仕事でメモをとることは、重要な連絡を備忘録として残したり、ノウハウを蓄積したりするうえで重要です。そして、現在では業務のデジタル化に伴い、紙のメモからアプリに移行する企業が増えています。
また、ほかのメンバーに見られたくないメモもあるため「情報漏えいを防げる、セキュリティの高いメモアプリを探している」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メモを安全に管理できるアプリ5選を中心にご紹介します。
- 仕事のメモをオフラインかつ安全な環境で残せるアプリを探している
- メモアプリの「安全性を判断する基準」を踏まえて選定したい
- 高い安全性を持ちつつ、簡単にメモ管理できるアプリを使いたい
という方はこの記事を参考すると、メモを安全・簡単に管理できるアプリが分かり、重要なメモが外部に漏れるのを防げるようになります。
目次
＜無料あり＞メモを安全に管理できるアプリ5選
以下では、大切なメモを安全に管理できるアプリ5選をご紹介します。
ビジネスにおいて、メモを安全に作成・管理するには、高いセキュリティで情報を保護するアプリが必要です。たとえば、セキュリティに関する認証を取得していれば、高い基準で情報を守れていると判断できます。
ただし、セキュリティが強くても多機能なメモアプリを導入すると、メンバーが使いこなせず、誤操作で情報漏えいとなったケースもあるのです。したがって、「セキュリティとシンプルな操作性」を両立したメモアプリを選びましょう。
結論、自社で利用すべきメモアプリは、国際水準のセキュリティ資格の「ISO27001」を取得しており、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる情報管理アプリ「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残したメモの情報は暗号化されるので、第三者による盗み見や改ざんを防げます。さらに、ノートのメモに「タスク」や「メッセージ」を紐づけられることから、ほかの話題と入り乱れずに関連情報をやりとりできるのです。
【Stock】メモを最も簡単かつ安全に管理できるアプリ
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
【OneNote】ノートに鍵をつけられるアプリ
OneNoteの特徴
- メモを分かりやすく管理する
- ノートをパスワードで保護する
作成したメモはノートブック、セクション、ページの3階層で管理できます。また、重要な情報にノートシールをつければ、一目で内容の種別が分かるのです。
セクションごとにパスワードを設けて、大切なメモに鍵をつけられます。ただし、パスワードを忘れてしまうと復元できないため注意が必要です。
OneNoteの機能・使用感
- 手書きでメモができる
- 操作が分かりやすい
スタイラスペンを使って手書きのメモが残せます。蛍光ペン機能を利用すれば、重要情報を分かりやすく強調できます。
PowerPointと同じような構造のため、ITの専門知識がない場合でも直観的に使用できて便利です。
OneNoteの注意点
- メモの整理が難しい
- 動画は貼り付けられない
ノートのいたるところにメモを残せますが、内容を適切に整理しないと、必要な情報が探しづらくなる恐れがあります。
利用しているユーザーからは「現在、テキスト、画像、音声を張り付けることが出来るが、今後は動画も貼り付けられると助かります。」という声があります。（引用：ITreview）
OneNoteの料金
- 無料版 OneNote：0円（無料のMicrosoftアカウントで利用）
- Microsoft 365 Business Basic：750円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Apps for business：1,030円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,560円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：2,750円/ユーザー/月
【Evernote】アクセス制限してメモの流出を防げるアプリ
Evernoteの特徴
- アクセスの確認や取り消しができる
- 2段階認証でメモを保護する
- メモを共有できる
第三者が自身のEvernoteアカウントにアクセスしたときに、Evernote Web版からログの確認やアクセスの取り消しができます。
2段階認証に対応しており、パスワードだけで保護するよりもセキュリティが強化されます。
Evernoteで作成したメモは、ほかのユーザーと共有できます。また、公開リンク（URL）を共有すれば、Evernoteユーザー以外でもメモへアクセス可能です。
Evernoteの機能・使用感
- 検索性が高い
- ノートにToDoリストを作成できる
ホワイトボードの写真や手書きメモの中まで文字検索できるため、必要な情報に素早くアクセスできて便利です。
個々のノート内にToDoリストを作成できるため、他のアプリでタスクを確認する手間が省かれ、やるべきことをすぐに確認・実行することができます。
Evernoteの注意点
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- 共有設定に注意する
- テンプレートの種類が少ない
Evernoteには多様な機能が備わっている一方で、デジタルに詳しくない社員にとっては使いこなすのが難しく、社内に浸透しない可能性があります。
共有リンク（URL）を意図せずに流出してしまうと、不特定多数の人がアクセスできる状態となり、セキュリティリスクがあります。
利用しているユーザーからは「機能面の不満などはありませんが、テンプレートの種類がもう少し増えてくれたら、より使いやすくなり嬉しいです。」という声があります。（引用：ITreview）
Evernoteの料金
- EVERNOTE FREE：0円
- EVERNOTE PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- EVERNOTE PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
- EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月（月払い）
【Google Keep】高い安全性でファイル管理できるアプリ
Google Keepの特徴
- 高いセキュリティでファイル管理できる
- 付箋のようにメモを残せる
- あらゆるデバイスに対応している
Google Keepにアップロードした画像や音声などのファイルは、世界水準のデータセンターで保管されるため、情報漏えいなどの危険性は低いです。
Google Keepでは付箋形式のメモを残せるため、アナログのメモのような感覚で利用できます。
Google KeepはiPhoneやAndroid、Mac、Windows、iPadなど、あらゆる端末に対応しています。
Google Keepの機能・使用感
- メモの上に画像を添付できる
- シンプルな操作性
メモの内容と画像をリンクさせることができるので、一目で内容を確認したい場合に適しています。
必要最低限の機能が搭載されており、誰でも直観的に操作できるため、ITに不慣れな人が多い企業でも取り入れやすいです。
Google Keepの注意点
- ファイルを保存できない
- メモの共有機能が不十分
- iPhone版は更新が少し遅い
WordやExcel、PDFなどのファイルは添付できません。
メモはひとつずつ共有しなければならないので、Google Keepのメモを頻繁に共有する場合は、時間がかかる恐れもあります。
利用しているユーザーからは「仕事ではアンドロイドのすまほを、プライベートではIPHONEを使っているのですが、IPHONEのキープは更新が少し遅い気がします。」という声があります。（引用：ITreview）
Google Keepの料金
Googleアカウントがあれば無料で利用できます。
【NotePM】アクセスログを確認できるアプリ
NotePMの特徴
- アクセスログを確認できる
- データを保護するセキュリティ
- グローバルな環境に対応している
メンバーの操作履歴として、ログイン履歴やファイルダウンロード履歴などを確認できます。
通信の暗号化や2段階認証など、第三者への情報漏えいを防止する機能があります。
英語表記やタイムゾーンなど、グローバルに対応する機能が備わっています。
NotePMの機能・使用感
- チャットツールと連携できる
- 動画も共有できる
SlackやLINE WORKSと連携できるため、すでにこれらのチャットツールを利用しているという企業に適しています。
画像やファイルだけでなく動画共有も可能なため、文章では伝わりづらいマニュアルでも分かりやすく共有することができます。
NotePMの注意点
- スマホアプリは提供されていない
- 自動保存されない場合がある
NotePMにはスマホアプリがないので気軽にメモを残せません。Webブラウザ版をスマホから利用する方法もありますが、上手く操作できない可能性があります。
利用しているユーザーからは「操作を取り消したい時にブラウザの戻るボタンを押してしまい、作成していた内容が全て消えてしまった。」という声があります。（引用：ITreview）
NotePMの料金（左右にスクロール可）
| プラン | プラン8 | プラン15 | プラン25 | プラン50 | プラン100 | プラン200～ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 料金 |
4,800円/月 |
9,000円/月 |
15,000円/月 |
30,000円/月 |
60,000円/月 |
120,000円～/月 |
| ユーザー数 |
8ユーザーまで |
15ユーザーまで |
25ユーザーまで |
50ユーザーまで |
100ユーザーまで |
200ユーザー～ |
| ストレージ量 |
80GB |
150GB |
250GB |
500GB |
1TB |
2TB～ |
【比較表】メモを安全に管理できるアプリの料金まとめ
こちらは、メモを安全に管理できるアプリの特徴や料金を比較した一覧表です。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | OneNote | Evernote | Google Keep | NotePM | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
メモを最も簡単・安全に管理できるアプリ |
ノートに鍵をつけられるアプリ |
アクセス制限してメモの流出を防げるアプリ |
高い安全性でファイル管理できるアプリ |
アクセスログを確認できるアプリ |
| 注意点 |
手書きメモはできない |
メモの整理が難しい |
多機能ゆえに使いこなすのが難しい |
ファイルを保存できない |
スマホアプリは提供されていない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり324円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは750円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/月（月払い）～ |
無料で利用できます |
・無料プランなし
・有料プランは4,800円/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「OneNote」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
「NotePM」の詳細はこちら |
アプリによって機能や料金が異なるので、導入目的を軸に比較・検討して、自社に適した安全なメモアプリを導入しましょう。
【リスクを軽減させる】メモの情報漏えいを防ぐ3つの条件
ここでは、メモの情報漏えいを防ぐ3つの条件をご紹介します。大切なメモを確実に守るためにも、以下の条件に当てはまるメモアプリを選びましょう。
（1）すべての通信・情報を暗号化する
はじめに、メモの漏えいを防ぐ条件として、すべての通信・情報を暗号化することが挙げられます。
たとえば、クレジットカード決済にも使われる、安全性の高いSSL（データ暗号化の仕組み）でメモを保護するアプリがおすすめです。SSLは、メモアプリ内の情報またはやりとりを暗号化する仕組みのことで、盗み見や改ざんを防ぎます。
このように、メモアプリで管理されるすべての通信や情報を暗号化していれば、万が一、第三者がハッキングした場合でも、社内情報が盗まれる心配はありません。
（2）詳細なアクセス権限を設定する
次に、メモへのアクセス権限を詳細に設定できるかを確認しましょう。
誰でもメモにアクセスできてしまう状態では、外部に情報が漏れるリスクが高いです。一方、メモに権限設定を設けられるアプリであれば「部下と情報共有したいが、勝手に編集されるのは困る」などの場合にも役立つのです。
なかでも、アクセス権限の付与はもちろん、社員ごとに「閲覧のみ」「編集可能」を設定できる「Stock」であれば、安全性が一気に高まります。
（3）2段階認証ができる
最後に、2段階認証ができることもポイントです。
2段階認証とは、アプリにログインするとき、メールアドレスやパスワードに加えて「確認コード」を入力する機能です。2段階認証機能があるメモアプリを使えば、万が一、ログイン情報が漏えいした場合でも第三者はアクセスができません。
ただし、スマホで2段階認証をすると、端末を買い替えたときに認証ができず、アプリが使えなくなってしまいます。したがって、スマホを乗り換える場合は、あらかじめ2段階認証を解除しておきましょう。
iPhone/Androidのメモ帳アプリの危険性とは
iPhone/Androidには標準メモ帳アプリが備わっているものの、情報が流出する危険性はゼロではありません。それぞれのリスクは以下の通りです。
- iPhoneの場合
- Androidの場合
iPhoneの標準メモアプリには、メモにパスワードをかける「ロック機能」があります。しかし、メモに設定できるパスワードはすべて共通なので、仮にパスワードが流出すると、ロックしたすべてのメモに第三者がアクセスできてしまうのです。
Androidの標準メモアプリでは、Googleによってユーザーのメールアドレスが自動保存されることで、ログインの手間が省けます。それゆえ、メールアドレスを知っている人であれば、誰でもメモにアクセスできてしまう点に注意です。
以上のことから、iPhone/Androidの標準メモ帳アプリは個人利用にとどめておき、仕事のメモは「2段階認証」でメモを保護できるアプリを使いましょう。
メモを安全に管理できるおすすめアプリ5選まとめ
これまで、メモを安全に管理できるアプリ5選や、メモの漏えいを防ぐ3つの条件を中心にご紹介しました。メモのセキュリティを高めるポイントは以下の通りです。
- すべての通信・情報を暗号化し、情報を保護できるか
- メモへのアクセス権限を詳細に設定できるか
- 2段階認証で不正ログインを防げるか
上記の点をすべて満たしていれば、大切なメモを安全に管理できます。ただし、セキュリティが強くても、多機能なアプリでは社員が使いこなせないため「誰でも簡単に操作できるか」も見極めなければなりません。
結論、高い安全性とシンプルな操作性を両立するには、国際水準のセキュリティを持ちつつ、必要な機能に過不足のないメモアプリ「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、安心安全な環境でメモを管理しましょう。
