リマインダーとは、予定や期限、やるべきタスクなどを指定した日時に通知し、うっかり忘れを防ぐための機能やツールのことです。iPhoneやAndroidに標準搭載されており、ビジネスシーンでは、会議の案内や商談の日程確認などで活用されています。
「リマインダーとは具体的にどのような機能なのか知りたい」「タスクや連絡の漏れが多く、業務に支障が出ている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、リマインダー機能が役立つ場面、iPhone・Android・Googleツールにおけるリマインダーの設定方法を中心に解説します。
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この記事でわかること
- リマインダー機能が役立つ場面は、〆切や提出期限を忘れたくないとき・予定や約束を忘れたくないとき・あとで対応する仕事を忘れたくないとき の3つです。
- 毎日必ず行う習慣的な作業や、期限のないタスクまでリマインド設定する必要はありません。期限があり、遅れると他者に影響が出る業務に絞りましょう。
- iPhone・Android・Googleツールでのリマインダーの使い方を画像付きで分かりやすく解説しました。ぜひ自社の業務に役立ててください。
目次
リマインダーとは？意味と役割を解説
はじめに、リマインダーの概要について解説します。「リマインダー」を上手く活用するために、意味を正しく理解しましょう。
リマインダーの意味
「リマインダー」とは、スケジュールやタスクを忘れないように思い出させるモノや通知するサービスを指します。
リマインダーが注目されている背景は、スマホやタブレットの普及に伴い、人々が抱える情報量は飛躍的に増大したことです。日常の予定やタスクが複雑化した結果、うっかり忘れが日常化してしまう人も珍しくありません。
リマインダーを使うことで、効率的なタスク消化・余裕を持った行動が可能になります。通知やアラートを通じて確実に思い出させてくれる点が最大のメリットです。
リマインダー機能が役立つ場面
リマインダー機能が役立つ場面は、以下の3つです。
・〆切や提出期限を忘れたくないとき
資料の提出や請求書の発行、納品などの期限を守れなかった場合、取引先からの信頼を損なうおそれがあります。リマインダーを設定しておけば、期限の数日前や前日に通知が届くため、余裕をもって準備を進められます。
・予定や約束を忘れたくないとき
会議や商談、来客対応などの予定は、直前になって慌てたり、うっかり忘れたりすることも少なくありません。開始時刻の前に通知を受け取ることで、必要な資料の準備や移動の時間を確保でき、遅刻や無断欠席を防げます。
・あとで対応する仕事を忘れたくないとき
「あとで返信しよう」「確認が取れたら連絡しよう」と考えていた業務は、他の対応に追われるうちに忘れられがちです。対応したい日時にリマインダーを設定しておくことで、対応漏れや連絡の遅れを防げます。
このように、リマインダー機能は、期限・予定・後回しにしたタスクといった「忘れてはいけないこと」を、適切なタイミングで知らせてくれる心強い存在です。
リマインダー機能を使わないことによる問題
リマインダー機能を使わないことによる問題は、以下の3つです。
・対応すべき仕事を忘れてしまう
頭の中だけでタスクを管理していると、複数の業務を並行するうちに、対応すべき仕事そのものを忘れてしまうことがあります。返信や確認の漏れが続くと、取引先からの信頼低下や機会損失につながるリスクも否めません。
・締め切り直前に慌てて対応する
期限を意識するタイミングが遅れると、準備にかけられる時間が足りず、締め切り直前になって慌てて対応することになりがちです。時間に追われて作業すると、ミスや品質の低下を招き、やり直しが発生する原因にもなります。
・確認や催促の手間が増える
対応状況が見えにくい状態では、「あの件はどうなっていますか？」といった確認や催促のやり取りが頻繁に発生します。確認する側もされる側も本来の業務に集中しづらくなってしまうのです。
このように、リマインダー機能を使わない場合、タスクの忘れや期限間際の対応、確認・催促の増加といった問題が起こりやすくなります。小さな抜け漏れの積み重ねは、業務の質や取引先からの信頼にも影響するため、早めに対策を講じましょう。
リマインダー設定の効果を高めるコツ
以下では、リマインダー設定の効果を高めるコツを解説します。通知を設定しているのに対応漏れがなくならない方は、以下の項目を見直してみましょう。
リマインドすべき情報/しなくてもいい情報
まずは、リマインドすべき情報とリマインドしなくてもいい情報を切り分けましょう。
| リマインドすべきもの | リマインドしなくてよいもの |
|---|---|
| 期限が決まっているタスク | 毎日必ず行うルーティン作業 |
| 忘れると相手に迷惑がかかる予定 | 自分が確実に覚えている予定 |
| 重要な会議や打ち合わせ | 直後に対応する予定 |
| 提出・申請・更新などの締め切り | 期限がなく、急いで対応する必要がない作業 |
| 定期的に実施する確認・点検 | 通知が多く、重要度が低い情報 |
| 後日対応する必要がある依頼 | すでに完了したタスク |
毎日必ず行う習慣的な作業や、期限のない「いつか」のタスクまで登録する必要はありません。重要な通知が埋もれないよう、期限があり、遅れると他者に影響が出る業務に絞って登録しましょう。
通知設定のタイミングの考え方
次に、通知設定のタイミングは、締切日ではなく「着手するタイミング」にしましょう。
たとえば、金曜締切の資料であれば、水曜午前に「作成開始」、木曜に「最終確認」、金曜午前に「送付」と段階的に設定します。また、折り返しの連絡は、依頼を受けたその場で登録すれば、後回しによる忘れを防げます。
締切当日だけに通知を設定すると、すでに作業時間が足りない状態で気づくことになりかねません。そのため、作業の開始から完了までの各段階に通知を設定しましょう。
通知を見落とさないための工夫
そして、通知を見落とさないための工夫は、主に以下の4つが挙げられます。
・通知は1回で終わらせない(複数回・繰り返し設定)
期限の3日前・前日・当日朝のように複数回に分けて設定するか、対応するまで繰り返し通知される設定にしましょう。
・通知文は「何をするか」を具体的に書く
「A社へ見積書をメール送付」のように、相手と作業内容まで記載しておけば、通知を見た時点で行動に移れます。
・作業の区切りの時間帯に合わせる(移動中・会議中を避ける)
午前の業務開始時や昼休み明け、会議後のように作業の区切りとなる時間帯に設定すれば、通知を見てすぐに対応しやすくなります。
・完了したら必ずチェックを入れ、未完了を可視化する
対応が終わったタスクにチェックを入れないままにすると、完了したものと未完了のものが混在し、本当に対応が必要なタスクが見分けにくくなります。
このように、通知を見落とさないためには、複数回の通知設定、具体的な通知文などが有効です。通知の設定方法を少し工夫するだけで、対応漏れを防ぎ、リマインダーの効果を高められます。
【担当者必見】タスク管理とリマインダーに最適なアプリ
以下では、タスク管理とリマインダーに最適なアプリをご紹介します。
仕事の締切や確認事項を頭の中や個人のメモだけで覚えていると、忙しくなった際に対応を忘れてしまいます。タスクの対応漏れが発生すると、締切直前の慌ただしい対応や、上司・同僚からの催促につながりかねません。
iPhoneやAndroidのアプリ、Googleカレンダーではタスクや期日の通知が可能ですが、タスクに関連する詳細情報の管理には不向きです。「自分が忘れない」ためには便利ですが、登録した本人しかタスクの内容や期限を把握できないのです。
そのため、個人の記憶や通知だけに頼らず、担当者・期限・タスク内容・関連情報をチームで共有することが欠かせません。こうした条件に当てはまるのが、誰でも簡単にタスクと関連情報の一元管理、リマインド設定が可能なツール「Stock」です。
マルチデバイス対応のStockでは「ノート」に作業内容をまとめておき、ノートに紐づけてタスクを設定できるため、関連情報とタスクの一元管理が可能です。また、「リマインド機能」では「繰り返し設定」が可能なので、タスクの抜け漏れを防げます。
タスクと情報を紐づけて情報を管理できるアプリ「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」のリマインダー設定方法
「Stock」でタスク・リマインダーを設定する方法についてご紹介します。
1．まず、Stockのノートの右上にある「タスク設定」を押します。
2．つぎに、タスクのタイトルや期限を入力します。また、日常的に行うルーティン作業であれば、毎週・毎月の決まった日付に「繰り返し設定」も可能です。
3．「タスク一覧」から自分や社内のメンバーが担当しているタスクを全て確認できます。これにより、誰かの対応漏れによってプロジェクト全体の進行が遅れるといったリスクを防ぎ、スムーズな業務連携が実現します。
iPhoneのリマインダー設定方法
ここでは、iPhoneのリマインダー設定方法を解説します。画像付きで解説するので、iPhoneユーザーの方は、以下の手順を踏みましょう。
（1）リマインダーの作成・追加
1．リマインダーを作成・追加するには、はじめにリマインダーアプリを起動し、右下の [リストを追加]をタップします。
リストとは、複数のリマインダーを集めたグループなので、仕事の内容や案件ごとにリストを作成しましょう。
2．次に、リストの名前を入力し、[完了]をタップします。この操作でリストの作成が完了します。
3．続いて、リスト内にリマインダーを追加しましょう。リストを選択して[新規]をタップします。
4．やるべきことを入力し、カレンダーのマークをタップします。右側の画像では、通知したい期日を選択しましょう。
5．任意の日付と時刻を設定して[適用]をタップすると、右側の画像のように通知日が記載されます。問題なければ[完了]をタップしましょう。
（2）リマインダーの削除
リマインダーを削除するには、左にスワイプ（タップしたまま引っ張ること）をして [削除] を選択しましょう。
（3）重要度の設定
1．リマインダーに優先順位をつけるには、[ i ]マークをタップします。
2．続いて、画面下の[優先順位]をタップして[低・中・高]から重要度を選択し、[完了]をタップします。
3．重要度を選択すると、高いものほど 「!」 が多くなります。
Androidのリマインダー設定方法
ここからは、Androidで「Google Keep」を使ってリマインダーを設定する方法を解説します。Androidユーザーの方は以下を確認しましょう。
（1）リマインダーの作成・追加
1．リマインダーを作成・追加するには、Google Keepを起動して右下の[＋]または、左下の[チェックボックス]をクリックします。
メモ形式でリマインダーを設定するには[＋]ボタン、リスト形式の場合は[チェックボックス]を選択しましょう。
2．次に、タイトルや内容を入力し、右上の[リマインダーを追加/編集]アイコンをタップします。
3．通知を受ける日時または場所を選択し、リマインダーの設定を完了します。
以下の画面が表示されたら、問題なくリマインダーの設定ができています。
（2）リマインダーの削除
1．リマインダーを削除するには、右下の[︙]アイコンをタップします。
2．次に、[ゴミ箱]アイコンの[削除]をタップすれば完了です。
（3）リマインダーの編集
1．リマインダーを編集するには、リマインダーの[日時]をクリックします。
2．日時を選択するとリマインダーを編集する画面が表示されるので、[時間]を選択して[保存]をタップします。
3．リマインダーを受け取る[場所]を編集する場合も、同様の手順で完了します。
Googleカレンダーのリマインダー（タスク）設定方法
Googleカレンダーのリマインダーは、2023年中にGoogle ToDoリストに自動的に移行されました。そのため、Googleカレンダーでリマインダー機能を使いたい場合は、ToDoリストを使って設定しましょう。
（1）タスクの作成・追加
1．タスクを作成するには、Googleカレンダーを開いて[マイカレンダー]に一覧表示されている[ToDoリスト]にチェックを入れます。
2．次に、タスクを設定する日時をクリックします。
3．最後に、タイトルを入力します。タイトル入力後[タスク]を選択し、[保存]をクリックすると設定完了です。
ここで作成したタスクは、「Google ToDo リスト」にも表示されます。逆に、「Google ToDo リスト」で作成したタスクはGoogleカレンダーにも表示されます。
（2）タスクの削除
タスクを削除するには、登録したタスクのゴミ箱マークをクリックします。
（3）タスクの編集
1．タスクを編集するには、登録したタスクの鉛筆マークをクリックします。
2．タイトルや日時を変更し、[完了とする]ボタンを押すと編集完了です。
Google keepのリマインダー設定方法
以下では、Google keepのリマインダー設定方法を解説します。メモを使ってスケジュール管理をしている担当者の方は必見です。
（1）リマインダーの作成・追加
1．リマインダーを作成するには、Google keepを開いて、通知が欲しいメモの左下にある[リマインダーを追加/編集]をクリックします。次に、[日付と時間を選択]をクリックします。
2．最後に、リマインダーを設定する日時（繰り返し通知の設定も可）を選択します。選択が終わり次第、[保存]を押して設定完了です。
（2）リマインダーの削除
1．まず、左の[リマインダー]をクリックします。すると、リマインダー設定をしたメモが表示されます。
2．次に、リマインダーを削除したいメモのリマインダー設定にカーソルを置くと出てくる[×]をクリックします。
（2）リマインダーの削除
リマインダーを削除するには、登録したリマインダーのゴミ箱マークの[削除]をクリックします。
【比較表あり】iPhone/Android/Googleのデメリット3選
iPhone/Android/Googleツールのデメリットをご紹介します。一覧表を参考に自社に最適なツールを見つけましょう。
- 情報を一元管理できない
1つ目に、「タスクの詳細情報」がまとめて管理されていなければ、詳細を確認するのに時間がかかってしまいます。その結果、正しい手順で業務を進められなかったり対応漏れが起きたりして、非効率な状態を招きかねません。 - 情報を簡単に共有できない
2つ目は、情報を簡単に共有できない点です。GoogleカレンダーとGoogleToDoリストは共有自体ができないうえ、Googleキープは共有はできるものの設定が面倒なため、ビジネスには向いていません。 - 一覧でメンバーの予定を把握できない
3つ目は、一覧でメンバーの予定を把握できない点です。メンバーの仕事量や進捗状況を一目で把握するのが難しいので、仕事量の偏りや業務の遅れを早期発見できなくなってしまいます。
このように、iPhone/Android/Googleツールは、個人利用の範疇にとどまってしまいます。そのため、ビジネスでの使用を考える方は、「Stock」のような「情報の一元化」や「メンバー間でのタスク共有」が可能なアプリを利用すべきです。
リマインダーの使い方や設定方法のまとめ
ここまで、リマインダーの使い方や設定方法を中心に解説しました。
リマインダー機能が役立つ場面は、〆切や提出期限を忘れたくないとき・あとで対応する仕事を忘れたくないときなどです。通知やアラートを通じて確実にタスクを思い出させてくれるため、リマインダー機能は業務に欠かせません。
リマインダーの手段としては、iPhoneやAndroidのリマインダーアプリやGoogleツールが挙げられます。ただし、これらのアプリでは、タスクの参考資料の紐づけ・メンバーのタスクの視覚化が難しいというデメリットがあります。
なかでも、タスク管理とリマインダーに最適なのはリマインダー付きのタスクを簡単に管理し、関連した社内のあらゆる情報をストック可能なツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、リマインダー機能でタスクを抜け漏れなく完了させましょう。
