Wordにメモを残したい！コメント機能の使い方を徹底解説

ビジネスの文書管理で広く利用されているツールのひとつに「Word（ワード）」があります。Wordは学校教育にも取り入れられており、社会に出てからも使い始めるハードルが低いのが特徴です。

しかし、Wordにメモができる「コメント機能」があることは知られておらず、別ツールを併用してやりとりしている会社も多く存在します。そのため、「ツールを切り替える手間がかかっており、情報が分散している」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、Wordでメモができるコメント機能の使い方を中心にご紹介します。

この記事で分かること

Wordの「コメント機能」の挿入・編集・削除の方法が分かります。
Wordでメモを管理することの問題点は、必要な情報がすぐに見つからないこと、通知メールを見落とすこと、メモとタスクを別々に管理する必要に迫られることです。
チームのメモを簡単に作成・管理する方法が分かります。

上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、Wordにメモができる方法が分かるだけでなく、自社の情報管理体制についても見直せます。

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1 Wordにメモを残す「コメント機能」の使い方
2 Wordで情報管理する3つのデメリット
3 チームのメモを簡単に作成・管理する方法
- 3.1 チームの継続的な情報管理に役立つツール「Stock」
4 Wordの「コメント機能」でよくある質問
5 Wordにメモを残す方法まとめ

Wordにメモを残す「コメント機能」の使い方

以下では、Word上にメモを残せるコメント機能の使い方をご紹介します。コメントだけを別ツールで送る必要がなくなるので、ビジネスシーンで重宝する機能です。

コメント（メモ）を挿入する方法

以下では、Wordにコメント（メモ）を残すための手順をご紹介します。

Wordのコメント機能は、特定のテキストに対してメモを残せるので、部署内での情報共有に適しています。具体的な操作方法は以下の通りです。

コメントを挿入するテキストを選択する
画面上側の[校閲]をクリックする
オプション表示される[新しいコメント]をクリックする
メッセージ入力欄が表示されるので、任意のメモを記載する

以上の操作で、Word上のテキストにコメントを追加できます。

コメント（メモ）を編集する方法

コメント（メモ）を編集する方法は以下の通りです。

一度追加したコメントでも簡単に編集ができます。コメントを編集するには、変更したい部分にカーソルを合わせて、テキストを修正しましょう。

以上の操作で、コメントを編集できます。

コメント（メモ）を削除する方法

ここでは、テキストに挿入したコメント（メモ）を削除する方法をご紹介します。

コメントを右クリックし、表示されたメニューから[コメントの削除]を選びましょう。

以上の操作で、Word上に表示されていたコメントを削除できます。

コメント（メモ）の表示/非表示を切り替える方法

コメント（メモ）の表示/非表示を切り替える方法は以下の通りです。

まず、[校閲]タブから[変更履歴]をクリックします。

ここで、[すべての変更履歴/コメント]を選択すると、コメントを表示できます。

また、[変更履歴/コメントなし]を選択すると、コメントを非表示に切り替えられます。

Wordで情報管理する3つのデメリット

以下では、仕事の情報をWordで管理するデメリットを3つご紹介します。Wordのほか、ExcelやPowerPointにも共通するデメリットなので、改めて自社の情報管理体制を見直しましょう。

（1）必要な情報がすぐに見つからない

1つ目は、必要な情報がすぐに見つからないことです。

会議ごとにファイルを作ると、まず該当するファイルを探し、さらに本文やコメントから目的のメモを見つける必要があります。これでは、顧客から聞いた要望を確認したくても、過去に蓄積した情報をスムーズに振り返ることができません。

メモが増えるほど探す手間がかかり、資料作成や次の商談準備が滞るおそれがあります。

（2）通知メールを見落とす

2つ目は、通知メールを見落とす可能性があることです。

Wordには、コメントされたときにメールで通知を受け取る機能があります。しかし、業務用メールでコメントの追加を知らせるのは、ほかのメールに埋もれて見落とす可能性があるので推奨できません。

結果として、「あとから確認しようと思っていたが見当たらない」という事態が頻発してしまうのです。

（3）メモとタスクを別々に考える必要がある

3つ目は、メモとタスクを別々に管理する必要があることです。

会議の決定事項をWordに記録しても、対応するタスクの担当者や期限は別途管理する必要があります。そのため、Wordでメモを管理する場合、メモからタスク管理ツールへ転記する手間がかかってしまいます。

結果、転記漏れが発生したり、後からタスクを見たときにもとの議論を確認しづらくなってWordのメモを探し直すことになったりしてしまうのです。

チームのメモを簡単に作成・管理する方法

以下では、チームのメモを簡単に作成・管理する方法をご紹介します。

Wordでメモを管理すると、ファイルが増えて必要な情報を探しにくくなるほか、共有・更新に関する通知メールを見落としやすくなります。また、メモとタスクを別々のツールで管理しなければならず、情報が分散します。

ファイル名やフォルダ分け、メールの振り分けといったルールを設けても、運用がメンバー任せになりやすく、問題を根本的に解消できません。また、Word・メール・タスク管理ツールを行き来する必要があるため、情報の二重管理や更新漏れも起こるおそれがあるのです。

そこで重要なのが、メモの作成・共有と、関連するやり取りやタスクを一か所で管理できる情報共有ツールを導入することです。情報同士を紐づけて管理すれば、必要なメモへすぐにアクセスでき、連絡やタスクの見落としも防ぎやすくなるのです。

こうした条件に最も当てはまるのが、社内の文書データを簡単に共有できて、メッセージ機能も備わった情報共有ツール「Stock」です。Stockでは、ノートに紐づけて「メッセージ」と「タスク」を管理できるため、メールや別のツールを行き来することなく、情報共有から対応状況の確認まで一か所で完結します。

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Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

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