表計算ソフト「Excel（エクセル）」は、データの計算だけでなく、メモ代わりとしても活用できます。Excelは既に多くのユーザーに利用されており、新しくツールを買う必要がないく、すぐに使い始められる点もメリットです。
しかし、「Excelをメモ代わりにしたいが、具体的な方法が分からない」と悩む方も少なくありません。
そこで今回は、Excelをメモ代わりにする方法を中心にご紹介します。
- 業務のメモをExcelで管理したいが、うまく整理できていない事務職員
- Excelをメモ帳として使う方法を知りたいプロジェクト管理者
- Excelでの管理に限界を感じ、もっと簡単にメモを作成・共有したい現場リーダー
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、Excelをメモ帳として活用する具体的な手順が分かり、自社に適したメモ管理の方法も見つけられます。
目次
Excelにメモを残す3つの方法とは
以下では、Excelにメモを残す代表的な方法を3つ紹介します。「Excelでメモを作る方法が分からない」という方は必見です。
（1）メモ機能でメモを挿入する
1つ目は、メモ機能でメモを挿入する方法です。
メモ機能は、メモを挿入したいセルを選択した状態で、[校閲] タブの [メモ] から [新しいメモ] をクリックすることで使えます。
作成したメモは以下のように表示されます。
メモ機能では、セルごとにメモを残すことができるので、後から見返すときに「何に関するメモか」が分かりやすい点がメリットです。
（2）コメント機能を活用する
2つ目は、メンバーとメモ上で直接会話ができる「コメント機能」を活用する方法です。
この機能を使うと、メモに対して「確認しました」「ここを修正してください」といったやりとりを、伝言板のように残せます。
使い方は、対象のマス目を選んで[校閲]タブの[新しいコメント]をクリックするだけです。特定の相手を指定して投稿すれば、その人のメールにお知らせを送ることもできます。
ただし、メールでのお知らせは他の業務メールに埋もれて見落とされるリスクもあるため、急ぎの連絡を取りたい場合は注意が必要です。
（3）データの入力規則を活用する
3つ目は、データの入力規則を活用する方法です。
[データ] タブの [データの入力規則] から [入力時メッセージ] をクリックすると、タイトルと本文に分けてメモを残せます。テキストを入力すると、当該のセルをクリックしたときにメッセージが表示されます。
データの入力規則は、上図のように、共同編集者に対して入力ルールや注意事項を共有するのに効果的です。
【基本編】Excelでのメモ帳の作り方5選
以下では、Excelでのメモ帳の作り方5選を解説します。画像付きで分かりやすく説明するので、初心者の方は必見です。
作り方1｜セルにテキストを入力する
1つ目は、最も基本となる、空いているマス目に直接文字を入力する方法です。
特別な設定をせず、ノートに文字を書くように打ち込むだけで、手軽にメモを作成できます。目立たせたい重要な文字がある場合は、[ホーム]タブの[フォントの色]から色を自由に変更しましょう。
また、文字を入れる位置を右側のマスに1つずらして、小見出しのように書き始めることで、見出しと中身の区別がつき、誰が見ても整理された読みやすいメモになります。
作り方2｜画像を添付する
2つ目に、Excelのシートへ画像を添付する作り方です。
Excelにはテキストだけでなく、iPhoneなどのスマホで撮影した写真もメモとして添付できます。具体的な操作方法は以下の通りです。
- 画面上のバーから［挿入］タブをクリックする
- 表示されたメニューから［図］をクリックする
- オプションから [画像］を選択する
- 画像の挿入元を選択して、ファイルを添付する
以上の操作で、シート上に写真のメモを残すことができます。
作り方3｜表を作成する
3つ目に、Excel上に表形式のメモをする作り方です。
たとえば、社内にある備品の在庫数をメモする場合、下図のように項目を入力して、画面左上の［罫線］からセルに罫線を引きましょう。
以上の操作で表を作れるので、情報を項目別に分かりやすく整理できます。
作り方4｜ハイパーリンクを使う
4つ目に、テキストにWebサイトのリンク（URL）を埋め込む「ハイパーリンク」を使う作り方です。
Webサイトのリンクは長い文字列になっており、そのままExcelに貼り付けると見づらいメモになってしまいます。そのため、以下の手順であらかじめ入力したテキストにリンクを埋め込んで、メモを整理しましょう。
- ハイパーリンクにしたいテキストを入力して選択する
- 画面左上の［挿入］タブをクリックする
- 画面右上に表示される［リンク］をクリックする
- ハイパーリンクの設定画面になるので［アドレス］にリンクを入力する
以上の操作で、テキストにリンクを埋め込めます。ハイパーリンクが適用されたテキストをクリックすれば、埋め込んだWebサイトが開きます。
作り方5｜メモを作成後印刷する
Excelでメモを印刷するには、まず印刷したいメモを表示状態にし、[ファイル]＞[ページ設定]をクリックした後、[シート]タブの「コメント」から印刷するメモの項目を選択します。
「シートの末尾」にメモを表示させて印刷するか、「画面表示イメージ」で実際に見えているExcel画面のメモ表示のように印刷するか、選ぶことができます。
以上の手順で、Excelに記載したメモもあわせて印刷することが可能です。
用途別！ビジネスシーンで利用できるExcelのメモテンプレート
以下では、テンプレートを活用したExcelでのメモの取り方を紹介します。用途別で紹介しているので必見です。
一般的な業務メモの取り方
上記のメモは、フリーテンプレートのExcelのテンプレートを使用したメモです。急いで内容を記載しなければならない場面では、上記のようなシンプルなテンプレートを準備しておくべきです。
商談メモの取り方
上記のメモは、業務用テンプレートのExcelのテンプレートを使用したメモです。上記のように箇条書きで記載して、全てメモするのではなく、期限や日付などのポイントを意識してメモを取りましょう。
Excelでメモを管理すると起こる問題
Excelでメモを管理すると、いくつかの問題が発生します。特に業務で運用する場合は注意が必要です。
情報が分散して探せなくなる
Excelは自由に記録できる反面、情報が1つの場所にまとまらず、結果として必要なメモを探しにくくなるという問題があります。
たとえば、プロジェクトごとにシートやファイルを分けて管理していると、「あのメモどこだっけ？」と探す時間が増えてしまいます。また、同じ内容が複数のシートに重複し、どれが最新か分からなくなることもあります。
このように、Excelは柔軟に使える一方で、情報が分散しやすく、必要なメモをすぐに見つけられなくなるという課題があります。
更新されず形骸化する
Excelは手軽に情報を記録できる一方で、運用ルールが曖昧だと更新が続かず、次第に使われなくなってしまうことがあります。
たとえば、メモを追記する担当が決まっていなかったり、更新のタイミングがバラバラだったりすると、古い情報がそのまま残り続けます。その結果、誰も信頼しなくなり、最終的には参照されない“形だけのメモ”になってしまいます。
このように、Excelは運用次第で情報が更新されず、形骸化してしまうリスクがあります。
スマホや現場で使いにくい
Excelはパソコンでの作業を前提としているため、スマホや現場での利用にはあまり向いていません。
たとえば、現場で急にメモを確認したいときや、その場で情報を追記したいときでも、ファイルを開くのに手間がかかったり、操作がしづらかったりすることがあります。また、通信環境やデバイスの違いによって、すぐに確認・編集できないケースもあります。
このように、Excelはオフィス内では便利ですが、スマホや現場でのリアルタイムなメモ運用には不向きな場面があります。
【Excelより簡単】ビジネスのあらゆる場面で活躍するメモアプリ
ここでは、Excelより簡単にメモを管理できるビジネス向けメモアプリをご紹介します。
Excelでメモを管理していると、ファイルが増えるほど「どこに何を書いたのか分からない」状態になりがちです。その結果、必要な情報を探すのに時間がかかり、メモが活用されにくくなります。
また、フォルダ分けや命名ルールを工夫しても、ファイルを開かないと中身が分からないため、情報を横断的に探すのは簡単ではありません。運用ルールだけで管理を続けるには限界があり、効率的なメモ活用が難しくなります。
そこで、ファイルを作らずに情報を蓄積でき、必要なメモをすぐに検索できるツールの活用が重要です。これにより、「探す手間」を減らし、メモをスムーズに活用できるようになります。
なかでもおすすめなのが、情報共有ツールの 「Stock」です。Stockは「ノート」形式で手軽に情報を蓄積でき、タイトルや内容を横断検索できるため、「ファイルがバージョンごとに増えてしまう」「どこに格納したかわからない」といったExcelの課題を解決できます。
最も簡単にメモを作成・管理できるアプリ「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockでメモを共有する方法＞
以下は、Stockを使って情報を共有するイメージ画面です。
Stockで「ノート」を作成すると、同じフォルダに参加しているメンバーに内容が自動で共有されます。わざわざファイルを探して開く必要はなく、画面上部の検索窓にキーワードを打ち込むだけで、ノートのタイトルだけでなく、メモの中身の文章まで一括で素早く探し出すことができます。
また、パソコンだけでなくスマホからもアプリで手軽に確認・追記ができるため、外出先や店舗、建設現場などでもメモの共有漏れが起きません。
＜StockとExcelの比較表＞
以下は、StockとExcelの比較表です。
| 「Stock」 | Excel | |
|---|---|---|
| メモの整理 |
【◎】 フォルダで簡単に整理可能 |
【○】
表やフィルターで整理可能 |
| 共有 |
【◎】 即時共有される |
【×】 ファイルを別途共有する必要あり |
| リアルタイム編集 |
【◎】 スムーズなリアルタイム編集が可能 |
【△】 共同編集は可能だが制限あり |
| 検索性 |
【◎】 全ノートを横断的に検索可能 |
【△】 ファイル名での検索のみ |
このように、Stockはメモをストレスなく管理しつつ、蓄積したメモの中から目的の情報をすぐに見つけて業務に役立てられる点が大きなメリットです。
表示されない！Excelでメモを取るときのよくある質問
ここでは、Excelでメモを取るときのよくある質問を解説します。
- 質問1｜メモ機能とコメント機能はどう違う？
- 質問2｜Excelで付箋を作るには？
- 質問3｜Excelのメモを常に表示させるには？
メモ機能とコメント機能は、どちらもテキスト情報を残す点では同じです。しかし、メモ機能は1つの情報しか残せない一方、コメント機能では、共同編集者と対話形式でメモを残せます。
Excelで付箋を作るには、「メモ機能」または「コメント機能」を使いましょう。セルに付箋形式でメモを残せるため、補足やフィードバックを書き込むときに便利です。
メモを常に表示するには、画面上部の[校閲] を選択し、 [メモ] から [メモの表示/非表示] をクリックして切り替えれば、メモが常に表示されるようになります。
上記のようにExcelのメモ機能は複雑だと言えます。そこで、気軽にメモを残すなら、「Stock」のような操作性のシンプルなツールを代わりに導入するのも選択肢のひとつです。
Excelをメモ・ノート代わりにする方法まとめ
この記事では、Excelをメモやノート代わりにする方法と、運用を続ける上での注意点について解説しました。
Excelでのメモ管理は手軽な反面、書き込む量が増えるほど「あの情報がどこにあるか分からない」という問題が起きがちです。どれだけ個人の努力やルールに頼っても、ファイルを開かないと中身が確認できない状態のまま放置すると、大切な引き継ぎ漏れや現場の確認不足によるトラブルに繋がってしまいます。
パソコン操作が苦手なスタッフや現場のメンバーが全員で足並みを揃えて情報を残し続けるには、ルールに頼るのではなく、誰でもノート感覚でその場ですぐに書き込めて、あとから一瞬で見返せる「仕組み化」が必要不可欠です。
こうした条件に最も当てはまるのが、チームの情報を「ノート」で簡単に管理できる情報共有ツールの「Stock」です。Stockは、ITツールに不慣れな65歳以上のスタッフでも説明書なしで直感的に使いこなせるほどシンプルなため、社内のメモが形骸化することはありません。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、スムーズにメモを作成しましょう。
