仕事の大切なポイントをメモに書き残せば、作業を早く覚えたり、ミスをしないように復習したりできます。このようなメリットから、メモはビジネスマンの基本的なスキルとして、新人教育のカリキュラムに採用する企業もあります。
しかし、はじめはメモをしていた社員でも、次第にメモがめんどくさくなり「メモをとらない」「メモはするが見返さない」という状況になります。そのため、「部下がメモの重要性を理解しておらず、仕事に支障が出ている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メモがめんどくさいと感じる理由と改善策をご紹介します。
- 普段の業務でメモを取るのが面倒だと感じている
- メモを取ってもすぐに見返せないので、煩わしい
- メモが楽に取れるアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、部下がメモをめんどくさいと感じる理由が分かり、具体的な対策ができるようになります。
目次
メモをとるメリットとは
メモをとるメリットには、以下の3つがあります。
- 業務を振り返りやすくなる
- 作業を効率よく進められる
- 言語化する能力が高まる
会議の内容や上司からの指示など、あとから振り返りたいことをメモに書き残しておけば、時間が経っても情報を正確に理解できます。
メモをとることで情報が整理され、次にするべき作業が明確になります。そのため、優先度の高いタスクから効率よくこなせるようになるのです。
メモをとるときには、要点を自身の言葉でまとめて表現する必要があります。そのため、習慣化すれば言語能力が大幅に高まり、複雑な事象でも適切に言語化できるようになるのです。
メモをとる理由を正しく理解していなければ、部下がメモを取ろうとする動機が生まれません。したがって、部下がメモをめんどくさいと感じている場合には、上記のメリットを伝えましょう。
メモを「めんどくさい」と感じる3つの原因とは
メモは大切な情報の備忘録として重宝します。そのため、メモをめんどくさいと感じている原因を明らかにして解消しなければ「部下が何度も同じ質問をしてくる」「メモをすることが目的になっていて見返せていない」という状況は改善されません。
そこで以下では、メモがめんどくさいと感じている原因を、3つに分けて解説します。
（1）メモを書くハードルが高い
メモを面倒に感じる原因のひとつに、メモを書くハードルが高いことがあります。
メモはあとから振り返るための備忘録なので、一目で内容が分かるように情報を整理しながら書き残さなければなりません。そのため、話を聞きながら、書き方を工夫してメモしなければならず「メモを残すのが大変だ」という状況になるのです。
このように、メモを書き残すことに対するハードルの高さが原因で、次第にメモするのが「めんどうくさい」と感じる場合があります。
（2）メモを見返す習慣がない
次に、”メモをあとから見返す”という習慣が、身についていないことが挙げられます。
仕事のメモをとる人は多い一方で、あとから見返している人は少ないのが現状です。原因としては「どのメモが重要なのか分からない」「メモがまとめられていないので探すのに時間がかかる」などがあります。
そのため、「その場限りのメモ」を残すのに煩わしさを感じてしまい、結果としてメモを取らなくなってしまうのです。
（3）メモの共有に手間がかかる
チームでメモを運用している場合、共有に手間がかかり面倒な場合があります。
たとえば、顧客情報などを紙媒体でメモしていると、チームで共有するのに、コピーしたり、PDFにしてメールなどで送ったりしなければなりません。以上のように、作成したメモを共有するのが負担となり、メモを取るのに消極的になってしまうのです。
このように、紙のメモは不必要な工数が生じやすく、「メモをとる」という作業自体が面倒に思えてしまうのです。したがって、「Stock」のようにメモを簡単に共有できるアプリを使って「めんどうくさい」という状況を解消する必要があるのです。
紙とアプリではどちらがメモに適しているのか
メモを取らなくなる原因としては「書き残すハードルが高い」「見返す習慣がない」「共有に手間がかかる」といった原因が挙げられます。そのため、これらの原因を解消しつつメモを取っていくには、スマホから利用できる「メモアプリ」が適していると言えます。
また、具体的な理由には、以下3点が挙げられます。
- 一から作成する手間を省ける
- 情報がすぐに見つけられる
- 簡単に共有できる
メモアプリでは、顧客のヒアリングや会議の議事録など、必要となる項目をテンプレートとして貼り付けられる機能を備えているものがあります。よって、メモを一から作成する必要がないうえに、項目に沿って記載すれば良いので綺麗なメモに仕上がります。
メモを見返すのが面倒なのは、すぐに目的のメモが見つからないからです。そこで、検索機能を備えているメモアプリを使えば、わずかな操作で必要な情報が探し出せるのでストレスがありません。
仕事のメモをチームで共有したい場合、紙のメモだとメールやチャットを介さなければいけません。そこで、作成したメモをリアルタイムでメンバーへ共有できるメモアプリを使えば、これまで紙のメモで生じていたストレスを解消できるのです。
このように、「誰でもメモの作成/管理/共有が簡単にできる機能」が搭載されているメモアプリを使うと、メモを取るのがめんどうくさいと感じてしまう原因が解消できるのです。結果として、仕事の効率を格段に上げることができます。
【必見】メモが楽に取れるおすすめのアプリ
以下では、メモが楽に取れるようになるおすすめのアプリをご紹介します。
紙のメモ帳では、メモの作成・共有・管理に手間がかかるため、メモを面倒だと感じる原因になってしまいます。したがって、「デジタルのメモアプリ」を導入し、紙の非効率さを解消する必要があるのです。
とくに、メモの作成に役立つ「テンプレート」やメモを探し出せる「検索機能」、アプリ上でメモのやりとりができる「共有機能」が搭載されたアプリであれば、メモを取るのがめんどくさいという状況を迅速に改善します。
結論、ビジネスのメモで利用すべきなのはメモの作成から管理までに必要な情報共有・管理の機能に過不足がない「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、テンプレートを使ってメモを作成可能です。また、作成後はすぐに任意のメンバーへ共有され、直感的な「フォルダ」で管理できるので、メモの作成から管理までにおける「煩わしさ」を簡単に解消するのです。
ノートの代わりになるシンプルなメモアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
番外編｜「メモを取っても仕事が覚えられない」理由と解決策
メモを取っても仕事が覚えられない理由の一つに「メモの内容が分散している」点が挙げられます。
メモを残していても、各業務に関する情報がさまざまなページに書かれていると、情報が混ざり見落としやすくなってしまいます。たとえば、後からメモを見返したときにメモが無関係な場所に書かれていては、知りたい情報をすぐに見つけることができません。
したがって、仕事のメモは見落としを防ぐために業務ごとにまとめて管理すべきなのです。そこで「Stock」のようにノート単位で書き分けられるアプリを使うと、情報が混ざらず見つけやすくなります。
「メモを取るのがめんどくさい」状況を改善する方法まとめ
これまで、メモがめんどくさいと感じる原因と改善策をご紹介しました。
メモをめんどくさいと感じる根本的な原因は「紙のメモ」です。紙のメモは、メモを一から書く必要があるので手間がかかり、目的の情報がすぐに見つからず、簡単に共有ができません。
そのため、メモのひな形を貼り付けられるテンプレートや、目的の情報をストレスなく見つけられる検索機能、メモの共有機能がある「メモアプリ」を選びましょう。ただし、紙からデジタルへの移行はハードルが高いので、誰でも簡単に使いこなせるのが条件です。
結論、自社が導入すべきは、メモに必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるほどシンプルなアプリ「Stock」一択です。Stockであれば、使い方を説明せずとも導入即日から運用に乗せられます。
ぜひ「Stock」を導入し、メモがめんどうくさいという状況を改善しましょう。
