業務のデジタル化が進むなか、ITツールを用いた情報共有は一般的になりつつあります。なかでも、エクセルは使い始めのハードルが低いので、今日でも多くの企業で利用されているのです。
しかし、エクセルは情報共有に特化していないため、「エクセルでの情報共有に限界を感じている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、エクセルで情報共有するデメリットや、無料で使える情報共有ツールランキングを中心にご紹介します。
- すべての情報をエクセルで管理する体制を改善したい
- 数ある情報共有ツールのなかで、自社に合うものを選びたい
- 簡単に使える情報共有ツールがあれば使いたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に必要な情報共有ツールが見つかります。
目次
情報共有ツールとは？
情報共有ツールとは、「業務に必要な情報」を効率よく共有するためのツールです。
共有する情報としては、例えば「日報」や「マニュアル」「議事録」などが挙げられます。また、共有する情報の種類によって、「チャットツール」「ファイル共有ツール」など、選ぶべき情報共有ツールの種類が異なるのです。
以上のように種類に幅はあるものの、社内のあらゆる情報の共有に役立つツールをまとめて「情報共有ツール」と言います。
情報共有ツールの種類と機能
以下では、代表的な情報共有ツールの種類と、搭載されている機能の例を紹介します。ツールを選ぶ前に、まずは情報共有ツールの全体像を掴んでおきましょう。（左右にスクロールできます）
| ＜ツールの種類＞ | ＜内容＞ | ＜代表的な機能＞ |
|---|---|---|
|
チャット |
社内外のメンバーと、業務に関する連絡をするためのツールです。メールよりも気軽に、スピーディーなやり取りができます。 |
・グループチャット
・タスク管理
・Web会議 |
|
ファイル共有 |
WordやExcelなど、ファイルにまとめた情報を管理・共有するためのツールです。 |
・ファイルの同期
・ファイル共有
・共同編集 |
|
社内ポータル（社内Wiki） |
社内の情報やマニュアルをまとめておいて、社員が必要な情報にたどり着けるようにするためのツールです。主に、社員個人が持つ「ナレッジ」や「ノウハウ」の共有に使われます。 |
・マニュアル管理
・ナレッジ管理
・社内掲示板 |
|
グループウェア |
上記のような業務全体をカバーする、多機能な業務効率化ツールです。 |
・上記ツールの機能
・経費精算
・勤怠管理 |
このように、ビジネス用の情報共有ツールには多くの種類があります。なかでも、多くの機能を備えた「グループウェア」は便利そうですが、多機能なツールは社員が使い方を覚えるのに時間がかかるのです。
そのため、ITツールに詳しくない社員が多い場合にはとくに、「Stock」のような、ファイルをはじめ社内のあらゆる情報を残せる「ノート」と、「メッセージ」「タスク」機能を備えたシンプルなツールを選びましょう。
エクセルと情報共有ツールのメリット＆デメリット
以下では、「エクセル」と「情報共有ツール」のメリットとデメリットを紹介します。それぞれのメリットとデメリットを理解すれば、自社に必要なツールがどちらかを明確化できます。
エクセル
エクセルで情報共有するメリットやデメリットは以下の通りです。
- メリット
- デメリット
エクセルで情報共有するメリットは、幅広く浸透しているツールなので「使い方を教える教育コスト」や「新たにツールを導入するコスト」がかからない点です。
エクセルで情報共有する場合「ファイルを作成する⇒メールで共有する⇒ファイルを開いて確認、更新する」という手間がデメリットです。また、ファイルのバージョン管理をしないと、最新版がどこにあるのか分からなくなります。
以上のように、エクセルは使い始めやすい反面、いざ情報共有するとストレスを感じやすいと言えます。
情報共有ツール
情報共有ツールを使うメリットやデメリットは以下の通りです。
- メリット
- デメリット
エクセルと比較した際の最大のメリットは、「ツール上で情報共有ができること」です。とくに、「メッセージ機能」が搭載されているツールならば、手間をかけずに頻繁に情報共有ができます。
また、スマホでは使いづらいエクセルに対して、一部の情報共有ツールはスマホに対応しているため、移動中や現場作業中の情報共有がしやすい点もメリットのひとつです。
情報共有ツールは、搭載された機能によってデメリットがあります。
たとえば、チャット機能がメインのツールは、チャットが更新されるたびに重要な情報が流れて探しづらくなるのがデメリットです。また、ファイル機能がメインのツールはわざわざファイルを開くのが面倒です。
ただし、多機能なツールは使いこなせずに放置されるケースが多いため、必要な機能に過不足がないシンプルなツールを導入しましょう。
【必見】業務に情報共有ツールの利用がおすすめな理由
業務に情報共有ツールを導入すると、社員同士の円滑なコミュニケーションが可能となるうえ、社内情報の管理がしやすくなります。
コミュニケーションが円滑になることで「報連相」がより徹底され、ノウハウ・スキルの共有が促進されるので、業務効率が良くなるのです。また、全ての社内情報を情報共有ツールにまとめて管理すれば、情報管理の煩雑さを解消できます。
一方、エクセルを用いた情報管理ではファイルの中身を一目で確認できないうえ、共有の際はメールやチャットに添付する必要があり、手間がかかります。そのため、情報を蓄積できるうえ、任意のメンバーへの共有も簡単な「Stock」のようなツールを使いましょう。
脱エクセルが叶う！おすすめの情報共有ツールTOP7
以下では、脱エクセルが叶うおすすめの情報共有ツールTOP7をご紹介します。
エクセルでの情報共有は「使い慣れており導入コストがかからない」というメリットがあります。一方で、運用面においては「メールで共有するのが面倒」「誰がいつ更新したか分かりにくい」というデメリットがあるのです。
エクセルのデメリットを解消するには、「簡単に情報共有でき、管理まで完結するツール」が必要です。とくに、マニュアルを見ずとも直感的に操作できるツールを選べば、教育コストをかけず素早く運用にのせられます。
結論、導入すべき情報共有ツールは、あらゆる情報を共有・管理できる「ノート」があり、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に情報をストックすれば、すぐに任意のメンバーに共有されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」があるので、エクセルでは困難な「情報共有と連絡の両方」を一つのツールで完結できるのです。
1位【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
2位【Evernote】情報の収集や蓄積に役立つアプリ
＜Evernoteの特徴＞
- タスク管理ができる
- 外部ツールと連携できる
個々のノートに紐づいたToDoを作成できるので、ツール上でタスク管理を確かめられるのが特徴です。
たとえば、Googleカレンダーと連携すればスケジュール管理ができます。ただし、外部ツールとの連携には有料プランへの加入が必要です。
＜Evernoteの機能・使用感＞
- テンプレートを使える
あらかじめ用意されているテンプレートや、自作のテンプレートを使ってノートを書き始められます。そのため、議事録など「定期的に作成するノート」を1から作成する手間がかかりません。
＜Evernoteの注意点＞
- 高機能なため使いこなすのが難しい
- 機能が削除された
- 動作が重くなる場合がある
高機能なツールのため、使いこなせるまでに時間がかかる傾向があります。
2023年10月に「ワークチャット機能」が削除されるなど、今まで使えていた機能が削除されるケースが見られます。
利用しているユーザーからは「Windowsアプリ版の動作の重さについては、他のアプリへの乗り換えを検討するほどです」という声があります。（引用：ITreview）
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：0円
- PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
- EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月（月払い）
3位【Webex】あらゆる端末でWeb会議できるツール
＜Webexの特徴＞
- 社外の人ともやりとりできる
- メッセージ機能
メールアドレスを追加するだけで社外の人とやりとりできます。
Web会議ツールですが、個別やグループ別に使えるメッセージ機能が搭載されているので、気軽に情報共有できるのが特徴です。
＜Webexの機能・使用感＞
- 「チーム」の登録ができる
Web会議をおこなう「スペース」を、プロジェクトや部署ごとに「チーム」で括って整理できます。そのため、「スペース」が増えても見やすく整理できるのです。
＜Webexの注意点＞
- チームによっては費用対効果が小さくなる
- 通信環境によっては読み込みに時間がかかる
有料版の料金は1ライセンスにつき1,700円～なので、高度な機能が必要ないチームでは費用対効果が小さくなる可能性があります。
利用しているユーザーからは「wifiの環境によっては、アクセスや読込に時間がかかるのが難点で、画面やホワイトボードの同期度に数秒待たなければいけないのがネック」という声があります。（引用：ITreview）
＜Webexの料金体系＞
- Webex Free：0円
- Webex Starter：1,700円/月（月払い）
- Webex Business：2,700円/月（月払い）
- Webex Enterprise：要問い合わせ
4位【Slack】チームの連絡に適したチャットツール
＜Slackの特徴＞
- 知名度が高い
- チャンネルごとにメッセージを送れる
世界中に利用ユーザーがおり、知名度が高いビジネスチャットツールです。
部署やプロジェクトごとにチャンネルをつくり、チャンネルごとにメッセージを送れます。複数のチャンネルを一つのアプリで管理できるので、情報共有の場が分散しないのが特徴です。
＜Slackの機能・使用感＞
- Slack Canvas
チャンネル内に、「Slack Canvas」というメモを貼ることができます。「チャンネルの概要」など重要な情報を固定できますが、1つのチャンネルにつき1枚までしか作れない点には注意が必要です。
＜Slackの注意点＞
- フリープランに制限がある
- 重要なメッセージを見逃しかねない
- 検索機能に不安がある
フリープランで閲覧できるメッセージ数は直近90日間分に制限されています。そのため、半年以上前のやりとりやプロジェクトの振り返りなどが難しいです。
チャットが更新されるたびに古いメッセージが流れてしまうので、重要なメッセージを見逃しかねません。
利用しているユーザーからは「メッセージの検索をした時に必要な内容がなかなか出て来ないので困ることがよくあります」という声があります。（引用：ITreview）
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
5位【Microsoft Teams】ビデオ会議ができるコラボレーションツール
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- 会議のチャットや共有ファイルを一元化できる
- 無料で始められる
Web会議中のチャットや共有した資料を一か所に集約できるため、情報が分散しないという特徴があります。
無料プランがあり、5GB/ユーザーのストレージを利用できます。
＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞
- Web会議をスケジューリングできる
カレンダーから、先の日程のWeb会議をスケジューリングして、参加者に予定を共有できます。一方で、「共有リンクから参加」「カレンダーから参加」など、会議への参加方法が複数あり、使い方はやや複雑に感じます。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- 機能を使いこなせない可能性がある
- 参加するチームが増えると探しにくい
Microsoft Teamsには、Web会議機能をはじめとした多くの機能が搭載されています。したがって、とくにITツールに慣れていない社員にとっては使いこなすのが難しいです。
利用しているユーザーからは「作成したチームがすごく多い場合、見に行きたいチームがどこにあるのか探す手間が少し発生しています」という声があります。（引用：ITreview）
＜Microsoft Teamsの料金体系＞
以下は、Microsoft Teamsのビジネス用プランの料金体系です。
- Microsoft Teams (無料)：0円
- Microsoft Teams Essentials：500円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：750円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,560円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：2,750円/ユーザー/月
6位【Google Workspace】Google関連のサービスと連携できるツール
＜Google Workspaceの特徴＞
- さまざまな機能を利用できる
GmailやGoogleカレンダーなど、ビジネス向けの多様な機能が搭載されています。
＜Google Workspaceの機能・使用感＞
- 資料を編集しながらチャットできる
チャット機能である「Google Chat」では、チャットで共有された「Googleドキュメント」などのファイルを画面の半分に表示して、チャットしながら共同編集できます。
一方で、メインのコミュニケーションツールとして使う場合は、Gmailとの使い分けをルール化する必要があります。
＜Google Workspaceの注意点＞
- 有料での利用が前提
- 機能を使いこなせない可能性がある
無料トライアルがある一方で、継続して利用するには有料プランの契約が前提となります。
利用しているユーザーからは「あまりにできることが多すぎるゆえに管理者でさえすべてを把握する事はかなり難しい。普段使わない機能を使おうとすると大抵はまず検索してやり方を調べるところから始まることが多い」という声があります。（引用：ITreview）
＜Google Workspaceの料金体系＞
- Business Starter：816円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,632円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,448円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
7位【DocBase】テキストベースでメモを共有するツール
＜DocBaseの特徴＞
- Markdown（マークダウン）に対応している
- 同時編集機能
電子機器で作成した文章を構造化し、読みやすくするために利用するMarkdown記法に対応しています。
複数のメンバーで同時に編集することができます。
＜DocBaseの機能・使用感＞
- 記載のルールが多い
Markdown記法を使わない編集方法でも、1行ごとに「見出しの階層」「リスト追加」などの書式を指定しながら書き進めなければならないので、情報を直感的に記載できません。チーム内で「メモの体裁」を細かくルール化して覚える必要があります。
＜DocBaseの注意点＞
- 使いこなすまでに時間がかる
- セキュリティ機能は一部有料
- 自動保存機能はない
Markdownの記法は慣れるまでに時間がかかる恐れがあります。また、Markdownを使わずに記載できるエディターも用意されていますが、チーム内で記載方法やメモの体裁にばらつきが出る可能性があるのです。
アクセス制限や操作履歴といった一部のセキュリティ機能は別途費用が必要です。
一時保存機能はあるものの、メモを作成し終えたり、作業を中断したりする際は「保存ボタン」を押す必要があります。そのため、利用しているユーザーからは「自動保存機能が欲しい」という声があります。（引用：ITreview）
＜DocBaseの料金体系＞
- スターター：990円/月
- ベーシック：4,950円/月
- レギュラー：9,900円/月
- ビジネス100：21,450円/月
- ビジネス200〜：43,450円〜/月
【無料あり】社内の情報共有におすすめのアプリ比較表
以下は、今回ご紹介したおすすめツールの比較表です。特徴や注意点を見比べて、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます）
| Stock【一番おすすめ】 | Evernote | Webex | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール |
情報の収集や蓄積に役立つアプリ |
あらゆる端末でWeb会議できるツール |
| 注意点 |
機能がシンプルなので、Markdown記法には対応していない。 |
動作が重くなる場合がある |
チームによっては費用対効果が小さくなる |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,700円/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Webex」の詳細はこちら |
| Slack | Microsoft Teams | Google Workspace | DocBase | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
チームの連絡に適したチャットツール |
ビデオ会議ができるコラボレーションツール |
Google関連のサービスと連携できるツール |
テキストベースでメモを共有するツール |
| 注意点 |
フリープランでは、メッセージの履歴が過去90日間分しか残らない |
機能を使いこなせない可能性がある |
機能を使いこなせない可能性がある |
Markdown記法をはじめ、記載のルールが多い |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは500円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは816円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランなし
・有料プランは990円/月～ |
| 公式サイト |
「Slack」の詳細はこちら |
「Microsoft Teams」の詳細はこちら |
「Google Workspace」の詳細はこちら |
「DocBase」の詳細はこちら |
脱エクセルを実現する！情報共有ツールの4つの選定ポイント
以下では、情報共有ツールの4つの選定ポイントを解説します。ポイントを押さえたツールを導入して、自社での円滑な情報共有を実現しましょう。
（1）誰でも簡単に使いこなせるか
大前提として、誰でも使いこなせるツールである必要があります。
高機能な情報共有ツールでも、メンバーが使いこなせなければ形骸化してしまいます。たとえば、エンジニアレベルの知識が必要なツールは、開発メンバー以外の利用が困難です。
したがって、全社で利用する場合は、「必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。
（2）必要な情報にいつでもアクセスできるか
情報共有ツールを選ぶときは、情報へのアクセス性の確認も欠かせません。
アクセス性の悪いツールで情報共有をすると、あとから見直したいときに「どこを見れば良いか分からない」という状況に陥ります。そのため、必要な情報がすぐに見つからず、ストレスの原因となるのです。
このように、情報へのアクセス性の悪さは、作業効率の低下に直結します。したがって、情報を分かりやすく整理でき、いつでも探し出せるツールが必須です。
（3）必要な機能を過不足なく備えているか
次に、自社に必要な機能を備えているかも確認しましょう。
機能に不足があると、「新たなツールが必要になってコストがかさむ可能性」があるので注意が必要です。たとえば、資料の共有に加えて細かな連絡もやりとりしたい場合、メッセージ機能がなければ想定していた運用はできなくなってしまいます。
一方で、多機能すぎないことも重要です。豊富な機能があるツールは、操作を覚えるのに時間がかかる可能性があります。
したがって、自社の抱える情報共有の課題を確認して、機能に過不足がない「Stock」のようなツールを選びましょう。
（4）コストが高すぎないか
最後に、料金体系もあらかじめ確認する必要があります。
「無料プランがある」「トライアル期間がある」「初期費用が必要」など、情報共有ツールによって料金体系は大きく異なります。とくに、社内の情報を記録するツールにおいては継続利用が前提となるため、使い続けられる料金であることが欠かせません。
必要な機能と料金コストを照らし合わせながら比較検討して、費用対効果の大きいツールを選びましょう。
【必見】エクセル管理から脱却した企業事例
以下では、ランキング1位のStockを使って業務効率化に成功した会計事務所の事例をご紹介します。
Stock導入以前、こちらの会計事務所は「社員のタスク」と「クライアント（150～200社）との打ち合わせ議事録」の管理方法に課題を抱えていました。
たとえば、タスクはエクセルで管理していたものの、複数人で競合編集してトラブルになりかけていたのです。また、打ち合わせ議事録はワードで作成していましたが、ファイルを探し、開き、確認するという手間によって情報へすぐアクセスできない状況でした。
そこで情報共有ツールのStockを導入したところ、議事録などの「ノート」にタスクを紐づけられるうえに、わずかな操作で情報へアクセスできるため問題が解消されました。
以上のように、「Stock」を導入することで、情報共有やタスク管理の手間が省けて業務効率が改善したのです。
脱エクセルができる情報共有ツールランキングまとめ
ここまで、おすすめの情報共有ツールランキングや選び方を中心に解説しました。
エクセルによる情報共有では手間がかかったり、古いバージョンのファイルを使い続けてしまったりするリスクがあります。そのため、企業の情報共有においてはITツールが必須です。
ただし、新しくツールを導入しても操作が難しいと社内に浸透しない可能性があります。そのため、使い始めるハードルが低く、必要な機能が過不足なく搭載されているツールを選ばなければなりません。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社の円滑な情報共有を実現しましょう
