業務を円滑に進めるためには「情報共有」をどれだけ密に行えるかが重要です。情報共有が不十分だと、認識違いからトラブルに発展してしまうため情報を共有しやすい環境の構築が必要です。
しかし、社内の情報共有がうまくいかないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報共有の意味やメリット、上手くいかない原因と解決策を解説します。
- 社内の情報共有がうまくいっておらず、共有方法を改善したい
- 社内の情報共有を促す方法を知りたい
- 情報共有を円滑にして、業務を効率的に進めたい
という方はこの記事を参考にすると、情報共有の大切さが分かり、社内の効率的な情報共有も促進できるようになります。
目次
情報共有とは
情報共有とは、ビジネス上の情報・知識などを、企業や組織全体で伝えあうことです。
たとえば、業務の進捗状況や新しい事業についての概要など、ビジネスに関わるさまざまな情報を口頭やメール、メッセージなどで伝えることを指します。情報が属人化する事態を防ぎ、ノウハウを活かす仕組みを作る手段のひとつが情報共有と言えます。
このように、情報共有は、ビジネスで業務を進めるうえで必要不可欠な役割を果たしているのです。
情報共有の大切さとは
情報共有の大切さのひとつに「意思決定や新たな発想を生むきっかけになる点」があります。
効率的に情報共有ができると、仕事を進めるうえでの判断スピードを向上させたり、共有漏れによるトラブルを防止したりできます。たとえば、新規顧客からの問い合わせ内容を連携すれば、営業が利用背景を踏まえた提案内容を決められたり、顧客の悩みを社内に共有すればサービス改善につなげられたりします。
このように、企業の発展には社員個人が持っている情報を、組織で活用できるような仕組みが必要です。したがって、企業は社員の情報共有に関する意識の醸成を行い、情報を共有しやすい環境を整える必要があるのです。
情報共有で得られる3つのメリット
ここでは、情報共有の実行によって得られる3つのメリットを解説します。情報を適切に共有しているチームは、以下3つの効果を常に得ながら仕事を進めているのです。
(1)業務の効率・生産性が向上する
情報共有の1番のメリットは、業務効率と生産性の向上です。
たとえば、「新規営業をかけるために、既存顧客の情報を活用したい」と考える社員がいた場合、社内の情報共有体制が整っていなければ、営業担当者に確認する工数が発生してしまいます。しかし、必要な情報が確認できる場所に記録されていれば直接調べられるため、社員と営業担当者双方に無駄な時間が発生しません。
このように、作業時間を短縮し業務を効率的に進めるには情報共有が重要です。
(2)知識が均一化される
情報共有が効果的にできると社内の知識が均一になり、認識が統一されます。
例として、新規顧客獲得の知識やノウハウを社内共有すれば、新規顧客を増やす成功パターンを営業部全体で実行できます。また、作業マニュアルを作成しておけば、教育時間の削減や社員の業務ミス防止につながり、全体の作業スピードも効率化されます。
このように、個人に依存する知識を減らし、誰がやっても同じクオリティで作業に取り組めることは、情報共有の効果のひとつだと言えます。
(3)コミュニケーションが活性化する
情報共有によって、社内のコミュニケーションが活性化するメリットもあります。
情報共有が定着すると、共有すべき内容や業務の進捗について話し合う機会が増え、それに伴って社員同士がコミュニケーションをとる機会も増えます。また、業務上のやりとりに限らず、雑談など、社員が信頼関係を築けるような会話の発展にもつながるのです。
したがって、情報共有は社員同士のコミュニケーションを活性化できることもメリットと言えます。
社内の情報共有不足が引き起こす問題とは？
以下では、情報共有不足によって引き起こされる問題について解説します。情報共有が不十分では、最悪の場合に企業活動が停止する危険性があるため注意しましょう。
業務ミスが起こり信用を損ねる
情報が共有されなければ業務ミスが発生し、信用を損ねる事態につながります。
たとえば、納品予定の商品数を100個増やしたいと連絡があった際、連携が滞れば変更内容が現場に伝わらず納期までに商品が用意できない事態に陥ります。対応が遅延すれば顧客の信用の喪失はもちろん、顧客への損害賠償責任を負うリスクもあるのです。
したがって、情報共有がうまくいかない企業は、まずは社内の情報共有が滞っている原因を調査して共有フローを見直しましょう。
ノウハウが属人化し仕事の質が下がる
情報共有が滞っていると、社員によって知識の偏りが発生してしまいます。
知識が偏る原因は、ノウハウが一部のメンバーで独占されている状況になっているためです。ノウハウが共有されなければ質にばらつきが出て、全社的な仕事のクオリティは向上しません。また、特定の社員に作業負荷が集中するリスクもあり、従業員の不満にもつながってしまいます。
こうした事態を防ぐためにも、社員の積極的な情報共有を促進する環境づくりが大切です。たとえば、社内の情報を一元化できる「ナレカン」のようなツールを使えば、社員がいつでも簡単にノウハウを共有できる環境を作れます。
社内の人間関係が悪化し不満が蓄積する
情報共有不足は、チームの信頼関係にも大きな影響を与えます。
たとえば、「情報の伝達ミスで自分だけ会議の連絡を受けていなかった」場合、情報伝達を怠った相手に悪意がなくとも不信感を抱いてしまいます。信頼関係が失われると社内環境が悪くなり、従業員の満足度低下や離職発生にもつながるのです。
このように、チームの団結力を高め、組織力を向上させるためにも社員同士がコミュニケーションしやすい環境を整えることが必要です。
【注意】社内で情報共有ができていない原因
ここでは、社内で情報共有が上手くできない原因について解説します。自社の情報共有がうまくいかない企業は、以下の内容に当てはまっていないか確認し改善を図りましょう。
情報共有の重要性を理解していない
まず、社員が情報共有の重要性を理解していないことが原因として挙げられます。
情報共有の重要性を理解していない社員は、「情報共有が面倒」「自分の利益のために情報を独占したい」など、情報共有をすることで発生するデメリットに着目している場合があります。
そのため、情報共有によって得られる個人や企業のメリットと、共有不足がもたらす脅威を説明し、理解してもらう必要があるのです。
情報共有の環境が整備されていない
情報共有が上手くいかない一番の理由は、情報共有の環境が整備されていないことです。
社内情報を共有する媒体が決まっていなければ、個人単位で紙や文書ファイルなどの異なるツールに情報を書き残すことになり、情報が分散します。結果として、必要な情報が共有されず社内で情報格差が生まれたり、記録を正しく残したかで争うトラブルが発生したりしてしまうのです。
したがって、社内情報を集約するには、記録するツールをひとつに絞りましょう。近年では、情報へのアクセス性や利便性の高さから「クラウド上での情報管理」が一般的であり、たとえば、「ナレカン」のようなクラウドツールを使うと簡単に情報を共有できる仕組みが構築できます。
社内の情報共有を促す解決策3選
以下では、社内での情報共有を促すための解決策を3つ紹介します。情報共有の方法を改善した企業は、情報不足による負担の解消に成功しています。
(1)情報共有の重要性を社内に認識させる
まずは、情報共有が重要であるという認識を社内に定着させましょう。
情報共有の体制を整えても、社内に定着しなければ形骸化してしまい情報共有の煩わしさは解消されません。社内の情報共有を定着させるには、情報共有が業務にもたらすメリットを、現場で働く従業員に理解させる必要があります。
したがって、従業員が情報共有の重要性を認識できるように、情報共有のメリットを具体的に伝えましょう。たとえば、実際に現場社員が悩んでいる作業のノウハウを共有し、情報共有の効果を体感してもらうことも、メリットを理解させる一つの手段です。
(2)情報共有の明確なルールを作る
必要な情報をスムーズにやりとりするには、フォルダやファイルの管理ルールを決める必要があります。
具体的には、「共有するファイルの命名法」「分類ルール」「アクセス権限」を定めましょう。たとえば、以下のようなルールで運用すると管理しやすくなります。
- ファイル名は、内容が一目でわかるようにつける （例）「20/12/1 新規事業の進行度に関する議事録」
- ファイルを分類する際は、「業務の種類や時期別」にする
- データの上書きや削除トラブルを防ぐため、「編集する人以外は”閲覧のみ権限”にする」
このように、ルールを定めておくと必要なときに必要な情報へのアクセスがスムーズになり、情報検索時のストレスを軽減できます。
情報共有ツールを導入する
「情報共有ツール」を導入すると、紙や口頭での情報共有におけるリスクを回避しながら、社員同士でのやりとりがスムーズになります。
ExcelやWordに代表されるようなツールに比べ、情報共有ツールは都度作成したファイルをメールで添付する必要がないため、より簡単に情報共有ができます。また、オンラインで利用するので場所や端末を問わず、リアルタイムで情報共有が可能です。
アナログな方法で情報共有をしている企業は、情報共有ツールを導入すると、社内共有で発生する工数が削減できるのです。ただし、誰もが使えるツールでなければ利用が定着しない点に注意しましょう。
【必見】スムーズな情報共有が簡単に実現するおすすめツール
以下では、スムーズな情報共有が簡単に実現するおすすめツールを紹介します。
社内の情報共有が上手くいかない場合には、情報を簡単に共有できるツールの導入が最適です。共有方法が煩雑であると社員の情報共有のハードルが上がってしまうため、シンプルなツールでいつでも簡単に共有できる環境を整えることが重要なのです。
ただし、情報を共有して終わりではなく、その後の業務に活かすためには、共有された情報を全員がスムーズに確認できる必要があります。そのため、「必要な情報をすぐに確認して、業務に活かせるか」もツールを選ぶうえでのポイントとなるのです。
結論、社内の情報共有には社内のスムーズな情報共有だけでなく、欲しい情報をすぐに見つけだす作業まで簡単に進められるツール「ナレカン」が必須です。
ナレカンは「記事」に書いた知識やノウハウをリアルタイムで気軽に共有できます。また、「キーワード検索」で欲しい情報をすぐに見つけ出せるので、共有後の情報活用まで簡単に実現可能です。
社内の情報を簡単に共有・管理するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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情報共有の大切さやうまくいかない原因のまとめ
ここまで、情報共有の重要性やうまくいかない原因、改善策を紹介しました。
情報共有は業務の効率化やコミュニケーションの活性化に重要な役割を果たしています。社内の情報共有を定着させるには、社員に情報共有の重要性を認識させたうえで、情報を共有しやすい環境の構築が必須です。
ただし、情報を業務に活かすには、「共有のしやすさ」だけでなく、「確認のしやすさ」も大切です。そこで、情報をいつでも簡単に見つけられて、すぐに確認できるITツールを導入しましょう。
したがって、社内の情報共有には、簡単に情報を共有できるうえ、欲しい情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内の情報共有の悩みを解消しましょう。
