外部からの用件を担当者に伝える方法のひとつが「伝言メモ（電話メモ）」です。伝言メモに書くべき項目があらかじめ決まっていれば、新入社員でも何を伝えれば良いか迷いません。
一方、「伝言メモや電話メモに記載すべき項目が分からない」「毎回一からメモをつくるのは面倒」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、伝言メモ・電話メモのExcelテンプレート8選を中心にご紹介します。
- テンプレートを使って簡単に伝言メモ・電話メモを作成したい
- 無料で使えてデザイン性もあるテンプレートを探している
- 紙よりも便利に伝言メモを作成・管理できるツールがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、自社で使いやすいExcelテンプレートが分かり、伝言メモ・電話メモを効率よく作成できるようになります。
目次
【Excel】伝言メモ・電話メモの無料テンプレート8選
以下では、ダウンロードするだけですぐに使用できる、無料のExcelテンプレート8選をご紹介します。印刷すれば、手書き可能なメモ用紙として使えるので必見です。
4分割のテンプレート
こちらは、[フリーテンプレートダウンロード]から利用できるテンプレートで、A4を4分割したサイズの伝言メモ・電話メモです。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名/電話対応した社員の氏名/用件
至急、電話をください/再度、電話します/下記、用件をお伝えください
6分割のテンプレート
こちらは、[フリーテンプレートダウンロード]でダウンロードできるテンプレートで、A4を6分割したサイズの伝言メモ・電話メモです。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名/用件
お電話がありました/電話して下さい/再度、電話します/下記、用件を伺いました
8分割のテンプレート
こちらは、[イラスト緑花のサイト]でダウンロードできるテンプレートで、A4を8分割したサイズの伝言メモ・電話メモです。
- 自由項目
- チェック項目
担当者の氏名/日時/先方の氏名/用件
電話がありました/折り返し電話をお願いします/また電話します
メールをご確認ください/来社されました
9分割のテンプレート
こちらは、[フリーテンプレートダウンロード]で利用できるテンプレートで、A4を9分割したサイズの伝言メモ・電話メモです。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名/用件
お電話がありました/電話をいただきたい/改めて電話します
色分けできるテンプレート
こちらは、[KOKUYOのサイト]でダウンロードできるテンプレートで、カラーが3色用意されているので用件によって使い分けられます。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名/電話対応した社員の氏名/用件
電話がありました/電話を頂きたい/もう一度電話します
来社されました/来て頂きたい/もう一度訪問します
社内でも使えるシンプルなテンプレート
こちらは、[イラスト緑花のサイト]でダウンロードできるテンプレートで、使いやすいシンプルなデザインが特徴です。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名/用件
電話がありました/折り返し電話をお願いします/また電話します
メールをご確認ください/来社されました
カラフルでおしゃれなテンプレート
こちらは、[Template Boxのサイト]でダウンロードできるテンプレートで、ナチュラル系カラーのおしゃれなデザインが特徴です。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名
電話がありました/折返しお電話ください/また、お電話します/来社されました
カラフルでかわいいテンプレート
こちらは、[いらすとやのサイト]でダウンロードできるテンプレートで、かわいい小さな飾りが描かれた伝言メモです。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名/電話番号/用件
お見えになりました/電話をかけてこられました/連絡してくださいとのことです/再度電話するとのことです
ここまで、手書きのメモ用紙として使えるテンプレートを紹介しましたが、紙にメモを残していては業務上さまざまな問題が生じます。そのため、近年では、「Stock」のようなITツールにメモを残す企業が増えているのです。
【紙脱却】伝言メモ・電話メモの作成・管理に最適なアプリ
以下では、伝言メモ・電話メモの作成・管理に最適なアプリをご紹介します。
紙のメモは、担当者に渡す手間がかかったり、メモを紛失したりするリスクがあります。そのため、紙でのメモから脱却し、デジタルで効率的にメモを作成・管理する仕組みを整えるべきです。
また、Excelを使ったメモの管理方法もありますが、ファイルの管理が煩雑になりやすく、共有時にメールや他のツールを介する手間がかかります。したがって、「情報へのアクセス性が高く、メモの作成・管理・共有を一元化できるアプリ」を導入しましょう。
結論、伝言メモ・電話メモの管理には、誰でも簡単にメモを作成・共有でき、高度な検索機能で必要な情報がすぐに見つかるアプリ「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」では、メモを直感的な操作で書き残したり、必要なテンプレートを瞬時に呼び出したりできます。また、作成したメモはすぐに相手に共有され、「キーワード検索」によって過去のメモも簡単に見つけられるため、業務の効率化につながるのです。
Excelよりも簡単に仕事メモを管理できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
仕事の伝言メモ・電話メモを紙に書くデメリット5選
ここでは、仕事の伝言メモ・電話メモをすぐにデジタル化すべき理由を5つ解説します。未だに紙でメモ管理をしている方は必見です。
（1）仕事が非効率になる
紙の伝言メモ・電話メモを使い続けると、メモを作ること自体に時間と手間がかかり業務効率が下がります。
紙の伝言メモ・電話メモは、手作業ゆえに作成の時間がかかるうえ、逐一印刷して共有しなければなりません。さらに、場合によっては、担当者のデスクまでメモを届ける手間もかかります。
一方、デジタルのメモアプリを使えば、メモ用紙を用意する必要がなく、PCやスマホ、タブレットからメモをリアルタイムで共有できます。そのため、紙のメモを印刷・裁断・分配する時間が削減され、仕事の効率が大きく上がるのです。
（2）過去の応対記録を残しづらい
紙の伝言メモ・電話メモを使い続けると、過去の応対記録を残しづらくなります。
なぜなら、紙の場合「対応が完了したメモを残しておくとかさばる」という理由から、すぐに処分されるケースも多いからです。その結果、後日改めて確認したいことがあっても、応対記録が一切分からなくなってしまうのです。
一方、伝言メモを大量に保存できるメモアプリを使えば、過去の応対記録を簡単に確かめられます。さらに、「Stock」のような検索機能を備えたアプリなら、目的の伝言メモ・電話メモだけを探し出せるため便利です。
（3）テレワークに対応できない
紙の伝言メモではテレワークに対応できません。
昨今ではテレワークを導入する企業が増えていますが、紙のままでは伝言メモや電話メモをその場で共有できず不便です。また、「職場では紙のメモ」「テレワークの社員にはメモアプリ」と使い分ける方法もありますが、情報が分散して混乱の原因になります。
したがって、「デジタルのメモアプリ」を全社に導入してメモの管理方法を統一しましょう。とくに、機能がシンプルなアプリなら社内に浸透しやすく、共有もスムーズです。
（4）道具が必要
紙の伝言メモはデジタルのメモアプリと違って、メモ用紙やペン、インクなどの文房具が必要です。
そのため、電話で要件を伝えられたときにメモ用紙やペンが見当たらないと、道具を用意する間、相手に待っていてもらう必要があります。また、外出先で筆記用具を持っていない場合はその場で記憶しなければならないため、伝言ミスの原因になりかねません。
そこで、スマホやタブレットで利用できるメモアプリを導入すれば、インクやペンなどの道具が不要なのですぐにメモができ便利です。
（5）紛失のリスクがある
紙の伝言メモ・電話メモには紛失リスクもあります。
たとえば、担当者のデスクがほかのメモ帳や資料で溢れていると、紙の伝言メモ・電話メモは埋もれて、見つけづらくなってしまうのです。また、メモに電話番号などの機密情報が書かれていれば、紛失時に情報漏えいへつながる可能性があるのです。
一方、メモアプリであればメモを分かりやすく管理できるほか、アクセス権限も設定できます。とくに、「Stock」のような2段階認証が備わっているうえ、国際セキュリティ資格も取得しているアプリであれば、安心してメモを管理できます。
伝言メモ・電話メモのExcelテンプレートまとめ
これまで、伝言メモ・電話メモの無料Excelテンプレートや、紙のメモのデメリットを中心にご紹介しました。
テンプレートがあればメモを短時間で作成できますが、紙は「仕事が非効率になる」「紛失しやすい」などの課題があります。一方、Excelでの管理は煩雑になりやすいため、簡単にメモを作成でき、情報へスムーズにアクセスできる「メモアプリ」が必須です。
ただし、複雑な機能を豊富に搭載しているメモアプリは、使いこなすのが難しく次第に誰も利用しなくなってしまいます。したがって、「必要な機能を過不足なく備えたシンプルなメモアプリ」を選びましょう。
結論、自社に最適なメモアプリは、ITに詳しくない社員でも簡単に使えて、メモの作成・管理・共有を一元化できる「Stock」一択です。Stockの「ノート」にメモのテンプレートを登録すれば、いつでも瞬時に呼び出せます。
ぜひ「Stock」を導入し、伝言メモ・電話メモを円滑に管理しましょう。
