「メモをとったのに、あとから探しても見つからない」「共有するたびにメールやLINEへ貼り付けている」と、iPhoneメモの使い方で悩んでいませんか？
iPhoneメモを仕事で使いこなすには、書き方だけでなく、あとから必要なメモをすぐ見つけて共有できる状態を作ることが重要です。
本記事では、iPhoneメモの使い方とiPhoneメモがビジネス利用に向いていない理由を解説します。
- この記事でわかること
- iPhoneメモの新規作成・削除・復元といった基本操作を、画面の流れに沿って紹介します。
- 画像の貼り付けや書類のスキャン、音声入力、チェックリスト、クイックメモといった便利な機能も紹介しています。
- iPhoneメモがビジネス利用に向いていない理由は「探しにくい」「散在する」「共有が面倒」なためです。
目次
メモを作成する
以下では、iPhoneメモでメモを作成する基本操作と、仕事で役立つ応用的な作成方法について解説します。
メモの基本的な使い方8選
以下では、新規メモの作成、削除、復元の3つの基本操作を解説します。
新規メモの作成
新規メモを作成するときは、はじめに、画面右下の［メモマーク］をタップします。
すると、メモページが開くので一行目にタイトルを入力し、二行目以降に本文を入力すれば作成完了です。
メモの削除
削除したいメモを左にスワイプすると、下図のように3つのマークが表示されるので、赤い［ゴミ箱マーク］をタップすれば完了です。
メモの復元
誤ってメモを削除してしまった場合、［最近削除した項目］を開きます。
次に、復元したいメモを左にスワイプし、青色の［フォルダマーク］をタップして復元先のフォルダを選択すれば完了です。
ただし、［最近削除した項目］のメモは、30日間（最大40日間）しか保存されないので注意しましょう。
メモの書式設定を変更
「文字の大きさ、書体、箇条書き、字下げ」といった書式設定を変えるときは、いずれの場合も、はじめに［あぁ］をタップします。
文字の大きさなどを変更
文字の大きさや濃さは、［タイトル]、[見出し]、[小見出し]、[本文］の4つから選択します。［等幅］では行間を調節できます。
書体を変更
書体は［太字]、[斜体]、[下線]、[取り消し線］の4つから変更できます。
箇条書きに変更
箇条書きは[中点]、[ハイフン]、[数字]の3つから選ぶことができます。
字下げ
画面右下の「インデント」「アウトデント」によって字下げができます。
メモを素早く作成できる便利な機能6選
以下では、画像の貼り付けからロック画面でのメモ作成まで、作成に役立つ6つの使い方を解説します。
画像・写真の貼り付け
「メモ」にはテキストだけではなく、画像・写真を貼り付けることができます。
画像・写真を貼り付けるときは、はじめに［クリップマーク］をタップしましょう。
次に、以下の選択肢が表示されるので、目的に合ったものを選びましょう。
たとえば、写真を追加した場合は以下のように表示されます。
書類をスキャンして紙の資料を保存
「メモ」のカメラ機能を応用すれば、書類をスキャンすることができます。
書類をスキャンするときは、［クリップマーク］から［書類をスキャン］を選択します。
すると、iPhoneのカメラが起動するため、写真を撮影して保存しましょう。以下のように書類をスキャンできていたら完了です。
音声入力と手書き入力（マーカーを引く）
iPhoneのメモはキーボード入力のほかに音声入力や手書き入力が使えます。
＜音声入力の方法＞
まずは、メモ画面でキーボードを表示し、画面右下の［マイクマーク］をタップします。
すると、音声認識する画面が表示されるので、iPhoneに向かって話してみましょう。
上図のように、音声認識された言葉は自動的にテキストへ変換されます。
＜手書き入力の方法＞
画面下部の［ペンマーク］をタップすると、ペンや蛍光マーカー、物差しなどのツールで手書き入力できるようになります。
ただし、iPhoneでは画面が小さく書きづらい点に注意しましょう。
チェックリストや表の作成
テキストだけでは冗長な表現になりやすいので、適宜チェックリストや表を作成して分かりやすく記載しましょう。
＜チェックリストを作る方法＞
はじめに、画面左下の［チェックリストマーク］をタップしましょう。
すると、メモに「◯」が表示されるので、リスト化したい内容を書き込みます。また、下図のように「◯」をタップすると、完了したタスクを見分けやすくなります。
さらに、iPhone・iPadのメモには「新しいチェックリスト機能」が追加されています。具体的には、チェック済みの項目が自動的にリストの下に移動したり、項目をドラッグ＆ドロップで簡単に並べ替えたりできるようになり、リストの整理がよりスムーズです。
ただし、iPhone「メモ」のチェックリストにリマインダー機能はないため、各タスクの期限は別の方法で管理しなければならない点に注意しましょう。
＜表を作る方法＞
はじめに、メモ画面でキーボードを表示したあと、キーボードの右上にある［＋］から［表マーク］をタップします。すると、下図のように2×2の表が表示され、自由に文字入力できます。
また、スマホのカーソルを右下の表に合わせて改行すれば、一行増やせます。
Webページのリンクを保存（クイックメモ）
「よく閲覧するWebページ」をメモに保存できます。
＜ブラウザやアプリを開いたままメモを残す方法＞
まず、保存したい記事を開き、下部中央にある［共有マーク］をタップします。
次に、メニュー画面の中の［メモ］を選択します。
最後に、メモが作成されるので、［保存］します。
すると、新規メモに読み返したいWebページのリンクを保存することができます。
＜クイックメモを残す方法＞
クイックメモは、ブラウザやアプリの起動中に素早くiPhoneのメモを開く機能です。クイックメモを使えば「webページを保存した後、メモアプリに切り替える手間」を省けます。
まず、ブラウザやアプリを開いた状態で、画面下部に表示される[共有マーク]をタップします。
次に、［クイックメモに追加］をタップします。
すると、新規クイックメモが開きます。通常の方法よりも少ない手順でURLを保存できるので、多くのページを見ながら次々に保存する場合などに便利です。
最後に、必要に応じて文章を追記して保存すれば完了です。なお、保存したメモは［クイックメモ］フォルダに格納されます。
＜コントロールセンターからクイックメモを起動する方法＞
コントロールセンターでクイックメモを登録すれば、ショートカットのアイコンからすぐに開けます。登録するには、iPhoneの設定画面から［コントロールセンター］を開き、クイックメモを追加します。
すると、下図のようにコントロールセンターへクイックメモが登録されます。
webページを閲覧するときにコントロールセンターを開き、クイックメモのアイコンをタップすると、「新規クイックメモ画面」が起動します。そして、メモ上部の［リンクを追加］をタップすれば、メモ内にブラウザのリンクを追加できます。
ロック画面からインスタントメモの作成
ロック画面から素早くメモを追加することも可能です。
[設定]＞[コントロールセンター]から「メモ」を選択して、コントロールセンターに「メモ」を追加します。
コントロールセンターの中から、「メモ」のアイコンをタップします。
以上の方法で、ロックを解除せずに、コントロールセンターからすぐにメモが取れます。
メモを整理する
以下では、フォルダを使った基本的な整理方法と、タグやスマートフォルダなど応用的な整理・検索方法について解説します。
メモを簡単に整理する方法4選
以下では、フォルダの作成、メモの移動、メモの検索の3つを解説します。
フォルダの作成
フォルダを作るときは、はじめに、画面左下の［フォルダマーク］をタップします。
下図のように「新規フォルダ1」と表示されている箇所に、新しいフォルダ名を入力しましょう。
たとえば、「案件管理」と入力すれば、下図のようにフォルダが作成されます。
メモのフォルダ移動
フォルダが複数ある場合、フォルダ間でメモを移動できます。
はじめに、移動したいメモを左にスワイプ（タップしたまま画面を指で滑らせる）します。スワイプしたメモに3つのマークが表示されたら、紫色の［フォルダマーク］をタップしましょう。
次に、メモの移動先が一覧表示されるので、任意のフォルダをタップすれば移動完了です。
メモの検索
メモを検索するときは、最初の画面もしくは各フォルダ内の画面上部にある［検索］に、キーワードを入力しましょう。
すると、下図のように、入力したキーワードに合致するメモが一覧表示されます。
メモの表示方法を変更
メモを探しやすくする表示方法として「ギャラリー表示」があります。
はじめに、任意のフォルダを開いて、右上の［⋯］から［ギャラリー表示］を選択しましょう。
すると、下図のようにメモが表示され、内容をひと目で確認できます。
しかし、iPhoneのメモはフォルダを1階層までしか作れないため、フォルダが乱立しやすく、必要なメモの場所が分かりづらいと言えます。そのため、メモを2～3階層に分類して分かりやすく整理できる「Stock」のようなメモアプリを試してみましょう。
メモが増えても迷わない！整理・検索の便利な機能6選
以下では、メモをあとから見つけやすくする6つの機能を解説します。
メモの保存先の設定
「メモ」の保存データは端末本体やiCloudだけでなく、メールアプリなどにも紐づけられます。
メモの保存先を設定するには、[設定]＞[メモ]＞[アカウント]の順に選択します。
次に、メモの保存先のアカウントを開いて、メモへの共有をオンにしましょう。ここでは、メモの保存先をGmailアカウントに設定します。
操作の完了後に「メモ」アプリを開くと、上図のように、iPhoneの保存先として追加したアカウントが表示されます。
スマートフォルダ機能
スマートフォルダは、メモを特定の条件で検索したりフィルターをかけたりできる機能です。具体的な活用方法は以下の通りです。
はじめに、メモアプリのトップ画面で［フォルダマーク］をタップします。
次に、［スマートフォルダに変換］を選択します。
ここでは、タグで「フィルタ」を設定する方法をご紹介します。まずは、[任意の選択したタグ]をタップして、スマートフォルダに含めたいタグを選びます。
メモアプリのトップ画面で確認したいタグを選ぶと、そのタグを含むメモが一覧で表示されます。
タグ機能
同じトピックのメモにタグをつけておけば、あとから探しやすくなります。
はじめに、タグを挿入したいメモへ、#（任意のキーワードを入力）と入力して改行します。下図のように、タグ部分が黄色になっていたら完了です。
タグをつけると、アプリのトップ画面には下図のように表示されます。
書類の中のテキストを検索
iPhone・iPadでは「入力テキスト」「手書きテキスト」「画像内のオブジェクト」「スキャンした書類内のテキスト」を対象として、メモの検索が可能です。
トップ画面の上の検索フィールドをタップして、検索するテキストを入力します。
すると、以下のように添付ファイルからも検索することができます。
メモのピン留め
「メモ」では、大切なメモを目立つところにピン留めできます。
はじめに、任意のメモの右上にある［⋯］をタップしましょう。次に、表示される選択肢から［ピンで固定］をタップします。
すると、上図のように、ピンで留めたメモだけが一番上に表示されます。
メモをギャラリー表示で確認する
ギャラリー表示という形式でメモを表示することで、探しているメモを見つけやすくなります。
ギャラリー表示をするには、メモのフォルダまたはリストを開いて、詳細ボタンをタップ、「ギャラリー表示」をタップします。
フォルダの中のメモを並べるには、以下の手順で進めましょう。
- 並び替えたいフォルダを表示します。
- 詳細ボタンをタップし、「メモの表示順序」をタップします。
- メモの並び替え方法を選択します。
作成したメモをギャラリー表示させることで、中に何が書いてあるのか分かるようになり、メモを開く手間がなくなります。
メモを共有する
以下では、iPhoneメモの共有方法と、第三者に見られないようにするパスワード設定について解説します。
メモの共有
「メモ」は個人で管理するだけでなく、他人に共有できます。
はじめに、任意のメモを選択して画面右上の［共有マーク］をタップしましょう。次に、［共同制作］もしくは［コピーを送信］を選びます。
下図のように共有する手段をタップします。ここでは「メール」を選択します。
行間が空いていたり「iPhoneからの送信」と記載されていたりするので、体裁を整えてから送信しましょう。
しかし、iPhoneのメモはひとつひとつ共有設定をしなければならないので、仕事で使うには不便です。そのため、共有操作が不要で、任意のメンバーにリアルタイムで共有できる「Stock」のようなアプリが、ビジネス利用には適しています。
メモのパスワード設定
第三者にメモを見られないようにパスワードをかけることもできます。
はじめに、任意のメモの右上にある［⋯］をタップして、［ロック］を選択します。
すると下図の画面が表示されるので、［iPhoneのパスワードを使う］もしくは、別のパスワードを作成しましょう。
別のパスワードを作成する場合、パスワードを設定する画面が表示されるので、必要な項目を埋めます。最後に、画面右上の［完了］をタップすればロックできます。
iPhoneメモが仕事用には向いていない3つの理由
以下では、個人のメモとしては優秀なiPhoneメモが、仕事で使うと詰まりやすい3つの理由について解説します。
（1）メモをあとから探しにくい
1つ目の注意点は、メモをあとから探しにくい点です。
iPhoneの「メモ」ではキーワード検索が可能ですが、タイトルや本文、タグのすべてが検索対象になります。そのため、絞り込みにくく、目的のメモが見つかりにくいことがあります。
したがって、高度な検索機能で読みたいメモへ素早くたどり着ける「メモアプリ」の利用が最適です。とくに、「タイトル」や「タグ」など検索対象を指定でき、添付ファイル内の検索も可能なアプリであれば、メモが増えても必要な情報を素早く見つけられます。
（2）メモが散在して管理が煩雑
2つ目の注意点は、メモが散在して管理が煩雑になる点です。
iPhoneの「メモ」では、社内メンバーがそれぞれ個別にメモを管理するため、情報が分散しがちです。その結果、必要なメモを探すのに手間がかかり、共有すべき内容を見落とすリスクも高まります。
また、「フォルダ機能」があるものの、1階層しか作れないため、メモが増えるにつれて管理が難しくなります。社内の情報をスムーズに管理・共有するためには、社内のメモを一元管理できる仕組みづくりが重要です。
（3）メモの共有が面倒
3つ目の注意点は、メモの共有が面倒な点です。
ビジネスシーンでは、スムーズな情報共有が欠かせません。しかし、iPhoneの「メモ」で作成したメモを共有するには、毎回メールやチャットアプリで送信する必要があり、手間がかかるうえ、ほかのメッセージに埋もれてしまう可能性があります。
さらに、共同編集をする場合も、その都度招待や認証が必要なため、業務の効率を下げてしまいます。したがって、アプリ内で任意のメンバーと簡単にメモを共有・編集できる「Stock」のようなメモアプリを導入するのが最適です。
最も簡単にメモを作成・共有できるアプリ
以下では、iPhoneメモより簡単にメモの作成・共有ができるアプリをご紹介します。
iPhoneメモでは、メモが増えるにつれて、目的のメモを探す時間が増加します。上司から共有を求められてもすぐ出せず、その場しのぎの対応が増える結果、共有漏れが起こったり、担当者しか内容を知らない状態になったりするリスクも高まります。
iPhoneメモのフォルダは1階層までで、共有もメモごとの設定が必要なため、運用の工夫だけでは根本的な解決が難しいです。タグやピン留めで探しやすくしても、メモそのものが個人のiPhoneに分散している点は変わりません。
そのため、今までどおりiPhoneメモで頑張り続けるのか、メモを一か所にまとめて共有できる仕組みから見直すのかを、考え直す時期にきています。
なかでも、こうした条件に最も当てはまるのが、ノートをフォルダに分けて整理し、リアルタイムで共有できるツール「Stock」です。Stockでは、メモをフォルダに分類できるため、探す時間が減ります。また、リアルタイムで共有でき、共有のたびにメールやLINEで送る必要がなくなります。
ITが苦手な方でもノート感覚ですぐ使えるメモアプリ「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの機能紹介＞
- ノート機能
Stockでは、テキストだけでなく、ファイル・画像・動画も一緒にメモできます。そのため、あらゆる情報を一元管理するのに便利です。 - 同時共有
作成したメモは、リアルタイムでほかの人にも共有可能です。また、編集履歴が残るほか、過去の状態に復元もできるため、安心して共同作業ができます。 - メッセージ機能
ノートにメッセージ機能が紐づいており、話題ごとに業務連絡を整理できます。そのため、情報が流れて見落とすといったチャット特有の問題を防ぐことができます。
iPhoneメモの使い方まとめ
これまで、iPhoneメモの使い方を中心にご紹介しました。
iPhoneメモは、個人利用には十分な機能がそろっています。一方で、仕事ではメモが増えるほど目的のメモが見つからず、共有のたびにメールやLINEで送る手間が発生します。
そのため、仕事でメモを使う場合は、基本操作を押さえたうえで、整理・検索・共有の仕組みを見直すことが大切です。
なかでも、メモを探す時間を減らし、共有のたびの送信をなくすには、フォルダでメモを整理でき、リアルタイムで共有できる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、探せないメモや共有の手間から解放されましょう。
