仕事の大切なポイントをメモに書き残せば、作業を早く覚えたり、ミスをしないように復習できたりします。このようなメリットから、メモはビジネスマンの基本的なスキルとして、新人教育のカリキュラムに採用する企業もあります。
しかし、はじめはメモをしていた社員でも、次第にメモがめんどくさくなり「メモをとらない」「メモはするが見返さない」という状況になります。そのため、「部下がメモの重要性を理解しておらず、仕事に支障が出ている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メモがめんどくさいと感じる理由と改善策をご紹介します。
- 部下にメモの重要性を説いているが効果がない
- メモがめんどくさいと感じる理由がどこにあるのか分からない
- 部下が何度も同じ質問をしてくるため、ベテランの業務に支障が出ている
という方はこの記事を参考にすると、部下がメモをめんどくさいと感じる理由が分かり、具体的な対策ができるようになります。
目次
メモをとるメリットとは
メモをとる理由を正しく理解していなければ、部下の指導は上手く進められません。そこで以下では、メモをとるメリットを3つご紹介します。
- 業務を振り返りやすくなる
- 作業を効率よく進められる
- 言語化する能力が高まる
会議の内容や上司からの指示など、あとから振り返りたいことをメモに書き残しておけば、時間が経っても情報を正確に理解できます。
メモをとることで情報が整理され、次にするべき作業が明確になります。そのため、優先度の高いタスクから効率よくこなせるようになるのです。
メモをとるときには、要点を自身の言葉でまとめて表現する必要があります。そのため、習慣化すれば言語能力が大幅に高まり、複雑な事象でも適切に言語化できるようになるのです。
このように、メモには「業務を振り返りやすくなる」「作業を効率よく進められる」「言語化する能力が高まる」という3つのメリットがあります。したがって、部下がメモをめんどくさいと感じている場合には、すぐに改善する必要があるのです。
メモを面倒に感じる3つの理由とは
メモは大切な情報の備忘録として重宝します。そのため、メモをめんどくさいと感じている理由を明らかにしなければ「部下が何度も同じ質問をしてくる」「メモをすることが目的になっていて見返せていない」という状況は改善されません。
そこで以下では、メモがめんどくさいと感じている理由を、3つに分けて解説します。
（1）メモを書くハードルが高い
メモを面倒に感じる理由のひとつに、メモを書くハードルが高いことがあります。
メモはあとから振り返るための備忘録なので、一目で内容が分かるように情報を整理しながら書き残さなければなりません。したがって、メモを書く前からハードルが上がってしまい「そもそもメモを残すのが面倒だから使わない」という状況になるのです。
このように、メモを書き残すことに対するハードルの高さが原因で、メモを面倒だと感じる場合があります。
（2）メモを見返す習慣がない
次に、メモをあとから見返す習慣がない場合もあります。
仕事のメモをとる人は多い一方で、あとから見返している人は少ないのが現状です。原因としては「メモを書くこと自体が目的になっている」「メモがまとめられていないので探すのが面倒」「見返すのを忘れている」などがあります。
メモはあとから情報を確認するために書き残すものなので、メモを振り返るのがめんどくさいという状況は早急に解消しなければなりません。
（3）メモの共有に手間がかかる
チームでメモを運用している場合、共有に手間がかかり面倒な場合があります。
たとえば、顧客情報を共同の紙書類へメモしているチームでは、追記するために保管場所へ行く手間がかかります。また、メモを確認したい場合にも、ほかの書類のなかから探し出さなければならず面倒です。
このように、アナログな方法で情報管理をしていると業務の妨げになってしまう可能性があります。したがって、「Stock」のようにメモを簡単に共有できるアプリを使って「面倒さ」を解消する必要があるのです。
「メモがめんどくさい」を解消する唯一の方法
メモをとらなくなる背景には「書き残すハードルが高い」「見返す習慣がない」「共有に手間がかかる」という3つの原因があります。それらを解決するには、スマホから利用できる「メモアプリ」の導入が有効です。
メモアプリには以下の3つの機能が搭載されており、メモがめんどくさいと感じる根本的な原因を解消します。
- テンプレート機能
- 検索機能
- 共有機能
顧客のヒアリングや会議の議事録など、書くべき項目が決まっているメモのひな形を貼り付けられる機能です。メモを一から作成する必要がないうえに、項目に沿って記載すれば良いので綺麗なメモに仕上がります。
メモを見返すのが面倒なのは、すぐに目的のメモが見つからないからです。しかし、メモアプリの検索機能を使えば、わずかな操作で必要な情報が探し出せるのでストレスがありません。
仕事のメモをチームで共有したい場合、メモを作成した瞬間にリアルタイムでメンバーへ共有されるメモアプリが重宝します。これまで紙のメモでやりとりしていた職場環境が一気に改善され、効率的でミスの少ない仕事ができるようになるのです。
このように、メモアプリには「誰でもメモの作成/管理/共有が簡単にできる機能」が搭載されているので、情報管理に課題を感じている場合には、早急に導入しましょう。
メモの煩わしさを解消するおすすめのアプリ
以下では、メモの煩わしさを解消するおすすめのアプリをご紹介します。
紙のメモ帳では、メモの作成・共有・管理に手間がかかるため、メモを面倒だと感じる原因になってしまいます。したがって、「デジタルのメモアプリ」を導入し、紙の非効率さを解消する必要があるのです。
とくに、メモの作成に役立つ「テンプレート」やメモを探し出せる「検索機能」、アプリ上でメモのやりとりができる「共有機能」が搭載されたアプリであれば、メモがめんどくさい状況を迅速に改善します。
結論、ビジネスのメモで利用すべきなのはメモの作成から管理までに必要な情報共有・管理の機能に過不足がない「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、テンプレートを使ってメモを作成可能です。また、作成後はすぐに任意のメンバーへ共有され、直感的な「フォルダ」で管理できるので、メモの作成から管理までにおける「面倒さ」を簡単に解消するのです。
ノートの代わりになるシンプルなメモアプリ「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
めんどくさいメモを改善する方法まとめ
これまで、メモがめんどくさいと感じる理由と改善策をご紹介しました。
メモをめんどくさいと感じる根本的な原因は「紙のメモ帳」です。紙のメモ帳は、メモを一から書く必要があるので手間がかかり、目的の情報がすぐに見つからず、簡単には共有ができません。
そのため、メモのひな形を貼り付けられるテンプレートや、目的の情報をストレスなく見つけられる検索機能、メモの共有機能がある「メモアプリ」を選びましょう。ただし、紙からデジタルへの移行はハードルが高いので、誰でも簡単に使いこなせるのが条件です。
そこで、「Stock」のように、メモに必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるほどシンプルなアプリであれば、使い方を説明せずとも導入即日から運用に乗せられます。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」を導入し、メモがめんどくさいという状況を改善しましょう。
