日本企業で古くから続く慣習のひとつが「朝礼」です。朝礼には上司の挨拶や業務に関する連絡などさまざまな内容が盛り込まれており、社員間で情報を共有する貴重な場となっています。
しかし、朝礼での情報共有は口頭のため、伝達ミスや共有漏れが発生しやすいのです。そのため、「朝礼で情報共有をしているが、社員に情報がうまく共有できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、職場における朝礼のメリットや確実に情報を共有できるおすすめのツールを中心に紹介します。
- 社員の朝礼に対するモチベーションが下がっているので改善したい
- 朝礼の情報共有では不十分に感じている
- 社内の情報共有を円滑化したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、朝礼のメリットやデメリットが分かるほか、社内の情報共有を円滑化する方法も見つかります。
目次
社員のモチベーションが上がる朝礼のやり方3選
ここでは、社員のモチベーションが上がる朝礼のやり方3選をご紹介します。朝礼の時間を有意義なものにするためには、以下の3つのポイントを意識しましょう。
社員全員が参加できる工夫をする
はじめに、「社員全員が参加できる工夫をする」ことが重要です。
マネージャーやリーダーが一方的に話すだけの「一方通行の朝礼」では、社員が受け身の姿勢で参加したり、やる気がなくなったりする原因になります。
そのため、スピーチに対する感想や意見を伝えあう時間を設けるなどして、全員が主体的に参加できる朝礼にすることが重要です。
集中できる時間内に収める
次に、「集中できる時間内に収める」ことも重要です。
朝礼は、社員が集中できる時間内に収め、スピード感をもって進めることで全員がモチベーションを維持して参加できます。時間が長すぎると、集中力が切れ、その場に居るだけの時間になってしまったり、他の業務時間が削られたりする可能性があるのです。
そのため、約15分ほどを目安に、社員がモチベーションを維持できる時間内に収めることが重要です。
ポジティブな話を取り入れる
最後に、「ポジティブな話を取り入れる」ことも重要です。
朝礼内容がミスやトラブルの話だけの場合、社員は朝礼の時間を憂鬱に感じたり、仕事に対するモチベーションが低下したりする恐れがあります。
そのため、顧客からの感謝のメッセージを紹介したり、業績が向上したことを伝えたりするなど、社員の朝礼や業務に対するモチベーションが向上する話を取り入れることが大切です。
朝礼の2つのメリット
ここでは、朝礼の2つのメリットを詳細に解説します。朝礼にもメリットがあるため、自社で実施する必要があるかを見極めましょう。
（1）一体感を高められる
はじめに、朝礼には「組織としての一体感を高められる」というメリットがあります。
朝礼は社員が一堂に会する数少ない機会です。したがって、毎日の朝礼で情報共有をすれば全社員に重要な連絡ができ、同じ認識で仕事を進められるようになります。
また、朝礼で「挨拶の復唱」「社訓・社是斉唱」をする企業も多いです。全員が声を揃えて発言することで仲間意識が生まれ、組織の一体感を高められるという側面もあります。
（2）基本的なマナーが身につく
朝礼には、基本的なマナーが身につくメリットがあります。
朝礼をするうえで「身だしなみを整える」「相手の話を聞く」ことは大前提として必要です。ビジネスにおける基本的なマナーを朝礼で日々繰り返していれば、マナーを守ることが身につき、習慣になるのです。
したがって、朝礼は基本的なマナーを身につける機会にもつながるのです。
朝礼の3つのデメリット
朝礼にはメリットがある反面、デメリットもあります。以下の3つのデメリットは放置するのではなく、適切に対処しましょう。
（1）社員の業務時間を奪ってしまう
はじめに、社員の業務時間を奪ってしまうことがデメリットです。
朝礼にはメリットも多い一方、直接的に会社の利益につながるわけではありません。そのため、朝礼が長引けば業務時間が短くなり、その分だけ機会損失が大きくなるのです。
そのため、朝礼ですべてを伝えようとするのではなく、あとから情報共有ツールで連絡をするなどの工夫が必要です。
（2）情報の抜け漏れが起こる
次に、情報が抜け漏れやすいこともデメリットのひとつです。
朝礼では伝え損ねや聞きそびれが起こりやすく、さらに全員が一度の説明で理解できているとは限りません。そのため、あとから再度共有する手間と時間がかかったり、上司に質問しなければならなくなったりする恐れがあるのです。
そのため、朝礼で連絡したことは、いつでも振り返られるように記録しておきましょう。たとえば、朝礼の議事録や連絡事項などをまとめて蓄積できる「ナレカン」のようなツールであれば、あとから誰でも振り返ることが可能です。
（3）あとから何を言っていたのか思い出せない
最後に、朝礼後に「何を言っていたかを思い出せないこと」が多いことが挙げられます。
朝礼では口頭での連絡が多く、メモをとっても断片的なことしか書き残せなかったり、重要な話を聞き逃してしまったりして、言われたことを思い出せない恐れがあるのです。また、メモを取っても解読するのに時間がかかったり、紛失してしまったりする可能性も存在しています。
そのため、朝礼での連絡事項は、あとから簡単に振り返ることができるツールで管理し、社員全員が連絡事項をしっかりと把握できる環境を整えましょう。
【必見】社内の情報共有を活性化させる方法
以下では、社内の情報共有を活性化させる方法についてご紹介します。
朝礼で情報共有をしているが、うまく社員に情報を共有できていない問題を解決するには、「情報共有ツール」の導入が最適です。朝礼は「コミュニケーションの場」として組織の一体感を高めることができる一方で、業務時間が減ったり、伝え損ねが起きたりするため情報共有の場としては不十分です。
そこで、朝礼でコミュニケーションをとることは大切にしたうえで、業務に関する情報は、専用のツールで素早く確実に共有しましょう。ただし、多機能で操作が難しいツールでは結局社内に浸透しないため、「社員全員が簡単に使えるか」もポイントです。
結論、社内の情報共有には社内の情報を簡単かつ確実にリアルタイムで共有できるツール「ナレカン」一択です。
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朝礼で情報共有するメリットとデメリットまとめ
ここまで、職場における朝礼のメリットやデメリット、おすすめツールを紹介しました。
朝礼は社員のコミュニケーションの場となるなど、さまざまなメリットがあります。一方で、業務時間が減ったり、情報の伝え漏れが発生したりするデメリットもあるのです。
そのため、朝礼でのコミュニケーションは重要視したうえで、社内の情報をいつでも確認できる環境を構築する必要があります。そこで、朝礼の連絡事項や業務に関するノウハウなど、社内のあらゆる情報を一元化できるツールを導入しましょう。
結論、社内の情報共有には、あらゆる情報を一元化し、社員に確実に情報共有できるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、情報共有の悩みを解消しましょう。
