業務の経過や結果を円滑に共有するには、報告書で分かりやすく伝えなければなりません。また、トラブルや作業ミスが発生したときも、上司に伝えたり相手に謝罪したりするために報告書づくりが必須です。
しかし、「分かりやすい報告書を書けない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、報告書の目的や書き方、種類別のテンプレートを紹介します。
- 報告書を分かりやすく書く方法を知りたい
- あらゆるシーンに備えて、報告書のテンプレートを用意しておきたい
- トラブルへ迅速に対応するために、短時間で報告書を作成したい
という方はこの記事を参考にすると、伝わりやすい報告書を簡単に作成できる方法が分かります。
目次
報告書を書く目的とは
報告書とは、業務で起きた事柄について書面（テキスト）で報告する資料を指します。
報告書を書く目的は、担当者の経験を適切に共有して、以降の営業活動に活かすことです。さらに、報告書には担当者の成果や仕事量が記載されているので、人事評価に利用することも可能です。
このように、報告書は第三者に向けて書かれるので、作成者は内容や意図が相手に伝わるように分かりやすくまとめなければなりません。また、円滑に情報を共有したりトラブルへ迅速に対処したりするために、スピーディに作成する必要もあります。
報告書とレポートの書き方の違い
報告書に似たものとして「レポート」がありますが、報告書とレポートには明確な違いがあります。
報告書には客観的な事実を中心に載せる一方、レポートには客観的な事実に加えて主観的な意見を載せることが求められます。
実際に起こったことを適切に伝えるために、報告書とレポートは「主観的な視点の有無」で差別化しなければなりません。
報告書を上手く書く方法
ここでは、報告書を上手く書く方法を紹介します。文面を見ただけで内容が伝わる報告書を作成するには、以下の5つのポイントに気を付けましょう。
（1）作成する背景を意識する
報告書を作成する前には「どのような背景でつくるのか」を明確にしましょう。
報告書は、作成する背景によってまとめ方を変える必要があります。
たとえば、重大なトラブルをトップ層に伝える報告書では、客観的な視点を中心にしつつ、現場従業員の所見が伝わるようにまとめなければなりません。また、現場特有の専門用語は避けて、状況が素早く把握できる書き方をする必要があります。
以上のように、「どのような内容を誰に対して伝えるのか」を確認し、適切な表現を心がけましょう。
（2）5W1Hを意識する
報告書を書くときは5W1Hを意識しましょう。
5W1Hとは「When（いつ）,Where（どこで）,Who（誰が）,What（何を）,Why（なぜ）,How（どのように）」の頭文字をとったものです。5W1Hに沿って報告書を作成することで、情報の過不足がなくなり意図が正しく伝わります。
このように、必要な情報を文面で伝えることが求められる報告書では、5W1Hの明示が必須です。
（3）表現を整える
報告書を作成したら、全体の表現を整えましょう。
文章に誤字・脱字がないことを確認するのはもちろん「助詞の重複」や「ですます調・である調の混合」はよく見られるミスなので注意が必要です。
また、社外向けの報告書では「儀礼に反していないか」「相手を尊重した表現になっているか」を入念に確認しなければなりません。不適切な表現で心証を損ねないように注意しましょう。
（4）報告先ごとに書き方を変える
次に、報告書を提出する相手によって書き方を変えます。
- 役員に提出する報告書
- 上司に提出する報告書
- 顧客に提出する報告書
役員は時間がないため、要点を端的にまとめる必要があります。また、現場の専門用語は極力控え、所見を必ず添えるなどの工夫をしましょう。
現場のことを隅々まで把握している上司には、可能な限り詳細な報告書を提出します。報告書をもとに意思決定をするため、A4用紙2〜3枚の情報量が適切です。
顧客に提出する報告書は、1枚目に要旨、2〜3枚目に詳細を書きます。また、「事実誤認がないか」「礼儀を欠いていないか」を欠かさずにチェックしましょう。
以上のように「誰へ報告するのか」を明らかにすることで、適切な報告書の書き方が分かるのです。
（5）項目を過不足なく埋める
最後に、報告書の項目を過不足なく埋めましょう。以下は、一般的な報告書に共通する項目の一覧表です。
| 報告書の項目 | 項目の内容 |
|---|---|
|
提出日 |
報告書を提出する日付を載せます。類似の報告書と区別するために、西暦（和暦）も載せましょう。 |
|
宛名 |
報告書を提出する相手の氏名と役職を載せます。 |
|
差出人 |
誰が提出したのかを明らかにするために、差出人の氏名と所属を載せます。 |
|
タイトル |
報告書の内容をイメージしやすいタイトルを付けます。 |
|
要旨 |
報告書全体を通して伝えたいことの概要を載せます。 |
|
詳細内容 |
補足説明や経緯など、相手に伝えるべき内容を載せます。 |
|
補足等 |
追加で伝える事項や添付資料があれば載せます。 |
以上の項目は原則として載せたうえで、必要に応じて項目を追加するのがおすすめです。
報告書を書くときの注意点
ここでは、報告書を書くときの注意点を3つ紹介します。以下を参考にして、効果的な報告書を作成しましょう。
- はじめに結論を書く
- 文体やフォントに気を付ける
- ITツールを活用する
冒頭に結論が書かれていれば、読み手は報告の全体像を掴んだうえで読み進められるようになります。そのため、はじめに結論を伝えることを徹底しましょう。
基本的に、文体は「です・ます調」、フォントは1種類のみを使いましょう。複数の文体やフォントを使うと読みづらくなってしまうので、書きはじめるまえに決めるのがおすすめです。
報告書は作成して終わりではなく、活用されてはじめて効果を発揮します。そのため、資料の作成から共有までをスムーズに一元化する「Stock」などのITツールを活用して、報告書を適切に管理しましょう。
以上を怠ると、読みづらく活用されない報告書となってしまいます。したがって、作成した報告書を無駄にしないためにも、上記の点は必ず守りましょう。
【必見】報告書の作成・共有・管理にツールが必要な理由
以下では、報告書の作成・共有にツールを使うべき理由を解説します。
報告書は迅速に共有しなければなりませんが、手渡しだとタイミングが合わなかったり、メールで提出するのは手間がかかったりして共有が遅れがちです。そこで、報告書を作成した瞬間から任意のメンバーに共有できるツールが必要です。
また、クレーム報告書や研修報告書など業務改善につながる資料は、社内に保存していつでも取り出せるようにしなければなりません。つまり、「報告書の作成だけでなく、共有から管理まで簡単に運用できるツール」が求められているのです。
したがって、導入すべきツールは、テンプレートで報告書が簡単に作成でき、共有と管理のストレスがない「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には「テンプレート」を活用して、業務に合わせたあらゆる報告書を作成できます。さらに、報告書ごとに「メッセージ」を紐づけられるので、部下に書き方を指導したり、報告に関する細かい連絡ができたりする点も特徴です。
ITに慣れていない方でも簡単に報告書を作成・共有できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
業務報告書の書き方例文
ここでは、業務報告書の書き方を例文で紹介します。以下を参考にして、実際に書くときのイメージを掴みましょう。
業務報告書
作成日：2023年5月9日
差出人：開発部 鈴木 一郎
宛名：総務部 佐藤 花子様
日時：2023年5月2日～5月8日
場所：東京都〇〇区××支店
業務内容
- 商品Aのパッケージ変更
- 商品Bの広告分析
- 商品Cの開発
消費者分析をもとに、商品Aの既存パッケージを変更することになりました。
商品Bの広告の効果測定を実施しました。
消費者のニーズを分析した結果、商品Cの開発を決定しました。
情報共有に必要な報告書の種類とは
以下では、ビジネスで使用頻度の高い報告書の種類を紹介します。
| 報告書の種類 | 利用目的の詳細 |
|---|---|
|
経緯報告書 |
・未解決のトラブルを経過報告する書類です。
・経緯報告書にはトラブルが発生した日時や場所のほかに、現状までの経過を載せます。時系列に整理すると分かりやすくなります。
・また、今後の対応策も載せることが一般的です。 |
|
謝罪報告書 |
・業務ミスを上司へ報告する書類です。
・謝罪報告書では冒頭に謝罪文を示したうえで、ミスの内容、経緯、原因、今回の対処、今後の対応策を載せます。
・再発を防ぐ目的があるため、具体的な対応策も示しましょう。 |
|
在宅勤務報告書 |
・在宅勤務の内容や進捗を上司に報告する書類です。
・具体的には、1日または1週間の目標、業務内容、進捗、成果、所感を載せます。
・コミュニケーションがとりづらい在宅勤務でも、報告書を運用することでメンバーの動きが把握しやすくなるのでおすすめです。 |
|
クレーム報告書 |
・顧客からのクレームを社内共有するための書類です。
・具体的には、顧客情報、クレーム内容、原因、対策を過不足なく載せます。
・クレーム報告書は製品やサービスの改善につながる貴重な情報なので、他部署のメンバーでも理解できる文章を心がけましょう。 |
|
研修報告書(レポート) |
・研修から得た成果を上司に報告する書類です。
・具体的には、研修日時や内容などの客観的な項目のほか、所感も記載します。
・ただし、ただ感想を述べるのではなく「どのように業務に応用するか」という観点で書きましょう。 |
|
調査報告書 |
・調査の概要から結果までを報告する書類です。
・目的や結果に加え、信憑性を担保するために調査方法も載せます。
・数値やグラフを使えば、調査概要から結果までが分かりやすくなります。 |
|
工事完了報告書 |
・工事内容や費用を元請け業者に報告する書類です。
・具体的には、施工内容や工期、費用などを載せます。費用明細が分かるように領収証の添付も必要です。
・また、工事の完了報告のために現場の写真を添付するケースもあります。 |
報告書は目的によって項目も様式も異なります。そのため、自社独自のテンプレートを登録して簡単に使える「Stock」のようなツールで一元管理する方法が最適です。
社内向け報告書のテンプレート一覧
以下では、各種報告書のテンプレートを紹介します。事前に構成が整えられているテンプレートを使って、報告書を短時間で作成しましょう。
経緯報告書のテンプレート
こちらは経緯報告書のテンプレートです。
未解決のトラブルを上司に報告するときに使えます。時系列に沿って構成されているので、経過を分かりやすく報告できる点もメリットです。
謝罪報告書のテンプレート
こちらは謝罪報告書のテンプレートです。
業務中の過失を取引先に謝罪するときに使えます。謝罪の例文がすでに載っているため、礼儀を欠く心配がありません。
在宅勤務報告書のテンプレート
こちらは在宅勤務報告書のテンプレートです。
リモートワーク勤務のメンバーが、業務内容や進捗状況を報告するときに使えます。テンプレートを使えば形式も統一でき、上司が報告書を確認しやすくなるのでおすすめです。
クレーム報告書のテンプレート
顧客から寄せられたクレームを社内で共有する「クレーム報告書」のテンプレートです。
テンプレート通りに作成すると分かりやすい報告書となるほか「クレーム内容を載せる→原因を分析する→対策を練る」という流れで適切に対処できるようになります。
研修報告書のテンプレート
研修で得た成果を上司に報告する「研修報告書」のテンプレートです。
報告書の作り方が分からない新人でも、本テンプレートを使えば短時間で作成できます。
調査報告書のテンプレート
こちらは調査報告書のテンプレートです。
業務上の調査の概要から結果までを報告するときに使えます。シンプルな構成なので、どのような業界の調査にも応用できる点がメリットです。
工事完了報告書のテンプレート
こちらは工事完了報告書のテンプレートです。
工事内容を元請け業者に報告するときに使えます。工期や工事内容、代金を載せるだけで完成しますが、領収証や現場の画像なども用意しておくと、顧客の要望に応えやすくなるのでおすすめです。
報告書の書き方やテンプレートまとめ
これまで、報告書の書き方やテンプレート、共有に役立つツールを紹介しました。
報告書の作成・管理にITツールを使えば、さまざまな種類の報告書を一元管理できるうえ、共有もスムーズになります。さらに、テンプレート機能も備えたツールであれば、作成時間を短縮して作業の効率化につながるのです。
ただし、メールやチャットのようなツールでは、他の話題と入り乱れてしまい、作業の抜け漏れの原因となります。したがって、「報告書単位でコミュニケーションが取れるツール」を使って効果的な管理・共有を実現しましょう。
結論、自社が導入すべきツールは、報告書などのあらゆる情報を保存できる「ノート」に「メッセージ」が紐づいた「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、「Stock」で報告書を作成して、共有から管理までを一元化しましょう。
