担当者が不在のとき、取引先との電話内容などを伝えるのに「伝言メモ」は必須です。しかし、紙の伝言メモは紛失してしまう懸念があるため、今日では電子化して”アプリ”を使う方も増えています。
とはいえ、「どのように伝言メモを電子化すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、伝言メモを電子化するメリットや方法、無料アプリを中心にご紹介します。
- 伝言メモを電子化したい
- 紙の伝言メモを使っているが、伝達ミスが起きていて困っている
- 伝言メモを電子化するのに最適なツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、簡単に使えるメモアプリを見つけられ、伝言メモの電子化をスムーズに進められるようになります。
目次
紙の伝言メモのデメリット3選
ここでは、紙で伝言メモを残すデメリットを3つご紹介します。以下の状況を防ぐために、伝言メモを紙で管理している企業は、早急に電子化を進めましょう。
トラブルのもとになる
まずは、紙の伝言メモのデメリットとして、トラブルを招くリスクが挙げられます。
付箋やメモ帳は記載スペースが限られており、書ききれない場合は口頭で補足しなければなりません。しかし、口頭では「言った・言わない」で揉めてしまう可能性があるのです。
さらに、伝言メモに記載漏れがあれば、担当者と顧客間で認識がズレる可能性も高いです。このように、紙の伝言メモにはすべての情報を残せないことから、トラブルのもとになりやすいと言えます。
あとから確認しづらい
次に、紙の伝言メモは、あとから確認しづらい点もデメリットです。
付箋や小さなメモ帳に書いたメモは、ほかの書類に埋もれて紛失するリスクが高くなります。また、手書きの文字が乱れていると、伝言内容が正しく読みとれません。
したがって、あとから内容を振り返りやすいように、伝言メモはアプリで記録・管理すべきなのです。
引き継ぎの状況が分かりづらい
最後に、引き継ぎの状況が分かりづらいデメリットもあります。
紙では「相手がメモを確認したか」がリアルタイムで分かりません。そのため、「電話対応した社員は伝えたのに、案件は動いていない」となる恐れもあるのです。
このように、紙の伝言メモでは引き継ぎ状況が分かりづらく、担当者に何度も確認する手間もかかるため不便です。
伝言メモを電子化するメリット3選
ここでは、伝言メモを電子化するメリットを3つご紹介します。紙の伝言メモを電子化することで、以下のようなメリットが得られます。
場所を問わず確認できる
まずは、伝言メモを電子化するメリットとして、場所を問わず確認できることが挙げられます。
紙のメモを使用していると、その内容を共有するために直接会って渡さなければいけません。しかし、電子化すれば、担当者がその場に不在の場合でも場所を問わず伝言を共有することができます。
また、通知機能のあるITツールであれば、相手が異なる場所にいる場合でも、伝言が生じた瞬間に知らせることができます。
情報を絞り込みやすい
次に、電子化された伝言メモであれば、情報を絞り込みやすくなります。
紙の伝言メモでは、情報を探す際に情報がどこにあるのかを自分の目で確認しなければいけません。しかし、検索機能の付いたツールを活用すれば、時間をかけずに探したい情報にアクセスすることができます。
したがって、伝言メモを電子化することで、知りたい情報を探すストレスを軽減することができるのです。
紛失・内容が分からなくなるリスクを減らせる
最後に、メモの紛失や内容が分からなくなってしまうリスクを減らせるというメリットがあります。
紙や付箋で伝言メモを管理していると、メモ自体が無くなってしまったり、濡れてしまって内容が分からなくなってしまったりすることがあります。しかし、伝言メモを電子化すれば、情報の紛失を防ぐことができます。
このように、伝言メモを電子化することは、大切な情報を守ることにつながるのです。
【これで解決】伝言メモを電子化する6つの方法
ここでは、紙の伝言メモを電子化する6つの方法をご紹介します。以下の内容から、自社に適した方法を判断しましょう。
（1）簡易留守録
まずは、伝言メモを電子化する方法として「簡易留守録」が挙げられます。
- 簡易留守録：一部のAndroid端末に搭載されているメッセージ録音機能
- 留守番電話：Android端末の電源が入っていなくても、留守番電話サービスセンターでメッセージを預かる
簡易留守録とは、留守番電話と異なり一部のAndroid端末に備わっている機能で、設定するだけで利用できます。この機能を使えば、電話に出られないときでもメッセージを録音し、あとから再生して内容を確認できるのです。
ただし、iPhoneをはじめ多くの海外メーカーには備わっていないため、自社の利用端末が簡易留守録に対応しているかを確認しましょう。
（2）電子ノート
次に、手書きでメモが残せる「電子ノート」があります。
電子ノートは、タッチペンで記録を書き残せるメモ専用のデジタル端末で「メモパッド」とも呼ばれます。比較的安価なモデルもあるため、個人的なメモをとるだけであれば、自宅と職場にそれぞれ置いておく使い方もできます。
一方、伝言メモとして利用するには、担当者へデータを共有する必要があるので、保存や転送機能が必要です。しかし、メモ以外の機能を備えた電子ノートは、一台あたり数万円かかるケースが多いので慎重に検討しましょう。
（3）電子メール
次に、伝言メモを「電子メール」に残して共有する方法もあります。
電子メールは普段の連絡でも利用することから、使いはじめるハードルが低いという特徴があります。電子メールで伝言するときは、件名に「〇〇様へ折り返しのお電話をお願いします」などと記載し、本文に問い合わせ内容を具体的に残しましょう。
一方、電子メールは別のメールに伝言メモが埋もれやすく、見落としてしまう可能性も無視できません。そのため、メール振り分けなどの対策が必要です。
（4）手書きアプリ
次に、iPadなどのタブレット端末向け「手書きアプリ」も有効です。
手書きアプリは、専用のペンを使ってノートにメモを残せるアプリです。紙のメモと同様の使い心地なうえに、ペンの種類や色、太さを調節して見やすいメモに仕上げられる特徴があります。
一方、手書きアプリは個人利用を想定して開発されており、共有機能が不十分なサービスも少なくありません。したがって、ビジネスで利用する場合は、使いづらい恐れもあるので注意です。
（5）チャットアプリ
次に、「チャットアプリ」も伝言メモとして利用できます。
LINEやSlackなどのチャットアプリでは、メッセージ機能を使ってスムーズにコミュニケーションがとれます。さらに、メールとは違って、挨拶文や署名なしで気軽に連絡できる点もメリットです。
ただし、チャットアプリには、ほかのやりとりによって情報が流れる恐れがあります。とくに、重要な伝言メモが流れてしまうと、その後の対応も遅れてしまうので「相手にアナウンスする」などの対策をしましょう。
（6）情報共有アプリ
最後に、伝言メモを社内で共有できる「情報共有アプリ」も効果的です。
情報共有アプリは、メールやチャットアプリと異なり、社内情報を1か所で管理できます。また、「メッセージ機能」を活用することで、伝言メモごとに担当者と連絡したり「タスク管理機能」を活用してその場でやることを明確にしたりすることができます。
なかでも、メモを残せる「ノート」ごとに「メッセージ」を紐づけられる「Stock」のような情報共有アプリであれば、紙よりも情報を書き残せる上に、話題が入り乱れることも防げるのです。
【無料あり】電子化した電話・伝言メモの管理におすすめの情報共有アプリ
以下では、電子化した電話・伝言メモの管理に最適な情報共有アプリをご紹介します。
紙の伝言メモの問題点を解消するには、「作成したメモをリアルタイムで共有できるアプリ」が最適です。このようなアプリを使えば、メモの対応状況を一人ひとりに聞く必要もなく、業務を円滑に進められます。
しかし、社内メンバーがアプリを使いこなせなければ、アプリの利用が社内に浸透せず、従来の手書きメモに戻ってしまう恐れがあります。したがって、「誰でも直感的に使えるほどシンプルな情報共有アプリ」を選ぶ点が重要です。
結論、伝言メモの管理には、メモ管理に必要な機能が過不足なく備わっているうえ、導入初日から説明なしで使いこなせる「Stock」が必須です。
Stockの『ノート』では「テンプレート化した伝言メモをボタン1つで呼び起こす」「書き込んだ伝言メモを任意のメンバーへ瞬時に共有する」ことができます。また、ノートには『メッセージ』『タスク』が紐づいているので、伝言に関するやりとりが分散しません。
iPhone・Android・PCに対応した伝言メモの代わりになるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの機能＞
- リアルタイム共有
- 伝言に紐づいたメンバーのタスク管理
作成したメモはリアルタイムでメンバーに共有できます。そのため、相手に伝える手間なく、スムーズに情報を共有することが可能です。
伝言内容にともなって生じたタスクを、電話を受けたメンバーが設定できます。担当者には、タスク作成時に通知を送れる機能もあるので、タスクの抜け漏れ防止につながります。
＜すぐに効率化＞伝言メモに情報共有アプリを最もおすすめする6つの理由
ここでは、伝言メモを電子化する手段として、情報共有アプリが最適な理由を6つご紹介します。情報共有アプリで伝言メモを残せば、業務が円滑に進められます。
（1）社内の伝言メモをテンプレート化できる
まずは、情報共有アプリで伝言メモを残すべき理由として、社内の伝言メモをテンプレート化できることが挙げられます。
テンプレートによって、事前に項目が書かれたノートを呼び起こして使えます。たとえば、下記のように「電話を受けた日時」「企業名/役職/相手の名前」「用件」などをテンプレート化しておけば、構成を考ることなくすぐに伝言メモを書きはじめられるのです。
以下は、コピー＆ペーストでそのまま使えるテンプレートです。
年 月 日（ ） 時ごろ 様よりお電話がありました。
＜先方の情報＞
1. 企業/部署/役職
2. お名前
3. 折り返しの電話番号
＜要件の詳細＞
・折り返し電話してください
・改めて電話します
・メールします
＜伝言＞
上記のようなテンプレート機能を使いこなせば、都度形式を整えて伝言を書く必要がありません。そのため、緊急の電話でも落ち着いて情報が残せたり、伝言の抜け漏れを防いだりできます。
（2）メモごとにメッセージが送れる
次に、情報共有アプリには、メモごとにメッセージを送れる強みもあります。
伝言メモをメッセージと一緒に共有できれば、伝言内容を誤解なく相手へ伝えられます。また、メモごとに個別のメッセージが送れる機能があるアプリであれば、チャットのように話題が混ざる心配はありません。
したがって、以下のようにメモを「ノート」へ簡単にストックできるうえに、ノートごとに「メッセージ」が紐づく「Stock」のような情報共有アプリを使いましょう。
（3）折り返しの依頼を設定できる
情報共有アプリはタスク管理機能を使って業務の依頼ができるので、対応漏れを防げます。
たとえば、電話の折り返しが必要な場合、顧客対応した社員はタスク管理機能を使って”担当者”に”折り返し期限”を依頼しましょう。タスクを設定すれば、その後のステータスも可視化されるので、対応状況をわざわざ担当者に聞く必要もありません。
このように、情報共有アプリを使えばメモへの対応状況が明確になり、無駄な確認の手間がなくなるのです。
（4）伝言メモが流れない
情報共有アプリをおすすめする理由として、伝言メモが流れない点が挙げられます。
伝言メモは共有するだけでなく、担当者があとから見返せる状態にしなければなりません。しかし、LINEやSlackのようなチャットアプリは簡単にメッセージを送れる一方、別件のメッセージが入れば伝言が流れて見つからなくなってしまいます。
そこで、事案ごとにメモを管理できる情報共有アプリを利用することで情報が埋もれることはありません。また、検索機能が優れているアプリを選べば、必要な情報へすぐにアクセスできるのです。
（5）メモを簡単に整理できる
伝言メモを簡単に整理できる点も、情報共有アプリをおすすめする理由の1つです。
伝言メモを作ってそのまま放置していると、情報が増えすぎて「どこに何のメモを保存したか分からない」となりかねません。しかし、情報共有アプリには顧客ごとに伝言メモを振り分けて管理できる”フォルダ機能”を備えたものもあります。
したがって、社員が必要な伝言メモへアクセスしやすくするためにも、フォルダ機能のある情報共有アプリが必須です。
（6）時間や場所を問わない
最後に、情報共有アプリを使えば、時間や場所を問わずに伝言メモを残せます。
情報共有アプリを利用すると、スマホでメモした内容が、そのままPCに反映されます。そのため、出先やすれ違いざまに受けた伝言でも、デスクに戻ってから忘れずに対応できるのです。
このように、いつでもどこでも伝言メモを残して、確実に対応できるので、ビジネスチャンスを逃しません。
伝言メモを簡単に電子化するメリット・方法まとめ
これまで、伝言メモを電子化するメリットや方法、おすすめの情報共有アプリをご紹介しました。
伝言メモを電子化する方法として、電子メールやチャットアプリなどが挙げられます。しかし、伝言メモがほかの連絡に埋もれたり流されたりするデメリットもあるので、ノート形式でメモを管理できる「情報共有アプリ」が最も有効です。
また、「メッセージ」や「タスク」機能を備えた情報共有アプリならば、伝言から対応までの抜け漏れを防ぎやすくなります。ただし、多機能なアプリでは社員が使いこなせないため、シンプルであることを基準に選定しなければなりません。
結論、ビジネスの伝言メモ作成には、非IT企業の65歳の方でも、導入したその日から使いこなせるほどシンプルな情報共有アプリ『Stock』一択です。Stockであれば、メモ管理に必要な「ノート」「メッセージ」「タスク」の3機能が過不足なく備わっています。
ぜひ「Stock」を導入して、電子化した伝言メモを効率よく管理しましょう。
