情報共有ツールを活用すると、日々の情報共有が円滑になって業務効率や生産性の向上に役立ちます。そのため、紙やエクセルから情報共有ツールに乗り換える企業が増えているのです。
 
しかし、ツール導入を検討しているものの、選び方が分からず悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、情報共有ツールを利用するメリット・デメリットやおすすめのツール13選を中心にご紹介します。
 
  • 情報共有ツールを導入するメリットが知りたい
  • 選定ポイントを踏まえて自社に最適な情報共有ツールを選びたい
  • 実際の事例をもとに、自社でも情報共有ツールを運用できるか検討したい
という方は今回の記事を参考にすると、情報共有ツールを利用する効果や自社に最適なツールの選び方が分かります。


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目次

情報共有ツールとは?

情報共有ツールとは、ビジネスに必要な情報を円滑に共有するためのツールです。そこで以下では、情報共有ツールの「必要性」と「導入すべき企業の特徴」を解説します。

情報共有ツールが必要な理由

情報共有ツールが必要な理由は、業務を円滑に進めるためです。
 
たとえば、「PCで資料を作成してファイル化し、メンバーにメールで共有する」という業務フローに情報共有ツールを導入すれば、わざわざドキュメントソフトやメールソフトを併用せずに、作成から共有までが一か所で完結します。
 
一方で、情報共有ツールを利用しない場合、メンバーへの連絡の工数がかかるうえに「情報が分散してどこに何があるのか分からない状態」になります。その結果、必要なときに目的の情報へ素早くアクセスできなくなってしまうのです。
 
したがって、企業が業務を円滑に進めるには「Stock」などの情報共有ツールが必須と言えます。

情報共有ツールを導入すべき企業の特徴

とくに情報共有ツールを導入すべき企業の特徴は、以下の2点です。
 
  1. 情報共有の仕組みが整っていない非IT企業
  2. 情報共有の仕組みが整備されていない場合、ツールを導入することで、情報を残して簡単に共有する環境が整います。ただし、ツールによっては利用方法が複雑なサービスもあるため「ITに詳しくない社員でも簡単に使えること」を条件に選定しましょう。
     
  3. 少数精鋭でプロジェクトを進める中小企業
  4. 少数精鋭で複数のプロジェクトを進める中小企業の場合、一人の業務範囲が広く「情報が多すぎて混乱する」という事態になりかねません。そこで、情報共有ツールを導入すれば情報を分かりやすく整理できるため、業務に取り組む際のストレス解消につなげられるのです。
以上のことから、非IT企業や中小企業こそ、情報共有ツールによって業務効率を改善すべきだと言えます。
 
関連記事: 【脱Excel】社内の情報共有におすすめのツールを種類別に紹介!


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情報共有ツールを導入するメリット

ここでは、情報共有ツールを導入するメリットについて解説します。アナログな共有方法から情報共有ツールでの共有に変更すると、以下の3点で役立ちます。

(1)情報の管理が楽になる

情報をツール内に保管すると、情報の管理が簡単になります。
 
たとえば、士業の場合はクライアントごとにフォルダを分けて整理すると、複数のクライアントを担当していてもすぐに必要な情報へたどり着けます。
 
以上のように、ツールで情報が常に整理された状態を維持すれば、すぐに情報へアクセスできるようになります。そして、目的の情報を探し出すのにかかっていた業務時間が削減されるのです。

(2)場所や時間を問わずアクセスできる

情報共有ツールを利用すると、時間や場所を問わずデータへアクセス可能です。
 
たとえば「会社にいないと確かめられない」「パソコンからでないと見られない」という状況がなくなり、移動中や外出先からでも必要な情報を確認できます
 
情報がすべてクラウド上で管理されるため、インターネット環境さえあればどこにいても瞬時に情報へたどり着けるのです。

(3)円滑なコミュニケーションが期待できる

情報共有ツールを導入すると、円滑なコミュニケーションが実現できます。
 
情報共有ツールには気軽な会話形式でやりとりする「メッセージ機能」が搭載されているものもあります。コミュニケーションが円滑になれば、報告漏れや認識の齟齬を防げるのです。
 
とくに、「Stock」のような記録した情報とメッセージが紐づいているでツールであれば「何の業務についてやりとりしているか」がすぐに確認できます。


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情報共有ツールの導入によるデメリット

ここでは情報共有ツールの導入によるデメリット3点について解説します。ツールの導入を検討する企業は、以下の内容を踏まえて事前に対策を講じましょう。

(1)対面コミュニケーションが減少する

チャットがメインの情報共有ツールを導入すると、対面での会話が減少することでかえって業務が進みにくくなる可能性があります。
 
チャットは時間を問わずやりとりできる一方で「口頭での会話が減少し認識がずれる」「チャットを見逃してトラブルにつながる」事態を招く恐れがあります。
 
そこで、チャット機能があるツールの場合は「対面で共有する内容を明確にしておく」「重要な内容はチャット以外の場所に残す」といったルールを定めて社内共有するなどの工夫が必要です。

(2)通知が増えて自分の仕事に集中できない

メッセージの受信時や情報更新時の「通知」多いと、業務の集中力を乱す原因となります。
 
通知機能は、メールで起こりがちな情報を見落とすリスクを減らせます。一方で、通知の頻度が多いとかえって情報過多になり、結果として仕事が進めにくくなってしまいます。
 
そのため、業務で使うツールは通知の有無や頻度などを詳細に設定できるサービスを選びましょう。

(3)情報量が多くなり、必要な情報を探し出せない

情報共有ツールの導入により、必要な情報を探すのに時間がかかる恐れがあります。
 
ツールは情報へのアクセス性を高めるために有効ですが、運用方法を工夫しなければ、情報量が増えたときに混乱を招きます。たとえば、チャットツールだと情報が流れ、ファイル管理ツールだとファイルの階層が深くなり情報を探しづらくなるリスクを伴うのです。
 
そのため、ツールの具体的な運用ルールを、社内利用開始前に決めておきましょう。ただし、「Stock」のようなシンプルな階層で情報管理できるツールを導入すれば、運用設計に時間をかけずともすぐに利用を始められます。


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情報共有ツールの種類

以下では、代表的な情報共有ツールの種類をご紹介します。
 
  • ノート型ツール【一番おすすめ】
  • ノートに情報を直接書き込む形のツールです。ファイルを作成する手間がかからないのはもちろん、複数のメンバーと簡単に共有や編集ができます。
     
  • チャットツール
  • 会話形式で情報を共有するツールです。気軽にコミュニケーションがとれる反面、重要な情報が流れて振り返りづらい点に注意が必要です。
     
  • ファイル共有ツール
  • WordやExcel、PDFといったファイルを保存・共有するツールです。ファイルを分かりやすい形で整理しておかなければ、アクセス性が悪くなってしまいます。
     
  • 社内wikiツール
  • 属人化した知識やノウハウを社内の知的財産として保存するためのツールです。共有できる情報の範囲が限られていることに注意しましょう。
以上のように、情報共有ツールにはいくつかの種類があるので、自社の導入目的に最適なものを選びましょう。
 
関連記事: 【無料あり】仕事の情報をまとめる情報整理・管理ツール7選を比較!


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業務効率化に役立つ情報共有ツール13選

以下では、業務効率化に役立つ情報共有ツール13選をご紹介します。
 
情報共有ツールには、チャット型、ファイル型、ノート型などの種類があります。このうち、チャット型は情報がすぐに流れるので「過去の内容をすぐに見返せない」というストレスを引き起こします。
 
ファイル型の場合は、情報へたどり着くまでに「フォルダ内を探し、該当のファイルを開いて確認する」手間がかかります。また、メッセージ機能が備わっていなければ連絡は別途メールなどでやりとりする必要があり、情報が素早く共有できません。
 
したがって、情報共有ツールは「情報を蓄積し、ファイルやメッセージの共有も可能なノート型」を選びましょう。結論、情報共有に過不足のない機能を備えた、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に記載した文章や画像は任意のメンバーに即時共有されるうえ、案件や内容ごとに「フォルダ」で整理可能です。また、ノートには「メッセージ」「タスク」が紐づいているので、チャットのように話題が混ざらず関連情報をやりとりできます。

【Stock】情報を流さず簡単に共有・管理できるツール

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「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

Stockの詳細はこちら


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【Evernote】豊富な機能を搭載するツール

Evernoteのトップ画像

<Evernoteの特徴>

  • さまざまな情報を記載する
  • Evernote上のノートには、テキストや画像、動画、PDFなどの情報を残せます。
     
  • Webクリッパー機能
  • Webクリッパー機能では、あとから見返したいサイトを簡単なステップで保存できます。

<Evernoteの注意点>

  • チャットアプリとしての代替には不向き
  • Evernoteユーザーに簡易的なメッセージを送れるワークチャットがありますが、チャットアプリの代替にはならない点に注意が必要です。

<Evernoteの料金体系>

  • FREE:0円
  • PERSONAL:1,100円/月(月間払い)
  • PROFESSIONAL:1,550円/月(月間払い)
  • EVERNOTE TEAMS:1,750/ユーザー円/月(月間払い)

【Dropbox】ファイル中心の情報共有ができるツール

Dropboxのトップ画像

<Dropboxの特徴>

  • 共有フォルダに対応している
  • 個人の情報を管理するだけでなく、共有フォルダを使った情報共有も可能です。
     
  • 大容量ファイルを共有できる
  • とくに、有料のビジネス用プランなら大容量のファイルを安全にやりとりできます。

<Dropboxの注意点>

  • ファイル管理が面倒
  • さまざまなファイルをカテゴリごとに分類したり、確認したい場合にわざわざ探して開いたりする手間がかかります。

<Dropboxの料金体系>

  • Professional:2,400円/月(月間払い)
  • 利用人数は1名、容量は3,000GBまでに制限されています。
  • Standard:1,800円/ユーザー/月(月間払い)
  • 利用人数は3名以上、容量は5,000GBまでに制限されています。
  • Advanced:2,880円/ユーザー/月
  • 利用人数は3名以上で、必要に応じた容量を利用できます。
  • Enterprise:要問い合わせ
  • 利用人数は3名以上で、必要に応じた容量を利用できます。

【Docbase】ドキュメント作成に特化したツール

Docbaseのトップ画像

<Docbaseの特徴>

  • 同時編集機能
  • ひとつのメモを複数人で同時に編集する機能が搭載されており、「誰がどこを編集しているか」まで分かります。
     
  • リアルタイムプレビュー
  • メモを編集しながら、リアルタイムで実際の表示画面の状態を確認できます。

<Docbaseの注意点>

  • Markdownの記載方法に慣れるまで時間がかかる
  • メモを構造的に見やすく残すにはMarkdownの記載方法を利用する必要があり、とくに非IT企業の社員にとっては利用のハードルが高いツールだと言えます。

<Docbaseの料金体系>

  • スターター:990円/月
  • ユーザー数は3人、ストレージ容量は3GBを利用できます。
  • ベーシック:4,950円/月
  • ユーザー数は10人、ストレージ容量は10GBを利用できます。
  • レギュラー:9,900円/月
  • ユーザー数は30人、ストレージ容量は30GBを利用できます。
  • ビジネス100:21,450円/月
  • ユーザー数は100人、ストレージ容量は100GBを利用できます。
  • ビジネス200:43,450円/月
  • ユーザー数は200人、ストレージ容量は200GBを利用できます。
※ビジネス200以上のプランも用意されています。ユーザー数が1000人を超える場合は問い合わせが必要です。
 

【Qiita:Team】エンジニア向け情報共有ツール

Qiita:Teamのトップ画像

<Qiita:Teamの特徴>

  • ドキュメントを作成できる
  • Markdown記法やテンプレートにより、見た目の整ったドキュメントを作れます。
     
  • 共有リンク機能
  • 作成したドキュメントの共有リンクを取得すれば、社外とも共有できます。

<Qiita:Teamの注意点>

  • メッセージ機能がない
  • ドキュメントへのコメント機能は搭載されていますが、一対一で会話するメッセージ機能は搭載されていません。

<Qiita:Teamの料金体系>

  • Personal:500円/月
  • ユーザー数は1人、ファイル容量は30GBまでです。
  • Micro:1,520円/月
  • ユーザー数は3人、ファイル容量は30GBまでです。
  • Small:4,900/月
  • ユーザー数は7人、ファイル容量は30GB/ユーザーまでです。
  • Medium:7,050円/月
  • ユーザー数は10人、ファイル容量は30GB/ユーザーまでです。
  • Large:15,300円/月
  • ユーザー数は17人、ファイル容量は30GB/ユーザーまでです。
  • Extra:15,300円/月
  • ユーザー数は17人以上、ファイル容量は30GB/ユーザーまでです。なお、18人目以降は720円/月/ユーザーが追加されます。

【Chatwork】国産のチャットツール

Chatworkのトップ画像

<Chatworkの特徴>

  • ビジネス向けチャット
  • グループや個人で気軽にコミュニケーションがとれます。既読機能が搭載されていないので、自分のタイミングでメッセージに返信できるのが特徴です。
     
  • タスク管理機能がある
  • やるべきことを作成・編集するタスク管理機能が搭載されているので、業務を抜け漏れなく進めるのに役立ちます。

<Chatworkの注意点>

  • フリープランはメッセージの閲覧可能な期間・件数に制限がある
  • フリープランだとメッセージの閲覧は「直近40日以内に投稿された最新5,000件まで」となっており、長期間利用する際は有料プランの契約が前提として必要です。

<Chatworkの料金体系>

  • フリー:0円
  • ユーザー数は100名まで、容量は5GB/ユーザーまで利用できるプランです。
  • ビジネス:600円/ユーザー/月(月間払い)
  • ユーザー数は無制限で、容量は10GB/ユーザーまで利用できるプランです。
  • エンタープライズ:960円/ユーザー/月(月間払い)
  • ビジネスプランの機能に加えて、セキュリティや管理機能が充実したプランです。

【LINE WORKS】LINEと同様に使えるチャットツール

LINE WORKSのトップ画像

<LINE WORKSの特徴>

  • ビジネス版LINE
  • コミュニケーションツールとして知名度の高いLINEと同じような操作で利用できます。
     
  • チャット以外の機能も搭載
  • カレンダーや掲示板など、ビジネス向けにいくつかの機能が搭載されています。

<LINE WORKSの注意点>

  • 情報が流れて見返しにくい
  • 頻繁にチャットを利用するとメッセージがすぐに流れてしまうので、過去のやりとりを確認するには何度もスクロールして履歴をさかのぼる手間が発生します。

<LINE WORKSの料金体系>

  • フリー:0円
  • 5GBまで利用できるプランです。管理機能や連携機能には一部制限が発生します。
  • スタンダード:540円/ユーザー/月(月間払い)
  • 1TBまで利用できるプランです。
  • アドバンスト:1ユーザーあたり960円/ユーザー/月(月間払い)
  • 100TBまで利用できるプランです。
 

【Slack】カスタマイズできるチャットツール

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<Slackの特徴>

  • 特定のメンバーへ向けて発信できる
  • 個人だけでなくグループチャットも利用可能です。グループ内で「@」をつけてメンバー名を入力すれば、届けたい人だけに通知される仕組みになっています。
     
  • 安全にやりとりできる
  • データの暗号化や国際基準への準拠など、安全にやりとりするための仕組みが整っているのも特徴です。

<Slackの注意点>

  • メッセージ閲覧履歴に制限がある
  • フリープランの場合、メッセージ履歴の閲覧は「直近90日分」に制限されているので、ビジネス利用ではとくに注意が必要です。

<Slackの料金体系>

  • フリー:0円
  • 直近90日分のメッセージを閲覧できます。
  • プロ:1,050円/ユーザー/月(月間払い)
  • すべてのメッセージ履歴を閲覧できます。
  • ビジネスプラス:1,800円/ユーザー/月(月間払い)
  • プロプランの機能に加えて、より高度なセキュリティと管理機能が利用できます。
  • Enterprise Grid:要問い合わせ

【Workplace from Meta】Facebookのように使えるビジネスツール

Workplace from Metaのトップ画像

<Workplace from Metaの特徴>

  • ファイル管理ができる
  • あらゆる情報を保存し、PCやスマホから簡単にアクセス可能です。
     
  • グループ作成
  • チームや企業ごとにグループを作って、Q&A投稿やファイル共有などの機能を利用できます。

<Workplace from Metaの注意点>

  • 機能を持て余す恐れがある
  • ビデオチャットやインサイトなどのさまざまな機能が搭載されている一方、使いこなせず持て余して、費用対効果が小さくなってしまう可能性があります。

<Workplace from Metaの料金体系>

  • Core:$4/ユーザー/月
  • 月額料金のほかに、サポートやライブ配信用に追加できるオプション料金も用意されています。

【サイボウズOffice】豊富な機能が特徴のグループウェア

サイボウズOfficeのトップ画像

<サイボウズOfficeの特徴>

  • 豊富な機能が搭載されている
  • スケジュールや掲示板、ファイル管理など、標準機能だけでも10種類以上搭載されています。
     
  • カスタムアプリを作成できる
  • プレミアムコースでは、日報や顧客台帳といった、標準機能にはないアプリを利用可能な点が特徴です。

<サイボウズOfficeの注意点>

  • 使い慣れるまでに時間がかかる
  • 多機能な一方で操作が難しく、使い慣れるまでに時間がかかったり社内への浸透が遅れたりする可能性があります。

<サイボウズOfficeの料金体系>

  • スタンダードコース:500円/ユーザー/月
  • 5人からの利用が前提で、スケジュールや掲示板といった標準機能をすべて利用できます。
  • プレミアムコース:800円/ユーザー/月
  • 標準機能に加え、カスタムアプリを利用できます。

【Google Workspace】ビジネス対応したGoogleのグループウェア

Google Workspaceのトップ画像

<Google Workspaceの特徴>

  • ビジネス向けのメールアドレスを作成
  • 通常の「@gmail.com」のアドレスではなく「@(会社名)」のようにビジネス用のアドレスが作成できます。
     
  • 音声会議・ビデオ会議アプリを利用できる
  • 音声会議・ビデオ会議アプリであるGoogle Meetが備わっています。利用人数は各プランによって異なります。

<Google Workspaceの注意点>

  • 高機能ゆえに運用コストがかさむ
  • 豊富な機能が搭載されていますが、運用コストがほかのツールに比べて高いため、利用料金を抑えたい企業は慎重に検討しなければなりません。

<Google Workspaceの料金体系>

  • Business Starter:680円/ユーザー/月
  • 30GB/ユーザーのストレージを利用できます。
  • Business Standard:1,360円/ユーザー/月
  • 2TB/ユーザーのストレージを利用できます。
  • Business Plus:2,040円/ユーザー/月
  • 5TB/ユーザーのストレージを利用できます。
  • Enterprise:要問い合わせ
  • 高度なセキュリティ機能やサポートを利用できます。

【Microsoft 365】Officeアプリケーションが使えるツール

Microsoft 365のトップ画像

<Microsoft 365の特徴>

  • ファイル共有
  • クラウドストレージサービスのOneDriveの利用で、ファイルの一括管理が可能になり、メンバー間の共有も簡単にできます。
     
  • チャット
  • Microsoft Teamsを使うと、グループチャットやビデオ通話ができます。

<Microsoft 365の注意点>

  • ブラウザ版とアプリ版で画面の仕様が異なる
  • ブラウザから利用する場合とデスクトップアプリを利用する場合で画面の仕様や利用できる機能が異なるため、注意が必要です。

<Microsoft 365(一般法人向け)の料金体系>

  • Microsoft 365 Business Basic:899円/ユーザー/月
  • 1TB/ユーザーのクラウドストレージを利用できます。
  • Microsoft 365 Apps for business:1,236円/ユーザー/月
  • デスクトップ版のプレミアム機能付きOfficeアプリを利用できます。
  • Microsoft 365 Business Standard:1,874円/ユーザー/月
  • ウェビナーを簡単に開催できます。
  • Microsoft 365 Business Premium:3,298円/ユーザー/月
  • 他プランに比べてより高度なセキュリティ機能が搭載されています。

【クロジカ】機能を絞ったプランで利用できるツール

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<クロジカの特徴>

  • スケジュールを共有できる
  • チーム全員のスケジュールを一つのカレンダーにまとめて管理可能ですす。
     
  • URLによる日程調整
  • 「URLを送って候補日を選んでもらう」という簡単なステップでメンバーの日程が調整できます。

<クロジカの注意点>

  • 利用開始人数に下限がある
  • 有料プランは10人からの利用が前提になるので注意が必要です。

<クロジカの料金体系>

  • フリー:0円/ユーザー/月
  • ユーザー数は10人までとなっており、日程調整・出欠確認・予定管理の機能が使えます。
  • ベーシック:600円/ユーザー/月(月間契約)
  • ユーザー数10人から利用可能で、フリープランの機能に加え、設備予約・アクセス権限の機能が使えます。
  • プレミアム:960円/ユーザー/月(月間契約)
  • ベーシックプランの機能に加えて、セキュリティやサポートが充実しています。


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情報共有ツールを選ぶたったひとつのポイント

情報共有を選ぶときに注目すべきポイントは「簡単に使えるシンプルなツールか」です。
 
高度な機能が豊富に搭載されているツールは、幅広い用途をカバーできる利点があります。しかし、「操作方法を覚えるまでに時間がかかる」「機能を持て余した結果費用対効果が小さくなってしまう」リスクを伴うのです。
 
ただし、ひとつの機能に特化したツールだと、機能不足の際にほかのツールを併用する料金コストがかかってしまいます。したがって「必要な機能が過不足なく搭載されているシンプルな仕様のツール」を選ぶことが重要です。


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情報共有ツールの注意点

以下では、情報共有ツールの注意点について解説します。導入と運用に分けて解説しているので担当者の方は必見です。

導入前の注意点

情報共有ツールの導入前には、以下の2点に注意しましょう。
 
  • 必要な機能を明確にする
  • 「機能に不足があり、別のツールで補わなければならなくなった」「機能が多すぎて使いこなせない」といった状態を防ぐためにも、あらかじめ自社が必要としている機能を明確にしたうえで選定しましょう。
     
  • ツールの使い方を社内で教育する
  • 操作方法が曖昧なままツールを導入すると社内に浸透しないため、必ず使い方を社内周知しましょう。ただし、ツール選定の段階で「誰でも直感的に使える簡単なツール」を選べば、教育コストを省けてすぐに運用を始められます。
以上のように、必要な機能を明確にしたうえで、導入後すぐに運用可能なツールを選ぶと、利用する社員や教育する管理者層の負担を解消できるのです。

運用上の注意点

情報共有ツールの運用中には、以下の2点に注意しましょう。
 
  • 情報が多すぎて混乱する
  • 情報が多すぎると「どこに何があるか分からない」という状態になりかねません。そのため、「Stock」のようなツールを用いて、チームやプロジェクトごとに情報を整理して管理しましょう。
     
  • ツールが社内に浸透しない
  • 目的に合ったツールを選んでも浸透しない原因として「操作方法が難しいこと」が挙げられます。そのため、操作マニュアルの作成といった対策が必要です。
以上のように、運用においては「社員全員がストレスなく利用できているか」を確認し、必要に応じて対策を講じなければなりません。
 
関連記事: 情報共有の大切さとは?共有不足で起きる問題や改善方法も解説!


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情報共有ツールを導入して効率化した事例

株式会社ハピネス(ハピネス治療院)Stock導入事例画像
 
以下では、医療・健康事業を展開する株式会社ハピネス(ハピネス治療院)において、ツールによる業務効率化に成功した事例をご紹介します。
 
ツール導入前は一般的なコミュニケーションアプリで情報を共有しており、「営業の打合せ記録」や「顧客からのクレーム」といった重要な情報が流れてしまう課題を抱えていました。
 
しかし、ビジネス用の情報共有ツール「Stock」を導入したことで、重要な情報がチームに蓄積されてすぐにアクセス可能になったのです。たとえば、「いつ、誰と、何を話したのか」といった営業記録が明確に残るようになりました
 
その結果、過去の営業記録を活かして「2回目、3回目の営業戦略を立てる」「顧客からのクレームを分析する」といった具体的な行動にも結び付いています。
 
以上のように、情報共有ツールを導入したことによって、情報を確実に蓄積し、効率的にアクセスして活用する環境になったのです。
 


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情報共有ツールのメリットや効率化に役立つツールまとめ

ここまで、情報共有ツールを利用するメリット・デメリットやおすすめツール13選を中心にご紹介しました。
 
情報共有ツールを使えば、情報のアクセス性が高まったり円滑にコミュニケーションがとれたりする効果が得られます。そのため、情報共有の仕組みが整っていない非IT企業や、少数精鋭で複数プロジェクトを進める中小企業こそツールを活用すべきなのです。
 
ただし、情報共有ツールのなかでもチャットツールだと情報が流れてしまい、ファイル管理ツールではファイルを開く手間がかかります。したがって、チャットツールやファイル管理ツールのデメリットを解消する「ノート型ツール」を選びましょう。
 
結論、記録を流さず蓄積し、必要な情報へ簡単にアクセスできるノート型情報共有ツールの「Stock」が最適です。導入すると、情報共有の側面から業務効率化を実現できます。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、分散した情報を集めて業務を効率化しましょう。


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関連記事: 【目的別】ビジネスの情報共有に役立つアプリ8選!(無料あり)
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。