表計算ソフト「Excel（エクセル）」は、データの計算だけでなく、メモの代わりとしても利用できます。Excelは無料で使えるうえ、既に利用しているユーザーも多く、導入ハードルが低いメリットがあるのです。
しかし、「Excelをメモ代わりにしたいが、方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelをメモ代わりにする方法を中心にご紹介します。
- Excelをメモ代わりにする方法を知りたい
- 具体的なExcelでのメモ帳の作り方を知りたい
- Excelより簡単にメモを作成・管理できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、Excelをメモ帳にする具体的なステップが分かるほか、自社に最適なメモの管理方法も見つかります。
目次
Excelにメモを残す3つの方法とは
以下では、Excelにメモを残す代表的な方法を3つ紹介します。「Excelでメモを作る方法が分からない」という方は必見です。
（1）メモ機能でメモを挿入する
1つ目は、メモ機能でメモを挿入する方法です。
メモ機能は、[校閲] タブの [メモ] から [新しいメモ] をクリックすることで使えます。
作成したメモは以下のように表示されます。
メモ機能では、セルごとにメモを残すことができるので、後から見返すときに「何に関するメモか」が分かりやすい点がメリットです。
（2）コメント機能を活用する
2つ目は、コメント機能を活用する方法です。
コメント機能を使うときは、[校閲] タブの [新しいコメント] をクリックしましょう。コメントを追加すると、下記画像のように、スレッド形式で表示されます。
また、ほかのユーザーをメンションすれば、メールで通知を送ってコメント上でやりとりできます。ただし、メールでの通知は見落としやすいので、リアルタイムでコミュニケーションを取りたい場合には「Stock」のような別の情報共有ツールが必要です。
（3）データの入力規則を活用する
3つ目は、データの入力規則を活用する方法です。
[データ] タブの [データの入力規則] から [入力時メッセージ] をクリックすると、タイトルと本文に分けてメモを残せます。テキストを入力すると、該当のセルをクリックしたときにメッセージが表示されます。
データの入力規則は、上図のように、共同編集者に対して入力ルールや注意事項を共有するのに効果的です。
【基本編】Excelでのメモ帳の作り方4選
以下では、Excelでのメモ帳の作り方4選を解説します。画像付きで分かりやすく説明するので、初心者の方は必見です。
作り方1｜セルにテキストを入力する
1つ目に、Excelのセルにテキストを入力する作り方です。
Excelには「セル」と呼ばれる格子状の枠があるので、任意のセルを選択してテキストを打ち込みます。また、テキストの色を変更したいときは、[ホーム] タブの [フォントの色] から、自由に色を選択しましょう。
字下げしたいときは、テキストを入力したセルを横にずらします。セルの移動は、セルの枠にカーソルを当てて、ドラッグ＆ドロップするだけです。
上図のように、字下げをして情報を構造的にまとめれば、メモの内容を把握しやすくなります。
作り方2｜画像を添付する
2つ目に、Excelのシートへ画像を添付する作り方です。
Excelにはテキストだけでなく、iPhoneなどのスマホで撮影した写真もメモとして添付できます。具体的な操作方法は以下の通りです。
- 画面上のバーから［挿入］タブをクリックする
- 表示されたメニューから［図］をクリックする
- オプションから [画像］を選択する
- 画像の挿入元を選択して、ファイルを添付する
以上の操作で、シート上に写真のメモを残すことができます。
作り方3｜表を作成する
3つ目に、Excel上に表形式のメモをする作り方です。
たとえば、社内にある備品の在庫数をメモする場合、下図のように項目を入力して、画面左上の［罫線］からセルに罫線を引きましょう。
以上の操作で表を作れるので、情報を項目別に分かりやすく整理できます。
作り方4｜ハイパーリンクを使う
4つ目に、テキストにWebサイトのリンク（URL）を埋め込む「ハイパーリンク」を使う作り方です。
Webサイトのリンクは長い文字列になっており、そのままExcelに貼り付けると見づらいメモになってしまいます。そのため、以下の手順であらかじめ入力したテキストにリンクを埋め込んで、メモを整理しましょう。
- ハイパーリンクにしたいテキストを入力して選択する
- 画面左上の［挿入］タブをクリックする
- 画面右上に表示される［リンク］をクリックする
- ハイパーリンクの設定画面になるので［アドレス］にリンクを入力する
以上の操作で、テキストにリンクを埋め込めます。ハイパーリンクが適用されたテキストをクリックすれば、埋め込んだWebサイトが開きます。
【応用編】用途別！テンプレートを活用したExcelでのメモの取り方
以下では、テンプレートを活用したExcelでのメモの取り方を紹介します。用途別で紹介しているので必見です。
一般的な業務メモの取り方
上記のメモは、フリーテンプレートのExcelのテンプレートを使用したメモです。急いで内容を記載しなければならない場面では、上記のようなシンプルなテンプレートを準備しておくべきです。
商談メモの取り方
上記のメモは、業務用テンプレートのExcelのテンプレートを使用したメモです。上記のように箇条書きで記載して、全てメモするのではなく、期限や日付などのポイントを意識してメモを取りましょう。
要注意！Excelで仕事のメモをまとめるデメリット
Excelでメモをまとめる場合は、以下のようなデメリットもあります。とくに、仕事のメモとして運用するときは注意が必要です。
- ファイルの閲覧が面倒なので見返さない
- スマホからは閲覧や編集がしづらい
メモをするたびにExcelファイルを探し出して開く必要があります。メモはあとから情報を見返すための備忘録ですが、閲覧しづらいと見返さなくなってしまうので注意が必要です。
Excelはパソコン向けに開発されているので、iPhoneなどの小さな画面からは閲覧や編集がしづらく、外出先や移動中などに気軽にメモができません。
このように、Excelを仕事のメモ帳として運用するにはデメリットがあるため、メモを簡単に残したい場合は「メモアプリ」を利用しましょう。なかでも、わずかな操作でメモを開けて、スマホからもサクサク使える「Stock」のようなアプリがベストです。
【Excelより簡単】ビジネスのあらゆる場面で活躍するメモアプリ
以下では、ビジネスのあらゆる場面で活躍するメモアプリをご紹介します。
Excelで作成したメモは、閲覧や更新のたびにファイルを探し出して開かなければならず面倒です。また、Excel上にあらゆる業務情報をメモとして残すと、ファイルが増えて管理が困難になり、どこに何のメモを書いたか分かりづらくなってしまうのです。
そこで、ファイルを”開く”操作なしで簡単にメモを見れる「ノート型のメモアプリ」を導入すれば、Excelよりも簡単に内容を振り返れます。ただし、多機能なアプリは操作が複雑で、かえって手間がかかるので「シンプルな操作性」を重視しましょう。
結論、メモを残すのに最適なのは、「ノート」と「フォルダ」でメモを簡単に作成・管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキストや画像などのあらゆる情報を残せるうえ、「フォルダ」でテーマごとに整理できます。また、タイトルやタグごとに絞り込める「高度な検索機能」を備えているので、見たいメモをすぐに取り出せるのです。
最も簡単にメモを作成・管理できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの機能＞
- タスク機能
- 画像編集機能
ノートに紐づいた「タスク」で、メモから派生したやるべきことを管理できます。また、スマホやPCからリマインド通知を受け取って、タスク忘れを防止可能です。
ノートに添付した画像を編集できます。そのため、Stockは「情報管理」だけでなく「資料作成」にも便利です。
＜StockとExcelの比較表＞
以下は、StockとExcelの比較表です。
| 「Stock」 | Excel | |
|---|---|---|
| メモの整理 |
【◎】
タグ・フォルダで簡単に整理可能 |
【○】
表やフィルターで整理可能 |
| 共有 | 【◎】
簡単に共有可能 |
【×】
ファイルを共有する必要あり |
| リアルタイム編集 | 【◎】
スムーズなリアルタイム編集が可能 |
【△】
共同編集は可能だが制限あり |
| 検索性 | 【◎】
高速検索が可能 |
【△】
ファイル名での検索のみ |
このように、Stockはメモをストレスなく管理しつつ、蓄積したメモの中から目的の情報をすぐに見つけて業務に役立てられる点が大きなメリットです。
表示されない！Excelでメモを取るときのよくある質問
ここでは、Excelでメモを取るときのよくある質問を解説します。
- 質問1｜メモ機能とコメント機能はどう違う？
- 質問2｜Excelで付箋を作るには？
- 質問3｜メモが表示されない場合はどうする？
メモ機能とコメント機能は、どちらもテキスト情報を残す点では同じです。しかし、メモ機能は1つの情報しか残せない一方、コメント機能では、共同編集者と対話形式でメモを残せます。
Excelで付箋を作るには、「メモ機能」または「コメント機能」を使いましょう。セルに付箋形式でメモを残せるため、補足やフィードバックを書き込むときに便利です。
メモが表示されない場合は、「メモの非表示」に設定されているので、「メモの表示」に変更しましょう。[校閲] の [メモ] から [メモの表示/非表示] をクリックして変更すれば、メモが常に表示されるようになります。
上記のようにExcelのメモ機能は複雑だと言えます。そこで、気軽にメモを残すなら、「Stock」のような操作性のシンプルなツールを代わりに導入するのも選択肢のひとつです。
Excelをメモ・ノート代わりにする方法まとめ
これまで、Excelによるメモ帳の作り方や、Excelのデメリットを中心に解説しました。
Excelは、表計算だけでなく「メモ」としても使えます。しかし、Excelをメモ帳にすると更新・閲覧のたびに目的のファイルを探し出して開く必要があったり、スマホからの操作が難しかったりするデメリットがあるのです。
一方、メモの作成・管理を効率化できる”メモアプリ”であれば、時間や場所を問わず素早くメモをとれます。ただし、多機能なアプリは操作が複雑で、かえってメモをとるのに時間がかかるので「シンプルなメモアプリ」を選びましょう。
結論、Excelの代わりに利用すべきメモアプリは、スマホの小さな画面でも簡単にメモを作成・管理できる「Stock」一択です。Stockはシンプルなため、非IT企業の65歳以上の方でも直感的に使いこなせます。
ぜひ「Stock」を導入して、スムーズにメモを作成しましょう。
