近年、デジタル化の影響で、議事録やマニュアル作成に「ITツール」を利用する企業が増えています。なかでも注目されているのが、ファイル共有サービスのDropboxと連携した「Dropbox Paper(ドロップボックス ペーパー)」です。
 
一方、Dropbox Paperの導入を検討しているものの「使い方や料金が分からない」「ユーザーの評判を見て判断したい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、「Dropbox Paperの使い方や料金、評判、デメリット」を網羅的にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、Dropbox Paperの具体的な使い方やメリット・デメリットが分かり、自社の業務に合うかを判断できます。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

Dropbox Paperとは?

以下では、Dropbox Paperの概要を解説します。まずは、ツールの特徴と具体的な機能、活用法を確認しましょう。

「Dropbox Paper」と「Dropbox」との違い

Dropbox Paperのトップページ画像
 
Dropbox Paperとは、ファイル管理ツールのDropboxユーザーが無料で使える機能で、主に「ドキュメント作成」や「チームでの共同作業」に利用されます。
 
Dropbox Paperのドキュメントには、文字や画像、表だけでなく「タスク管理バー」や「スケジュールのタイムライン」、「Dropbox内にある他のファイル」も挿入して編集できます。また、編集内容はリアルタイムに反映されて、Dropbox内に自動保存されます。
 
このように、Dropboxがファイル共有ツールであるのに対し、Dropbox Paperは、「タスクやスケジュールなどの、プロジェクト管理に必要な要素」を簡単に貼り付けて1枚のドキュメントにまとめられる高機能のツールです。
 

Dropbox Paperの基本機能

以下では、Dropbox Paperの機能を一覧でご紹介します。基本的な機能を把握して、自社のどの業務に活用できるか確認しましょう。(※表はスマホで左右にスクロール可能)
 
<機能> <特徴>
テキスト入力
テキストを入力して、Webページのように縦長のドキュメントを作れます。また、入力した文字はハイライトや太字で強調できます。
画像の挿入
ドキュメントには1列に3枚まで画像を挿入できます。
Dropboxファイルの挿入
Dropboxに保存しているファイルをドキュメントに挿入できます。ファイルのプレビューが表示されて、クリックすると詳細を見られます。
表の挿入
簡単な表を挿入し、行や列を自由にカスタムできます。ただし、エクセルのような表計算機能は搭載されていません。
ToDoリスト
チェックボックスでToDoリストを作成できます。また、メンバーのメンションや締め切りの設定も可能です。
タイムライン
タイムライン機能では、ドキュメント内にガントチャートを作成し、作業名と期日を見える化できます。完了したものにチェックをつけることで進捗管理に役立ちます。
共同編集
ドキュメントの編集内容はリアルタイムに反映・共有されます。リモートワーク時などに共同編集できるワークスペースとして便利です。
以上のように、Dropbox Paperではドキュメントを作成できるのはもちろん、ドキュメント内でタスクや進捗を管理する機能が豊富に搭載されているのです。

Dropbox Paperの活用法

Dropbox Paperの活用法の一例は以下の通りです。
 
  • テキストや表、画像を使った分かりやすいマニュアル作成に役立てる
  • ToDoリストを使ってタスク管理をする
  • ガントチャート機能を使ってプロジェクトの進捗管理をする
以上のように、Dropbox Paperはさまざまな場面で活用できるツールです。ただし、仕事に役立てるにはすべての機能を正しく使いこなせることが前提となるので、非IT企業で導入する場合は教育コストがかかる点に注意しましょう。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

Dropbox Paperの使い方

以下では、Dropbox Paperの使い方を画像付きで解説します。ログインからテキストの編集、表の作成まで詳しく解説しているので、担当者の方は必見です。

使い方1|ログイン / 新規登録する

Dropbox Paperを利用するには、Dropboxアカウントが必要です。アカウントを持っている場合は、ログイン画面からログインしましょう。
 
アカウントを持っていない場合は、以下の手順でDropboxに新規登録します。
 
(1)アカウント作成画面を開き、メールアドレスを入力します。
 
Dropboxの登録でメールアドレスを入力する画面
 
Dropboxの登録で名前とパスワードを入力する画面
 
(2)続いて、上のような画面になるので、名前を入力してパスワードを設定します。以上でDropboxへの登録は完了です。
 
(3)Dropboxへの登録が完了してログインすると、下のような画面が表示されます。
 
Dropboxにはじめてログインした画面

使い方2|テキストを編集する

(1)はじめに、Dropboxにログインしたら、画面の左側から [ すべてのファイル ] をクリックします。
 
すべてのファイルをクリックした画面
 
(2)次に、 [ 作成 ][ ドキュメント ][ Dropbox Paper ] を選択すると、Dropbox Paperが開くので自由に入力しましょう。
 
Dropbox Paperを開く手順を踏む画面
 
(3)下の画像は、白紙のDropbox Paperから議事録を作成した例です。
 
Dropbox Paperを開いた画面
 
議事録を書き込んだ画面
 
また、下図のように、選択した範囲の文字は太字にしたりハイライトをつけたりして強調できます。
 
選択した文字を太字にした画面

使い方3|画像を挿入する

(1)はじめに、画面下から [ 画像を挿入 ] をクリックします。
 
Dropbox Paperで画面下のアイコンをクリックする画面
 
(2)次に、PC上のファイルが開くので、挿入したい画像を選択して [ 開く ] をクリックしましょう。
 
挿入したい画像を選ぶ画面
 
Dropbox Paperへ画像の挿入が完了した画面
 
上の画像のように、選んだ画像がドキュメントへ反映されていれば完了です。

使い方4|Dropboxからファイルを挿入する

(1)はじめに、画面下から [ Dropboxファイルを挿入 ] をクリックします。
 
Dropbox Paperで画面下のアイコンをクリックする画面
 
(2)次に、Dropbox上のファイルが開くので、挿入したいものを選んで[ 選択 ] をクリックしましょう。
 
挿入したいファイルを選ぶ画面
 
Dropbox Paperへファイルの挿入が完了した画面
 
上の画像のように、選んだファイルがドキュメントへ反映されていれば完了です。

使い方5|表を挿入する

表を挿入するには、画面下から [ 表を挿入 ] をクリックしましょう。
 
Dropbox Paperで画面下のアイコンをクリックする画面
 
2×2の表が挿入された画面
 
上の画像のように、デフォルトでは2×2の表が挿入されます。そのため、行や列を増やしたり、文字を書き込んだりしてカスタマイズしましょう。
 
表をカスタマイズした画面

使い方6|テンプレートを活用する

ここでは、Dropbox Paperでテンプレートを活用する方法を解説します。

①既存のテンプレートを活用する

(1)Dropbox Paperには、現段階で23もの豊富なテンプレートが備わっています。テンプレートを活用するには、Dropbox Paperにログインして呼び出したいテンプレートを選択します。
 
Dropbox Paperテンプレートライブラリの画面
 
(2)選択したテンプレートを呼び出すには、 [ テンプレートを使用する ]をクリックしましょう。
 
選択したテンプレートを呼び出す画面
 
(3)下の画像のように、新規ドキュメントにテンプレートが呼び出されました。テンプレートを活用すれば、項目を埋めていくだけで文書が完成します。
 
選択したテンプレートが呼び出された画面

②オリジナルのテンプレートを登録する

(1)Dropbox Paperでは、オリジナルのテンプレートを登録できます。はじめに、下の画像のようにテンプレート化したい内容をドキュメントに入力し、[ … ]を開きます。
 
テンプレートを登録する画面
 
(2)次に、[ テンプレートにする ]をクリックしましょう。
 
「テンプレートにする」をクリックする画面
 
(3)下の画像のようになっていれば、テンプレートの登録が完了しています。このように、Dropbox Paperでは、自社独自のテンプレートを登録でき、共有することで組織全体での活用も可能です。
 
テンプレートが登録された画面


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

Dropbox Paperの料金プラン一覧

Dropboxの料金プランは、以下で機能と価格が比較できます。
 
※以下は、月払いの料金です。
 
Basic
Plus
(個人向け)
Essentials
(プロフェッショナル向け)
価格(月払い)
0円
¥1,500
¥2,400
容量
2GB
2,000GB
3,000GB
リンクできる
デバイス数
3台まで
制限なし
制限なし
ファイルの復元とバージョン履歴
×
30日
180日
閲覧者の
履歴の確認
×
×
編集中ファイルのロック
×
×
 
Business
(チーム向け)
Business Plus
(企業向け)
Enterprise
価格(月払い)
¥1,800/ユーザー
¥2,880/ユーザー
要問い合わせ
容量
チーム全体で9,000GBから開始
チーム全体で15,000GBから開始
必要な分を購入
ファイルの復元とバージョン履歴
180 日
1年
1年
管理コンソール
閲覧者の
履歴の確認
専任のカスタマーサクセスマネージャー
×
×
以上のように、Dropboxの無料プランの容量は2GBまでとなっており、ビジネス向きとは言えません。したがって、企業でDropbox Paperを使うには、複数人での利用が前提となるBusiness・Business Plus・Enterpriseいずれかの有料プランが望ましいと言えます。
 


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

Dropbox Paperの評判

ここでは、Dropbox Paperを実際に運用したユーザーの声を紹介します。良い口コミと改善点に関する口コミを両方ご紹介するので、導入前の判断材料として活用しましょう。
 
※こちらで紹介する口コミ・評判は、ITreviewより引用しております。

Dropbox Paperの良い口コミ・評判

以下では、Dropbox Paperの良い口コミや評判をご紹介します。
 
非公開ユーザー、投稿日:2023年12月21日
 
テキスト編集ツールとして、WordのようにシンプルなUIなので、リテラシーの低い人でも議事録作成、共有までスムーズにできた。画像、メディア、dropboxのデータも挿入できるので、単純なテキストファイルとしての機能以外も兼ね備えているので、質の高いファイルを作ることも可能なので便利。
非公開ユーザー、投稿日:2022年03月16日
 
マークダウン機能 # でH1など作成し、また矢印で格納できたり、見出しをクリックしてリンクを作成して共有できます。なぜEvernoteで実装出来ないのかいまだに謎です。
非公開ユーザー、投稿日:2021年11月19日
 
共有できるのはもちろんいいところですが、見出しがたためるところが特に気に入っています!
 
社内では議事録の共有として活用している人もいますし、ウェビナーのまとめや本の要点など、そういったナレッジの共有といったこともできるので役立っています。
非公開ユーザー、投稿日:2021年05月31日
 
チームのタスク管理用のファイルを作成して、現在の作業進捗内容を各々入力してリアルタイムに共有する使い方ができるので、プロジェクトの流れがスムーズになります。
以上のように、Dropbox Paperはドキュメントの共有に役立っています。また、評価されるポイントとして挙げられるのは「ファイル共有サービスのDropboxと連携しやすい」「マークダウン機能がある」などです。

Dropbox Paperの改善点に関する口コミ・評判

以下では、Dropbox Paperの改善点に関する口コミや評判をご紹介します。
 
非公開ユーザー、投稿日:2023年12月21日
 
フォルダ保存の際に、そのまま保存できるようになると変換の手間が省けるのでありがたい。フォントサイズ、行間などのバランス調整できるようにして欲しい。
非公開ユーザー、投稿日:2022年03月16日
 
外出先でpaperでメモをするには不便なので、iPhoneのメモ帳を使っています。Macとの同期も楽です。よって、paperを使う機会が減りました。
非公開ユーザー、投稿日:2021年11月19日
 
メモをとっていると定期的にオフラインになってしまい、手が止まってしまうことが多いです。なので、リアルタイムで議事録をとるのに使うといったことは向かないなぁと思っています。
 
そこの読み込み回数が減るだけでも、だいぶストレスがなくなるような気がしています。
非公開ユーザー、投稿日:2021年06月08日
 
文字にマーカーをひくのではなく、文字色自体を変える機能が欲しいです。絵文字なども挿入できると嬉しいです。
以上のように、Dropbox Paperでは主に操作性に関する改善の声があります。操作性に不満があると「せっかく導入したのに誰も使わない」という事態になりかねないので注意しましょう。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

【使いづらい?】Dropbox Paperのデメリット

以下では、Dropbox Paperのデメリットを解説します。ツールを導入する前に、必ず確認しましょう。

(1)保存先がDropboxに限定される

Dropbox Paperの1つ目のデメリットは、ドキュメントの保存先がDropboxに限定される点です。Dropbox Paperで作成したドキュメントは、Dropbox内に自動保存されます。
 
そこで、ルールを決めてDropbox内を整理していないと、保存されたドキュメントを探し出せないという問題が起こります。Dropboxをチームで使うとフォルダを作りすぎてしまうケースが多く、必要なドキュメントの保管場所が分からなくなってしまうのです。
 
このように、「Dropbox Paperで作成したドキュメントは、ファイル管理が難しいDropboxへ保存される」という点に注意が必要です。

(2)あらゆる要素が混在してしまう

Dropbox Paperの2つ目のデメリットは、1枚のドキュメントの中にあらゆる情報が混在してしまう点です。
 
Dropbox Paperのドキュメントには、プロジェクト管理に便利な要素を多く盛り込むことができます。一方で、「議事録」「タスク一覧」「全員のスケジュール」などの情報を1枚のドキュメントに入れすぎると、重要な情報が埋もれてしまいます。
 
以上のように、1つのドキュメント内に記載できる情報量が多いため、論点や検討内容などの重要な情報を見落としてしまう可能性があるのです。

(3)操作に慣れるまで時間がかかる

Dropbox Paperの3つ目のデメリットは、操作に慣れるまで時間がかかることです。
 
Dropbox Paperは、海外製ツールのため、翻訳がうまく機能しない部分においては直感的に操作しづらいです。また、非常に多機能なため「使われない機能がある」「ITが苦手な社員は使いこなせない」という問題が生じるリスクがあります。
 
このように、Dropbox Paperは覚えるべき機能が多いため、ITに詳しくない社員がツールを使いこなすために教育のコストがかかったり、せっかく導入したのに社内に浸透しなかったりするのです。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

Dropbox Paperのデメリットを解消する方法

以下では、Dropbox Paperのデメリットを解消する方法をご紹介します。
 
Dropbox Paperは複数人での共同作業に便利ですが、「ITリテラシーが低い組織では浸透しづらい」というデメリットがあります。Dropbox Paperは多機能なので、操作に慣れるまでに時間がかかるのです。
 
また、Dropbox Paperで作成したドキュメントは、保存先がDropboxに限定されるうえ、添付ファイルのファイル内検索機能がないので、大量のファイルを共有する大企業では蓄積にした情報を確認するのに手間がかかります。
 
そのため、「ナレッジ化した情報が簡単に見つかるシンプルなツール」を導入しましょう。結論、Dropbox Paperのデメリットを解消する唯一のツールは、最も簡単に社内情報を運用できるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「記事」には、自社独自のテンプレートをワンクリックで呼び出して、あらゆる情報をナレッジ化出来ます。また、記事は部署ごとの「フォルダ」に振り分けられるうえ、高精度の検索機能で目的の情報にすぐにたどり着けます。

ITが苦手でも直感的に使える国産ナレッジ管理ツール「ナレカン」

ナレカンのトップページ
 
「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール

https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プラン

  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
  • エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
  • プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様

各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

ナレカン資料の無料ダウンロード


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

Dropbox Paperの使い方や料金、デメリットまとめ

これまで、Dropbox Paperの使い方や料金、デメリットを中心にご紹介しました。
 
Dropbox Paperはテキストや画像、表を含むドキュメントを作成できるツールです。ただし、デメリットとして「操作性に難がある」「保存先がDropboxに限定される」という点が挙げられます。
 
とくに、社内のITリテラシーにばらつきがある企業では、Dropbox Paperを導入しても「使いこなせないメンバーがいて、結局定着しなかった」という事態になりかねません。したがって、誰でも簡単に使えるツールを選びましょう。
 
たとえば、今回ご紹介した「ナレカン」は、メールを使える方ならば誰でも使えるほどシンプルなナレッジ管理ツールです。
 
ぜひ「ナレカン」を導入して、ドキュメントの作成や共有を効率化しましょう。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
 
関連記事: 【初心者向け】Dropboxとは?使い方や危険性・評判も解説!
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。