情報は、ビジネスを成功へと導く重要な資産です。そして、適切に情報共有をすることで、業務の効率化や生産性の向上、コミュニケーションの活性化が見込めます。
情報には「蓄積されるストック情報」と「流れるフロー情報」の2つがあり、それぞれ適切な管理方法が異なります。しかし、そもそもフロー・ストックとは何なのかわからない、両者を適切に管理する方法が分からないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「ストック情報とフロー情報の違い」と「おすすめの情報管理ツール」を中心にご紹介します。
- そもそもフロー情報とストック情報とは何かがわからない
- フロー情報・ストック情報の違いやメリット・デメリットを知りたい
- フロー・ストック両方の情報を共有・管理する方法を探している
という方はこの記事を参考にすれば、ストック情報とフロー情報の特性が分かるので、適切な情報共有・管理ができるようになります。
目次
【わかりやすく解説】ストック情報とフロー情報とは
以下では、ストック情報とフロー情報の違いや、共有時のメリット・デメリットについてご紹介します。両者の違いを理解して、適切に情報を管理しましょう。
ストック情報とフロー情報の違いとは？
ストック情報とは、「あとから何度も見返すことが多く、蓄積されていく情報」を指します。そのため、社員全員が簡単にアクセスできるような情報管理が必要です。
一方、フロー情報とは、「メールやチャットでやりとりされるような、一時的な情報」を指します。対面の会話に近い、迅速なやりとりが特徴です。
以上のように両者には異なる特性があるため、適切に管理できなければ、ストック情報の場合であれば「ファイルの保存場所が分からない」、フロー情報の場合であれば「ほかのメッセージで埋もれて見つからない」といった事態になるため注意が必要になるのです。
ストック型情報共有のメリット・デメリット
ストック型情報共有のメリットは、「繰り返し活用できること」です。
たとえば、マニュアルを整備しておくことで、誰が作業しても一定の品質が保てるようになります。また、顧客情報を蓄積すれば、担当者が不在でも他のメンバーがスムーズに対応できます。
一方でデメリットは、何度も見返す情報であるため誰が見ても理解できるよう、丁寧な記録と整理が求められるという点です。
フロー型情報共有のメリット・デメリット
フロー型情報共有のメリットは、「手軽に情報を発信できること」です。対話に近いやりとりのため、相手に情報を手軽に素早く発信できます。
一方で、デメリットは、「情報が流れてしまうこと」です。チャットやメールでは重要な情報も埋もれやすく、必要な情報を探す手間がかかります。
そこで、話題ごとに情報を整理できる「Stock」を活用すれば、ストック情報に紐付けて、流れやすいフロー情報も見失わずにやり取りできます。
ストック情報・フロー情報の具体例
ここでは、ストック情報とフロー情報の具体例を解説します。それぞれの管理方法についても紹介しているので、管理方法に悩んでいる方は必見です。
ストック情報の具体例
ストック情報の具体例には、マニュアルや商談記録、顧客データなどが挙げられます。
これらの情報を活用することで、商談の反省点を洗い出したり、顧客の潜在ニーズを把握したりすることができるのです。そのため、ストック情報は企業の利益や信頼に直結する重要な情報とも言えます。
したがって、ストック情報は、情報管理ツールなどで適切に管理し、誰でもどこでも確認できる仕組みが求められています。
フロー情報の具体例
リアルタイムのコミュニケーションでやりとりされるのがフロー情報です。
たとえば、「明日〇時に集合をお願いします」といった連絡や、「資料送付は対応済みでしょうか」といった確認のやり取りなど、業務を円滑に進めるために必要な情報がフローにあたります。
したがって、フロー情報は、チームでのコミュニケーションや連携に不可欠です。ビジネス現場では主にメールやチャットツールで管理されています。
情報の特性に合わせたツールの選び方
以下では、情報の特性に合わせたツールの選び方を紹介いたします。ストック型情報とフロー型情報の管理をするときに、どんなツールを使うべきか知りたい方は必見です。
ストック型の情報管理に適したツール
ストック型の情報管理には、繰り返し活用できるように情報を編集しやすいツールが適しています。
たとえば、社内のファイル情報を一括管理できる「ファイル管理ツール」があります。ファイル管理ツールでは、ExcelファイルやPDFなど、ビジネスシーンで多く活用される情報を一元的に管理できます。
ただし、ファイルが増えていくとファイルを探すのに時間がかかり、欲しい情報がすぐに見つからないことがあります。また、古いファイルと新しいファイルが混在し、無駄な業務を増やすこともあるので注意が必要です。
フロー型の情報管理に適したツール
フロー型の情報管理には、手軽に情報を発信できるようなツールが適しています。
たとえば、会話形式で気軽に情報をやり取りする「チャットツール」があります。チャットツールでは、一対一だけでなくグループでもやり取りができるため、チームや部署ごとで情報共有をすることができます。
ただし、チャット上でのやり取りは流れやすいので、後から必要な情報を探す場合、遡って探す手間がかかる点には注意が必要です。
また、そもそもストック型の情報とフロー型の情報を、別々に管理すると確認が面倒です。チャットツールで話したことを別のファイル管理ツールに残すなど、別々のアプリで共通の話題が同時に存在し、混乱を生むことも多々あります。そこで、「Stock」のようなITツールを使うと、ストック型の情報とフロー型の情報を一元管理することができ、情報が散らばりません。
情報共有で注意すべきポイントとは
ここでは、情報共有をするうえで注意すべきポイントを紹介します。以下のポイントを押さえた仕組みが整えれば、情報の抜け漏れや管理場所が分からなくなるリスクを減らすことができます。
（1）迅速に共有できるか
はじめに、迅速に情報を共有できる仕組みを用意しましょう。
たとえば、マニュアルの更新をメールやチャットで共有すると、手間がかかるだけでなく、通知の遅れにより古い手順で作業してしまう可能性があります。
そのため、更新と同時に相手へ自動共有できる仕組みが必要なのです。
（2）情報を簡単に見つけられるか
次に、欲しい情報を簡単に見つけ出せるかは、注視するべきポイントといえます。
商談の記録や提案資料のように、顧客とのやりとりに活用できるようなストック情報は、いつでも簡単に振り返れるようにしておきましょう。仮にすぐに見つけられない状態では、情報を探すことに手間と時間がかかってしまいます。
そのため、欲しい情報を瞬時に見つけ出せる「検索機能」を備えた情報共有ツールを導入する企業が増えています。検索機能があれば、キーワードを入力するだけで簡単に情報が見つかるので手間が減ります。
ストック情報とフロー情報の双方を共有・管理できるツール
以下では、ストック情報とフロー情報の双方を管理できるツールを紹介します。
社内情報をスムーズに管理するには「ストック情報の蓄積とフロー情報のやりとりを一元化でき、必要な情報にすぐアクセスできるアプリ」が必要です。ただし、多機能すぎるツールは、ITに不慣れな社員にとって使いづらく、業務の停滞を招くリスクがあります。
そこで、誰でも簡単に使いこなせる、直感的に操作可能なアプリを選びましょう。使用するハードルが低ければ、社内にも定着しやすいのです。
したがって、社内の情報共有にはあらゆる情報を簡単に蓄積できる「ノート」機能と、ノートごとにやりとりできる「メッセージ」機能を備えたツール「Stock」一択です。
Stockでは、ノートに残したストック情報がリアルタイムで共有・蓄積されるため、メールやチャットに添付する手間を省けます。また、ノートに紐づくメッセージ機能により、スムーズなフロー情報の共有が可能になります。
すべての情報を管理できる情報管理ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockでのストック情報とフロー情報の管理方法
以下の画像のように、Stockでは、ストック情報とフロー情報を一元管理できます。
Stockには、テキスト以外に画像やファイルなどもまとめて保存できる「ノート」があり、マニュアルや議事録といったストック情報を残せます。また、ノートに紐づいたメッセージ機能により、話題ごとのやり取りがスムーズにできます。
ストック情報とフロー情報の双方を管理できるツール比較表
ここでは、ストック情報とフロー情報の双方を管理できるツールを3つ比較します。
| 「Stock」 | Microsoft Teams | Slack | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
すべての情報を管理できる情報管理ツール |
リモートワークでも社内情報を共有できるツール |
プロジェクト遂行に役立つチャットツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
| ファイル共有機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
多機能で使いこなしにくい |
ストック情報が流れてしまうことがある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは899円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/ユーザー/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Microsoft Teams」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
有名だからと多機能なツールを選ぶと、ITに不慣れなメンバーが使いこなせず、定着しない恐れがあります。そのため、誰でも簡単に使えることを優先し、シンプルさを重視して選ぶことが大切です。
ストック情報・フロー情報の管理方法まとめ
ここまで、ストック情報とフロー情報の違いや管理の方法を中心に紹介しました。
ストック情報は、あとから何度も見返すことが多い情報です。一方、フロー情報は、メールやチャットでやりとりされる一時的な情報を指します。
フロー情報もストック情報も、効率的に業務を進める上で重要な情報資源です。そのため、どちらか一方ではなく、フロー情報とストック情報の両方を適切に管理できるツールが求められます。
結論、情報の管理には、ストック情報を保存する「ノート」があり、フロー情報のやりとりができる「メッセージ」機能も備えたツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を使って、情報共有の問題を解消しましょう。
