近年、テレワークの浸透などにより、ビジネスのシーンでは「メモツール」で情報を管理するのがトレンドになっています。「メモツール」を使えば、全社に伝えたい情報を、高いセキュリティ基準のもとで安全に保存・共有できるのです。
しかし、さまざまなメモツールがリリースされているため「自社に合うツールをどのように選ぶべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、職場の情報共有に最適なメモツール6選を中心にご紹介します。
- 仕事中にメモした情報を一元管理したい
- ビジネスに最適なメモツールを知りたい
- メモした情報をチームで共有したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適なビジネス向けのメモツールが分かります。
目次
職場の情報共有におすすめのビジネス向けメモツール・アプリ6選
以下では、職場の情報共有に使えるビジネス向けメモツール6選をご紹介します。
ビジネス向けメモツールに必要なのは、メモを「作成」する機能だけではありません。あとからすぐに探し出せるよう「整理」したり、チーム内でスムーズに「共有」したりできるアプリが求められます。
また、職場の情報共有で活用するには”全従業員が使いこなせるツールであること”が前提です。したがって、「作成・整理・共有の3つの機能を備えたシンプルなツール」を選びましょう。
結論、ビジネス向けメモツールとして最適なのは、メモの作成・整理・共有の機能を過不足なく搭載し、非IT企業の65歳以上の従業員でも使いこなせる「Stock」一択です。
Stockは「ノート」でメモして「フォルダ」で整理するシンプルな情報構造です。さらに、大手企業でも導入される厳格なセキュリティ基準で保護されており、MacやAndroidも含めたマルチデバイスに対応しているため、ビジネス用メモツールとして最適です。
【Stock】ノートにチームの情報を最も簡単に残せるアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Cosense（旧Scrapbox）】階層構造なしでメモ管理ができるツール
＜Cosenseの特徴＞
- リンク機能
- 同時編集機能
作成したページの単語を[ ]で囲み、リンク化して構造化するのが最大の特徴です。
複数人で同時編集し、変更をリアルタイムで閲覧する機能が搭載されています。
＜Cosenseの機能・使用感＞
- 「プロジェクト」の名称はアルファベットしか指定できない
- 別ノートのリンクやファイルを挿入できる
ノート本文は日本語で記入できますが、ノートを格納する「プロジェクト」の名称はそのままURLにも含まれるため、アルファベットしか利用することができません。
対象ワードを選択して右クリックして［link］を選ぶと、別ノートへのリンクを作れます。また、そのリンクやファイルをノートに挿入することが可能なため、一つのノートに情報をまとめることができます。
＜Cosenseの注意点＞
- フォルダによる階層管理ができない
- 検索機能が使いづらい
Cosenseではページ間のリンクで情報を管理します。そのため、フォルダやファイルによる情報管理に慣れているビジネスマンは使いづらいと感じる可能性があります。
口コミには「ノートが増えると探しにくいので、検索機能の精度を上げてほしい」という意見があります。（参考：ITreview）
＜Cosenseの料金体系＞
※詳しい料金計算方法については、公式サイトをご確認ください。
- PUBLIC PROJECTS ARE FREE：0円（社外にも公開される）
- PERSONAL/EDUCATION：0円（個人・非営利のみ）
- BUSINESS：1,100円/ユーザー/月（100ページまで無料で試用可能、以降無料枠の拡大もあり）
- BUSINESS ENTERPRISE：要問い合わせ（30名以上の大規模組織向け）
【Inkdrop】エンジニア向けメモ共有ツール
＜Inkdropの特徴＞
- クリエイティブ職に嬉しい機能が充実
- Linuxも含むマルチデバイス対応
Markdown記法やコード共有に対応しているため、クリエイティブ職のメンバーにおすすめです。
スマホやタブレットはもちろん、LinuxのOSにも対応しています。
＜Inkdropの機能・使用感＞
- ワンクリックでタグを使える
上部にある［#］や［＜＞］を押すだけで、階層分けやタグの挿入ができます。画像アイコンを押すと自動でPCのフォルダが開くので、任意の画像を選択するだけでコード化した画像の埋め込みも可能です。
＜Inkdropの注意点＞
- 日本語対応していない
- iOSアプリでの操作がしづらい
メニューなどがすべて英語なので、英語に堪能な従業員がいなければ定着までに時間がかかる場合があります。
口コミには「iOSアプリの精度を上げてほしい」という意見があります。（参考：Apple Store）
＜Inkdropの料金体系＞
- Free Trial：0円（14日間の無料トライアル）
- Basic Plan：$9.98/月（月払い）
※無料トライアルを過ぎると料金が発生します。
【Dropbox Paper】自由自在にカスタマイズできるメモ共有アプリ
＜Dropbox Paperの特徴＞
- フィードバック機能
- テンプレートが用意されている
画像の特定の部分にもコメントできる高度なフィードバック機能が搭載されており「誰が何を追加したのか」がすぐに分かります。
議事録やブレインストーミングなど、チームで活用できる数種類のテンプレートが事前に用意されています。
＜Dropbox Paperの機能・使用感＞
- 直感的に操作しやすい
文字の入力欄が直感的に操作しやすい形式になっています。また、メモ内のタスクにメンション機能が付いているため、例えば議事録として使用した際にはその会議で生じたタスクを、誰がやるのかとセットで残しておくことが可能です。
＜Dropbox Paperの注意点＞
- ビジネス利用には費用がかかる
- 海外製なので操作に戸惑う
無料プランでは容量に制限があって、社内の情報管理には足りない可能性があります。チーム利用には1ユーザーにつき、最低でも1,800円/月（月払い）のコストがかかります。
口コミには「海外サービス特有のインターフェースなので、権限の設定やページ移動などの操作に戸惑う」という意見があります。（参考：ITreview）
＜Dropbox Paperの料金体系＞
Dropbox Paperは、Dropboxのアカウントがあれば無料で利用できます。以下はDropboxの料金体系です。
- Basic：0円
- Plus：1,500円/月（個人利用のみ）
- Essentials：2,400円/月
- Business：1,800円/ユーザー/月
- Business Plus：2,880円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【Google Keep】Googleアカウントで共有できるメモツール
＜Google Keepの特徴＞
- 簡単に始めることができる
- テキスト以外の形式でも入力できる
Googleアカウントさえ持っていれば無料で始めることができます。
テキストだけでなく、音声入力やボイスメモの作成、手書き入力をすることができます。また、図やイラストを残せることも特徴です。
＜Google Keepの機能・使用感＞
- リマインダー機能が付いている
- シンプルなデザインになっている
設定した日時や、設定した場所に近づいた際に通知をしてくれます。そのため、メモしたタスクを忘れてしまうことを防げます。
メモを書き溜めることに特化したシンプルなツールとなっています。文字のフォントや太さの変更などの細かい装飾はできませんが、メモの背景色は変更できるため、色分けすることで内容や優先度を視覚的に表すことができます。
＜Google Keepの注意点＞
- PCではオフラインでのアクセスができない
- メモの整理がしにくい
PCではオフラインでのアクセスができないため、オフラインで使用する際はモバイルアプリを利用する必要があります。
口コミには「様々なメモをフォルダ分けできるといいなと思います。現在はタグをつけることで管理していますが、メモが多くなると管理が煩雑になるので、しっかりとしたメモを保存したい場合には向いていません。」という意見があります。（参考：ITreview）
＜Google Keepの料金体系＞
- 無料（Googleアカウントの作成が必要）
【OneNote】Microsoftが提供するメモツール
![OneNoteのトップ画像](https://www.stock-app.info/media/wp-content/uploads/2024/11/One-Note トップページ.jpg")
＜OneNoteの特徴＞
- テキストや画像を自由に配置できる
- Microsoft製品と親和性が高い
テキストや画像をノート内の好きな場所に配置できるため、自由度が高いメモを作れます。
ExcelやWordのファイルを貼り付ければ、ダウンロードせずともプレビューを表示できます。
＜OneNoteの機能・使用感＞
- ノートシールで情報を整理
- 他のMicrosoftツールと似た使用感
「タスク」「質問」「電話番号」等のノートシールが用意されているため、メンバー全員が内容を理解しやすいノートを作れます。
WordやExcelとツールバーの位置などが似ているので、WordやExcelに慣れていれば使いやすいです。ただし、ノート編集の自由度が高いため、チーム内で書き方のルールを決めて運用する必要があります。
＜OneNoteの注意点＞
- 情報の構造化がしにくい
- 削除や修正の操作に戸惑う
使い慣れたファイルやフォルダではなく「ページ」や「セクション」で情報を構造化するため、社内に浸透しづらい可能性があります。
口コミには「書き込んだ情報がリアルタイムで反映されるので、間違って削除してしまった場合など、元に戻せないケースがあります。」という意見があります。（参考：ITreview）
＜OneNoteの料金体系＞
Microsoft 365のユーザーはOneNoteを無料で利用できます。以下では、Microsoft 365の一般法人向けプランをご紹介します。
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Apps for business：1,236円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月
ビジネス向けメモツール・アプリの比較表
以下では、紹介した5つのツールを比較表にまとめます。特徴や注意点を見比べて、導入の検討に役立てましょう。（表は左右にスクロールできます）
| Stock【一番おすすめ】 | Cosense | Inkdrop | Dropbox Paper | Google Keep | OneNote | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
非IT企業の社員でも直感的に操作できる |
ノート内に「別ノートのリンク」を埋め込んで構造化する |
Markdownやコード共有に対応 |
テンプレートが用意されている |
Googleアカウントさえあれば始められる |
他のMicrosoftツールと似た使用感で扱える |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
1クリックでタグやコードの挿入はできない |
フォルダによる階層分けができない |
日本語対応していない |
チーム向けプランは費用が高い傾向にある |
メモの整理がしにくい |
情報の構造化がしにくい |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/月～ |
・無料プランあり（30日間限定）
・有料プランは$9.98/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/月～ |
・無料
※Googleアカウントを作る必要あり |
・無料プランあり
・有料プランは899円/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Cosense」の詳細はこちら |
「Inkdrop」の詳細はこちら |
「Dropbox Paper 」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
「OneNote」の詳細はこちら |
作成したメモを振り返るうえで「フォルダ機能」や「検索機能」は不可欠です。なかでも、シンプルな操作性のアプリであれば、すぐに社内に馴染むので、導入後のトラブルも心配いりません。
ビジネス向けメモツール・アプリの選定ポイント3選
以下では、ビジネス向けメモツール・アプリを選ぶ際のポイントを3つ紹介します。ツールを導入する際は、以下のポイントを押さえているか必ず確認しましょう。
（1）スマホで快適に操作できるか
1つ目は「スマホで快適に操作できるか」です。
メモアプリは、「その場で簡単に書き溜められる」ことで効果を発揮すると言えます。そのため、PCを広げられない環境であっても気軽にメモの作成、編集ができる必要があります。
スマホにも対応しているツールならば、オフィス外からも手軽にメモを確認することができます。ただし、ツールによってはスマホだと操作性が低下するものもあるので、スマホの小さい画面での利用に最適化されたUIを持つツールを選びましょう。
（2）セキュリティが万全か
2つ目は「セキュリティが万全か」です。
業務に関するメモの中には、社外の人に知られてはならない機密情報が含まれている場合もあります。仮に、導入したツールのセキュリティ対策が不十分では、外部からの不正アクセスや人為的ミスにより、社外秘の情報が漏えいするトラブルになりかねません。
そのため、メモツールを導入する際は、セキュリティ対策が万全で、情報漏えいのリスクが少ないツールであることを必ず確認しましょう。例えば、国際規格のセキュリティ認証である「ISO27001」を獲得している「Stock」のようなツールがおすすめです。
（3）誰でも利用しやすいか
3つ目は「誰でも利用しやすいか」です。
従業員のITリテラシーは必ずしも高いとは限らず、人によっては苦手意識を持つ場合もあります。そのため、「多機能で便利そうだから」と難易度の高いツールを導入してしまうと、使いこなせない従業員が出てきてツール自体が形骸化してしまう恐れがあります。
そのため、ツールを選定する際は「従業員全員が使いこなせるか」を重視し、搭載されている機能に過不足のないものを選びましょう。
デジタルのメモツールに必須な基本機能3つ
以下では、法人向けメモツールに必須な基本機能を3つご紹介します。「自社に最適なツールを絞り込めない」という担当者の方は、3つの機能を過不足なく備えるツールを探しましょう。
（1）メモを作成する
一つ目は、メモを作成する機能です。
作成機能で重要なのは「テキスト以外の情報もメモとして残せること」です。たとえば、メールで受けとったPDFや、紙に書いた手書きの図をスキャンしたものなどを残しておくと後から素早く振り返られます。
逆に、テキストだけに対応しているツールでは、管理できる情報の幅が狭まったり読みづらくなったりして、スムーズな情報共有を妨げてしまいます。
したがって、テキストから画像、ファイルまでまんべんなく残せるツールを導入すべきなのです。
（2）メモを見つけ出す
二つ目は、メモを見つけ出す機能です。必要な時に該当のメモをすぐに見つけ出すには、制度の高い検索機能と、メモを整理して保存できる構造が重要です。
検索機能については、「全文検索のスピードの速さ」、「タイトルやタグでも絞り込んで検索ができるか」に注目して選ぶことがおすすめです。この2つが備わっていると、必要なメモが見つからないストレスを削減できます。
また、メモを整理して保存するためには、「フォルダの階層」にも注目すべきです。階層が深くなりすぎると、目的のメモに辿り着くまでに何度もフォルダを開く必要があり、保存場所がわからなくなる原因にもなるからです。
以上のように、“検索機能”と”フォルダの階層”が適切なツールなら、必要なメモへ素早くたどり着ける状態を保てます。
（3）メモを共有する
三つ目の機能は、メモを共有する機能です。
ツール内でメモを共有できれば「共有リンクをメールに添付して送る」という面倒な作業から解放されます。また、チームの情報共有には、共有したメモを共同編集する機能も必須です。
たとえば、メモを書き始めた瞬間からメンバーへ共有され「誰が何を編集したのか」が一目で分かる「Stock」のようなツールが最適です。
仕事用メモツールで得られるメリット3選
以下では、法人向けメモツールで得られるメリットをご紹介します。各メリットを引き出せるようなツール選びを心がけましょう。
（1）情報共有に最適な環境が整う
ツールが浸透すれば「仕事の情報はツールでやりとりする」という意識が高まり、自然と情報共有の仕組みが整備されます。
裏を返せば、情報共有の環境を整えるには「ツールを社内へ浸透させること」が不可欠です。したがって、”WindowsやMacなどあらゆるOSに対応するツール”や”初心者でも使いこなせる簡単なツール”を選ばなければなりません。
端末を問わず誰でも簡単にアクセスできるツールを選定すれば、導入してすぐに従業員の情報共有をスムーズに進められるのです。
（2）組織力の向上に貢献する
ツールを通した情報共有によって、組織力を向上できるメリットがあります。
ベテラン社員や中途社員が持つノウハウ・ナレッジが共有されないと、業務負荷の偏りや作業クオリティのばらつきが発生しかねません。
しかし、全従業員がメモツールに情報を残すことを徹底すれば、属人化していたノウハウ・ナレッジが社内の財産として蓄積されるのです。また、デジタルの情報は更新が簡単なので、常に高い鮮度の情報を保存できるのもメリットだと言えます。
（3）教育コストが削減される
仕事のあらゆる情報をメモとして残すことで、教育コストの削減にも役立ちます。
たとえば、案件の進め方に悩んでいる従業員にとっては、過去の類似案件を集めた”データベース”として役立ちます。このように、「分からないときは一度メモツールを参照するプロセス」が確立すれば、上司がつきっきりで指導する必要はありません。
ほかにも、業務で頻繁に発生する疑問への回答をまとめた”社内FAQ”や、定型業務をいつでも振り返られる”マニュアル”のような使い方をすることで、上司が何度も同じ質問へ回答する手間が削減されます。
以上のように、メモツールをさまざまな用途に横展開することによって、部下の教育に必要なコストが大幅に削減されるのです。
職場の情報共有を効率化するビジネス向けメモツール・アプリまとめ
ここまで、ビジネス向けメモツール5選を中心にご紹介しました。
メモツールで「仕事の情報を残すこと」が習慣化すれば、過去の案件を集めたデータベースにしたり、社内FAQやマニュアルの保存先にしたりと、活用の幅が広がります。
ただし、メンバー全員が簡単に使いこなせるツールでなければ、現場に定着せず、ツール導入の効果が発揮されないので注意が必要です。そのため、メモツールは、社内の誰もが簡単に使えることを基準に選びましょう。
結論、社内に浸透しやすいメモツールは、非IT企業に勤める65歳以上の従業員でも直感的に使えるほどシンプルなツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、職場の情報共有を活性化させましょう。
