日常的に多くの人が利用しているツールに「LINE」があります。LINEは企業の公式アカウントとしても活用されており、ビジネスにも使えるツールです。また、2020年7月には、LINE上でメモを作成できる新機能「Keepメモ」が追加されました。
しかし「どこにあるのか分からない」「具体的な使い方がイメージできず、仕事で利用できるのか不安」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Keepメモの出し方や使い方、注意すべき3つのデメリットを解説します。
- LINEのメモ機能「Keepメモ」の具体的な使い方が分からない
- 業務にLINE「Keepメモ」を利用する際の注意点が知りたい
- 仕事のメモを安全に管理できるメモツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、LINEのKeepメモの概要や利用方法が分かり、ビジネス利用における注意点も把握できます。
目次
Keepメモとは何か？
以下では、LINEで利用できる「Keepメモ」の概要と「Keep」との違いについて解説します。Keepメモについて正しく理解できれば、適切に利用できるため必見です。
LINEがメモ帳の代わりになる機能
Keepメモとは、メッセージツールのLINEをメモとして利用できる機能です。
本来、LINEは個人間やグループでコミュニケーションをとるツールですが、Keepメモを活用すれば、自分専用のトークルームをメモ帳として情報を残せます。
たとえば、下図のようにKeepメモのトークルームにメッセージを送信してメモを作成可能です。また、「Keepメモ」のトークルームに送られたメモは「Keep」にも表示される仕様になっています。（※ただし、Keepには自動保存されません）
KeepメモとKeepの違い
Keepメモの特徴
Keepメモは、LINEのトークルームに一時的にメモを保存する機能です。そのため、メッセージ内容を分類するようなメモ管理機能は備わっていません。
Keepメモに送信したメッセージは「Keep」に表示されます。そして、Keepメモのメッセージを削除すると、Keepからも該当のメッセージが削除される仕様になっています。
Keepの特徴
Keepは、LINEでやりとりされた情報をまとめて保存できる場所です。たとえば、トークルームでやりとりされた任意のメッセージや画像、ファイルといったデータをKeep内に保存可能です。
Keepメモで投稿・削除した内容はKeepに反映される一方で、Keepからデータを削除しても、Keepメモ内のトーク履歴には残る仕様となっています。そのため、データを削除する際には注意しましょう。
すぐ解決！LINE Keepメモのトラブルガイド
以下では、LINE Keepメモについて多くの人が直面する3大トラブルを解消する方法を解説します。
Q1. Keepメモの出し方は？
Keepメモはトークルーム一覧にあります。
以下の画像のように「Keepメモ」という名称の緑アイコンのトークルームにメッセージを送るとメモが残せます。
Keepメモがどこにもない場合には、以下の3つの方法を試しましょう。
方法（1）バージョンを確認する
利用しているLINEのバージョンが古いと、Keepメモの機能は利用できません。具体的には、以下のバージョンになっていない場合、LINEをアップデートしましょう。
- iOS 10.11.0以降
- Android 10.11.0以降
- デスクトップ 6.1.0以降
アップデートが完了すれば、トーク一覧にKeepメモが表示されます。
方法（2）トークルームを検索する
トークルーム一覧を探しても見つからない場合は、検索機能を活用しましょう。まず、トーク一覧画面の上部にある検索窓に「Keepメモ」と入力します。
検索がヒットすると、下図のようにKeepメモのトークルームが表示されます。
方法（3）非表示リストを確認する
Keepメモのトークルームが非表示に設定されている場合があります。非表示の設定を解除するためには、[ホーム]＞[歯車マーク]の順に選択しましょう。
次に、[友だち]＞[非表示リスト] を選択して、Keepメモを再表示します。設定が完了したら、（2）の方法でKeepメモを探しましょう。
Q2. Keepメモが消えたときの復元方法は？
トーク履歴のバックアップを取っている場合、バックアップ内のKeepメモの履歴から内容の確認・Keepへの保存が可能です。
しかし、バックアップ以外での復元方法はなく、LINE公式ガイドでも案内されていません。そのため「日頃からバックアップを取る」または「データ復元が可能なメモアプリに乗り換える」対策が必要です。
Q3. ほかの人からは見られない？
Keepメモで作成したメモは、自分のアカウント以外からはアクセスできないので、第三者からは閲覧されません。
Keepメモは、個人専用のメモとしての利用が前提です。そのため、ほかの人に共有する場合には、以下のようにメモを長押しして表示される[転送]から送付先を選んで送信しましょう。
LINE Keepメモの5つの使い方
LINEのKeepメモを使いこなすには、以下の5つの使い方を理解する必要があります。業務にLINE Keepメモの使用を想定している企業は、情報共有に不備が起こらないように社員・アルバイトを含めたすべての従業員に利用方法を指導しましょう。
（1）メモを作成する
Keepメモのトークルームを開いてメモを作成します。
従来のLINEと同様に、メッセージ送信欄からテキストメッセージを送信すれば、簡単にメモを作成可能です。また、画像や動画、音声、ファイル、連絡先、位置情報もメモとして残せます。
（2）メモを閲覧する
Keepメモで作成したメモは、メッセージを保存する「Keep」から閲覧できます。
Keepは、ホーム画面の右上にある[Keepマーク]から表示が可能です。
Keepの上段は、カテゴリーごとに分類ができるコレクション機能です。また、下段はメモ一覧になっており、メモの形式によって情報の絞り込みができます。
（3）メモを保存する
Keepメモから送信したメッセージは、Keepから一時的に確認できます。しかし、一定期間が経過するとKeepに表示されなくなり、Keepメモからメッセージが消えてしまった場には復元できないので注意が必要です。
そのため、重要なメモは[ピン留め]もしくは[コレクションに追加]のいずれかで保存しなければなりません。
（4）メモを削除する
Keepに保存したメモを削除します。
メモ一覧から任意のメモの[︙]をタップし、表示される[削除]を選択してメモを削除します。Keepに表示されているメモを削除しても、Keepメモのデータは削除されないので注意しましょう。
（5）メモを転送する
メモをほかの人に転送しましょう。KeepメモやKeepは個人専用のメモ機能ですが、メモを一つひとつ共有することもできます。
はじめに、メモ一覧から任意のメモの[︙]をタップし、表示される[共有]を選択します。
次に、LINEの連絡先や別アプリから送信する方法が一覧で表示されるので、任意の方法を選んで共有しましょう。
【仕事で使うのは危険？】 LINE Keepメモを利用するデメリット
LINEのKeepメモは便利な機能ですが、仕事で利用するのには向かないと言える3つのデメリットがあります。
- データの保存に制限がある
- 仕事とプライベートの情報が混在する
- ほかの人とリアルタイムで共有できない
Keepメモに送信したメッセージは、Keepから一時的に確認できますが、自動保存はされないため手動で対応が必要です。
また、Keepメモに残したファイルや写真、動画の保存期間は1〜2週間程度です。さらに、Keepメモの保存先であるKeepも保存容量は最大1GBまでで、51MB以上あるファイルの保存期間は30日の制限があります。
したがって、業務利用では「メモの保存忘れ」「Keepの容量」に注意しましょう。
Keepメモのデメリットのひとつに、仕事とプライベートが混在することがあります。
私用のLINEアカウントを仕事でも利用すると、業務連絡とプライベートが混在し、仕事への集中力が妨げられてしまいます。また、誤送信により情報漏えいが発生するといったセキュリティに関するトラブルのリスクも伴います。
Keepメモは個人用のメモ機能なので、リアルタイム共有が必要なビジネスでは不適切です。
メモを共有するにはメモをひとつずつ転送またはコピーして送信する必要があります。そのため、仕事で利用する場合にはメモの共有に時間がかかり、業務が停滞するので非効率です。
以上の点から、仕事の大切なメモをKeepメモに残すのはリスクを伴うと言えます。そのため、「Stock」のような簡単に使えるビジネス向けのメモツールを活用し、安全に情報を管理しましょう。
【ビジネス向け】おすすめのメモ作成・記録ツール
以下では、ビジネスに最適なおすすめのメモ作成・記録ツールを紹介します。
仕事のメモは「メモが自動保存されるビジネス向きのクラウド型メモツール」で残すことが重要です。Keepメモではひとつずつメモを保存する作業が必要ですが、メモを作成した瞬間から自動保存がされれば、面倒な操作なしで情報を保護できるうえに、メモが消えるリスクも解消されます。
とくに、クラウド型のメモツールを選べばインターネット上にメモが保存されるので、スマホやパソコンから同じメモにアクセスでき、仕事もスムーズに進められます。
結論、業務で使うメモツールはメモを作成した瞬間から保存され、スマホだけでなくパソコンからもメモができる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に作ったメモの情報は、LINEのように流れずに蓄積されるうえ、瞬時に任意のメンバーへ共有されます。また、ノートには「タスク」「メッセージ」が紐づいており話題が混ざらないので、業務情報を混在させずにやりとり可能です。
シンプルにメモを記録しチームに共有できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
LINE Keepメモの出し方や使い方まとめ
ここまで、メッセージツールLINEのKeepメモの概要や使い方、仕事で利用するデメリットをご紹介しました。
「Keepメモ」と「Keep」は役割が異なり、LINEでメモを残すにはKeepメモのトークルームで情報を残す必要があります。また、Keepメモは個人利用が前提のため、メモの内容を他者に共有する際は、転送やコピー送信を実施しましょう。
一方で、ビジネスにおけるKeepメモの利用はリスクを伴います。データの保存条件に制限があったり、プライベートと混在し情報漏えいが起こりやすかったりするので、重要な情報の記録には不向きです。
したがって、仕事のメモはITに詳しくない65歳以上のメンバーでもすぐに使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール：「Stock」で残すのが最適です。実際に、非IT企業を中心として150,000社以上がメモを安全に記録・共有しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してLINEから脱却し、メモ以外の社内情報も管理できる環境を整えましょう。
