メモの目的には大切な情報を書き残すだけではなく、あとから振り返って情報を活用することも含まれます。そのため、必要なメモをいかに簡単に探し出せるかが重要です。
しかし、「メモを上手くまとめられない」「メモを整理するために時間も労力もかけられない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、すぐに実践できる仕事メモのまとめ方・整理術を中心にご紹介します。
- あとから振り返りやすいようなメモのまとめ方が知りたい
- メモが分散していて、必要なときに見つけ出せられない
- メモをどこに書いたか分からず、探すのに時間がかかる現状を変えたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、ビジネスに必須なメモのまとめ方と整理術が理解でき、情報を分かりやすく保存するのに役立ちます。
目次
仕事メモをまとめるコツ
ここからは、仕事メモをまとめるコツをご紹介します。以下4つのコツを実践すれば、メモに書かれた情報を有効活用できるようになります。
転記や付箋を貼り付ける
メモを整理するポイントのひとつは、転記や付箋の貼り付けをすることです。
手書きのメモは自由に書き残せるのがメリットですが「あとから見返しても何が書いてあるのか理解できない」事態も頻繁に起こります。そのため、あとから見返してもメモの内容を正確に理解できるように、丁寧に転記をするのがおすすめです。
また、補足を書いた付箋をメモ帳に貼り付けるのも効果的です。緊急性のある情報は「赤」、重要な情報は「青」のように付箋を使い分けてメモを整理すると、より分かりやすくなります。
このように、メモを整理するためには転記と貼り付けを上手く活用しましょう。
文字色を使い分ける
ペンの色を使い分けるのもメモをまとめるのに効果的です。
すべての文字を同じ色にしてしまうと、あとから見返して要点を理解する際に時間がかかります。メモを見たら瞬時に内容を理解できるように、文字自体の色を変えたりほかの色で文字を囲んだりして目立たせましょう。
一方、メモに色を使いすぎるとかえって分かりにくくなるので、使用する色は黒も含めて3色がおすすめです。
疑問点をまとめる
メモをとって疑問に感じたことは別途まとめておきましょう。
まとめずに放置しておくと、ほかの情報に埋もれて質問すること自体を忘れてしまう可能性があります。また、疑問点をまとめておけば要点を絞った質問ができるので、上司が部下の疑問に返答しやすくなるのもメリットのひとつです。
このように、疑問点をまとめれば「あとから振り返るべき情報」と「質問して解決すべき情報」を簡単に分類できます。
5W1Hを活用する
内容を分かりやすくまとめるために、5W1Hが含まれていることを確認しましょう。
5W1Hとは、「When（いつ）,Where（どこで）,Who（誰が）,What（何を）,Why（なぜ）,How（どのように）」の6つの要素を指します。5W1Hを意識したメモにすれば、内容の抜け漏れがなく、かつ具体的なメモを作成できるのです。
あとから振り返ったときに「説明不足で分かりづらい」状況になるのを防ぐために、メモは5W1Hを使ってまとめましょう。
仕事メモの整理術とは
ここからは、仕事メモの整理術を解説します。以下の内容が踏襲できていると「メモがバラバラになってしまう」「必要なときにすぐ取り出せない」状態になりません。
手書きメモの整理術
手書きメモは分類してからファイルに保存すると、紛失しづらいうえにアクセス性が高まります。
まずは、メモの冒頭に日付とタイトルを記載しましょう。日付とタイトルをつけるだけで「いつの、何に関するメモか」という情報が一目で分かります。
そして、メモを”カテゴリごと”や”日付ごと”に分けてファイルへ保存すれば、あとから目的のメモにたどり着きやすくなるのでおすすめです。このように、手書きメモの場合は「大きな分類を書いてからファイルへ格納する」手順で整理しましょう。
デジタルメモの整理術
デジタルメモを分かりやすくする整理する前提として「どの媒体でメモを取るか」という点に注意が必要です。
Wordやドキュメントファイルにメモを取ると、あとから振り返る際にわざわざファイルを開かなければならないからです。また、ファイルを検索する機能が充実していないので、目的のファイルへのアクセスが難しくなります。
したがって、「読みたいメモを瞬時に開けるアプリ」でメモをとらなくてはなりません。たとえば、複雑なファイル管理が不要で、検索機能も搭載されている「Stock」であれば、必要な場面で目的のメモへすぐにアクセスできます。
手書きメモはなぜバラバラになる？
手書きメモがバラバラになってしまう原因として、以下の3点が挙げられます。
- メモを一冊にまとめられない
- メモを分類するのが難しい
- 必要なメモを探すのに苦労する
過去のメモを振り返るためには一冊にまとめておく必要がありますが、紙のメモ帳にはページ数に限界があります。また、メモ帳を複数個使い分けるのは「見たい情報をどのメモ帳の何ページに書いたか忘れた」などのトラブルが発生しやすくなってしまいます。
手書きメモが習慣化していると、紙のメモばかり増えていきます。手書きメモはデジタルメモと違って「フォルダに分けて保存するのが面倒」なので、分類せずに放置されやすいのです。
紙のメモ帳ではデジタルメモのような検索機能が使えないので、必要なメモを探すのに苦労します。とくに、仕事のメモのように分量の多いものは、一ページずつ探すのに時間と労力が必要です。
このように、手書きメモだと情報を整理しきれません。そのため、ビジネスのメモを整理・活用するには、デジタルのメモアプリの導入が必須と言えます。
メモの整理にアプリをおすすめする3つの理由
ここからは、メモの整理に役立つ機能を具体的に3点ご紹介します。メモの整理に多大な時間を費やさないように、以下の内容を確認してからメモの整理方法を選択しましょう。
（1）メモをフォルダで整理できる
アプリでは、メモの整理に欠かせない「フォルダ」を利用できます。
フォルダは情報をまとめておく箱のことで、関連するメモを集めて分類するのに必須です。たとえば、「会議フォルダを作り、議事録メモや会議資料を保存する」という使い方をすれば、会議前に前回の会議を振り返ったり、会議資料をまとめて保存したりできるので便利です。
ほかにも、「やることリスト」や「上司への確認事項」といったフォルダを作成してメモを振り分ければ、乱立していたメモが整理されます。結果、あとから簡単に振り返ることができるのです。
（2）メモをタグで整理できる
メモアプリではメモにタグを付けられるので、徹底した整理整頓ができます。
タグとは、メモが属する分野・ジャンルを判断するための目印です。タグを上手く活用すれば、フォルダを横断したメモの分類が可能になります。たとえば、「重要情報」というタグで検索をすれば、すべてのフォルダ内の該当するメモだけが一覧で表示されます。
このように、フォルダだけでなくタグも活用することで、必要な情報へさらにたどり着きやすくなります。ビジネスのような”効率的に情報管理する必要がある環境”では、タグ機能が備わっているメモアプリを導入しましょう。
（3）メモを一箇所で整理できる
メモアプリを導入すれば、社内のすべてのメモを一箇所で整理できます。
社内のメモを一か所で整理するメリットは、部署を超えた情報共有がスムーズになることです。たとえば、「取引先〇〇社」「〇〇プロジェクト」といったフォルダを作れば、タイトルに沿った情報が一か所に集まるので、問い合わせたり打ち合わせのたびに集まったりする必要がなくなります。
このように、社内のメモを集約して分かりやすく保存するためには、全社でメモを共有・管理できるメモアプリがおすすめです。
仕事メモをまとめてバラバラにならないおすすめのアプリ
以下では、メモの整理が誰でも簡単にできるおすすめアプリをご紹介します。
メモを整理整頓するアプリの選定において重要なことは「誰でも簡単に使いこなせるか」です。メモを整理するための機能が豊富に搭載されていても、使いこなせなければ意味がありません。
また、機能を使いこなせないとメモの整理が中途半端になり「どこに何を保存したか分からない」「フォルダを作りすぎて混乱する」といった状態になってしまいます。したがって、必要なメモをすぐに探し出せるようなアプリを選びましょう。
結論、メモの整理整頓には、非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに使いこなせて、メモの整理を簡単に効率化できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へメモを入力して「フォルダ」で分類しながら整理できます。また、PCとスマホの両方に対応しており、移動中でも簡単にメモを確かめられるのが特徴です。
メモの作成から共有までを簡単にできるアプリ「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
メモをまとめるコツと整理術まとめ
ここまで、メモをまとめる方法と整理術を中心にご紹介しました。以下は、仕事メモを分かりやすくまとめる4つのコツです。
- 転記や付箋を貼り付けて、振り返りをしやすくする
- 文字色を使い分け、重要な情報をわかりやすくする
- 疑問点をまとめ、振り返るべき情報と質問して解決すべき情報を分ける
- 5W1Hを活用し、知らないメンバーが見てもすぐにわかるように具体化する
ただし、あとから振り返りやすいメモにするためには、上記のコツでメモの内容をまとめるだけでなく「すぐに探し出せる場所に整理して保存しておくこと」が重要です。
メモを整理して保存するには、フォルダやタグで分類できるメモアプリの活用が必須です。たとえば、Stockのように、誰でも簡単にメモの作成・管理ができ、さらにチームでの共有も可能なメモアプリであれば、メモの作成から共有までを効率よく行えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、メモを一か所で整理する環境を整えましょう。
