近年、社内情報を発信できる「社内ポータル」を導入する企業が増えています。とくに、Googleが提供する「Googleサイト」を使うと、コストをかけずに社内ポータルを作成できるため、多くの企業に注目されているのです。
 
一方、「Googleサイトで社内ポータルを作る方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Googleサイトで社内ポータルを作成する方法を中心に解説します。
 
という方はこの記事を参考にすると、Googleサイトの使い方が分かり、自社に最適な社内ポータルを運用できるようになります。


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社内ポータルとは

社内ポータルとは「社内のさまざまな情報にアクセスできる”入口”となるサイト」です。
 
企業は顧客情報や財務情報、人事情報などの膨大な情報を取り扱うため、適切に管理する必要があります。そこで、社内ポータルを作成して、自社の情報をオンライン上で一元管理することで、情報へのアクセス性を高めているのです。
 
また、具体的な社内ポータルの機能としては「社内Wiki」や「社内掲示板」などのメイン機能に加え、「社内チャット」などが挙げられます。このように、社内ポータルには、社内情報の一元化やコミュニケーションの活発化に役立つ機能が集約されているのです。


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Googleサイトとは

Googleサイトのトップページ
 
 
Googleサイトとは、Google社が提供する、無料のホームページ作成ツールです。以下では、Googleサイトを使ってできることや活用事例を解説します。

Googleサイトでできること

Googleサイトでは、プログラミングの知識なしで簡単にウェブサイトを作れます。活用方法として、以下の3つが代表的です。
 
  • 社内掲示板
  • Googleサイトで、社内のイベントやお知らせを記載した「社内掲示板」を作れば、全社員へ一斉に情報を発信できます。また、Googleアプリと連携可能なので、カレンダーやドキュメントの情報を共有する手段としても使えるのです。
     
  • ナレッジスペース
  • Googleサイトは、業務に必要なマニュアルやノウハウを集約した「ナレッジスペース」としても活用できます。ナレッジが見える化することで、業務の属人化防止や社員間の連携強化に貢献するのです。
     
  • プロジェクト管理
  • プロジェクトの概要やスケジュール、進捗などの最新情報をまとめて「プロジェクト管理」ができます。Googleサイトは共同編集可能なので、プロジェクトメンバー全員で管理可能な点がメリットです。
以上のように、Googleサイトを上手く活用すると、社内情報のスムーズな共有・管理が実現します。

Googleサイトの活用事例

以下では、Googleサイトを活用してホームページを作成した事例をご紹介します。以下は、金属加工や溶接、塗装事業を展開する「株式会社ヒラノ」のホームページです。
 
株式会社ヒラノのトップページ
 
 
こちらのサイトには動画も埋め込まれており、内容が視覚的に分かりやすくなっています。Googleサイトの提供元であるGoogle社は、動画投稿サイト「YouTube」も運営しているので、動画との親和性が高いのが特徴です。
 
関連記事: 情報共有の大切さとは?メリットやうまくできない原因も解説!


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【画像付き】Googleサイトを使った社内ポータルの作り方

ここでは、Googleサイトでの社内ポータルの作り方を解説します。以下の手順を押さえて、社内ポータルをスムーズに作成しましょう。

ステップ1|Googleサイトにログインする

はじめに、Googleサイトにアクセスします。Googleアカウントでログインすれば、Googleサイトの作成画面が表示されます。
 
画面左上の [+] をクリックすると、空白の状態から社内ポータルを作れます。
 
新しいサイトを作成する画面
 
また、下図の赤枠内にあるテンプレートをクリックすると、あらかじめ用意されたフォーマットで簡単にサイトを作成できます。
 
テンプレートで新しいサイトを作成する画面
 
以上の操作で、Googleサイトで社内ポータルを作成する準備ができました。

ステップ2|デザインを選択する

ホーム画面の [+] もしくはテンプレートをクリックして、作成画面を開きます。
 
デザインを変更したい場合は、画面右側の [テーマ] を選択します。
 
Googleサイトのテーマを設定する画面
 
Googleサイトのテーマを選択する画面
 
以上の操作で、Googleサイト全体のデザインを設定できます。

ステップ3|ページを作成する

デザインを設定したら、ページを作成します。
 
はじめに、トップページのタイトルと、サイト名を入力しましょう。
 
トップページを作成する画面
 
次に、社内ポータルに集約したい情報をページに記載します。ページタブから画面右下の [+] にカーソルを当てて、[新しいページ] をクリックしましょう。
 
ページを追加する画面
 
ページのタイトルを入力する画面
 
ページに情報を書き込むときは、[挿入] タブを開きましょう。「テキストボックス」から文字を入力したり、「コンテンツブロック」から画像を挿入したりできます。
 
ページを編集する画面
 
以上の操作で、社内情報をページに記載して、社内ポータルを作成できます。

ステップ4|Googleアプリと連携する

Googleアプリと連携すると、Googleサイト内に動画を挿入したり、マップを表示したりする使い方ができます。
 
Googleアプリと連携するには、セクションの [+] または画面右側の [挿入] をクリックして、連携したいコンテンツを選択します。
 
Googleアプリを連携する画面
 
連携したいツールを選ぶと、以下のようにサイト内にサムネイルが表示されます。
 
Googleアプリを連携したあとの画面
 
以上の操作で、簡単にGoogleサイトにほかのGoogleアプリの情報を埋め込めます。

ステップ5|サイトを公開する

社内ポータルの作成が完了したら、社員に公開します。
 
はじめに、画面右上にある [公開] をクリックしましょう。
 
公開をクリックする画面
 
ウェブアドレスに任意のタイトルを入力して、[公開] をクリックしましょう。また、公開範囲に制限をかけたい場合は、青文字の [管理] から設定できます。
 
公開する画面
 
以上の操作で、社内ポータルが社員に共有されます。
 
関連記事: 【無料あり】社内コミュニケーションツール・アプリ6選を一覧で比較
 
関連記事: 【無料あり】タイプ別!ビジネスの情報共有に役立つアプリ8選


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Googleサイトで社内ポータルを作るメリット

ここからは、社内ポータルサイトをGoogleサイトで作成するメリットを解説します。以下のメリットをあらかじめ社内に周知しておけば、Googleサイトの導入後もスムーズに業務へ浸透させられます。

(1)コストがかからない

1つ目のメリットは、コストがかからないことです。
 
Googleサイトは、Googleアカウントがあれば誰でも無料で使えます。そのため、社内ポータルサイトを外注したり、有料のサイト作成アプリを導入する場合とは異なり、費用をかけずに社内ポータルを作成できるのです。
 
とくに、社内ポータルの導入経験がない企業でも、気軽に試用できるため、使い始めるハードルが低いと言えます。

(2)Googleアプリと連携できる

2つ目のメリットは、ほかのGoogleアプリと連携できることです。
 
GoogleサイトはGoogleが提供するサービスなので、ほかのGoogleアプリとの連携が簡単です。たとえば、「Googleカレンダーと連携し、スケジュールを表示させる」「Googleフォームと連携し、申込書フォームを埋め込む」などの使い方があります。
 
このように、普段から使っているアプリを社内ポータルに反映できるのが、Googleサイトの特徴です。

(3)同時編集ができる

3つ目のメリットは、複数人で同時編集ができることです。
 
Goooleサイトはページの同時編集が可能なので、複数人で効率よく社内ポータルを作成できます。そのため、ほかのアプリのように「他の社員が編集している間は作業ができない」といった事態が発生しません。
 
一方、むやみに編集されてしまうリスクもあるので、担当者のみに編集権限を与えるよう徹底しましょう


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Googleサイトで社内ポータルを作るデメリット

以下では、Googleサイトの欠点を解説します。以下を把握しておかなければ、Googleサイトで社内ポータルを長期的に運用できなくなるので注意しましょう。

(1)ページごとの細かな権限設定ができない

1つ目のデメリットは、ページごとに閲覧権限を付与できない点です。
 
Googleサイトでは閲覧制限をかけられますが「サイトごと」のみで、「ページごと」の制限はかけられません。そのため、「このページの情報には特定のメンバーのみアクセスできるようにしたい」といった場合には、別のサイトを作成しなくてはならないのです。
 
その結果、社内に複数のポータルサイトができてしまい、サイトそのものの管理が煩雑化する恐れがあります。したがって、多くの情報を扱う大企業では、サイト単位ではなく、フォルダやページごとに閲覧権限を付与できるツールを導入しましょう。

(2)サイト内検索機能が乏しい

2つ目のデメリットは、サイト内検索機能が乏しいことです。
 
Googleサイトは、デフォルトでページの右上に検索ボタンがありますが、見づらいうえサイト内に連携したスプレッドシートやファイル内までは検索対象になりません。そのため、社員が欲しい情報を見つけ出せない恐れがあるのです。
 
したがって、社内ポータルを作成しても情報が検索しづらく、放置される可能性が高いです。そこで、社内情報をまとめるなら、ヒット率100%の検索機能が備わった「ナレカン」のようなツールを使いましょう。

(3)ページの階層設計が難しい

3つ目のデメリットは、ページの階層設計が難しいことです。
 
Googleサイトでは、任意のページの下部にサブページを追加して、情報を5階層まで階層化できます。ただし、各部署が自由に情報を投稿していくと、階層が深くなりすぎて何の情報がどこにあるかわからなくなるのです。
 
とはいえ、大企業での情報管理には、ある程度の階層化は必要となり、サイト作成時の階層設計が、社員に活用されるか肝となります。
 
そのため、社内情報の構造化に自信がない場合は、ツール導入時に”自社に合ったフォルダ設計”をサポートしてくれるツールを検討しましょう。
 
関連記事: 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選


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社内ポータルを簡単に作成・管理できるおすすめのツール

以下では、社内ポータルを簡単に作成・管理できるおすすめのツールをご紹介します。
 
Googleサイトを使えば、社内の情報発信やナレッジの蓄積に便利なポータルサイトを作成できます。ただし、サイト内検索機能はテキストのみが対象なので連携したファイル内までは検索できず、社員が欲しい情報を見つけられない恐れがあるのです。
 
また、Googleサイトでは「ページごとの細かな閲覧権限の設定」ができないため、多くの社員を抱える大企業には不向きです。したがって、社内ポータルを運用するときは「情報を適切に共有・管理できるか」を重視しましょう。
 
結論、社内ポータルに利用すべきツールは、情報公開する範囲を適切にコントロールでき、生成AIを活用した自然言語検索で必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「記事」に集約させた社内情報は、任意のメンバー/部署のみ閲覧・編集ができるほか、AIによる「自然言語検索」によって”上司に質問するように”欲しい情報を探し出せます。また「社内お知らせ(社内ポータル) 」モードは、社内報などの全体アナウンスにも使えます。

社内の情報共有を効率化するポータルツール「ナレカン」

ナレカンのトップページ
 
「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プラン

  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
  • エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
  • プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様

各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

ナレカン資料の無料ダウンロード

ナレカンを使った社内ポータルの作り方

以下では、ナレカンの「社内お知らせ(社内ポータル) 」モードを活用した社内ポータルの作り方をご紹介します。
 
  1. ヘッダーより[設定]>[チーム設定の変更]をクリックします。
  2.  
    チーム設定の変更をクリックする画面
     
  3. 設定画面にある、[社内お知らせモード]から[新規投稿]をクリックします。
  4.  
    新規投稿をクリックする画面
     
  5. タイトル、本文、サムネイル画像を設定し、最後に[保存]をクリックします。 ※保存の直後は「非公開」の状態です。
  6.  
    内容を入力し、保存をクリックする画面
     
  7. 設定画面に戻り、「公開ステータス」欄の[非公開][公開]へ変更します。
  8.  
    公開をクリックする画面
     
  9. ステータスを[公開]にすると、チーム全体に即時公開されるので、問題なければb>[OK]をクリックします。
  10.  
    OKをクリックする画面
     
  11. チーム全体に「社内お知らせ」が公開されます。
  12.  
    「社内お知らせ」が公開できているか確認する画面
     
  13. 公開された「社内お知らせ」をクリックすると、内容の詳細を確認できます。
  14.  
    「社内お知らせ」をクリックして内容を確認する画面


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社内ポータルに関するよくある質問

以下は、社内ポータルに関するよくある質問です。
 
  • 質問1|社内ポータルに必要とされる機能は何ですか?
  • 社内ポータルに必要な機能としては、「社内Wiki」や「ナレッジの蓄積」、「コミュニケーション」などが挙げられます。多くの機能を集約することで、情報が一元化されて、社員間でスムーズに連携できるようになるのです。
     
  • 質問2|社内ポータルサイトの運用のコツは何ですか?
  • 社内ポータルサイトの運用のコツは、社員が必要な社内情報に即アクセスできるように設計することです。そのためには、情報を整理しておくことはもちろん、”100%ヒットする”超高精度の検索機能を備えた社内ポータルツールの利用が役立ちます。
     
  • 質問3|Googleサイトの欠点は何ですか?
  • Googleサイトの欠点のひとつに「細かな権限設定ができないこと」が挙げられます。一方、「ナレカン」では、社内ポータルの本文中に、アクセス権を設定できる「記事」のURLを添付できるので、情報を公開する範囲も調整しやすいです。
上記を参考に、社内ポータルに関する疑問を解消して、運用を円滑に進めましょう。


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Googleサイトで社内ポータルを作る方法まとめ

ここまで、Googleサイトで社内ポータルをつくる方法やGoogleサイトの欠点を中心に解説しました。
 
Googleサイトを使うと、社内ポータルを作成して、企業の情報を一元化できます。しかし、Googleサイトには「閲覧制限をページごとにかけられない」や「検索機能が乏しい」といった問題があるため、社内ポータルを上手く運用できないリスクが高いです。
 
そこで、「社内報などの全社向けにアナウンスすべき情報」と「マニュアルなど一部のメンバーにのみ公開すべき情報」というように、シーンに応じて公開範囲を使い分けられるツールを使いましょう。
 
したがって、自社が導入すべきなのは、社内ポータルに必要な機能に過不足がなく、情報へのアクセス権を設定できる「ナレカン」一択です。また、ナレカンでは、ExcelやWordなどの既存データの移行作業も支援しているので、一からデータを作成せずに済みます。
 
ぜひ、「ナレカン」を導入して、社内情報を一元管理しましょう。


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関連記事: 情報共有とは?情報共有ツールのメリット・デメリットやおすすめを紹介
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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