業務を効率的に進めるには、個人が持つノウハウを社内で共有して、ナレッジとして活用できる状態にしなければなりません。そこで役立つのが、「ナレカン」のような”ナレッジ管理ツール”です。
一方で、「社内のナレッジ管理のために”ナレカン”の導入を検討しているが、自社に合っているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレカンの機能や使い方、メリットを網羅的にご紹介します。
- ナレカンの概要や特徴を理解して、導入の可否を判断したい。
- ナレカンの使い方を確認して、自社での活用イメージを掴みたい。
- ナレッジ管理が習慣化されるようなツールを導入したい。
という方はこの記事を参考にすると、ナレカンの使用イメージを掴んで、自社の業務に活用できるかを判断できます。
目次
「ナレカン」とは
ナレカンは、株式会社Stockが提供するナレッジ管理ツールです。以下では、ナレカンの「特徴」と「機能」を紹介するので、まずはナレカンの概要をおさえましょう。
「ナレカン」と「他のナレッジ管理ツール」の違い
他のナレッジ管理ツールにはない「ナレカン」の特徴は、とにかく操作が簡単な点です。
ナレッジ管理ツールはどの部署でも使うので、全社員が使いこなせるツールでなければ社内に浸透しません。一方で、ナレカンを使えば、紙のノートに記載する感覚でナレッジを書き残して、多階層のフォルダで部署や業務ごとに簡単に整理できます。
また、ナレカンの機能は、「ナレッジを記載する”記事”」「分からないことに回答を求める”質問”」「記事に紐づいた”コメント”」を中心としたシンプルな構成になっているので、導入したその日から説明なしで利用を始められるのです。
以上のように、ナレカンは他のナレッジ管理ツールと比較して「シンプルかつ使いやすい」ため、社内に浸透しやすいと言えます。
ナレカンの主な機能
ナレカンの主な機能は、以下の6つです。
| ＜機能＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
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記事 |
マニュアルやwiki情報をノート形式で記入する機能です。議事録や報告書など、あらゆる社内情報をナレッジとして蓄積できます。 |
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質問 |
業務上の疑問を投稿して、回答を求める機能です。集まった回答から選ばれたベストアンサーは、質問者以外も参考にできます。 |
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コメント |
記事に紐づけてコメントのやり取りができます。リアルタイムで連絡を取れるので、マニュアルの内容について質問したり、マニュアルの公開や改定をアナウンスしたりするのに便利です。 |
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フォルダ |
“部署”や”業務”、”顧客”ごとに記事や質問をフォルダで分類できます。フォルダは多階層になっていて、「どこに何のナレッジがあるか」分かりやすい構成です。 |
|
検索 |
必要な記事や質問を検索する機能です。「タイトル」や「ファイル名」で絞り込みができるほか、添付ファイル内の検索も可能です。 |
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権限管理 |
フォルダごとに、「管理者」「編集可能」「閲覧のみ」などの権限を管理できます。メンバーの所属する部署ごとに権限を一括設定できる機能もあるので、設定の手間がかかりません。 |
ナレカンは、上記6つを中心としたシンプルな機能で構成されています。「フォルダ」「検索」「権限管理」の機能があるため、大手企業で使用しても、社員が”自身に必要な情報”に素早くアクセスできるのです。
【必見！】ナレカンが大企業のナレッジ管理に最適な理由
以下では、ナレカンが大企業のナレッジ管理に最適な理由を解説します。
ビジネスで業務を効率化するには、ナレッジを属人化させず、社内で共有する必要があります。しかし、各社員がExcelやPowerPointで作成したマニュアルを別々の場所で管理していると、必要なときに見つけ出すことは困難です。
そのため、社内のマニュアルやwikiを、ファイル形式以外の方法で管理できるITツールが必要と言えます。ただし、「多機能で操作が難しいナレッジ管理ツール」は、社員のITスキルにばらつきがある大企業では次第に使われなくなり意味がありません。
したがって、自社のナレッジ管理には、“ノート形式”でナレッジを簡単に管理でき、メールを使える方ならば説明なしで使いこなせる「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」に直接記載したナレッジは、多階層のフォルダで部署や業務ごとに分類できます。また、「既存マニュアルのナレカンへのデータ移行支援」や「自社に合わせたフォルダ構造の設計」などの手厚いサポートがあるので、導入から社内への浸透までがスムーズです。
社内のナレッジ管理を効率化できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜基本編＞ナレカンの使い方4選！
以下では、ナレカンの基本的な使い方4選を画像付きで紹介します。実際の画面を確認して、自社の業務に役立てられるか判断しましょう。
（1）記事を投稿する
まずは、記事を投稿する方法を解説します。記事には、マニュアルやwiki情報をはじめ、議事録や営業のトークスクリプトなど、あらゆる社内情報をナレッジとして記載できるのです。
- 記事を作成したいフォルダ開いて、右上の[＋新規作成]をクリックします。
- 以下のようなポップアップが表示されるので、[記事を作成する]を選択します。すると、記事内容を入力できるようになります。
- タイトルと本文を入力したら、右下の[公開する]ボタンを押します。
- 以上の操作で記事が公開されます。既読メンバーの情報は、右下の「既読の人数」を押して確認できます。
以上の流れで、ナレカンに記事を投稿できます。
（2）コメントを投稿する
次に、記事にコメントを投稿する方法を解説します。記事の内容についてやりとりしたり、記事の作成をアナウンスしたりする際に使う機能です。
- 記事の下部にコメント欄があるので、部署や個人宛にメンションをつけてコメントを入力しましょう。画像やファイルの添付も可能です。
- コメントを入力し終えたら、[送信]ボタンを押します。
- コメントを投稿できました。メンションした相手には通知が届くので、コメントの閲覧を促せます。
以上の操作で、ナレカンの記事にコメントを投稿できます。
（3）質問を投稿する
次に、ナレカンに質問を投稿する方法を紹介します。業務で分からない点を投稿して、回答を募りましょう。
- 質問を投稿したいフォルダを開いて、右上の[＋新規投稿]＞[質問をする]をクリックします。
- 質問のフォーマットが開くので、質問内容と詳細を記載します。質問内容は簡潔に書き、詳細欄にも長文を書く必要はありません。
- 質問を記載出来たら、[公開する]を押しましょう。部署やメンバーに回答をリクエストすると、相手に通知が飛びます。
- 以上の操作で、質問を投稿できました。
- 質問への回答が投稿されると、最上部に「ToDo」が表示されます。次のステップとして、回答を確認して、ベストアンサーを選びましょう。
- 複数の回答が集まった場合は、そのうちの1つを「ベストアンサー」に指定します。指定したい回答の、[ベストアンサーにする]ボタンを押しましょう。
- お礼のコメントを記入して、[ベストアンサーに決定]をクリックします。
- 質問の真下に、ベストアンサーが色付きで表示されます。
以上の操作で、質問の投稿からベストアンサーの決定までが完了しました。
質問機能は、「同じ内容の質問回答が何度も繰り返される」問題の解消に役立ちます。たとえば、「通知 方法」といったキーワードで検索をかければベストアンサーにたどり着けるため、読むだけで疑問が解決できます。
（4）質問に回答する
最後に、質問に回答する方法を解説します。
- 自身が回答リクエストされた質問がある場合、ナレカンの画面上部にToDoと通知が届きます。リクエストを受けていない質問に対しても、回答は可能です。
- 該当の通知をクリックして、質問に回答しましょう。
- 質問画面に遷移するので、[回答を追加する]を押します。
- 回答を記載して、[回答を公開]をクリックします。
- 回答が公開されました。
以上の操作で、投稿された質問に回答できます。質問の回答を残せば、自身の持つナレッジの社内共有につながるので、他メンバーの業務に役立てられるのです。
＜応用編＞ナレカンの5つの便利機能
以下では応用編として、特に大企業でのナレッジ管理に役立つ、「ナレカンの5つの便利機能」を紹介します。
| ＜機能＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
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管理者権限 |
管理者権限を持つユーザーが、「自身の参加・不参加」に関わらず、社内に存在するすべてのフォルダを一覧で確認できます。さらに、自身が参加していないフォルダについてもメンバー管理が可能です。 |
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部署機能 |
メンバーを部署に紐づけて、部署ごとに「フォルダへの参加・不参加」を設定できる機能です。新しいメンバーをナレカンに招待する際に、メンバーをいずれかの部署に紐づけるだけで、その部署が参加しているフォルダに自動的に参加させられます。 |
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ファイル内検索 |
検索をする際に、「添付ファイル内も検索」にチェックを入れることで、ファイル内検索が可能です。記事に添付したExcelやテキストファイルの内容にも検索をかけられるのです。 |
|
PDF印刷 |
記事をPDF化して、印刷できます。ナレカンで作成した記事内容を社外のメンバーに送付したり、渡したりする際に便利な機能です。 |
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既読 |
各記事や質問に対して、既読の人数と、既読になったメンバーの氏名が表示されます。重要な情報を共有した際に、全員に確認されているかを簡単にチェックできるのです。 |
基本的な「記事」「質問」「コメント」のほかに以上の機能を使いこなすことで、特にメンバー数の多い大規模企業では、フォルダやメンバー管理の負担を軽減できます。
ナレカンの料金とは
ナレカンの料金を確認するには、資料ダウンロードが必要です。詳細は、ナレカンの資料ダウンロードページをチェックしましょう。
ナレカンを利用する3つのメリット
以下では、ナレカンを利用する3つのメリットを解説します。ナレカンを導入する前に、必ず確認しましょう。
（1）大企業でも使いやすい
ナレカンを利用する1つ目のメリットは、大企業でも使いやすい点です。
ナレカンは、メインのナレッジ管理機能に加えて、「権限管理」「多階層のフォルダ」「管理者権限」「部署機能」などの機能を備えています。そのため、数万名規模の企業でも、フォルダやメンバーを管理しやすいのです。
このように、ナレカンは「社内の誰もが使いやすいシンプルな設計」に加えて、「過不足のない管理機能」も備えています。そのため、大企業での利用に最適なのです。
（2）ナレッジ管理の環境を整えられる
ナレカンを利用する2つ目のメリットは、ナレッジ管理の環境を整えられる点です。
社内メンバーがそれぞれExcelやPowerPointで作ったマニュアルは正しく管理されず、他のデータに埋もれて必要な時に見つけられません。一方で、ナレカンの「記事」は記載や閲覧が簡単で、体裁が整ったマニュアルを見やすく整理して共有できます。
以上のように、ナレカンでの「投稿や閲覧の操作」はストレスがないので、ナレッジ管理を習慣化できます。ナレカンを導入するだけで、「社内のナレッジは必ずナレカンで共有する」という環境をつくれるのです。
（3）ツールの導入がスムーズ
ナレカンを利用する3つ目のメリットは、ツールの導入がスムーズな点です。
ナレカンの導入を検討している企業の多くは、既に何らかの方法でのナレッジ管理をおこなっています。その際に、「既存のナレッジをどのようにナレカンに移せば良いか」悩むケースも散見るのです。
そこで、ナレカンの「既存データの移行支援」や「フォルダ階層の設計を含めた初期セットアップ」などのサポートが役立ちます。専任の担当者が、ツールの検討段階から導入、運用までを一貫してサポートするのです。
このようなサポートによって、ナレカンは他社ツールと比較しても導入がスムーズだと言えます。
ナレカンに関するよくある質問
最後に、ナレカンに関するよくある3つの質問と回答を紹介します。
- Q1.ナレカンのセキュリティは万全？
- Q2.ナレカンは何名程度の利用が多い？
- Q3.ナレカンはITに不慣れなメンバーでも使える？
万全です。「情報の暗号化」「2段階認証」をはじめ大企業でも安心して使えるセキュリティを備えており、国際セキュリティ資格の「ISO27001」も取得しています。
数十名～数万名規模の企業で利用されています。部署や業務ごとにナレッジを整理でき、必要な管理機能にも過不足がありません。
ナレカンは、ITに詳しくないメンバーでも簡単に使えるツールです。メールを使える方なら誰でも使いこなせます。
以上のように、ナレカンは「ITツールを使い慣れていないメンバーがいる大企業」でも、問題なく使えるツールだと言えます。
ナレカンの機能や使い方・メリットまとめ
これまで、ナレカンの機能や使い方、メリットを中心にご紹介しました。
社内のナレッジが正しく活用される環境を作るには、管理ツールを使ってナレッジを一か所に蓄積する必要があります。ただし、人数が多く社員のITスキルにばらつきのある大企業では、多機能で操作が複雑なツールはうまく浸透しません。
また、現場や客先など、オフィス以外の場所でもマニュアル等のナレッジを確認するケースがあります。そのため、”PCだけでなくスマホからも簡単に記載・閲覧できるナレッジ管理ツール”が求められるのです。
結論、自社のナレッジ管理には、メールを使える方ならば導入したその日から使いこなせて、スマホからも操作しやすい「ナレカン」一択です。
手厚い導入サポートもあるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内のナレッジを有効活用しましょう。
