今日では、多くの企業が「クラウドストレージ」を活用し、大容量のファイルを効率よく管理しています。一方、似た機能を持つサービスの「ファイルストレージ」で情報を扱う企業もあります。
そのため、「情報管理に使うツールの選択肢が多く、自社に最適なファイル管理の方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クラウドストレージとファイルストレージの違いを中心にご紹介します。
- 自社サーバーによるファイル管理から、クラウドストレージへ移行したい
- クラウドストレージとファイルストレージの明確な違いが分からない
- 自社に適切なツールを選定し、ファイル管理のストレスを解消したい
という方はこの記事を参考にすると、クラウドストレージとファイルストレージの違いが分かるほか、自社に最適な情報管理の方法も見つかります。
目次
クラウドストレージとファイルストレージの違いとは
ここでは、クラウドストレージとファイルストレージの違いをご紹介します。以下を把握しておけば、自社で導入すべきサービスを的確に判断できるようになります。
仕組みの違い
はじめに、それぞれの仕組みの違いは以下の通りです。
- クラウドストレージ：インターネット経由で利用する
- ファイルストレージ：専用サーバーを作って利用する
提供元のストレージシステムをインターネット経由で利用できるため、導入・運用にかかる初期費用を抑えられます。
専用サーバーを作って利用でき、規模に応じて機能の拡張がしやすいです。
以上の違いから、コストをかけたくない場合はクラウドストレージ、幅広いカスタマイズをしたい場合はファイルストレージが適しています。
基本機能の違い
次に、基本機能は以下の違いがあります。
クラウドストレージの基本機能
| 機能 | 内容 |
|---|---|
|
ファイルの共有機能 |
アクセス権限を設定したメンバーにファイルを共有できます。 |
|
バックアップ機能 |
データのバックアップにより、災害が起きてもデータを復元できます。 |
|
データの暗号化機能 |
データの暗号化により、情報漏洩を防ぎます。 |
|
メッセージ機能 |
メンバーとのやりとりがひとつのツールで完結します。 |
ファイルストレージの基本機能
| 機能 | 内容 |
|---|---|
|
ファイルの共有機能 |
厳格なセキュリティ下でファイルを共有できます。 |
|
機能の拡張機能 |
チームの規模に応じて自由に機能を拡張できます。 |
|
ユーザー管理機能 |
誰がどの情報にアクセスしたのかを管理できます。 |
このように、いずれも高いセキュリティでファイルを共有できるものの、メッセージ機能や拡張機能の有無に違いがあります。そのため、あらかじめ目的に合った機能があるかを確かめましょう。
ファイルストレージのデメリット3選
以下では、ファイルストレージのデメリットを3つご紹介します。ファイルストレージは多くの情報を残せますが、以下の点に注意が必要です。
（1）運用・保守にコストがかかる
まずは、運用・保守にコストがかかるデメリットがあります。
ファイルストレージには、専用のサーバーを用意したりシステム管理者を配置したりする手間がかかります。また、利用するメンバーが増えれば、ファイルの整備などの負担も増えてしまうのです。
このように、ファイルストレージには多くのコストがかかる点に注意しましょう。
（2）同時アクセスや共同編集が難しい
一部のツールでは、同時アクセスや共同編集が難しいことがあります。
共同編集ができないツールでは、一人ひとりが編集したファイルをストレージに保存するので、同じファイルがストレージ内に複数保存される可能性があります。そのため、どれが最新版のファイルか分からなくなってしまうのです。
したがって、共同編集ができないツールを使う場合は、事前にファイル名に関するルールを定めなければなりません。
（3）社外からアクセスしづらい
最後に、ファイルストレージは社外からアクセスしづらいことがデメリットです。
社内サーバーで運用するファイルストレージは、基本的に社外からアクセスできません。また、社外で利用するにはVPN接続などが必要になるので、ITに詳しくなければ正しく使えない恐れもあります。
しかし、社内サーバーのファイルを、USBメモリなどの外部ストレージで持ち帰ってしまうと、情報漏えいが起こる可能性が高まります。そのため、簡単かつ確実にセキュリティ対策をしたい場合は不向きだと言えるのです。
クラウドストレージのメリット3選
以下では、クラウドストレージのメリットを3つご紹介します。これまで別の手法で情報を管理していた方は必見です。
（1）時間や場所を問わずに使える
はじめに、クラウドストレージのメリットとして、時間や場所を問わずに使えることが挙げられます。
多くのクラウドストレージは、PCやスマホ、タブレットといったマルチデバイスに対応しています。したがって、資料を確認するために出社する必要がなくなるのです。
また、インターネット環境があればデータにアクセスできるのが一般的ですが、オフラインで使えるツールもあります。
（2）ファイルを簡単に共有できる
次に、ファイルを簡単に共有できるメリットがあります。
社内サーバーや個人PCにファイルを保存する場合、メールに添付したり外部ストレージで受け渡したりしなければファイルを共有できません。しかし、クラウドストレージでは情報の蓄積と共有がツール上で完結するので、別のツールを使う必要がないのです。
さらに、ファイルのアクセス権限を付けられるツールであれば、外部に情報が洩れるリスクも軽減できます。
（3）情報漏えいやデータ紛失のリスクが減る
最後に、情報漏えいやデータ紛失のリスクが減るのも大きなメリットです。
たとえば、「IPアドレス制限」や「パスワードの2段階認証」などの高度なセキュリティ機能が備わったツールもあるので、情報漏えいの防止に役立ちます。
また、多くのクラウドストレージにはデータの自動バックアップ機能があるため、重要な情報を確実に残せます。
クラウドストレージの選定ポイント5選
これから新しくストレージツールを導入するにあたっては、自社での管理が必要になるファイルストレージより、クラウドストレージを選ぶべきです。
そこで以下では、クラウドストレージの選定ポイントを5つご紹介します。自社に最適なクラウドストレージを導入するためにも必ず押さえましょう。
（1）データの容量が十分か
まずは、データの容量が十分であるかがポイントのひとつです。
プランによっては、使用できるストレージが制限されるケースもあります。仮に、一定以上の容量を追加できなければ、チームが拡大したときに対応が難しくなるのです。
そのため、普段使用しているデータの大きさと照らし合わせながら、柔軟に容量を増やせるかも合わせて確認しましょう。
（2）低コストで運用できるか
次に、低コストで運用できるかも確認すべきです。
一般的に、クラウドストレージの無料プランは機能が制限されるケースが多いので、チームで長期的に使う場合は有料プランへの移行が求められます。
しかし、使える機能が増えると料金も高額になる場合もあるため「自社に必要な機能を備えており、予算内に収まる料金か」を判断すべきです。
（3）サポート体制が整っているか
次に、サポート体制が整っているかもチェックすべきです。
たとえば、システムのトラブルが起きた場合でも問い合わせから1営業日以内のサポートがあれば、業務への支障を最小限に抑えられます。
とくに、中小企業はITに詳しい人材がいない場合もあるため、サポートの質やスピードは情報を適切に管理するうえでも重要です。
（4）マルチデバイスに対応しているか
次に、マルチデバイスに対応しているかも大切です。
PCだけでなく、スマホやタブレットにも対応していれば、移動中でもファイルを閲覧・編集できるので便利です。
ただし、PCとスマホでは、使用できる機能やデザインが異なるケースもあるため、無料トライアルを利用して使い勝手を確認しましょう。
（5）誰でも簡単に使いこなせるか
最後に、誰でも簡単に使いこなせるかも確認すべきです。
クラウドストレージには機能を豊富に搭載したツールもあります。しかし、非IT企業の場合、多機能なツールでは使わない機能が増え、費用対効果が下がってしまう可能性が高いのです。
したがって、「必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に使えるツール」が求められます。たとえば、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使えるほどシンプルな「Stock」を使うと、ストレスなく情報を蓄積・共有できます。
【これで安心】最も簡単にファイル管理できるクラウドツール
以下では、最も簡単にファイル管理できるクラウドツールをご紹介します。
クラウドストレージとファイルストレージでは、いずれもファイルごとに情報管理をします。しかし、ファイルで情報管理をするツールでは、過去のファイルが埋もれたり、都度メールやチャットツールで共有する手間がかかったりするので非効率です。
このように、ファイルを探すのに手間がかかる場合には、ファイルなどのあらゆる情報を「ノート」に残す仕組みが必要になります。ただし、社員が使いこなせなくては浸透しないため「誰でもすぐに操作できるほどシンプルか」も判断しましょう。
結論、導入すべきなのは、あらゆる情報を流さずに蓄積できる「ノート」があり、ITが苦手な65歳の社員でもストレスなく使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報を残せるので、都度ファイルを作る手間が省けます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、別のツールでやりとりする必要もなくなるほか、直感的な「フォルダ」で情報が見つからないストレスが発生しません。
あらゆる情報を簡単に残せる情報管理ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
クラウドストレージとファイルストレージの違いまとめ
ここまで、クラウドストレージとファイルストレージの違いや選定ポイントを中心に紹介しました。
クラウドストレージはファイルストレージと異なり、社外からでもアクセスしやすかったり低コストで運用できたりするメリットがあります。
しかし、ファイル形式では共有や管理に手間がかかるため、ファイル管理に代わって「誰でも簡単に使いこなせるノート型ツール」が必要です。とくに、誰でもすぐに使えるほどシンプルなツールであれば、操作を覚える時間もかかりません。
結論、クラウドストレージとして利用すべきなのは、非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに使える、かつあらゆる情報を「ノート」へ簡単に残せる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を使って煩雑なファイル管理を効率化しましょう。
