情報共有を活発にやりとりするには、社内のコミュニケーション状況を改善し、社員同士が連絡を取り合える体制を企業が整える必要があります。
しかし、職場におけるコミュニケーションが活性化していないことに課題を感じているものの、アプローチ方法がわからず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報共有におけるコミュニケーションを活性化する方法や、活発になると得られるメリットを中心に解説します。
- 職場のコミュニケーションを活性化して密に情報共有ができる方法を探している
- コミュニケーションが活発になると得られる具体的なメリットを社内に伝えたい
- 職場のコミュニケーションが滞っている原因を知り、改善策を実行したい
という方は今回の記事を参考にすると、職場でのコミュニケーションを活性化する方法が分かり、社員同士の積極的な情報共有を実現できます。
目次
【重要】情報共有におけるコミュニケーションの大切さとは
コミュニケーションが起点となり情報共有が活発になれば、業務の質や作業スピードが向上する点に大切さがあります。
情報共有とコミュニケーションには相関関係があります。ナレッジや顧客情報などの業務に活用できる情報は「ストック情報（蓄積されていく情報）」に該当し、会話やチャットなどのコミュニケーションは「フロー情報（その場限りのやりとり）」に該当します。
下記がストック情報とフロー情報の棲み分け例になります。
| ストック情報 | フロー情報 |
|---|---|
商談の記録や提案資料や問い合わせ対応の記録、フォーム・メールの送信内容
トークスクリプトや業務手順書
営業活動の進捗報告やKPI管理、施策の改善案 |
「明日〇時に〇〇に集合お願いいたします。」「明日の商談にご同席いただけないでしょうか。」
「受注おめでとうございます」「〇〇の資料を送付してください。」
顧客対応における確認や進捗があった際の報告 |
ストック情報は、社員同士の会話といったフロー情報を文書化したときに生まれます。したがって、業務上のコミュニケーションが活発になると、社内に共有すべきストック情報を得る機会が生まれ、社内の情報共有が促進される点が重要であると言えます。
職場のコミュニケーションを活性化させる3つの方法
ここでは、職場のコミュニケーションを活性化させる方法を3つ紹介します。情報共有を円滑にするには、以下の対策を実施して社内コミュニケーションを改善しましょう。
(1)情報共有の文化を社内に根付かせる
まずは、情報共有に対する前向きな雰囲気や文化づくりに取り組みましょう。
情報共有を推奨する社風だと社員に伝われば、情報共有に対する心理的ハードルが下がり、共有の文化が社内に根付きます。
たとえば、新卒社員は社会人歴が浅く、周囲を気にして情報発信をためらう恐れがあります。しかし、情報共有が推奨される文化があると事前に分かっていれば、情報共有への不安を感じにくくできます。
したがって、業務に関する情報は積極的に発信するように、全社へ伝えることが大切なのです。
(2)会話できる機会を勤務時間内に設ける
社員同士が会話できる機会を勤務時間内に設けると、コミュニケーションをとるきっかけが生まれます。
とくに、部署や役職をまたいだ社内のメンバーとは業務上の関わりが少なく、会話の機会が限られています。そこで、1on1やシャッフルランチなどの交流の機会を設けると、部署外の相手と話すきっかけが生まれて、業務で関わる際の緊張緩和を促せます。
部署間や役職を超えてコミュニケーションをとる機会があると、相手を知ることで信頼関係が強まる効果も期待できます。
(3)情報共有ツールを利用する
コミュニケーション手段として情報共有ツールを活用すると、円滑にやりとりできます。
情報共有ツールはノウハウの蓄積や社員同士のコミュニケーションができるサービスで、インターネットがあれば勤務場所に関係なく連絡が取れます。そのため、テレワークや出張先などの対面でやりとりができない際でも、スムーズなやりとりが実現可能です。
ただし、ツール選定時は共有した業務情報が正しく管理できるツールが必要です。たとえば、コミュニケーションに特化したチャットツールはほかのメッセージで流れやすく、会話内容が入り混じって情報が探しにくくなってしまいます。
したがって、企業の情報を整理するには「共有情報」と「コミュニケーション」の両方ができるツールが最適です。
コミュニケーションが活発になると得られるメリット
ここでは、コミュニケーションが活発になると企業が得られるメリットをご紹介します。メリットが得られると、職場のコミュニケーションが業務の質向上に直接つながっていることがわかります。
「報連相」が定着する
コミュニケーションが活発になると、社内で「報連相」が定着します。
職場での業務は、些細な内容であっても状況を共有しなければミスやトラブルを生む恐れがあります。たとえば、業務の対応状況が共有されていなければ、二重対応や抜け漏れの原因となり、プロジェクトの進行が遅延するリスクが高まります。
そこで、コミュニケーションが活発になれば、社員間で連絡を取り合う機会が増えて、職場での「報連相」は当たり前に行うべきものだという考え方が社内に定着するのです。
ノウハウが積極的に共有される
コミュニケーションを頻繁にとると、個人の持つナレッジやノウハウが積極的に社内共有されます。
職場のコミュニケーションが活発だと、会話の流れで知識を共有する機会が発生します。そして、ノウハウがチーム内に伝われば質の良い業務ができるのでメンバーのモチベーションが上がり、さらにクオリティを高めようと積極的に情報共有する好循環が生まれるのです。
また、ノウハウの共有はメンバーへの業務集中を防ぐ「属人化解消」の効果があることからも、職場でコミュニケーションをとり情報を共有し合うことは効果的だと言えます。
職場のコミュニケーションが滞っている原因とは
以下では、職場のコミュニケーションが滞っている原因を紹介します。コミュニケーション不足は深刻な問題なので、自社が以下2つの原因に当てはまっている場合は早急に解決が必要です。
情報共有できる環境が整っていない
社員が情報共有できる環境が整っていないと、コミュニケーションをとる機会が失われてしまいます。
業務に役立つ情報を得ても、社内に伝えられる雰囲気や手法が整っていなければ、社員が情報発信をためらうリスクが高まります。たとえば、日ごろから雑談をしない職場では、トラブルなど緊急性が高い内容以外の会話がしにくいと感じる恐れがあります。
したがって、コミュニケーションを活性化し業務を円滑に進めるには、企業側が「情報共有を推奨する」「ナレッジの記載場所を周知する」といった社内環境の整備が必要です。
情報共有するリソースが足りない
情報共有のリソース不足も、コミュニケーションが滞る原因のひとつです。
日々タスクに追われて時間の余裕がないと、社員がコミュニケーションをとることに負担を感じてしまいます。業務上必要な最低限の連絡だけでなく、ノウハウ共有や業務プロセスの見直しなど、業務改善に関する内容も共有できる環境を構築しなければなりません。
したがって、企業は「忙しくても簡単にコミュニケーションをとれる対策」を実行しましょう。たとえば、「Stock」のようにシンプルな情報共有ツールを導入すると、社員の負担を少なくコミュニケーションをとれる仕組みを構築できます。
職場のコミュニケーションを促す最もおすすめのツール
以下では、職場のコミュニケーションを促す最もおすすめのツールをご紹介します。
社内の情報共有を活性化するには、社員同士のやりとりの機会を生む必要があります。対策としては、コミュニケーションを取りやすい社内環境を整えることが有効であり、職場での情報共有を推奨する社内文化を根付かせましょう。
とくに、昨今は在宅での勤務も一般的になりつつあることから、企業での情報共有には、遠隔でもリアルタイムでコミュニケーションが取れるITツールの利用が必須です。ただし、複雑なツールだと社員が使いこなせず、やりとりが滞ってしまいます。
したがって、ツールは負担を感じずに運用できる簡単なサービスを選びましょう。結論、職場のコミュニケーションを活性化させるには、非IT企業の65歳以上でも使いこなせるシンプルな情報共有ツールの「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に残したテキストやファイルはチャットツールのように流れずに記録されます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」を使うと、話題が錯綜せずにコミュニケーションがとれて、社員間で情報を共有しやすい環境が整えられるのです。
社内の情報を最も簡単に共有・管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報共有におけるコミュニケーションを活性化する方法まとめ
これまで、職場のコミュニケーションを活性化させる方法を中心にご紹介してきました。
企業が情報共有の文化づくりや会話の機会を設けるように取り組むと、職場のコミュニケーションが活発になり、業務のやりとりも促進されます。情報共有は「報連相の定着」「積極的なノウハウ共有」を生み業務品質を向上させるので、積極的に推奨しましょう。
コミュニケーション不足の原因は社内に情報発信がしづらいためです。そこで、ITツールを導入すると、勤務場所や相手の状況を問わず情報が共有できます。ただし、ツールが難解だと社員が使いこなせず、新たなコミュニケーション手段の確立にはなり得ません。
したがって、簡単な操作でストレスなくコミュニケーションが取れる情報共有ツールのStockが最適です。Stockは「ノート」「タスク」「メッセージ」の情報共有に過不足のないシンプルな構成で、非IT企業でもすぐに運用を開始できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、職場のコミュニケーションを活性化しましょう。
