昨今、導入企業が増えている「テレワーク」ですが、働き方の多様性が実現できる一方で「情報共有の難しさ」という大きな壁があります。
とくに、コミュニケーションが対面とは異なり、相手の顔が見えないので、仕事をうまく進められないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワークでの情報共有における3つの課題とテレワーク中の情報共有を活性化するポイントを解説します。
- テレワーク中の情報共有の課題とその解決策を知り実践したい
- 情報共有が細かく行われず、業務スピードに遅れが生じることがある
- 情報共有の活性化をサポートしてくれるツールがあればすぐにでも導入したい
という方は今回の記事を参考にすると、テレワークにおける情報共有の課題を正しく理解しながら、勤務形態に左右されない情報の共有体制が実現できます。
目次
テレワークにおける3つの課題とは
ここでは、テレワークでの情報共有に関する3つの課題について解説します。テレワーク中は出社時と勤務状況が異なるため、以下の課題点に対する対策を立てましょう。
コミュニケーションが減る
テレワーク中は顔を合わせてコミュニケーションを取る機会が減るので、メンバー間で「コミュニケーションロス」が発生するリスクがあります。
コミュニケーションロスとは、意思疎通ができていない結果生まれる業務ミスや損失のことです。テレワーク中は相手に声をかける機会が少ないため進捗や業務の不明点を確認しづらく、出社勤務よりもメンバー間のコミュニケーションロスが発生しやすいのです。
テレワーク中のコミュニケーションロスを防止するには、遠隔でも連絡を取りやすい環境を整える必要があります。たとえば、テレワーク中に不明点があった際の連携方法を決めたり、週の決まった時間に定例ミーティングを設定して進捗を共有したりする方法が有効です。
ナレッジやノウハウが属人化しやすい
テレワークでは、ナレッジやノウハウの共有が属人化する傾向があります。
属人化の一番の原因は「共有先が決まっていない」ことです。オフィスに出社すれば会話の流れでノウハウを共有する機会が生まれますが、テレワークでは直接話す機会が限られており、人に知識を共有する機会が失われてしまいます。
また、ナレッジやノウハウが共有されなくなると、生産性が悪化する危険性があります。たとえば、転勤や退職による引継ぎの際に情報が残らなかった結果、業務の継続が困難になるリスクもあるのです。
したがって、テレワーク下でも情報を蓄積・共有できる仕組みを整えましょう。そこで、メールや電話ではなく、情報共有にITツールを活用すると情報の記録先が明確になり、テレワーク中でも見返しやすくなります。
情報が発信しづらくなる
テレワーク中は出社勤務よりも情報が発信しづらくなるリスクがあります。
テレワーク中はチームで集まって仕事をする機会が少なく、社員が情報共有のハードルが高いと感じやすい状況を生み出しています。そこで、以下のようなアプローチを実施すると社員の情報共有への意識が変化します。
- ケース1：情報共有の習慣が社内にない
- ケース2：気軽なコミュニケーションが取りにくい
- ケース3：情報共有の仕組みが整っていない
→積極的な情報発信を管理者や経営者側から推奨しましょう。とくに、ノウハウのような緊急性がない情報は共有されにくいため、上司が率先して連携すると情報共有が当たり前の環境であると社員が感じ、発信のハードルが下げられます。
→社員の業務スケジュールを共有して、連絡が取れる時間帯を把握できるようにすると、電話やメールでコンタクトを取りやすくなります。ほかにも、雑談用のチャットルームや日報にコメントを記載できる項目を用意するといった、気軽にメッセージを書き込める状況づくりも効果的です。
→情報の連携方法を全社的にルール化しましょう。ルールを決めずにいると社員によって情報共有の方法が異なり、部署間をまたいだ連絡が必要な際に混乱が生じます。そのため、全社で共通の連絡手段を確立しておくことが重要です。
このように、テレワーク中でも問題なく連携を取るには、企業側が体制を整えて社員の情報共有を後押ししましょう。
テレワークでの情報共有を活性化するための5つのポイント
以下では、社内の情報共有を活性化するために押さえるべき5つのポイントを解説します。下記のポイントを押さえた企業は、テレワーク中における連携不足の解消に成功しています。
情報の管理を段階的に進める
テレワークでの情報共有を活性化するには、情報管理を段階的に進めましょう。
テレワーク中は勤務環境が出社時と異なるので、情報の管理方法を見直す必要があります。そこで、下記のような段階を踏んで情報管理を進めると運用に失敗しません。
- 資料のデータ化
- ルールの策定
第一段階として、まずは社内にある紙の資料からテレワーク勤務に必要な資料や利用頻度の高い資料を優先してデータ化しましょう。
第二段階として、情報管理のルールを設定しましょう。このときにデータ化資料をどのように管理するかも合わせて決定します。管理方法としてツールを導入するのも有効な方法です。
このように、社内の資料を確認したうえでルール作りを行うと、現在の運用と乖離せずにテレワーク時の情報管理が実現できます。
オープンな場所で情報を共有する
情報共有は個人間ではなく、ほかの社員も確認できるオープンな場所で行いましょう。
オープンな場所で情報共有すると関係者全員が内容を確認できるので、一人ひとりにメールやメッセージを送信する手間が省けます。とくに、テレワーク中はほかの社員の動きが見えにくいため、オープンな場所での情報共有を推奨しましょう。
たとえば、全社に共通する質問は社員全員が入ったメーリングリストやチャットでやりとりすると、同じ疑問を持った社員が再質問する手間がなくなり、回答者の負担も減らせます。さらに、社内フォルダなどに分類して情報を共有すれば内容が混ざらずに管理できるのです。
このように、全社的な業務負荷や属人化をなくすためにも、個人間での情報共有は必要なときのみにしましょう。
共有する情報の精度を高める
情報共有がうまくいかない場合は、「共有する情報の精度」を高める工夫をしましょう。
情報共有に失敗している理由のひとつに、共有された情報の意図が理解できない可能性が挙げられます。とくに、テレワークではテキストコミュニケーションが増えるため、下記の点を意識して情報を共有すると認識齟齬を防げます。
- 5W1Hが意識されているか
- 相手の立場の想定する
- 簡潔な言い回しでの記述
- 結論ファーストでの記載
「When(いつ)」「Where(どこで)」「 Who (誰が)」「What (何を)」「Why(どんな目的で)」「How(どのように)」が意識された文章は、自身の伝えたい情報を正確に相手へ伝達できます。5W1Hが意識されていないメッセージは、受け手が関連情報を探す手間を増やしてしまうのです。
会話の前提が異なると認識が食い違うリスクが高まるため、部署が異なる社員とのやりとりでは、相手の立場を想定して情報を補足する工夫をしましょう。
文章は長くなると要点がつかみにくくなるので、メールやチャットで冗長な言い回しをするのではなく、簡潔な文章を心がけましょう。
テレワークでは文章のやりとりが増えるので、文章を読む負担が出社時よりも多くなり、読み違えを起こす可能性が起こりやすくなります。そこで、結論ファーストで情報を共有すると、すぐに要点がわかります。
このように、共有の精度を高めると前提の確認や食い違いによるミスが防止でき、社員同士がテレワーク下でもストレスなく業務が進められるのです。
情報共有がしやすい組織風土を作る
情報共有しやすい組織風土や雰囲気を作ることは、社内の情報共有活性化の土台となる重要なポイントです。
具体的には、積極的に情報共有する人を評価する行動を起こしましょう。情報を共有したときにほかのメンバーから反応がなければ、連携のモチベーションが下がり、結果として情報共有がしにくい環境ができあがってしまいます。
そこで、情報共有をしたメンバーに感謝の気持ちを伝えることがおすすめです。たとえば、情報共有の頻度が高い社員は社内報で表彰するなど、情報共有に対してポジティブな雰囲気が醸成できると、社員のモチベーション向上にもつながります。
情報共有ツールを活用する
情報共有ツールを導入すると社内の情報が共有しやすくなり、生産性の向上や業績アップに繋がります。
テレワーク中の情報共有は「コミュニケーションが減る」「知識が属人化しやすい」「情報の発信がしづらい」が課題ですが、ツールがあればすべての問題を一気に解決できます。そのため、テレワークの課題を解決するには、情報の記録もしつつ、メールや電話よりも気軽に連絡可能な情報共有ツールの導入が一番の近道です。
たとえば、「Stock」のようなツールを使うと、テレワーク下でも社内情報を一元管理しながら、スピーディなコミュニケーションもできるようになrます。
情報共有ツールを選ぶ際の必須条件とは
以下では、テレワークに使う情報共有ツールを選ぶ際、押さえるべき条件について解説します。
ツール導入による情報共有の活性化を考える際は、下記の3つのポイントを押さえたツールを選ぶと、テレワーク化でも活発に情報がやりとりされます。
情報が蓄積されるか
情報が蓄積されるツールであるかは情報共有の活性化において重要です。
なぜなら、共有した情報が流れると情報が錯綜する可能性が高まるからです。たとえば、気軽なコミュニケーションに利用できるチャットツールはコミュニケーションには適しても、情報は蓄積されずチャットを重ねるたびに上へと流れてしまいます。
蓄積された情報が活用できれば、生産性向上につながるため、情報は「共有」するだけではなく「蓄積」できるかが大切なのです。
導入までのハードルが低いか
導入するツールは自社に取り入れるまでのハードルが低く、スムーズに浸透できるものを選択しましょう。
多くの費用や工数がかかるツールは、導入後の費用対効果を実感するまでに時間がかかってしまいます。さらに、情報共有ツールは継続的な利用が前提になるので、多機能なもののように導入ハードルが高ければ、導入後の運用が頓挫し効果が現れません。
テレワーク中の情報共有不足を速やかに解決するためにも、導入コストや運用コストの負担が少ないツールを選択しましょう。
ITに詳しくない人でも使いこなせるか
ITに詳しくない社員でも使いこなせる操作性であるかはテレワーク中の利用において大切です。
一般的に、ITリテラシーは人によって差があるので、複雑なツールを導入すると使いこなせない社員が発生し、情報の偏りが起きてしまいます。とくに、テレワーク中は出社時よりも連絡が取りにくく、不明点があっても質問できずに従来の連絡手段が使われ、ツールが放置されてしまうリスクがあるのです。
したがって、ストレスなく情報を共有するには、だれでも使える簡単なツールを選びましょう。
テレワークでの円滑な情報共有を実現するおすすめツール
以下では、テレワークでの円滑な情報共有に最もおすすめなツールをご紹介します。
テレワークでも円滑に情報を共有するには、企業が遠隔でもコミュニケーションを取りやすい環境を整えることが重要です。テレワークは社員が不安を感じやすい状況ですが、情報共有が活発だと質問や悩みを相談しやすくなり、安心して業務が進められます。
したがって、社員間の業務連絡を促進するには、時間や場所を問わずに使えるクラウド型の情報共有ツールが必須です。しかし、難易度の高いツールではITに不慣れなメンバーが利用できず、利用方法を説明するにも労力がかかり、メールや電話のような従来の非効率な手段に戻ってしまうのです。
そのため、導入するツールは説明なしでも操作が可能なツールを選びましょう。結論として、テレワークでの情報共有は非IT企業の65歳以上のメンバーでも即日で利用できる情報共有ツール：「Stock」が最適です。
Stockは「ノート」に残した文章やファイルが即メンバーに共有されるので、メールで更新の報告をする手間が省けます。また、ノートに紐づく「メッセージ」で関連情報をやりとりすると話題が錯綜せず、テレワーク中に情報が見つからない事態も防げるのです。
テレワーク中でもチームの情報を最も簡単に共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
テレワークの情報共有における課題と活性化のポイントまとめ
ここまで、テレワークの情報共有における3つの課題と活性化のポイントを解説しました。
テレワークは「コミュニケーションが減る」「ナレッジやノウハウが属人化しやすい」「情報が発信しずらい」課題があります。しかし、企業が情報共有を当たり前とする風土づくりや、コミュニケーションがとりつつ情報を管理できる仕組みの構築に取り組めば、勤務場所が変わっても情報にストレスが発生しません。
そこで、情報共有ツールを活用すると情報が蓄積・共有されやすくなり、遠隔でも問題なく業務が進められます。しかし、機能が優れていても複雑なツールでは、利用が負担となりかえって”業務効率の低下”や”ツールの放置”を招くこととなります。
したがって、今回ご紹介したStockのように、ITリテラシーの低いユーザーでも直感的に使いこなせる情報共有ツールで、はじめてのテレワークでも全社員が安心して利用できます。実際に、テレワークでの業務が快適になった事例も豊富です。
無料登録は1分で完了するのでぜひ「Stock」を導入して、テレワーク中でも活発な情報共有を実現しましょう。
