担当者が不在のとき、取引先との電話内容などを伝えるのに「伝言メモ」は必須です。しかし、紙の伝言メモは紛失してしまう懸念があるため、今日では電子化して”アプリ”を使う方も増えています。
とはいえ、「伝言メモを電子化する方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、伝言メモを電子化するメリットや方法、おすすめの無料アプリを中心にご紹介します。
- 伝言メモを電子化にしたい
- 紙などに伝言メモを残すのが大変
- 誰でも簡単に伝言メモを残せるツールが知りたい
という方はこの記事を参考にすると、簡単に使えるメモアプリを見つけられ、伝言メモの電子化をスムーズに進められるようになります。
目次
紙の伝言メモのデメリット3選
ここでは、紙で伝言メモを残すデメリットを3つご紹介します。以下の状況を防ぐために、伝言メモを紙で管理している企業は、早急に電子化を進めましょう。
トラブルのもとになる
まずは、紙の伝言メモのデメリットとして、トラブルを招くリスクが挙げられます。
付箋やメモ帳は、紛失・破損のリスクがあるため、正しく情報が伝わらなかったり、情報が漏れたりする恐れがあります。また、メモに書ききれず口頭で補足するパターンも多く、「言った言わない」のトラブルに発展する可能性もあるのです。
さらに、伝言メモに記載漏れがあれば、担当者と顧客間で認識がズレる可能性も高いです。このように、紙の伝言メモは、正しく情報が伝わらない可能性があることから、トラブルのもとになりやすいと言えます。
あとから確認しづらい
次に、紙の伝言メモは、あとから確認しづらい点もデメリットです。
付箋や小さなメモ帳に書いたメモは、探しにくいうえ、ほかの書類に埋もれて紛失するリスクが高くなります。また、手書きの文字が乱れていたり、人によって記載方法が異なったりするため、伝言内容が正しく読みとれない場合があるのです。
伝言メモを電子化すれば、文字が乱れることがないうえ、テンプレートを使って記載方法を統一できるので、誰が記載しても正しく情報を伝えられるのです。
引き継ぎの状況が分かりづらい
最後に、引き継ぎの状況が分かりづらいデメリットもあります。
紙では「相手が伝言メモを見て、必要な対応を実施したか」がリアルタイムで分かりません。そのため、「電話対応した社員は伝えたのに、案件は動いていない」状況になっていても、気が付けない恐れもあるのです。
このように、紙の伝言メモでは正しく引き継ぎができたのか、担当者に何度も確認する手間もかかるため不便です。
伝言メモを電子化するメリット3選
ここでは、伝言メモを電子化するメリットを3つご紹介します。紙の伝言メモを電子化することで、以下のようなメリットが得られます。
場所を問わず確認できる
まずは、伝言メモを電子化するメリットとして、場所を問わず確認できることが挙げられます。
紙のメモを使用していると、内容を共有するために直接会ったり、誰かに頼んで渡してもらったりする必要があります。しかし、電子化すれば、担当者がその場に不在の場合でも、時間や場所を問わず伝言を共有することができます。
また、「スマートフォン対応のアプリ」を利用すれば、スマホからでもメモを残したり、確認したりできます。出先でも情報がすぐに確認できるので、伝言メモの関する対応が遅れないのです。
情報を絞り込みやすい
次に、電子化された伝言メモであれば、情報を絞り込みやすくなります。
紙の伝言メモでは、欲しい情報が記載されたメモを探し、さらにメモのなかから情報の記載箇所を探す必要があります。しかし、「検索機能の付いたアプリ」を活用すれば、探したい情報に即座にアクセスすることができます。
したがって、伝言メモを電子化することで、知りたい情報を探すストレスや手間の軽減につながるのです。
紛失・内容が分からなくなるリスクを減らせる
最後に、メモの紛失や内容が分からなくなってしまうリスクを減らせるというメリットがあります。
紙や付箋で伝言メモを管理していると、メモ自体が無くなってしまったり、濡れてしまって内容が分からなくなってしまったりすることがあります。しかし、伝言メモを電子化すれば、情報の紛失を防ぐことができます。
このように、伝言メモを電子化することは、大切な情報を守ることにつながるのです。
伝言メモを電子化するときの注意点
ここでは、伝言メモを電子化する時の注意点をご紹介します。注意点を事前に確認しておくことで、電子化するうえでのリスク対策ができるので必見です。
（1）料金コスト
まず、伝言メモを電子化するときには、コストも検討しましょう。
無料アプリには機能制限や広告があり、有料アプリでは月額費用が発生するため、長期的な負担になります。そのため、無料トライアルで操作感を確認してから有料版へ移行したり、社内の利用人数を踏まえて費用に対する効果を検討しましょう。
無駄な出費を防ぐには、まずは無料で試し、自社の利用規模や目的に合わせて最適なプランを選ぶことが大切です。
（2）操作性
次に、伝言メモの電子化を検討するときには、アプリの操作性も考慮すべきです。
アプリが複雑な場合、年配社員やITが苦手な人が使いこなせず、結局紙に戻ってしまいます。したがって、伝言メモを残すならUIがシンプルで、直感的に操作できるアプリを選ぶようにしましょう。
伝言メモの電子化を定着させるには、利用者全員がスムーズに使える環境を整えることが不可欠です。
（3）セキュリティリスク
最後に、伝言メモを電子化する時はセキュリティ対策も重視しましょう。
情報を電子で残すと、情報がアプリやネットに残るため外部流出のリスクが高まります。安心して電子化を進めるためには、セキュリティ基準を満たすアプリを選び、適切な設定を行うことが欠かせません。
そこで、二段階認証が設定されており、国際基準のセキュリティ対策が認められている「Stock」のようなツールを利用しましょう。
【これで解決】伝言メモを電子化する6つの方法
ここでは、紙の伝言メモを電子化する6つの方法をご紹介します。以下の内容から、自社に適した方法を判断しましょう。
（1）簡易留守録
まずは、伝言メモを電子化する方法として「簡易留守録」が挙げられます。
- 簡易留守録：一部のAndroid端末に搭載されているメッセージ録音機能
- 留守番電話：Android端末の電源が入っていなくても、留守番電話サービスセンターでメッセージを預かる
簡易留守録とは、留守番電話と異なり一部のAndroid端末に備わっている機能で、設定するだけで利用できます。この機能を使えば、電話に出られないときでもメッセージを録音し、あとから再生して内容を確認できるのです。
ただし、iPhoneをはじめ多くの海外メーカーには備わっていないため、自社の利用端末が簡易留守録に対応しているかを確認しましょう。
（2）電子ノート
次に、手書きでメモが残せる「電子ノート」があります。
電子ノートは、タッチペンで記録を書き残せるメモ専用のデジタル端末で「メモパッド」とも呼ばれます。比較的安価なモデルもあるため、個人的なメモをとるだけであれば、自宅と職場にそれぞれ置いておく使い方もできます。
一方、伝言メモとして利用するには、担当者へデータを共有する必要があるので、保存や転送機能が必要です。しかし、メモ以外の機能を備えた電子ノートは、一台あたり数万円かかるケースが多いので慎重に検討しましょう。
（3）電子メール
次に、伝言メモを「電子メール」に残して共有する方法もあります。
電子メールは普段の連絡でも利用することから、使いはじめるハードルが低いという特徴があります。電子メールで伝言するときは、件名に「〇〇様へ折り返しのお電話をお願いします」などと記載し、本文に問い合わせ内容を具体的に残しましょう。
一方、電子メールは別のメールに伝言メモが埋もれやすく、見落としてしまう可能性も無視できません。そのため、メール振り分けなどの対策が必要です。
（4）手書きアプリ
次に、iPadなどのタブレット端末向け「手書きアプリ」も有効です。
手書きアプリは、専用のペンを使ってノートにメモを残せるアプリです。紙のメモと同様の使い心地なうえに、ペンの種類や色、太さを調節して見やすいメモに仕上げられる特徴があります。
一方、手書きアプリは個人利用を想定して開発されており、共有機能が不十分なサービスも少なくありません。したがって、ビジネスで利用する場合は、使いづらい恐れもあるので注意が必要です。
（5）チャットアプリ
次に、「チャットアプリ」も伝言メモとして利用できます。
LINEやSlackなどのチャットアプリでは、メッセージ機能を使ってスムーズにコミュニケーションがとれます。さらに、メールとは違って、挨拶文や署名なしで気軽に連絡できる点もメリットです。
ただし、チャットアプリには、ほかのやりとりによって情報が流れる恐れがあります。とくに、重要な伝言メモが流れてしまうと、その後の対応も遅れてしまうので「相手にアナウンスする」などの対策が必須です。
（6）情報共有アプリ
最後に、伝言メモを社内で共有できる「情報共有アプリ」も効果的です。
情報共有アプリは、メールやチャットアプリと異なり、社内情報を1か所で管理できます。また、「メッセージ機能」を活用することで、伝言メモごとに担当者と連絡したり「タスク管理機能」を活用してその場でやることを明確にしたりすることができます。
なかでも、メモを残せる「ノート」ごとに「メッセージ」を紐づけられる「Stock」のような情報共有アプリであれば、紙よりも情報を書き残せる上に、話題が入り乱れることも防げるのです。
【無料あり】電子化した電話・伝言メモの管理におすすめの情報共有アプリ
以下では、電子化した電話・伝言メモの管理に最適な情報共有アプリをご紹介します。
紙の伝言メモの問題点を解消するには、「作成したメモをリアルタイムで共有できるアプリ」が最適です。このようなアプリを使えば、メモの対応状況を一人ひとりに聞く必要もなく、業務を円滑に進められます。
しかし、社内メンバーがアプリを使いこなせなければ、アプリの利用が社内に浸透せず、従来の手書きメモに戻ってしまう恐れがあります。したがって、「誰でも直感的に使えるほどシンプルな情報共有アプリ」を選ぶ点が重要です。
結論、伝言メモの管理には、メモ管理に必要な機能が過不足なく備わっているうえ、導入初日から説明なしで使いこなせる「Stock」が必須です。
Stockの『ノート』では「テンプレート化した伝言メモをボタン1つで呼び起こす」「書き込んだ伝言メモを任意のメンバーへ瞬時に共有する」ことができます。また、ノートには『メッセージ』『タスク』が紐づいているので、伝言に関するやりとりが分散しません。
iPhone・Android・PCに対応した伝言メモの代わりになるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの機能＞
- リアルタイム共有
- 伝言に紐づいたメンバーのタスク管理
作成したメモはリアルタイムでメンバーに共有できます。そのため、相手に伝える手間なく、スムーズに情報を共有することが可能です。
伝言内容にともなって生じたタスクを、電話を受けたメンバーが設定できます。担当者には、タスク作成時に通知を送れる機能もあるので、タスクの抜け漏れ防止につながります。
＜すぐに効率化＞伝言メモに情報共有アプリを最もおすすめする5つの理由
ここでは、伝言メモを電子化する手段として、情報共有アプリが最適な理由を5つご紹介します。情報共有アプリで伝言メモを残せば、業務が円滑に進められます。
（1）社内の伝言メモをテンプレート化できる
まずは、情報共有アプリで伝言メモを残すべき理由として、社内の伝言メモをテンプレート化できることが挙げられます。
テンプレートによって、事前に項目が書かれたノートを呼び起こして使えます。たとえば、下記のように「電話を受けた日時」「企業名/役職/相手の名前」「用件」などをテンプレート化しておけば、構成を考ることなくすぐに伝言メモを書きはじめられるのです。
以下は、コピー＆ペーストでそのまま使えるテンプレートです。
年 月 日（ ） 時ごろ 様よりお電話がありました。
（お急ぎのため、〇時までにご対応お願いします。）
＜先方の情報＞
1. 企業/部署/役職
2. お名前
3. 折り返しの電話番号
＜要件の詳細＞
・折り返し電話してください
・改めて電話します
・メールします
＜伝言＞
上記のようなテンプレート機能を使いこなせば、都度形式を整えて伝言を書く必要がありません。そのため、緊急の電話でも落ち着いて情報が残せたり、伝言の抜け漏れを防いだりできます。
（2）メモごとにメッセージが送れる
次に、情報共有アプリには、メモごとにメッセージを送れる強みもあります。
伝言メモをメッセージと一緒に共有できれば、伝言内容を誤解なく相手へ伝えられます。また、メモごとに個別のメッセージが送れる機能があるアプリであれば、チャットのように話題が混ざる心配はありません。
したがって、以下のようにメモを「ノート」へ簡単にストックできるうえに、ノートごとに「メッセージ」が紐づく「Stock」のような情報共有アプリを使いましょう。
（3）折り返しの依頼を設定できる
タスク管理機能のある情報共有アプリを使えば、対応漏れを防げます。
たとえば、電話の折り返しが必要な場合、顧客対応した社員はタスク管理機能を使って”担当者”に”折り返し期限”を依頼しましょう。タスクを設定すれば、その後のステータスも可視化されるので、対応状況をわざわざ担当者に聞く必要もありません。
このように、情報共有アプリを使えばメモへの対応状況が明確になり、無駄な確認の手間がなくなるのです。
（4）伝言メモが流れない
情報共有アプリをおすすめする理由として、伝言メモが流れない点が挙げられます。
伝言メモは、担当者があとから確認できる状態でなければいけません。しかし、LINEやSlackのようなチャットアプリは、別件のメッセージが入るたびに伝言が流れていき、最終的に情報を見つけることが困難になってしまうのです。
そこで、事案ごとにメモを管理できる情報共有アプリを利用すれば、情報が埋もれることはありません。また、検索機能が優れているアプリを選べば、必要な情報へすぐにアクセスできるのです。
（5）メモを簡単に整理できる
伝言メモを簡単に整理できる点も、情報共有アプリをおすすめする理由の1つです。
伝言メモを作ってそのまま放置していると、情報が増えすぎて「どこに何のメモを保存したか分からない」となりかねません。しかし、情報共有アプリには顧客ごとに伝言メモを振り分けて管理できる”フォルダ機能”を備えたものもあります。
したがって、社員が必要な伝言メモへアクセスしやすくするためには、フォルダ機能のある情報共有アプリが必須なのです。
伝言メモに関するよくある質問
ここでは、伝言メモに関するよくある質問をご紹介します。
Q1,伝言メモを残すときのマナーは？
伝言メモを残すときのマナーとして、「結論から記載し、情報を端的に述べる」「対応すべきこと・対応期限を明確に書く」意識を持つべきです。
伝言メモが長文だと、内容をすぐに把握することができません。したがって、どのような伝言か結論を述べたうえで、箇条書きを使って情報を簡潔にまとめましょう。
また、伝言の内容によっては、メモを受け取った社内メンバーが折り返しの電話やメール連絡が必要なケースもあります。対応が遅れてトラブルにならないように、「急ぎの伝言なのか」「いつまでに対応が必要なのか」もメモに残しましょう。
Q2,伝言メモを電子化するのに最適なタイミングは？
伝言メモの電子化は、社員数や働き方の変化で紙のメモでは限界が見えたきたときが最適なタイミングです。
たとえば、誰に伝えたか不明になり、二重対応や漏れが発生したり、情報伝達のミスや紛失が起き、クレームに繋がってしまった場合、改善が必要だと言えます。
つまり、人数や働き方が変わったり、トラブルや情報活用の必要性が出てきたりと、より情報を早く多くのメンバーに伝える必要があるときが伝言メモを電子化すべきタイミングなのです。
伝言メモを簡単に電子化するメリット・方法まとめ
これまで、伝言メモを電子化するメリットや方法、おすすめの情報共有アプリをご紹介しました。
伝言メモを電子化する方法として、電子メールやチャットアプリなどが挙げられます。しかし、ほかの連絡に埋もれたり流されたりするデメリットもあるので、伝言メモを残すなら、ノート形式でメモを管理できる「情報共有アプリ」が最も有効です。
また、「メッセージ」や「タスク」機能を備えた情報共有アプリなら、伝言から対応までの抜け漏れを防ぎやすくなります。ただし、多機能なアプリでは社員が使いこなせないため、シンプルであることを基準に選定しましょう。
結論、ビジネスの伝言メモ作成には、非IT企業の65歳の方でも、導入したその日から使いこなせるほどシンプルな情報共有アプリ『Stock』一択です。StockはPC・スマホ・タブレットとあらゆるデバイスに対応しているので、どこでも簡単にメモを共有できます。
ぜひ「Stock」を導入して、電子化した伝言メモを効率よく管理しましょう。
