仕事でやるべき作業は、ToDo（トゥードゥー）リストにすると効率的に消化できます。メモ帳に箇条書きでToDoを並べると、やるべきことが一目で分かり優先順位をつけてこなせるのです。
一方で、「メモを使ったToDoリストをうまく使いこなせない」「メモ帳にわざわざ書くのが面倒」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メモを使ったToDoリストの管理方法やおすすめのメモ帳・アプリを中心にご紹介します。
- ToDoリストを使って、タスクの抜け漏れを減らしたい
- メモを使ったToDoリストの管理方法が知りたい
- 手書きでのToDoリスト作成は面倒だと感じている
という方はこの記事を参考にすると、「ToDoリスト」の効率的な作成方法や、活用の仕方が分かります。
目次
ToDoリスト（やることリスト）とは？
ToDo（トゥードゥー）とは、「いつかすべきこと、しなければならないこと」を指します。そして、ToDoを一か所にまとめて整理したものを「ToDoリスト（やることリスト）」といいます。
「タスク」と「ToDo」の違い
「タスク」と「ToDo」は混同されがちですが、両者にははっきりとした違いがあります。それは、明確な期限が設定されているかどうかです。
「タスク」は明確な期限が設定されている業務を指し、「ToDo」は明確な期限が設定されていない業務を指します。例えば、「週末に予定されているプレゼンの資料作成」の場合、タスクとして期限を設定しなければなりません。
したがって、タスクとToDoはどちらも「仕事においてしなければならない業務」ですが、期限があるかどうかという点で使い分ける必要があるのです。
ToDoリストには何を書く？書くべき内容
以下では、ToDoリストに書く内容についてご紹介します。
- 「ToDo（しなければならないこと）」
- 優先順位
- 期日
- ToDoごとの必要な情報
まずは、現在抱えている業務を書きだします。
「◎/〇/△」などの記号を使って、各ToDoの優先順位を明記しましょう。
各ToDoの期日を書くことで、タスク化して抜け漏れなく業務を進められます。
ToDoごとに必要な情報を紐づけて書くと、業務の効率が向上します。
以上のような内容で書き方を統一すると、より見やすいToDoリストを作成できます。また、「テンプレート機能」や「リマインダー機能」のあるタスク管理アプリを使用するのも、リスト作成の効率化に効果的です。
ToDoリストを作るメリット
ToDoリストを作ると、仕事を進めるうえでさまざまなメリットを得られます。以下は、ToDoリストを作成するメリットの一例です。
- たまった仕事を整理し、優先順位をつけやすくなる
- やるべきことが明確になる
- 仕事のスケジュールを立てやすくなる
以上のように、ToDoリストを作ると「やるべきこと」が明確になり、日々の仕事を計画的に進められるようになるのです。また、優先順位をもとに期限を設定すれば、タスクとして管理することができます。
メモを使ったToDoリストの管理方法とは？
ここでは、メモを使ったToDoリストの管理方法を、「紙のメモ帳」「テンプレート」「タスク管理アプリ」の3つに分けてご紹介します。それぞれのメリットとデメリットを把握しておけば、自社に適した管理方法を選べるようになります。
紙のメモ帳を使う
ToDoリストの管理方法として広く知られているのが、紙のメモ帳を使う方法です。
紙のメモ帳を使う場合はToDoを箇条書きし、完了するごとにチェックマークを付ける方法が一般的です。特別な知識がいらないため、誰でも簡単に始められる一方で、「タスクが溜まって続かなかった」ケースもよくあります。
したがって、紙のメモ帳でToDoリストを管理する場合は、タスクが溜まらないようこまめに整理したり、リマインダーアプリと併用したりなど、期日までに消化できるような工夫が必要です。
テンプレートを使う
Excelなどのテンプレートを使って、ToDoリストを管理する方法もあります。
テンプレートを使ってToDoリストを管理する場合、毎回ゼロから作る必要がないうえに簡単に使えるというメリットがあります。しかし、Excelの特徴として、ファイルに変更を加えた際にリアルタイムで他のメンバーに共有できません。
そのため、テンプレートはチームでの利用には向いてないと言えます。また、Excelのテンプレートの場合は、スマホでの表示に最適化されておらず、PCが使えない状況では不便に感じる可能性が高いです。
アプリでToDoを管理する
ToDoリストの効率化には「タスク管理アプリ」を使う企業が多いです。
タスク管理アプリには、ToDoを条件で絞り込んだり、期日の通知を設定したりできるものもあるため、紙のメモ帳で発生する「タスクが溜まって続かない」デメリットを防げます。
一方、自社で使いこなせないアプリを選ぶと、かえって効率が悪くなってしまいます。したがって、ITに不慣れな人でも使いこなせる「Stock」のように、シンプルなタスク管理アプリを使うのが成功の秘訣です。
手書きのToDoリストにおすすめのメモ帳
以下では、ToDoリストにおすすめのメモ帳を紹介します。
こちらは、ToDoリストとして使えるメモ帳の「ミドリ メモ ToDoリスト」です。
「日付」と「ToDo」を記入する欄があるほか、チェック欄も設けられています。ToDoが完了するたびにチェックマークを付ければ、未完了のToDoが一目で分かるので、仕事を順序良く進められるのが特徴です。
ただし、付箋ではなくメモであり、文書やPCに貼り付けられない点に注意しましょう。メモの管理方法を定めておかなければ、メモを紛失して「未完了のToDoが分からなくなった」となりかねません。
ToDoを手書きしたり、紛失しないように管理したりする手間を省きたい方は、スマホやPCで簡単にToDoを入力・管理できる「タスク管理アプリ」が最適です。
ToDoリストにおすすめのExcelテンプレート
ここでは、ToDoリストの作成に役立つExcelテンプレートを紹介します。
上記は「業務用テンプレート」のToDoリストのテンプレートです。期限や状態の記入項目だけではなく、優先度の選択欄が与えられており、どの作業から完了するべきか明確になります。
しかし、Excelのテンプレートを用いてToDoリストを作成すると、変更を加えた場合、リアルタイムで他の社員に共有できません。また、スマホ・タブレットでの表示に最適化されていない点にも注意が必要です。
【必見】紙のメモ帳でToDo管理が続かない理由
以下では、一般的な紙のメモ帳によるToDo管理が続かない理由をご紹介します。
紙のメモ帳でToDo管理が続かない理由には、「溜まったToDoを整理しづらい」「やり忘れに気づきにくい」の2点が挙げられます。また、Excelのテンプレートを使ったToDo管理は、「共有や更新が煩雑になる」というデメリットを抱えているのです。
一方、タスク管理アプリにはToDoを条件で絞り込んだり、期日までに通知したりする機能を備えており、紙やExcelのように管理の手間はかかりません。ただし、多機能なアプリは操作が難しく全社に浸透しないため、シンプルに使えるアプリを選びましょう。
結論、ToDo管理の効率化には、非IT企業の65歳以上の社員でも、すぐに使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockは「ノート」へ残した情報に紐づけられる「タスク」でToDoを管理でき、紙のメモ帳のように溜まったToDoがバラバラになることもありません。また、未完了のToDoがある場合は、設定した期日に通知されるので、仕事の抜け漏れも防げます。
最も簡単にToDoを管理できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜3ステップ＞ToDoリストの作り方
やみくもに”やるべきこと”を書き出すと、情報が入り乱れてToDo管理に失敗しかねません。以下では、ToDoリストの作り方を3ステップに分けてご紹介します。
ステップ1｜ ToDoを洗い出す
はじめに、やるべきことを洗い出しましょう。ここでのポイントは、「すぐに行動へ移せるレベルまでToDoを細分化すること」です。
たとえば、「プレゼン資料を準備する」というToDoを「構成を考える」「必要な資料を集める」「プレゼン用のスライドを作成する」のように細分化すると、具体的な手順や時間、やるべきことが明確になり、すぐにスケジュールを立てて動き始められるのです。
このように、ToDoリストを作っても、「何からやるべきか分からない」状態では動き出しが遅くなるため、ToDoはすぐに行動へ移せるレベルまで細分化して洗い出しましょう。
ステップ2｜ToDoに優先順位をつける
次に、ToDoに優先順位をつけましょう。下図のように横軸に「タスクの重要度」を、縦軸に「タスクの緊急度」をとると、優先順位がつけやすくなります。
以上の4つの領域にToDoを割り当てて優先順位を決めると、スケジュールを管理しやすくなり、結果的に多くの業務を消化できます。
ステップ3｜ToDoに期限を設ける
最後に、ToDoごとに期限を設けましょう。
ToDoごとに期限を設けることで、プロジェクト全体の締め切りを守れます。また、リマインダーアプリを併用すれば、期限自体を忘れることも防げて安心です。
また、期限は余裕をもって設定することが重要です。仮に想定外のトラブルで遅延が生じても、あらかじめ期限を設けていれば、余裕をもって対処できるのです。
ToDoリストを使いこなせない3つの理由
ToDoリストを上手く使いこなせていない原因として、業種や業務内容、組織規模を問わず、以下の3つの理由が考えられます。ToDoリストの効果を実感しない場合、実際の運用状況と照らし合わせて、以下から原因を突き止めましょう。
（1）ToDoの期限が分かりづらい
ToDoリストを上手く使いこなせていない原因のひとつに、「ToDoの期限が分かりづらいこと」が挙げられます。
手書きのToDoリストでは、期日を書き忘れることがあり「いつまでに消化すべきタスクか忘れる」事態になりかねません。また、無料のタスク管理アプリの多くは、期日を設けられない仕様ゆえに同様の問題が発生します。
そのため、期日を設定できるタスク管理アプリを使うのが、最も安心な管理方法です。さらに、期限が近づいたら通知で知らせる「リマインダー機能」があれば、タスクの抜け漏れも防げます。
（2）ToDoの優先順位を把握しづらい
次に、ToDoリストを整理していないので、優先順位が分かりづらいケースがあります。
ToDoを単純に箇条書きしたリストの場合、タスクの重要度や緊急度をすぐに判断できません。したがって、「ほかのタスクよりも重要なのか」「タスクの期限はいつか」を一目で分かるようにする必要があります。
解決法として、重要なタスクのみの表示や、タスクを期限順に並べ替えられるアプリの導入がおすすめです。例えば、期限の近いタスクが一目で分かる、「Stock」のようなタスク管理アプリを使って業務の優先順位を明確にしましょう。
（3）ToDoが溜まることに慣れてしまう
タスクが溜まることに慣れてしまうと、ToDoリストを上手く使えなくなります。
具体的には、タスクが溜まると次第に整理するのが面倒になり、結果として「完了したタスク」が放置され「未対応のタスク」が埋もれるのです。
解消方法のひとつとして、タスク管理アプリが挙げられます。アプリであれば、完了したタスクと未完了のタスクが自動的に分けられるため、ToDoリストには「未完了のタスク」だけが残ります。
以上のように、タスクが溜まることに慣れて紙のToDoリストを活用できていない場合は、未完了のタスクが一目で分かるアプリへ移行するのも一つの方法です。
メモを使ったToDoリストの管理方法まとめ
ここまで、メモを使ったToDoリストの管理方法やおすすめのメモ帳・アプリを中心にご紹介しました。
メモを使ったToDoリストの管理方法には「紙のメモ帳」「テンプレート」「タスク管理アプリ」の3つが挙げられます。紙のメモ帳やテンプレートを使ってToDo管理をすると、対処漏れやメンバー同士の担当業務の重複リスクを解消できないので、ToDo管理作業を効率化したい企業には不向きです。
一方、タスク管理アプリを使えば、タスクの絞り込みやリマインダー機能が備えられており、ToDo管理に紙のメモ帳のような手間はかかりません。ただし、操作が難しいアプリではメンバーが使いこなせず、形骸化する原因になるので「直感的に使えるアプリ」を選びましょう。
そこで、企業における効率的なToDo管理には、非IT企業の65歳以上の社員でも、すぐに使いこなせるほどシンプルなタスク管理アプリの「Stock」が必須です。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」でToDoを管理して、仕事を抜け漏れなくスムーズに進めましょう。
