グループウェアは、社内の情報共有や業務効率化を支援するツールとして、多くの企業で導入が進んでいます。しかし、スケジュール管理・チャット・ワークフローなど多機能であるがゆえに、自社に最適な選定が難しいと感じるケースも少なくありません。
「機能が多すぎて何を選べばいいのか分からない」「自社に本当に必要な機能が整理できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、グループウェアの機能の整理方法と、自社に必要な機能を見極めるための判断軸を中心にご紹介します。
- グループウェアの導入を検討しているが、機能が多すぎて困る情報システム担当者
- 自社に必要な機能の優先順位が整理できていない管理職
- メールやExcel、チャットの分散管理に限界を感じている業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、自社に必要なグループウェアの機能が明確になり、最適なツールを迷わず選べるようになります。
目次
【徹底解説】なぜグループウェアが必要なのか
グループウェアとは、社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にし、複数人で行う業務をスムーズに進めるためのソフトウェアを指します。
グループウェアが必要とされる理由は、業務の複雑化とリモートワークの普及により、情報の分散や伝達漏れが発生しやすい環境になっているからです。その結果、認識のズレや手戻りが増え、業務効率が低下する原因となります。
たとえば、メールでは過去のやり取りを探すのに時間がかかり、チャットでは重要な情報とそうでない情報が混在してしまい、情報が分散して管理しづらくなります。
グループウェアを活用すれば、複数人が関わる業務でも情報のやり取りや進捗を可視化でき、状況を正確に把握できます。そのため、自社の業務内容と照らし合わせながら必要な機能を整理し、最適なグループウェアを選定することが重要です。
【一覧表あり】グループウェアの主要な機能とは
以下の表は、グループウェアの標準機能をカテゴリごとにまとめたものです。ただし、すべて自社に必要なわけではなく、むしろ多機能すぎると使いこなせません。
したがって、すべての機能を把握するのではなく、「自社に本当に必要な機能だけ」を見極める視点で確認することが重要です。
| 情報共有を円滑にする機能 | |
|---|---|
| ファイル共有機能 | 部署やチーム、カテゴリごとに書類を格納して整理する機能 |
| 掲示板機能 | 会社全体に対して情報発信する機能 |
| 文書作成 | 議事録や日報など業務上の文書を作成する機能 |
| 組織図共有 | 組織全体の部署構造について共有する機能 |
| コミュニケーションを促進する機能 | |
| メール/伝言機能 | パソコンのメールソフトのようにメールを送受信できる機能 |
| チャット機能 | チームや個人の間で会話のようにやりとりできる機能 |
| 在籍／離籍確認 | 現在の勤務状況（出社中や外出中など）を表示する機能 |
| Web会議機能 | オンライン上で会議できる機能 |
| 情報管理を簡素化する機能 | |
| プロジェクト管理機能 | プロジェクトの進捗状況を管理するための機能 |
| タスク管理機能 | 各社員が抱えるタスクを可視化する機能 |
| スケジュール管理機能 | 社員のスケジュールを可視化したり、日程調整したりする機能 |
| アドレス管理機能 | 社員や顧客のアドレスを一箇所に集約する機能 |
| 業務を効率化する機能 | |
| ワークフロー機能 | 決裁フローを明確化し、紙媒体よりも工数を減らすための機能 |
| タイムカード機能 | オンライン上で出退勤時間を入力する機能 |
| 検索機能 | 必要な資料を探し出すための機能 |
| 経費精算機能 | 経費の精算フローを効率化する機能 |
| リンク集 | 使用頻度の高いページをまとめておく機能 |
| その他の機能 | |
| 誤削除防止 | 削除した情報を一定期間保存し、誤削除に対応する機能 |
| ポータル機能 | トップページに重要な情報や使用頻度の高いものをまとめておく機能 |
| 運用管理 | メンバー削除・追加やグループの作成といった管理者向けの機能 |
自社の業務内容に照らして必要な機能を見極め、過不足のないグループウェア運用に役立てましょう。
【重要】グループウェアの機能を選ぶ判断軸
以下では、グループウェアの機能を選定する際に重要となる判断軸について解説します。自社に最適なツールを選びたい方は、以下の観点をもとに整理しましょう。
中小企業 or 大企業
企業規模によって、必要なグループウェアの機能は大きく異なります。
中小企業では、少人数での運用となるため、操作がシンプルで必要最低限の機能が備わっているツールが適しています。一方、大企業では部署間の連携や承認フローが複雑になるため、ワークフロー機能や権限管理など、組織全体を統制できる機能が求められます。
たとえば、中小企業で多機能なツールを導入すると使いこなせず定着しない恐れがあります。一方、大企業で機能が不足しているツールを選ぶと、業務をカバーしきれず別ツールを併用する必要が生じます。
したがって、企業規模に応じて必要な機能の範囲と管理レベルを見極めて選定することが重要です。特に、中小企業では多機能さよりも「誰でも迷わず使えるシンプルさ」を重視したツールのほうが、現場に定着しやすくなります。
現場作業 or デスクワーク
業務の性質によって、重視すべき機能は変わります。
現場作業が中心の業務では、スマートフォンから簡単に操作できることや、写真・報告をすぐに共有できる機能が重要です。一方、デスクワーク中心の業務では、ファイル管理やスケジュール調整、タスク管理等、情報整理と業務効率化を支える機能が必要です。
たとえば、現場作業では外出先から日報や写真を投稿できる仕組みがなければ情報共有が遅れます。デスクワークでは複数の資料を扱うため、ファイル検索やバージョン管理ができないと作業スピードが低下します。
そのため、自社の業務が現場中心かデスクワーク中心かを整理し、それに適した操作性や機能を優先して選びましょう。特に、誰でも直感的に使えるシンプルなツールであれば、業務を問わず定着しやすいです。
シンプル or 多機能
グループウェアは、シンプルなものを選ぶか多機能なものを選ぶかも重要な判断軸です。
多機能なツールは幅広い業務に対応できる一方で、操作が複雑になりやすく、現場で使いこなせないリスクがあります。一方、シンプルなツールは導入しやすく定着しやすいですが、機能が不足すると別ツールを併用する必要が生じます。
たとえば、機能が多すぎるツールでは、どこに何の情報があるか分からず、かえって情報共有が上手くいきません。社員のITスキルや運用体制を踏まえ、過不足のない機能バランスで選定することが重要となります。
社員のITスキルや運用体制を踏まえ、過不足のない機能バランスで選定することが重要となります。そこで、「Stock」のように、多機能さよりも「必要な機能に絞られていて誰でも使いこなせること」が、情報共有を定着させるうえで重要です。
グループウェアのメリット・デメリット
グループウェアは企業の情報共有に有効な一方で、導入における注意点も存在します。
グループウェアを導入すると、情報共有の一元化やコミュニケーションの円滑化により、業務の抜け漏れや手戻りを防げます。一方で、機能が多すぎると使いこなせず、運用が定着しません。また、導入コストや教育コストが発生する点にも注意が必要です。
- メリット
- 情報を一元管理でき、必要な情報にすぐアクセスできる
- チャットやスケジュール共有により、コミュニケーションが円滑になる
- タスクや進捗を可視化でき、業務の抜け漏れを防げる
- デメリット
- 多機能すぎると操作が複雑になり、現場に定着しにくい
- 導入・運用にコストや教育の手間がかかる
- 自社に合わないツールを選ぶと、かえって業務効率が低下する
そのため、メリットだけでなくデメリットも踏まえたうえで、自社の業務や運用体制に適したグループウェアを選定することが重要です。
【中小企業必見】おすすめのグループウェアランキング6選
以下では、情報共有を円滑にし、誰でも使いこなせるおすすめのグループウェアをご紹介します。
グループウェアは便利な一方で、多機能すぎると操作が複雑になり、「結局使われない」「一部の人しか使いこなせない」といった状況に陥りがちです。そのままでは情報が分散したままとなり、業務効率の低下や認識ズレの原因になります。
実際にメールやチャット、Excelなど既存ツールを工夫して運用しても、情報は流れたり埋もれたりしてしまい、必要な情報をすぐに見つけられません。運用ルールでカバーしようとしても全員に徹底させるのは難しく、継続的な情報共有には限界があります。
そこで重要なのが、情報を一元管理しつつ、誰でも迷わず使えるグループウェアを導入することです。ツールを活用すれば、情報の蓄積とやり取りを整理しながら、チーム全体でスムーズに共有できるようになります。
こうした条件に最も当てはまるのが、シンプルな操作性で情報共有を定着させられるグループウェア「Stock」です。Stockは、社内情報をまとめた「ノート」に「メッセージ」「タスク」を紐づけて管理できます。情報が話題ごとに整理され、ITに不慣れな社員でも迷わず使いこなせる点で多くの企業に選ばれています。
第1位｜厳選された機能で使いやすいツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
第2位｜多機能で大規模利用にも対応するツール「desknet’s NEO」
＜desknet’s NEOの特徴＞
- 日本企業向けの多機能グループウェア
- オンプレミス・クラウドの両方に対応
スケジュール管理、回覧・申請、掲示板、設備予約、文書管理など、社内業務に必要な機能が揃っており、情報共有の基盤を整えられます。
クラウド版だけでなくオンプレミス版も提供されているため、セキュリティポリシーが厳しい企業や、自社サーバーでの運用を重視する組織にも対応可能です。
＜desknet’s NEOの機能・使用感＞
- ポータル画面で社内情報を一元管理
- ワークフロー機能で申請・承認業務を効率化
ログイン後のポータルにスケジュール、お知らせ表示、ダイレクトメッセージの通知などが集約表示されます。情報共有の抜け漏れを防ぎたい社内グループウェア運用に役立ちます。
稟議書や各種申請を電子化でき、承認ルートの設定や進捗状況の確認も可能です。紙やメールで行っていた申請業務をスムーズに置き換えられます。
＜desknet’s NEOの注意点＞
- 機能が多く初期設定に時間がかかりやすい
- スケジュールが見にくい
搭載機能が豊富な分、導入時にはどの機能を使うか整理し、運用ルールを決める必要があります。小規模チームではオーバースペックに感じる場合もあります。
利用しているユーザーからは「複数日にまたがるスケジュールを設定した際、1行表示に限定されるために、大変見にくくなります。」という声があります。（参考：ITreview）
＜desknet’s NEOの料金体系＞
クラウド版
- ライト：600円/ユーザー/月
- スタンダード：800円/ユーザー/月
- プレミアム：1,000円/ユーザー/月
パッケージ版
- 基本ライセンス：500,000円/100ユーザー
第3位｜紙業務をデジタル化しやすいツール「サイボウズ Office」
＜サイボウズ Officeの特徴＞
- 現場主導で少しずつ使い方を広げられる
- 社内コミュニケーションの「型」を作りやすい
全機能を一気に使いこなす必要がなく、まずはスケジュールや掲示板など必要な機能から段階的に導入できます。
掲示板やコメント、ワークフローを通じて、情報共有や申請の流れを社内ルールとして整えやすく、属人化しがちな業務ややり取りを仕組み化できます。
＜サイボウズ Officeの機能・使用感＞
- スケジュール・掲示板で社内情報を共有できる
- ワークフロー機能で申請業務を電子化できる
個人・チームの予定や社内のお知らせを一元管理でき、確認漏れを防ぎやすいです。口頭連絡やメールに頼りがちな職場で、情報共有の習慣を整えたい場合に便利です。
ワークフローを使って承認の流れを明確にできるため、属人化しやすい申請業務を組織全体のルールとして運用しやすい点が特徴です。
＜サイボウズ Officeの注意点＞
- プロジェクト管理機能は限定的
- メールの削除が不便
タスク管理や進捗把握は可能ですが、ガントチャートや高度なプロジェクト管理機能を求める場合は、専用ツールとの併用が必要になることがあります。
利用しているユーザーからは「サイボウズではメールを削除するには下までスクロールして削除ボタンを押さなければならないため不便。上にも削除ボタンをつけてほしい。」という声があります。（参考：ITreview）
＜サイボウズ Officeの料金体系＞
- スタンダードコース：600円/ユーザー/月
- プレミアムコース：1,000円/ユーザー/月
第4位｜チャットからWeb会議までできるツール「Microsoft Teams」
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- 会議の内容を一箇所にまとめられる
- 共同編集が可能
会議のチャットや共有ファイルは一か所にまとめられるので、別々に保存する場合に比べてアクセスしやすくなります。
Word、PowerPoint、ExcelといったMicrosoft365アプリのコンテンツをリアルタイムで共同編集できます。
＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞
- すぐにビデオ会議を始められる
- Googleカレンダーと連携できる
Microsoft Teamsにはビデオ会議の機能も搭載されています。チャットの画面から必要に応じて即座にビデオ会議を開始できるため、チャットでは埒が開かない場合は、すぐに会議で話し合えます。
Microsoft Teams内のカレンダーはGoogleカレンダーと連携することができます。そのため、今までGoogleカレンダーで予定を管理していた場合は、わざわざ予定を入れ直す手間なく、全ての予定を移行できます。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- 操作に慣れるまでに時間がかかる
- 多機能ゆえに複雑
Web会議や通話、チャットからファイルの共同編集までさまざまな機能が搭載されており、使い慣れるまでに時間を要します。
ユーザーの投稿には「Google Meetに慣れていると、インターフェースが多機能ゆえに少々複雑に感じることがあります。」という意見もありました。（参考：ITreview）
＜Microsoft Teamsの料金体系（一般法人向け）＞
Microsoft Teamsの一般法人向け料金体系は以下の表のとおりです。
（表は左右にスクロールできます。）
（表は左右にスクロールできます。）
| Microsoft Teams (無料) | Microsoft Teams Essentials | Microsoft 365 Business Basic | Microsoft 365 Business Standard | |
|---|---|---|---|---|
| 料金 | 0円 | 599円/ユーザー/月 | 899円/ユーザー/月 | 1,874円/ユーザー/月 |
| 会議時間 |
1対1：最長30時間
グループ会議：最長60分間
|
1対1：最長30時間
グループ会議：最長30時間
|
1対1：最長30時間
グループ会議：最長30時間
|
1対1：最長30時間
グループ会議：最長30時間
|
| ファイル ストレージ |
全チームで5GB | 10GB | 1TB | 1TB |
第5位｜Googleサービスと連携できるツール「Google Workspace」
＜Google Workspaceの特徴＞
- Googleが提供するビジネス向けのサービス
- サポート体制が充実
一般向けの無料アプリにはない「独自ドメインのメールアドレス」や「容量2倍のクラウドストレージ」といったビジネス向けのサービスを利用できます。
電話とメールによる24時間365日のサポート体制です。
＜Google Workspaceの機能・使用感＞
- グループカレンダーを作成できる
- 共同編集ができる
チーム内全員が閲覧できるグループカレンダーを作成することができます。そのため、会議のスケジュールや業務予定、休暇確認を簡単に共有できます。
ドキュメントやスライドは、複数ユーザーが同時に編集することができます。そのため、会議中に複数人で1つのページに意見を出し合ったり、書き込んだりして、資料をブラッシュアップできます。
＜Google Workspaceの注意点＞
- 効果がコストに見合わない可能性がある
- Microsoft Officeとの互換性に課題
カレンダーやメールといった特定の機能しか使わない場合、費用対効果が小さくなります。とくに中小企業や非IT企業に起こりやすいケースです。
ユーザーの投稿には「Excelファイルをスプレッドシートで開くと、複雑な数式やマクロが正しく動作しないことがあり、ファイル形式の変換やレイアウト調整の手間が発生する。」という意見もありました。（参考：ITreview）
＜Google Workspaceの料金体系＞
- Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
第6位｜ワークフローの効率化を実現するツール「J-MOTTO」
＜J-MOTTOの特徴＞
- 管理者向け機能が充実
- 日本語・英語に対応
ユーザー管理や権限設定、利用状況の把握など、管理者向けの機能が充実しているため、数百名の組織でも統制を取りながら運用できます。
日本語・英語に対応しており、海外に拠点をもつ企業や、社内に外国人スタッフを抱える企業でも導入しやすくなっています。
＜J-MOTTOの機能・使用感＞
- 26のアプリケーションを装備
- サポートサービスが充実
ワークフローやプロジェクト管理、タイムカードなど、日々の業務に使える26機能が基本料金内ですべて利用可能になっています。
フリーコールのサポートセンターに専門のスタッフが配置されています。また無料のセミナー動画を配布しており、基本設定や主要機能の操作方法を学ぶことができます。
＜J-MOTTOの注意点＞
- データ保存容量が少ない
- ログインIDが独自の仕様
１ユーザーあたり100または300MBと基本のデータ保存容量が少なく、足りない場合は超過料金を支払う必要があります。（参考：J-MOTTO｜ご利用料金について）
ユーザーの投稿には「ログインIDがメールアドレスではなく5桁の数字に限定されているため、管理者・利用者ともに負担がある。」という意見があります。（参考：ITreview）
＜J-MOTTOの料金体系＞
- スタンダードプラン：4,000円/20ユーザーまで/月（月払い）
- ライトプラン：20,000円/10ユーザーまで/年（年払い）
【比較表】おすすめの機能を備えたグループウェア
以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、どのツールを導入するか検討しましょう。
| Stock | desknet’s NEO | サイボウズ Office | Microsoft Teams | Google Workspace | J-MOTTO | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
厳選された機能で使いやすいツール
|
多機能で大規模利用にも対応するツール
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紙業務をデジタル化しやすいツール
|
チャットからWeb会議までできるツール
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Googleサービスと連携できるツール
|
ワークフローの効率化を実現するツール
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| 注意点 |
5名以上での利用が前提
|
スマホ版は一部機能に制限がある
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プロジェクト管理機能は限定的
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操作に慣れるまでに時間がかかる
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効果がコストに見合わない可能性がある
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データ保存容量が少ない
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| スマホ対応 |
【〇】
|
【〇】
|
【〇】
|
【〇】
|
【〇】
|
【〇】
|
| リマインド機能 |
【〇】
|
【〇】
|
【〇】
|
【〇】
|
【〇】
|
【〇】
|
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランでも1人当たり月500円〜
|
・無料プランなし
・有料プランは600円/ユーザー/月～
|
・無料プランなし
・有料プランは600円/ユーザー/月～
|
・無料プランあり
・有料プランは599円/ユーザー/月～
|
・無料プランなし
・有料プランは950円/ユーザー/月～
|
・無料プランなし
・有料プランは4,000円/20ユーザーまで/月～
|
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら
|
「desknet’s NEO」の詳細はこちら
|
「サイボウズOffice」の詳細はこちら
|
「Microsoft Teams」の詳細はこちら
|
「Google Workspace」の詳細はこちら
|
「J-MOTTO」の詳細はこちら
|
グループウェアの導入事例
松山ヤクルト販売株式会社では、紙媒体中心だった情報共有を効率化するために「Stock」を活用しています。
同社は、宅配部門のスタッフが複数拠点に分散しており、日々の業務報告を紙で管理していました。そのため、報告書を回収するまでに時間がかかり、責任者が内容を確認するまでにタイムラグが発生していたのです。また、スタッフの多くがITツールに不慣れで、デジタル化が進まないという課題もありました。
そこで、直感的に使えるシンプルなツールを求めて「Stock」を導入しました。スマートフォンから簡単に入力できる点や、必要な機能に絞られている点が評価され、ITに不慣れなスタッフでもスムーズに使い始めることができました。
その結果、現場の情報がリアルタイムで共有されるようになり、報告のタイムラグが解消されました。さらに、現場からのレポーティングが活発化し、その内容に対する議論もチーム内で生まれるようになり、業務の質とスピードの向上につながっています。
グループウェアの機能と選び方まとめ
これまで、グループウェアが必要な理由や主要な機能、機能を選ぶ判断軸を中心にご紹介しました。
グループウェアは、情報共有の一元化や業務スピードの向上に大きく貢献する一方で、機能が多すぎると使いこなせず、かえって運用が形骸化するリスクがあります。そのため、自社の業務内容や企業規模、働き方に応じて必要な機能を見極めることが重要です。
特に、情報が分散しやすい環境では、「情報を蓄積できること」と「誰でも迷わず使えること」を両立したツールを選ばなければ、情報共有は定着しません。
なかでも、中小企業の情報共有に最適なのは、シンプルな操作性で情報を一元化し、誰でも使いこなせるグループウェア「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報共有をスムーズにし、業務のムダや認識ズレを解消しましょう。
