社内連絡が伝わらない原因とは？気をつけるべき4つのルールを解説

社内向けの連絡文書で取り扱う内容はさまざまですが、どの文書でも共有して、適切かつ円滑に周知することが求められます。また、忙しい業務のなかでも、社員が見落とすことがないように、見やすい工夫が必要です。

しかし、なかには「社内連絡の内容がメンバーに伝わっていない」「社内連絡ツールを導入したいが、選び方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、社内連絡で気をつけるべきルールや、ツールの選定ポイントを紹介します。

• 連絡の周知漏れや確認の催促対応に追われている総務・人事担当者
• 複数のツールに連絡が散らばり、重要事項が埋もれて伝わらない現場マネージャー
• ルールが曖昧で、マニュアル作成や文章確認に時間を取られているチームリーダー

上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、単に文面を改善したり高機能なツールを導入したりするのではなく、見落としを防ぐ社内共通の運用ルールを策定すべきだと判断できます。

なぜ社内連絡は伝わらないのか？

リモートワークやチャットツールの普及により連絡手段は増えたものの、「送ったはずなのに相手に届いていない」という問題は多くの職場で発生しています。以下では、社内連絡が伝わらない理由を3つ紹介します。

メンションを乱用している

1つ目は、メンションを乱用していることです。

「とりあえず全員に共有しておこう」と考えて全体メンションを多用すると、受け手は「自分宛てではない」「自分に少し関係があることだとしても、誰かが確認するだろう」と判断して連絡内容を見なくなります。

その結果、メンバーの通知に対する警戒心が薄れ、緊急度が高い重要な連絡が見逃されてしまうのです。

アクションや緊急度が判断できない

2つ目は、連絡内容からアクションや緊急度が判断できないことです。

連絡に「ご確認ください」としか記されていない場合、受け手側からすると求められているアクションが曖昧です。「いつまでに」「何をしてほしいのか」が明記されていないと、受け手は「何を求められているのか」を解釈する負担を抱えることになるのです。

その結果、忙しい相手ほど「後で落ち着いて読もう」と判断し、そのまま連絡事項を忘れ去られるおそれがあります。

連絡に使っているツールが多すぎる

3つ目は、連絡に使っているツールが多すぎることです。

日常連絡はSlack、プロジェクトの進捗管理はタスク管理ツール、マニュアルの保管は社内Wikiツールなど、用途ごとにツールが分散していると、どのツールを確認すればよいか分からなくなります。

その結果、過去の決定事項やその経緯を探す手間がかかってしまうのです。

社内連絡が行き届かないとどうなる？

社内連絡の不備は、単なる伝達ミスにとどまらず、組織全体のパフォーマンスや業績に直接的な悪影響を及ぼします。以下では、社内連絡が行き届かないことで発生する事態を3つ紹介します。

業務の進捗が遅れる

1つ目は、業務の進捗が遅れることです。

アクションや緊急度が伝わっていないと、次の業務に移るための判断を下せず、担当者は作業を中断して上長に質問せざるを得なくなります。また、伝えたつもりの前提が抜け落ち、仕様と全く異なる成果物が作られてしまうおそれもあります。

社内連絡がスムーズに行き届かない環境では、個々の作業スピードがどれほど速くても、連絡の「待ち時間」や「手戻り」によってプロジェクト全体の進行が大幅に停滞するのです。

ビジネス機会を失う

2つ目は、ビジネス機会を失うことです。

顧客からのクレーム共有が社内で滞って返答が遅れると、顧客から「トラブル時の対応が遅い企業」とみなされ、失注につながる可能性があります。また、競合の動きに対するカウンター施策の社内合意に時間がかかると、効果的なタイミングを逃してからリリースすることにもなり得るのです。

顧客からの問い合わせ対応や意思決定が遅れることで、競合に先を越されたり顧客満足度が低下したりするおそれがあります。

社内コミュニケーションが悪化する

3つ目は、社内コミュニケーションが悪化することです。

連絡の履歴が曖昧だったり、伝達が不十分だったりすると、「送りました」「見ていません」と責任の所在を巡って感情的な対立が生まれます。また、一部のメンバーだけで話を進めると、取り残されたメンバーの当事者意識が低下し、自発的な提案をしなくなります。

社内連絡が行き届かない状態が続くと、売上などの数字面だけでなく、メンバー間の信頼関係や組織の心理的安全性が損なわれるのです。

社内連絡で気をつけるべき4つのルール

以下では、社内連絡で気をつけるべきルールを4つ紹介します。以下の内容を実践し、取るべきアクションが伝わりやすく、読みやすい連絡を流しましょう。

（1）時候の挨拶は不要

1つ目は、時候の挨拶が不要であることです。

社内文書は社外文書と異なり、時候や繁栄を祝する挨拶、労いの言葉等は必要ありません。礼節や礼儀より、いかに簡潔に要点が分かりやすく書かれているかが重要です。

そのため、余分な内容は含めずに結論ファーストで書くことが重視されます。しかし、最低限の礼儀は必要なため、「です」「ます」調の正しい敬語を使いつつ、簡潔な文章になるよう心がけましょう。

（2）宛名・アクション・背景を明記する

2つ目のポイントは、「宛名・アクション・背景を明記すること」です。

まず、宛名を記して誰が担当するのかを明確にしましょう。そして、「確認のみ」「承認」「修正作業」「意見出し」など、期待する行動と具体的な期日を記します。さらに、「なぜその業務が必要か」という背景を記し、受け手側が優先度を正しく判断できるようにすることが重要です。

メッセージの冒頭で「誰が」「何を」「なぜ」行うのかを明確にすることで、受け手の認知的負担を減らし、迅速な行動を引き出せるのです。

（3）1つの文章に1つの要件だけを入れる

3つ目は、1つの文章に1つの要件だけを入れることです。

1文の中に2つ以上の意味が含まれると、文章が冗長となり要点が伝わりづらいです。さらに、事実と意見を区別せずに書くと情報が混在し、読み手が誤った認識をしてしまう恐れがあります。

このような認識の相違を防ぐためにも、「一文一義」のシンプルな表現で、「事実」と「意見」が混同しないよう、曖昧な表現は避けることを心がけましょう。

（4）社内向けの「ねぎらいの言葉」を添える

4つ目は、社内向けの「ねぎらいの言葉」を添えることです。

テキストコミュニケーションでは感情やトーンが伝わりにくく、要点だけの連絡は冷たい印象を与えがちです。そのため、「お世話になっております」のような堅苦しい定型文ではなく、「今週もお疲れ様です」「ご対応いただきありがとうございます！」などの自然な表現を使いましょう。

忙しい相手や急ぎの依頼であっても、相手の状況への配慮を示すことで依頼を受け入れてもらいやすくなるのです。

【必見】社内連絡を確実にメンバーに伝達する方法

以下では、社内連絡を確実にメンバーに伝達する方法を紹介します。

定期的に社内連絡を流していても、現場のメンバーまで正しく伝わっていなかったというケースは少なくありません。こうした連絡漏れを放置すると、指示の行き違いによる業務の停滞や再確認の手間が増え、現場だけでなく管理職の業務負担も大きく膨らんでしまいます。

しかし、メールやチャットツール、共有フォルダなどを使って連絡事項を発信しても、メッセージがタイムラインに埋もれたり、添付ファイルを開かないと内容が分からなかったりします。また、発信者ごとに書き方や共有場所がバラバラな状態では、メンバー側も必要な情報を後から探し出すことができず、結果として周知事項が形骸化してしまうのです。

そこで重要なのが、情報が1箇所に整理され、いつでも簡単に確認できるツールを導入することです。全員が迷わず情報にアクセスできる環境を作ることで、連絡漏れによるミスの防止と業務のスピード向上を同時に実現できるのです。

こうした条件に最も当てはまるのが、非IT企業の65歳のメンバーでも社内文書を簡単に管理できるツール「Stock」です。Stockの「ノート」は任意のメンバーにリアルタイムで共有できるため、別途連絡手段を使う必要がありません。また、ノートに紐づく「メッセージ」でスピード感のあるやりとりも可能なので、ひとつのツールで情報共有が完結します。

ITに不慣れなメンバーでも社内文書を簡単に管理できるツール「Stock」

https://www.stock-app.info/

＜Stockをおすすめするポイント＞

1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
   「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
   作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
   直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

＜Stockのタスク機能＞

文書が共有された後は、読んで終わりにせず、次のアクションにつなげることが肝心です。そこで、業務の漏れを防ぐのに役立つ、Stockの「タスク機能」を紹介します。

「タスク機能」を使うには、まずノート右上の[タスク設定]をクリックします。すると以下のような画面が表示されます。

上記のように、タスクの内容だけでなく、「担当者」と「期限」を設定できるため、ノートに関連するタスクを「誰が」「いつまでに」進めるのかが一目でわかるのです。さらに、リマインダー機能で期限が近づいたら通知されるため、業務の漏れも防げます。

社内連絡ツールの5つの選定ポイント

ここでは、社内連絡ツールの選定ポイントを5つ紹介します。以下を参考に、自社に最適なツールを導入しましょう。

（1）自社の連絡の性質に合っているか

1つ目は、自社の連絡の性質に合っているかです。

社内の連絡は大きく分けて「流れていくフロー情報」と「蓄積して後から見返せるようにしたいストック情報」があります。自社で交わされる連絡がどのような性質のものかを整理し、目的に合致するものを選びましょう。

日々の軽い相談やリアルタイムな連絡といったフロー情報が多い企業には、Slack、Teams、Chatworkなどのチャットツールが適しています。一方で、マニュアルや社内FAQなどのストック情報を管理したい企業には、Notion、「Stock」、社内掲示板ツールなどが適しています。

（2）見落とし防止のための機能があるか

2つ目のポイントは、見落とし防止のための機能があるかです。

具体的な機能の例としては、誰がメッセージを既読しているかが一目で分かる機能や、任意の時間に通知を受け取れるリマインド機能などが挙げられます。また、チャットのメッセージをワンクリックでタスクに変換できる機能や、ノートにメッセージが紐づいていて情報の確認が1箇所で完結する機能などがあるとよいです。

こうした機能を備えたツールを導入し、「送ったのに見ていなかった」「通知が多すぎて流れてしまった」という事故を防ぎましょう。

（3）操作性がシンプルか

3つ目は、操作性がシンプルかです。

どんなに高機能なツールでも、現場のメンバーが使いこなせなければ形骸化します。そのため、社員のITリテラシーに関わらず、全員が迷わず使えるツールを導入しましょう。

たとえば、「Stock」のような情報管理ツールなら、社内情報の管理・共有に必要な機能が過不足なく備わっているため、マニュアルを読まなくても簡単に使い始めることができます。

（4）モバイル端末に対応しているか

4つ目は、スマホやタブレットなどのモバイル端末に対応しているかです。

iOS・Android専用のアプリがあるツールを導入すれば、営業職の移動中や出張時でも、緊急の相談や顧客対応のアラートを即座にキャッチできます。とくに、起動速度や動作が軽く、直感的にチャットや閲覧ができるツールや、スマホで撮影した現場の写真や動画をそのままアップロードできるツールの導入がおすすめです。

こうしたツールを導入すれば、店舗スタッフ、工場勤務、建設現場など、PCを持たないメンバーにも全社連絡やシフト共有をリアルタイムで届けられるのです。

（5）安全性は高いか

5つ目は、安全性が高いかです。

社内連絡では、機密情報、顧客情報、社内データなど多くの重要情報がやり取りされます。そのため、二段階認証やIPアドレス制限、ユーザー権限の細かな設定などができるかを確認しましょう。とくに、ISO27001(ISMS)などの国際セキュリティ資格を取得しているツールなら、安心して導入できます。

ツール導入前に、情報漏洩や不正アクセスを防ぐためのセキュリティ要件を満たしているかを厳密にチェックすることが重要なのです。

【そのまま使える】伝わる社内連絡の例文テンプレート

以下では、社内連絡の例文や書き方をテンプレート付きで紹介します。コピー＆ペーストで簡単に複製できるため、文書を書く時間がない方は必見です。

社内連絡書・連絡票

社内連絡書や通達の例文は以下の通りです。

連絡書では、正しい情報を確実に伝えなければなりません。したがって、一目で概要を把握できる文章を心がけましょう。

議事録

議事録の例文は、以下の通りです。

議事録では、読み手が一読しただけで会議の概要を把握できるようにしなければなりません。そのため、箇条書きや数字で分かりやすくまとめることを心がけましょう。

社内周知・従業員へのお知らせ

社内周知や従業員へのお知らせの例文は、以下の通りです。

お知らせや社内通知では、開催日や場所といった必要事項を漏れなく記入しているかを確認しましょう。

お願い・依頼の社内文書

お願い・依頼に関する社内文書の例文は、以下の通りです。

依頼書には、依頼を実行する期限を明記する必要があります。また、新たに書類やアンケートを提出してもらう場合は、提出方法や提出先まで記載しておきましょう。

社内連絡が伝わらない理由・ツールの選定ポイントまとめ

ここまで、社内連絡が伝わらない理由や連絡ツールの選定ポイントを中心に紹介しました。

社内連絡が伝わらない理由として、メンションを乱用していること、アクションや緊急度が判断できないこと、連絡に使っているツールが多すぎることが挙げられます。そのため、連絡事項には宛名や取るべきアクション、背景を記しましょう。

また、社内連絡ツールを選ぶときは「見落とし防止のための機能があるか」「スマホ対応しているか」「安全性は高いか」などを確認しましょう。なかでも、操作性がシンプルで、ITに不慣れなメンバーでも難なく使えるツールを導入するのがおすすめです。

結論、社内連絡を確実にメンバーに伝えるには、誰でも使いこなせるほどシンプルで、文書の作成から共有・管理まで一元化できる「Stock」が最適です。

無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、連絡が行き届かないことによる業務の遅延やビジネス機会の損失、社内コミュニケーションの悪化を防ぎましょう。

この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

www.stock-app.info/

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所（NRI）に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX Ventures、East Ventures、マネーフォワード等のベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名～数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために『非IT企業』向けの、AIナレッジツール、「ナレカン」をαローンチ。
2026年、「ナレカン」を正式ローンチ。

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