例文付き｜社外向け報告書の書き方とは？コツやテンプレートを紹介

本記事では、社外向け報告書の書き方や例文、そのまま使える無料テンプレートを紹介します。社外向け報告書で欠かせないのは体裁を整えることではなく、事実を客観的に伝えて取引先の信頼回復につなげる中身にすることです。

この記事で分かること
• 社外向け報告書に書くべき項目は、「先方情報・謝罪文・トラブルの内容・経過・原因・対策」など11項目です。
• 納期遅延・システムトラブル・クレームなど、状況別にそのまま使える謝罪文つきの例文を紹介します。
• Word・Excel形式の無料テンプレートも紹介します。

【無料】報告書のテンプレート

以下では、WordとExcel形式の報告書テンプレートをご紹介します。テンプレートを用意しておくと、構成を考える必要がなくなるため便利です。

【Word】表形式のシンプルな報告書テンプレート

こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」による、表形式のシンプルな報告書テンプレートです。経緯の詳細を一覧表形式で整理できるので、視覚的に理解しやすいのが特徴です。

［文書］テンプレートの無料ダウンロード｜表形式のシンプルな報告書テンプレートはこちら

【Excel】作業ミスの再発防止策つきテンプレート

こちらは、「業務用テンプレート」による、作業ミス再発防止策を伝えられるテンプレートです。Excel形式のフォーマットなので、方眼マスの活用によって表や図をきれいに配置することができます。

業務用テンプレート｜作業ミス再発防止策を伝えられるテンプレートはこちら

ただし、WordやExcelのテンプレートは項目が決まっているため、重要な情報を載せきれない可能性があります。項目を増やすこともできますが、レイアウトが崩れて見づらくなるリスクがある点に注意しましょう。

そこで、オリジナルのテンプレートを登録できる「Stock」のようなツールを使えば、見やすい報告書を短時間で作成できるうえ、シーンに応じて項目を追加することも可能です。したがって、自社に合った報告書を作成したい方は、ITツールを活用しましょう。

＜社外向け＞報告書に書くべき項目

社外向けの報告書には、必要事項を抜け漏れなく記載しなくてはなりません。そのため、以下を参考にしてミスなく報告書を作成しましょう。

以上のように、報告書は書くべき項目が決まっています。そこで、「Stock」などのテンプレート登録が簡単なITツールであらかじめフォーマットを作成しておくと、書類作成にかかる時間を短縮できるため、トラブル発生時にもすぐに報告書を用意できるというメリットがあります。

【必見！】社外向け報告書の作成・共有に最適なツール

以下では、社外向け報告書の作成・共有に最適なツールをご紹介します。

Word・Excelでテンプレートを整えるだけでは、報告書をメールに添付して共有する手間は残ったままです。このまま同じ方法を続けると、報告のたびに確認漏れや送付ミスが発生し、取引先からの信頼を損なうリスクが次々に積み重なってしまいます。

Excelやメールを使った従来の運用では、報告書の作成・共有・確認がそれぞれ別のツールに分かれてしまうため、根本的な解決には至りません。

したがって、報告書の作成から共有、確認までを1つの仕組みに集約するように、運用そのものを見直す必要があります。

こうした条件に最も当てはまるのが、テンプレートを登録して報告書を簡単に作成できる情報共有ツール「Stock」です。Stockの「ノート」に紐づく「メッセージ」機能では、修正依頼の業務連絡を整理できるため、過去の内容もすぐに振り返れます。

誰でも簡単に報告書を作成して自動共有できるツール「Stock」

https://www.stock-app.info/

＜Stockをおすすめするポイント＞

1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
   「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
   作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
   直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

【例文あり】Stockを活用した社外向け報告書

Stockを活用することで、以下のような社外向け報告書を作れます。

Stockのテンプレート機能を使えば、あらかじめ設定された項目に沿って入力するだけで、漏れのない報告書を簡単に作成できます。また、ノートごとのメッセージ機能でやり取りを整理できるため、過去の内容を確認したい場合も瞬時に振り返ることが可能です。

誠意が伝わる報告書の書き方のコツ5選

以下では、誠意が伝わる報告書を書くための5つのコツについて解説します。顧客や取引先からの信頼を取り戻すためには、以下のように誠意が伝わる報告書を書かなければなりません。

コツ1｜事実を客観的に伝える

報告書を書く1つ目のコツは、客観的な事実のみを記載することです。

社外向けに提出する報告書は個人からではなく企業として先方に提出するものであるため、「〇〇だと思います」といった主観的な表現は適しません。主観的な意見は誤解を招いたり相手を混乱させたりする恐れがあるため、事実に基づいて明確に記載します。

したがって、報告書では憶測を避け、確認できた事実だけを客観的に記載することが重要です。

コツ2｜5W1Hを意識して作成する

2つ目のコツは、5W1Hを意識して報告書を作ることです。

5W1Hとは「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（誰が）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」を指し、記載内容が不十分だと事実を正確に伝えられず、顧客や取引先に不信感を抱かせる恐れがあります。

5W1Hに沿って内容に過不足がない報告書を作成することが重要です。

コツ3｜簡潔なレイアウトにまとめる

3つ目のコツは、読み手を意識してシンプルにまとめることです。

経緯を正確に記載することは重要ですが、冗長な文章では読みづらくなるため簡潔に書く必要があります。たとえば、箇条書きや番号付きリストを使うと時系列に沿って整理でき、読み手に伝わりやすいレイアウトになります。

シンプルなテンプレートを活用すれば、見やすい報告書のレイアウトを簡単に形式化できます。

コツ4｜原因と対策を明記する

4つ目のコツは、トラブルの内容だけでなく「原因」や「対策」も記載することです。

原因や対策が記載されていなければ、「同じミスを繰り返すのではないか」といった不信感を先方に与えかねません。原因と対策を明記して誠意を示すことに加えて、社内でも共有し、関係者全体で再発防止に取り組むことが望まれます。

このように、原因と対策をセットで明記することが、信頼回復に結びつく報告書作成の鍵になります。

コツ5｜迅速に作成・提出する

5つ目のコツは、トラブルが起きたらすみやかに報告書を作成・提出することです。

報告書の提出が遅れると先方の不満が募り関係が悪化しかねない一方、関係者間ですぐに業務連絡できないと報告書の作成自体が遅くなってしまいます。

そのため、部署間でトラブルに関する情報をすぐに共有できる仕組みが必要です。たとえば、社内の記録を残してメンバーへリアルタイムで共有できるツールを使えば、報告書の提出までのステップを減らせるというメリットがあります。

報告書をメールで送るときの注意点

報告書をメールで送るときには、内容だけでなく送付方法にも注意が必要です。具体的には、以下の点を確認します。

1. 送付可否の確認 報告書には社外秘の情報やトラブルの詳細が含まれる場合があるため、送信前に上司や取引先へメール送付の可否を確認しましょう。
2. 添付ファイルの保護 添付するPDFの報告書にパスワードを設定して送りましょう。パスワードは本文とは別の手段（電話やチャットなど）で伝えると、メールの誤送信やアカウントの乗っ取りによる情報漏えいのリスクを抑えられます。
3. 件名の分かりやすさ 件名は「〇〇に関する報告書のご連絡」のように、発生した事案と用件がひと目で分かる書き方にしましょう。曖昧な件名にすると、担当者が受信メールに埋もれて見落としたり、確認が後回しになったりする恐れがあります。
4. 本文の要点整理 本文では、簡潔なあいさつのあとに発生日時や内容といった報告書の要点を先に伝え、詳細は添付したPDFで確認してもらう構成にしましょう。本文だけで経緯のすべてを説明しようとすると文章が長くなり、かえって要点が伝わりにくくなるため注意します。
5. 送信前の最終確認 送信直前には宛先や添付ファイルの内容を再確認し、誤送信や情報漏えいを防ぎましょう。とくに社外へ送るメールでは、CCやBCCの設定ミスによって関係のない相手にトラブルの詳細が伝わってしまうケースもあるため、宛先の確認を怠らないようにします。

なお、報告書の作成から共有、確認までを1つのツールで完結できれば、そもそもメールに添付して送る手間そのものを減らせるため、送付ミスのリスクを抑えられるというメリットがあります。

社外向け報告書の書き方とテンプレートまとめ

これまで、報告書に書くべき項目や誠意が伝わる書き方のコツ、状況別の例文を中心にご紹介しました。

顧客や取引先に誠意を伝えるには、原因と対策まで明記した報告書を、トラブル発生後すぐに作成・提出することが重要です。とはいえ、Word・Excelのテンプレートで報告書を作っても、メールに添付して共有する手間や、上司の確認に時間がかかる悩みは残ります。

そこで、報告書の作成から共有、確認までを1つのツールに集約する方法を取り入れると、社外向け報告書の作成・共有にかかる負担を減らせます。

なかでも、テンプレートから簡単に報告書を作成するには、作成から共有・確認までを一元管理できる情報共有ツール「Stock」が最適です。

無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、社外向け報告書の作成から共有までをスムーズに進めましょう。