企業活動では、日々の業務を通じてマニュアルや議事録など、さまざまな情報が蓄積されていきます。これらの「情報資産」を適切に管理・活用できるかどうかは、業務効率や生産性、さらには企業競争力にも大きく影響します。
しかし、実際には「情報が点在していて必要な情報を見つけられない」「ノウハウが属人化してしまい、引き継ぎがうまくいかない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報資産の定義や具体的な管理方法、セキュリティ対策を中心にご紹介します。
- 社内に情報は蓄積されているのに、必要な情報を探せないことに悩む管理職
- ノウハウが属人化し、退職・異動時の情報消失に危機感を持つ経営層
- チャット・メール・フォルダに情報が散在した状態に困っている現場リーダー
という方はこの記事を参考にすると、情報資産を適切に管理・共有する重要性が分かるだけでなく、社内に蓄積された情報を“探せる・活用できる状態”に整備する方法まで理解できます。
目次
情報資産の定義とは
ここでは、情報資産の分類や具体例についてご紹介します。情報資産の具体的なイメージが湧いていない方は、以下の内容をしっかり理解しましょう。
情報資産の分類
情報資産とは、企業や組織が集めた「ヒト・モノ・カネ」に関する情報全般を指します。主に、紙媒体・ノウハウなどを指す「情報」と、アプリケーション・情報共有ツールなどを指す「情報システム」に分類されます。
また、情報資産が持つ「重要性」で管理方法が分類されるケースもあります。たとえば、「企業の信頼や生産力に関わる情報」は強固に管理すべきですが、重要度の低い「ホームページなどで公開済みの企業情報」は、前者ほど強固なものは求められません。
このように、情報資産の分類を理解しておくことで、重要度に対応した管理レベルや管理手法を決定する役割を果たします。
情報資産の具体例
情報資産のなかでも「情報」に分類されるものには、以下のような項目が該当します。
- 顧客との取引情報
- 社員の個人情報
- 取引先との契約書
- 人事情報
- 顧客の購入履歴
- 財務情報
- 社内システムのIDやパスワード情報
情報資産は、資産という言葉が含まれている通り、企業に対して資産価値を生む情報であれば該当します。つまり、情報資産は企業経営の根本となる重要な情報であるため、正しく保管・管理しなければなりません。
データ資産・個人情報との違い
情報資産と似た言葉・意味を持つ言葉として、データ資産や個人情報が挙げられますが、以下の違いがあります。
| 意味 | |
|---|---|
| 情報資産 |
企業や組織が集めた「ヒト・モノ・カネ」に関する情報全般。データ資産を分析して活用できるようにしたもの。 |
| データ資産 |
企業や組織が集めた顧客情報や購入・アクセス履歴、その他の数値データのこと。 |
| 個人情報 |
名前・性別・居住地など、個人を特定できる情報。ビジネスでは販売促進や売上向上のために利用されるが、厳重な管理が必要。 |
このように情報資産・データ資産・個人情報は、企業ばビジネスをする上で欠かせない重要なものです。またこれら3つの言葉は、個人情報がデータ資産となり、最終的に情報資産として企業で活用されるという関係性にあると言えます。
【なぜ重要？】情報資産を管理できないとどうなるか
情報資産は経営において重要度が高く、外部に漏洩すれば企業に重大な影響を及ぼすリスクがあります。ここでは、情報資産を適切に管理できないことで起こり得るリスクを解説します。
蓄積した情報を「探せない」
情報資産を適切に管理できていない企業では、必要な情報にたどり着けない問題が表面化します。
フォルダ構成が担当者ごとに異なっていたり、更新履歴が整理されていなかったりすると、どこに最新の資料があるのか判断できなくなります。また、属人的な保存方法が積み重なることで、情報を探す時間が増え、業務効率が大きく低下します。
その結果、蓄積した情報が活用されず、組織としての生産性が損なわれてしまうのです。
属人化によってノウハウが失われる
業務が特定の担当者に依存している状態では、ノウハウが組織に蓄積されずに失われてしまいます。
担当者の経験や判断基準が文書化されていないままでは、引き継ぎ時に重要な知識や情報の抜け漏れが生じます。そのため、異動や退職が発生した場合に業務品質が下がってしまうという問題につながってしまうのです。
このように、業務のノウハウが蓄積されていなければ、組織として学習が進まず、同じ失敗を繰り返してしまいます。
情報漏えい・紛失のリスクが高まる
情報資産を適切に管理できていない環境では、機密情報が漏えいや紛失につながる危険性が一気に高まります。
アクセス権限が曖昧だと、本来閲覧できない社員が重要データに触れてしまう状況が生まれます。また、保存場所が統一されていなければ、誤って外部共有されるなど、意図しない情報流出が起こりやすくなるのです。
その結果、企業の信用を損なう重大なインシデントに発展するリスクが避けられなくなります。
利活用ができる情報資産の管理方法とは
ここでは情報資産の3つの管理方法を解説します。情報資産を利活用できている企業は以下のような管理を実践しているのです。
- 情報資産管理台帳を使う
情報資産管理台帳がないと社内の情報資産を正確に把握できず漏えい発生にも気付けない恐れがあるため、台帳の内容を常に最新状態に保つことが重要です。 - バックアップをとる
定期的なバックアップと過去データを復元できる世代管理で、障害や人的ミスによるデータ損失に備え、必要な情報を確実に復元できる体制を整えましょう。 - クラウドや共有サーバーを使う
クラウドや共有サーバーはネットワーク経由の脅威に晒されるため、暗号化などのセキュリティ対策を講じて情報資産を適切に保護することが不可欠です。
このように、情報資産を安全かつ確実に活用するためには、台帳整備・バックアップ・セキュリティ対策を一体的に運用し、常に最新で信頼できる管理体制を維持することが不可欠なのです。
情報資産のセキュリティ対策で重要な3つのポイント
ここでは、情報資産のセキュリティ対策で重要な3つのポイントを解説します。情報資産の管理に失敗しないためには、以下の点を押さえておくのが大前提です。
保守・運用ルールの制定
情報資産を保守・運用するうえで守るべきルールを制定するのもポイントです。
たとえば、管理担当部署を決め責任の所在を明らかにする、情報を持ち出すときには持ち出し管理簿に記載するなどのルールがあります。また、USBメモリは紛失やウイルス感染のリスクが高い記録媒体であるため、運用ルールを細かく定めておきましょう。
以上のように、「自社で利用できるUSBは部署ごとにひとつのみにする」「USBメモリを使用するときには上司の許可をとる」などのルールを定め、リスクの軽減に努める必要があるのです。
ITツールを導入する
情報資産を管理するためには、適切なITツールを導入することが有効です。
ExcelやWordなどのソフトを使って情報資産を管理している企業もありますが、目視によるチェックや手動更新での管理は時間がかかるうえ、人的ミスを引き起こしやすくなってしまうのです。
そこで、ExcelやWordなどのアナログな手法ではなく、社内のあらゆる情報資産を一元管理が可能なITツールで管理しましょう。
ISMSの仕組みを徹底する
ISMSの仕組みを徹底して、リスク管理をすることも重要です。ISMSは、情報資産のリスク・セキュリティを管理する仕組みを指し、以下3つの要素で構成されています。
- 機密性(Confidentiality)：情報が漏えいした場合の自社への影響度
- 完全性(Integrity)：情報が改ざんされた場合の影響度
- 可用性(Availability)：情報そのものが利用できない場合の影響度
3つの頭文字をとってCIAと呼ばれ、それぞれをスコア化して3～4段階に分けて評価するのが一般的です。スコアの数値が高いものほどリスクが高く、管理を厳重にする必要があります。
また、CIAを用いて職場の危険性や有害性を特定・調査し、対策を講じることを「リスクアセスメント」と言います。リスクアセスメントが適切だと、安全な環境で情報資産を管理できるのです。
情報資産を「蓄積するだけ」で終わらせないためには
ここでは、情報資産を「蓄積するだけ」で終わらせず、業務に活用するためのポイントをご紹介します。
誰でも同じ場所で情報を確認できる状態にする
蓄積した情報を活用するためには、誰もが迷わず同じ場所で必要な情報を確認できる状態を整えることが欠かせません。
情報が部署ごと・担当者ごとに異なる場所へ保存されていると、どこに最新データがあるのか判断できず、結局は人に聞く運用に戻ってしまいます。また、保存場所が統一されていなければ、正しい情報にたどり着くまでに余計な時間がかかります。
そのため、情報の保管場所を明確に定め、組織全体で共有できる仕組みを整えることが重要です。
検索しやすい形で情報を残す
蓄積した情報を活用するためには、必要な情報をすぐに検索できる形で整理しましょう。
ファイル名が曖昧だったり、保存場所が分散したりすると、検索しても目的の情報を見つけられません。また、検索性が低い状態では、資料が重複して作られたり、過去の知見が埋もれたりして、組織全体の生産性が低下してしまうのです。
そのため、誰が検索しても必要な情報が見つかるよう、名称や保存場所を統一し、検索性を意識した情報整理が求められます。
更新・共有しやすい運用にする
蓄積した情報を活用し続けるためには、誰もが無理なく更新・共有できる運用体制を整えることが欠かせません。
特定の担当者しか編集・更新できない仕組みでは、情報が古いまま放置され、結局は使われない資産になってしまいます。また、共有の手順が煩雑だと、必要な情報がリアルタイムで届かず、組織全体の判断や連携に遅れが生じます。
そのため、情報を簡単に更新でき、必要な人にすぐ共有できる仕組みが必要です。
情報漏えいを防ぐ！情報資産の管理に役立つツール
以下では、社内に散在する情報を一元管理し、ノウハウや業務データを「情報資産」として蓄積・活用できるツールをご紹介します。
情報資産を管理できていないと、必要な情報を探すのに時間がかかり、業務の属人化にもつながります。また、チャットやメールに情報が埋もれることで、同じ確認やミスが繰り返され、業務効率が下がる原因にもなります。
実際、「社内フォルダを整理する」「運用ルールを徹底する」といった方法だけでは、情報資産管理は定着しません。保存場所が増えるほど現場では情報共有が面倒になり、結局は「どこに何があるか分からない状態」になってしまうのです。
そこで重要なのが、業務の流れの中で情報を蓄積でき、誰でも同じ場所で検索・共有できる仕組みです。このようなツールを活用すれば、情報の属人化や検索漏れを防ぎながら、社内の知識や履歴を継続的に「情報資産」として残せます。
こうした条件に最も当てはまるのが、情報を「ノート」に簡単に残してチームで共有できるツール「Stock」です。Stockでは「フォルダ」単位で一元管理でき、ノートに紐づく「メッセージ」で流れがちな情報も資産として蓄積できます。
社内の情報資産を厳格なセキュリティで一元管理するツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報資産の廃棄時の注意点
企業では、事業やプロジェクトの変更に伴い、今まで活用していた情報資産が不必要になることがあります。以下では、不必要になった情報資産を廃棄するときの注意点を紹介します。
- 廃棄する場所を考える
情報資産は他の人が簡単に持ち出せるような場所に情報を廃棄しないようにしましょう。重要な情報は廃棄業者に依頼して適切・安全に消去することが望ましいです。 - 「捨てる・消去するだけ」にならないようにする
情報資産には社員・顧客の個人情報など、高セキュリティで保護しなければならない情報が多くあります。廃棄後に悪用されることがないよう、シュレッダー処理や専用ツールを用いた完全消去を必ずするようにしましょう。 - 認識を統一したうえで消去する
「どこかほかの場所で管理されているだろう」と思い込み、消去した結果、情報がなくなってしまうケースも少なくありません。そのため、独断で情報を抹消せず、周囲のメンバーと相談のうえでデータを扱うようにしましょう。
このように、情報資産は外部に漏洩しないよう適切に廃棄する必要があります。「知らないうちに情報が悪用されていた」とならないように、情報資産の廃棄方法をルール化して統一しましょう。
情報資産の定義や管理方法まとめ
これまで、情報資産の定義や管理方法、セキュリティ対策を中心にご紹介しました。
企業に蓄積される情報は、適切に管理・共有されて初めて「資産」として活用できます。しかし、情報がメール・チャット・フォルダなどに散在していると、必要な情報を探せず、属人化や引き継ぎ漏れなどの問題につながるのです。
そのため、情報資産を活用するには、「誰でも簡単に蓄積・検索・共有できる仕組み」を整えましょう。とくに、現場メンバーが日常業務の中で情報を更新できる環境を構築することで、情報資産は継続的に蓄積・活用されるようになります。
こうした仕組みづくりを可能にするのは、社内のあらゆる情報を簡単に蓄積・共有でき、必要な情報をすぐに探せる情報共有ツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報資産を誰でも活用できる状態に整備しましょう。
