報告書の書き方とは？上司に伝わる基本構成・例文・テンプレートを解説

ビジネスシーンにおいて、報告書は業務の進捗や成果を正確に伝えるための重要なコミュニケーションツールです。その種類は多岐にわたり、社内外の関係者に対して情報を的確に共有する役割を担っています。

そのため、「報告書をどのように書けばよいかわからない」「何を書けば上司に伝わる報告書になるのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、報告書の基礎知識を解説した後に、基本的な書き方・テンプレート・例文を中心にご紹介します。

この記事でわかること

• 報告書を書く目的は、担当者の経験や見聞きした情報を適切に共有して、以降の業務に活かすことです。そのため、過去の報告書を検索できることが欠かせません。
• 上司が嫌がる報告書の特徴として、事実と意見が区別されておらず、具体性に欠ける点が挙げられます。紹介するテンプレート・例文・コツを参考にしましょう。
• 報告書の作成では、過去の報告書を探したり、作成した資料を整理したりする手間が発生します。報告書の作成・共有・管理を一元化できるツールが欠かせません。

報告書の基礎知識

はじめに、報告書の基礎知識を解説します。まずは、報告書の基本的な役割や種類、その他文書の違いを押さえておきましょう。

報告書とその他文書の違い

報告書とその他文書（レポート・日報・始末書・議事録）の違いを表に整理しました。（表は左右にスクロール可能です。）

報告書を書く目的は、「担当者の経験」や「見聞きした情報」を適切に共有して、以降の業務に活かすことです。さらに、報告書には担当者の成果や仕事量が記載されているので、人事評価に利用することも可能です。

このように、報告書は第三者に向けて書かれるので、作成者は内容や意図が相手に伝わるように分かりやすくまとめなければなりません。

報告書の種類

ビジネスで使用頻度の高い報告書は、主に以下の7種類です。

報告書は目的によって項目も様式も異なります。そのため、シーンにあったテンプレートを使える「Stock」のようなツールで、報告書を作成するのがおすすめです。

相手に伝わる報告書の構成

報告書は「標題」「作成日・差出人・宛名」「状況説明」「詳細内容」の4つの内容で構成されています。具体的な書き方は以下の通りです。

1.標題:報告の概要を端的に示します。

2.作成日・差出人・宛名:「報告書を作成した日付」「提出する相手の属性・名前」「作成者の属性・氏名」を記述します。

3.状況説明:日時や場所を記述します。

4.詳細内容:具体的な事柄や事例を記述します。見出しと小見出しからなる説明文で詳述するのが一般的です。

また、報告書を作成するときは、項目を過不足なく記載することが重要です。そのため、業務内容を記載するときは、以下の3つに細分化すると効果的です。

1. 要旨：報告書全体を通して伝えたいことの概要を載せます。
2. 詳細内容：補足説明や経緯など、相手に伝えるべき内容を載せます。
3. 補足等：追加で伝える事項や添付資料があれば載せます。

以上の項目は原則として載せたうえで、必要に応じて項目を追加しましょう。

上司が嫌がる報告書の書き方

提出した報告書に対して、よくある上司からの嫌がるポイントは以下の3点です。

・言いたいことが分からない
上司は限られた時間で判断を下す必要があるため、結論が後回しになると効率が悪く、誤解やストレスを招きやすいです。そのため、結論は冒頭で簡潔に伝え、その後に根拠や経過を書きましょう。

・事実と意見の区別がつかない
両者が混じると、上司は「何が実際に起きたことなのか」「どこまでがあなたの判断なのか」が分からず、正しい判断を下すことができません。報告書はまず事実を正確に伝えることが重要で、意見や提案はそれを踏まえた上で書く必要があります。

・具体性に欠けている
「多い・少ない・だいたい」などの表現は、人によって受け取り方が異なるため、正しい判断や改善に繋がりません。曖昧な言葉を避け、数字・日時・固有名詞などの具体的な情報を使いましょう。

報告書を提出する前に、上記の項目が当てはまっていないか確認しましょう。

【高評価】上司に褒められる報告書の書き方

ここでは、上司に褒められる報告書の書き方をご紹介します。文面を見ただけで内容が伝わる報告書を作成するには、以下の6つのポイントを抑えましょう。

（1）作成する目的を意識する

1つ目は、作成する目的を意識することです。

たとえば、「出張報告書」の場合、出張先での有益な情報や営業実績を報告し、営業スクリプトに反映させることが目的として挙げられます。また、「市場調査報告書」では、具体的な数値を照らし合わせ、今後の事業の方針を決定することが目的だと言えます。

以上のように、「どのような目的があり、報告書を作成するのか」を確認し、適切なまとめ方を心がけましょう。

（2）結論・要旨を明確にする

2つ目は、結論・要旨を明確にすることです。

たとえば、実践的な方法として「PREP法」が挙げられます。「Point（結論）」「Reason（理由）」「Example（具体例）」「Point（結論）」の頭文字で、結論→理由や具体例で補強→結論の順で記載します。

結論や要旨をはじめに記載することで、読み手は結論を知ったうえでその根拠を読み進められます。そのため、最初に結論を明確にした報告書は、相手に伝わりやすいのです。

（3）5W1Hを意識する

3つ目は、5W1Hを意識することです。

5W1Hとは、「When（いつ）,Where（どこで）,Who（誰が）,What（何を）,Why（なぜ）,How（どのように）」の頭文字をとったものです。5W1Hに沿って報告書を作成することで、情報の過不足がなくなり意図が正しく伝わります。

報告書に記載する情報に不備があった場合、社内間だけでなく、顧客や取引先とのトラブルにも発展する可能性があります。そのため、報告書を作成するときには5W1Hを意識して、記入漏れがないよう注意して作成しましょう。

（4）表現を整える

4つ目は、表現を適切に整えることです。

文章に誤字・脱字がないことを確認するのはもちろん「助詞の重複」や「ですます調・である調の混合」はよく見られるミスなので注意が必要です。

また、社外向けの報告書では「儀礼に反していないか」「相手を尊重した表現になっているか」を入念に確認しなければなりません。不適切な表現で心証を損ねないように注意しましょう。

（5）報告先ごとに書き方を調整する

5つ目は、報告先ごとに書き方を調整することです。

役員に提出する報告書

役員のなかには、多忙なスケジュールによって確認に多くの時間を割けないという方もいるため、要点を端的にまとめる必要があります。また、現場の専門用語は極力控え、所見を必ず添えるなどの工夫をしましょう。

上司に提出する報告書

現場のことを隅々まで把握している上司には、可能な限り詳細な報告書を提出します。報告書をもとに意思決定をするため、A4用紙2〜3枚の情報量が適切です。

顧客に提出する報告書

顧客に提出する報告書は、1枚目に要旨、2〜3枚目に詳細を書きます。また、「事実誤認がないか」「礼儀を欠いていないか」を欠かさずにチェックしましょう。

（6）グラフや表を活用する

6つ目は、グラフや表を活用することです。

数値を含む情報は、テキストだけだと見づらく、相手に伝わりにくくなってしまう可能性があります。一方、グラフや表では、視覚的に数値を把握できます。

したがって、報告書を作成するときには、視覚的に分かりやすいことを心がけましょう。たとえば、テキストだけでなく表や画像も添付できる「Stock」のようなツールであれば、視認性が良い報告書を作成できます。

報告書を作成するときによくある3つの悩み

報告書を作成するときによくある悩みは、以下の3つです。

• 毎回ゼロから作成している
  報告する内容が毎回異なるとはいえ、書式や記載項目まで一から考えると手間がかかります。過去の報告書を参考にしたくても、すぐに見つからないケースもあります。

• 提出後に「前回の報告書を見せて」と言われる
  過去の報告書が担当者のパソコンやメールに残っていると、必要な資料を探すのに時間がかかります。担当者が不在の場合は、確認自体に時間がかかることもあります。

• Excel・Wordのファイル数が増えすぎる
  報告書をExcelやWordで作成していると、月ごと・案件ごとにファイルが増えていきます。保存場所が分散すると、最新版や必要な過去資料を探しにくくなります。

このように、報告書の作成では、過去の報告書を探したり、作成した資料を整理したりする作業にも手間がかかります。 とくに報告書が大量発生する職場では、作成した報告書を個人で保管するだけでなく、チームで共有・蓄積できる環境を整えることが重要です。

【必見】社内・社外の報告書を効率的に運用する方法

以下では、社内・社外の報告書を効率的に運用する方法を紹介します。

報告書は、トラブル対応や業務ノウハウなどのナレッジを含むため、過去の事例を振り返れるように適切に管理できるツールで蓄積すべきです。迅速に共有しなければ、報告した内容がその場限りの情報になってしまいます。

また、報告書をExcelやWordで作成・共有している職場は少なくありません。ExcelやWordは報告書そのものを作成するには便利ですが、作成後の共有・蓄積・検索まで一元的に管理することには限界があります。

そのため、報告書を「作成して提出するもの」として扱うだけでなく、社内に蓄積していくことが重要です。こうした条件に当てはまるのが、報告書の作成・共有・管理を一元化でき、高度な検索機能で必要な報告書に即アクセスできるツール「Stock」です。

Stockの「ノート」には、簡単な操作でテンプレートの作成・呼び出しができるほか、作成した報告書は任意のメンバーにリアルタイムで共有可能です。また、シンプルな「フォルダ」管理や、高度な「検索機能」によって、過去の報告書もすぐに振り返れます。

報告書の作成・共有・管理を一元化できるツール「Stock」

https://www.stock-app.info/

＜Stockをおすすめするポイント＞

1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
   「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
   作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
   直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

＜報告書をStockで作成するイメージ＞

Stockの「ノート」にGoogleフォームのURLを貼り付け、アンケート実施の背景などを記載すれば、意見を募る理由が社内メンバーに分かりやすく伝えられます。また、ノートの内容は「フォルダ」や「検索機能」で簡単に見つけられるので探す手間がかかりません。

さらに、ノートに紐づく「メッセージ」で社内メンバーに直接告知をしたり、「タスク」で回答を忘れないように設定したりすることも可能です。

＜社内・社外向け＞報告書テンプレート・フォーマット7選

以下では、各種報告書のテンプレートをご紹介します。事前に構成が整えられているテンプレートを使って、報告書を短時間で作成しましょう。

経緯報告書のテンプレート

こちらは経緯報告書のWordテンプレートです。

未解決のトラブルを上司に報告するときに使えます。時系列に沿って構成されているので、経過を分かりやすく報告できる点もメリットです。

「テンプレート・フリーBiz」の経緯報告書のテンプレートの詳細はこちら

謝罪報告書のテンプレート

こちらは謝罪(経緯)報告書のWordテンプレートです。

業務中の過失を取引先に謝罪するときに使えます。謝罪の例文がすでに載っているため、礼儀を欠く心配がありません。

「フリー雛形」の謝罪報告書のテンプレートの詳細はこちら

在宅勤務報告書のテンプレート

こちらは在宅勤務報告書のExcelテンプレートです。

リモートワーク勤務のメンバーが、業務内容や進捗状況を報告するときに使えます。テンプレートを使えば形式も統一でき、上司が報告書を確認しやすくなるのでおすすめです。

「テンプレートBANK」の在宅勤務報告書のテンプレートの詳細はこちら

クレーム報告書のテンプレート

顧客から寄せられたクレームを社内で共有する「クレーム報告書」のWordテンプレートです。

テンプレート通りに作成すると分かりやすい報告書となるほか「クレーム内容を載せる→原因を分析する→対策を練る」という流れで適切に対処できるようになります。

「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」のクレーム報告書のテンプレートの詳細はこちら

研修報告書のフォーマット

研修で得た成果を上司に報告する「研修報告書」のWordフォーマットです。

報告書の作り方が分からない新人でも、本フォーマットを使えば短時間で作成できます。研修の内容はもちろん、自身の所感を記載する欄が設けられてるのが特徴です。

「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」の研修報告書のフォーマットの詳細はこちら

調査報告書のフォーマット

こちらは調査報告書のWordフォーマットです。

業務上の調査の概要から結果までを報告するときに使えます。シンプルな構成なので、どのような業界の調査にも応用できる点がメリットです。

「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」の調査報告書のフォーマットの詳細はこちら

工事完了報告書のフォーマット

こちらは工事完了報告書のExcelフォーマットです。

工事内容を元請け業者に報告するときに使えます。施工日や材料、図面を載せるだけで完成しますが、領収証や現場の画像なども用意しておくと、顧客の要望に応えやすくなるのでおすすめです。

「フリーテンプレート」の工事完了報告書のフォーマットの詳細はこちら

＜種類別＞報告書の文例・ポイント4選

ここでは、報告書の文例やポイントをご紹介します。以下を参考にして、実際に書くときのイメージを掴みましょう。

業務報告書の例文

業務報告書は業務内容を記すものなので、項目ごとに正確に内容を記す必要があります。他の部署の方でも伝わりやすいように、専門用語を使わずに説明するのがポイントです。

研修受講報告書の例文

研修受講報告書には、研修で学んだことや課題、改善策を書きます。課題と改善策では、すぐに実践できるような内容を書くのがポイントです。

商談・打ち合わせ報告書の例文

商談・打ち合わせの目的や決定事項を簡潔に書いたうえで、経緯/詳細を時系列順に書き並べるのがポイントです。

社内トラブル報告書の例文

再発を防止するためにも、トラブルの詳細や対策を抜け漏れなく記載しましょう。

報告書提出前最終チェックリスト

報告書を提出する前に、以下の項目を確認しましょう。

報告書は、内容が正しいだけでなく、読み手が必要な情報をすぐに把握できる状態に整えることも重要です。提出前にチェックリストを一通り確認し、記載漏れや誤りがない状態で提出しましょう。

報告書の書き方・テンプレートまとめ

これまで、報告書の書き方やテンプレートを中心にご紹介しました。

報告書を書く目的は、担当者の経験や見聞きした情報を適切に共有して、以降の業務に活かすことです。そのため、報告書を作成するときには、作成する目的・5W1Hなどを意識し、上司に伝わりやすい構成にすることが欠かせません。

しかし、Excel・Wordを用いた報告書運用では、ファイル数が増えすぎることで、過去の報告書を探すことが難しくなります。報告書の作成・管理を一元化するツールを導入することで、過去の報告内容がチームの資産となるのです。

なかでも、報告書業務にあたり、毎回フォーマットを整える手間と過去の報告書を探す手間を無くすのに最適なのは、テンプレート機能×検索機能で、報告書の作成・共有・管理を一元化するツール『Stock』です。

無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、テンプレートを使って報告書作成業務を効率化しつつ、「作って終わり」にしない運用を実現しましょう。