ビジネスでは、経営戦略や顧客リスト、業務に関する知識など、多くの情報を扱っています。とくに、昨今のような情報化社会においては「情報共有」の体制を構築できているか否かで、チーム・組織の成長スピードに差がつくのです。
そのため、情報共有を最適化するのに、紙やエクセルから情報共有ツールに乗り換える企業が増えています。しかし、「情報共有ツールの導入を検討しているものの、どのようなメリットがあるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報共有ツールを利用するメリット・デメリットやおすすめのツールを中心にご紹介します。
- メール・チャット・Excelに社内情報が散在していることにお悩みの企業担当者
- 情報共有が属人化しており、引き継ぎや透明化が難しい現場リーダー
- ツール導入のメリットが自社で実感できるか判断できない業務改善担当者
上記に当てはまる方は今回の記事を参考にすると、情報共有ツールを利用する効果はもちろん、自社に最適なツールの選び方が分かります。
目次
なぜ社内の情報共有は上手くいかないのか
社内の情報共有がうまくいかない理由は、情報共有の仕組みの問題にあります。
情報が組織内で分散していたり、共有のルールや仕組みが整っていないと、必要な情報にすぐアクセスできなくなるためです。
たとえば、メールやチャット、個人のフォルダなどに情報が散在している場合、過去の経緯や重要な資料を探すのに時間がかかります。また、共有のルールがないと、誰がどの情報を持っているのか分からず、属人化が進んでしまいます。
このように、情報共有がうまくいかないのは個人の問題ではなく、仕組みが整っていないことが原因です。
情報共有が上手くいかない企業で起きている3つの問題
情報共有が上手くいかない企業に、共通して起きている3つの問題は以下の通りです。
- 情報が見つからず業務効率が低下する
- 知識やノウハウが特定の人に依存する
- 組織全体での意思決定や連携が滞る
これらの問題が放置されると、社員1人ひとりの作業効率が下がるだけでなく、業務全体の停滞やミスの発生、さらには組織全体の意思決定の遅れにもつながります。つまり、情報共有の不十分さは、個人の負担だけでなく会社全体の生産性や透明性を低下させる要因となるのです。
こうした問題を解消するには、情報を一元管理できる仕組みとして、ツールの導入が有効です。情報共有ツールを活用すれば、誰が何を知っているかを明確にし、業務の抜け漏れや確認作業の手間を減らすことができます。
情報共有ツールを導入するメリット4選
ここでは、情報共有ツールを導入するメリット4選をご紹介します。現在の情報共有方法における課題解決につながるか確かめましょう。
(1) 情報の共有・検索が楽になる
情報をツール内に保管すると、情報の共有・検索にかかる手間が減らせます。
情報共有ツールでは、情報を1か所に集約して管理できるため「どこにあるか分からない」「探しても見つからない」といった状態を防げるためです。たとえば、複数プロジェクトを並行して進める場合でも、プロジェクトごとに情報が整理されるため、必要な情報に迷わずたどり着けます。
以上のように、チーム全員が使えるツール上で情報が整理された状態を維持すれば、必要な情報にすぐアクセスでき、探す時間が削減されるのです。
(2) 場所や時間を問わずアクセスできる
情報共有ツールを利用すると、時間や場所を問わずデータへアクセスし、業務を進められます。
クラウド型の情報共有ツールの場合、インターネット環境さえあればどこにいても情報にアクセスできます。さらに、「マルチデバイス対応」のツールを選ぶことで、PCだけでなくスマホやタブレットからでも、情報の確認や共有が可能です。
そのため、「会社に戻らないと確認できない」などの待ち時間がなくなり、移動中や外出先からでも判断や対応ができるようになります。
(3) 円滑なコミュニケーションが期待できる
情報共有ツールを導入すると、認識のズレや伝達漏れといったコミュニケーションロスを防げます。
チーム全員が共通した情報をもとにやり取りができるため、「前提が伝わっていない」「説明が足りない」といった行き違いが起きにくくなるためです。たとえば、過去のやり取りや関連資料を確認しながらコミュニケーションができるため、同じ説明を何度も繰り返す必要がありません。
その結果、報告漏れや認識のズレを防ぎ、手戻りや確認のやり直しを減らせます。
(4) 情報を蓄積できる
情報共有ツールは、社内の情報をナレッジとして蓄積する場所としての役割も果たせます。
各社員が業務を通じて得た知見は、貴重な資産となります。特に、ベテラン社員が持つ業務に関するノウハウは確実に共有しなければ、会社にとって重大な損害になりかねません。ただし、チャットツールでは、重要な情報もそうでもない情報も一律に埋もれてしまうため、チャットと情報を残す仕組みの両方があるツールが好ましいです。
たとえば「Stock」では、残したい情報を「ノート」に保管できるため、日々のチャットに埋もれずに保管できる点でおすすめです。情報共有ツールには、ナレッジ蓄積も可能なツールを導入しましょう。
＜解消法あり＞情報共有ツールの導入によるデメリット
ここでは情報共有ツールの導入によるデメリット3点について解説します。ツールの導入を検討する企業は、以下の内容を踏まえて事前に対策を講じましょう。
(1) 対面コミュニケーションが減少する
チャット機能が搭載されている情報共有ツールを導入すると、対面での会話が減少することでかえって業務が進みにくくなる可能性があります。
チャットは時間を問わずやりとりできる一方で「口頭での会話が減少し認識がずれる」「チャットを見逃してトラブルにつながる」事態を招く恐れがあります。
そのため、チャット機能があるツールの場合は「すぐに回答を得たい場合は対面で共有する」「メッセージをみたらリアクションをする」といったルールを定めて、確実に意思疎通を図れるように工夫が必要です。
(2) 通知が増えて自分の仕事に集中できない
メッセージの受信時や情報更新時の「通知」が多いと、業務の集中力を乱す原因となります。
通知機能は、メールで起こりがちな情報を見落とすリスクを減らせます。一方で、通知の頻度が多いとかえって情報過多になり、結果として仕事が進めにくくなってしまい、情報共有をうざいと感じる人がいてもおかしくありません。
そのため、業務で使うツールは通知の有無や頻度などを詳細に設定できるサービスを選びましょう。
(3) 情報量が多くなり、必要な情報を探し出せない
情報共有ツールの導入により、必要な情報を探すのに時間がかかる恐れがあります。
ツールは情報へのアクセス性を高めるために有効ですが、運用方法を工夫しなければ、情報量が増えたときに混乱を招きます。たとえば、チャットツールだと情報が流れ、ファイル管理ツールではファイルが煩雑化して探しづらくなるリスクを伴うのです。
そのため、シンプルな情報共有ツールを導入しましょう。たとえば、非IT企業における65歳以上の社員でも、簡単にタスクの管理・共有ができる「Stock」のようなツールであれば、目的の情報をすぐに探し出せます。
【担当者必見】社内の情報共有に最適なツール
以下では、社内の情報共有を効率化するツールをご紹介します。
社内の情報共有がうまくいかないと、「必要な資料や手順がすぐに見つからない」「同じ確認作業を何度も繰り返す」といった問題が起きます。その結果、作業の遅れやミスが増え、チーム全体の仕事の進み方にも影響が出てしまいます。
こうした課題は、メール・チャット・Excelの運用を工夫するだけでは解決が難しいのが実情です。ファイル管理では情報が複数の場所に分かれてしまったり、チャットは履歴を遡って確認しづらかったりするため、そもそも必要な情報にすぐアクセスしにくい仕組みなのです。
そこで、社内の情報を1か所にまとめて管理できる「情報共有ツール」を活用することで、必要な資料や手順をすぐに確認できる環境を作れます。特に、文章やファイル、画像・動画までまとめておけるツールなら、情報の取りこぼしや度重なる確認作業を防ぐのに役立ちます。
なかでも、初めて情報共有ツールを導入する方や、ITに不慣れな方におすすめなのが「Stock」です。「Stock」なら、「ノート」にテキストや画像、ファイルなど社内のあらゆる情報を残しておくことができ、メンバーに即時共有されます。操作がシンプルなため、誰でも簡単に使いこなせるのが特徴です。
最も簡単に情報共有・管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【導入前にチェック】自社に情報共有ツールが必要か判断するポイント
ここでは、情報共有ツールが必要か判断するポイントを解説します。社内の情報共有に最適なツールは分かったけど「そもそも自社に情報共有ツールが必要か分からない」という方は、以下のチェックリストを参考にしてください。
- 情報を探す時間が多い
- 引継ぎに時間がかかる
- 属人化している業務が多い
これらの項目に1つでも当てはまる組織は、情報共有ツールの導入や見直しを検討しましょう。
情報共有ツールを導入すれば、情報を一元管理でき、必要な情報にすぐアクセスできる環境を整えられるため、業務の効率化や組織全体の生産性向上につながります。
情報共有ツールの選定ポイント3選
ここでは、情報共有ツールの選定ポイント3選をご紹介します。情報共有ツールの導入を検討している方は必見です。
(1) 誰でも簡単に使いこなせるか
1つ目は、誰でも簡単に使いこなせる操作性であるかです。
多機能で複雑な情報共有ツールでは、ITに慣れていないベテラン社員が使いこなすのは難しく、教育コストがかかったり、慣れるまでに時間がかかったりしてしまいます。結果的に、ツールが社内に浸透せず、放置される事態になりかねません。
そのため、必要な機能に過不足がなく、簡単に使いこなせるツールを選びましょう。
(2) 情報が蓄積されるか
2つ目は、情報が蓄積されることです。
情報共有ツールには大きく分けて「チャットツール」と「ノート型ツール」の2種類がありますが、チャットツールでは情報がどんどん流れて行ってしまいます。対してノート型ツールを使えば情報は流れていかずに蓄積されるため、必要な情報をすぐに探し出すことが出来ます。
したがって、スムーズに必要な情報を探し出すために、情報が蓄積されることは必須な要素であると言えます。
(3) 検索性に優れているか
3つ目は、検索性が優れていることです。
情報共有ツールは、社内のあらゆる情報を集約しているため、膨大な量の情報を管理しています。そのため、検索機能が弱いツールであれば、目的の情報にたどり着くのに時間がかかり、業務が停滞してしまいます。
そこで、高精度な検索機能を持つ「Stock」のようなツールであれば、スムーズに必要な情報にたどり着くことができます。
実際に情報共有ツール「Stock」を導入した企業事例
呉服店の千成堂着物店では、「紙のノートのように書くだけで情報を管理できるツール」として情報共有ツール「Stock」を活用しています。
以前同社では、「各案件の進捗管理」ができるツールを求めて、「スプレッドシート」や「ガントチャート」を検討しました。しかし、操作が複雑だったため、ITスキルにバラつきのあったスタッフには使いこなすことが困難でした。
そこで、「紙のノートのように書くだけで情報を管理できるツール」を探したところ、「Stock」に出会い、使い勝手の良さ・操作のシンプルさから、すぐに導入することに決めました。
その結果、「各案件の進捗管理」が簡単にできるようになり、お客様に対する提供サービスの質も改善されたのです。ITが苦手なスタッフにも、「ためらわずに手書きノートみたいに書いてみて」と代表自ら説明してるとのことです。
情報共有ツールのメリットや効率化に役立つツールまとめ
ここまで、情報共有ツールを利用するメリット・デメリットやおすすめツールを中心にご紹介しました。
情報共有ツールを使えば、情報のアクセス性が高まったり、円滑にコミュニケーションがとれたりするメリットが得られます。ほかにも、社内のノウハウやナレッジを1か所に蓄積できるため、情報共有にお悩みを抱える企業こそ、ツールを活用すべきなのです。
ただし、情報共有ツールでも「チャットツール」ではタイムライン上に情報が入り乱れたり、「ファイル管理ツール」では確認のたびにファイルを開く手間がかかります。したがって、日々のチャットも、残したい情報も一元管理できるツールを選びましょう。
結論、自社の情報共有を最適化するには、最も簡単に情報共有・管理ができるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、社内の情報共有の悩みを解消しましょう。
