情報は、ビジネスを成功へと導く重要な資産です。そして、適切に情報共有をすることで、業務の効率化や生産性の向上、コミュニケーションの活性化が見込めます。
しかし、情報には「蓄積されるストック情報」と「流れるフロー情報」の2つがあり、両者を簡単に管理する方法が分からないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ストック情報とフロー情報の違いとおすすめの情報管理ツールを中心に紹介します。
- ストック情報とフロー情報の定義や違いを知りたい
- ストック情報とフロー情報の適切な管理方法を知りたい
- 社内の情報共有を最適化して、業務をスムーズに進めたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、ストック情報とフロー情報の特性が分かるので、適切な情報共有・管理ができるようになります。
目次
ストック情報とフロー情報とは
以下では、ストック情報とフロー情報の違いや、共有時のメリット・デメリットについてご紹介します。両者の違いを理解して、適切に情報を管理しましょう。
ストック情報とフロー情報の違いとは？
ストック情報とは、「あとから何度も見返すことが多く、蓄積されていく情報」を指します。そのため、社員全員が簡単にアクセスできるような情報管理が必須です。
一方、フロー情報とは、「メールやチャットでやりとりされるような、一時的な情報」を指します。対面の会話に近い、迅速なやりとりが特徴です。
以上のように両者には異なる特性があり、適切に管理できなければ、「ファイルの保存場所が分からない」や「ほかのメッセージで埋もれて見つからない」といった事態になるため注意が必要です。
ストック型情報共有のメリット・デメリット
ストック型情報共有のメリットは、「繰り返し活用できること」です。
たとえば、マニュアルを整備しておくことで、誰が作業しても一定の品質が保てるようになります。また、顧客情報を蓄積すれば、担当者が不在でも他のメンバーがスムーズに対応できます。
一方で、デメリットは、何度も見返す情報であるため誰が見ても理解できるよう、丁寧な記録と整理が求められる点です。
フロー型情報共有のメリット・デメリット
フロー型情報共有のメリットは、「手軽に情報を発信できること」です。対話に近いやりとりのため、相手に情報を手軽に素早く発信できます。
一方で、デメリットは、「情報が流れてしまうこと」です。チャットやメールでは重要な情報も埋もれやすく、必要な情報を探す手間がかかります。
そこで、話題ごとに情報を整理できる「Stock」を活用すれば、流れやすいフロー情報も見失わずにやり取りできます。
ビジネスで重視すべき情報とは
ここでは、ストック情報とフロー情報の具体例を解説します。それぞれの管理方法についても紹介しているので、管理方法に悩んでいる方は必見です。
ストック情報の具体例
ストック情報の具体例には、商談記録やマニュアル、顧客データなどが挙げられます。
これらの情報を活用すれば、顧客の潜在ニーズを把握したり、商談の反省点を洗い出したりすることができるのです。そのため、ストック情報は企業の信頼や利益に直結する重要な情報とも言えます。
したがって、ストック情報は、情報管理ツールなどで適切に管理し、誰でもどこからでも確認できる仕組みが求められています。
フロー情報の具体例
リアルタイムのコミュニケーションでやりとりされるのがフロー情報です。
たとえば、「明日〇時に集合をお願いします」といった連絡や、「資料送付は対応済みでしょうか」といった確認のやり取りなど、業務を円滑に進めるために必要な情報がフローにあたります。
したがって、フロー情報は、チームでのコミュニケーションや連携に不可欠であり、ビジネス現場では主にメールやチャットツールで管理されています。
情報共有で注意すべきポイントとは
ここでは、情報共有をするうえで注意すべきポイントを紹介します。以下を押さえた仕組みが整っていなければ、情報の抜け漏れや管理場所が分からない事態になりかねません。
（1）迅速に共有できるか
はじめに、迅速に情報を共有できる仕組みを用意しましょう。
たとえば、マニュアルの更新をメールやチャットで共有すると、手間がかかるうえ、通知の遅れにより古い手順で作業してしまうリスクがあります。
そのため、更新と同時に相手へ自動共有できる仕組みが必要なのです。たとえば「Stock」のようなITツールを使えば、最新内容が即時共有され、手間をかけずに正確な情報伝達が可能になります。
（2）情報を簡単に見つけられるか
次に、欲しい情報を簡単に見つけ出せるかは、注視するべきポイントだと言えます。
商談の記録や提案資料のように、顧客とのやりとりに活用できるストック情報は、いつでも簡単に振り返れるようにしておきましょう。仮に、すぐに見つけられない状態では、情報を探すことに手間と時間がかかってしまいます。
そのため、欲しい情報を瞬時に見つけ出せる「検索機能」を備えた情報共有ツールを導入する企業が増えています。検索機能があれば、キーワードを入力するだけで簡単に情報が見つかるので手間が減ります。
（3）フロー情報とストック情報を一元管理できるか
最後に、フロー情報とストック情報を一元管理できるかも重要なポイントです。
たとえば、顧客情報に「〇時頃に～の件で問い合わせがあった」といったやり取りも紐づけて記録しておけば、過去の対応履歴を漏れなく記録でき、引き継ぎや代替対応がスムーズになります。
このように、情報を一元管理することで関連データをまとめて把握でき、必要な情報を探す手間を減らせます。
ストック情報とフロー情報の双方を管理できるツール
以下では、ストック情報とフロー情報の双方を管理できるツールを紹介します。
ストック情報をExcelやWordで共有するときには、メールやチャットに添付する手間がかかります。また、フロー情報をメールやチャットでやり取りすると、情報が流れてしまうので、必要な内容を探す手間が発生し、業務時間を圧迫する恐れもあります。
したがって、情報の蓄積と共有を一元化し、必要な情報にすぐアクセスできるアプリが必要です。ただし、多機能すぎるツールは、ITに不慣れな社員にとって使いづらく、業務の停滞を招くリスクがあります。
結論、社内情報の管理には、あらゆる情報を簡単に蓄積できる「ノート」機能と、ノートごとにやりとりできる「メッセージ」機能を備えたツール「Stock」一択です。
Stockのノートに残した情報がリアルタイムで共有・蓄積されるため、メールやチャットに添付する手間を省けます。また、ノートに紐づくメッセージ機能により、スムーズな情報共有が可能になります。
すべての情報を管理できる情報管理ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockでのストック情報とフロー情報の管理方法
以下の画像のように、Stockでは、ストック情報とフロー情報を一元管理できます。
Stockには、テキスト以外に画像やファイルなどもまとめて保存できる「ノート」があり、マニュアルや議事録といったストック情報を残せます。また、ノートに紐づいたメッセージ機能により、話題ごとのやり取りがスムーズにできます。
ストック情報とフロー情報の双方を管理できるツール比較表
ここでは、ストック情報とフロー情報の双方を管理できるツールを3つ比較します。
| 「Stock」 | Microsoft Teams | Slack | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
すべての情報を管理できる情報管理ツール |
リモートワークでも社内情報を共有できるツール |
プロジェクト遂行に役立つチャットツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
| ファイル共有機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
多機能で使いこなしにくい |
ストック情報が流れてしまうことがある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは599円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Microsoft Teams」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
有名だからと多機能なツールを選ぶと、ITに不慣れなメンバーが使いこなせず、定着しない恐れがあります。そのため、誰でも簡単に使えることを優先し、シンプルさを重視して選ぶことが大切です。
ストック情報・フロー情報の管理方法まとめ
ここまで、ストック情報とフロー情報の違いやメリット・デメリットを中心にご紹介しました。
ストック情報は、あとから何度も見返すことが多い情報です。一方、フロー情報は、メールやチャットでやりとりされる一時的な情報を指します。
フロー情報とストック情報は、どちらも仕事をするうえで重要な情報資源です。そのため、どちらか一方ではなく、フロー情報とストック情報の両方を適切に管理できるツールが求められます。
結論、情報の管理には、ストック情報を保存する「ノート」があり、フロー情報のやりとりができる「メッセージ」機能も備えたツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を使って、情報共有の問題を解消しましょう。
