研究メモや論文などの”文献”は、研究の記録や成果を確実に蓄積するうえで必須のアイテムです。しかし、管理が煩雑であれば、必要な研究メモがどこにあるか分からなくなるため、今日では「文献管理ソフト」を使ってメモを一元管理するチームも増えています。
とはいえ、「研究メモを整理したいが、どの文献管理ソフトを導入すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの文献管理ソフト7選を中心にご紹介します。
- 必要な研究メモや論文をすぐに取り出せるように管理したい
- 文献の管理におすすめのツールを比較し、導入を検討したい
- 誰でも利用できるほどシンプルなツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、文献管理ソフトの選定で押さえるべきポイントが分かり、研究・文献メモの煩雑な管理から脱け出せるようになります。
目次
研究メモ/論文をソフトで管理すべき理由
ソフトで研究メモ/論文を管理すべき理由は、紙のメモ管理による負担を排除しつつ、必要なメモへアクセスする時間を短縮できるからです。
研究メモを紙で管理していると、ほかのメモに埋もれて目的のメモをスピーディに探し出せません。また、チームへ共有するたびに人数分印刷したり、メモを手作業でファイリングしたりしなければならず面倒です。
しかし、研究メモをソフトで管理すれば印刷・ファイリングの手間やコストが省けるうえ、ソフト内の「検索機能」によって目的のメモをすぐに見つけられます。つまり、紙のメモ管理による負担を一気に取り除けるのです。
＜簡単＞研究メモ/論文のPDF整理に役立つ文献管理ソフト3選
ここでは、研究メモ/論文のPDFを簡単に整理できる文献管理ソフトを3つご紹介します。
文献管理ソフトを利用すれば、検索機能から目的の情報を探し出せるため、研究メモを管理する手間を削減できます。また、スマホからも使えるソフトであれば、外出先でも簡単にアイデアを記録可能です。
しかし、専門的な機能が備わった文献管理ソフトでは、職員が上手く使えなかったり、柔軟に管理・共有できない恐れがあります。したがって、ソフトを選ぶときは「誰でも簡単に使いこなせるか」を重視しましょう。
結論、研究メモ/論文のPDFを管理するには、ITに不慣れな65歳の研究者でもすぐに使いこなせるうえ、研究メモを適切に管理できる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には、論文のPDFや研究メモを蓄積できるうえ、「フォルダ」で分かりやすく管理できます。また、Stockはマルチデバイス対応でスマホからもアクセスできるため、外出先でも論文やメモを確認できるのです。
【Stock】最も簡単に研究メモ/論文を管理できるノート型ソフト
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【ナレカン】研究メモ/論文を整然と管理できるノート型ソフト
ナレカンは、Stockと同じく、研究メモ/論文のPDFを整然と管理できるツールです。
「ナレカン」では、研究メモや論文データを「フォルダ」を階層化して整理できるので、大量の文献を残しても煩雑化しません。また、ヒット率100％の「キーワード検索」は、ファイル・画像内の文書まで検索可能なので、目当ての情報を即座に見つけられます。
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Notion】研究メモ・論文のPDFを管理できるソフト
＜Notionの特徴＞
- ページ・ブロックで構成されている
- 情報の整理・分類が簡単
「ページ」と「ブロック」という2つの要素で構成されています。コンテンツごとにページを作成しつつ、ページ内にブロックを配置して、テキストを書き込んだりファイルを保存したりできるのです。
保存した論文は、階層に分けて整理可能です。そのため、論文や研究の記録など、保存するものが多岐にわたる場合も見やすく管理できます。
＜Notionの機能・使用感＞
- インポート機能
- マイタスク機能
さまざまなアプリで保存している資料をインポートすれば一括で管理できます。保存した論文を散在させず、まとめて管理できるツールなのです。
2024年3月にリリースされたマイタスク機能では、各ページで作成した複数のタスクデータベースから、自身に割り当てられた未完了のタスクをホームに表示できます。ソフト内に散在するタスクを一覧で確認したい場合に便利です。
＜Notionの注意点＞
- 多機能すぎて使いきれない
- 共有に時間がかかる
ユーザーからは「いろいろな事ができるがゆえに使いきれていない部分がある」という声が寄せられています。（引用：ITreview）
ユーザーからは「グループで使用している際に共有した場合、リアルタイムで反映されていないことがあった」という声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜Notionの料金体系＞
- フリー：0円
- プラス：2,000円/メンバー/月（月払い）
- ビジネス：3,000円/メンバー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
なお、「Notion AI」の全機能を利用する場合は、「ビジネス」または「エンタープライズ」の契約が必要です。Notion AIは、業務効率化を図るうえで役立ちますが、できることが増えすぎて使いこなせない恐れもあるので注意しましょう。
＜専門的＞機能が豊富な文献管理ソフト4選
ここでは、専門的な機能が備わった文献管理ソフトを4つご紹介します。文献検索等の高度な機能を備えている分、使い方を習得するのに時間がかかる点に注意しましょう。
【EndNote】日本語でも英語でも使える文献管理ソフト
＜EndNoteの特徴＞
- 検索性が高い
- 参考文献リストの作成時間を短縮できる
文献や論文のPDFを数百のオンラインリソースから検索でき、研究論文の全文にワンクリックでたどり着けます。そのため、文献収集やライブラリの検索にかかる時間と手間を省けるのです。
ソフトに搭載されたアウトプットスタイル（出力形式）を設定すれば、規定に合わせて参考文献リストを自動作成できます。
＜EndNoteの機能・使用感＞
- ルールの作成
- データの復元機能がある
ルールを作成すれば、執筆中に参考文献が自動で整理されます。そのため、参考文献の整理に割く時間を大幅に短縮できます。
データ復元機能で文献ライブラリやライブラリ構造を復元できるため、万が一削除してしまった場合も安心です。
＜EndNoteの注意点＞
- ほかのツールと連携しないとできない作業もある
- 移行が煩雑
Webページの情報を取り込んだり手書きのメモを加えたりする場合は、ほかのツールと連携しなければならない点に注意しましょう。
ユーザーからは、「移行が煩雑、すぐに最新版を買わせようとしてくる」などの声が寄せられています。（引用：X）
＜EndNoteの料金体系＞
以下は全て買い切りの値段です。
＜新規購入版＞
- EndNote 21 パッケージ版 （Win/Mac）：￥64,900
- EndNote 21 ダウンロード版 （Win/Mac）：￥62,700
- EndNote 21 学生用 パッケージ版（Win/Mac）：￥24,750
＜アップグレード版＞
- EndNote 21 Upgrade パッケージ版 （Win/Mac）：￥28,600
- EndNote 21 Upgrade ダウンロード版 （Win/Mac）：￥26,400
【ReadCube Papers】論文をリスト化して見やすく管理できるソフト
＜ReadCube Papersの特徴＞
- 高度な検索フィルター
- PDFをそのままインポートできる
ライブラリ内または組み込みの検索エンジンSmartCiteを通じて、簡単に参照にアクセスできます。
既存のPDFファイルをそのままインポートできるうえ、自動的にリスト化してくれます。
＜ReadCube Papersの機能・使用感＞
- AI機能がある
- 複数のデバイスを同期できる
AIを使って論文の要約をしたり、どの情報を参照したのかを強調したりできます。また、ライブラリ内の記事を参照して複雑な質問に対する回答も得られるのです。
Web、デスクトップ、iOS/Android間で高速同期できるため、動作も軽く、場所を問わずアクセス可能です。
＜ReadCube Papersの注意点＞
- AI機能が使えるのはWebバージョンのみ
- 多機能なので使い慣れない
現在、「AIアシスト」機能はWebバージョンでしか利用できません。今後、拡張されるかどうかも検討の段階なので注意しましょう。
論文管理機能だけでなく、AI機能や検索機能、リスト化機能など機能が豊富なので、ITツールに慣れていない人はすべての機能を使いこなせない可能性があります。
＜ReadCube Papersの料金体系＞
- Essentials：$7/ユーザー/月（月払い）
- Pro：$14/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Zotero】300MBまで無料で使える文献管理ツール
＜Zoteroの特徴＞
- ライブラリを無料で共有できる
- WebサイトやPDFファイルから自動で文献情報を取得できる
ライブラリを共有することで、共同で文献を執筆したり、参考文献を作成したりできます。
WebサイトやPDFの文献情報をドラッグアンドドロップ（対象を長押しして移動する）だけで、自動で解析・取得されます。
＜Zoteroの機能・使用感＞
- 簡単に整理できる
- 検索条件を保存できる
保存しておきたい論文の整理に役立ちます。論文が整理されていれば、あとから必要な情報を見つけるときも手間がかかりません。
検索条件を保存できるため、キーワードを入力する手間が省けます。
＜Zoteroの注意点＞
- サジェスト機能がない
- 手書きの書き込みがしづらい
サジェスト機能（保存した文献をもとに、おすすめの論文や文献を表示する機能）がないため、関連する文献を探すのに手間がかかる可能性があります。
ユーザーからは「タッチ感度が高すぎるため、手書きの書き込みをするときに手が当たって、別のページに戻ってしまうのが煩わしい」という声も寄せられています。（参考：App Store）
＜Zoteroの料金体系＞
- 300MBまで：$0
- 2GBまで：$20/年
- 6GBまで：$60/年
- 容量無制限：$120/年
【Mendeley】マルチデバイスに対応する文献管理ソフト
＜Mendeleyの特徴＞
- お気に入り設定ができる
- デスクトップ版とWeb版を同期できる
- 文献リストをチームで共有できる
文献を「お気に入り設定」して保存すれば、目的メモが分かりやすくなります。
「デスクトップ版」と「Web版」を同期すれば、時間や場所を問わずにメモへアクセスできます。
Mendeleyユーザーであれば、文献リストをチームで共有できます。
＜Mendeleyの機能・使用感＞
- 情報を整理できる
- 参考文献を簡単に挿入できる
ライブラリに蓄積した論文のそれぞれに、注釈やメモを残すことができます。
数回のクリックで個別または複数の参考文献を挿入できるだけでなく、検索、選択、挿入するときに文書全体を別のウィンドウに表示できます。
＜Mendeleyの注意点＞
- モバイル版は使用できない
- 日本語の文献管理には不向き
iOS/Androidに対応したモバイル版は2021年3月15日に終了したため、現在はデスクトップ版とWeb版のみ使用可能です。
ユーザーからは「日本語の文献を読み取る力が弱い，操作性がいまいち」などの声が寄せられています。（引用：X）
＜Mendeleyの料金体系＞
無料でアカウントを作成できます。
＜無料あり＞研究メモ/論文管理ツール・アプリ比較表
以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます）
＜研究メモ/論文のPDFを簡単に整理できる文献管理ソフトの比較表＞
| Stock【一番おすすめ】 | ナレカン【おすすめ】 | Notion | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
研究メモを最も簡単に管理・共有できるソフト |
分野ごとに論文・研究メモを整理できる文書管理ソフト |
研究メモ・論文のPDFを管理できるソフト |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） |
多機能 |
| 検索性 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| フォルダ管理 |
【〇】※2～3階層にできる |
【〇】※多階層化できる |
【✕】※ページを階層化できるが、フォルダで整理できない |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
多機能すぎて使いきれない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランは¥2,000/ユーザー/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
＜専門的な機能が備わった文献管理ソフトの比較表＞
| EndNote | ReadCube Papers | Zotero | Mendeley | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
日本語でも英語でも使える文献管理ソフト |
論文をリスト化して見やすく管理できるソフト |
300MBまで無料で使える文献管理ツール |
マルチデバイスに対応する文献管理ソフト |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| 検索性 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
ほかのツールとの連携が必要な作業がある |
多機能なので使いこなすのが難しい |
サジェスト機能がない |
日本語の文献管理には不向き |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは24,750円～ |
・無料プランなし
・有料プランは$7/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは$20/年〜 |
・無料でアカウントを作成できる |
| 公式サイト |
「EndNote」の詳細はこちら |
「ReadCube Papers」の詳細はこちら |
「Zotero」の詳細はこちら |
「Mendeley」の詳細はこちら |
このように、ソフトによって機能や料金は異なります。とくに、「専門的な機能が備わった文献管理ソフト」はユーザーが使いこなせず、研究メモの管理が面倒になる恐れがあるので注意が必要です。
そのため、研究メモをストレスなく管理するには「誰でも簡単に研究メモ/論文を整理できるシンプルな文献管理ソフト」を導入しましょう。
研究・文献メモの管理に使うソフトの選定ポイント5選
ここでは、研究・文献メモの管理に使うソフトの選定ポイントを5つご紹介します。ソフトを継続的に運用するためにも、以下のポイントを確実に押さえましょう。
（1）マルチデバイス対応か
文献管理ソフトの選定ポイントの1つ目は、マルチデバイス対応である点です。
PCやタブレット、スマートフォンといったマルチデバイスに対応したソフトであれば、時間や場所を問わずに研究メモを編集・閲覧できます。たとえば、外出時でパソコンが手元にない状態であっても、スマートフォンからアクセスできるのです。
マルチデバイスに対応した文献管理ソフトを導入して、時間・場所に縛られずに作業を進めましょう。
（2）情報の整理ができるか
選定ポイントの2つ目として、「情報を整理できるか」は重要になります。
研究メモを一元管理しても、情報の整理ができなければ「研究・文献の資料が入り乱れて、必要なメモがどこにあるか分からない」状態になります。そこで、フォルダで情報を階層化できるツールを利用すれば、メモを簡単に整理できます。
そのため、研究内容や文献を分かりやすく整理できるかという点を考慮して、ソフトを選びましょう。
（3）情報の検索性が高いか
選定ポイントの3つ目は、情報の検索性が高いかです。
文献管理ソフト内に保存されている情報量が多くなると、目的の情報を探し出すのに時間がかかり、本来の作業が遅延します。そのため、検索機能が搭載されていて、特定のキーワードを入力することで任意の情報を簡単に見つけ出せるソフトがおすすめです。
検索機能が充実していれば、メモにすぐにアクセスできるため、思いついたアイデアを確実に記録できます。
（4）セキュリティ対策が万全か
選定ポイントの4つ目は、セキュリティ対策が万全であることです。
セキュリティ対策が不十分な文献管理ソフトで研究メモや論文を管理してしまうと、外部からの不正アクセスにより研究内容が漏えいしてしまう可能性があります。そのため、文献管理ソフトを導入するときは、高セキュアなものを選びましょう。
とくに、情報セキュリティの国際規格認証「ISO27001(ISMS)」を取得しているソフトであれば、外部から不正にアクセスされるリスクを最小限におさえられます。
（5）誰でもストレスなく操作できるか
選定ポイントの5つ目に、誰でもストレスなく操作できることも不可欠です。
ソフトが多機能であれば、ITに不慣れな人は研究メモを適切に管理できません。最悪の場合、操作ミスによりメモデータが紛失したり、ソフト自体使われなくなってしまう可能性があります。
したがって、研究メモを適切に管理するためにも「誰でもストレスなく使えるソフト」を選びましょう。たとえば、必要な機能に過不足がなく操作がシンプルな「Stock」のようなソフトを利用すると、誰でも簡単に文献管理ができます。
おすすめの文献管理ソフトまとめ
これまで、研究メモ/論文の管理におすすめのソフト7選や、選定ポイントを中心にご紹介しました。
文献管理ソフトを使えば、研究内容ごとにメモを振り分けたり、検索機能で目的のメモをスムーズに探し出したりできます。そのため、紙のメモと比べて、必要な研究メモを探し出す時間をほかの作業にあてられるのです。
また、文書管理ソフトを選ぶときは、「シンプルな操作性で誰でもストレスなく使えるか」が重要になります。専門的で多機能な文献管理ソフトは使いづらいだけでなく、管理ミスによる情報漏えいのリスクもあるからです。
そのため、非IT企業の65歳の方でも、安全・簡単に研究メモを管理できるソフト「Stock」が文献管理ソフトとして最適なのです。
ぜひ、文献管理に必要な機能を過不足なく搭載している「Stock」を導入して、研究メモ/論文の煩雑な管理から脱却しましょう。
