iPhoneに標準搭載されている「メモ」アプリには、読みたいメモへアクセスするための検索機能が搭載されています。仕事に必要なメモをスマホに保存しているビジネスマンにとって、必須の機能です。
一方で、「検索機能の使い方が分からない」「検索しても、読みたいメモが埋もれて見当たらない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、iPhone「メモ」の検索を使いこなす3つの方法を丁寧にご紹介します。
- メモの量が多く、検索機能を使って業務を効率化したいプロジェクト管理者
- 複数人で情報を共有し、過去の情報をすぐに参照したい現場リーダー
- iPhoneの「メモ」よりも検索性に優れたアプリを探している営業職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、iPhoneの「メモ」検索を使いこなし、必要な情報をすぐに見つけられるようになります。
目次
iPhone「メモ」で必要なメモを検索する3つの方法
確認したいメモがあるときにすぐにアクセスできないのは、非効率でストレスが溜まるものです。iPhoneの「メモ」でメモを検索する方法には以下の3つがあるので、それぞれの手順を覚えておきましょう。
（1）キーワードで検索する
はじめに、メモをキーワードで検索する方法をご紹介します。探しているメモに何が書かれているかを断片的に覚えているときに活躍する方法です。
フォルダ一覧またはメモ一覧画面を開き、画面上部の[検索]をタップします。
次に、キーボードが表示されるので任意のキーワードを入力しましょう。今回は、”会議”と入力してメモを検索してみます。
上図のように、検索したキーワードに一致したメモを一覧で表示できます。
該当のメモをタップすると、キーワードに一致した部分に黄色いマーカーが引かれています。タイトルだけでなくメモの本文も検索範囲になっている証拠です。
（2）タグで検索する
メモに付けられたタグで検索できます。タグとは目印のことで、何の情報について書かれているかを簡単に分類する機能です。
はじめに、タグを付けたいメモを開いて[#]を入力しましょう。#から始まる文字列がタグになります。
今回は「#会議」と「#メモ」の2つのタグを作成します。また、入力が完了したら改行をしないとタグは作成されません。（黄色い文字に変換されます）
フォルダ一覧の画面に戻ると下図のように作成したタグが表示されます。検索したいタグをタップしましょう。
タップしたタグを含むメモが一覧で表示されます。また、上図の画面でほかのタグをタップすれば、複数のタグを含むメモを表示できます。
（3）そのほかの方法で検索する
メモの状態や機能、添付情報によって検索する方法もあります。キーワードやタグとは異なりメモをピンポイントで探すのには向きませんが、ワンタップで検索できるのがメリットです。
はじめに、フォルダ一覧またはメモ一覧画面を開き、画面上側の[検索]をタップします。
検索画面に7つの検索候補が表示されます。具体的には、以下のメモを検索できます。
| 共有メモ | ほかのメンバーと共有しているメモを抽出します。 |
|---|---|
| ロックされたメモ | パスワードをかけてあるメモを抽出します。 |
| チェックリスト付きメモ | チェックリストが含まれるメモを抽出します。 |
| タグ付きメモ | タグが付いたメモを抽出します。 |
| 描画付きメモ | 手書き機能を使ったメモを抽出します。 |
| スキャンした書類付きメモ | カメラで直接スキャンした書類が添付されたメモを抽出します。 |
| 添付ファイル付きメモ | ワードやエクセルなどのファイルが添付されたメモを抽出します。 |
iPhone「メモ」が検索できない・見つからないときの対処法
iPhoneの「メモ」で検索しても何らかの理由でメモが出てこないことがあります。以下は、メモの検索ができなかった場合の4つの対処法です。
- ソフトウェアが最新バージョンに更新されているかを確認する
- ストレージの容量が十分にあるかを確認する
- 一度端末の電源を消して再起動してみる
- 「メモ」アプリを再起動する
設定＞一般＞ソフトウェア・アップデートから確認できます。
設定＞一般＞iPhoneストレージから確認できます。
端末の不具合の可能性があるので再起動をしましょう。
Appスイッチャーを開いてメモアプリを上にスワイプします。その後、もう一度メモアプリを開きましょう。
ストレージに空きがない場合には、使用していないアプリを削除すれば容量に空きができます。また、メモの保存先がiCloudの場合には、容量の追加購入も可能です。
iPhone「メモ」をすぐに見つけるための方法
頻繁に閲覧するメモをピンで固定すれば、すぐにアクセスできるようになります。基本的にメモは更新順で保存されるので、ピン機能を活用しない場合は古いメモが埋もれて探しにくくなります。
では、実際にピンで固定する方法を見ていきましょう。
はじめに、ピンで固定したいメモを開き、画面右上の[⋯]をタップします。
上図のように、ピンで固定したメモが一番上に表示されます。
iPhone「メモ」は仕事でも使える？業務利用における3つの課題
ここでは、iPhone「メモ」はどの程度仕事で使えるのか、またその課題について解説します。普段からiPhone「メモ」を利用している人は必見です。
会議メモが増えると必要な情報を探しづらい
iPhone「メモ」は手軽に記録できますが、メモが増えるほど必要な情報を探しづらくなります。
たとえば、「○月の会議内容」「A社への提案内容」「前回の決定事項」などを見返したい場合でも、タイトルや書き方が統一されていないと検索に時間がかかります。
また、会議・営業・タスク管理など複数の用途で利用していると、検索結果に似たメモが並び、必要な情報が埋もれやすくなります。
チーム共有すると管理ルールが属人化しやすい
iPhone「メモ」は共有機能もありますが、複数人で運用すると管理ルールが属人化しやすいという課題があります。
たとえば、人によってタグの付け方が異なったり、「営業」「営業資料」「営業メモ」のように似たフォルダ名が増えたりすると、どこに情報を保存すべきか分かりにくくなります。
また、誰がどの内容を更新したのか把握しづらいため、チーム全体で情報を整理・管理する用途には不向きです。
検索だけでは“情報整理”まではできない
iPhone「メモ」の検索機能は便利ですが、あくまで保存したメモを探すための機能です。
そのため、過去のナレッジを蓄積したり、チーム全体で情報共有したり、案件ごとに情報を整理したりする用途には限界があります。
実際に業務で活用する場合は、「検索しやすさ」だけでなく、情報共有や横断検索までできるツールを導入する企業も増えています。
【解決】メモを探し出せないストレスを解消するアプリ
ここでは、メモの検索・管理を効率化できる代替アプリについて紹介します。
iPhoneに標準搭載された「メモ」の検索機能は便利ですが、キーワード検索するとタイトルや本文、タグのすべてが検索対象になります。
また、メモが増えるほど必要な情報を見つけにくくなり、過去のやり取りやタスクを探す時間が増えてしまいます。その結果、同じ内容を再確認したり、情報共有に余計な時間がかかる原因になります。
ピン留めやタグ整理で探しやすくできますが、メモが増えるほど管理ルールは複雑になります。特に複数人で共有する場合、運用だけで検索性を維持するのは難しくなります。
こうした課題を解決するのが情報共有ツール「Stock」です。Stockはノート形式でメモを蓄積でき、タイトルや内容から横断検索が可能です。操作もシンプルで直感的に使えるため、ITツールに不慣れな人でも扱いやすいのが特徴です。
メモを簡単に作成・検索できるアプリ「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
検索以外のiPhone・iPad「メモ」の機能一覧
iPhone「メモ」には、検索機能以外にも以下の機能が搭載されています。ITに慣れている人にとっては便利な機能ですが、不慣れな人は使いこなせないケースも多いです。
| テキスト入力 |
キーボードを使ったメモの入力です。
|
|---|---|
| 手書き入力 |
手書きでメモを取れます。イラストや図形をメモしたいときに役立ちます。
|
| 音声入力 |
音声によるテキスト入力ができます。即座にメモを取りたい場合や手が塞がっている状況で役立ちます。
|
| 書類のスキャン |
紙の書類を読み取って、影の補正やトリミングをする機能です。撮影した写真をメモに添付するよりも、読みやすい状態で残せます。
|
| ファイル添付 |
画像やPDFなどをメモに添付できます。
|
| チェックリスト作成 |
チェックリストを作れます。改行するだけで新しい項目が追加されます。
|
| フォルダ分類 |
それぞれのメモを任意のフォルダに分類して管理可能です。ただし、フォルダは階層化できません。
|
| メモのロック |
iPhone・iPadのパスコードを使って、メモをロックできます。
|
| メモの共有・送信 |
メールやメッセージなどを利用して、任意のメンバーにメモを共有できます。
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iPhone「メモ」の検索機能を使いこなす3つの方法まとめ
ここまで、iPhone「メモ」の検索機能を使いこなす方法について解説しました。
iPhoneに標準搭載された「メモ」アプリでは、キーワードなどで簡単にメモを検索できます。一方で、タイトル・本文・タグなどがすべて検索対象になるため、必要なメモが埋もれて見つからないケースもあります。
また、階層的な分類機能が弱く、リマインダー設定などの管理機能も限定的です。そのため、ビジネス用途で使う場合は、こうした弱点を補えるツールを選ぶことが重要です。
たとえば、今回ご紹介した「Stock」は、高度な検索機能に加え、メモ管理に必要な機能をバランスよく備えたアプリです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、仕事を効率的に進めるのに役立てましょう。
