昨今では、メモを効率よく共有するために「メモアプリ」を利用する企業が増えています。アプリに備わる共有機能や検索機能を活用すれば、紙のメモよりもスムーズに必要な情報へアクセスでき、作業効率の向上につながります。
一方、「メモアプリを導入したいが、どのような基準で選定すべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、機能の評判が良いおすすめの無料メモアプリ5選を中心にご紹介します。
- メモアプリを導入するにあたり、必要な機能を押さえたい
- メモアプリの数が多いので、機能の評判が良いものから選びたい
- 無料で使えてビジネス利用に最適なメモアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、メモアプリを選定するときのポイントが分かり、自社に最適なメモアプリを見つけられます。
目次
社会人向け｜メモアプリに必要な良い機能とは
ビジネスで使うメモアプリには、情報を書き残せる機能はもちろん、以下の機能も必要です。現在検討しているアプリにも備わっているかチェックしましょう。
| 機能 | 活用方法 | 効果 |
|---|---|---|
| テンプレート機能 |
あらかじめ登録したフォーマットを貼り付けて、同じ形式のメモを簡単に作成できるようにします。 |
わずかな操作でメモのフォーマットを入力でき、都度体裁を整える手間を省きます。 |
| タスク管理機能 |
メモとタスクをまとめて管理することで「何のメモに関連する業務か」を分かりやすくします。 |
やるべきこと（タスク）の対応漏れ防止や期限管理に有効です。 |
| メッセージ機能 |
チャットを使ってほかのメンバーにメモを確認させたり、メモへの質問をしたりします。 |
ひとつのアプリ上で連絡できるので、ほかのアプリを併用したり、話題が分散したりするのを防ぎます。 |
| 共有機能 |
作成したメモを、任意のメンバーへリアルタイムで共有します。 |
アクセス権限を設定すれば、部外者にメモが共有されるのを防げます。 |
上記の4機能が過不足なく備わるメモアプリであれば、メモを紛失したり共有が遅れたりすることなく、快適に仕事ができるようになります。
無料で使える！機能の評判が良いおすすめのメモアプリ5選
以下では、機能の評判が良いおすすめのメモアプリ5選をご紹介します。
ビジネスで利用するメモアプリは、メモ以外の機能にも注目が必要です。とくに、「テンプレート」「タスク」「メッセージ」「共有」の4機能が過不足なく備わっていれば、メモが埋もれたり抜け漏れたりすることがありません。
加えて、メモアプリは「誰でも簡単に使いこなせること」が大前提です。多機能なアプリは使い方を覚えるまでに時間がかかるため、ITが苦手な場合は、最終期に放置されてしまう恐れがあるからです。
したがって、自社で選定すべきアプリは、メモに必須の4機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも説明なしで操作できる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に残したメモは、任意のメンバーへすぐに共有されます。また、ノートには「タスク」と「メッセージ」が紐づいているので、話題が入り乱れず、複数のアプリを併用する必要もありません。
【Stock】必要な機能に過不足のないシンプルなノート型アプリ
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Evernote】あらゆる情報を保存できるメモアプリ
Evernoteの特徴
- どこでも作業できる
Evernoteは利用中の全端末で自動的に同期されるため、リアルタイムの情報にいつでもアクセス可能なのです。
Evernoteの機能・使用感
- 多彩な情報を保存できる
- 検索性が高い
WEB上のページや記事なども保存できるので、メモ機能だけでなく、情報を保管しておきたい場合にも役立ちます。
メモした情報を瞬時に探し出したい場合には、柔軟で強力な検索機能が適しています。
Evernoteの注意点
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- 無料プランでは制限が大きい
- 動作が重い
Evernoteは多機能ゆえに、デジタルが苦手な人にとっては使いこなすのが難しい可能性があります。
Evernoteの無料プランでは、同期できる端末数が2台のみであり、アップロード容量も月間60MBまでです。
利用しているユーザーからは「Windowsアプリ版の動作の重さについては、他のアプリへの乗り換えを検討するほどです。」という声があります。（参考：ITreview）
Evernoteの料金体系
- Free：0円
- Personal：1,100円/月（月払い）
- Professonal：1,550円/月（月払い）
- Evernote Teams：2,100円/ユーザー/月
【Google Keep】付箋のようにメモが書けるアプリ
Google Keepの特徴
- 付箋形式でメモを残せる
- あらゆる端末で利用が可能
メイン画面に付箋形式でメモを残せるほか、メモの色を変更して分類もできます。
Googleアカウントを作成すれば、パソコン・スマホ・タブレットで同じデータを確認できます。
Google Keepの機能・使用感
- リストをメンバーで共有できる
- 音声メモができる
ノートにはTODOリストを作成することも可能です。また、TODOリストや項目のチェックマークまでリアルタイムで共有できるため、わざわざメッセージでやりとりする必要がありません。
記録したい情報を音声入力できるため、正確に素早くテキスト化できて、業務の効率化に役立ちます。
Google Keepの注意点
- 管理が難しい
- ファイルを保存できない
- シークレットモード機能が欲しい
Google Keepにはメモをカテゴリ分けするフォルダがないので、探し出すのに苦労する恐れがあります。
WordやExcelなどのファイル形式のデータは保存できません。
利用しているユーザーからは「パスワードメモ等を登録する際、シークレットモードなどの機能があるとうれしいです（もう既にあったらすみません）」という声があります。（参考：itreview）
Google Keepの料金体系
Googleアカウントがあれば無料で使えます。
【Notion】多種多様な機能を備えているメモアプリ
Notionの特徴
- さまざまな使い方ができる
- フォルダでメモを分類しない
データベースにメモを蓄積できるほか、ビュー機能を切り替えることでメモの見え方を変えられます。
Notionではメモをフォルダで分類するのではなく、メモのなかにメモを作成する形で管理します。
Notionの機能・使用感
- 情報を整理しやすい
- コスト削減につながる
独自のラベルやタグを作成できるため、自由に情報を整理・カスタマイズしたい場合に役立ちます。
多様な機能が搭載されており、さまざまなツールを併用する必要がないため、コスト削減につながります。
Notionの注意点
- 多機能で操作が複雑である
- ページ履歴の残る期間が限られている
- 無料版では校正機能に制限がある
Notionは機能が豊富なゆえに、ITに詳しくない場合には使いこなせない可能性があります。
無料プランの場合、ページ履歴の残る期間は7日間となっています。
利用しているユーザーからは「AIによる校正機能は非常に便利ですが、無料版では制限があります。」というように無料版の使い勝手に不満の声もあるようです。（参考：itreview）
Notionの料金体系
- フリー：無料
- プラス：$10/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：$18/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
【Dropbox Paper】クリエイティブな作業に特化したメモアプリ
Dropbox Paperの特徴
- テンプレートが充実している
議事録をはじめとした既存のテンプレートだけでなく、自社独自のテンプレートを登録して利用することもできます。
Dropbox Paperの機能・使用感
- テンプレートがついている
- フィードバック機能が搭載されている
あらかじめ、プロジェクトプランや議事録を作成できるフォーマットが搭載されているため、一から作成する手間を省きたい方に最適です。
注釈機能により画像へコメントを残すことができるため、伝えたい情報を明確に表示できます。また、絵文字も豊富に揃っており、フィードバックの際に自身の気持ちを表現しやすいです。
Dropbox Paperの注意点
- 共有リンクのセキュリティに注意する
- 動作が重くなる
- リアルタイムでの議事録作成には不向き
共有リンクでメモを共有できますが、リンクを知っていれば誰でもアクセス可能になるので、情報漏えいに注意が必要です。
利用ユーザーからは「画像を追加するだけで動作のパフォーマンスがかなり悪くなる」「定期的にオフラインになってしまい、手が止まってしまうことが多い」といった声もあります。（参照：ITreview）
利用しているユーザーからは「メモをとっていると定期的にオフラインになってしまい、手が止まってしまうことが多いです。」という声があり、スムーズなメモ作成・共有をするうえで懸念点だと言えます。（参考：ITreview）
Dropbox Paperの料金体系
以下「Dropbox」のプランのいずれかに登録すると、Dropbox Paperも使えます。
- Basic：無料
- Plus：1,500円/月（月払い）
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Professional：2,400円/月（月払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
＜比較表＞仕事におすすめの無料メモアプリの機能一覧
こちらは、無料メモアプリの機能を比較した一覧表です。
| Stock【一番おすすめ】 | Evernote | Google Keep | Notion | Dropbox Paper | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
必要な機能に過不足のないシンプルなノート型アプリ |
あらゆる情報を保存できるメモアプリ |
付箋のようにメモが書けるアプリ |
多種多様な機能を備えているメモアプリ |
クリエイティブな作業に特化したメモアプリ |
| 注意点 |
手書き機能が搭載されていない |
無料プランでは制限が大きい |
WordやExcelなどのファイル形式のデータは保存できない |
ページ履歴の残る期間が限られている |
共有リンクのセキュリティに注意する |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/月～ |
・無料で使用できます |
・無料プランあり
・有料プランは$10/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「Dropbox Paper」の詳細はこちら |
メモアプリの3つの選定ポイント
ここでは、メモアプリを選ぶときのポイントを3つご紹介します。以下の内容を理解していないと、自社とは合わないアプリを選んでしまい失敗する確率が高まるため、初めてメモアプリを導入する方は必見です。
（1）マルチデバイス対応か
パソコンだけでなく、iPhone・androidやタブレットにもアクセスできるマルチデバイス対応のメモアプリを選びましょう。
メモアプリは、必要なときにすぐ情報を書き残せることが最も大切です。そのため、外出先や移動先でも利用できるものでなければ、メモアプリを最大限活用できず、次第に使われなくなる可能性が高くなります。
そのため、メモアプリを選ぶときは、複数のデバイスで使用可能なものが良いです。
（2）PDF・画像の取り込み・編集ができるか
ビジネスシーンでは、PDF・画像を取り込めて、そのまま編集までできるメモアプリが最適です。
PDFや画像を取り込むことができれば、情報を一元管理できるだけでなく、視覚的にも分かりやすくなります。また、スキャンした画像に直接文字を書き込めたり、編集できたりすれば、より情報の正確性を高められるのです。
このことから、メモアプリを選ぶときは、PDFや画像、音声ファイルなどさまざまな情報を添付できるものを選びましょう。
（3）使用用途によって使い分ける
ビジネス用・プライベート用というように、使用用途でメモを使い分けるのも重要です。
たとえば、日報のように毎日使用するのであれば、アクセス性が良く、ウィジェット機能があるものが便利です。また、プライベート用なら付箋のようにメモできるアプリ、ビジネス用なら「Stock」のような情報の記録・共有がメインのものがおすすめです。
このように、使用する目的に合わせて、必要な機能が搭載されているか見極めましょう。
【良い機能を使いこなそう】メモアプリの活用術5選
ここでは、メモアプリの機能を使いこなす5つの活用術を解説します。以下の内容を実践すればメモを活用しやすくなり、業務の質も向上できます。
（1）ToDoリストを利用する
まずは、メモアプリのチェックリスト機能を使い、期限のある仕事を「ToDoリスト」として書き出しましょう。
タスクのメモをリスト化すれば、全体の業務量が一気に可視化されるので、抜け漏れを防ぎやすくなります。また、完了したタスクと未完了のタスクを区別すると、達成感が得られるだけでなく、期限が迫ったタスクにもすぐに気付けるのです。
このように、ToDoリストは仕事を漏れなく対応する点で有効です。そのため、仕事でメモを活用する場合には、ToDoリストを簡単に作れるメモアプリを導入しましょう。
（2）スクリーンショットを保存する
次に、関連するスクリーンショットは、メモ内に張り付けて保存しましょう。
仕事に関する情報をスクリーンショットで残しても、写真フォルダ内で埋もれると探し出すのが困難です。一方、スクリーンショットをメモへ添付すれば、写真フォルダに埋もれることなく、必要なときにすぐに見返せるようになります。
したがって、文字だけでなく画像も残せるメモアプリを選び、情報が分散しないようにすべきです。
（3）思いついたアイデアを書き留める
次に、思いついた仕事のアイデアを、即座にメモとして残すことも重要です。
アイデアのメモを後回しにすれば、時間の経過とともに忘れる恐れがあります。しかし、時間や場所を問わずに使えるメモアプリがあれば、外出先でもその場でメモを残せるので安心です。
ただし、多機能で何度も操作をしなければならないアプリでは、メモをするのが面倒になってしまい意味がありません。そのため、開いてすぐにメモが残せる「Stock」のように、シンプルなアプリを選びましょう。
（4）書類をメモに添付する
次に、メモアプリには文字だけでなく、WordやExcelなどのファイルも添付しましょう。
メモと書類が一か所にまとまっていれば、ファイル管理アプリなどを別に開く手間がかかりません。また、一度に大量の情報をストックできて便利です。
このように、複数のアプリを開く手間を省きつつ、多くの情報を残すためにも、ファイルを添付できるアプリが求められるのです。
（5）複数のデバイスで利用する
最後に、メモアプリを複数のデバイスで利用することも有効です。
PCやスマホ、タブレットからアプリを利用すれば、移動中やテレワーク中でも同じメモを確認できます。その結果、メモを確かめるためだけに出勤する必要もなくなるのです。
ただし、なかには同期できる端末数が限られているアプリもあるので注意しましょう。
機能の評判が良いおすすめのメモアプリまとめ
これまで、機能の評判が良いおすすめのメモアプリ5選を中心にご紹介しました。
メモアプリは「メモの記録・共有に過不足のない機能」を備えているかが重要です。とくに、文字だけでなくファイルや画像も共有できるアプリを選ぶと、メモを分かりやすく残せるうえに、複数のアプリを併用する手間もかかりません。
しかし、機能面に問題がなくても、多機能なアプリは覚えるまでに時間がかかるため、現場に浸透しない可能性が高いです。したがって、「誰でも簡単に使えるか」が大前提になるのです。
結論、自社に最適なのは、非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに使えるノート型メモアプリの「Stock」一択です。Stockはメモの必須機能に過不足がなく、画像やファイルを添付してもサクサクと動作します。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、気軽にメモを残して共有できる仕組みを整えましょう。
