「Google Keep（グーグルキープ）」は、スマホやパソコンで利用できる代表的なメモアプリです。Googleアカウントがあれば無料で利用できるため、全世界で広く利用されています。
一方、Google Keepは一般的にプライベートでの利用が多いため「Google Keepはビジネスにも使えるアプリなのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Google Keepのメモの使い方を中心にご紹介します。
- Google Keepのメモを仕事でも活用したい
- Google Keep使い方を画像つきで解説してほしい
- メモを簡単に残せるアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、Google Keepの特徴から使い方まで分かるうえに、メモを簡単に残せる手段まで見つかります。
目次
Google keep(グーグル キープ)の特徴とは
Google Keep（グーグル キープ）は、Googleが提供しているメモ帳アプリです。
Google Keepはマルチデバイス対応のため、AndroidとiPhoneのどちらでも使用できるのが特徴です。そのため、「端末によっては使えない」という悩みを解消でき、外出先でも気軽にメモをとることができます。
さらに、項目のチェックマークまでリアルタイムで共有できるため、メンバーで共同作業するときに、やるべき作業をすぐに理解することができて便利です。
Google Keepと他のメモアプリとの違い
Google Keepは他のメモアプリと比べて、以下のような活用方法があります。
- テキストだけでなく、音声や手書きでメモを残す
- 色分けやラベリングでメモを整理する
- リマインダー（通知機能）でタスクの抜け漏れを防ぐ
Google Keepは、単純なメモ帳としての活用だけではなく「リスト作成」や「リマインダー」といった複数の機能まで備わっています。また、Googleアカウントの開設が必須ですが、アカウントさえあれば「Google Keep」すべての機能が無料で利用可能です。
Google Keepの機能と基本画面
Google Keepの機能と基本画面は、それぞれ以下の通りです。
＜機能＞
| ＜機能＞ | ＜特徴＞ |
|---|---|
| ラベル |
メモをカテゴリごとに分けられる機能です。 |
| アーカイブ |
利用頻度が低くなったメモを非表示にする機能です。 |
| 色分け |
メモ自体のカラーを変更して、視覚的にメモを分類する機能です。 |
| 固定 |
特定のメモを固定して、分かりやすい場所で管理できる機能です。 |
| 音声メモ |
スマホのマイクから収録したことを記録できる機能です。 |
| 手書きメモ |
指先や専用のペンで手書きのメモを残せる機能です。 |
| チェックリスト |
チェックボックスをタップするだけで、テキストに打ち消し線が引ける機能です。 |
| 共有 |
作成したメモをほかの人と共有できる機能です。 |
| リマインダー |
メモに通知設定をして、抜け漏れを防ぐ機能です。 |
以上のように、Google Keepは無料でありながら、さまざまな機能を兼ね備えている点が強みだと言えます。
＜基本画面＞
以上のようなシンプルなUI（見た目）なので、スマホのような小さい画面でも利用しやすいと言えます。
Google Keepに関する5つのよくある質問
Google Keepでは、主に以下5つの質問が寄せられます。
＜1. Google Keepはどこにある？＞
iPhoneやAndroidではアプリ一覧にあります。また、WindowsやMacはWebブラウザからアクセスしましょう。
スマホのアプリ一覧にない場合には、iPhoneは「App Store」、Androidは「Google Play」からインストールできます。
＜2. Google Keepの出し方は？＞
Google Keepは以下の手順で出します。
- Chromeを起動して、Googleアカウントでログインする
- 下記の［アプリ一覧］をクリックする
- 画面を右にスクロールして［その他］を選択する
- 表示された画面を下にスクロールして［Keep］を選択する
＜3. Google Keepはどこに保存される？＞
Google Keepのメモはクラウド（インターネット上の管理場所）に保存されます。
直接端末に保存されないため、万が一端末が故障しても、アカウント情報があればメモにアクセスできます。
＜4. Google Keepはほかの人に見られる？＞
Google Keepのメモが勝手に第三者から見られることはありません。
ただし、Google Keepのメモは共同編集者を設定できるため、解除しない限り、共有相手はアクセス可能な状態が続きます。
＜5. Google Keepのデメリットは？＞
Google Keepのデメリットはビジネス利用には不向きな点です。
たとえば、複数のメモを一括で共有できなかったり、メモが見つけづらかったりする点が挙げられます。一方、メモを瞬時に共有できる「Stock」には、メモ振り分けられる「フォルダ」も備わっているので、ビジネスシーンに最適です。
Google Keepの危険性とは
Google Keepには、「サービスが突然終了する可能性」と「アカウントが無効になるとサービスが利用できなくなる」危険性があります。
Googleは以前、Googleリーダーを突然終了したことがあり、Google Keepも同様に突然サービスを停止する可能性があります。また、不具合や操作ミスによりGoogleのアカウントが無効になると、保存していたものが閲覧できなくなるため注意が必要です。
以上のような「サービス停止」や「不具合によるトラブル」などの危険性を回避するためには、安全性の高いアプリを検討しておくことが望ましいです。
【ビジネス向け】Google Keepよりも簡単にメモを残せるアプリ
以下では、Google Keepよりも簡単にメモを残せるアプリをご紹介します。
Google Keepのメモは「突然のサービス終了」や「アカウントの無効化」により情報が見れなくなる危険性があり、ビジネスでの運用には不向きです。また、Google Keepにはメモを整理できるフォルダがないので、目的のメモを探すのに苦労する可能性もあります。
そこで、仕事のメモ残した後も、適切に管理までできるアプリを導入すべきです。ただし、機能が多すると持て余し、不足していると業務に支障をきたしかねないため「必要な機能に過不足のないツール」であることが大前提です。
そのため、ビジネス向けのメモアプリとして最適なのは、必要な機能に過不足なく、ITが苦手な65歳の方でも直感的に使いこなせるシンプルなメモアプリの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に書き残したメモは、任意のメンバーへすぐに共有されるうえに、メモのカテゴリ別に「フォルダ」で管理するので情報が入り乱れません。また、ノートには「タスク」も紐づいており、メモした内容の対応漏れも防げます。
ITが苦手な65歳の方でも直感的に使えるアプリ「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
|
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
|
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜初級編＞Google Keep（グーグル キープ）の使い方
ここでは、Google Keepを利用するにあたって、必ずマスターしておくべき使い方を解説します。以下の基本的な操作方法を押さえれば、導入後に社員がアプリを使いこなせくなることもありません。
使い方1｜新規作成
まずは、スマホのアプリ一覧からGoogle Keepを開き、メイン画面を開きます。
そして、画面右下の［＋］をタップすれば、新規メモが作成されるので自由にメモをしましょう。
使い方2｜修正
該当のメモをタップすれば編集画面になり、修正できます。
ただし、Google Keepには編集履歴を確認したり、復元したりする機能がないので、大切な情報を誤って上書きしないように注意しましょう。
使い方3｜削除
メモを削除するには、任意のメモをタップしてから、右下に表示される［︙］をタップします。そして、［削除］を選択すれば完了です。
また、削除したメモはすべて［ゴミ箱フォルダ］に移動するものの、7日後には空になってしまうので注意しましょう。なお、ゴミ箱フォルダは手動でも空にできます。
使い方4｜アーカイブ
アーカイブは、一部のメモを非表示にする機能です。アーカイブを活用すれば、重要なメモだけがメイン画面に表示されるので、すぐに必要な情報が見つかるのです。
利用方法としては、下図のように、任意のメモをタップしながら左にスワイプするだけで完了します。
アーカイブしたメモは、画面左上の三本線のマークをタップして表示される［アーカイブ］からすべて確認できます。
使い方5｜ラベルの貼付
ラベルを貼ると、メモをカテゴリ分けできます。
利用方法としては、メモの画面右下に表示される［︙］をタップしたあと［ラベル］を選択します。
なお、新しいラベルを作成する場合はラベル名を入力し、既存のラベルをつける場合はチェックボックスをタップします。
また、特定のラベルがつけられたメモだけを確認したいときは、画面左上の3本線のマークをタップします。そして、表示されるラベル一覧から該当のラベルを選択すれば、メモが一覧表示されるので便利です。
使い方6｜色分け
色分けによってメモの重要度を決められます。
まずは、色を変更したいメモを開き、画面左下にある［パレット］のマークから任意の色を選択しましょう。色は全部で12種類あります。
上記のように、メイン画面や編集画面で色分けがされるので、ほかのメモとの違いがすぐに分かります。
使い方7｜固定（ピン留め）
Google Keepのメイン画面にメモを固定すれば、常に目に入る場所で管理ができます。
メモの固定は、任意のメモを開いてから、画面右上の［ピン］のアイコンをタップすれば完了です。
固定されたメモはメイン画面の一番上に表示されるので、アクセスもしやすくなります。
使い方8｜表示方法の変更
Google Keepのメモは一覧で表示されますが、表示方法の変更もできます。
方法としては、画面右上にある［ギャラリー表示］もしくは［リスト表示］のアイコンをタップすれば完了です。
作成したメモをあとから振り返りやすくするためにも、見やすい表示に変更しておくのがおすすめです。
＜中級編＞Google Keep（グーグル キープ）の使い方
ここからは、Google Keep中級者向けの使い方を解説します。以下の内容をマスターして、従来の面倒なメモ管理から脱却しましょう。
使い方1｜テキストメモ
テキストメモはメモアプリの基本機能のひとつであり、文章の制限なく自由にテキストを記載できます。
はじめに、画面右下にある［＋］のマークをタップします。
テキストメモを作成する画面が表示されたら［メモのタイトル］と［メモの内容］を入力しましょう。
使い方2｜ボイスメモ
ボイスメモは、音声を文字に変換してメモを書き残す方法です。
ボイスメモを使えば、移動中でテキスト入力ができないときでも簡単にメモを残せます。まずは、画面下にある［マイク］のマークをタップしましょう。
「お話しください」と表示されたら、スマホに向かって発話します。
メイン画面に戻ると、上図のように作成したメモが表示されます。
使い方3｜手書きメモ
手書きメモは、指先や専用のペンを使って描画でメモする方法です。テキスト入力ができないときや、図・グラフを残すときに役立ちます。
まずは、画面下にある［ペン］のマークをタップしましょう。
上図のように、ペンの「種類」「色」「太さ」のバリエーションが豊富なので、用途や好みに合わせたメモが作成できます。
上図のように、メイン画面に戻ると作成したメモが表示されます。
使い方4｜画像メモ
画像メモは写真や画像をメモとして添付しておく方法です。テキストメモも書けるため、写真や画像の説明文も一緒に管理できます。
まずは、画面下にある［画像］のマークをタップしたあと、［写真を撮る］と［画像を選択］のいずれかを選択します。
すると、上図のようにテキストの入力画面が表示されるので、写真や画像に関する［メモのタイトル］と［メモの内容］を入力しましょう。
上図のように、メイン画面に戻ると作成したメモが表示されます。
使い方5｜チェックリストメモ
チェックリストメモは箇条書きでメモを残す方法です。
まずは、画面下にある［チェックボックス］のマークをタップしましょう。なお、チェックリストを追加する場合には［＋ リストアイテム］をタップします。
メイン画面に戻ると、下図のように作成したメモが表示されます。
上記のほかにも、各チェックボックスをタップすれば、テキストに打ち消し線が入ってステータスが明確になります。また、チェックリストに表示されている「6つの点のアイコン」を長押して上下にスライドすると、並び替えもできるのです。
＜上級編＞ Google Keep（グーグルキープ）の使い方
以下では、Google Keepの発展的な使い方を解説します。ビジネスに役立つ機能が多いので、全社で使いこなせれば業務負担が大きく軽減します。
使い方1｜共有機能
Google Keepのメモを、ほかのメンバーへ簡単に共有できます。
従来のように、メモをわざわざスクリーンショットして送る必要がなくなるので便利です。まずは、画面右下の［︙］から、［送信］または［共同編集者］を選択します。
なお、「送信」と「共同編集者」の違いは以下の通りです。
- 送信
- 共同編集者
AirDropやメール、メッセージなどのコミュニケーションツールから送信できます。
共有相手のメールアドレスを入力すれば、Google Keep上で共同編集ができます。
使い方2｜タスク割り機能
チェックリストメモで作成したチェック項目を、さらに細分化できます。
下図のように、任意のメモを選択して、細分化したいチェックリストをタップしながら右にスライドするだけで設定完了です。
上記を活用すれば、リストが複雑になったときでも、階層を分けてチェックリストをまとめられるのです。
使い方3｜リマインダー機能
メモアプリのデメリットとして、アプリを開かなければメモが確認できない点が挙げられます。しかし、リマインダー機能を使えば設定した期限に通知されるので、タスクの期限を忘れる心配がありません。
はじめに、画面右上にある［ベルマーク］をタップします。
そして、上図のようにリマインドしてほしい日付や時間を設定します。［場所の選択］をすると、指定場所に到着したときにリマインドされます。
Google Keep（グーグルキープ）の評判
ここでは、Google Keepを実際に利用したユーザーの声を紹介します。第三者の客観的な意見を参考に、自社導入可否の判断材料にしましょう。
※こちらでご紹介する口コミ・評判は、ITreviewより引用しています。
Google Keepの良い口コミ・評判
はじめに、Google Keepの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「手書きでメモできるのが便利」「動作が軽くて使いやすい」との声が挙げられています。
非公開ユーザー（投稿日：2023年07月14日）メモに絵や写真も簡単に貼り付けられるし、手書きでもメモが取れるのでとても使いやすいです。また、精度は高くありませんが、手書きメモが簡単にテキスト化できるのは非常に便利でよく使っています。
非公開ユーザー（投稿日：2023年05月19日）思いついたことや、とりあえずメモを取る際に使用しています。とにかくシンプルで使いやすいです。動作が軽いところが良いのと、テキストに留まらず、画像もメモの中に入れ込めるので、情報類を集約しやすいです。
石岡 洋子（投稿日：2023年05月02日）どこにいても簡単にメモすることができる。タスクを簡単に整理できる。手書き入力や音声メモもできて本当にメモのような感覚でいつでも使える点が良い
Google Keepの改善点に関する口コミ・評判
次に、Google Keepの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「動画ファイルも保存できれば便利」「レイアウトの幅を広げてほしい」との声があります。
非公開ユーザー（投稿日：2023年06月13日）できれば、動画ファイルも保存で切るようにしていただければより便利になると思います。仕事だと展示会のブースを撮ったり、個人用だとゴルフ練習を撮ったりとかできればうれしいです。
非公開ユーザー（投稿日：2023年05月11日）手書きのメモ機能としてより多くの情報が書き込めるようにペンをより細く出来たり、線や四角形などの簡単な図形も入れられるようにすると、メモ情報の受け渡しとかで活用の幅が広がるのかな、と思いました。
非公開ユーザー（投稿日：2023年05月19日）メモが溜まってくると、一覧が見にくくなるので、もう少しレイアウトが良くなるといいなと思います。
【android・パソコン対応】Google Keepの使い方まとめ
ここまで、Google Keepの概要から使い方までを中心にご紹介しました。
Google Keepは、テキストはもちろん、音声や手書きでメモを残せるので、無料のメモアプリとしては高機能だと言えます。また、Googleアカウントを持っていれば端末を問わず利用できる点も大きな特徴です。
一方、Google Keepには「メモを一括共有できない」「メモを上書きすると復元できない」「フォルダがないのでメモを見つけづらい」などのデメリットもあるのです。したがって、ビジネス利用するうえでは”Google Keepに代わるメモアプリ”が求められます。
そこで、Google Keepのデメリットをすべて解消するには、シンプルな操作性で、メモの作成から管理までが一か所で簡単にできる「Stock」一択になります。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でGoogle Keepよりも効率的に業務メモを管理しましょう。
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