近年では、紙のメモ帳ではなくデジタルノートでメモをとる方が増えています。また、デジタルノートには「タブレット」と「電子ノート」の2種類があり、いずれも作業工数を削減し、業務を効率化するメリットが得られます。
しかし、「仕事でデジタルノートを利用する場合は、タブレットと電子ノートのどちらが最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タブレットと電子ノートのどちらがメモに最適かを解説します。
- 手書きのメモ帳から、メモを電子化したい
- タブレットと電子ノート、どちらが仕事に適しているか判断したい
- 電子化したメモは、適切に管理しておきたい
という方はこの記事を参考にすると、タブレットと電子ノートを正しく比較できるだけでなく、業務メモを残すのに最適な方法が見つかります。
目次
デジタルメモの必要性
デジタルメモは、書いた内容をデータとして一元管理できるという点で多くのビジネスマンが必要としています。
メモをデータ化できると、場所やデバイスを問わずに、書いた内容を確認できるメリットがあります。一方、紙のメモは、どのノートに何を記したのかを整理する管理工数が発生するうえに欲しい情報へのアクセス性が低いです。
このように、デジタルメモは紙のメモと比べて膨大なメモにすぐにアクセス・修正ができるので、管理工数が削減でき業務効率化につながるといえます。そのため、これまでメモを紙で作成していた方は、すぐに電子化するのがおすすめです。
タブレットと電子ノートの違い
「タブレット」と「電子ノート」はデジタルでメモが残せる点では同じですが、利用用途に大きな違いがあります。一般的には以下のように区別されています。
タブレット
- 情報管理や文書作成など、メモ以外の機能も備えた端末のこと。
- メモは同じアプリ上で情報が反映されるため、複数人への情報共有ができる。
- 図やグラフなど、画像の差し込みも簡単にできる。
電子ノート
- 本物の紙に近い質感でメモが残せる、メモを書くことに特化した端末のこと。
- Bluetoothや特定のアプリを使えば、メモを転送できる。
- 端末のサイズや機能の有無など、好みに合わせてメーカーを選べる。
上記のことから、あらゆる情報をストックしたり、他のメンバーと共有したりしなければならない仕事現場には「タブレットでのメモ」が望ましいと言えます。
解説（1）｜タブレットの特徴
ここでは、上図のようなタブレットのメリットやデメリット、選定ポイントを解説します。自社に適したタブレットを選ぶ際の参考にしましょう。
タブレットのメリット
タブレットのメリットは以下の3つです。タブレットはアプリの選択肢の幅が広いため、メリットを把握して必要な機能を見極めることが大切です。
- メモの検索機能がある
- 作成したメモの管理ができる
- 手帳としても使える
検索機能が搭載されたメモアプリを使えば、キーワードから簡単に目的のメモにたどりつけます。
メモの量が増えても、「フォルダ」や「タグ」に分類すれば、簡単に管理できます。ただし、データが増えると動作が重くなるアプリもあるので注意です。
タブレットに標準搭載されている手帳機能や、スケジュール管理アプリを使えば、電子手帳としても運用できます。
ただし、メンバー全員がストレスなくメモを活用するには「あらゆる操作が簡単なアプリ」を利用しましょう。とくに、ITに詳しくないメンバーでは、わずかな工数でメモを作成・共有できる「Stock」のようなメモアプリが有効です。
タブレットのデメリット
タブレットは、使わない機能が増えると費用対効果が低くなる点がデメリットです。
そのため、メモを書いて消すだけであれば、タブレットは多機能すぎると言えます。一方、仕事のメモ管理や複数人でのメモの共有などの利用予定がある場合は、目的に応じてさまざまな機能を使えて便利です。
とはいえ、タブレットは電子ノートよりも初期費用がかかるものも多いことから、自社の予算に合っているか十分に確認しましょう。
タブレットの選定ポイント
タブレットを選定するときは、以下のポイントを判断基準にしましょう。
| 選定ポイント | 具体的な内容 |
|---|---|
|
（1）対応するOS |
・OSとは、タブレットを動かしている基盤システムのことです。
・タブレットのOSには「iPad OS」「Android」「Windows」の3種類があり、利用できる機能やソフトに違いがあります。 |
|
（2）画面サイズ |
・タブレットの画面サイズは幅広いのが特徴です。
・画面サイズによっては、持ち運びにストレスがないタブレットもあるため、利用シーンを想定して決めましょう。 |
|
（3）ストレージ容量 |
・ストレージ容量は、タブレットに保存できるデータ量の上限です。
・メモ以外の用途でも利用する場合には、よりストレージ容量が多いものを選べば安心して利用できます。 |
ただし、ストレージ容量に関しては「クラウド型のアプリ」を使えば、オンライン上にデータが保管されるので、より多くのメモを残せます。以上のポイントを踏まえたうえで、自社に合ったタブレットやメモアプリを使って、効率的に管理しましょう。
解説（2）｜電子ノートの特徴
ここでは、上図のような電子ノートのメリットやデメリット、選定ポイントを解説します。タブレットとの違いも押さえつつ、自社に最適な方を判断しましょう。
電子ノートのメリット
電子ノートのメリットは以下の3つです。
- 価格が安い
- 手書き機能の書き心地が良い
- 長時間利用しても疲れにくい
電子ノートは、タブレットよりも低価格で利用できます。そのため、電子ノートを複数購入し、オフィス用と自宅用に使い分ける活用方法もできるのです。
特殊な加工が施された電子ペーパーや筆圧機能により、ほぼ紙と同じ書き心地で利用可能です。また、キーボードに文字を打ち込む必要がないので、紙にメモをするようにすばやく記入できます。
電子ノートにはバックライトが搭載されておらず、長時間利用しても疲れにくいです。ただし、暗い場所では利用できないため注意しましょう。
このように、電子ノートはタブレットと比べて、メモ専用の機能に長けているのが特徴です。
電子ノートのデメリット
低価格帯の電子ノートは、メーカーによって付属する機能が異なる点がデメリットです。
そのため、簡易的なメモだけを目的として電子ノートを購入すると、必要な機能が欠けている可能性があります。たとえば、購入した電子ノートに保存機能がなかった場合、メモを保存するのに写真を撮ったり、ほかの媒体に書き写したりする手間がかかるのです。
したがって、電子ノートを探すときは「機能性の備わった高価格帯の電子ノート」を検討する必要があります。場合によっては、同程度の価格でタブレットを購入した方が、費用対効果が高い可能性もあるため慎重に比較しましょう。
電子ノートの選定ポイント
電子ノートを選ぶときは、以下を判断基準にしましょう。
| 選定ポイント | 具体的な内容 |
|---|---|
|
（1）電源方式 |
・電子ノートの電源方式は、基本的に「電池式」と「充電式」の2つです。
・電池式は駆動時間が長く、充電式は電池替えが不要です。 |
|
（2）サイズ/重量 |
・電子ノートのサイズや重量は、製品によって大きく異なります。
・「持ち運びは頻繁にするのか」など、利用シーンや目的に合わせて選定しましょう。 |
|
（3）解像度 |
・解像度が高い電子ノートの方が、画面が綺麗なので見やすいです。
・ただし、同じ解像度でもサイズが大きい方が荒くなるので、サイズにも注意しましょう。 |
|
（4）駆動時間 |
・バッテリー式の場合、駆動時間の長さが重要です。
・高機能な電子ノートほど駆動時間が短くなるので、長時間利用する場合は、機能を絞ることも重要です。 |
|
（5）データの保存方法 |
・電子ノートには、メモを保存できるタイプとできないタイプがあります。
・また、メモの保存先は「電子ノート本体」「インターネット上のクラウド」など、電子ノートによって異なるので注意です。 |
以上5つの選定ポイントを基準に電子ノートを選ぶと、メモを見やすく管理でき、長時間利用するときでも安心です。
【タブレット対応】仕事のメモを最も簡単に記録・共有できるアプリ
以下では、仕事のメモを最も簡単に記録・共有できるアプリをご紹介します。
簡易的な電子ノートは低価格なものの保存機能がなく、仕事でメンバーにメモを共有するには不十分です。そこで、タブレットでメモを残せば、メモアプリを通して記録や修正はもちろん、共有も瞬時にできるようになるのです。
ただし、タブレットを導入しても多機能なメモアプリを利用すると「気軽に記録が残せない」「共有に複雑な手順が必要」となるため注意しましょう。したがって、「ITが苦手な人でも直感的に使える簡単なメモアプリ」が必須です。
結論、利用すべきタブレット対応のメモアプリは、紙のメモ帳を利用していた社員が、導入初日から使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には文字だけでなく表や画像も記載でき、入力したメモはリアルタイムでメンバーに共有されます。また、ノートには「タスク」や「メッセージ」を紐づけられるので、メモに関する情報がほかの話題と入り乱れません。
必要な機能に過不足がなくシンプルなアプリ「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜比較表＞タブレットと電子ノートの特徴一覧
こちらは、タブレットと電子ノートの特徴を記載した比較表です。
| タブレット | 電子ノート | |
|---|---|---|
|
価格 |
△（数万円〜） | ○（数百円〜数万円） |
|
メモの作成 |
◯ | ◯ |
|
メモの管理 |
◯ | △（機種により大きく変動） |
|
メモの共有 |
◯ | △（機種により大きく変動） |
|
メモの検索 |
◯ | △（機種により大きく変動） |
|
メモ以外の用途 |
◯ | × |
|
メモの乗り換え |
◯（端末は継続利用） | ×（端末を変える） |
|
長時間利用による疲労 |
× | ◯ |
上記から、電子ノートも機種によっては、タブレットのメモアプリのようにさまざまな機能が利用できると言えます。しかし、高機能な電子ノートは、タブレットよりも高価になる場合が多いので注意しましょう。
タブレットで利用するメモアプリの選定ポイント
タブレットで利用するメモアプリの選定ポイントは、以下の3つです。
- メモを適切に管理できるか
- シンプルな使い勝手か
- 無料プランの用意があるか
メモは書いて終わりではなく、必要なときにすぐに振り返れる状態で管理しておかなければなりません。そのため、業務内容やカテゴリごとに「フォルダ」を分けて管理できるか確認しましょう。
メモを取る場合、文字のサイズやカラーも「情報」として活用されます。そのため、細かい設定をせずとも、直感的にフォントを変更できるような、シンプルな使い勝手のアプリであることが大切です。
アナログ文化が浸透している職場の場合、いきなり電子化することに抵抗感を抱いてしまう社員も少なくありません。そこで、無料プランが用意されたアプリであれば、お試し感覚で始められるので、社員からの理解も得やすいと言えます。
アプリ導入後に、社員が使いこなせない事態を回避するためにも、以上の選定ポイントを押さえておきましょう。
メモがとれるタブレットと電子ノートの比較まとめ
ここまで、タブレットと電子ノートのメリットやデメリット、比較表を中心にご紹介しました。それぞれのメリットとデメリットは以下の通りです。
- タブレット
- 電子ノート（メモパッド）
メリット ：アプリを活用すれば、メモ以外の機能も豊富に利用できる
デメリット：電子ノートよりも高価な場合がある
メリット ：低価格で手に入れられて、長時間利用しても疲れにくい
デメリット：保存の手間をかけずにメモを残すには高額な電子ノートが必要
上記を踏まえると、アプリを通してメモの作成から共有までできる”タブレット”の方が、ビジネス利用には最適だと言えます。ただし、多機能なアプリでは、ITが苦手なメンバーが使いこなせないため「シンプルなアプリ」が必須です。
結論、タブレットで利用すべきメモアプリは、メモの作成・管理・共有に必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」一択なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひタブレットに「Stock」を導入し、快適にメモがとれる仕組みをつくりましょう。
