グループウェアは、社内の情報共有や業務効率化を支援するツールとして、多くの企業で導入が進んでいます。しかし、スケジュール管理・チャット・ワークフローなど多機能であるがゆえに、自社に最適な選定が難しいと感じるケースも少なくありません。
実際に「機能が多すぎて何を選べばいいのか分からない」「自社に本当に必要な機能が整理できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「グループウェアの主要な機能」と「ツール選定に必要な判断軸」を中心にご紹介します。
- チャットやメールに情報が分散し、社内連携がうまくいかず困っている管理職
- グループウェアを導入したいが、自社に必要な機能がわからない情シス担当者
- 現場がツールを使いこなせず、運用が定着しないことに困っている現場リーダー
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、グループウェアは「機能数」で選ぶのではなく「情報共有が継続して定着するか」が重要であると理解できます。
目次
グループウェアの主要な機能とは
まず、グループウェアに搭載されている主要な機能について解説します。本当に必要な機能が何かを整理しながら、自社に定着するツールを選びたい方は参考にしましょう。
情報共有を円滑にする機能
グループウェアには、社内の情報共有をスムーズにする機能が備わっています。
たとえば、ファイル共有機能・文書作成機能・掲示板機能があれば、会議資料や業務マニュアルを一か所にまとめて管理できます。そのため「最新データがどれかわからない」「担当者ごとに管理方法が違う」といった状況を防げるのです。
したがって、情報が流れず・残せて・探せる環境を作るためにも、情報共有機能はグループウェアの中核機能だといえます。
コミュニケーションを促進する機能
グループウェアには、社内コミュニケーションを活性化する機能も搭載されています。
たとえば、チャット機能・メッセージ機能・Web会議機能を活用すれば、部署をまたいだやりとりもスムーズになります。また「誰が対応中なのか」「どの案件が進行しているのか」を把握しやすくなるため、確認作業の負担削減にもつながります。
したがって、社内連携を強化したい場合には、コミュニケーション機能が充実したグループウェアを選ぶことが重要です。
情報管理を簡素化する機能
グループウェアには、業務情報を整理しやすくする管理機能も備わっています。
たとえば、プロジェクト管理機能・タスク管理機能・スケジュール管理機能を活用すれば「誰が・いつまでに・何をするか」を可視化できます。結果として、口頭共有や個人管理による対応漏れを防げるのです。
実際に、Excelや紙で進捗管理をしている企業では、更新漏れや確認ミスによって作業が遅れるケースがあります。一方、グループウェア上で情報を一元管理すれば、進捗状況をリアルタイムで共有できるため、業務を円滑に進められます。
したがって、業務の抜け漏れを減らし、チーム全体で進捗を把握するためには、情報管理機能が重要です。
業務効率化機能
グループウェアには、日常業務を効率化する機能も多く搭載されています。
たとえば、ワークフロー機能・タイムカード機能を活用すれば、申請業務や勤怠管理をオンライン化できます。また、データ連携機能を使えば、集計された勤務データをそのまま給与計算ソフトに反映でき、「手入力によるミスや二度手間」という状況も防げます。
したがって、日常の事務手続きやデータ処理をスムーズにする効率化機能が充実したグループウェアを選びましょう。
＜業務効率化＞グループウェアの4つのメリット
以下では、グループウェアを導入すると得られるメリットを4点ご紹介します。メリットを社内で周知させれば、ツール導入時の摩擦を軽減できます。
（1）事務作業を効率化できる
1つ目のメリットは、事務作業を効率化できる点です。
小規模の企業であっても、電話や対面で申請の承認状況を確認するのは手間です。そこで、ワークフローを自動化すれば、経費や交通費精算の申請・承認がシステム上で完結するため、承認待ちや対応漏れを防ぎながら手続きを効率化できるのです。
結果、空いた時間をほかの業務に回すことができ、チーム全体のパフォーマンス向上につなげられます。
（2）リモートワークがスムーズになる
2つ目のメリットは、リモートワークがスムーズになる点です。
メールでは確認に手間がかかりますが「掲示板」や「メッセージ」機能を備えたグループウェアを使えば、情報共有ややりとりを手軽に実施できます。さらに、業務マニュアルをオンライン上で管理しておくことで、場所を問わず業務の進め方を確認可能です。
このように、企業規模を問わずリモートワーク環境では情報共有が滞りやすいため、グループウェアの機能が役立ちます。
（3）社員の教育体制の向上
3つ目のメリットは、社員の教育体制の向上にも寄与する点です。
グループウェアでマニュアルや業務に関するFAQをまとめておくと、社内メンバーが業務上の疑問点を自身で解決できます。そのため、教育担当者が不在時も業務を覚えることができ、成長のスピードが速くなるのです。
このように、グループウェアの導入で、社内の教育がスムーズに実施できるようになります。
（4）情報共有が促進される
4つ目のメリットは、情報共有が促進される点です。
個人のメールや口頭だけのやりとりでは、有益な情報がその場限りで消えがちです。そこで、グループウェアがあれば、「共通の情報共有スペース（掲示板など）」が生まれるため、誰もが自発的に情報をキャッチアップできる環境が整います。
ただし、チャット単体では情報が流れてあとから振り返りづらいです。したがって、情報が流れず蓄積される「Stock」のようなツールを選び、必要な情報へアクセスしやすい環境にしましょう。
＜注意＞グループウェアの2つのデメリット
以下では、グループウェアのデメリットを2点ご紹介します。こちらを押さえたうえで、グループウェア選びの失敗を回避しましょう。
（1）導入・運用コストが高額の場合がある
1つ目のデメリットは、導入・運用コストが高額の場合があることです。
グループウェアには多機能なものが多く、それに伴って導入コストも高額になったり、初期費用が必要なサービスも存在したりします。すべての機能が、自社にとって本当に必要なのか、慎重に見極めてグループウェア導入を検討しましょう。
そこで、初期費用がかからず、月額の料金も比較的安い「Stock」のようなグループウェアを導入すると、導入コストも運用コストも抑えられるのでおすすめです。
（2）セキュリティ問題が発生する場合がある
2つ目のデメリットは、セキュリティ問題が発生する場合があることです。
グループウェアには、社内マニュアル・顧客情報・業務データなどの重要な情報を蓄積するため、万が一不正アクセスや情報漏えいが発生した場合、企業全体に大きな影響が及ぶ恐れがあります。
したがって、アクセス制限・通信暗号化・ログ管理など、セキュリティ機能が十分に備わったグループウェアを選ぶことが重要です。
【重要】グループウェアの機能を選ぶ判断軸
以下では、グループウェアの機能を選定するときに重要となる判断軸について解説します。自社に最適なツールを選びたい方は、以下の観点をもとに整理しましょう。
中小企業 or 大企業
企業規模によって、必要なグループウェアの機能は大きく異なります。
中小企業では少人数での運用となるため、操作がシンプルで必要最低限の機能が備わっているツールが適しています。一方、大企業では部署間の連携や承認フローが複雑になるため、組織全体を統制できる機能が求められます。
したがって、企業規模に応じて必要な機能の範囲と管理レベルを見極めて選定することが重要です。とくに、中小企業では多機能さよりも「誰でも迷わず使えるシンプルさ」を重視したツールのほうが、現場に定着しやすくなります。
現場作業 or デスクワーク
業務の性質によって、重視すべき機能は変わります。
現場作業が中心の業務では、スマートフォンから簡単に操作できることや、写真・報告をすぐに共有できる機能が重要です。一方、デスクワーク中心の業務では、ファイル管理やスケジュール調整、タスク管理など、情報整理を支える機能が必要だと言えます。
そのため、自社の業務が現場中心かデスクワーク中心かを整理し、それに適した操作性や機能を優先して選びましょう。
シンプル or 多機能
グループウェアは、シンプルなものを選ぶか多機能なものを選ぶかも重要な判断軸です。
多機能なツールは幅広い業務に対応できる一方で、操作が複雑になりやすく、現場で使いこなせないリスクがあります。一方、シンプルなツールは導入しやすく定着しやすいですが、機能が不足すると別ツールを併用する必要が生じます。
つまり、社員のITスキルや運用体制を踏まえ、過不足のない機能バランスで選定することが重要となります。そこで「Stock」のように、多機能さではなく「必要な機能に過不足のないシンプルなツール」を選ぶことが社内に浸透させるうえで大切なのです。
【これで決まり】社内の情報共有を促進するグループウェア
以下では、情報共有を円滑にし、誰でも使いこなせるおすすめのグループウェアをご紹介します。
グループウェアは便利な一方で、多機能すぎると操作が複雑になり、「結局使われない」「一部の人しか使いこなせない」といった状況に陥りがちです。そのままでは情報が分散したままとなり、業務効率の低下や認識ズレの原因になります。
実際にメールやチャット、Excelなど既存ツールを工夫して運用しても、情報は流れたり埋もれたりしてしまい、必要な情報をすぐに見つけられません。運用ルールでカバーしようとしても全員に徹底させるのは難しく、継続的な活用には限界があります。
そこで重要なのが「情報を一元管理しつつ、誰でも迷わず使えるグループウェア」を導入することです。シンプルなツールを活用すれば、情報の蓄積とやりとりを整理しながら、チーム全体でスムーズに共有できるようになります。
こうした条件に最も当てはまるのが、シンプルな操作性で情報共有を定着させられるグループウェア「Stock」です。Stockは、社内情報をまとめた『ノート』に『メッセージ』『タスク』を紐づけて管理できるほか、ITに不慣れな社員でも迷わず使いこなせます。
情報共有に必要な機能に過不足のないシンプルなツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務効率化に役立つ「Stock」の主要機能
以下では「Stock」の主要機能である『ノート』『タスク』『メッセージ』をそれぞれご紹介します。
ノート
Stockの『ノート』では、テキスト・画像・ファイルなどのあらゆる情報を残せるうえに、任意のメンバーにリアルタイムで共有できます。また「1案件1ノート」で情報を蓄積することで、内容が混同することなく見やすく情報管理が可能です。
タスク
Stockの『タスク』は『ノート』に紐づけた形で設定可能なため、何を遂行すればいいかをすぐ把握できます。また、タスクを設定すると担当者に通知が飛ぶため、確実に作業の依頼をおこなえて”言った・言わない”の防止にもつながるのです。
メッセージ
Stockの『メッセージ』も『ノート』ごとに紐づいています。そのため、話題ごとにノートを分けて会話できるので、必要な情報だけをスムーズに追いかけられます。
グループウェアの機能と選び方まとめ
これまで、グループウェアの主要な機能や機能を選ぶ判断軸を中心にご紹介しました。
グループウェアは、情報共有の一元化や業務スピードの向上に大きく貢献する一方で、機能が多すぎると使いこなせず、かえって運用が形骸化するリスクがあります。そのため、自社の業務内容や企業規模、働き方に応じて必要な機能を見極めることが重要です。
とくに、情報が分散しやすい環境では「情報を蓄積できること」と「誰でも迷わず使えること」を両立したツールを選ばなければ、情報共有は定着しません。
なかでも、中小企業の情報共有に最適なのは、シンプルな操作性で情報を一元化し、誰でも使いこなせるグループウェア「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報共有をスムーズにし、業務のムダや認識ズレを解消しましょう。
