近年、弁護士事務所においてもITツールを活用した「デジタル化」の取り組みが注目されています。弁護士事務所でITツールを導入・運用すれば、情報共有やタスク管理などの業務を効率的に進められるのです。
しかし、弁護士事務所向けのツールは種類が多く「どれを選べばよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、弁護士事務所におすすめのITツール9選と導入メリットを中心にご紹介します。
- 業務量や作業時間を効率化して業務負担を減らしたい
- 効率良く仕事をするために事務所内でIT化を促進したい
- 複数かつ同時進行する案件管理を最適化するツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、最適なツールを見つけられ、業務におけるあらゆる負担を解消できるようになります。
目次
弁護士事務所で業務をIT化する4つのメリット
以下では、弁護士事務所にツールを運用するメリットを3つご紹介します。これまでツールを使っておらず、情報共有・管理が負担になっていた担当者の方は必見です。
（1）情報共有がスムーズになる
情報共有がスムーズになることがメリットのひとつです。
たとえば、クライアントやパラリーガルとの連絡には、メールや電話が使われがちです。しかし、メールでは重要な内容が埋もれてしまったり、電話だと繋がらなかったときに折り返したりする手間がかかります。
一方、情報共通に特化したツールを使えば、書いた内容や添付した資料が相手にすぐに共有できるので「連絡に気づけなかった」という事態を防げます。なかでも「メッセージ機能」が搭載されてるツールであれば、スピード感のあるやりとりも可能です。
このように、情報共有を1つのツールで完結することで、メンバー同士のスムーズな情報伝達に役立ちます。
（2）簡単にタスク管理ができる
ITツールを導入すれば、弁護士事務所のタスク管理を効率化できます。
「タスク機能」が備わったツールを使えば、各スタッフの進捗を簡単に把握できます。その結果、業務の適切な割り振りやスケジュールの組み立ても簡単になり、タスクの抜け漏れが起こる懸念もなくなるのです。
以上のように、ツールによって事務所内のタスク全体が可視化されるため、誰でも管理すべきタスクがすぐに分かるようになります。
（3）情報へのアクセス性が高まる
最後に、情報へのアクセス性が高まるメリットもあります。
紙の書類で情報を管理すると「顧問先のフォルダから該当の書類を見つけ、さらにページをめくる」という面倒な作業が必要です。一方、「管理機能」や「検索機能」に優れたツールを使えば、目的の情報へサクサクアクセスできるようになります。
なかでも、高度な「キーワード検索機能」があるだけでなく、フォルダを顧問先ごとに簡単に振り分けられる「Stock」を使うと、情報が入り乱れる心配もありません。
エクセルで案件管理する3つのデメリット
弁護士事務所での「デジタル化」が進み、まずは手軽に始められるエクセルを使用して案件管理をしている方も多いのではないでしょうか。しかし、エクセルでの案件管理は以下のようなデメリットがあるため、注意しましょう。
（1）外出先での操作が難しい
エクセルはパソコンでの操作が基本のため、外出先での操作が難しいです。
弁護士は裁判所への出廷や打ち合わせなどで1日の半分は外出しています。そのため、業務量の多い弁護士にとって移動中や外出先での作業は必須です。
以上のことから、弁護士にとってはマルチデバイスに対応していないエクセルではなく、パソコンのほかに、スマホやタブレットでも操作できる情報管理ツールが適しています。
（2）複数案件を管理しづらい
弁護士は基本的に複数の案件を同時並行で進めていきますが、複数案件を管理しづらいのもエクセルのデメリットです。
エクセルはファイルベースで情報を管理するため、適宜ファイルを整理しなければ、複数の案件情報が入り乱れてしまいます。また、エクセルでは「タブ」を分けて案件を管理できるものの、検索性に欠けているため必要な情報にすぐにたどり着けません。
したがって、エクセルは複数案件の管理には不向きです。
（3）リアルタイムな情報を得にくい
エクセルは同時編集が難しいため、リアルタイムな情報を得にくいというデメリットがあります。
弁護士は少しのミスで結果が大きく変わる可能性があります。そのため、パラリーガルや事務員とコミュニケーションをとりながら、常に最新の正しい情報を把握しておく必要があるのです。
よって、リアルタイムで情報が反映されないエクセルでの案件管理は危険です。
弁護士事務所におすすめのツール9選
以下では、弁護士事務所におすすめのツール9選をご紹介します。
弁護士は連絡量が多いため、事件（案件）ごとに個別にやり取りを分けて管理できるツールを導入すると、業務を整理しやすくなります。そのため、案件情報を「ノート」に記載し、そのノートを「フォルダ」ごとに整理できる情報管理ツールが最適です。
活用イメージは以下の通りです。
- フォルダグループ名「担当弁護士名」
- フォルダ名「案件の分類名（ex. 相続・離婚など）」
- ノート名「案件名（ex. 〇〇家の相続、〇〇家の離婚）
結論、弁護士事務所が導入・運用すべきツールは、案件ごとに情報を蓄積・整理でき、情報へのアクセス性が高い「Stock」一択です。
Stockの「ノート」はリアルタイムで共有されるほか、各ノートには「メッセージ」が紐づいているので情報が入り乱れません。さらに、「タスク」機能を使えば優先すべき作業を瞬時に判断できるため、タスク漏れを防止できるのです。
【Stock】複数ある案件の管理・共有を最適化するツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【ナレカン】案件ごとの情報を管理・共有できるツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【CLOUDSIGN】オンラインで完結する契約支援ツール
＜CLOUDSIGNの特徴＞
- 契約業務の効率化が実現する
- 万全のセキュリティ体制が備わっている
印刷や郵送などの業務が不要となり、業務を迅速に完了できます。
官公庁・金融機関も利用するほどの十分なセキュリティで守られています。
＜CLOUDSIGNの機能・使用感＞
- シンプルで使いやすい
- 外部ツールと連携して活用できる
シンプルなデザインであることに加え、直感的に操作できるので使いやすいです。
外部ツールとの連携機能があり、情報を自動で入力できます。このため、データ入力の負担を減らせるのです。
＜CLOUDSIGNの注意点＞
- 予算に合わない可能性がある
- 確認回数が多い
有料プランは11,000円/月〜であり、自社が想定する予算に合わない恐れがあります。
ユーザーの口コミでは「承認者以外へは通知設定されないところが使いづらいと感じる」という声が寄せられています。（参照：ITreview）
＜CLOUDSIGNの料金体系＞
- 無料プランあり
- Light：11,000円（税込）/月（送信数毎に220円加算）
- Corporate：30,800円（税込）/月（送信数毎に220円加算）
- Business：要問い合わせ
- Enterprise：要問い合わせ
【freee会計】経理業務の効率化に貢献するクラウド会計ツール
＜freee会計の特徴＞
- ワンクリックで書類を作成できる
- 経営状況の見える化が実現する
毎月の経理処理が完了していれば、ワンクリックですぐに決算書が作成されます。
経営状況のレポートが定期的に作成されるため、正確な情報を把握できます。
＜freee会計の機能・使用感＞
- チャットで電話で質問ができる
- スマホでも使える
画面に表示されているチャットや電話で簡単に質問ができます。このため、分からない点をすぐに解消して、業務を進めやすくなります。
出先やパソコンが手元にない状態でもスマホで作業を進めることができます。
＜freee会計の注意点＞
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- 突然アプリが終了する
freeeにはさまざまな便利な機能が搭載されていますが、使いこなすためには時間が必要です。
ユーザーの口コミでは「電波状況のいい場所でも途中で突然アプリが終了してしまう」などの声が寄せられています。（参照：ITreview）
＜freee会計の料金体系＞
- 個人事業主向けプラン
- 中小規模法人向けプラン
- 中堅〜大企業向けプラン
スターター：1,480円/月（月払い）
スタンダード：2,680円/月（月払い）
プレミアム：3,316円/月（年払い）
ミニマム：2,680円/月（月払い）
ベーシック：5,280円/月（月払い）
プロフェッショナル：47,760円/月（月払い）
要問い合わせ
【Eight Team】名刺を蓄積・共有できるツール
＜Eight Teamの特徴＞
- 名刺を撮影するだけで情報を蓄積できる
- 情報の発信ができる
名刺をスマホで撮影すれば、内容が保存され一括管理ができます。
スタッフのプロフィールのweb公開や、企業情報の発信もできます。
＜Eight Teamの機能・使用感＞
- 名刺情報を取り込める
- 外部サービスとの連携できる
ExcelなどのEight Team以外のツールで管理している名刺も取り込めるので、ツール移行の手間を減らせます。
「HubSpot」や「kintone」と組み合わせて利用することで、カバーできる業務の幅が広がります。
＜Eight Teamの注意点＞
- 料金が予算に合わない可能性がある
- 名刺の画像認識が甘い
18,000円/月～の基本料金に加え、契約人数が11名以上の場合はアカウント料がかかるため、自社の予算に合わない可能性があります。
ユーザーの口コミでは「名刺の画像認識が甘く、何度も撮り直さないと綺麗に読み込めない」などの声が寄せられています。（参照：ITreview）
＜Eight Teamの料金体系＞
基本使用料は、18,000円（税抜）/月です。ただし、別途「アカウント料」や「オプション料金」がかかる場合があるため、詳しくは公式サイトを確認ください。
【firmee】事件管理を一元化するツール
＜firmeeの特徴＞
- 法律事務所に特化している
- 書類作成を効率化できる
法律事務所に特有の情報を一括で管理できる。
入力した情報はすぐに各種書類に反映され、再度入力する必要がありません。
＜firmeeの機能・使用感＞
- 事件単位で情報を管理できる
- 何度も同じ情報を入力しなくて済む
事件と紐づけて、打ち合わせ内容や依頼者の連絡先などの管理ができます。
一度入力した情報は自動であらゆる書類に反映されるため、入力にかかる時間を削減できます。
＜firmeeの注意点＞
- 無料プランには制限がある
- ファイルを細かく分けられない
無料プランには制限があるため、本格的な運用には有料プランの契約が必須です。
作成できるファイルは「相談・民事訴訟・開示訴訟・家事訴訟・管財人等」というように5つに限定されているため、カテゴリ分けがしづらいです。
＜firmeeの料金体系＞
- 無料プランあり
- 個人プラン：4,980円/弁護士アカウント/月（月払い）
- 事務所プラン：要問合せ
【Chatwork】事務所内のコミュニケーションにおすすめのツール
＜Chatworkの特徴＞
- 事務所内のコミュニケーションが簡単にとれる
- 返信するタイミングを自由に決められる
チャットにはスタンプ機能もあり、気軽にコミュニケーションを開始できます。
既読機能がないため、各スタッフが好きなタイミングでメッセージを確認できます。
＜Chatworkの機能・使用感＞
- タスクの作成・編集ができる
- ビデオ通話での会話ができる
自身のタスクの把握だけでなく、他の社員にタスクを依頼するときにも使えます。
チャットをしているメンバーとのビデオ通話が可能なため、文面では伝わりづらい内容を言葉で説明できます。
＜Chatworkの注意点＞
- 無料プランではメッセージの閲覧に制限がかかる
- メッセージが埋もれてしまう
無料プランの場合、直近40日以内に投稿された最新5,000件のメッセージのみ閲覧できます。そのため、長期的に運用するプロジェクトなどで発生した情報が、41日以降は見られなくなります。
ユーザーの口コミでは「スレッド機能がないために、メッセージが埋もれてしまう」などの声が寄せられています。（参照：ITreview）
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い）
【loioz】法律業務のための機能が豊富に揃ったツール
＜loiozの特徴＞
- 管理の属人化を防げる
- 書類を自動で作成できる
あらゆる情報が一か所に集約されるため、情報管理の属人化を防げます。
請求書作成などの事務作業を自動で実施し、スタッフの負担を削減します。
＜loiozの機能・使用感＞
- タスクが自動で分類される
- 他の社員のタスク管理もできる
タスクが自動で分類されるため、タスクが多くなったとしても、優先順位が一目で分かります。
自身のタスク設定だけでなく、他の社員にタスクを割り振ったり、「共同タスク」を設定したりできます。
＜loiozの注意点＞
- 多機能なので一定のITリテラシーが必要
社員がITに詳しくない場合、適切に使いこなせない可能性があります。
＜loiozの料金体系＞
- スタータープラン：1,628円（税込）/ライセンス/月
- スタンダードプラン：4,378円（税込）/ライセンス/月
【サイボウズOffice】多様な機能で業務の効率化に貢献するツール
＜サイボウズOfficeの特徴＞
- 事件管理からスケジュール共有までひとつのツールで完結する
- 幅広い機能が使える
機能が多く、弁護士事務所のあらゆる業務をひとつのツールで効率化できます。
使いたいアプリ（機能）を自由に組み合わせて使えるので、さまざまな用途に利用できます。
＜サイボウズOfficeの機能・使用感＞
- 掲示板機能で全ユーザーに情報を伝えられる
- やり取りが埋もれない
全ユーザーに向けての情報発信ができ、コメント機能も備わっているので、一方的な発信になりません。
トピックごとにコミュニケーションが取れるので情報が埋もれません。
＜サイボウズOfficeの注意点＞
- 教育コストがかかる
- 効果的な使用方法が分からない
多機能で使いこなすのが難しく、ITに詳しい人材が多い事務所でなければ必要以上の教育コストがかかる可能性があります。
実際に利用するユーザーのなかには「どの使い方が効果的なのか分かりづらいので、使用例や画像つきで見せて欲しい」という意見が寄せられています。（参照：ITreview）
＜サイボウズOfficeの料金体系＞
以下は、2024年10月1日より適用された価格改定後のプランです
- スタンダードコース：600円/ユーザー/月（契約は5ユーザーから）
- プレミアムコース：1,000円/ユーザー/月（契約は5ユーザーから）
弁護士事務所におすすめのツール9選の比較表
以下は、今回ご紹介したおすすめツール9選の特徴と料金をまとめた比較表です。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | ナレカン | CLOUDSIGN | freee会計 | Eight Team | firmee | Chatwork | loioz | サイボウズOffice | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
顧問先ごとに情報を蓄積・共有できるうえ、タスク管理もできる |
案件ごとの情報を管理・共有できるツール |
直感的な操作が可能で使いやすい |
経営状況を見える化することができる |
撮影するだけで名刺の情報が蓄積される |
法律事務所での利用に特化した設計になっている |
チャットに加えスタンプ機能が備わっているので円滑にやりとりができる |
書類の自動作成により、業務の負担を軽減する |
複数の機能を備えており、さまざまな業務に利用できる |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】※ただし、外部ツールとの連携が必須 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】※投稿にコメントできる |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
機能がシンプルなので、電子署名には対応していない |
無料プランがない |
コストがかかってしまう |
多機能すぎて使いこなせない可能性がある |
画像が正しく読み込まれないことがある |
無料での利用が可能だが、制限が多い |
情報が埋もれてしまう |
多機能なため利用の際にITリテラシーが求められる |
多くの機能を備えているため、教育コストがかかる |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランは11,000円（税込）/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは1,480円/月（月払い）～ |
・無料プランなし
・有料プランは18,000円（税抜）/月
※別途、「アカウント料」や「オプション料金」がかかる場合あり |
・無料プランあり
・有料プランは4,980円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは840円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランなし
・有料プランは1,628円（税込）/ライセンス/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは600円/ユーザー/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
以上のように、ツールによってできることはさまざまです。とはいえ、複数の案件を扱う弁護士事務所では「案件ごとに、情報共有や進捗管理できるか」を軸に、選定するのがおすすめです。
弁護士事務所におすすめのツールまとめ
ここまで、弁護士事務所にツールを導入するメリットとおすすめのツール9選を中心にご紹介しました。ツール導入の具体的なメリットは以下の3点です。
- メールや電話で連絡する必要がなくなり、情報共有が簡単になる
- タスク管理機能を使えば、メンバー全員のタスクが可視化される
- 検索機能によって必要な情報を簡単に見つけられる
上記のメリットを過不足なく備えたツールであれば、弁護士事務所のあらゆる業務が効率化されます。さらに、”顧問先ごとに情報を明確に振り分けられるツール”を使うと、情報の検索にかかる時間をさらに短縮できるのです。
すなわち、円滑な情報共有・タスク管理が実現するだけでなく、案件別にフォルダを分けられる「Stock」であれば、弁護士事務所の業務負担が大幅に解消されます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で弁護士事務所の情報管理・情報共有を効率化しましょう。
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