買い物リストのようにメモアプリを利用されている方は多いと思いますが、仕事でもうまく活用できている方は少ないのではないでしょうか。
今回の記事では「ビジネスで使える」「複数デバイスで使える」メモアプリをご紹介させていただきます。
・仕事で使う便利なメモアプリが知りたい
・メモアプリの数が多すぎてどれが一番おすすめかわからない
・社内で共有、同期しながら使えるメモアプリが知りたい
という企業担当者の方や、まだ仕事でメモアプリをうまく活用できていない方は是非参考にしていただければと思います。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
目次
【機能面】仕事で使うメモアプリを選ぶ時のポイント
仕事で使うメモアプリは、ビジネスを効率化できるような機能がついていたり、見た目がシンプルで非常に使いやすいなど、自社の目的や用途にあったアプリ選定が重要になります。
以下では、アプリを選ぶ際に気をつけておきたい機能面でのポイントについて具体的に解説していきますので、候補としているメモアプリには標準でどんな機能が搭載されているかを見てみましょう。
①アプリを起動したらすぐにメモができる
メモアプリの選定で重要視したい点は「すぐにメモができること」です。
アプリを起動してからメモを記載するまでのステップが多いと、メモを取るまでに時間がかかってしまいます。
特に、議事録などリアルタイムでメモが必要なシーンでアプリの立ち上がりが遅い、ステップが多いと担当者に非常にストレスがかかってしまいます。
このようなケースが発生してしまうとアプリを使う意味がなくなってしまうので、すぐにメモができるものを選ぶ必要があります。
そのため、アプリを起動してからその場で書き込めるかどうかは重要と言えるでしょう。
②共有方法が簡単
仕事で使うには、他メンバーへの共有が必要になりますので、共有方法が簡単なものを選ぶと良いでしょう。
一度メモしたものを別の場所に書いて、それを共有していると余計な時間がかかってしまうため、記載したメモをそのまま共有できるようになっていると効率的に活用できます。
また、編集を行う際にひとつのドキュメントやノート内で共同で編集作業ができるものを選択すると、業務効率化を図ることができます。
③記載したメモを起点としてコミュニケーションができる
メモの内容についてやり取りをしたい場合、他のチャットツールを使うと、情報が分散してしまい後から振り返るのが難しくなってしまいます。
それを防ぐには、メッセージ機能やタスク機能のついたアプリを利用することで、１つのアプリ内で情報の蓄積と共有が行えるようになります。
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メモアプリを選ぶ基準とは
機能面でメモアプリを選ぶ際のポイントをご紹介しましたが、次にどのような基準でアプリを選定するべきか見ていきましょう。
①アプリストアの評価
アプリの場合は評価やレビューの閲覧が可能なため、実際の利用者の評判を参考にしてみるのもおすすめです。
ユーザーはどの点に満足しているか、どこが不満であるのかをレビューから客観的に判断することができるので、アプリ選定の参考になります。
一方、評価が高いからといって自社に合うアプリとは限らないため、まずはトライアルで試しに利用してみるのもひとつの方法です。
②無料で試せるか
基本的には無料で試せるメモアプリが多く、チーム内で運用できそうかどうか、コストをかけることなく判断できます。
ただし、無料の場合は機能が制限されているものが多く、ずっと無料のまま使い続けるのは難しいかもしれません。
無料で試せることを前提とした上で、チーム内での長期的な運用が見えた場合には、有料プランに変更できる方が望ましいです。
③自社やチームに合った操作性と機能
どんなに高機能だとしても、自社やチームで使いにくければメモアプリを使っても仕事の効率化には繋がりません。
アプリを利用する目的はあくまで業務効率化であるため、それを達成できる操作性と機能が備わっているかで選ぶことが大事です。
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仕事で使える＆複数デバイスで利用できるメモアプリ9選
ビジネス向けメモアプリを以下の種類に分けて９つご紹介していきます。
・チームの情報を最も簡単に残せるメモアプリ
・クリエイティブ職向けメモアプリ
・ITエンジニア向けメモアプリ
メモアプリとしてもチームの情報を最も簡単に残せる「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
クリエイティブ系のメモが多い人向けのアプリ3選
クリエイティブ系の職種の人が多い企業におすすめなアプリの「ポイント」と「注意点」をまとめましたのでそれぞれご紹介していきます。
それぞれのアプリに共通して、画像などを用いて視覚的にメモを保存する機能も搭載されています。
「Dropbox Paper」
Dropbox Paperは、チームのメンバー同士でメモを作り上げることができるメモアプリです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。
＜Dropbox Paperのポイント＞
- チェックリストやコメントなどの機能が豊富
- Dropboxとの連携
チェックリストが入れられたり、特定の内容にコメントを付けられるなど、付加機能が豊富にあります。
さらに、Dropbox内のファイルを貼り付ければ、ダウンロードすることなくすぐに開くことができます
＜Dropbox Paperを使う上で気をつけておきたい点＞
- 情報の整理が難しい
- 各機能を覚えるのに時間がかかる
作ったものは作成順に表示されるため、それらをフォルダごとに分けるなどの操作に手間がかかります。
そして、ほとんどの機能がアイコンのみで表示されており、どのアイコンがどういった機能なのかを習得するのに時間がかかってしまうため、慣れるまでにはサポートが必要な可能性があります。
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「Milanote」
Milanoteは、クリエイティブワークに特化したオンラインメモサービスです。
ボードと呼ばれる場所に、ドキュメントや画像・動画などを自由に配置することができるため、視覚的に把握することができます。
＜Milanoteのポイント＞
- メモや画像を視覚的に関連づけられる
- PDFやWordへのエクスポートが可能
ボードと呼ばれる場所にメモや画像を貼り付けると関連するもの同士を線で結ぶことができます。そして、ボードの内容をエクスポートでき、関連づけた情報がまとまって出力されます。
＜Milanoteを使う上で気をつけておきたい点＞
Milanoteは機能が豊富ですが、日本語にローカライズされていないため使い始めるにはハードルが高いと言えるでしょう。
そのため、英語が使いこなせる社員が自社にいない場合は積極的におすすめができません。
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「Onenote」
OnenoteはMicrosoftが提供するメモアプリです。
テキストを書くだけでなく、画像や動画、ファイルを任意の場所に自由自在に貼り付けることができます。
＜Onenoteのポイント＞
- テキストや画像の自由な配置が可能
- Office製品との連携
テキストや画像を、メモ内の任意の箇所に自由に配置できるため、自由度が高いメモを作れます。また、ExcelやWordのファイルを貼り付ければ、ダウンロードすることなく、すぐに開くことができます。
＜Onenoteを使う上で気をつけておきたい点＞
Onenoteは「セクション」や「ページ」などを含む情報構造を把握するのが難しいため、気軽にサクッと情報を残すようなことができません。そのため、使いこなすには慣れが必要でしょう。
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Markdownにも対応、エンジニア向けのメモアプリ5選
次にエンジニア向けメモアプリを５つ紹介していきます。
マークダウン記法に対応しているものがほとんどですので、見やすい形に文章を整形できるのが特徴です。
「Confluence」
Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを連携して利用することができるメモアプリです。
プロジェクト管理ツールと連携できるため、開発関連のドキュメントを共有するのに適しています。
＜Confluenceのポイント＞
- プロジェクト管理ツールとの連携
- 細かい権限設定が可能
プロジェクト管理ツール「JIRA」との連携ができるため、開発関連のドキュメントをスムーズに共有することができます。ほかにも、Wikiの閲覧や編集を細かく制限することが可能です。
＜Confluenceを使う上で気をつけておきたい点＞
JIRAとの連携やMarkdownでの記載など、エンジニア向けの仕様になっているため、非エンジニアの方には難易度が高いものになります。
そのため、社内にエンジニアの人がいない場合や自社がIT業界以外に属している場合は、他のアプリを選択した方が良いと言えるでしょう。
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「NotePM」
NotePMは、議事録やマニュアル、ノウハウなどの、様々なドキュメントを効率的に管理できる、ドキュメント専用の情報共有サービスです。
＜NotePMのポイント＞
- 安心のセキュリティ
- 既読管理や見た時間がわかる
2段階認証の導入や、プライバシーマークの認定を受けていますのでセキュリテイ面でも安心して利用ができます。既読管理があることで、その内容を他の人が見ているか見ていないかの確認が簡単になります。
＜NotePMを使う上で気をつけておきたい点＞
無料で継続的に使い続けられるわけではなく、30日間の制限があります。そのため、使い続けるには有料プランへの変更が必要です。
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「Inkdrop」
Inkdropは、エンジニアやデザイナーのための、Mac、Windows、Linuxだけでなく、スマホなどあらゆる環境で利用できるメモアプリです。
＜Inkdropのポイント＞
- エンジニアやデザイナーに嬉しい機能が充実
- 60日間の無料お試し期間
マークダウンやコード共有に対応しているため、エンジニアやデザイナーに取って使いやすいものになっています。
さらに、無料トライアル期間が1週間や30日間でないため、十分な検討期間を設けることができます。
＜Inkdropを使う上で気をつけておきたい点＞
- 日本語対応ではない
- エンジニアやデザイナー以外の人には必要ない機能がある
メニューなどが全て英語のため、抵抗がある方はうまく使いこなすのが難しい点に注意が必要であり、Markdownでの記載やコード共有など、エンジニアやデザイナー以外の人には使わない機能が多いです。
そのため、他職種も含めてメモアプリを共有したい場合には、非クリエイティブ職以外の人でも使いやすいアプリを選定する必要があります。
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「Docbase」
DocBaseは、様々な人やツールに分散していた情報を一元管理できるドキュメント共有ツールです。
柔軟な権限設定とシンプルな機能で、誰でも簡単にドキュメントを作ることができます。
＜DocBaseのポイント＞
- 同時編集機能に対応
- 高い安全性
複数人での同時編集に対応しているため、リアルタイムでドキュメントを作り上げることが可能であり、2段階認証への対応のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています。
＜DocBaseを使う上で気をつけておきたい点＞
Markdownでの記載など、開発者にとって情報を残しやすく使いやすい仕様になっているため、別の職種の方が使うと難しく感じてしまう可能性があります。
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「Boostnote」
Boostnoteは、プログラマー向けのメモアプリです。
開発者向けにマークダウンへの対応をしており、ダウンロードすればユーザー登録などもせず使うことができます。
＜Boostnoteのポイント＞
- プログラマー向けのアプリ
- ローカル環境で動く
Markdownの対応やJavascript、HTML、CSS等への対応など、プログラマーをが使いやすい機能が豊富です。
インストールの手間があるものの、ローカル環境で動かすことができるため、ネットワークに依存せず使うことができます。
＜Boostnoteを使う上で気をつけておきたい点＞
あくまでプログラマー向けに特化したツールのため、非プログラマーには使いにくい仕様になっていルノで注意が必要です。
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iPhone・Androidに対応しているメモアプリの紹介記事
今回はPCで使えるメモアプリをメインにご紹介してきましたが、以下の記事ではiPhoneやAndroidを含む、スマホでも使えるメモアプリをご紹介しています。
画像はもちろんスマホで撮った写真を共有できるものもありますので、ぜひチェックしてみてください。
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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
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まとめ
仕事でのメモアプリの利用は、複数デバイスから利用することで、多くのメリットを享受することが可能になります。
是非今回ご紹介いただいたメモアプリを活用して業務の効率化を図っていただければと思います。
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