業務で作成したファイルの管理に役立つのが、インターネット上でファイルを保管する「オンラインストレージ」です。とくに、有名なサービスとして、Microsoftがリリースしている「OneDrive（ワンドライブ）」があります。
しかし、「OneDriveの利用を検討しているが、詳しい機能や使い方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、OneDriveの使い方や料金、口コミを網羅的にご紹介します。
- OneDriveでファイル管理したいが、詳しい使い方が分からない
- OneDriveを使うにあたり注意すべき点を押さえたい
- 日々増えるファイル情報を見やすく整理したい
という方はこの記事を参考にすると、OneDriveの機能や使い方だけでなく、オンライン上でファイルを管理するコツも分かります。
目次
OneDrive(ワンドライブ)とは
ここでは、OneDriveの概要を解説します。他のオンラインストレージとの違いや、基本機能を押さえたい方は必見です。
「OneDrive」と「他のオンラインストレージ」の違い
OneDriveとは、Microsoftが提供している「オンラインストレージサービス」です。
他のオンラインストレージと違い「OneDrive」には、Microsoftアカウントがあれば誰でも無料で使える特徴があります。また、Microsoft 365の有料のビジネスプランを契約すると、1TBという大容量のクラウドストレージが利用できます。
OneDriveの4つの特徴
OneDriveには、他のサービスと比べて以下4つの特徴があります。
- 共同編集ができる
- 5GBまで無料で使える
- バックアップできる
- マルチデバイスに対応する
共同編集機能によって、やりとりを進めながら同時に情報の更新ができます。
OneDriveには、家庭向けプランのなかに無料プランがあり、5GBまでの容量を利用できます。（参考：Microsoft｜クラウド ストレージの価格とプランの比較）
OneDriveにアップロードしたファイルはクラウド上に保存されるので、PCが使えなくてもスマホなどからダウンロードできます。また、社内でPCを買い換えたときも、新しいPCへデータを移行する手間がかかりません。
OneDriveはスマホからも使えるので、移動中やPCを持ち込めない場所でもファイルを閲覧・編集できます。
以上のように、OneDriveでは時間や場所を問わず情報へアクセスできるのです。
OneDriveの基本機能
OneDriveには、主に以下の基本機能が備わっています。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| クラウドストレージ |
大量の写真やファイルを保存できるほか、共同編集にも対応しています。 |
| バックアップ機能 |
「OneDrive PC フォルダー バックアップ」を利用すれば、PC内のフォルダをすべてOneDriveに自動同期できます。 |
| 書類のスキャン機能 |
紙の書類をスキャンすれば、時間や場所を問わずにアクセスできます。 |
このように、OneDriveは大量のデータを保存したり、分散した情報をまとめたりするのに役立つのです。
初心者でも分かる！OneDrive(ワンドライブ)の使い方
ここでは、OneDriveをはじめて導入する方向けに、基本的な使い方を画像付きでご紹介します。OneDriveをスムーズに利用したい方は必見です。
使い方1｜会員登録とサインイン
アカウントを持っていない場合、はじめに公式サイトから登録しましょう。具体的な手順は以下の通りです。
（1）［無料アカウントを作成］をクリックします。
（2）アカウントに紐づけるメールアドレスを入力します。
（3）任意のパスワードを作成し、入力します。
（4）名前を入力します。
（5）生年月日を入力します。これで情報の入力は終わりです。
（6）下図のように確認コードの入力を求められるので、登録したメールアドレスに届いたコードを入力しましょう。
（7）コードを入力後、いくつかの画面を進むと［サインインを維持しますか？］と表示されるので［はい］をクリックします。
（8）最後に、「はじめましょう」という画面で［開始］をクリックして完了です。
使い方2｜ファイルのアップロード
以下では、ブラウザ版・エクスプローラーそれぞれのOneDriveで、ファイルをアップロードする方法を解説します。
＜ブラウザ版でファイルをアップロードする方法＞
（1）ブラウザでファイルをアップロードするには二種類の方法があります。ひとつ目は、以下のようにファイルをドラッグ＆ドロップする方法です。
上図のようにファイルがアップされていたら完了です。
（2）アップロードする2つ目の方法では、OneDriveの［アップロード］をクリックし、該当するファイルをPC上から選択します。
以上の手順で、ファイルが表示されたら完了です。
＜エクスプローラーでファイルをアップロードする方法＞
エクスプローラーでファイルをアップロードするには、下図のように任意のファイルを選択して、OneDriveへドラッグするだけです。
基本的に、Windows10/11にはデフォルトでOneDriveアプリがインストールされています。そのため、エクスプローラーからOneDriveのフォルダ、ファイルへ簡単にアクセスできるのです。
エクスプローラーでOneDriveのファイルを扱うときは、以下を参考にしましょう。
※オンラインでのみ利用可能とは？
青色の雲マークが表示されているファイルは、インターネット上にのみ保存されているため、ネット環境がなければ開けません。
※ローカルでも利用可能とは？
緑色のチェックマークが表示されているファイルは、インターネット上にもPC上にも保存されているため、ネット環境がない場合でも開けます。
使い方3｜ファイルの共有
以下では、ブラウザ版・エクスプローラーそれぞれのOneDriveで、ファイルを共有する方法を解説します。＜ブラウザ版でファイルを共有する方法＞
（1）はじめに、共有したいファイルにカーソルを合わせて、［···］＞［共有］を選択します。
（2）次に、メールアドレスやリンクでファイルを共有します。
メールアドレスを入力した場合、相手はファイルへのリンクが記載されたメールを受信します。リンクを送信すると、相手はリンクから直接ファイルを開けます。
＜エクスプローラーでファイルを共有する方法＞
エクスプローラーでOneDriveのファイルを共有する方法は、以下の二種類があります。
- 共有リンクを取得する
- リンクをメール送信する
任意のOneDriveファイルを選び［共有］を選択します。次に、ユーザーを選択して［適用］＞［リンクのコピー］ をタップすれば完了です。
任意のOneDriveファイルを選び［共有］を選択します。次に、ユーザーを選択して［適用］＞［To: ］フィールドに共有先ユーザーの名前やメールアドレスを入力し、［送信］をタップすれば完了です。
使い方4｜スマホでの操作
OneDriveに保存したファイルは、モバイルアプリからも操作できます。スマホで操作する場合、あらかじめ「Microsoft OneDrive」をインストールしておきましょう。
アプリのトップ画面は以下のように表示されます。
下図のように画面の右上をタップすれば、スマホで撮影した写真をアップしたり、ファイルをアップロードしたりできます。また、Microsoftのモバイル版アプリもインストールしておくと、スマホ上でWordやExcelの操作が可能です。
さらに、ファイルの右横にあるマークをクリックすれば、ファイルの共有や削除、移動をスマホから操作できます。
以上のように、OneDriveのモバイルアプリをインストールすると、スマホからファイルのアップロードや編集ができます。そのため、移動中や外出先でも作業が可能です。
＜ブラウザ版でMicrosoft365アプリを操作する方法＞
画面左上をクリックして使用したいアプリを選択すると、ブラウザ上でMicrosoft365アプリを操作できます。
試しにPowerPointを選択してみると、以下のような画面になります。
このように、OneDriveを経由するとブラウザ上でもMicrosoft365アプリを操作できますが、デスクトップ版アプリとは使い勝手が違う場面もあるので注意しましょう。
使い方5｜空き容量の確認
以下では、OneDriveの空き容量の確認方法を解説します。
（1）まず、右上にある歯車のマークをクリックします。
（2）続いて、［オプション］をクリックします。
（3）すると、ストレージ管理の画面が開き、空き容量を確認できます。
なお、OneDriveの空き容量がなくなりそうな場合は、容量不足を知らせる通知が届きます。仮に、容量がいっぱいになってしまうと、データの保存やクラウドとの同期ができなくなるので注意しましょう。
OneDrive(ワンドライブ)の料金プラン比較表
こちらは「OneDrive」の料金プラン比較表です。（※スマホの場合は、表を左右にスクロール可）
| 料金プラン | 月額料金 | 容量 | 特徴 | |
|---|---|---|---|---|
|
家庭向け |
OneDrive（無料版） |
¥0 |
5GB |
・本人確認を行って最重要のファイル、写真、ビデオを保護（3ファイルまで） |
|
Microsoft 365 Basic |
¥260 |
100GB |
・無料プランの全機能
・複数ページのスキャン |
|
|
Microsoft 365 Personal |
¥1,490 |
1TB |
・Microsoftアプリ
・ファイルの復元
・高度なセキュリティ |
|
|
Microsoft 365 Family |
¥2,100 ※最大6名 |
合計6TB
※1TB
/ユーザー
|
・Microsoftアプリ
・ファイルの復元
・高度なセキュリティ |
|
| 一般法人向け |
OneDrive for Business(Plan1) |
¥630/ユーザー(年間契約) |
1TB
/ユーザー |
・共有ファイルのダウンロード禁止設定ができる
・24時間年中無休の電話/オンラインサポート |
|
Microsoft 365 Business Basic |
¥750/ユーザー(年間契約) |
1TB
/ユーザー |
・Web版とモバイル版のWord・Excel・PowerPoint・Outlook
・高度なセキュリティ
・メールのホスティングと50GBのメールボックス |
|
|
Microsoft 365 Business Standard |
¥1,560/ユーザー(年間契約) |
1TB
/ユーザー |
・Business Basicの全機能
・デスクトップ版のMicrosoft 365アプリ(プレミアム機能付き) |
このように、OneDriveにはさまざまなプランが用意されているので、利用人数や特徴を考慮しながら導入する必要があります。
OneDrive(ワンドライブ)の口コミ・評判
ここでは、OneDriveの口コミ・評判をご紹介します。OneDriveを利用するにあたり、実際のユーザーの声も参考にしましょう。
※こちらで紹介する口コミ・評判は、すべてITreviewより引用しています。
OneDriveの良い口コミ・評判
OneDriveの良い口コミ・評判は以下の通りです。
非公開ユーザー、投稿日：2023年11月24日Windowsユーザーなので、いつのまにか使い始めていた。エクスプローラーから利用でき、PCのドライブ的な感覚で使い始めることができるせいか、最初はあまり意識せずに「何だこれ？」と思いながら使っていたが、細かい部分は別として、そういうハードルの低さみたいな部分は、社内全体にオンラインストレージを浸透させるという点で考えるとメリットは大きいと思う。
藤田 崇芳、投稿日：2023年10月15日1アカウントあたり1TBと十分過ぎる容量が使用できること、個人だけでなく、ONEドライブ上のフォルダを共有することで他の社員も利用できる点が良いところです。従来はオンプレサーバーやクライアント側にデータを保存することで、定期的に空き容量の管理が必要でしたが、大容量ストレージなので気にすることがなくなりました。
非公開ユーザー、投稿日：2023年10月13日社内利用PCからの情報流出を防止する手段の一つとして、利用データをすべてOneDrice for Businnesに格納することでセキュリティを向上できた。また、容量2TB/人 を契約しているため、今までのPCディスク容量不足をほぼ解決できた。（例外の一例としてVMイメージなどのファイルはOneDrive上からは利用が困難）
このように、ユーザーからは「容量不足の心配がなくなった」「セキュリティが向上した」などの評価を受けています。
OneDriveの改善点に関する口コミ・評判
OneDriveの改善点に関する口コミ・評判は以下の通りです。
非公開ユーザー、投稿日：2023年10月13日ファイル動機が今ひとつ不安定。たとえば Share Point OnlineでWebブラウザから更新したEXCELなどのファイルは、OneDriceのエクスプローラで反映されるのに数分かかる場合がある。また、一度に数万件ほどのファイルが有る場所(SPOなど)を登録すると、同期失敗することが多く、何度も繰り返している。
非公開ユーザー、投稿日：2023年07月12日たまに同期が失敗する場合があり、同期に失敗するとファイルに✕表示が付くが、再同期を行っても同期できない場合もあり、正しい解消方法がなかなか分からないときがある
非公開ユーザー、投稿日：2023年03月15日他の人がアップした内容や自分の変更した部分が反映されず、ファイルが先祖返りしてしまうことがあります。また、他の人がフォルダやファイルを消すと、自分のローカルのゴミ箱にそのデータが入ってくるので、ゴミ箱の中の量が増えがちです。
このように、ユーザーからは「データが上手く同期されないことがある」「ファイルの管理が煩雑になる」などの意見が寄せられています。
要注意！OneDrive(ワンドライブ)の3つのデメリット
OneDriveでファイルの作成・管理をすると、以上のような3つのデメリットがあります。
- ファイルを作成するのが面倒
- ファイルを確認するのが面倒
- ファイルを管理するのが面倒
OneDriveは情報をすべてファイル形式で保存するので、メモのようなテキストでもファイルに変換しなければなりません。
ファイルが並んでいる状態ではタイトルしか分からないため、内容を確認するには一つひとつファイルを開く必要があります。
作成したファイルは、適切に分類しなければ入り乱れてしまいます。しかし、ファイル分けが大雑把すぎたり細かすぎたりすると、結局は情報へすぐにアクセスできないので、ストレスになりかねません。
そのため、今日では「ノート」に直接情報を書き込めるうえに「フォルダ」に分類して管理できる、「Stock」のような情報共有ツールを使う企業が増えています。
【これで安心】OneDrive(ワンドライブ)のデメリットを解消するツール
以下では、OneDriveのデメリットを解消するツールをご紹介します。
OneDriveで情報管理するデメリットは「すべてのデータをファイル化するのが面倒」「ファイルの中身を確認する手間がかかる」「ファイルが入り乱れやすい」の3点です。
以上のデメリットが起こりうる背景には、”情報をファイル管理しなければならない”というOneDriveの特性があります。そこで、「ファイルを使わないツール」を使えば、ファイル管理の煩わしさを解消できるのです。
したがって、OneDriveの課題をカバーするには、面倒なファイル管理をせずに、「ノート」へ誰でも簡単に情報を残せるツール「Stock」一択です。
Stockでは、あらゆる情報を「ノート」に直接書き込めるほか「フォルダ」別に分けて管理できます。また、ノートはリアルタイムで複数人に共有されるので、OneDriveのように逐一ファイル化したり、中身の確認にファイルを開いたりする手間がかかりません。
面倒なファイル管理のストレスを解消するツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
OneDrive(ワンドライブ)の同期に関する設定方法
OneDriveはスマホ・PC問わずにファイル共有（同期）ができるオンラインストレージですが、同期の設定は任意で変えられます。
しかし、なかには「正しく同期されない」「任意のPCは同期の設定を解除したい」というケースもあるので、以下ではその方法について解説します。
同期されない場合の対処法
OneDrive上で共有したファイルが同期されない場合は、以下の状況に当てはまっていないかを確認しましょう。
- インターネット環境の確認
- OneDriveのバージョンは最新か確認
- OneDriveの容量を確認
- OneDriveの再インストール
- 「スマホ」のOneDriveアプリが同期されていない場合
OneDriveに限らず「クラウドツールがインターネットに接続されておらず使えない」というケースは多いので、社内のネットワーク状況を確認しましょう。
基本的には日々自動で更新されますが、任意のタイミングで手動更新もできるので、バージョンが古い場合には更新をしましょう。
自社で加入しているプラン容量を超過した場合も同期できません。現在の使用容量を簡単に確認したい場合は、下図のように画面左下から確かめられます。
原因が特定できない場合は、再インストールをしてみましょう。古いアプリがアンインストールされたとしても、同じMicrosoftアカウントで入れるので安心です。
スマホアプリでファイルが同期されない場合は、Web上のOneDriveに格納したファイルが正しく表示されるかを確認します。問題なく表示されている場合は、スマホのOneDriveのアプリを再インストールしましょう。
このように、OneDrive上で同期されない問題に対するアプローチは複数あるので、一つずつ確認するのがおすすめです。それでも解消しない場合はMicrosoft 365 のサポートへの問い合わせが必要になります。
同期を解除する方法
Windowsで同期を解除するには、下図の手順を踏みましょう。
（1）はじめに、PC下部の雲のマークをクリックします。
（2）次に、設定マークを押します。
（3）最後に、［同期の一時停止］を選択します。
以上の手順で、同期を一時停止できます。なお、停止する期間は「2時間・8時間・24時間」から選べます。
OneDrive(ワンドライブ)の使い方や料金・口コミまとめ
ここまで、OneDriveの使い方や料金、口コミを網羅的にご紹介しました。
OneDriveをはじめとしたオンラインストレージは、ファイルをチームで共有でき、ビジネスで重宝されます。しかし、ファイルの作成や管理、共有が面倒というデメリットもあるのです。
ファイルの作成や管理が面倒なツールでは、情報共有に時間がかかり、最終的に誰もツールを利用しなくなってしまいます。そのため、ビジネス利用の場合は「メンバーの誰もがストレスなく使いこなせるツール」を選びましょう。
したがって、OneDriveの代替に最適なツールは、「ノート」に直接情報を書き込むだけで、簡単に社内へ共有できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、ファイル管理のストレスから脱却しましょう。
