情報は、ビジネスを成功へと導く重要な資産です。そして、適切に情報共有をすることで、業務の効率化や生産性の向上、コミュニケーションの活性化が見込めます。
しかし、情報には「蓄積されるストック情報」と「流れるフロー情報」の2つがあり、両者を簡単に管理する方法が分からないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ストック情報とフロー情報のちがいとすべての情報を管理できるツールを中心に紹介します。
- ストック情報を適切に管理して、手間なく共有したい
- 流れてしまう情報を見落とさない仕組みをつくりたい
- すべての情報の管理・共有を、ひとつのツールに集約したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、ストック情報とフロー情報の特性が分かるので、適切な情報共有・管理ができるようになります。
目次
ストック情報とフロー情報の違いとは？
以下は、ストック情報とフロー情報のそれぞれの概要です。
- ストック情報とは
- フロー情報とは
ストック情報とは、あとから何度も見返すことが多い情報を指します。たとえば、商談記録やマニュアル、議事録などがストック情報にあたります。
フロー情報とは、メールやチャットでやりとりされる一時的な情報を指します。たとえば、業務連絡や日程調整、雑談などがフロー情報です。
以上のように両者には異なる特性がありますが、従来の方法では、ストックとフローの両方を管理するのは難しいと言えます。たとえば、「ファイルの保存場所が分からない」や「ほかのメッセージで埋もれて見つからない」といった事態になるのです。
ビジネスで重視すべき情報とは
ここでは、ストック情報とフロー情報がビジネスの場で、どのような役割を果たすのかを解説します。自社の情報管理に課題を感じている方は必見です。
ストック情報の必要性
ストック情報には、商談記録やマニュアル、顧客データなどが挙げられます。
これらの情報を活用すれば、顧客の潜在ニーズを把握したり、商談の反省点を洗い出したりすることができるのです。ただし、「どこに、何が保存されているのか分からない」とならないためには、適切な環境で管理しなければなりません。
したがって、「利益に直結するストック情報」はビジネスに必須なのです。
フロー情報の必要性
リアルタイムのコミュニケーションでやりとりされるのがフロー情報です。
たとえば、「明日、〇時に集合をお願いします」というような細かな連絡や、同僚に「資料を送付してください」とやりとりするケースが挙げられます。
つまり、わざわざファイルを作成するほどではない「簡単なやりとり」がフロー情報なのです。ただし、簡単なやりとりほど次々に流れてしまい、あとから探すのに苦労するので注意しましょう。
情報共有で注意すべきポイントとは
ここでは、情報共有をするうえで注意すべきポイントを紹介します。以下を押さえた仕組みが整っていなければ、情報の抜け漏れや管理場所が分からない事態になりかねません。
（1）迅速に共有できるか
はじめに、迅速に情報を共有できる仕組みを用意しましょう。
メールは次々と埋もれてしまうだけでなく、そもそもメールを開くことが少ないのでスピーディな連絡に向いていません。また、チャットツールでは、大切なメッセージがほかのやりとりに流れてしまい、気が付かないリスクがあります。
そのため、迅速に情報を発信できて、相手もすぐに確認できる仕組みが必要なのです。
（2）情報を簡単に見つけられるか
次に、欲しい情報を簡単に見つけ出せるかは、注視するべきポイントだと言えます。
商談の記録や提案資料のように、顧客とのやりとりに活用できるストック情報は、いつでも簡単に振り返られるようにしておきましょう。仮に、すぐに見つけられない状態では「ストレージ(データを保存しておく場所)を浪費しているだけ」になってしまいます。
そのため、あらゆる情報を瞬時に探し出せる「検索機能」を備えた「Stock」のような情報共有ツールを導入する企業が増えています。検索機能があれば、キーワードを入力するだけで欲しい情報が見つかるので手間が減ります。
（3）ノウハウを蓄積・更新できるか
最後に、ノウハウを適切に蓄積・更新していけるかも重要なポイントです。
たとえば、マニュアルを蓄積しておけば、新入社員に一から教える手間がなくなります。また、伝え損ねや聞き漏れがあっても、マニュアルを確認するだけで解決します。
ただし、マニュアルは適度に更新しなければ、実務とのズレが生じてしまいます。つまり、情報は蓄積するだけでなく、簡単に更新できるようにアクセスしやすい場所で管理すべきなのです。
ストック情報とフロー情報の双方を管理できるツール
以下では、ストック情報とフロー情報の双方を管理できるツールを紹介します。
「ストック情報」を適切に管理すれば、必要なデータを瞬時に見つけられるので、わざわざ探すために時間を費やす必要がなくなります。また、蓄積されたデータから顧客の傾向を掴んだり、過去の商談から学びを抽出したりすることもできるのです。
一方、急ぎの連絡や簡単なコミュニケーションでやりとりされるメッセージを「フロー情報」と呼びます。したがって、ストックとフロー、双方の情報を共有・管理できる仕組みが必須です。
結論、企業が導入すべきツールは、あらゆる情報を簡単にストックする「ノート」があり、ノートごとにやりとりできる「メッセージ」を備えている「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報はストックされ、検索機能を使えば簡単にアクセスできます。また、「メッセージ」でフロー情報のやりとりもできるなど、ストックとフローのメリットをStockひとつで得られるのです。
すべての情報をストックできるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ストック情報・フロー情報の管理方法まとめ
ここでは、ストック情報とフロー情報の違いや注意ポイントを中心に紹介しました。
ストック情報は、あとから何度も見返すことが多い情報です。一方、フロー情報は、メールやチャットでやりとりされる一時的な情報を指します。
フロー情報とストック情報には優劣はなく、どちらも仕事をするうえで重要な情報資源です。そのため、どちらか一方ではなく、フロー情報とストック情報の両方を管理できるツールが求められます。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を保存する「ノート」があり、ノートごとにメンバーとやりとりできる「メッセージ」も備えている「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」ですべての情報を適切に管理して、ビジネスを成功に導きましょう。
