仕事でメモをとることは、重要な連絡を備忘録として残したり、ノウハウを蓄積したりするうえで重要です。そして、現在では業務のデジタル化に伴い、紙のメモからアプリに移行する企業が増えています。
しかし、ほかのメンバーに見られたくないメモもあるため、「メモアプリの導入を検討しているが、セキュリティ面に不安がある」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メモを安全に管理できるアプリ6選を中心にご紹介します。
- セキュリティの高いメモアプリを探している
- メモの情報漏洩を防ぐ対策を知りたい
- 高い安全性を持ちつつ、より簡単にメモ管理できるアプリを使いたい
という方はこの記事を参考すると、メモを安全・簡単に管理できるアプリが分かり、重要なメモが外部に漏れるのを防げるようになります。
目次
＜無料あり＞メモを安全に管理できるアプリ6選
以下では、大切なメモを安全に管理できるアプリ6選をご紹介します。
ビジネスにおいて、メモを安全に作成・管理するには、高いセキュリティで情報を保護するアプリが必要です。たとえば、セキュリティに関する認証を取得していれば、高い基準で情報を守れていると判断できます。
ただし、セキュリティが強くても多機能なメモアプリを導入すると、メンバーが使いこなせず、誤操作で情報漏えいとなるケースもあるのです。したがって、「セキュリティとシンプルな操作性」を両立したメモアプリを選びましょう。
結論、自社で利用すべきメモアプリは、国際水準のセキュリティ資格の「ISO27001」を取得しており、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるシンプルな情報管理アプリ「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にメモした情報は暗号化されるので、第三者による盗み見や改ざんを防げます。さらに、ノートのメモに「タスク」や「メッセージ」を紐づけられることから、ほかの話題と混ざることなく関連情報をやりとりできるのです。
【Stock】メモを簡単かつ安全に管理できるシンプルなアプリ
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【ナレカン】フォルダごとに権限を設定できるメモアプリ
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「業務に関するメモ」「マニュアル」 「資料」「議事録」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」で、マニュアルや資料などのメモを、直感的に記載できます。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「業務に関するメモ」「マニュアル」 「資料」「議事録」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【OneNote】ノートにパスワードを設定できるアプリ
＜OneNoteの特徴＞
- メモを分かりやすく管理できる
- ノートをパスワードで保護できる
作成したメモはノートブック、セクション、ページの3階層で管理できます。また、重要な情報にノートシールをつければ、一目で内容の種別が分かるのです。
セクションごとにパスワードを設けて、大切なメモに鍵をつけられます。ただし、パスワードを忘れてしまうと復元できないため注意が必要です。
＜OneNoteの機能・使用感＞
- 手書きでメモができる
- 操作が分かりやすい
スタイラスペンを使って手書きのメモが残せるため、視覚的に見やすいメモを作成できます。また、手書きで書いた文字はテキストに変換することができます。
PowerPointと同じような構造のため、他のMicrosoftアプリの操作に慣れていれば扱いやすいです。
＜OneNoteの注意点＞
- メモの整理が難しい
- 動画は貼り付けられない
ノートブック、セクション、ページの3階層で管理できますが、はじめのうちは、どのように使い分けたら良いのか分からず、かえって使いにくくなる恐れがあります。内容を適切に整理しないと、必要な情報が探しづらくなるのです。
利用しているユーザーからは「現在、テキスト、画像、音声を張り付けることが出来るが、今後は動画も貼り付けられると助かります」という声があります。（引用：ITreview）
＜OneNoteの料金＞
OneNoteは、Microsoftアカウントがあれば誰でも無料で利用できます。以下の有料プランは、他のアプリも含まれたMicrosoft 365の料金です。
- 無料版 OneNote：0円
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Apps for business：1,236円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月（年払い）
【Evernote】アクセス制限してメモの流出を防げるアプリ
＜Evernoteの特徴＞
- アクセスの確認や取り消しができる
- 2段階認証でメモを保護する
- メモを共有できる
第三者が自身のEvernoteアカウントにアクセスしたときに、Evernote Web版からログの確認やアクセスの取り消しができます。
2段階認証に対応しており、パスワードだけで保護するよりもセキュリティが強化されます。
Evernoteで作成したメモは、ほかのユーザーと共有できます。また、公開リンク（URL）を共有すれば、Evernoteユーザー以外でもメモへアクセス可能です。
＜Evernoteの機能・使用感＞
- 高度な検索機能
- ノートにToDoリストを作成できる
「ホワイトボードの写真や手書きメモの中まで文字検索」したり、「質問形式で検索すると、AIがノートから関連情報を探したりする検索機能」も実装されています。ただし、どちらの検索機能を使っても、入力したワードが検索結果に引っ掛からないケースもあり、精度が不安定です。
個々のノート内にToDoリストを作成できるため、他のアプリでタスクを確認する手間が省かれ、やるべきことをすぐに確認・実行することができます。
＜Evernoteの注意点＞
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- 共有設定に注意が必要
- テンプレートの種類が少ない
Evernoteには多様な機能が備わっている一方で、デジタルに詳しくない社員にとっては使いこなすのが難しく、社内に浸透しない可能性があります。
共有リンク（URL）を意図せずに流出してしまうと、不特定多数の人がアクセスできる状態となり、セキュリティリスクがあります。
利用しているユーザーからは「機能面の不満などはありませんが、テンプレートの種類がもう少し増えてくれたら、より使いやすくなり嬉しいです」という声があります。（引用：ITreview）
＜Evernoteの料金＞
- EVERNOTE FREE：0円
- EVERNOTE PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- EVERNOTE PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
- EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月（月払い）
【Google Keep】高いセキュリティでファイル管理できるアプリ
＜Google Keepの特徴＞
- 高いセキュリティでファイル管理できる
- 付箋のようにメモを残せる
- あらゆるデバイスに対応している
Google Keepにアップロードした画像や音声などのファイルは、世界水準のデータセンターで保管されるため、情報漏えいなどの危険性は低いです。
Google Keepでは付箋形式のメモを残せるため、アナログのメモのような感覚で利用できます。
Google KeepはiPhoneやAndroid、Mac、Windows、iPadなど、あらゆる端末に対応しているため、場所を選ばず利用できます。
＜Google Keepの機能・使用感＞
- メモの上に画像を添付できる
- リマインダーを設定できる
添付した画像にはタイトルとメモを追加できます。そのため、画像の詳細を記載しておけば、後から見返したときに一目で内容を把握できるのです。
それぞれのメモには、リマインダーとして「日付/時間/繰り返し」の設定ができます。また、メモはラベルで分類できるため、「未着手/進行中/完了」といったラベルを作成しメモを分類することで、タスク管理にも役立ちます。
＜Google Keepの注意点＞
- ファイルを保存できない
- メモの共有機能が不十分
- 装飾機能が不足している
WordやExcel、PDFなどのファイルは直接添付できません。Googleドライブの共有リンクなど、WEB上にアップしたリンクをメモに貼り付ける必要があります。
メモはひとつずつ共有しなければならないので、Google Keepのメモを頻繁に共有する場合は、時間がかかる恐れもあります。
利用しているユーザーからは、「太文字を使ったりテキストに変化をつけることはできないので、その機能も備わるとよりわかりやすいメモが作成できると思う。」という声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜Google Keepの料金＞
Google Keepは、Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用できます。以下の有料プランは、他のアプリも含まれたGoogle Workspaceの料金です。
- 無料版：0円
- Business Starter：816円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,632円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,448円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【NotePM】アクセスログを確認できるアプリ
＜NotePMの特徴＞
- アクセスログを確認できる
- データを保護するセキュリティ
- 強力な検索機能
メンバーの操作履歴として、ログイン履歴やファイルダウンロード履歴などを確認できます。
通信の暗号化や2段階認証など、第三者への情報漏えいを防止する機能があります。
WordやExcel、PDFなどのファイルの中身まで検索できます。また、ファイルやコメントなどの絞り込み検索も可能なため、目的の情報を見つけやすいです。
＜NotePMの機能・使用感＞
- チャットツールと連携できる
- 動画も共有できる
SlackやLINE WORKSと連携できるため、すでにこれらのチャットツールを利用しているという企業に適しています。たとえば、Slackと連携すると、NotePMで更新した情報がSlackで通知されるのです。
画像やファイルだけでなく動画共有も可能なため、文章では伝わりづらいマニュアルなども分かりやすく共有することができます。
＜NotePMの注意点＞
- スマホアプリは提供されていない
- ITに慣れていないと使いこなせない可能性がある
NotePMにはスマホアプリがないので、外出先で気軽にメモを残せません。Webブラウザ版をスマホから利用する方法もありますが、上手く操作できない可能性があります。
利用しているユーザーからは、「エンジニアやMarkdown記法に慣れた人以外が使いにくそうにしている。直感的なエディタとしては、微妙」という声があります。（引用：ITreview）
NotePMの料金（左右にスクロール可）
| プラン | プラン8 | プラン15 | プラン25 | プラン50 | プラン100 | プラン200～ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 料金 |
4,800円/月 |
9,000円/月 |
15,000円/月 |
30,000円/月 |
60,000円/月 |
120,000円～/月 |
| ユーザー数 |
8ユーザーまで |
15ユーザーまで |
25ユーザーまで |
50ユーザーまで |
100ユーザーまで |
200ユーザー～ |
| ストレージ量 |
80GB |
150GB |
250GB |
500GB |
1TB |
2TB～ |
【比較表】メモを安全に管理できるアプリの料金まとめ
こちらは、メモを安全に管理できるアプリの特徴や料金を比較した一覧表です。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | ナレカン | OneNote | Evernote | Google Keep | NotePM | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
メモを簡単・安全に管理できるシンプルなアプリ |
フォルダごとに権限を設定できるメモアプリ |
ノートにパスワードを設定できるアプリ |
アクセス制限してメモの流出を防げるアプリ |
高いセキュリティでファイル管理できるアプリ |
アクセスログを確認できるアプリ |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】※ノートにコメントは可能 |
| PC以外のデバイス対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| 注意点 |
手書きメモはできない |
階層が深くなりすぎないように工夫が必要 |
メモの整理が難しい |
多機能ゆえに使いこなすのが難しい |
ファイルを保存できない |
スマホアプリは提供されていない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランは750円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは816円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは4,800円/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
アプリによって機能や料金が異なるので、導入目的を軸に比較・検討して、自社に適した安全なメモアプリを導入しましょう。
リスク軽減！メモの情報漏えいを防ぐ3つの条件
ここでは、メモの情報漏えいを防ぐ3つの条件をご紹介します。大切なメモを確実に守るためにも、以下の条件に当てはまるメモアプリを選びましょう。
（1）すべての通信・情報を暗号化する
はじめに、メモの漏えいを防ぐ条件として、すべての通信・情報を暗号化することが挙げられます。
たとえば、クレジットカード決済にも使われる、安全性の高いSSL（データ暗号化の仕組み）でメモを保護するアプリがおすすめです。SSLは、メモアプリ内の情報またはやりとりを暗号化する仕組みのことで、盗み見や改ざんを防ぎます。
このように、メモアプリで管理されるすべての通信や情報を暗号化していれば、万が一、第三者がハッキングした場合でも、社内情報が盗まれるリスクを減らせます。
（2）詳細なアクセス権限を設定する
次に、メモへのアクセス権限を詳細に設定できるかを確認しましょう。
誰でもメモにアクセスできてしまう状態では、外部に情報が漏れるリスクが高いです。一方、メモに権限設定を設けられるアプリであれば、「部下と情報共有したいが、勝手に編集されるのは困る」などの場合にも役立つのです。
なかでも、アクセス権限の付与はもちろん、社員ごとに「閲覧のみ」「編集可能」を設定できる「Stock」のようなアプリであれば、安全性が一気に高まります。
（3）2段階認証ができる
最後に、2段階認証ができることもポイントです。
2段階認証とは、アプリにログインするとき、メールアドレスやパスワードに加えて「確認コード」を入力する機能です。2段階認証機能があるメモアプリを使えば、万が一、ログイン情報が漏えいした場合でも第三者はアクセスができません。
ただし、スマホで2段階認証をすると、端末を買い替えたときに認証ができず、アプリが使えなくなってしまいます。したがって、スマホを乗り換える場合は、あらかじめ2段階認証を解除しておきましょう。
iPhone/Androidのメモ帳アプリの危険性とは
iPhone/Androidには標準メモ帳アプリが備わっているものの、情報が流出する危険性はゼロではありません。それぞれのリスクは以下の通りです。
- iPhoneの場合
- Androidの場合
iPhoneの標準メモアプリには、メモにパスワードをかける「ロック機能」があります。しかし、メモに設定できるパスワードはすべて共通なので、仮にパスワードが流出すると、ロックしたすべてのメモに第三者がアクセスできてしまうのです。
Androidの標準メモアプリでは、Googleによってユーザーのメールアドレスが自動保存されることで、ログインの手間が省けます。それゆえ、メールアドレスを知っている人であれば、誰でもメモにアクセスできてしまう点に注意です。
また、セキュリティの高さが特徴のGoogle Keep（Androidの標準メモアプリ）ですが、パスワードなどのロック機能はありません。そのため、一度ログインしてしまえばどのメモも簡単に閲覧できてしまうのです。
さらに、不具合や誤操作でGoogleのアカウントが無効になった場合、Google Keepを含む全てのGoogleサービスへアクセスできなくなるため、注意が必要です。
以上のことから、iPhone/Androidの標準メモ帳アプリは個人利用にとどめておき、仕事のメモは「2段階認証」でメモを保護できる安全なアプリを使いましょう。
メモを安全に管理できるおすすめアプリ6選まとめ
これまで、メモを安全に管理できるアプリ6選や、メモの漏えいを防ぐ3つの条件を中心にご紹介しました。メモのセキュリティを高めるポイントは以下の通りです。
- すべての通信・情報を暗号化し、情報を保護できるか
- メモへのアクセス権限を詳細に設定できるか
- 2段階認証で不正ログインを防げるか
上記の点をすべて満たしていれば、大切なメモを安全に管理できます。ただし、セキュリティが強くても、多機能なアプリでは社員の操作ミスにつながるため、「誰でも簡単に操作できるか」も見極めなければなりません。
結論、高い安全性とシンプルな操作性を両立するには、国際水準のセキュリティを持ちつつ、必要な機能に過不足のないメモアプリ「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、安心安全な環境でメモを管理しましょう。
