近年では、紙のメモ管理から脱却して「オンラインメモ帳」を使う企業が増えています。オンラインメモ帳はブラウザやアプリに対応しており、時間や場所を問わず、すぐにメモへアクセスできるのが特徴です。
しかし、「オンラインメモ帳を使いたいが、どれを導入すべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報管理・共有できるオンラインメモ帳のおすすめ7選をご紹介します。
- 紙のメモは管理が面倒なので、オンラインに移行したい
- 無料で使えるオンラインメモ帳を比較して自分に最適なものを見つけたい
- オンライン上で使えるメモアプリを活用して、仕事を円滑に進めたい
という方はこの記事を参考にすると、自分にマッチするオンラインメモ帳が分かるだけでなく、スムーズな情報管理によって仕事が捗るようになります。
目次
オンラインメモ帳とは
オンラインメモ帳とは、PCやスマホ、タブレットを使ってオンライン上にメモを残せるサービスです。
紙のメモ帳とは異なり、オンラインメモ帳は破損や紛失の恐れがないうえ、ほかのメンバーにスムーズに共有できます。そのため、情報の「安全性」「アクセス性」が求められる仕事上での情報管理に適しており、多くのビジネスシーンで使われているのです。
ただし、オンラインメモ帳のなかには、データの保管期限があったり、セキュリティリスクがあったりするサービスもあるので、導入時は慎重に検討しましょう。
オンラインメモ帳の選び方3選
ここでは、オンラインメモ帳の選び方を3つご紹介します。以下のポイントを押さえれば、自社に最適なオンラインメモ帳を導入できます。
（1）マルチデバイスに対応しているか
はじめに、オンラインメモ帳を選ぶときは、マルチデバイスに対応しているかどうかを確認しましょう。
PCだけでなくスマホからも利用できれば、オフィスにいなくてもメモが残せるので、情報の書き忘れを防げます。また、各デバイスのデータが自動で同期されるものであれば、情報が分散する心配もありません。
このように、マルチデバイス対応のアプリであれば、すぐにメモを残せるうえ情報を一元化できるので、あらゆる職場で重宝されます。
（2）誰でも簡単に操作できるか
次に、誰でも簡単に操作できる点もポイントです。
たとえば、「メモを簡単に書けない」「メモにすぐにアクセスできない」など操作がしづらいと、社員はメモアプリを使うのが面倒になり、次第に利用しなくなってしまいます。その結果、無駄な運用コストが発生し続ける事態になるのです。
そのため、「社内メンバー全員がストレスなく操作できること」を軸にメモ帳を選定すべきです。とくに、多機能なオンラインメモ帳は操作が複雑なので、必要な機能に過不足のない「Stock」のようなメモ帳アプリを利用しましょう。
（3）複数人でメモの共有ができるか
最後に、仕事では複数人でメモを共有できることも必須です。
メモの情報は、個人のみで管理するだけでなく、メンバーに共有する場面も多いです。とくに、ベテラン社員の知識や知見（ナレッジ）を共有すれば、社員教育や業務引き継ぎのときにも有効活用できます。
ただし、メールやチャットでメモを共有する場合、他の話題に埋もれて情報が流れやすいです。そのため、メモの作成だけでなく共有機能も備えたメモ帳を使いましょう。
スマホの標準メモアプリはダメ？
スマホの標準メモアプリは、ビジネス用途においては十分な機能を備えていないため、推奨できません。
標準メモアプリはシンプルすぎて、「複数のメンバーと共有することが難しい」という問題があります。また、検索機能やタグ付けなどの整理機能も限られているため、過去の情報を簡単に探し出すことができず、作業効率が落ちる可能性があります。
そのため、特にチームでの情報共有や効率的な情報管理が求められる場合には、「Stock」のようなビジネス専用のメモツールを使いましょう。
無料あり｜情報管理・共有できるオンラインメモ帳/ノート7選
以下では、情報管理・共有できるオンラインメモ帳7選をご紹介します。
オンラインメモ帳を利用すれば、紙のメモのように破損や紛失する心配がないうえ、共有もスムーズになります。ただし、保存期間を過ぎるとデータが削除されたり、セキュリティリスクがあるメモ帳もあるので、導入時には注意が必要です。
とくに、ビジネスにおける重要な情報は「情報が蓄積され、セキュリティが万全なツール」を使って、確実に管理しなければなりません。また、社内メンバー全員がストレスなく使えるよう「誰でも簡単に使えるか」も重視しましょう。
結論、非IT企業の65歳以上の方でも簡単に情報を蓄積でき、情報セキュリティにおける国際規格の「ISO27001」を取得しているツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストやファイルなどあらゆる情報を蓄積でき、作成したメモは任意のメンバーにリアルタイムで共有されます。また、ブラウザとアプリの両方に対応しており、デバイスを問わずサクサクと動作する点も大きな特徴です。
【Stock】最も簡単にメモを作成・共有できるアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【ナレカン】業務のナレッジを簡単に共有できるメモツール
「ナレカン」は、メモに書き込んだ情報を「ナレッジ」として蓄積できるツールです。
ナレカンの「記事」に書き込んだメモは、高性能な検索機能で瞬時に検索できます。そのため、社内の膨大な情報の中から、必要なタイミングで確実に必要なデータを絞り込めるので、過去のメモから探し出す手間や時間を削減できます。
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Google Keep】Googleが提供するメモサービス
＜Google Keepの特徴＞
- 共同編集ができる
- 位置情報に基づくリマインダー機能が使える
メールアドレスを追加するだけで、メモの共同編集ができるので、情報の共有を簡単に行うことが可能です。
例えば、ホームセンターに着いたときに買いたいものリストが表示されるような設定にすることができます。
＜Google Keepの機能・使用感＞
- 多様なメモの背景
- チェックリスト機能
様々な色やデザインの背景や画像に変更できるので、メモを可愛く残したい人や好みでアレンジしたい人におすすめです。
簡単にチェックリストを作成し、いつでも思いついた時に追加できます。また、チェックをつけるとタスクに取り消し線が引かれ、下に移動するのでタスクの重複や抜け漏れを防止に役立ちます。
＜Google Keepの注意点＞
- テンプレート機能が無い
- 文字を強調できない
ユーザーからは「テンプレートのようなものがあると、よりスムーズに使えると思います。」といった不満の声があります。（参考：ITreview）
「メモなので仕方ないかもしれないが、文字の大きさを太くしたり色付けができない点が残念です」といった意見が一部見られました。（引用：ITreview）
＜Google Keepの料金体系＞
すべての機能を無料で利用できます。ビジネスかつ組織利用向けの有料プランは以下です。
- Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問合せ
【メモWeb】会員登録なしで利用できるメモ帳
＜メモWebの特徴＞
- 会員登録は不要
- メモ以外の機能も備わっている
サイトを開くとそのまま利用でき、会員登録は不要です。
サイト内の「ファイルWeb」や「ペイントWeb」を併用すれば、手書きのメモやファイルの添付ができます。
＜メモWebの機能・使用感＞
- ダークモード機能
- URLを発行できる
ダークモード機能がついているので、場面に応じて操作画面を切り替えられます。
「マイURL」を発行することで、過去のメモを閲覧したりメモを共有したりできます。ただし、365日アクセスがなければ削除されるので気を付けましょう。
＜メモWebの注意点＞
- メモ欄が5つしかない
- カスタマイズ性が低い
メモを残せる欄が5つしかないので、古いもしくは不要になった情報はこまめに削除しなければなりません。そのため、長期的にメモを残すには不向きだと言えます。
文字の強調や箇条書き機能はなく、ほかのオンラインメモと比べるとカスタマイズ性は低いと言えます。
＜メモWebの料金体系＞
すべての機能を無料で利用できます。
【pool sketch】メモ帳を無料で共有できる
＜pool sketchの特徴＞
- あらゆるデバイスで使える
- IDでメモを共有できる
PCだけでなく、iPhoneやAndroidからも利用できます。
語尾に独自のIDを付けたURLを使ってメモを管理するので、IDを送れば、簡単にネット上で共有できます。
＜pool sketchの機能・使用感＞
- 1人で複数のIDを発行できる
- シンプルなテキストのみ
1人で複数のIDを発行可能なので、多くのメモを残したい方にもおすすめです。
簡単にメモを取れるアプリなので、カスタマイズ性は低く、文字を強調したり太字にしたりする機能はありません。
＜pool sketchの注意点＞
- 100日以上の更新がないと削除される場合もある
- 情報漏えいのリスクがある
最終編集日から100日以上経過すると、使われていないIDとみなされて、ページが削除される場合もあります。
ブックマークサイトなどで直接リンクを検索すると、検索エンジンに表示されるため、誰でもアクセス可能になり、情報が漏れるリスクがあります。
＜pool sketchの料金体系＞
すべての機能を無料で利用できます。
【オンラインメモ帳】Googleの拡張機能で使える
＜オンラインメモ帳の特徴＞
- Googleの拡張機能のメモアプリ
- シンプルにメモできる
Googleの拡張機能なので、Googleのブラウザ上からすぐにメモを開けます。
テキストのみを使ってメモするシンプルなアプリで、ファイルの添付や文字の装飾には対応していません。
＜オンラインメモ帳の機能・使用感＞
- メモファイルとして保存できる
- ファイルを編集できる
作成したメモをファイルとして保存して、Windows上のメモアプリで管理できます。そのため、メモの内容が削除される心配もありません。
メモをファイルで保存したら、後からファイルを開いてメモの内容を変更できます。
＜オンラインメモ帳の注意点＞
- Chromeブラウザ以外では使えない
- メモの管理が煩雑になりやすい
Chromeブラウザでの利用が前提となるため、ほかのブラウザでは使うことができません。
作成したメモはそれぞれファイル形式で管理するので、メモの量が増えるとファイルが乱立して管理しきれなくなる可能性があります。
＜オンラインメモ帳の料金体系＞
すべての機能を無料で利用できます。
【ブラウザメモ帳】ブラウザから快適にメモを作成できる
＜ブラウザメモ帳の特徴＞
- 開いてすぐにメモを書ける
- シンプルな機能
サイトを開いてすぐにメモできるので、操作に無駄な時間がかかりません。
共有やタスクなどの機能はなく、メモ機能のみのシンプルな構成です。
＜ブラウザメモ帳の機能・使用感＞
- 情報漏えいのリスクがない
- 動作が軽い
送信機能がないので、情報漏えいのリスクが少ないものの、チームでメモを共有しづらい点が不便です。
動作が軽いので、すぐにメモをとりたい場面で便利です。
＜ブラウザメモ帳の注意点＞
- メモを管理するのには不向き
- 作成できるメモが少ない
サイトを再読み込みするとメモが消去されるので、長期間の保存にはおすすめできません。
タイトル・本文を記入する箇所が10個のみなので、多くの情報はメモできません。
＜ブラウザメモ帳の料金体系＞
すべての機能を無料で利用できます。
【比較表】情報管理・共有できるオンラインメモ帳7選
以下は、おすすめのオンラインメモ帳7選の一覧表です。特徴や注意点を比較して、自社に最適なアプリを導入しましょう。
| Stock【一番おすすめ】 | ナレカン【おすすめ】 | Google Keep | メモWeb | pool sketch | オンラインメモ帳 | ブラウザメモ帳 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単にメモを作成・共有できるアプリ |
業務のナレッジを簡単に共有できるメモツール |
Googleが提供するメモサービス |
会員登録なしで利用できるメモ帳 |
メモ帳を無料で共有できる |
Googleの拡張機能で使える |
ブラウザから快適にメモを作成できる |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
多機能 |
シンプルで簡単 |
シンプルで簡単 |
シンプルで簡単 |
シンプルで簡単 |
| マルチデバイス対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| メモ保存機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※365日アクセスがない場合は削除される |
【〇】※100日アクセスがない場合は削除される可能性がある |
【〇】 |
【×】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
テンプレート機能が無い |
メモ欄が5つしかない |
情報漏えいのリスクがある |
メモの管理が煩雑になりやすい |
メモを保存するのには不向き |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランは950円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料 |
・無料 |
・無料 |
・無料 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
「メモWeb」の詳細はこちら |
「pool sketch」の詳細はこちら |
「オンラインメモ帳」の詳細はこちら |
「ブラウザメモ帳」の詳細はこちら |
このように、オンラインメモ帳の種類はさまざまで、それぞれ特徴が異なります。また、導入時はメリットだけでなく、デメリットや注意点も考慮しましょう。
オンラインメモ帳/ノートを使うメリットとは
ここでは、オンラインメモ帳/ノートのメリットについて解説します。オンラインメモ帳を活用すれば、情報共有を円滑化して、業務をスムーズに進められます。
（1）いつでもどこからでも閲覧・編集できる
1つ目は、いつでもどこからでも閲覧・編集できる点です。
オンラインメモ帳を活用すると、PCはもちろん、iPhoneやAndroidなどのスマホ、タブレット端末からも、メモを閲覧・編集できます。そのため、外出先やテレワーク下でも、必要なメモをすぐに確かめられるのです。
このように、オンラインメモ帳は、必要なときに素早くアクセスして「議事録の作成」「アイデアの記録」などに役立てられます。
（2）紛失のリスクがない
2つ目は、紛失のリスクがない点です。
紙のメモは管理が難しく、デスク上で埋もれたり、メモ自体を紛失したりしてしまう恐れがあります。そこで、オンラインメモ帳であれば、ブラウザに情報が保存されるので、紛失のリスクがありません。
したがって、オンラインメモ帳を活用すると、メモの流失を防いで、安全に情報を管理できるメリットがあります。
（3）情報を共有・検索しやすい
3つ目は、情報を共有・検索しやすい点です。
オンラインメモ帳を活用すると、メモをリアルタイムで共有できるため、関係者全員が最新の情報をすぐに確認できます。また、キーワード検索機能を使えば、過去のメモや議事録も瞬時に見つけられ、必要な情報を効率よく活用できます。
このように、オンラインメモ帳は「情報の共有」と「検索のしやすさ」を兼ね備えており、業務内の情報共有を円滑にします。
要注意！オンラインメモ帳のデメリットとは
オンラインメモ帳のデメリットについて説明します。デメリットも踏まえてオンラインメモの導入を検討しましょう。
（1）手書きイラストが描きにくい
オンラインメモのデメリットとして、手書きイラストが描きにくいことが挙げられます。
オンラインメモは紙と比べて手書きしにくいため、図や絵をもとに説明したい場合には、不便だと感じる方もいます。そのため、細かいイラスト等と一緒にメモしたい場合は手書きがおすすめです。
一方で、オンラインメモは画像やファイルをそのまま貼り付けることができるので、手書きイラストより画像やファイルをメモ上に残したいという方にはオンラインメモの方が向いています。
（2）ITリテラシーが必要
オンラインメモを活用する上で一定のITリテラシーを求められることもデメリットの1つです。
オンラインメモは、ITツールを使い慣れていない人にとっては、紙のメモよりも使いづらいと感じるケースも少なくありません。このように、オンラインメモを導入に対し、ハードルを感じたり、教育コストがかかったりしやすい点に注意する必要があります。
しかし、「ITリテラシーに自信がないが、オンラインメモの導入を勧めたい」という方は、シンプルな操作性で即日に誰もが使いこなせる「Stock」のようなツールを選びましょう。
（3）記憶に残りにくい
オンラインメモは、手書きのメモと比べて記憶に残りにくいというデメリットがあります。
紙に手書きすることで、文字を書く動作が記憶の定着を助けるといわれています。しかし、オンラインメモではタイピングが主になるため、書いた内容を記憶しづらいと感じる人も少なくありません。
そのため、記憶に残りやすくするには、オンラインメモの活用と併せて、重要な情報は手書きでメモを取るなど、工夫が必要です。
おすすめのオンラインメモ帳まとめ
ここまで、情報管理・共有におすすめのオンラインメモ帳7選や、選定ポイントを中心に解説しました。
オンラインメモ帳を選ぶときは、PC・スマホ・タブレットのマルチデバイスに対応していたり、メモの作成・共有が一か所でできたりするかをチェックしましょう。また、ビジネスで使う場合は「情報を蓄積できるか」や「セキュリティが万全か」も重要です。
さらに、社内メンバー全員がストレスなく利用できるよう「操作のしやすさ」も重視する必要があります。したがって、「必要な機能に過不足がないシンプルなメモ帳アプリ」が最適なのです。
結論、オンラインメモ帳として導入すべきなのは、誰でも簡単に情報を蓄積・共有できるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、メモを円滑に管理しましょう。
