業務で作成したファイルの管理に役立つのが、インターネット上でファイルを保管する「オンラインストレージ」です。とくに、有名なサービスとして、Microsoftがリリースしている「OneDrive（ワンドライブ）」があります。
しかし、「OneDriveの導入を検討しているが、社内利用に適しているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、OneDriveの使い方や料金、口コミを網羅的にご紹介します。
- OneDriveの特徴や機能を把握し、使いこなせるようになりたい
- OneDriveの価格や口コミから導入可否を判断したい
- OneDriveよりも便利で簡単に情報の管理・共有がしたい
という方はこの記事を参考にすると、OneDriveの機能や口コミだけでなく、自社に最適な情報管理ツールまで分かります。
目次
OneDrive(ワンドライブ)とは
ここでは、OneDriveの概要を解説します。他のオンラインストレージとの違いや、基本機能を押さえたい方は必見です。
「OneDrive」と「他のオンラインストレージ」の違い
OneDriveとは、Microsoftが提供している「オンラインストレージサービス」です。
他のオンラインストレージと違い「OneDrive」には、Microsoftアカウントがあれば誰でも無料で使えるという特徴があります。また、Microsoft 365の有料のビジネスプランを契約すると、1TBという大容量のクラウドストレージが利用できます。
以下は、「OneDrive」と「Sharepoint」「Google Drive」「Dropbox」との違いをまとめた表です。どれも同じく「オンラインクラウドサービス」ではあるものの、サービスを利用すべき対象が異なります。
| 「OneDrive」との違い | |
|---|---|
| SharePoint |
1人でも利用できるOneDriveとは異なり複数ユーザーでの利用が前提となっており、価格も有料版のみの提供である点。 |
| Google Drive |
無料版で使えるストレージ容量が15GBまであり、OneDriveの5GBよりも大きい点。 |
| Dropbox |
法人利用では5TBのクラウドストレージがあり、大容量のストレージの保管・共有・転送が必要な企業向きである点。 |
以上のように、ストレージ容量や価格がそれぞれ違うため、自社の利用用途に応じて最適なものを選択しましょう。
OneDriveの基本機能
OneDriveには、主に以下の基本機能が備わっています。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| クラウドストレージ |
大量の写真やファイルを保存できるほか、共同編集にも対応しています。 |
| バックアップ機能 |
「OneDrive PC フォルダー バックアップ」を利用すれば、PC内のフォルダをすべてOneDriveに自動同期できます。 |
| 書類のスキャン機能 |
紙の書類をスキャンすれば、時間や場所を問わずにアクセスできます。 |
このように、OneDriveは大量のデータを保存したり、分散した情報をまとめたりするのに役立つのです。
OneDriveの4つの特徴
以下では、OneDriveの4つの特徴をご紹介します。ほかのサービスとの違いや、パソコン上にファイルを保存することとの違いを知りたい方は必見です。
（1）5GBまで無料で使える
OneDriveのなかには無料プランもあり、5GBまでの容量を利用できます。
そのため、使用感を試してからOneDriveの導入を検討したいという方は、はじめに無料プランを利用するのがおすすめです。ただし、無料版のOneDriveには、有料版に搭載されている一部のアプリケーションがないので注意しましょう。
また、無料プランは家庭向けであり、社内利用には有料での利用が前提となります。
（2）バックアップできる
OneDriveに重要なファイルを保存しておけば、バックアップできるので、PCが壊れたり紛失したりしてもファイルの復元が可能です。
OneDriveにアップロードしたファイルはクラウド上に保存されるので、PCが壊れたとしてもスマホなどからダウンロードできます。たとえば、社内でPCを買い換えたときも、古いPCから新しいPCへデータを移行する必要はありません。
テキストのデータはもちろん、WEBサイトのバックアップ、アプリのβ版のデータなども格納しておけるため、トラブルのリスクを最小限に抑えられます。
（3）マルチデバイスに対応する
OneDriveはスマートフォンアプリを提供しています。
そのため、移動中やPCを持ち込めない場所でも、ファイルの閲覧や編集が可能です。たとえば、スマホに保存した写真やファイルのアップロード、ファイルの共有などさまざまな操作ができます。
しかし、「スマホのアプリと同期されない」といったケースもあります。ビジネスにおいては情報の共有が遅いと齟齬が生じるリスクも高まるため、どのデバイスからでも操作できて常に最新情報が得られる「ナレカン」のようなツールを使うと安心です。
（4）共同編集ができる
OneDriveでは、個人でのファイル保存だけでなく、ほかのメンバーとファイルを共有して、共同編集ができます。
そのため、プレゼン資料や企画書の作成など、複数人で書類作成を進める画面での利用にも向いています。ただし、共同編集できるが故に、ほかのメンバーと編集内容が競合してしまい、反映されないこともあるので注意が必要です。
以上のように、共同編集機能は書類を作成するうえで便利な一方、相手を配慮しなければならないため、リモートワーク下などでは不便な一面もあるのです。
初心者でも分かる！OneDriveの使い方
ここでは、OneDriveをはじめて導入する方向けに、基本的な使い方を画像付きでご紹介します。OneDriveをスムーズに利用したい方は必見です。
（1）会員登録とログイン
アカウントを持っていない場合、はじめに公式サイトから登録しましょう。具体的な手順は以下の通りです。
- ［無料アカウントを作成］をクリックします。
- アカウントに紐づけるメールアドレスを入力します。
- 任意のパスワードを作成し、入力します。
- 名前を入力します。
- 生年月日を入力します。これで情報の入力は終わりです。
- 下図のように確認コードの入力を求められるので、登録したメールアドレスに届いたコードを入力しましょう。
- コードを入力後、いくつかの画面を進むと［サインインを維持しますか？］と表示されるので［はい］をクリックします。
- 最後に、「はじめましょう」という画面で［開始］をクリックしたらログインは完了です。
（2）ファイルのアップロード
以下では、ブラウザ版・エクスプローラーそれぞれのOneDriveで、ファイルをアップロードする方法を解説します。
＜ブラウザ版でファイルをアップロードする方法＞
ブラウザでファイルをアップロードするには以下の2種類の方法があります。
＜ファイルをドラッグ＆ドロップする方法＞
- まず、追加したいファイルをドラッグして、OneDrive内にドロップします。
- 下図のようにファイルがアップされていたら完了です。
＜ファイルをクリックで追加する方法＞
- はじめに、OneDriveの［新規追加］をクリックします。
- 以下の画面が表示されたら、該当する項目をクリックしてアップロードしたいファイルをPC上から選択します。
- 以上の手順で、ファイルが表示されたら完了です。
＜エクスプローラーでファイルをアップロードする方法＞
エクスプローラーでファイルをアップロードするには、下図のように任意のファイルを選択して、OneDriveへドラッグするだけです。
基本的に、Windows10/11にはデフォルトでOneDriveアプリがインストールされています。そのため、エクスプローラーからOneDriveのフォルダ、ファイルへ簡単にアクセスできるのです。
エクスプローラーでOneDriveのファイルを扱うときは、以下を参考にしましょう。
※オンラインでのみ利用可能とは？
青色の雲マークが表示されているファイルは、インターネット上にのみ保存されているため、ネット環境がなければ開けません。
※ローカルでも利用可能とは？
緑色のチェックマークが表示されているファイルは、インターネット上にもPC上にも保存されているため、ネット環境がない場合でも開けます。
（3）ファイルの共有
以下では、ブラウザ版・エクスプローラーそれぞれのOneDriveで、ファイルを共有する方法を解説します。＜ブラウザ版でファイルを共有する方法＞
- はじめに、共有したいファイルにカーソルを合わせて、［···］＞［共有］を選択します。
- 次に、メールアドレスやリンクでファイルを共有します。
メールアドレスを入力した場合、相手はファイルへのリンクが記載されたメールを受信します。リンクを送信すると、相手はリンクから直接ファイルを開けます。
＜エクスプローラーでファイルを共有する方法＞
エクスプローラーでOneDriveのファイルを共有する方法は、以下の2種類があります。
- 共有リンクを取得する
- リンクをメール送信する
任意のOneDriveファイルを選び［共有］を選択します。次に、ユーザーを選択して［適用］＞［リンクのコピー］ をタップすれば完了です。
任意のOneDriveファイルを選び［共有］を選択します。次に、ユーザーを選択して［適用］＞［To: ］フィールドに共有先ユーザーの名前やメールアドレスを入力し、［送信］をタップすれば完了です。
（4）OneDriveでのMicrosoft365アプリの操作
- 画面左上をクリックして使用したいアプリを選択すると、ブラウザ上でMicrosoft365アプリを操作できます。
- 試しにPowerPointを選択してみると、以下のような画面になります。
このように、OneDriveを経由するとブラウザ上でもMicrosoft365アプリを操作できますが、デスクトップ版アプリとは使い勝手が違う場面もあるので注意しましょう。
（5）スマホでの操作
OneDriveに保存したファイルは、モバイルアプリからも操作できます。スマホで操作する場合、あらかじめ「Microsoft OneDrive」をインストールしておきましょう。
- アプリのトップ画面は以下のように表示されます。
- 下図のように画面の右上をタップすれば、スマホで撮影した写真をアップしたり、ファイルをアップロードしたりできます。また、Microsoftのモバイル版アプリもインストールしておくと、スマホ上でWordやExcelの操作が可能です。
- さらに、ファイルの右横にあるマークをクリックすれば、ファイルの共有や削除、移動をスマホから操作できます。
以上のように、OneDriveのモバイルアプリをインストールすると、スマホからファイルのアップロードや編集ができます。そのため、移動中や外出先でも作業が可能です。
（6）空き容量の確認
以下では、OneDriveの空き容量の確認方法を解説します。
- まず、右上にある歯車のマークをクリックします。
- 続いて、［オプション］をクリックします。
- すると、ストレージ管理の画面が開き、空き容量を確認できます。
なお、OneDriveの空き容量がなくなりそうな場合は、容量不足を知らせる通知が届きます。仮に、容量がいっぱいになってしまうと、データの保存やクラウドとの同期ができなくなるので注意しましょう。
OneDriveは必要か？いらないと言われる3つの理由
OneDriveでは、Microsoftアカウントがあれば誰でも無料でファイルを作成・管理できる一方で、デメリットもあります。OneDriveがいらないと言われる理由としては、以下の3点が挙げられます。
- ファイルを作成するのが面倒
- ファイルを確認するのが面倒
- ファイルを管理するのが面倒
OneDriveは情報をすべてファイル形式で保存するので、メモのようなテキストでもファイルに変換しなければなりません。
OneDriveでは、内容を確認するのにいちいちファイルを開く手間がかかります。また、検索機能はあるものの、検索範囲はタイトルのみなので、知りたい内容が書かれているファイルがどれなのか一目で把握できません。
作成したファイルは、適切に分類しなければ入り乱れてしまいます。しかし、OneDriveは共有フォルダと個人フォルダの見分けがつきづらいため、社内で情報共有するときに混乱が生じる恐れがあります。
そのため、今日では、AIによるファイル要約やプレビューの表示でファイルを開かなくても内容がわかるうえ、高い検索性を備えた「ナレカン」のようなツールを活用する企業が増えています。
OneDriveよりも簡単に情報・ナレッジを管理できるツール
以下では、OneDrive(ワンドライブ)よりも簡単に情報・ナレッジを管理できるツールをご紹介します。
OneDriveは無料でファイル管理ができますが、フォルダを見分けづらく、情報が散乱しやすいです。また、ファイルの中身を一目で把握できないため、目的のファイルを探すのに時間がかかってしまうのです。
そのため、業務のマニュアルやノウハウを一元化し、ファイルの中身を可視化して管理できるツールを導入して、業務を効率化しましょう。また、高度な検索機能があれば、情報が見つからないストレスが軽減されます。
結論、自社が導入すべきは、必要な情報に即アクセスし、ファイル内容を瞬時に確認できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、添付したファイルをAIが自動要約してくれるほか、プレビュー機能でファイルを開かずとも内容を把握できます。また、“平均0.2秒”“ヒット率100％”を誇るAIによるキーワード検索で情報へのアクセス性が飛躍的に向上します。
面倒なファイル管理のストレスを解消するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンでファイル管理した例
以下は、「ナレカン」を使ってファイル管理した例です。
ナレカンの「記事」には、テキストだけでなくWordやExcel、PPTなどのファイルも添付可能です。さらに、AIによる「ファイル要約機能」で、以下のように添付したファイルの中身を可視化します。
また、添付したファイルのプレビューが表示されるので、都度ファイルを開いて内容を確認する手間が省けます。
このように、ナレカンでファイル管理をすると、WordやExcelで問題になる「ファイルが識別できず、管理が煩雑になる」事態を防げるのです。
【無料あり】OneDriveの料金プラン比較表
こちらは「OneDrive」の法人向け料金プラン比較表です。（※スマホの場合は、表を左右にスクロール可）
| 料金プラン | 料金 | 容量 | 特徴 |
|---|---|---|---|
|
OneDrive for Business(Plan1) |
¥749/ユーザー/月(年間契約) |
1TB
/ユーザー |
・ファイル共有
・1TBのクラウドストレージ |
|
Microsoft 365 Business Basic |
¥899/ユーザー/月(年間契約) |
1TB
/ユーザー |
・Web版とモバイル版のWord・Excel・PowerPoint・Outlook
・高度なセキュリティ
・Microsoft Teams でのチャット、通話、ビデオ会議 |
|
Microsoft 365 Business Standard |
¥1,874/ユーザー/月(年間契約) |
1TB
/ユーザー |
・Business Basicの全機能
・デスクトップ版のMicrosoft 365アプリ |
このように、OneDriveにはさまざまなプランが用意されているので、利用人数や特徴を考慮しながら導入する必要があります。
OneDriveの口コミ・評判
ここでは、OneDriveの口コミ・評判をご紹介します。OneDriveを利用するにあたり、実際のユーザーの声も参考にしましょう。
※こちらで紹介する口コミ・評判は、すべてITトレンドより引用しています。
OneDriveの良い口コミ・評判
OneDriveの良い口コミ・評判は以下の通りです。
非公開ユーザー、投稿日：2024年09月09日マイクロソフト製品だけあり、社内で使用しているマイクロソフト製品と同じUIで見ればつかえる、教わらなくても使えるようになるので導入時のツールに慣れる負担にはなっていないです。
非公開ユーザー、投稿日：2024年09月09日サーバー上のデータに各デバイスでリアルタイムにアクセスでき、データ変更も随時更新されるので各々で確認しやすく、共有しやすい。
非公開ユーザー、投稿日：2024年09月08日クラウドシステムの王道です。1つのファイルを複数人と共有・編集できる点が非常に便利です。PCの共有フォルダだとネット環境次第では開けなくて効率が低下することもありましたが、そのようなことが減って効率が上がりました。
このように、ユーザーからは「操作性が良い」「リアルタイムでファイルへアクセスできる」などの評価を受けています。
OneDriveの改善点に関する口コミ・評判
OneDriveの改善点に関する口コミ・評判は以下の通りです。
非公開ユーザー、投稿日：2024年09月09日とりあえず保存しておこうと思いデータを保存しているので、自分のワンドラの中がぐちゃぐちゃです。もっと見やすくならないかなぁと感じています。
非公開ユーザー、投稿日：2024年08月12日ファイルの同期に時間がかかることがあり、大容量ファイルのアップロードがやや遅いです。特にインターネット接続が不安定な環境では、同期が途切れることがあります。オフラインアクセス機能をもう少し強化してほしいです。
非公開ユーザー、投稿日：2024年07月05日ネットワーク時状況やPCの設定にも左右されるが、PC側に保存したデータがなかなかアップロードされない時がある。
このように、ユーザーからは「データの整理がしづらい」「データが上手く同期されないことがある」などの意見があります。そこで、階層構造のあるフォルダでデータを整理し、リアルタイムで情報共有ができる「ナレカン」のようなツールが便利です。
OneDriveのよくある質問
以下は、OneDriveについてのよくある質問とその回答です。OneDriveの使用目的から同期に関する質問まで広く回答します。
Q1. OneDriveは何のために使う？
OneDriveはマルチデバイスに対応しているため、場所の制約を受けることなくファイルの編集や共有するのに使います。たとえば、OneDriveにあるWordやExcelといったファイルを共有してオンラインで共同編集すれば、作業効率を高められるのです。
また、大切なファイルを故障・紛失から守る役割もしています。OneDriveにファイルを保存していれば簡単にバックアップできるため、なくなる心配がありません。
ただし、OneDriveに連結しているMicrosoftアカウントは、最終ログインから2年間使用されていないとアカウントが削除される仕組みになっているため、頻繁に使用しない方は注意しましょう。
Q2. OneDriveを使わないとどうなる？
OneDriveの同期を無効化すると、新しいファイルをOneDrive上にアップロード、編集、同期することができなくなります。
つまり、ファイルを保存したデバイス以外の別の端末から同じファイルを確認することが不可能になります。そのため、必要な時にファイルを見られなかったり、共同編集ができなかったりといった不都合が生じます。
一方で、すでにOneDrive内にあるファイルは同期が停止された後もデータが失われることはありません。再びOneDriveにサインインすると、引き続きデータを使用できます。
Q3. 同期されない場合の対処法とは？
OneDrive上で共有したファイルが同期されない場合は、以下の状況に当てはまっていないかを確認しましょう。
- インターネット環境の確認
- OneDriveのバージョンは最新か確認
- OneDriveの容量を確認
- OneDriveの再インストール
- 「スマホ」のOneDriveアプリが同期されていない場合
OneDriveに限らず「クラウドツールがインターネットに接続されておらず使えない」というケースは多いので、社内のネットワーク状況を確認しましょう。
基本的には日々自動で更新されますが、任意のタイミングで手動更新もできるので、バージョンが古い場合には更新をしましょう。
自社で加入しているプラン容量を超過した場合も同期できません。現在の使用容量を簡単に確認したい場合は、下図のように画面左下から確かめられます。
原因が特定できない場合は、再インストールをしてみましょう。古いアプリがアンインストールされたとしても、同じMicrosoftアカウントで入れるので安心です。
スマホアプリでファイルが同期されない場合は、Web上のOneDriveに格納したファイルが正しく表示されるかを確認します。問題なく表示されている場合は、スマホのOneDriveのアプリを再インストールしましょう。
このように、OneDrive上で同期されない問題に対するアプローチは複数あるので、一つずつ確認するのがおすすめです。それでも解消しない場合はMicrosoft 365 のサポートへの問い合わせが必要になります。
Q4. 同期解除・無効化するには？
Windowsで同期解除・無効化するには、下図の手順を踏みましょう。
（1）はじめに、PC下部の雲のマークをクリックします。
（2）次に、設定マークを押します。
（3）最後に、［同期の一時停止］を選択します。
以上の手順で、同期を一時停止できます。なお、停止する期間は「2時間・8時間・24時間」から選べます。
OneDrive(ワンドライブ)の使い方や料金・口コミまとめ
ここまで、OneDriveの特徴や使い方、料金・口コミを網羅的にご紹介しました。
OneDriveをはじめとしたオンラインストレージは、ファイルを社内で共有でき、ビジネスで重宝されます。しかし、ファイルの中身の確認がしづらく、管理が面倒というデメリットもあるのです。
せっかく作成したファイルも適切に共有・管理されなければ、どこに何が書かれているか分からず活用されません。したがって、「OneDriveで作成・保存したファイルを視覚的にわかりやすく管理できる情報共有ツール」を利用しましょう。
結論、自社のファイル管理には、ファイルの中身を可視化した状態で保管でき、優れた検索性で必要な情報をすぐに見つけられるツール「ナレカン」が必須です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、ファイル管理のストレスから脱却しましょう。
