今日では、スマホ上でメモをとれる「メモアプリ」を使って、仕事をする方が増えています。アプリは紙のようにかさばらず、短時間でメモできる点がメリットです。
一方で、「スマホにもとからインストールされているメモアプリを使っているが、自社の業務に最適なのかは分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、スマホにメモをする方法とおすすめアプリを中心にご紹介します。
- スマホに標準搭載されているメモアプリ以外のツールを知りたい
- パソコンでもスマホでも使える自社に最適なアプリを探している
- メモを活用して業務効率を上げていきたい
という方はこの記事を参考にすると、標準アプリよりも業務に活かしやすいメモアプリが分かります。
目次
スマホのメモ・ノートを使う方法
スマホでメモやノートを取るには、スマホにインストールしたメモ・ノートアプリを使用する必要があります。最初に、iPhoneとAndroidそれぞれに標準搭載されているメモアプリについて解説します。今一度、特徴や注意点を確認しましょう。
【メモ】iOS製品に標準搭載されている純正アプリ
＜メモの特徴＞
- チェックリストを作れる
- 共有や共同編集ができる
チェックリストボタンを押せばメモ上にチェックボックスが作成されます。タスクや予定の管理に便利な機能です。
iPhone、iPad、Macを利用するユーザー同士であれば、メモの共有や共同編集ができます。ただし、メモを共同編集するにはiCloudに同期する必要があり、フォルダごとにメールやメッセージでリンクを送る必要がある点に注意が必要です。
＜メモの機能・使用感＞
- メモをギャラリー表示できる
- メモにパスワードを設定できる
「ギャラリー表示」を使うと、日付順などでメモを一覧できます。
ほかのメンバーに見られたくないメモがある場合は、パスワードを設定してロックできます。
＜メモの注意点＞
- メモが埋もれてしまう
- 容量を圧迫しやすい
メモを整理するフォルダの階層がひとつしかないため、必要なメモが埋もれて見つけづらくなってしまいます。
「スマホの容量が圧迫されて、ストレージが足りなくなる」というユーザーもいます。（参照：App Storeプレビュー）
＜メモの料金体系＞
すべての機能を無料で利用できます。
【Google Keep】Androidに標準搭載されているメモ帳アプリ
＜Google Keepの特徴＞
- あらゆるデバイスからアクセスできる
- Googleアプリにアクセスできる
Androidだけでなく、iPhoneやiPad、PCなどあらゆるデバイスに対応しているため、時間や場所を問わずメモできます。
GoogleカレンダーやGmailなどのアプリに、Google Keep上からアクセスできます。
＜Google Keepの機能・使用感＞
- リマインダーを詳細に設定できる
- 音声メモ機能が使える
リマインダーを設定したメモに対して、具体的な日付や時間を決めたり、繰り返し設定をしたりできます。
音声メモ機能が搭載されており、手が離せないシーンや、長い文章を打ち込むのが面倒な場合に活用すると便利です。
＜Google Keepの注意点＞
- PDFを保存できない
- 詳細な情報を残しづらい
- 管理が煩雑になりやすい
PDF形式のファイルの保存には対応していません。そのため、メールで送られてきた資料を、メモで保存したい場合は不向きです。
Google Keepは、ちょっとしたメモを記した付箋をブラウザに貼っていくようなアプリなので、議事録など「詳細な情報を記したメモ」を作るのには向いていません。
Google Keepはシンプルな機能性が特徴である故に「メモが多くなると管理が煩雑になるので、しっかりとしたメモを保存したい場合には向いていません。」との声もあります。（引用：ITreview）
＜Google Keepの料金体系＞
すべての機能を無料で利用できます。
標準メモ以外のアプリを使うべき3つの理由
これまで、iPhoneやAndroidの標準メモアプリを紹介してきましたが、標準メモアプリには以下のようなデメリットがあります。
- 異なるOS間での移行が面倒
- 共有に不向きな場合がある
- メモの編集履歴が残らない
特にiPhoneからAndroidのスマホにメモを移行する際ですが、AndroidにはiPhoneの「メモ」はインストールできないため、「iCloud」や「メール」、「Google Keepの連携機能」を使ってメモを移行する必要があり面倒です。
特にiPhoneの「メモ」は共同編集するのに「iCloudに同期する」「フォルダごとのリンクを送る」など複数の手順を踏む必要があります。ビジネス利用では共同編集するシーンも多いため、不便に感じる可能性があります。
メモの編集履歴が残らないため、誤って文章を消してしまった場合でも「戻る」機能で復元ができません。そのため、重要な情報を取り扱うビジネスでの利用はリスキーだと言えます。
以上の理由から、ビジネスの用途では「標準搭載のメモアプリ以外のアプリ」を使うべきです。たとえば、マルチデバイス対応かつリアルタイムで「メモ」を共有できる「Stock」であれば、編集履歴も追えるので安心して活用できます。
無料で使える｜ノート・メモの代わりに最適なアプリ
以下では、無料で使えるノートやメモの代わりになるおすすめなアプリをご紹介します。
単純にメモを書いて、共有できるだけでは「見たいメモが埋もれて探し出せない事態」になりかねません。つまり、仕事用のメモアプリには、メモを分類できる”フォルダ機能”が欠かせないのです。
しかし、多機能なメモアプリを導入してしまうと、一部のメンバーは使いこなせない恐れもあります。その結果、アプリが次第に利用されなくなってしまうため、必ず「誰でも簡単に使えるメモアプリ」を選びましょう。
結論、スマホをメモ代わりにするのに最適なアプリは、直感的な操作で「ノート」にメモを残せるうえ、テーマごとに「フォルダ」で整理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に入力したメモは、任意のメンバーに即共有できるほか、カテゴリに応じて「フォルダ」に振り分けて保存できます。また、高度な検索機能によって欲しい情報に即座にアクセスできるため、スマホの標準メモよりもビジネスシーンで役立ちます。
ノート代わりに使える最もシンプルなメモアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
スマホ対応！メモ・ノートアプリの見るべき4つのポイント
ここでは、メモアプリの選定ポイントを4つ解説します。検討する時間がないなかで、何を条件にすべきか分からない方は必見です。
（1）あらゆる端末で利用できるか
まずは、iPhoneやAndroid、Windows、Macなどあらゆる端末から利用できるかを確認しましょう。対応する端末の種類によってメモアプリの使い方が変わります。
たとえば、PCとスマホ両方に対応していれば、会社のパソコンでメモを編集しつつ、外出先ではスマホから確かめられます。ただし、なかには機種に応じて使えないアプリもあるので注意しなければなりません。
このように、特定の端末のみに対応しているものではなく、あらゆる端末から同じメモを編集・管理できるメモアプリを選ぶ必要があります。
（2）メモを整理しやすいか
次に、メモが整理しやすいことも大切です。
メモは増えていくと煩雑化し、本当に必要なメモを見つけづらくなります。そこで、「捨てることはできないが、頻繁には見ない」というデータを収納できる「Oldフォルダ機能」を備えているアプリを選ぶと、メモの整理整頓が容易になります。
また、Oldフォルダ内のデータは圧縮されるため、容量を使い過ぎてしまう心配はありません。そのため、PDFや画像ファイルを10GBで1万枚程度Oldフォルダで保存できる「Stock」のようなアプリを利用すると、メモがすっきりと整理されます。
（3）ビジネス向けの機能があるか
3つ目に、ビジネス向けの機能が備わっているかを確かめましょう。
個人用のメモアプリの多くは、メモを振り分ける「フォルダ」がなく、必要なメモが埋もれがちです。一方、「フォルダ」が搭載されたビジネス向けのメモアプリであれば、情報を分かりやすく分類できます。
たとえば、メモを簡単にストックできる「ノート」を、テーマ別に「フォルダ」で分けられるアプリがビジネスに最適なのです。
（4）個人メモを残せるか
最後に、個人メモを残せるかも重要なポイントです。
ビジネス向けでメモの共有に特化していても、個人メモが取れないと、他の個人用のメモアプリと併用する必要があるため、情報が散乱してしまいます。そのため、情報へのアクセス性が悪くなりやすいです。
したがって、個人メモを管理できる「マイフォルダ」と、必要なメモを共有できる「チーム向けフォルダ」で、メモする場所を使い分けられるアプリを選ぶようにしましょう。
スマホがメモ・ノート代わりになるアプリまとめ
これまで、スマホにメモをする方法とiPhoneやAndroidの標準アプリの代替になるメモアプリを中心にご紹介しました。仕事用メモアプリは、「マルチデバイス対応」「メモの整理しやすさ」「過不足のない機能の装備」を軸に選びましょう。
また、高機能で操作が難しいアプリを選ぶのは避けましょう。使い方が複雑なアプリはITに詳しくなければ使いづらく、メモの習慣が続かない可能性があります。
結論、自社で選ぶべきメモアプリは、非IT企業の65歳の方でも、直感的な操作でスマホからメモを共有できる「Stock」一択です。また、Stockのメモはフォルダ分けして整理できるので、あとから探す手間もかかりません。
ぜひ「Stock」を導入して、スマホをメモ代わりにして仕事を効率化しましょう。
