メモの目的には大切な情報を書き残すだけではなく、あとから振り返って情報を活用することも含まれます。そのため、必要なメモをいかに簡単に探し出せるかが重要です。
しかし、「メモを上手く整理できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、すぐに実践できる仕事メモのまとめ方・整理術を中心にご紹介します。
- 仕事のメモが散在しており、活用できていない
- 仕事のメモを上手くまとめるコツが知りたい
- アプリを使って仕事のメモを見やすく整理したい
という方はこの記事を参考にすると、ビジネスに必須の「メモの取り方と整理術」が分かり、あとから簡単に内容を振り返れるようになります。
目次
なぜメモを上手く取れないのか
そもそも、仕事のメモを上手く取れない理由には、以下の3つが挙げられます。メモの取り方に悩んでいる方は、必ず確認しておきましょう。
- メモの目的が不明確
- メモの取り方に一貫性がない
- メモを整理する時間がない
メモの目的が不明確だと、重要な情報を書き漏らしたり、逆に不要な情報まで書きすぎて煩雑になったりする可能性があります。その結果、メモの内容を十分に活用できなくなってしまうため、目的を明確にし、重要なポイントを整理して書きましょう。
メモを取る方法がバラバラだと、整理が難しく、後で見返したときに内容を把握しづらいです。そのため、「縦書き/横書き」「手書き/デジタル」「文章/箇条書き」など、メモを取るときのルールを決めて、スタイルを統一しましょう。
単にメモしただけでは、どこに何の情報を書いたか分からなくなり、情報が散在してしまいます。一方で、付箋や紙の手帳にメモした内容を後から整理しなおすのは面倒なため、整理の手間がかからないデジタルメモツールの利用がおすすめです。
このように、メモを上手にとることは、業務のスムーズな進行に役立ちます。したがって、適切なメモの取り方を身につけるとともに、メモツールを活用して見やすく整理することが重要です。
仕事ができる人のメモの取り方5選
ここでは、仕事ができる人のメモの取り方5選をご紹介します。以下5つのコツを実践すれば、メモに書かれた情報を有効活用できるようになります。
（1）タイトルと日付を記載する
1つ目のコツは、タイトルと日付を記載することです。
メモの1行目にタイトルを記載しておけば、必要なメモを探すときに内容をすべて読む必要がありません。また、日付を記すことで、「前回のミーティングはいつだったか」「同じ内容の問い合わせがいつあったか」などをすぐに振り返れるのです。
このように、メモにタイトルと日付を記載しておくと、必要な情報をあとから見つけ出したり、整理したりするのが簡単になります。
（2）5W1Hを活用する
2つ目のコツは、5W1Hを確認することです。5W1Hは内容をわかりやすくまとめる要素で、具体的に以下の6つを指します。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
上記の要素を意識すれば、下図のように「内容の抜け漏れがなく、具体性の高いメモ」を作れるのです。
（3）疑問点をまとめる
3つ目のコツは、「業務のなかで疑問に感じたこと」を別途まとめることです。
疑問をそのまま放置していると、ほかの情報に埋もれて質問すること自体を忘れてしまう可能性があります。また、疑問点をまとめておけば要点を絞った質問ができるので、上司や先輩が疑問に回答しやすくなるのもメリットのひとつです。
このように、日ごろから疑問点をメモにまとめておけば「質問して解決すべきこと」が明確になります。その結果、疑問を素早く解消して、業務効率を上げられるのです。
（4）文字色を使い分ける
4つ目のコツは、文字の色を使い分けることです。
すべての文字を同じ色にしてしまうと、要点が一目で分かりづらいです。したがって、メモを見たら瞬時に重要な箇所が分かるように、文字自体の色を変えたりほかの色で文字を囲んだりして目立たせましょう。
一方、メモに色を使いすぎるとかえって見づらくなるので、使用する色は黒も含めて3色がおすすめです。
（5）1ページにまとめる
5つ目のコツは、1ページにまとめることです。
メモが複数のページに分散していると、振り返るのに時間がかかり、重要なポイントを見落としやすくなります。そのため、関連する情報はできるだけ1ページに集約し、ページをまたがないように意識しましょう。
ただし、紙のノートでは1ページに収められる情報量が限られているため、すべての内容を書ききれないことがあります。そこで、紙のノート感覚で使え、1ページあたりに多くの情報を残せる「Stock」のようなメモツールを使うと、情報を効率よく管理できます。
このように、書き方を工夫したりツールを活用したりすることで、視覚的に分かりやすく、後から振り返りやすいメモを作成できます。
メモがバラバラになる？仕事のメモをまとめる整理術
ここでは、仕事のメモをまとめる整理術を3つご紹介します。「メモがバラバラになってしまう」「必要なときにすぐ取り出せない」と悩んでいる方は、以下を実践しましょう。
（1）メモを1箇所に保管する
1つ目の整理術は、メモを1か所に保管することです。
メモ用紙を使うと、どこに保管したか分からなくなりやすく、重要なメモを紛失したり、必要な情報を探すのに手間がかかったりすることがあります。そのため、「ノートを使う」「ファイルで整理する」などして、メモを1か所に集約することが重要です。
ただし、メモの量が増えると管理が煩雑になり、保管スペースの確保も難しくなります。そこで、メモアプリなどのデジタルツールを活用すると、場所をとらずにメモを一元管理できるため便利です。
（2）メモの内容に応じて分類する
2つ目の整理術は、メモの内容に応じて分類することです。
すべてのメモをバラバラに保管していると、どこに何の情報があるのかが分からなくなり、必要な情報を探すのに手間がかかります。そのため、要件や日付、重要度ごとにメモを分類すると、あとからスムーズに見つけられるうえに紛失リスクも減らせます。
紙のメモの場合は、「要件ごとにノートのページを分ける」「分類してファイリングする」などの方法がおすすめです。一方、
デジタルツールの場合はフォルダを作成し、カテゴリごとにメモを整理しましょう。
（3）あとから探しやすい管理方法を選ぶ
3つ目の整理術は、あとから探しやすい管理方法を選ぶことです
メモを1か所に集約したり、分類して整理しても、必要なときにすぐに見つけられなければメモを効率よく活用できません。その点、紙のメモでは細かくファイリングする必要があり、管理体制を整えるのに手間がかかります。
そこで、「検索機能」のあるデジタルツールを活用すれば、膨大な情報の中から効率よくメモを探し出せます。とくに、シンプルな操作性が特徴の「Stock」では、タイトル・タグ・ファイル名などで絞り込み検索ができるため、目的のメモがすぐに見つかるのです。
【これで安心】仕事のメモがバラバラにならないおすすめのアプリ
以下では、仕事のメモがバラバラにならないおすすめのアプリをご紹介します。
仕事のメモがバラバラになる原因は、メモ帳やノート、スマホなどあちこちに情報が散在していることです。そこで、仕事のメモを1箇所にまとめられるデジタルメモアプリが求められます。
とくに、仕事ではメモの内容を複数人で共有したり、過去のメモを見返したりする機会も多いため、チーム全体で使えるメモアプリが望ましいです。しかし、メモを共有・管理できる機能が豊富に搭載されていても、全員が使いこなせなければ意味がありません。
したがって、仕事のメモを整理するには、ITに不慣れな方でも簡単にメモを整理でき、あとから簡単にメモを振り返れるアプリ「Stock」一択です。
Stockでは、「ノート」に直感的な操作でメモを残しつつ、「フォルダ」で分類して整理できるため、情報が入り乱れません。また、優れた「検索機能」も備わっており、キーワードを入力するだけで目的のメモを瞬時に見つけられます。
ノート感覚でメモを簡単に作成・共有・整理できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockでのメモ作成・共有機能活用術
Stockでのメモ作成・共有機能は、ビジネスのあらゆる場面で役立ちます。たとえば、事務の仕事に関するノートは以下のようにまとめられます。
＜受付対応＞
Stockには、テキスト情報だけでなく写真や動画、ファイルもメモとして残せます。そのため、受付の管理表を添付したり、画像とともに手順を説明したりできます。
Stockに残したメモは、リアルタイムでメンバーに共有されるので、更新後にわざわざ共有する必要がありません。また、それぞれのノートに紐づいたメッセージ機能が備わっており、話題が混在せずにスムーズなやり取りが実現します。
仕事メモのまとめ方と整理術まとめ
ここまで、仕事のメモの取り方のコツや整理術を中心にご紹介しました。
仕事のメモは抜け漏れがないようにまとめ、あとから振り返りやすいように記載する必要があります。さらに、メモを上手く活用するには、記載したメモを分類・整理して「目的のメモをすぐに探し出せる状態」にしなければなりません。
そこで、フォルダやタグで分類し、キーワードで検索できる「メモアプリ」を活用しましょう。ただし、多機能なメモアプリでは社員が適切に使えないため「非IT企業の社員でも簡単に操作できる、シンプルなアプリ」を選ぶべきです。
結論、仕事メモの整理に最適なアプリは、誰でも簡単にメモを作成・共有でき、「フォルダ」や「検索機能」で目的のメモがすぐに見つかる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、メモを一か所で整理できる環境を整えましょう。
