日々の業務で取り扱う情報は、適切に管理しなければ紛失したり、属人化して特定の社員しか知らない状態になったりします。したがって、企業において、情報管理は重要な業務のひとつと言えるのです。
しかし、重要性は理解しているものの、自社で情報管理が徹底できずに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報管理の重要性やセキュリティ対策、社内で情報管理を徹底させるポイントについて解説します。
- 情報漏えいが生じる原因を把握し、自社でとるべき適切な対策を講じたい
- 自社で情報管理の徹底を実現させるためのポイントが知りたい
- 情報管理に取り組むときの注意点を知り、情報漏えいを未然に防ぎたい
という担当者の方は今回の記事を読むと、情報管理について正しく理解しながら、得た知識を元に自社に活用できるようになります。
目次
情報管理とは？
情報管理とは、情報を適切に管理し、必要なタイミングで取り出せるように情報を保護し流出させないことを指します。
日々の業務で蓄積される情報は、会社の経営において欠かせない情報資産です。たとえば、「顧客の情報」「自社のノウハウ」「社員の個人情報」といった企業で保管している情報全般が情報資産にあたります。
情報は、利用したいときにすぐに使えるようにしておかなければ、探し出すまでの時間的コストがかかったり、紛失してしまったりと業務を妨げる原因になります。したがって、日ごろから情報を適切に管理できる体制を整える必要があるのです。
適切に情報を管理する手段として、アナログ媒体ではなく「ITツールを使った情報の一元管理」がトレンドになりつつあります。個人のパソコン内ではなくITツールで管理されていれば、セキュリティを担保しながら情報を活用のしや少なる点がメリットです。
情報管理の重要性とは
ここでは、企業における情報管理の重要性について解説します。「なぜ情報管理が必要なのか」を理解し社内全体で共有できれば、情報管理を徹底する意識が高められます。
ブランドイメージ保持のため
情報管理が重要である理由として、ブランドイメージの保持が挙げられます。
情報は正しく管理しなければ、情報の紛失や漏えいのリスクが高まります。万が一、個人情報を含む顧客情報が流出すれば、企業のブランドイメージはもちろん、社会的信用の低下による売上減少など、自社ビジネスへの悪影響が避けられません。
また、ブランドイメージが低下した場合、イメージの向上を目的とした施策を講じなければなりません。つまり、情報管理が徹底されていれば発生しなかった業務が生まれてしまうのです。
一度低下したブランドイメージの回復には多大な時間を要します。そのため、正しい情報管理によって、企業ブランドを守る必要があります。
ウイルス感染などによる情報漏えいを防ぐため
ウイルス感染などが原因で発生する事故を防ぐ観点でも、正しい情報管理は重要です。
たとえば、企業内のパソコンが外部から侵入したウイルスに感染すれば、社内システム全体に異常が発生する可能性もあります。また、ウイルスによってWebサイト（Web上の情報）へのアクセス障害が発生すれば、社外からのリード獲得にまで影響が及ぶ恐れもあります。
このように、悪意のある情報操作や不正アクセスの事故が起きると、業務が滞るばかりでなく販売機会の損失も起こってしまうのです。
したがって、セキュリティ面においても情報を適切に管理しましょう。具体的には、高度なセキュリティ基準のITツール上で情報を残すと、常に安全な状態で管理できます。
企業の競争力を強化するため
情報管理を徹底すると、企業の競争力を強化できるため企業で取り組むことは重要です。
各社員が情報管理の有用性を正しく理解していれば、社内の情報管理が徹底されます。たとえば、適切な情報管理を実践している環境では、顧客情報のほかにも自社製品などの技術情報が高頻度で確認・更新されています。
結果、業務スピードの向上・サービスの質の均一化が進み、競争力の向上につながるのです。とくに、情報管理によって競争力を向上させているチームは、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールを活用して管理しています。
情報漏えいが生じる原因とその対策
以下では、情報漏えいが生じる原因とその対策を解説します。自社の情報資産を適切かつ安全に管理するには、情報漏えいに関する知識を押さえておく必要があるのです。
情報漏えいの原因
情報漏えいの原因として、おもに3つ挙げられます。
- 原因1：社員の誤操作
社員の誤操作によって情報漏えいは発生します。たとえば、メールやFAXの宛先を確認せずに誤送信してしまい、外部に社内の機密情報が漏れる事例が挙げられます。
- 原因2：第三者からの不正アクセス
セキュリティ体制が十分に整っておらず、第三者から不正アクセスされ情報漏えいするケースもあります。たとえば、第三者がなりすましメールなどで不正にIDとパスワードを入手した場合、自社のデバイスやシステムにログインして、データの改ざんや社員・顧客の個人情報漏えいを引き起こしてしまうのです。
- 原因3：内部からの情報漏えい
今日、テレワークなどの多様な働き方が推進されるようになり、PCを持ち出す人も少なくありません。しかし、外出先でPCの紛失や盗難にあったり、悪意のある社員によって情報が漏えいされたりする可能性もあります。
このように、情報管理が社内全体で徹底されていなければ、自社の情報資産は簡単に漏えいしてしまうので確実に対策をしなければなりません。
情報漏えいへの対策
情報漏えいへの対策として、以下の3つがあります。
- 対策1：技術的対策
技術的対策とは、ソフトウェアの観点からのセキュリティ強化を指します。たとえば、セキュリティ対策ソフトの導入、ソフトウェアの更新があります。デジタル化が進むなか、一人一台以上のデジタル端末を保有する企業も多いので、すべての端末のセキュリティを高めておかなければなりません。
- 対策2：物理的対策
物理的対策とは、ハードウェアの観点からのセキュリティ強化を指します。たとえば、オフィス自体のセキュリティ向上のために、指紋認証などの生体認証システムの導入や、セキュリティルームへの入退室時の社員証利用が該当します。
- 対策3：人的対策
人的対策とは、人が起こしてしまうセキュリティ事故を防ぐことを指します。技術的・物理的な対策を実施しても、社員のリテラシーが低くては、セキュリティ事故が起きてしまうため、情報セキュリティに関する研修・作業のマニュアル化による手順の確立が必要です。
情報漏えいを防ぐためには上記の3つの対策をとるべきです。具体的な技術的対策としては、「Stock」のように厳格なセキュリティ基準で保護されているツールの利用をおすすめします。
情報管理を徹底させるための5つのポイント
ここでは、社員に情報管理を徹底させるためのポイントを5つ解説します。以下のポイントを押さえたうえで自社の改善点を発見し実行に移せれば、適切な情報管理ができるようになります。
情報セキュリティポリシーを制定する
情報セキュリティポリシーとは、情報管理における行動指針や方針を指します。
情報セキュリティポリシーの制定により、企業は情報管理の方向性を定められるようになり、どのような体制で情報管理を進めるべきか明確になります。
このように、根本の方針さえ正確に定まっていれば、情報管理のために細かなルールを定める場合でも「方針に適合しているか」を判断してルールを選定できるので、ルールがブレて形骸化することもありません。
責任の所在を明確にする
情報を管理するうえで、誰が管理に責任を持つのかは非常に重要です。
なぜなら、責任の所在が不明確では、社員の「セキュリティへの意識」が低くなってしまうからです。
そこで、情報セキュリティの担当者やチームを設立し、責任の所在を明確化しましょう。情報セキュリティに関する責任者の任命により、万が一セキュリティ事故が発生した場合であっても担当者が先導して対応がとれるようになります。
また、その部署が主となって社員の教育を進めれば、社内全体で情報管理におけるルールの浸透を促進できます。ただし、担当者自身のITリテラシーが求められるのはもちろん、全社で情報の取り扱いに関する認識が統一されていることが前提となる点に注意です。
情報管理のルールを決める
社員の起こす人的ミスを減らすためには、あらかじめ管理のルールを細かく制定しておくべきです。
情報の取り扱いに関わる社員のミスは「発生前に」防ぐ必要があります。そこで、ルールを正しく定めておけば、情報リテラシーの低い社員でもミスを犯しづらくなるのです。
たとえば「許可を受けていないソフトウェアはインストールしない」など、現場の情報リテラシーのレベルに合わせて詳細なルールを制定しましょう。
管理体制の定期的な見直し
管理体制の定期的な見直しも社員に情報管理を徹底させるうえで重要です。
情報セキュリティーの世界では、日々新しいリスクが発生しています。そのため、一度管理体制を制定しても、常に最善な体制となるように更新しなければなりません。
したがって、定期的に体制を見直し、必要に応じて変更するのが重要です。とくに、サイバー攻撃やコンピューターウイルスなど、事前に防げるものに対しては適宜対策を追加しておくなどの修正を実施しましょう。
ITツールを導入して情報を一元管理する
ITツールを用いた情報の一元管理もポイントです。
セキュリティの高いツールで顧客情報や取引先情報などの社内情報を一元管理できれば、情報漏えいのリスクを抑えられるうえに、必要な情報を探す手間を削減できます。
また、社内全体でツールを活用すると、全社員がノウハウの蓄積・共有や社内ルールを確認できるようになるので、属人化も防げるのです。
したがって、情報管理を徹底するにはITツールが欠かせません。ただし、誰もが使いこなせるツールでなければ導入しても浸透しないため、「Stock」のようにシンプルな情報管理ツールを使って管理しましょう。
【非IT企業向け】情報管理が簡単に実現するツール
以下では、情報管理が簡単に実現するツールをご紹介します。
情報管理にITツールの導入は不可欠ですが、さまざまなベンダーからリリースされているツールのなかで、どれを選ぶべきかは大きな問題です。そこで、ツールは「使いやすさ」と「セキュリティ水準の高さ」の2点を重視して選定しましょう。
情報管理は全社員が関わるため、自社の課題解決や要件にマッチするツールでも、社員の情報リテラシーに合ったツールでなければ、円滑な情報共有は実現しません。また、複雑な機能のツールでは操作ミスをはじめとした、内的要因による情報漏えいのリスクが高まります。
したがって、非IT企業における65歳以上の社員でも、簡単に社内の情報管理ができるツール「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」はあらゆる社内情報を残しつつ任意の社員へリアルタイムで共有できるほか、国際的なセキュリティ基準を満たしており安全に使えます。また、「メッセージ」がノートに紐づけられるので、話題が混ざらずに情報管理できる点が他ツールにはない大きな特徴です。
最も簡単にチームの情報管理が実現するツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
情報管理の重要性まとめ
ここまで、情報管理の重要性やセキュリティ対策、社内で情報管理を徹底させるポイントについて解説しました。
ブランドイメージ保持や競争力強化に、情報管理は不可欠です。情報管理に携わる担当者を明確にしたり、ポリシーの制定など運用面でも情報管理の体制は構築できるものの「効率的に管理」するには、ITツールを利用して自社で徹底させる必要があります。
しかし、セキュリティが高いことで機能が複雑なツールは、結果として使い勝手の悪く社内へ浸透しません。一方で、誰もが即日に操作できるほどシンプルな機能を備えたツールであれば、導入後すぐに全社員が使えるので、作業スピードも向上します。
そのため、ITリテラシーを問わず、誰もが簡単に使えるほどシンプルな情報管理ツールのStockを使って、大切な情報を確実に管理しましょう。実際に、非IT企業を中心に150,000社以上が情報管理による業務効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、シンプルに情報を管理しつつ作業の効率化を目指しましょう。
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