ToDoの共有はもちろん「該当のToDoの完了ステータス」も分かりにくくなってしまいます。
以上のような煩わしさを解消する手段としては、ToDo管理アプリが最適です。たとえば、ITツールをはじめて使うメンバーでも即日で使いこなせるほどシンプルな「Stock」を使うと、簡単に「ToDoの作成から共有までのフローを一元化」できます。
＜4ステップ＞ToDoリストの作り方
以下では、ToDoリストの作り方を4ステップでご紹介します。「ToDoリストの作り方が分からない」「作ったことはあるが続かなかった」方は、以下のステップを基に原因を突き止め改善しましょう。
ステップ1｜思いつくToDoをリストアップする
はじめに、思いつくToDoを洗い出しましょう。
抜け漏れなく洗い出すには、紙に書き出す方法が効果的です。また、担当業務に必要なToDoだけではなく、仕事をするなかで見つけた定型的なToDoもリストアップしておけば、ルーチンワークとして日々の業務に組み込めるのでおすすめです。
そして、ToDoの洗い出しが完了したら細分化します。たとえば「営業のアポイントメントをとる」ToDoの場合は「商談リストを振り返る」「営業メールを見込み客に送信する」のように、やるべき行動が一目で分かる形まで細分化することで、各ToDoの優先度を明確にしましょう。
ステップ2｜ToDoをジャンルごとに分ける
次に、ToDoをジャンルごとに分けて整理します。
ToDoのジャンルが整理されていない環境では、複数の業務が入り混じって優先順位が不明瞭になります。そのため、「クライアント別」「案件別」「チーム別」のようなジャンルを用意してToDoをカテゴライズしましょう。
このように、ToDoをジャンルごとに振り分けることで、複数の仕事に携わっていても効率的に仕事を進められます。
ステップ3｜優先順位をつける
最後に、ToDoに優先順位を設定しましょう。ToDoに優先順位をつければ、限られた時間と労力を効率的に使えるようになります。
ToDoの優先順位付けには、緊急度と重要度の2つの軸を活用する「時間管理マトリクス」を用います。具体的には、以下の4つの分類にToDoを振り分けます。
1：緊急度が高い＆重要度が高い
2：緊急度が高い＆重要度が低い
3：緊急度が低い＆重要度が高い
4：緊急度が低い＆重要度が低い
1のToDoは最優先でとりかかるべき業務であり、4のToDoの優先順位は最も低いです。以上のように、緊急度と重要度の2つの軸でToDoを分類して、適切な優先順位を割り当てましょう。
ステップ4｜ToDoごとに締め切りを設ける
最後に、ToDoごとに締め切りを設けましょう。
予測した工数や時間をもとにToDoの締め切りを設定すれば、期限に合わせて業務スケジュールを調整できます。逆に、期限を設定しないとほかのメンバーが作業内容を把握することが難しくなるため、締め切りのない「ToDo」から締め切りのある「タスク」へと変更するべきなのです。
そして、「期限内に仕事が終わらない」事態を防ぐうえでは、無理のない範囲で現実的な期限を設定するのがコツです。実際、タスクとタスクの間には「休憩」や「移動」などの時間もあるので、余裕を持った期限設定がポイントです。
【これ一択】ToDo管理におすすめのアプリ
以下では、ToDo管理におすすめのアプリをご紹介しました。
ToDoリストで重要なのは、作成や管理が面倒で続かない「紙やノートの管理」ではなく、時間や場所を問わず使える「ToDo管理アプリ」を使うことです。とくに、ToDoを共有する機能があるアプリであれば、個人だけでなくチームの効率化にも役立ちます。
ただし、チームや企業全体にアプリを導入する際は「誰でも簡単に利用できるシンプルなアプリ」が前提条件となります。なぜなら、操作が難しいアプリや必要以上に多機能なアプリでは、ITツールに詳しくないメンバーが使いこなせず効率化が難しくなるためです。
結論、ToDo管理に最適なのは、非IT企業に勤める65歳以上の従業員でも、簡単に使えるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にToDoを「タスク」として紐づければ、複数の業務を抱えていても「テーマごとに」やるべきことが明確化されます。また、あらゆるデバイスに対応しているので、時間や場所を選ばずに「ToDoの共有や入力ができること」もポイントです。
最も簡単にToDo管理を効率化するツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
ToDoリストを運用する3つのポイント
ToDoリストを作成しただけでは、リストが個人やチームで活用されることはありません。そのため、以下で紹介する「ToDoリストを運用する3つのポイント」を参考に、従業員が確実にToDoを完了できる環境をつくりましょう。
（1）ToDoを細分化する
ToDoは可能な限り分かりやすく細分化しましょう。
「何をすれば良いか」がすぐに判断できれば、作業内容を考える無駄な時間を減らせます。また、作業内容が具体的で、上司が部下の詳細な進捗状況をつかめるのです。
そのため、ToDoリストに記載する情報は、誰が見てもすぐに行動へ移せる程度に細分化しましょう。
（2）定期的に見直す
定期的なToDoリストの見直しが必要です。
たとえば、1週間に1回は「ToDoの緊急度や重要度は正確か」「期限の設定は適切か」を見直しするルールを定めて運用しましょう。見直しの頻度は各企業や業務内容によって異なるものの、定期的に見直し常に最適なリストを維持しなければなりません。
また、チーム全体でToDoリストを共有して上司がチェックする体制があれば、部下の仕事量が適切か判断できます。そのため、ToDoリストの見直しを、定期的な業務としてとり入れるべきなのです。
（3）いつでも確認できるようにしておく
時間や場所を問わず、すぐにToDoリストを確かめられると運用しやすくなります。
ToDoリストを作って業務を効率的に進めようとしているにもかかわらず、ToDoを確認すること自体に時間がかかるのは本末転倒です。そのため、目的のToDoをすぐに探し出せなければなりません。
手書きノートでは該当箇所を探すのでは時間がかかり、ExcelやGoogleスプレッドシートではファイルを開く手間が生じます。一方、検索性に優れたToDo管理アプリを活用すれば、誰でも素早くToDoリストを確かめられます。
そこで、目的のToDoを即座に見つけられる「Stock」のようなToDo管理アプリを導入して、今取り組むべきToDoを簡単に確かめましょう。
ToDoの概要や作り方・おすすめアプリまとめ
これまで、ToDoリストのメリットや作り方、おすすめアプリを中心にご紹介しました。
ToDoリストを作るとToDoの抜け漏れがなくなるのはもちろん、優先順位をつけられたり、スケジュールを立てやすくなったりするメリットがあります。そのため、業務を効率的に進めるのに役立つのです。
ただし、ToDoリストを作るだけで、管理できなければ意味がありません。したがって、ノートや付箋のように目的のToDoを探しづらい媒体ではなく、必要な情報へすぐにアクセスできるToDo管理アプリを使いましょう。
一方、現場のリテラシーに合わない多機能なアプリではすぐに使われなくなるので、誰でも説明不要で使いこなせるほどシンプルな、ToDo管理アプリのStock一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、ToDo管理以外の業務に集中してリソースを割ける環境を作りましょう。
