ビジネスの文書管理で広く利用されているツールのひとつに「Word（ワード）」があります。Wordは学校教育にも取り入れられており、社会に出てからも使い始めるハードルが低いのが特徴です。
しかし、Wordにメモができる「コメント機能」があることは知られておらず、別ツールを併用してやりとりしているチームも多く存在します。そのため、「ツールを切り替える手間がかかっており、情報が分散している」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Wordでメモができるコメント機能の使い方を中心にご紹介します。
- Wordにコメントを残して、チームで運用できるようにしたい
- 修正点を毎回メールしていたが、Wordへのコメントで済ませたい
- Wordにコメントを残すことにデメリットがあれば、事前に把握しておきたい
という方はこの記事を参考にすると、Wordにメモができる方法が分かるだけでなく、自社の情報管理体制についても見直せます。
目次
Wordにメモを残す「コメント機能」の使い方
以下では、Word上にメモを残せるコメント機能の使い方をご紹介します。コメントだけを別ツールで送る必要がなくなるので、ビジネスシーンで重宝する機能です。
コメント（メモ）を挿入する方法
はじめに、Wordにコメント（メモ）を残すための手順をご紹介します。
Wordのコメント機能は、特定のテキストに対してメモを残せるので、チームでの情報共有に適しています。具体的な操作方法は以下の通りです。
- コメントを挿入するテキストを選択する
- 画面上側の[校閲]をクリックする
- オプション表示される[新しいコメント]をクリックする
- メッセージ入力欄が表示されるので、任意のメモを記載する
以上の操作で、Word上のテキストにコメントを追加できます。
コメント（メモ）を編集する方法
次に、コメント（メモ）を編集する方法です。
一度追加したコメントでも簡単に編集ができます。コメントを編集するには、変更したい部分にカーソルを合わせて、テキストを修正しましょう。
以上の操作で、コメントを編集できます。
コメント（メモ）を削除する方法
最後に、テキストに挿入したコメント（メモ）を削除する方法をご紹介します。
コメントを右クリックし、表示されたメニューから[コメントの削除]を選びましょう。
以上の操作で、Word上に表示されていたコメントを削除できます。
Wordで情報管理する3つのデメリット
以下では、仕事の情報をWordで管理するデメリットをご紹介します。Wordのほか、ExcelやPowerPointにも共通するデメリットなので、改めて自社の情報管理体制を見直しましょう。
（1）バージョン管理が面倒
Wordのデメリットとして、バージョン管理が面倒なことが挙げられます。
Wordで情報管理をするときは、バージョン管理をする必要があります。バージョン管理とは、既存のWordファイルを編集する前にコピーし、別途保存しておく管理手法です。バージョン管理には以下のような目的があります。
- データのバックアップとして残す
- 責任の所在を明らかにして証拠にする
編集前のデータを失ってしまうのを防ぐために、バックアップとしてバージョン管理をします。
編集前と編集後のファイルを比較して「誰が、いつ、どのような変更を加えたか」を明らかにするためにバージョン管理をします。
しかし、バージョン管理では元ファイルをコピーするので、次々とファイルが増えて管理が煩雑になります。そのため、編集履歴をすぐに確認でき、情報管理に手間がかからない「Stock」のようなツールを使って、ファイルを管理する企業も多いです。
（2）通知メールを見落とす
通知メールを見落とす可能性があることも、デメリットのひとつです。
Wordには、コメントされたときにメールで通知を受け取る機能があります。しかし、業務用メールでコメントの追加を知らせるのは、ほかのメールに埋もれて見落とす可能性があるので推奨できません。
また、チャットツールなどでコメントを残した旨を伝えても、チャットツールはメッセージが流れるため「あとから確認しようと思っていたが見当たらない」という事態が頻発します。
このように、Wordは通知の方法に問題があり「コメントの見落とし」や「ツールを切り替える手間」は避けられないのです。
（3）ファイルがすぐに見つからない
WordやExcelなどのファイルを利用していると、目的の情報へすぐにたどり着けなくなることもデメリットです。
たとえば、ファイルを保存するサーバーには検索機能がありますが、ファイルの中身までは検索できない場合が多いです。また、ファイルを分類するフォルダは誰でも自由に作成できるので、目的のファイルを探し出すまでに何クリックもする手間がかかります。
このように、ファイルで情報管理をしていると「必要なときに瞬時に見つけられない」「情報へのアクセスがストレスになる」問題が起こるのです。
【Wordは不要】面倒なファイルから解放されるおすすめのアプリ
以下では、面倒なファイルから解放されるおすすめのアプリをご紹介します。
Wordのコメント機能を利用すれば、複数人で共有するときでも別ツールを経由せずとも共有が可能です。しかし、メンバーがWordにコメントすると通知はメールに送信されるので、ほかのメールに埋もれて確認されない可能性が高いのです。
また、Wordなどのファイルは、ファイル内の本文まで検索できず、目的の情報をすぐに探し出せなくなってしまいます。情報は蓄積するだけでなく、必要なタイミングでストレスなくアクセスできることが必須条件です。
結論、Wordの文書管理から脱却したいチームが導入すべきなのは、非IT企業の６５歳以上の担当者でも、簡単に蓄積した文書へすぐにアクセスでき、メンバーとのやりとりも簡単な「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した文書は、直感的な「フォルダ」で見やすく整理できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」は、テーマごとに話題が混ざらずに連絡が取れるうえ、相手へ確実に通知されるので見落としの心配もありません。
目的の情報へすぐにアクセスできるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
Wordの「コメント機能」でよくある質問
ここからは、Wordの「コメント機能」でよくある質問をご紹介します。以下を把握しておけば、社員から質問があった場合にもすぐに対応できます。
コメント（メモ）を非表示にして印刷する方法は？
ここからは、コメントを非表示にして印刷する方法を解説します。
はじめに、画面上部のメニューから[ファイル]をクリックします。
次に、[印刷]をクリックし、印刷のプレビュー画面を表示します。
画面の[設定]から「すべてのページを印刷」をクリックし、展開します。
表示された項目のなかから「変更履歴/コメントの印刷」のチェックを外しましょう。
以上の操作で、コメントを非表示にした状態で印刷できます。
コメント（メモ）でやりとりしたいときは？
以下では、コメントでやりとりする方法を解説します。
はじめに、返信したいコメントにカーソルを合わせて、[返信]ボタンをクリックします。
メッセージの入力欄が表示されるので、送信したい内容を書き込みましょう。
以上の操作で、コメント機能を使ってやりとりができます。
Wordにメモを残す方法まとめ
これまで、Wordにメモを残すコメント機能の使い方や、文書管理でWordを利用するデメリットをご紹介しました。
Wordのコメント機能は便利ですが「コメントが追加された通知がメールなので見落としやすい」デメリットは見逃せません。また、チャットツールなどでコメントをした旨を連絡するのは、文書を探し出して確認する手間がかかるのです。
さらに、Wordの文書管理にはバージョン管理が必須ですが、ファイルが増えるため管理が煩雑になります。したがって、「通知を見逃す心配なくやりとりでき、バージョン管理も不要な文書管理ツール」を代替として使いましょう。
結論、Wordの代替に最適なのは、Stockのように、文書と紐づいたメッセージを利用でき、上書きしても編集履歴から過去のバージョンを一覧で確かめられるツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、自社の文書管理で抱えていた課題を一気に解消しましょう。
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