ビジネスマンのメモは仕事の情報が多く、安全性の高い環境で管理しなければなりません。そこで、iPhoneに標準搭載されている「メモApp」のロック機能を活用すれば、大切なメモを第三者から守ることができます。
一方、「普段からメモAppを使っているが、メモをロックする方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、iPhoneのメモAppをロック/解除する方法を中心にご紹介します。
- iPhoneのメモをロック・解除する方法を知りたい
- iPhoneメモのパスワードを忘れてしまうトラブルを解消したい
- 仕事の情報を管理するのに最適なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、すぐにメモをロックや解除する方法が分かるほか、よりビジネス向けのメモアプリも見つけられます。
目次
iPhoneのメモをパスワードロック・解除する方法
以下では、iPhoneのメモAppをロック・解除する方法をご紹介します。画像付きで解説するので「ロックを解除できない」という方はiPhoneを手元に用意して設定しましょう。
メモをロックする方法
iPhoneのメモAppのメモをロックすれば、スマホが第三者の手に渡った場合でも、メモを見られるリスクを減らせます。
ただし、メモAppで作成したメモに鍵をかける前に、以下の3つの注意点を確認しましょう。
- メモのロック機能はiOS9.3以降に対応している
- iCloudもしくはiPhoneフォルダのメモのみロックできる
- メモごとにパスワードは変えられない
メモをロックできない場合は、OSをアップデートすることで解消されます。
メモAppのメールアカウント（Gmailなど）フォルダにあるメモは対象外です。
同一パスワードを使い回すので、セキュリティには十分気を付けましょう。
＜設定からメモをロックする方法＞
ここからは、iPhoneの設定アプリからメモをロックする方法を解説します。設定アプリからパスワードを登録すれば、メモにロックをかけられるのです。
はじめに、設定アプリから[メモ]をタップしまし、[パスワード]を選択します。
「iPhoneのパスコードでメモをロック」と「別のパスワードを作成」の2択が出てくるので、今回は「別のパスワードを作成」を選択します。続いて[パスワード]と[ヒント]の入力画面が出てくるので、入力して[完了]を押しましょう。
設定が完了したら、メモAppからロックしたいメモを開きます。画面右上の[･･･]から[ロック]をタップすればメモがロックされます。
以上の操作で、メモにロックをかけることができました。
＜メモAppからメモをロックする方法＞
次に、メモAppでパスワードを設定して、メモにロックをかける方法を解説します。
はじめに、任意のメモを選択して、画面右上にある[･･･]から[ロック]をタップしましょう。続いて、[パスワード]と[ヒント]を入力し、[完了]を押します。
メモ画面に戻るので、画面右上の[鍵マーク]をタップすれば、メモがロックされます。
以上の操作で、メモAppからメモのロックが設定できます。
メモのロックを解除する方法
以下では、メモのロックを解除する方法をご紹介します。
ロックの解除は、対象のメモをパスワードで開き、画面右上の[･･･]をタップして表示される[取り除く]を選択するだけです。
以上の操作で、メモからロックを解除できます。メモ画面から鍵マークが消えたことを確認しましょう。
【要注意】iPhoneのメモAppを使い続ける4つのデメリット
以下では、iPhoneに標準搭載されているメモAppを使い続けるデメリットをご紹介します。とくに、メモAppを仕事で使っているビジネスマンは、目を通しましょう。
（1）セキュリティリスクが高く危険
1つ目は、セキュリティリスクが高く危険な点です。
メモAppは同一のパスワードを使い回す仕組みなので、セキュリティが脆弱になります。メモを保護するために設定したパスワードが知られてしまうと、すべてのメモが見られてしまう危険性があるのです。
したがって、仕事のメモを管理する場合には「Stock」のように、強固なセキュリティでメモを管理できるアプリを選びましょう。
（2）毎回パスワードを入力する手間がかかる
2つ目は、毎回パスワードを入力する手間がかかる点です。
ロックをかけたメモを開くには、毎回パスワードを入力する必要があります。そのため、メモの内容をすぐに確認したい場合でも、パスワードを入力する手間がかかり面倒です。
このように、メモAppは一つひとつのメモにパスワードを入力しなくてはならないデメリットがあります。
（3）目的のメモがすぐに見つからない
3つ目は、目的のメモがすぐに見つからない点です。
メモAppはフォルダが1階層しか用意されておらず、作成日やタイトルで並び替えもできません。そのため、「必要なメモが埋もれてしまい見つからない」という状況になりやすく、適切な情報管理が求められるビジネスにおいては不向きです。
また、タグ機能を使ってメモを整理する方法もありますが、タグ付けしている場合はメモをロックすることができません。したがって、ビジネス利用の場合には、必要なメモへ素早くアクセスでき、安全性の高いシンプルなアプリを選びましょう。
（4）パスワードを忘れてしまう
4つ目は、パスワードを忘れてしまう点です。
メモのロックに使用していたパスワードを忘れてしまうと、ロックがかけられているメモを開くことができません。そのため、仕事上重要な情報をメモ内に残していた場合、重大な損害に繋がってしまう恐れがあるのです。
パスワードを忘れてしまった場合の処置として、新しいパスワードを設定することは可能です。しかし、新しいパスワードはそれ以降に作成したメモにのみ適用されるため、古いパスワードでロックしたメモを開くことはできないので注意しましょう。
iPhoneメモのパスワードを忘れたときの対処方法
「パスワードのリセット」と「新しいパスワードの設定」の手順は以下の通りです。
はじめに、[設定]を開いて[メモ]を選択して、[パスワード]の項目をタップします。
次に、パスワードを変更したいアカウントをiCloud、iPhoneから選択します。パスワードの設定画面が表示されたら[パスワードをリセット]を選択しましょう。
iPhoneのパスコードまたはAppleアカウントのパスワードを入力後[パスワードをリセット]を選んでリセットを完了します。
リセットが完了したら、新しいパスワードを設定する画面が表示されます。新しいパスワードを入力後、[完了]をタップすれば、パスワードの再設定ができます。
このように、パスワードを忘れた場合は、設定からパスワードのリセットと再設定をする必要があります。
【おすすめ】強固なセキュリティのビジネス向けメモアプリ
以下では、強固なセキュリティのおすすめのビジネス向けメモアプリをご紹介します。
メモAppにはロック機能がありますが、毎回パスワードを入力する必要があるため、閲覧までに手間がかかります。また、メモAppでは同じパスワードを使い回して使用するため、セキュリティ面にも懸念が残ります。
そのため、仕事上のメモを管理する場合は、「編集・閲覧権限を設定できるITツール」を利用しましょう。編集や閲覧の権限を個別に設定できれば、毎回パスワードを入力する手間を省けるほか、セキュリティ上の懸念点やパスワードを忘れる心配も解消されます。
結論、メモAppからの乗り換え先に最適なのは、高セキュアな環境下でメモの作成・管理・共有を一元化できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に書き込んだメモは「フォルダ」単位でメンバーの編集・閲覧権限を設定できるほか「ISO17001」も獲得しているので、内部・外部向けの情報セキュリティ対策が万全です。また、「マイフォルダ」もあるので自分だけのメモも安全に残せます。
外部・内部向けにセキュリティ対策が万全なメモアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
iPhoneのメモロック機能でよくある質問
ここでは、iPhoneのメモロック機能でよくある質問を紹介します。うまくメモロック機能が使えない時には、以下の内容を参考にしましょう。
（1）メモをロックできないときは？
メモをロックできない場合、以下に当てはまる可能性があります。
- 対応OSにアップデートされていない
- メモをiCloud、iPhone以外のアカウントで作成している
- メモにタグが付いている
メモのロック機能に対応しているのはiOS9.3以降です。メモをロックできない場合は対応OSにアップデートされていない可能性があります。[設定]アプリの[一般]＞[情報]から、iOSのバージョンを確認しましょう。
Gmailなどほかのアプリで作成したメモはロックをかけられません。メモを作成したアカウントは、メモの[フォルダ]画面から確認できます。
メモAppにはタグ機能が備わっており、メモの整理に役立ちます。タグが付いているメモはロックをかけられないので、ロックできない場合はメモにタグが付いていないか確かめましょう。
このように、メモをロックできないときには原因があるので、現状と照らし合わせながら対処しましょう。
（2）パスワードの安全性を高めるには？
パスワードの安全性を高めるためには、メモAppの「カスタムパスワード」を利用して、なるべく複雑なパスワードを設定しましょう。
具体的には、文字数が長く、特定の意味を持たない文字列にすることで、無関係の第三者に推測されるのを防ぐことができます。ただし、長くて意味を持たない文字列は、設定した側も覚えておくのが大変なので、忘れないよう工夫が必要です。
また、安全性を高めるためにパスワードを定期的に変更する方も少なくありません。しかし、総務省からは「定期的なパスワード変更は不要」と公表されており、過度な変更は逆効果となるため注意しましょう。
iPhoneのメモをロック/解除する方法まとめ
これまで、メモをロック/解除する方法や、iPhoneのメモAppを使い続けるデメリットをご紹介しました。
iPhoneのメモはロックして安全性を高められる一方で、パスワードは同じものを使い回す仕組みになっています。そのため、1度パスワードが知られてしまえば、大切なメモがすべて漏えいする危険性が伴うのです。
そのため、安全な環境で仕事のメモを管理したい場合には、早めに別のアプリに切り替えましょう。たとえば、2段階認証（ログインに必要な「メールアドレス」「パスワード」に加え、スマホの「確認コード」の設定）”で保護できるアプリが最適です。
ただし、高セキュリティなツールは操作も難しくなりがちなので、簡単に使えるアプリを選ぶべきです。結論、メモAppの代替には、内部・外部向けに強固なセキュリティ対策が施されており、直感的に使いこなせるアプリ「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、高セキュアな環境で簡単にメモが取れるようにしましょう。
