プロジェクトを成功させるには、マネージャーが中心となってプロジェクト全体を管理しなければなりません。正しくプロジェクト管理しなければ、無駄な費用が発生したり、納期に遅れたりする事態につながります。
しかし、実際には「プロジェクト管理の方法が分からず、上手く管理できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクト管理の概要やよくある課題、使いやすいツールの選び方を中心に解説します。
- プロジェクトの進捗が分からず対応漏れが発生しているプロジェクトリーダー
- Excelやチャット、メールなど複数のツールに情報が散らばって困っている管理職
- 自社に適したプロジェクト管理ツールを知りたい業務改善担当者
上記に当てはまる方は、この記事を参考にすると、プロジェクト管理の概要が分かるだけでなく、自社に最適な管理方法が見つかります。
目次
プロジェクト管理とは
プロジェクト管理とは、目的を達成するために「いつ・誰が・何をやるか」を整理し、計画通りに業務を進めるための取り組みです。以下では、プロジェクト管理に必要な項目や、押さえておくべき3大要素を解説します。
プロジェクト管理の目的
プロジェクト管理には以下の2つの目的があります。
- 利益を最大化させる
プロジェクト管理でタスク、スケジュール、要員、予算などを管理すれば、リソースを適切に配分して無駄を削減でき、利益の最大化につながります。 - スケジュールを遵守させる
プロジェクトの納期を確実に守るためにはスケジュール管理が必須です。作業を抜け漏らさないためにも「誰が、いつまでに、何をするのか」をメンバー全員が確認できるようにしましょう。
このように、プロジェクトを計画通りに進め、成果を上げるためにプロジェクト管理は必須なのです。
プロジェクト管理に必要な項目
プロジェクトを正しく管理するには、業務に必要な項目をあらかじめ整理しておく必要があります。
管理すべき項目が曖昧なままだと、作業の抜け漏れやスケジュール遅延といったトラブルに直結します。そのため、事前に以下の管理項目を可視化し、担当者が変わったり予期せぬトラブルが起きたりしても落ち着いて対処できるようにする必要があるのです。
| 管理項目 | 内容 |
|---|---|
| 目標・ゴール | プロジェクトで達成すべき成果物や最終的な期日 |
| タスク | ゴールに到達するために必要な個々の作業内容 |
| 担当者 | 各タスクを実行・責任を負う人物 |
| スケジュール | 作業の開始日と終了予定日（締め切り） |
| 進捗状況 | 未着手・進行中・完了などの作業状態 |
このように、あらかじめ管理項目を一覧化して全員で共有することで、チーム全員が迷わず業務を進められるようになります。
プロジェクト管理の3大要素
プロジェクト管理では、「作業の範囲」「納期（時間）」「コスト（費用・人件費）」の3大要素のバランスを取ることが極めて重要です。
どれかひとつの要素を変更した場合、残りの要素も調整しなければ計画が簡単に破綻してしまいます。また、無理な計画のまま進めると、現場の負担が増えるだけでなく、納品の遅れや品質低下につながります。
たとえば、途中で「追加でこの作業もやってほしい」と作業範囲が広がった場合、当初の納期のまま進めることはできません。そのため、納期を延ばすか、人員を増やしてコストをかけるといった調整が必要になります。
このように、プロジェクトを成功させるためには、常に3つの要素のバランスを意識しながら進捗をコントロールする必要があるのです。
プロジェクト管理を成功させる4つの手順・コツ
以下では、プロジェクト管理におすすめの手法を解説します。自社のプロジェクト管理に取り入れて、プロジェクトの成功につなげましょう。
（1）目標と範囲を明確にする
まず、プロジェクトのゴールと業務範囲を明確に設定します。
ゴールや範囲が不透明なまま作業を始めると、途中で無駄な作業が増えたり、メンバー間で「どこまでやるべきか」の認識にズレが生じてしまいます。結果として期日に間に合わなくなるリスクが高まるのです。
たとえば、「マニュアルを作成する」という目標の場合、どの部署の、どの業務範囲を、いつまでに完成させるかまで具体的に文章化します。このように、目標と範囲を厳格に決めておくことで、チーム全員が同じ方向に迷いなく動けるようになります。
（2）タスクを細分化してリストアップする
目標が決まったら、目標達成に必要なタスクを細分化してリストアップします。
細かく作業が決まっていないと、具体的に何から手を付ければよいか分からず、後回しにされがちです。また、作業漏れの原因にもなります。
たとえば、「商品の説明会準備」ではなく、「会場の空き確認」「案内メール送信」「資料の印刷」「アンケート作成」まで作業を分解します。このように、細分化することで、誰が・いつまでに・何をやるべきかが一目で分かり、タスクの抜け漏れを防げるのです。
（3）進捗状況と情報をチーム全体で共有する
作業を細分化してタスク化したら、現在の進捗状況や関連する資料・情報をチーム全員でリアルタイムに共有します。
進捗状況が共有されていないと、特定の担当者の作業が遅れていても周囲が気づけず、問題が大きくなってから発覚しかねません。その結果、フォローが遅れ、チーム全体のスケジュールに遅延が発生してしまうのです。
そこで、週1回の定例会議で口頭報告するだけでなく、全員がアクセスできる場所に日常的に進捗状況ややり取りの履歴を残すことが重要です。常に最新の状況を共有できれば、遅れやトラブルが発生した場合でも、周囲が早い段階で気づいてフォローできます。
（4）定期的に振り返り・改善をする
最後に、定期的に振り返り・改善をします。
プロジェクトは、当初の計画通りにすべてが進むことは少なく、途中で予期せぬ仕様変更やトラブルが発生します。放置すれば計画とのズレは広がる一方であり、重大な問題・トラブルにつながる恐れもあるのです。
こうした状態を防ぐ一例として、週末に15分程度の時間を設けて「今週遅れたタスクの原因」を確認し、翌週の担当者の負荷やスケジュールを調整する方法があります。定期的に運用を見直すことで、同じミスを繰り返さずにプロジェクトを進められるのです。
プロジェクト管理方法ごとの限界と課題
プロジェクト管理を進める中で、多くの現場が情報共有や進捗の把握に悩まされています。ここでは、従来の管理手法で起きがちな課題と限界を解説します。
| 管理手法 | よくある限界・課題 | 向いている会社 | 向いていない会社 |
|---|---|---|---|
| 紙・口頭共有 | 記録が残らず、言った言わないの行き違いや引き継ぎ漏れが頻発する | 1〜2名の小規模で、常に同じ場所にいて会話できる会社 | 複数人で業務を進め、担当者の不在や交代が発生する会社 |
| Word・Excel | ファイルを開くまで中身が分からず更新作業の手間から形骸化しやすい | PC操作が得意で、数値や複雑なデータの管理が必要な会社 | 現場移動が多くスマホから素早く進捗を確認・共有したい会社 |
| ビジネスチャット | やり取りがタイムラインで流れてしまい、あとから指示や資料を探せない | スピード重視で、一時的な連絡ややり取りが多い会社 | 複数プロジェクトが並行し、過去の決定事項や資料を後で見返したい会社 |
| プロジェクト管理ツール | 多機能で操作も難しく、入力の負担から現場で使いこなせず形骸化する | IT専任担当がおり、複雑な工程管理を必要とするIT・開発企業 | ITに詳しくないスタッフが多く、まずはシンプルな管理から始めたい会社 |
紙・口頭共有：情報が残らず引き継ぎ漏れが起きる
紙や口頭での共有だと、情報が残らず共有・引き継ぎ漏れが発生しがちです。
やり取りの履歴や決定事項がデータとして残らないため、担当者しか状況が分からない「属人化」が簡単に起きてしまいます。そのため、複数人で業務を進めたり、担当者の交代が頻発する作業があったりする会社には向いていません。
たとえば、口頭で伝えた仕様変更が別のメンバーに共有されておらず、間違った手順で作業が進んでトラブルになることがあります。このように、紙や口頭に頼った管理は、「言った・言わない」の行き違いが生じやすいため、小規模な環境以外では限界があるのです。
Word・Excel：ファイルを開くまで中身が分からず更新が途絶える
Word・Excelなどのファイル共有だと、ファイルを開くまで中身が分からず更新が途絶えやすくなります。
パソコンを起動してファイルを探し、開いて入力するという手間がかかるため、忙しい現場スタッフは次第に最新の進捗を更新しなくなります。そのため、複雑な数値管理をする専門部署には向いていますが、移動が多い会社やスマホ中心の運用には適していません。
また、各自のパソコン内に似たファイルが複数作成され、どれが本当の最終データか分からなくなり、結局電話や口頭で確認し直す状況も発生しがちです。このように、ファイル管理は、更新の手間から手入力が途絶え、管理表自体が簡単に形骸化してしまいます。
ビジネスチャット：やり取りが流れて過去の指示や資料を探せない
ビジネスチャットを使って情報を共有すると、やり取りが流れて過去の指示や資料を探しづらいです。
流動的なやり取りを得意とする反面、メッセージがタイムライン上にどんどん流れて、重要な決定事項や添付資料が埋もれてしまいます。そのため、一時的・緊急の連絡には適していますが、複数プロジェクトを管理するのには向いていません。
たとえば、タスクの締め切りを確認するために、チャットの過去ログを何分もさかのぼって探すといった無駄な時間が発生します。このように、情報の流れが早いチャットだけでは、過去の指示や資料をすぐに見返すことができず、資料探しの負担が増えるのです。
プロジェクト管理ツール：多機能で操作も難しく形骸化する
プロジェクト管理ツールは、多機能で操作が難しく形骸化しやすいです。
画面上に専門用語や複雑な設定が多く、ITに詳しくないスタッフが操作方法を覚えきれません。そのため、複雑な工程管理を必要とするIT・開発企業には適していますが、IT専任担当がいない中小企業や現場主体の組織には不向きなのです。
たとえば、一部の詳しいメンバーしかツールに入力しなくなり、画面上の進捗状況と実際の現場の動きに大きなズレが生じるようになります。このように、機能が多すぎるツールは、入力や管理の負担を増やすだけで、最終的に使われなくなってしまうのです。
プロジェクト管理ツールの選定ポイント3選
現場の混乱を防ぎ、全員が継続して使い続けられるツールを選ぶためにはコツがあります。ここでは、ツール選びで失敗しないためのポイントを3つ解説します。
（1）ITに詳しくない人でも直感的に使えるか
1つ目は、ITに詳しくない人でも直感的に使えるかという点です。
チーム内に1人でも操作につまずくスタッフがいると、その人の進捗情報が共有されず、チーム全体で管理できなくなってしまいます。そのため、ITリテラシーに関係なく使えるシンプルなツールを選ぶべきです。
たとえば、「ノートに文字を書き込む感覚」で簡単にタスクやメモを残せるツールであれば、誰でも迷わず操作できます。このように、「ツールを導入したが使われない」という事態を防ぐためにも、説明書なしで使いこなせるツールを選ぶようにしましょう。
（2）情報の検索や振り返りがスムーズにできるか
2つ目は、情報の検索や振り返りがスムーズにできるかという点です。
過去の対応履歴や資料が見つからないと、確認のために周囲に直接聞く手間が発生します。そのため、情報を探すのにかかる負担を削減するには、必要な情報を瞬時に見つけられる検索機能が不可欠です。
たとえば、キーワードを入力するだけで、関連するメモや添付ファイルが一瞬でヒットする検索機能があれば、過去の情報もすぐに振り返れます。このように、情報が埋もれず振り返りやすいツールを選ぶことが重要です。
（3）クラウド型でスマホからでも確認できるか
3つ目は、クラウド型でスマホからでも確認できるかという点です。
事務所のパソコンからしか見られない環境では、現場作業や外出の多いメンバーとの情報共有にタイムラグが生じます。一方、移動中にスマホから進捗を確認したり、現場で撮影した写真をそのまま共有できたりすれば、複数拠点での業務も滞りません。
そのため、出先での営業や工場内での作業が多いメンバーがいる場合、スマートフォンやタブレットでアクセスできるツールを選ぶべきです。場所や時間を問わずに確認できる環境を整えることで、進捗確認のための電話や無駄な出社も削減されます。
チームのプロジェクト情報を最も簡単に管理できるおすすめツール
ここでは、チームのプロジェクト情報を最も簡単に管理できるおすすめツールをご紹介します。
プロジェクト管理が曖昧なまま業務を進めると、担当者しか状況を把握できない「属人化」が進んでしまいます。その結果、タスクの漏れやスケジュールの遅延が頻発し、トラブルへの対応が遅れてチーム全体の業務に大きな支障をきたす恐れがあるのです。
進捗を管理しようとしてExcelやビジネスチャットを活用しても、「ファイルを開かないと最新の状況が分からない」「メッセージが流れて過去の指示を探せない」といった問題が生じがちです。また、多機能なプロジェクト管理ツールを使っても、操作が複雑なことから次第に使われなくなります。
そこで必要なのが、ITツールに詳しくないスタッフでも直感的に操作でき、すべてのプロジェクト情報が1か所に蓄積されてすぐに振り返れる仕組みです。こうした環境があれば、ツールの形骸化を防ぎながら、プロジェクトの状況をチーム全体で共有できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、チームのプロジェクト情報をノート形式で簡単に管理し、後から簡単に振り返れるツール「Stock」です。Stockは「1テーマ1ノート」で資料や情報をまとめられるほか、ノートに紐づくタスクやメッセージで、業務ごとのタスク設定やスタッフ間のやり取りもできます。
直感的な操作で必要な情報をすぐに振り返れるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクトの管理方法・ツールの選び方まとめ
これまで、プロジェクト管理の概要やよくある課題、使いやすいツールの選び方を中心に解説しました。
プロジェクトを適切に管理しないと、タスクや情報を十分に共有できず、プロジェクトが上手く回らなくなります。また、作業の遅延や引き継ぎ漏れも発生しやすくなるのです。
一方で、紙や口頭、Excel、チャットだけに頼った運用を続けても、情報の埋もれや更新の手間を根本から解消することは困難です。また、操作が複雑なツールは使われなくなるため、「誰でも簡単に使いこなせて情報が1か所に集まる仕組み」が求められます。
結論、プロジェクト管理のために導入すべきなのは、直感的な操作で簡単に情報を蓄積でき、ノートに紐づくタスク機能でタスクの漏れも防げるツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、プロジェクトの管理・情報共有に役立てましょう。
