日々のタスク（やるべきこと）を管理する方法のひとつに「リマインダー」があります。リマインダーを使うと、タスクの漏れを防ぐことができるため、業務を進めるうえで欠かせません。
一方、「リマインダーの活用方法が分からず使いこなせていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、iPhone・Androidでのリマインダーの使い方や、Googleツールにおけるリマインダーの設定方法を中心に解説します。
- リマインダーの使い方やメリットを知りたい
- iPhoneやAndroidでのリマインダーの設定方法が分からない
- タスクと情報をまとめて管理できるアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、リマインダーの設定方法や機能が分かり、タスクが抜け漏れることなく確実に完了できるようになります。
目次
リマインダーとは
ここでは、リマインダーの概要について解説します。「リマインダー」を上手く活用するために、意味を正しく理解しましょう。
「リマインド」と「リマインダー」の違い
「リマインダー」と似た用語に「リマインド」があります。
「リマインダー」はスケジュールやタスクを忘れないように思い出させるモノや通知するサービスを指します。対して、「リマインド」は、タスク等を思い出させるという動作そのものを指すという違いがあります。
このように、「リマインダー」が名詞、「リマインド」が動詞であるという違いがあります。ビジネスシーンで用いるときは、誤った使い方をしないように注意しましょう。
仕事が上手く進む！リマインダーを使うメリット
リマインダーを使うメリットには、単純にタスクの抜け漏れを防ぐだけでなく、以下3つの効果も期待できます。ここでメリットを把握し、リマインダーを有効活用しましょう。
- 余裕を持った行動が可能
- 効率的なタスク消化が可能
- 行動を習慣化できる
予定の前日にリマインダーを設定しておけば、ミーティングや取引先への挨拶など、大事な予定に向けての事前準備を余裕をもってこなせます。そのため、予定の失念を防げるだけでなく、万全な状態で仕事に臨めるのです。
タスクにリマインダーをかけておけば、優先順位を設定したり、緊急性の高いタスクを目立たせたりできます。そのため、今やるべきことが明確になり、マルチタスクによって作業効率が落ちてしまう心配がありません。
リマインダーで毎日・毎週・毎月のように、通知の繰り返しを設定すれば、日常業務を忘れたり怠ったりすることなく実行できます。以上のように、リマインダーを活用すれば、継続的にタスクをこなせるようになり、行動を習慣化できるのです。
リマインダーは仕事の「漏れ防止・効率化・継続」という点で大きな役割を果たします。そこで、個人だけでなくチームのタスク管理も可能で、リマインダー機能を備えた「Stock」のようなアプリを使うと、より円滑に業務を進められます。
リマインダーの基本的な使い方
ここでは、リマインダーの基本的な使い方を解説します。スケジュールを確実に遂行するためにも、以下の方法を実践しましょう。
（1）予定の管理
1つ目の使い方は、予定の管理です。
一般的に、カレンダーは「会議などで確保しておきたい時間」や「その日の大まかなスケジュール」を把握するために使用されるので、タスク管理する方法として不向きです。結果、「タスクの締め切りを把握できていなかった」という事態になりかねません。
そこで、リマインダー機能が備わったツールを使えば、未対応のタスクを通知してくれるので、抜け漏れを防げます。このように、リマインダーは、タスクを確実にこなして予定を管理するのに役立つのです。
（2）優先順位の設定
2つ目の使い方は、タスクの優先順位の設定です。
一部のリマインダーアプリには、タスクの重要度を設定する機能があるため、優先度の高いタスクが一目で分かります。たとえば、期日が迫っているタスクに「★」マークをつけて、目に入りやすくするといった使い方がおすすめです。
また、優先順位を設定すれば、やるべき作業が可視化されるので「どのタスクから着手すべきか」と検討する手間が省けます。このように、リマインダーはタスクに優先順位をつけて、効率的に消化するのに役立つのです。
（3）ルーティンワークの管理
3つ目の使い方は、ルーティンワークの管理です。
タスクには、点検作業や請求書の発行など、ルーティンワーク化されたものもあります。しかし、「毎回の作業だからタスク設定しなくても良い」と判断すると、緊急のタスクが重なったときに抜け漏れが生じかねません。
そこで、ルーティンワークにもリマインダーを設定すれば、通知によって抜け漏れを防げます。たとえば、毎週や隔週、半年といったスパンでタスクを「繰り返し設定」できる「Stock」のようなアプリが、ルーティンワーク業務の管理に最適です。
【担当者必見】タスクのリマインドに最適なアプリ
ここからは、タスクのリマインドに最適なアプリをご紹介します。
iPhoneやAndroidのアプリ、Googleカレンダーではタスクと期日の通知が可能ですが、タスクに紐づく詳細情報の管理は難しいです。以上のように、優先順位やほかのタスクとの依存関係を理解できないままリマインド設定しては、進捗に支障をきたしかねません。
加えて、スマホとPC間で通知を連動できなければ、リマインド設定していても結局は見落としてしまいます。つまり、タスクのリマインド通知を重視するのであれば「マルチデバイスに対応しており、タスクに関する情報を一元管理できるか」を前提とすべきです。
ただし、多機能なツールは社内に浸透しないので、誰でも簡単にリマインダー付きのタスク管理ができ、あらゆる社内情報を蓄積可能な「Stock」を導入しましょう。
Stockでは「ノート」に作業予定を書き込めば、ノートに紐づけて「タスク」にリマインド設定できるので、情報とタスクの一元管理が可能です。また、Stockのリマインド通知は「繰り返し設定」できるうえ、自分以外にもタスクを設定できるのでチーム利用にも最適です。
タスクと情報を紐づけて情報を管理できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」のリマインダー設定方法
「Stock」でタスク・リマインダーを設定する方法についてご紹介します。
- まず、Stockのノートの右上にある「タスク設定」を押します。
- つぎに、タスクのタイトルや期限を入力します。また、日常的に行うルーティン作業であれば、毎週・毎月の決まった日付に「繰り返し設定」も可能です。
- 「タスク一覧」から自分や社内のメンバーが担当しているタスクを全て確認できます。また、自分以外の人にタスクを依頼した・された場合、タスクを作成・完了したときに通知されるので、複数人でのプロジェクトのタスク管理に便利です。
さらに、Stockは当日が期限のタスクがあるときに「本日まで期限のタスクが〇件あります」というメッセージが送られる仕様になっています。そのため、タスクの対応漏れを確実に防げるのです。
iPhoneのリマインダー設定方法
ここでは、iPhoneのリマインダー設定方法を解説します。画像付きで解説するので、iPhoneユーザーの方は、以下の手順を踏みましょう。
（1）リマインダーの作成・追加
- リマインダーを作成・追加するには、はじめにリマインダーアプリを起動し、右下の [リストを追加]をタップします。
- 次に、リストの名前を入力し、[完了]をタップします。この操作でリストの作成が完了します。
- 続いて、リスト内にリマインダーを追加しましょう。リストを選択して[新規]をタップします。
- やるべきことを入力し、カレンダーのマークをタップします。右側の画像では、通知したい期日を選択しましょう。
- 任意の日付と時刻を設定して[適用]をタップすると、右側の画像のように通知日が記載されます。問題なければ[完了]をタップしましょう。
リストとは、複数のリマインダーを集めたグループなので、仕事の内容や案件ごとにリストを作成しましょう。
（2）リマインダーの削除
リマインダーを削除するには、左にスワイプ（タップしたまま引っ張ること）をして [削除] を選択しましょう。
（3）重要度の設定
- リマインダーに優先順位をつけるには、[ i ]マークをタップします。
- 続いて、画面下の[優先順位]をタップして[低・中・高]から重要度を選択し、[完了]をタップします。
- 重要度を選択すると、高いものほど 「!」 が多くなります。
Androidのリマインダー設定方法
ここからは、Androidで「Google Keep」を使ってリマインダーを設定する方法を解説します。Androidユーザーの方は以下を確認しましょう。
（1）リマインダーの作成・追加
- リマインダーを作成・追加するには、Google Keepを起動して右下の[＋]または、左下の[チェックボックス]をクリックします。
- 次に、タイトルや内容を入力し、右上の[リマインダーを追加/編集]アイコンをタップします。
- 通知を受ける日時または場所を選択し、リマインダーの設定を完了します。
メモ形式でリマインダーを設定するには[＋]ボタン、リスト形式の場合は[チェックボックス]を選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、問題なくリマインダーの設定ができています。
（2）リマインダーの削除
- リマインダーを削除するには、右下の[︙]アイコンをタップします。
- 次に、[ゴミ箱]アイコンの[削除]をタップすれば完了です。
（3）リマインダーの編集
- リマインダーを編集するには、リマインダーの[日時]をクリックします。
- 日時を選択するとリマインダーを編集する画面が表示されるので、[時間]を選択して[保存]をタップします。
- リマインダーを受け取る[場所]を編集する場合も、同様の手順で完了します。
Googleカレンダーのリマインダー設定方法
以下では、Googleカレンダーのリマインダー設定方法を解説します。PCでスケジュール管理をしている担当者の方は必見です。
（1）リマインダーの作成・追加
- リマインダーを作成するには、Googleカレンダーを開いて[マイカレンダー]に一覧表示されている[リマインダー]にチェックを入れます。
- 次に、リマインダーを設定する日時をクリックします。
- 最後に、タイトルを入力します。タイトル入力後[リマインダー]を選択し、[保存]をクリックすると設定完了です。
※Googleカレンダーに「リマインダー」が表示されない場合、「通知」を使ってスケジュールをリマインドできます。
任意のスケジュールを設定したあと、編集画面を開いて「”メール”か”通知”」「リマインダーで通知される時間」を入力すると、指定した方法・時間でリマインダーが届きます。
（2）リマインダーの削除
リマインダーを削除するには、登録したリマインダーのゴミ箱マークをクリックします。
（3）リマインダーの編集
- リマインダーを編集するには、登録したリマインダーの鉛筆マークをクリックします。
- タイトルや日時を変更し、[保存]ボタンを押すと編集完了です。
Google keepのリマインダー設定方法
以下では、Google keepのリマインダー設定方法を解説します。メモを使ってスケジュール管理をしている担当者の方は必見です。
（1）リマインダーの作成・追加
- リマインダーを作成するには、Google keepを開いて、通知が欲しいメモの左下にある[リマインダーを追加/編集]をクリックします。次に、[日付と時間を選択]をクリックします。
- 最後に、リマインダーを設定する日時（繰り返し通知の設定も可）を選択します。選択が終わり次第、[保存]を押して設定完了です。
（2）リマインダーの削除
- まず、左の[リマインダー]をクリックします。すると、リマインダー設定をしたメモが表示されます。
- 次に、リマインダーを削除したいメモのリマインダー設定にカーソルを置くと出てくる、[リマインダーを削除]という[×]をクリックします。
Google ToDo リストのリマインダー設定方法
以下では、Google ToDo リストのリマインダー設定方法を解説します。ToDoリストで管理をしている担当者の方は必見です。
（1）リマインダーの作成・追加
- リマインダーを作成するには、Google ToDo リストを開き、[タスクを追加]をクリックして、設定したいタスクを作成します。そして、タスクの下にある[日時]をクリックします。
- 次に、リマインダーを設定する日時や繰り返し設定を選択します。選択し終えて、[OK]を押すと、設定完了です。
（2）リマインダーの削除
リマインダーを削除するには、登録したリマインダーのゴミ箱マークの[削除]をクリックします。
【比較表あり】iPhone/Android/Googleのデメリット4選
iPhone/Android/Googleツールのデメリットをご紹介します。一覧表を参考に自社に最適なツールを見つけましょう。
- ほかの情報と結びつけられない
- 情報を簡単に共有できない
- 一覧でメンバーの予定を把握できない
- ピン留めできない
1つ目は、ほかの情報と結びつけられない点です。たとえば、「タスクの詳細情報」や「タスクと一緒に管理したい顧客情報や資料」などを紐づけて管理するのが難しいのです。
2つ目は、情報を簡単に共有できない点です。GoogleカレンダーとGoogleToDoリストは共有自体ができないうえ、Googleキープは共有はできるものの設定が面倒なため、ビジネスには向いていません。
3つ目は、一覧でメンバーの予定を把握できない点です。メンバーの仕事量や進捗状況を一目で把握するのが難しいので、仕事量の偏りや業務の遅れを早期発見できなくなってしまいます。
4つ目は、ピン留めができない点です。ピン止めができないと、重要なタスクを見逃してしまう恐れがあるため気をつけましょう。
このように、iPhone/Android/Googleツールは、個人利用の範疇にとどまってしまいます。そのため、ビジネスでの使用を考える方は、「Stock」のような「情報の一元化」や「メンバー間でのタスク共有」が可能なアプリを利用すべきです。
【活用例あり】ビジネスで役立つリマインダー機能
以下のタイミングで、通知が届くように「リマインダー機能」を活用すれば、余裕をもって仕事に臨めます。
- 大切な面談などの「前日に通知」
- ルーティン作業は「毎週〇曜日に通知」
- 用事中に電話がかかった時、「その用事後通知」
大切な面談などの前日に通知を設定しておくことで、”面談に必要な書類やデータを作り終えているか”や”鞄に入れたか”を余裕をもって確認できます。結果、当日になって慌てて準備する事態を回避できます。
たとえば、ルーティン作業は毎週月曜日に通知を設定しておくことで、週初めに毎週しなければいけないことを漏れなくチェックすることができます。
すぐに電話に対応できないときは「折り返し」を通知設定しておき、忘れずにかけ直しましょう。重要な電話には時間を空けずにかけ直すことで、相手に真摯に向き合っている姿勢をアピールできるので、信頼を損なわれる心配がなくなります。
このように、リマインダー機能をビジネスでうまく活用することでタスクの抜け漏れを防ぎ、業務をスムーズに進行できるのです。
リマインダーの使い方や設定方法のまとめ
ここまで、リマインダーの使い方や設定方法を中心に解説しました。
リマインダーでは期日を簡単に管理できるだけでなく、タスクの抜け漏れも防げて便利です。また、リマインダーの手段としては、iPhoneやAndroidのリマインダーアプリやGoogleツールが挙げられます。
ただし、これらのアプリでは「タスクの参考資料の紐づけ」や「メンバーのタスクの視覚化」が難しいというデメリットがあります。そのため、「メンバーのタスクを一覧化でき、タスクと紐づけて簡単に情報を管理できるアプリ」を使いましょう。
結論、社内のあらゆる情報をストックするだけでなく、リマインダー付きのタスク管理も簡単にできるツール「Stock」が必須です。
ぜひ「Stock」でリマインダーを設定して、タスクを抜け漏れなく完了させましょう。
