今日では、社内のナレッジ管理にITツールを導入する企業が増えています。代表的なナレッジ管理ツールのひとつである「ナレカン」は、ITに不慣れでも簡単に使えるシンプルな操作性が特徴です。
しかし、「ナレカンの導入を検討しているものの自社で使いこなせるかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレカンの基本的な使い方を中心に徹底解説します。
- ナレカンの具体的な使い方を知りたい
- ナレカンの特徴や機能を知り、自社に合ったツールか判断したい
- 自社のノウハウをナレッジ化して蓄積できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、ナレカンの使い方が具体的に分かり、自社のナレッジ管理を効率よくできるようになります。
目次
「ナレカン」とは
「ナレカン」は、株式会社Stockが運営する100名〜数万名規模向けの最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
ナレカンじょうで社内で管理すべきナレッジを蓄積することで、ノウハウの属人化や必要な情報がすぐに見つからない状況を解消します。
また、ナレカンはこれ以上ないほどシンプルで、ITツールに不慣れな方でもすぐに使える点が特徴です。そのため、ツールのマニュアルやメンバーへの説明の必要がなく、余計な時間や教育コストをかけずに即日活用できます。
したがって、全社での情報共有はもちろん、営業のマニュアル共有やバックオフィスでの情報管理、プロジェクト運営などさまざまな場面で利用可能です。
【徹底解説】ナレカンの基本的な使い方
ここでは、ナレカンの基本的な使い方をご紹介します。使い方は簡単なので、ITに苦手意識がある方でもすぐに使いこなせるようになります。
（1）ナレカンにアカウント登録する
まず、ナレカンの無料トライアル申込みページから申し込みます。
登録が完了したら、ログイン画面からメールアドレスとパスワードを入力します。
以上でナレカンの利用準備は完了です。
（2）メンバーを招待する
次に、「設定」から[メンバー管理]を選択します。
[+新規メンバーを招待]をクリックします。
「メールで招待」または「URLで招待」から招待するユーザーのアクセス権を設定し、[招待]をクリックします。
アクセス権限はユーザーごとだけでなく、フォルダごとに設定することも可能です
（3）フォルダを作成する
続いて、フォルダを作成するために、左上の[+]を選択します。
「フォルダ名」「参加者」を入力し、必要があれば「作成場所」で親フォルダを設定し、[保存]をクリックします。
ナレカンは、多階層のフォルダ作成が可能なので、部署ごとや支店ごとなど細かく整理できます。
（4）記事を投稿する
続いて、記事を投稿します。フォルダ一覧から、記事を作りたいフォルダをクリックし、画面右上の[新規投稿]をクリックします。
[記事を作成する]をクリックします。
「タイトル」や「本文」を入力し、記事が完成したら[公開する]をクリックします。
以上の手順で社内の情報を記事に残すことでナレッジ化して共有・蓄積できます。
（5）コメントを残す
最後に、記事にコメントを残す方法です。ナレカンのコメント機能は相手に通知が飛ばせるので、リアルタイムでメッセージをやりとりできます。
コメントを書くには、コメントしたい記事を、クリックします。
記事の最下部にコメント欄があるので、自由にコメントを残せるほか、ファイルを添付することもできます。
コメントは記事ごとに紐づけられるので、情報が流れずにやりとりを残せます。
ナレカンで社内のナレッジを管理するべき理由
以下では、ナレカンで社内のナレッジを管理するべき理由を解説します。
社内のナレッジは適切に管理しなければ、ノウハウが属人化して社員の異動や退職時に業務が滞ってしまいます。とくに大企業では、大人数で情報を共有するので、紙やExcelよりもすばやく情報共有できる「ナレッジ管理ツール」の導入が求められます。
ただし、複雑なナレッジ管理ツールを導入しても、メンバー全員が使いこなせず社内に浸透しません。そこで、「簡単な操作でナレッジを記録・共有できるツール」があると、使い方のレクチャーに時間がかからずすぐに運用に載せられるので便利です。
したがって、自社のナレッジ管理には、メールを使える方ならば即日活用できるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、「記事」にテキストや画像、ファイルなどあらゆる情報を載せられて、任意のメンバーに共有可能です。また、多階層の「フォルダ」で記事を管理できるので、大企業のような扱う情報が多い組織でも部署ごとに情報を整理して保管できます。
最も簡単にナレッジを管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを利用するメリット
ここでは、ナレッジ管理にナレカンを利用するメリットを解説します。現時点で、ナレカンの導入を検討している方は必見です。
導入・利用中のサポートが充実している
ナレカンは、圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「利用中サポート」があります。
初期導入支援では、運用ルールの設計や社内にある既存データの移行のサポートなどが受けられます。また、ナレカンは最もシンプルなナレッジ管理ツールですが、万が一利用中に不明点があった場合は、カスタマーサポートが迅速に対応します。
そのため、ITに不慣れでもスムーズにナレカンを導入でき、利用中も手厚いサポートがあるので、安心して運用し続けられるのです。
厳格なセキュリティ基準で情報が保護される
ナレカンは、大企業が安心して導入できる、厳格なセキュリティ基準で情報が保護されています。具体的なセキュリティの内容は以下の通りです。
- 国際セキュリティ資格の取得
- 世界最高レベルのセキュリティのデータセンターを利用している
- すべての通信・情報が暗号化されている
ナレカンでは、情報セキュリティ全般に関するマネジメントシステム規格である ISO27001(ISMS) を取得しています。
ナレカンは、データセンターとしてAWS（Amazon Web Services）を利用しています。AWSは、第三者機関からも評価されている、世界でも最高レベルのセキュリティと信頼性を持つデータセンターで、国内大手企業でも導入実績があります。
ナレカンの通信はすべて「SLL」という安全性の高い暗号化方式で保護されています。また、ナレカンに格納された情報は、「AES256」という最高レベルの暗号化方式によって、第三者が内容を確認できない状態となっています。
したがって、大量の機密情報を扱うビジネスにおいても、ナレカンは安全に利用できるのです。
スマホやタブレットからも利用できる
ナレカンは、PCのブラウザ版の他にアプリも提供しているので、PCだけでなくスマホやタブレットからでも利用可能です。
そのため、リモートワークや外出時でも必要な情報を確認できます。また、端末問わず画面の仕様が同じなので、PCとスマホを併用する場合でも混乱しません。
したがって、ナレカンは時間や場所に関係なく、PCからでもスマホ・タブレットからでも簡単に情報を確認できるのです。
ナレカンの使い方に関するよくある質問
以下では、ナレカンに関するよくある質問とその回答をご紹介します。
- Q.ナレカンは、何名程度での利用が多いですか？
- Q.ナレカンを無料で試すことはできますか？
- Q.記事や質問・回答に添付したファイル内のテキストも検索できますか？
- Q.テンプレート機能とはなんですか？
- Q.記事の編集履歴を見ることはできますか？
数十名～数万名規模の企業で利用されています。
可能です。操作感を試す場合はナレカン無料トライアル申込みページから申し込みましょう。
検索可能です。たとえば、「経費申請」といったキーワードを「添付ファイル内も検索」と条件を付けて検索すれば、PDFやWordなどに「経費申請」が入っているファイルを絞り込めます。
あらかじめ作成した定型の記載内容を、ボタン１つで呼び起こす機能です。議事録や報告書など、共通の体裁で記事を書きたい場合に便利です。
確認可能です。編集履歴は、自身の編集開始から15分経過した時と、自身の編集の後に他のユーザーが編集した時に作成されます。
上記以外にも不明点がある場合は、よくある質問ページまたはナレカン問い合わせフォームから確認できます。
ナレカンの基本的な使い方やメリットまとめ
これまで、ナレカンの使い方を中心にご紹介しました。
業務を円滑に進めるためには、「社内情報の共有・蓄積」が不可欠です。そこで、社内に散在するナレッジを一元管理できるナレッジ管理ツールを利用すると、必要な情報にいつでもアクセス可能になり、業務に活用できます。
しかし、多機能すぎるツールでは社内に浸透せず、ノウハウが属人化して社内に蓄積しません。そのため、ITの知識に関係なく、誰でも活用できるナレッジ管理ツールを選ぶべきなのです。
したがって、自社のノウハウや社内情報を適切に管理するには、最もシンプルに社内のあらゆる情報を保管できるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、社内のナレッジ管理のストレスを解消しましょう。
