昨今では、メモを効率よく共有するために「メモアプリ」を利用する企業が増えています。アプリに備わっている共有機能や検索機能を活用すれば、紙のメモよりもスムーズに必要な情報へアクセスでき、作業効率の向上につながります。
一方、「メモアプリを導入したいが、どのような基準で選ぶべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
今回は、機能の評判が良い「おすすめの無料メモアプリ8選」を中心にご紹介します。
- 思いついたことを簡単に書き留められるメモアプリを知りたい
- 自社に合うメモアプリを比較して検討したい
- シンプルで操作が簡単な仕事用のメモアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、メモアプリを選ぶときのポイントが分かり、自社に必要な機能を備えたアプリを見つけられます。
目次
ビジネス向け｜良いメモアプリの機能とは
ビジネスで使うメモアプリには、情報を書き残す機能はもちろん、”基本的に備わっている機能”と”搭載されていると便利な機能”があります。現在検討しているアプリにも備わっているかチェックしましょう。
メモアプリの基本機能
| ＜機能＞ | ＜活用方法＞ | ＜効果＞ |
|---|---|---|
| テンプレート機能 |
あらかじめ登録したフォーマットを貼り付けて、同じ形式のメモを簡単に作成できるようにします。 |
わずかな操作でメモのフォーマットを入力でき、都度体裁を整える手間を省けます。 |
| タスク管理機能 |
メモとタスクを紐づけて管理することで、タスクの情報を簡単に確認できます。 |
やるべきこと（タスク）の対応漏れ防止や期限管理に有効です。 |
| メッセージ機能 |
チャットを使ってほかのメンバーにメモの確認を依頼したり、メモの内容に質問をしたりします。 |
ひとつのアプリ上で連絡が完結するので、ほかのアプリを併用したり、話題が分散したりするのを防ぎます。 |
| 共有機能 |
作成したメモを、任意のメンバーへリアルタイムで共有します。 |
アクセス権限を設定すれば、部外者にメモが共有されるのを防げます。 |
| 検索機能 |
タイトルやキーワードを検索欄から入力し、確認したいメモを探し出せます。 |
大量のメモの中から目的のメモを素早く探し出せるので、手間を省けます。 |
上記の5機能が過不足なく備わるメモアプリであれば、メモを紛失したり共有が遅れたりすることなく、快適に仕事ができるようになります。
メモアプリの便利機能
| ＜機能＞ | ＜活用方法＞ | ＜効果＞ |
|---|---|---|
| 編集履歴機能 |
メモを共有するとき、「何を追加したのか」「どの情報を編集したのか」を把握できます。 |
一目で変更点が分かるので、細部まで確認する手間を省けます。 |
| 表機能 |
文字や数字のデータを表の作成によって、視覚的に整理して示すことができます。 |
レイアウトや色を工夫することで、複雑な情報をわかりやすくまとめられます。 |
| PDF出力機能 |
作成したメモを簡単にPDF形式へ変換し、保管できます。 |
PDF形式で保管しておけば、異なる環境でも同一のレイアウトで閲覧でき、いつでもどこでもメモを表示できます。 |
基本機能に加えて、上記3つの便利機能が搭載されているアプリであれば、ほかのメンバーとメモを共同編集したり情報を見やすく整理したりできて便利です。
無料あり！仕事で使える機能が優秀なおすすめメモアプリ8選
以下では、機能の評判が良い「おすすめのメモアプリ8選」をご紹介します。
ビジネスで使うメモアプリを選ぶときは、メモ機能だけでなく、共有機能にも注目することが重要です。たとえば、共有機能がないと、メモをメールやチャットツールに書き直して送る手間が発生し、業務効率が下がってしまいます。
加えて、多機能なアプリは使い方を覚えるまでに時間がかかるため、ITが苦手な場合は、最終的に放置されてしまう恐れがあります。したがって、メモアプリを選ぶ場合は、必要な機能が揃っていながら、誰でも簡単に使えるツールを選ぶことが大切です。
したがって、自社で選定すべきアプリは、メモをリアルタイムで共有でき、非IT企業の65歳の方でも説明なしで操作できる「Stock」が最適です。
Stockでは、テキストベースで素早くメモを作成できるので、ITの知識がなくてもすぐに使い始められます。また、作成したメモは任意のメンバーとリアルタイムで共有可能なため、チャットツールやメールに書き写す手間がなく、スムーズに情報を共有できます。
【Stock】シンプルかつ簡単にメモを記録・検索できるノート型アプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Evernote】iPadに対応して手書きのメモが残せるアプリ
＜Evernoteの特徴＞
- どこでも作業できる
- あらゆる情報を保存できる
Evernoteは利用中の全端末で自動的に同期されるため、リアルタイムの情報にいつでもアクセス可能です。
テキスト情報だけでなく、画像、音声、PDF、手書きも残せます。
＜Evernoteの機能・使用感＞
- Webクリップ機能
- ホーム画面に情報がまとまっている
Evernoteには、WEB上のページや記事なども保存できる「Webクリップ機能」があります。そのため、メモ機能だけでなく、情報を保管する用途でも役立ちます。
ホーム画面には最近使ったノートが表示されます。また、各機能にアクセスできる仕様になっているので、どこに何の機能があるか探す手間を省ける点がメリットです。
＜Evernoteの注意点＞
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- 無料プランでは制限が大きい
- 広告が多い
Evernoteは多機能ゆえに、デジタルが苦手な人にとっては使いこなすのが難しい可能性があります。
Evernoteの無料プランでは、同期できる端末数が1台のみであり、アップロード容量も月間250MBまでと厳しく制限されています。
利用しているユーザーからは「最安とはいえ有料プランに課金した直後から頻繁にアップグレードを促し作業の邪魔をしてくる」という声があります。（参考：ITreview）
＜Evernoteの料金体系＞
- Free：0円
- Personal：1,100円/ユーザー/月
- Professonal：1,550円/ユーザー/月
- Evernote Teams：2,100円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【Google Keep】付箋に思いついたことをメモできるアプリ
＜Google Keepの特徴＞
- 付箋形式でメモを残せる
- あらゆる端末で利用が可能
メイン画面に付箋形式でメモを残せるほか、メモの色を変更して分類もできます。
Googleアカウントを作成すれば、パソコン・スマホ・タブレットで同じデータを確認できます。
＜Google Keepの機能・使用感＞
- リストをメンバーで共有できる
- 音声メモができる
ノートにはToDoリストを作成することも可能です。また、ToDoリストや項目のチェックマークまでリアルタイムで共有できるため、わざわざメッセージでやりとりする必要がありません。
記録したい情報を音声入力できるため、正確に素早くテキスト化できて、業務の効率化に役立ちます。
＜Google Keepの注意点＞
- 管理が難しい
- ファイルを直接保存できない
- 操作が難しい
Google Keepにはメモをカテゴリ分けするフォルダがないので、付箋メモが煩雑になる恐れがあります。
WordやExcelなどのファイル形式のデータは直接保存できません。クラウドツールに格納したリンクを貼る形式でなければ、Keep上でファイルを確認・共有できない点に注意しましょう。
利用しているユーザーからは「リマインダーやアーカイブの扱いが直感的にわかりにくい。特にスマホで操作してるときにミスタッチで、メモがどこに行ったのかわからなくなったりする。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Google Keepの料金体系＞
- Googleアカウントがあれば無料で使えます。
【Notion】メモの共同編集にも対応できるメモアプリ
＜Notionの特徴＞
- さまざまな使い方ができる
- フォルダでメモを分類しない
データベースにメモを蓄積できるほか、メンバーと共同編集することも可能です。
Notionではメモをフォルダで分類するのではなく、メモのなかにメモを作成する形で整理します。
＜Notionの機能・使用感＞
- ひとつのツールでさまざまなことができる
- テンプレート機能が充実している
タスク機能やチェックリスト機能などの多様な機能が搭載されており、さまざまなツールを併用する必要がありません。
Notionの他のユーザーが作成したテンプレートを活用することも可能です。マーケティングやプロダクト開発などの用途に合わせて選べるので、メモをまとめる手間を省きたい場合に便利です。
＜Notionの注意点＞
- ページ履歴の残る期間が限られている
- 上手く使いこなせない
無料プランの場合、ページ履歴（編集履歴）の残る期間は7日間となっています。
利用しているユーザーからは「機能が多く、使いこなすには時間と労力がかかる」という声もあるようです。（引用：ITreview）
＜Notionの料金体系＞
以下は、Notion AI機能が搭載されていない料金プランです。全てのAI機能を利用する場合は、「ビジネス」または「エンタープライズ」の契約が必要な点に注意しましょう。
- フリー：無料
- プラス：2,000円/ユーザー/月
- ビジネス：3,000円/ユーザー/月
- エンタープライズ：要問い合わせ
【Dropbox Paper】画像や動画も残して整理できるメモアプリ
＜Dropbox Paperの特徴＞
- 残せる情報が多い
- テンプレートが充実している
テキスト情報以外に、Youtube動画・Googleマップといったドキュメントや写真・画像も残せます。
議事録をはじめとした既存のテンプレートだけでなく、自社独自のテンプレートを登録して利用することもできます。
＜Dropbox Paperの機能・使用感＞
- テンプレートがついている
- フィードバック機能が搭載されている
あらかじめ、「プロジェクトプラン」や「議事録」を作成できるフォーマットが搭載されているため、一から作成する手間を省きたい方に最適です。
注釈機能により画像へコメントを残すことができるため、伝えたい情報を明確に表示できます。また、絵文字も豊富に揃っており、フィードバックのときに自身の気持ちを表現しやすいです。
＜Dropbox Paperの注意点＞
- 共有リンクのセキュリティに注意が必要
- フォルダ保存に手間がかかる
共有リンクでメモを共有できますが、リンクを知っていれば誰でもアクセス可能になるので、情報漏えいに注意が必要です。
利用しているユーザーからは「フォルダ保存の際に、そのまま保存できるようになると変換の手間が省けるのでありがたい。」という声があり、メモを管理するうえで懸念点だと言えます。（引用：ITreview）
＜Dropbox Paperの料金体系＞
以下「Dropbox」のプランのいずれかに登録すると、Dropbox Paperも使えます。
- Basic：無料
- Plus（1人まで）：1,500円/ユーザー/月
- Essentials（1人まで）：2,400円/ユーザー/月
- Business（3人以上）：1,800円/ユーザー/月
- Business Plus（3人以上）：2,880円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【Simplenote】すべてのデバイスでシンプルなメモを残せるアプリ
＜Simplenoteの特徴＞
- テキストベースのメモに限定される
- さまざまな端末から利用できる
Simplenoteには、テキスト（文字）ベースのメモのみ保存可能です。つまり、画像・動画は保存できません。
スマホ・タブレット・パソコンなどの端末に対応しています。そのため、通勤時にスマホでメモを残し、職場でパソコンから確認するといった使い分けが可能です。
＜Simplenoteの機能・使用感＞
- 文章の入力が簡単
- 文字を装飾できない
Wordのように文字を入力できるので、複雑なマニュアルが必要ありません。簡単なメモアプリを探している人に適しています。
文字のサイズを変えたり、太字化や下線の追加・色の変更はできません。
＜Simplenoteの注意点＞
- 手書きの機能がない
- 作成日が見れない
利用ユーザーからは「手書きメモも手軽にできる機能が追加されると、iPad等での利用も進んでより便利であると感じています」といった声もあります。（引用：ITreview）
利用しているユーザーからは「ソートした際に作成日もしくは更新日が見れるようにして欲しい」という声があります。（引用：ITreview）
＜Simplenoteの料金体系＞
- 無料で利用できます。
【メモ】iPhone標準のシンプルな思いつきメモアプリ
＜メモの特徴＞
- 多様な入力方法に対応
- iCloudとの連携
手書き入力や写真・動画の添付が可能で、必要に応じてさまざまな形式で情報を残せます。
iCloudと同期することで、複数のAppleデバイス間でメモを共有できます。
＜メモの機能・使用感＞
- 音声メモ機能
- 必要な情報を探しやすい
音声入力で、情報を正確かつ迅速にテキスト化でき、業務の効率化に寄与します。
メモ内の本文にキーワード検索をかけたり、重要なメモをピン留めしたりできます。そのため、必要な情報にすぐアクセスできます。
＜メモの注意点＞
- 共有に手間がかかる
- 検索機能の精度が低い
メモを共有するときは、URLをコピーして送信するか、iCloudなどのストレージサービスを経由する必要があります。そのため、共有の手間がかかりやすく、主に個人利用向けのアプリと言えます。
利用しているユーザーからは「画像を何枚もタップして一気に追加すると、メモに追加された時に全部シャッフルされて追加されちゃうのでずっと1枚1枚保存して使っており不便」という声もあります。（引用：App Store）
＜メモの料金体系＞
- 無料で利用できます。
＜比較表＞仕事におすすめの無料メモアプリの機能一覧
こちらは、無料メモアプリの機能を比較した一覧表です。（左右にスクロールできます）
| Stock【一番おすすめ】 | Evernote | Google Keep | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
必要な機能に過不足のないシンプルなノート型アプリ |
ipadに対応して手書きのメモが残せるアプリ |
付箋に思いついたことをメモできるアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
シンプルで簡単 |
| スマホ対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 画像への書き込み |
【〇】 |
【〇】※ |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
無料プランでは制限が大きい |
ファイルを直接保存できない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/ユーザー/月～ |
・無料で使用できます |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
| Notion | Dropbox Paper | Simplenote | メモ | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
メモの共同編集にも対応できるメモアプリ |
画像や動画も残して整理できるメモアプリ |
すべてのデバイスでシンプルなメモを残せるアプリ |
iPhone標準のシンプルな思いつきメモアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
シンプルで簡単 |
シンプルで簡単 |
| スマホ対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 画像への書き込み |
【×】※コメントは残せる |
【×】※コメントは残せる |
【×】 |
【〇】 |
| 注意点 |
ページ履歴の残る期間が限られている |
共有リンクのセキュリティに注意が必要 |
手書きの機能がない |
共有に手間がかかる |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは2,000円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/ユーザー/月～ |
・無料で利用できます。 |
・無料で利用できます。 |
| 公式サイト |
「Notion」の詳細はこちら |
「Dropbox Paper」の詳細はこちら |
「Simplenote」の詳細はこちら |
「メモ」の詳細はこちら |
アプリによって、機能性や料金はさまざまなので、必要な機能に過不足ないか確認しましょう。ただし、結局のところ、操作が複雑なアプリではそのうち使われなくなってしまうので「誰でも簡単に使えるか」を軸にアプリを選定するのがおすすめです。
メモアプリの4つの選定ポイント
ここでは、メモアプリを選ぶときのポイントを4つご紹介します。以下の内容を理解していないと、自社とは合わないアプリを選んでしまう確率が高まるため、初めてメモアプリを導入する方は必見です。
（1）マルチデバイス対応か
パソコンだけでなく、iPhone・Androidやタブレットにもアクセスできるマルチデバイス対応のメモアプリを選びましょう。
メモアプリは、必要なときにすぐ情報を書き残せることが最も大切です。外出先や移動先でも利用できるものでなければ、メモアプリを最大限活用できず、次第に使われなくなる可能性が高くなります。
そのため、メモアプリを選ぶときは、複数のデバイスで使用可能なものが良いです。
（2）PDF・画像の取り込み・編集ができるか
ビジネスシーンでは、PDF・画像を取り込み、そのまま編集までできるメモアプリが最適です。
PDFや画像を取り込むことができれば、情報を一元管理できるだけでなく、視覚的にも分かりやすくなります。また、スキャンした画像に直接文字を書き込めたり、編集できたりすれば、より情報の正確性を高められるのです。
このことから、メモアプリを選ぶときは、PDFや画像、音声ファイルなどさまざまな情報を添付できるものを選びましょう。
（3）使用用途によって使い分けられるか
使用用途でメモを使い分けられるかも重要です。
議事録メモやアイデアメモなどは、チームで共有する必要があるものの、なかには個人的に残したい情報もあります。しかし、メモアプリを併用して、ビジネス用・プライベート用で使い分けると、情報が分散したり属人化したりするリスクが伴うのです。
したがって、ひとつのアプリ上で、用途を使い分けられるアプリを使いましょう。たとえば、任意のメンバーにのみ「ノート」を共有できる「Stock」では、個人専用の「マイフォルダ」内にノートを作成できるので、ひとつのアプリで情報の管理が完結します。
（4）セキュリティは万全か
大切なメモを確実に守るためにも、セキュリティは万全であることが必須です。
外部からの不正アクセスを防ぐため、第三者機関による認証を取得しているアプリを選ぶと安心です。また、メモの閲覧や編集に制限をかけられるアプリであれば、情報漏えいのリスクを防ぐことができます。
このように、使用する目的に合わせて、必要な機能が搭載されているか見極めましょう。
【良い機能を使いこなそう】メモアプリの活用術5選
ここでは、メモアプリの機能を使いこなす5つの活用術を解説します。以下の内容を実践すればメモを活用しやすくなり、業務の質も向上できます。
（1）ToDo管理する
まずは、メモアプリのチェックリスト機能を使えば、期限のある仕事の「ToDo管理」に使えます。
タスクをリスト化してメモに残しておけば、全体の業務量が一気に可視化されるので、抜け漏れを防ぎやすくなります。また、完了したタスクと未完了のタスクを区別すると、達成感が得られるだけでなく、期限が迫ったタスクにもすぐに気付けるのです。
このように、ToDoリストは仕事を漏れなく対応する点で有効です。そのため、仕事でメモを活用する場合には、ToDoリストを簡単に作れるメモアプリを導入しましょう。
（2）写真・画像を保存する
次に、業務に関連する写真や、スクリーンショット画像などは、メモ内に張り付けて保存できます。
仕事に関する情報をスクリーンショットで残しても、写真フォルダ内で埋もれると探し出すのが困難です。一方、スクリーンショットをメモへ添付すれば、写真フォルダに埋もれることなく、必要なときにすぐに見返せるようになります。
したがって、文字だけでなく画像も残せるメモアプリを選び、情報が分散しないようにすべきです。
（3）アイデア帳として使う
次に、思いついた仕事の「アイデア帳」として、即座にメモを残せます。
アイデアのメモを後回しにすれば、時間の経過とともに忘れる恐れがあります。しかし、時間や場所を問わずに使えるメモアプリがあれば、外出先でもその場でメモを残せるので安心です。
ただし、多機能で何度も直感的に操作できないアプリでは、メモをするのが面倒になってしまい意味がありません。そのため、開いてすぐにメモが残せる「Stock」のように、シンプルなアプリを選びましょう。
（4）ファイルを添付して管理する
次に、メモアプリは文字だけでなく、WordやExcelなどのファイル管理としても利用できます。
ExcelやWordなどのファイルの管理には「クラウドストレージ」を利用する方法が一般的です。しかし、クラウドストレージの場合、フォルダなどの管理機能が乏しかったり、欲しい情報が検索にヒットしなかったりと、使いづらさを感じる方も少なくありません。
そこで、メモアプリにファイルを添付したり、該当のリンクを貼り付けたりすれば、必要なデータにすぐにアクセスできるようになるのです。
（5）情報を共有する
最後に、メモアプリは、リモートワーク時における「情報共有の場」としての役割も果たします。
ひとつの「ノート」上に、各々がメモを残せば、移動中やテレワーク中でも同じ内容を確認できます。その結果、情報を確かめるのに、逐一メッセージを送ったり電話で確認したりする必要もなくなるのです。
ただし、なかには同期できる端末数が限られているアプリもあるので注意しましょう。
機能の評判が良いおすすめのメモアプリまとめ
これまで、機能の評判が良いおすすめのメモアプリ8選を中心にご紹介しました。
メモアプリは、「メモの記録・共有に過不足のない機能」を備えているかが重要です。とくに、文字だけでなくファイルや画像も共有できるアプリを選ぶと、メモを分かりやすく残せるうえに、複数のアプリを併用する手間もかかりません。
しかし、機能面に問題がなくても、多機能なアプリは覚えるまでに時間がかかるため、現場に浸透しない可能性が高いです。したがって、「誰でも簡単に使えるか」が大前提になります。
結論、自社に最適なのは、非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに使えるノート型メモアプリ「Stock」一択です。Stockはメモの必須機能に過不足がなく、画像やファイルを添付してもサクサクと動作します。
ぜひ「Stock」を導入して、気軽にメモを残して共有できる仕組みを整えましょう。
