今日では、スマホ上でメモをとれる「メモアプリ」を使って、仕事をする方が増えています。アプリは紙のようにかさばらず、短時間でメモできる点がメリットです。
しかし、「スマホでのメモの取り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、スマホでメモを取る方法とおすすめアプリを中心にご紹介します。
- 業務中の気づきをすぐに記録したいが、スマホメモを活用しきれていない管理職
- メモを取っても後から見返せず、情報が散在してしまっている部門責任者
- 記録手段がバラバラで、情報の一元管理ができていない意思決定者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、スマホ標準メモアプリの使い方を把握しつつ、より業務に活かしやすいメモアプリも分かります。
目次
【Android・iPhone】スマホをメモ代わりに使う方法
スマホには標準でメモアプリが搭載されており、紙のメモ帳代わりとして使えます。以下では、Android・iPhoneそれぞれの標準メモアプリの特徴と注意点を紹介します。
Android標準メモ「Google Keep」
Androidでは、「Google Keep」を使ってメモを残せます。テキストだけでなく、画像・音声・チェックリストなども記録できるため、外出先でのメモや簡単なタスク管理にも役立ちます。
- PCやタブレットからも同じメモを確認できる
Googleアカウントと連携すれば、スマホだけでなくPCやタブレットからもメモを閲覧・編集できます。 - リマインダー機能でTodo管理できる
日時を設定して通知できるため、タスクの抜け漏れ防止にも役立ちます。 - 長文メモや資料管理には不向き
付箋形式で管理する仕様のため、議事録や業務マニュアルなど、情報量の多いメモは整理しづらい傾向があります。
iPhone標準メモ
iPhoneには「メモ」アプリが標準搭載されています。テキスト入力だけでなく、手書きメモや画像保存にも対応しているため、アイデア整理や打ち合わせ内容の記録にも活用できます。
- 手書きメモや画像保存ができる
文字だけでなく、図やイメージを書き残せるため、打ち合わせ内容の整理にも便利です。 - メモを共有・共同編集できる
iCloudを利用すれば、複数人で同じメモを編集できます。 - メモが増えると探しづらい
フォルダ管理がシンプルなため、業務メモが増えると必要な情報が埋もれやすくなります。
スマホのメモでできること
以下では、スマホのメモでできることをご紹介します。
文章やアイデアを書き残す
スマホのメモは、PCを開かなくてもその場ですぐ記録できる点がメリットです。
たとえば、移動中に思いついたアイデアや、会議中の決定事項をすぐに記録できるため、「あとで書こうと思って忘れる」といったミスを防げます。
また、紙やペン、PCとは違って片手で気軽に入力できることから、移動中などの隙間時間にも使いやすい特徴もあります。
チェックリストでタスク管理する
スマホのメモアプリでは、チェックリスト機能を使ってタスク管理することも可能です。 たとえば、営業後のフォロー対応や、店舗での確認事項、会議後の対応タスクなどを書き出しておけば、「対応を忘れていた」「抜け漏れがあった」といったミスを防ぎやすくなります。 特に、スマホからその場ですぐに追加・確認できるため、移動中や外出先でもタスクを管理しやすい点がメリットです。 スマホのメモアプリでは、文章だけでなく、画像や音声も一緒に記録できます。 たとえば、ホワイトボードの内容を撮影してメモに残したり、外出先で気づいた内容を音声で記録したりできるため、その場で情報を残せます。 特に、営業先での打ち合わせ内容や、現場での確認事項をすぐ記録できるため、「あとでまとめようとして内容を忘れる」といったミスを防ぎやすくなります。 また、画像だけをカメラロールに保存する場合とは異なり、補足説明を一緒に記録できるため、「この写真が何の資料だったか分からない」という状態も避けやすくなります。 実はスマホのメモは、日常のメモや一時的な記録には向いていますが、ビジネスシーンで活用するには不十分です。以下では、ビジネスシーンでスマホの標準メモが不十分な理由を3つ解説します。 スマホの標準メモは、メモの件数が増えるほど必要な情報を探しづらくなります。 たとえば、営業先で記録した顧客情報や、過去の会議メモを確認したいときに、「どこに記録したか分からない」と探し回るケースがあります。 特に、案件ごと・顧客ごとに整理されていない状態では、過去の経緯を確認するだけでも時間がかかり、対応漏れや認識違いにつながりかねません。 スマホの標準メモは時系列管理が中心のため、業務でメモ量が増えるほど、必要な情報が埋もれやすくなるのです。 スマホの標準メモは個人利用を前提としているため、チームで情報共有しづらい傾向があります。 たとえば、会議メモをLINEやメールで共有しても、やり取りの中に埋もれてしまい、「最新版がどれか分からない」「過去の経緯を追えない」といった問題が起こりがちです。 また、担当者のスマホ内だけに情報が蓄積されると、引き継ぎ時に対応履歴が見つからず、同じ確認を繰り返すケースもあります。 このように、標準メモだけでは、チーム全体で情報を蓄積・共有する運用には限界があるのです。 ビジネスシーンでスマホのメモが不十分な理由3つ目は、タスク管理しにくいためです。 チェックリスト機能を使えば簡単なTodo管理はできますが、担当者・期限・進捗状況をチームで共有する用途には向いていません。 たとえば、「誰が対応するのか決まっていない」「期限が近づいても気づけない」といった状態になると、タスクの抜け漏れや対応遅れにつながります。 そのため、業務で活用する場合は、通知や担当者設定など、チーム運用を前提とした機能が必要になります。 以下では、スマホのメモの代わりになる、おすすめの代替アプリ3選をご紹介します。 重要な情報を扱うビジネスシーンでは、標準メモだけでは情報管理が煩雑になりがちです。実際に、会議メモがチャットやメールに分散したり、過去の対応履歴を探せなかったりするケースも少なくありません。 たとえば、営業メモやタスクを個人のスマホ内だけで管理していると、担当者しか内容を把握できず、引き継ぎ時に「過去の経緯が分からない」といった問題につながります。 このような事態を防ぐには、「メモを整理しやすいこと」「必要な情報をすぐ検索できること」「チームへ簡単に共有できること」が重要です。 こうした条件を満たすのが、スマホから簡単にメモを残せるうえ、案件・顧客・部署ごとに「フォルダ」で整理できる「Stock」です。Stockの「ノート」に入力したメモは、任意のメンバーへも共有できるため、チーム全体の情報として蓄積できます。また、検索性も高く「必要なメモが見つからない」といった状態も防げます。画像・音声を記録して情報を残せる
【ビジネス向け】スマホ標準メモでは不十分な理由3選
メモが増えると必要な情報を探しづらい
メモが個人管理になりやすい
タスク管理しにくい
無料あり｜スマホのメモの代わりにおすすめの代替アプリ3選
仕事の情報を最も簡単に管理できるメモアプリ「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
＜Stockの口コミ・評判＞
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0
弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。
リハビリデイサービスエール
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」
★★★★★ 5.0
特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。
栃木サッカークラブ（栃木SC）
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」
★★★★★ 5.0
元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。
『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。
＜Stockで仕事のメモをする方法＞
以下は、スマホからStockにメモをする際のイメージです。
マイフォルダでメモしたものは個人管理ですが、チームメンバーとの共有フォルダに移動すれば任意のメンバーも閲覧できるようにできます。仕事中の手軽なメモ書きから、チーム内の資料作りまで1つのアプリで完結できるのです。
カスタマイズ性が高く多機能なメモアプリ「Notion」
Notionの特徴・使い方
- カスタマイズ性が高い
- コメント機能がある
ページやワークスペースをチームに合った仕様にカスタマイズすることが可能です。
コメント機能があるため、メモを共有した場合にメモに対するフィードバックを得られます。
Notionがおすすめな企業
- 多様なテンプレートを使用したい企業
- 共同編集したい企業
議事録・チェックリストなど多様なテンプレートが備わっているため、用途に合わせて活用できます。
同時・共同編集ができるため、チームでメモを共有したい場合、メッセージやURLを送る手間を省けます。
Notionの注意点
- 多機能すぎる
- 検索性が弱い
多機能で自由にカスタマイズできる一方、Notionを使いこなすには操作の知識をつける必要があります。
利用しているユーザーからは「ページ数が増えると検索性がやや弱く、目的の情報にたどり着くのに時間がかかることがあります。」という声があります。（引用：ITreview）
Notionの料金体系
- フリー：0円/ユーザー/月（月払い）
- プラス：1,650円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：3,150円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
仕事もプライベートもすっきり整理するアプリ「Evernote」
Evernoteの特徴・使い方
- タグ付けで整理しやすい
- ノートにタスクを設定できる
ひとつのノートに対して複数のタグをつけられるほか、タグごとに検索できる機能もあります。
ノートにタスクを設定できるため、提出期限やタスクの管理にも活躍します。ただし、設定したタスクへのリマインダーや通知設定は、有料プランのみ可能です。
Evernoteがおすすめな企業
- 豊富なテンプレートをしたい企業
- ノートをリンクで共有したい企業
議事録や報告書、チェックリストなどのテンプレートを活用できます。しかし、テンプレートを使用したい場合は一度テンプレートを選択するブラウザを開く必要があり、手間がかかる点に注意が必要です。
公開リンクを使ってノートの共有が可能です。ただし、リンクを知っていれば誰でもアクセスできてしまうので注意しましょう。
Evernoteの注意点
- ノートを任意の順番に並べ替えられない
- 起動が遅い
Evernoteでは作成日順や更新日にノートを並べ替えられる一方、任意の順番に手動で並べ替えられません。
利用しているユーザーからは「windowsPCを起動させて、その後にevernoteを起動してから使用できるまでが遅い。」という声があります。（引用：ITreview）
Evernoteの料金体系
- Free：0円
- Starter：1,100円/月（月払い）
- Advanced：1,799円/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
メモ・ノートアプリの選び方4選
以下では、メモ・ノートアプリの選び方を4つ解説します。検討する時間がないなかで、何を条件にすべきか分からない方は必見です。
（1）あらゆる端末で利用できるか
1つ目の条件は、iPhoneやAndroid、Windows、Macなどあらゆる端末から利用できることです。
たとえば、PCとスマホ両方に対応していれば、会社のパソコンでメモを編集しつつ、外出先ではスマホから確かめられます。しかし、機種によっては使えなかったり、1台しか利用できなかったりするアプリもあります。
したがって、特定の端末のみに対応しているものではなく、あらゆる端末から同じメモを編集・管理できるメモアプリを選びましょう。
（2）メモを整理しやすいか
2つ目の条件は、メモを整理しやすいことです。
とくにビジネスシーンでは、日々メモが増えていき煩雑化するため、必要なメモを見つけづらくなります。たとえば、「アーカイブ機能」があれば「捨てることはできないが、頻繁には見ない」というメモを非表示にできるため、見やすくなるのです。
また、アーカイブ機能はメモを消さずに長期間保存できるのもメリットです。たとえば「Stock」は、PDFや画像ファイルを10GBで1万枚程度アーカイブして保存できるため、メモがすっきりと整理されます。
（3）ビジネスでも使えるか
3つ目の条件は、ビジネスでも使える機能が備わっていることです。
メモを振り分ける「フォルダ機能」が乏しいアプリでは、必要なメモが埋もれがちです。一方、「フォルダ」が搭載されたビジネス向けのメモアプリであれば、情報を分かりやすく分類できるので、メモを探す手間を一気に省けます。
また、メモを整理できたとしても、誰でも情報を閲覧できる環境だと、不正改ざんや情報漏えいのリスクが高まります。そのため、メモごとに適切な権限を付与できるアプリを使うべきです。
（4）個人メモを残せるか
4つ目の条件は、個人メモを残せることです。
ビジネス向けのメモに特化していても、個人メモが残せないと、他の個人用のメモアプリと併用する必要があるため、情報が散乱してしまいます。
したがって、個人メモを管理できる「マイフォルダ」と、必要なメモを共有できる「チーム向けフォルダ」で、メモの場所を使い分けられるアプリを選ぶようにしましょう。
ビジネスにおけるメモアプリの活用方法
以下では、ビジネスにおけるメモアプリの活用方法を3つご紹介します。メモアプリは一時的に情報を記録しておくだけでなく、さまざまな用途があります。以下を参考にしてメモアプリを最大限活用しましょう。
会議メモの共有
1つ目の活用方法は、会議メモの共有です。
会議中に記録した内容をそのままメモアプリに残しておくことで、議事録としてすぐに共有できます。これにより、参加していないメンバーでも内容を把握でき、認識のズレを防げます。
また、リアルタイムで修正できるため、情報を整理する手間を減らせる点もメリットです。
タスク管理
2つ目の活用方法は、タスク管理です。
メモアプリのチェックリスト機能やタスク機能を使えば、やるべき作業を一覧化できます。
たとえば、営業後のフォロー対応や、会議後の確認事項を記録しておけば、「対応を忘れていた」「誰が対応するか曖昧だった」といったミスを防ぎやすくなります。
特に、担当者や期限を設定できるメモアプリであれば、タスクの抜け漏れ防止にも役立ちます。
ナレッジの蓄積
3つ目の活用方法は、ナレッジの蓄積です。
日々の業務で得た気づきや成功事例、対応方法などをメモとして残しておくことで、個人の経験を組織の資産として蓄積できます。
これにより、同じような業務に直面したときに過去のメモを参照でき、品質の安定化につながります。
スマホのメモ・ノート代わりになるアプリ3選まとめ
これまで、スマホにメモをする方法と、iPhoneやAndroidの標準アプリの代替になるメモアプリを中心にご紹介しました。
スマホの標準メモアプリはビジネスには不向きです。また、ビジネス向けのメモアプリは、「マルチデバイス対応」「メモの整理しやすさ」「過不足のない機能の装備」を軸に選びましょう。
また、複雑で高機能すぎるアプリはITに詳しくない社員が使えず、メモの習慣が続かない可能性があります。そのため、マルチデバイスで、誰でも直感的に使えるシンプルなアプリを選びましょう。
なかでも、ビジネスシーンでも誰でも直感的に使えるメモアプリには、非IT企業の65歳の方でも、直感的に操作できる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、スマホのメモを最大限活用しましょう。
