「メモを取っているのに、あとから見返すと要点が分からない」「どうメモを取ればいいのか分からない」と悩んでいませんか？
上手なメモとは、話を一言一句書き写したものではなく、あとから見返したとき、案件や期限がすぐに分かるよう要点を絞ったものです。
本記事では、メモの上手な取り方を良い例・悪い例とともに紹介し、下手になる原因や、見返しやすく管理する方法まで解説します。
- この記事でわかること
- メモの上手な取り方は、タイトルと日付、線や記号、3色までの色分け、5W1H、余白の5つを押さえることです。
- メモが下手になる原因は、メモすること自体が目的になる、あとから読めない、保存場所が分からないの3つです。
- フォルダで整理でき、検索や共有もできるメモツールなら、案件や期限をすぐに探せるため、見返す手間を減らせます。
目次
メモの上手な取り方
以下では、仕事で見返しやすいメモを取るための5つのコツを、良い例・悪い例とともに解説します。
（1）メモのタイトルと日付を書く
メモの冒頭には、案件名などのタイトルと日付を必ず書きましょう。
たとえば、上司から口頭で指示を受けたとき、「A社 見積もり修正（10/6）」と書いておけば、あとから期限や経緯を確認しやすいです。一方、日付も案件名もなく内容だけを書いたメモは、複数の案件が混ざり、何の話か分からなくなります。
また、デジタルのメモツールなら、キーワード検索やタイトル順・作成日順の並べ替えができるため、紙のメモ帳のようにページをめくって探す手間がなくなります。
（2）線や記号、略語を活用する
話題の変わり目には線を引き、記号や略語で視覚的に区切りましょう。
たとえば、話題が変わったら水平線を引く、決定事項に「★」、自分がやるべきことに「□」を付ける、長い会社名は「A社」と略すといった工夫が効果的です。悪い例は、すべてを同じ書き方で書き連ねたメモで、どこが決定事項なのか分かりません。
情報の量や重要度をひと目で判断できる状態にしておけば、メモを見返す時間を短縮できます。
（3）文字色は3色までにする
文字色は、最大3色までにしましょう。
たとえば、見出しは青、期限などの要点は赤、詳細は黒と役割を決めておけば、見返したときに赤字だけを追うだけで重要事項を確認できます。ただし、4色以上に細かく分けると、どれが重要なのか分からなくなり、かえって見づらいメモになります。
色の役割を固定しておけば、メモの中から重要な情報を探す時間も短縮できます。
（4）5W1Hを意識する
メモの基本として、5W1Hの「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」を忘れずに記載しましょう。
たとえば、「資料修正、お願い」とだけ書いたメモでは、期限も修正箇所も分かりません。一方、「10/8 17時まで／A社の提案資料の価格表を修正／自分が担当」と書いてあれば、あとから見返してもすぐ動けます。
事前に5W1Hの項目を書いておけば、聞きながらでも情報の抜け漏れを防げます。
（5）余白を作りコメントを書く
メモには、あとから追記できる余白を残しておきましょう。
たとえば、ページの右側3分の1を「コメント欄」として空けておけば、「期限をA社に再確認」「後輩にも共有」といった追記を、元のメモと並べて残せます。余白なく書き詰めたメモは、追記するとき文字が重なり、読めなくなります。
余白を残しておけば、重要な情報をひとつのメモにまとめて残せます。
メモの取り方が下手になる3つの原因
以下では、メモの取り方が下手になってしまう3つの原因と、その対処法について解説します。
（1）メモすること自体が目的になっている
メモを綺麗に書くこと自体が目的になっていないか、注意しましょう。
たとえば、会議ですべての発言を書き写そうとすると、話の展開についていけなくなり、重要な決定事項を聞き逃します。対処法として、「相手の話の結論」を一番上に書くだけでも、メモの見やすさは変わります。
細かい書式にこだわらず、「読めばあとから思い出せる」程度の要点だけを書くのが、上手なメモの基本です。
（2）後から見返しても読めない
急いで殴り書きしたメモは、あとから見返しても、何が書いてあるのか分からなくなります。
たとえば、箇条書きにする、重要な部分に下線を引くといった工夫をすれば、読みやすさが変わります。また、メモツールなら、文字が汚くて読めない、紙を紛失して内容が分からなくなるといった失敗も防げます。
あとから読み返す自分を意識して、読めるメモを残しましょう。
（3）どこに保存したか分からない
メモをどこに書いたか分からなくなるのも、よくある失敗です。
たとえば、ノート、付箋、スマホのメモアプリにバラバラに書いていると、「あの指示はどこに書いたか」を探すだけで時間がかかります。対処法として、テーマや案件ごとにフォルダで分類し、検索機能を使ってすぐに取り出せる状態にしておきましょう。
保存場所を一か所に決めておけば、メモを探す手間がなくなり、見返す習慣が続きます。
読みやすいメモを簡単に作成できるおすすめツール
以下では、読みやすいメモを簡単に作成できるおすすめのメモツールを紹介します。
せっかく書いたメモを探せない状態を放置すると、「それ、さっき言ったよね」と言われるような聞き直しや、指示の抜け漏れが続きます。その結果、上司や取引先からの信頼が下がるだけでなく、共有漏れによるミスも起こりやすいです。
しかし、現状の方法では、根本的な解決は難しいです。紙のメモは紛失したり検索できなかったりし、Excelは項目が増えると整理しづらいです。スマホ標準のメモアプリは、ほかの人に共有しにくいというデメリットがあります。
そのため、書き方の工夫だけで済ませるのか、メモの管理の仕組みから見直すのかを、考え直す必要があります。とくに、後輩の指導も任されるようになった場合、自分だけでなく、ほかの人にも伝わる形でメモを残すことが求められます。
この条件に最も当てはまるのが、メモの作成から検索・共有・依頼までできる情報共有ツール[stocktextlink]です。Stockの「ノート」にテンプレートや表、箇条書きでメモを残せるため、急な電話や会議でも抜け漏れなく記録できます。
仕事のメモをスマホですばやく作成・共有できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの使用画面＞
下図は、Stockに電話対応のメモを残した画面です。
Stockは、表や箇条書きを使ってスマホでもPCでも見やすく情報をまとめられます。また、記載すべき項目を入れた自作のテンプレートを使えるため、たとえば急な電話対応や会議中でも情報の抜け漏れなくメモできます。
さらに、ノートには「メッセージ」と「タスク」が紐づけられるので、メモの情報とやるべきことの共有が完結するのです。
メモの上手な取り方まとめ
これまで、メモの上手な取り方や、メモが下手になる3つの原因、おすすめのメモツールを中心にご紹介しました。
メモは、タイトルと日付、線や記号、3色までの色分け、5W1H、余白を意識すれば、聞きながらでも要点だけを残せます。そして、目的化・読めない・保存場所が分からないという3つの原因を避ければ、見返せるメモになります。
ただし、書き方を工夫しても、紙やスマホ標準のメモアプリでは、紛失や検索のしづらさ、共有のしにくさが残ります。メモを探す手間をなくし、共有まで済ませるには、管理の仕組みそのものを見直すことが欠かせません。
なかでも、メモをあとから探しやすく、共有まで済ませたい方には、ノートに残したメモを検索でき、メッセージやタスクで共有まで完結する情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、メモを探す手間なく活用できる環境を整えましょう。
